1. Zusammenfassung

Einer der Grundsätze, die den EU-Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zugrunde liegen, ist die zügige Bearbeitung von Anträgen. Die Informationen können schnell benötigt werden und ihre Relevanz für den Antragsteller verlieren, wenn Verzögerungen auftreten. Auch die Bürgerbeauftragte wollte sicherstellen, dass ihr Büro Beschwerden in diesem Bereich so rasch wie möglich bearbeitet. Im Februar 2018 führte sie daher ein Fast-Track-Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden über den Zugang der Öffentlichkeit ein.

Drei Jahre später soll mit dieser Überprüfung bewertet werden, wie das Verfahren in der Praxis funktioniert. Die Headline-Ergebnisse sind positiv: das Büro des Bürgerbeauftragten befasst sich nun viel schneller mit Beschwerden über den Zugang der Öffentlichkeit – die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Beschwerden über den Zugang der Öffentlichkeit beträgt nun ein Drittel der Zeit vor Einführung des Verfahrens.

Es ist schwer zu sagen, ob dieser schnellere Prozess zu einer Verdoppelung der beim Bürgerbeauftragten eingegangenen Beschwerden über den Zugang der Öffentlichkeit während dieses Zeitraums geführt hat, aber es ist in jedem Fall eine positive Entwicklung.

In zwei Dritteln der Fast-Track-Fälle stellt die vorläufige Frist von 40 Arbeitstagen für die Durchführung ihrer inhaltlichen Bewertung durch die Bürgerbeauftragte eine Herausforderung dar. Dies resultiert zum Teil aus manchmal überlasteten Ressourcen und zum Teil aus langsamen Reaktionen der Institutionen. Es könnte sich lohnen, darüber nachzudenken, ob dieser indikative Zeitplan verlängert werden sollte, um den Beschwerdeführern mehr Sicherheit zu bieten und gleichzeitig die Verwendung einer solchen Verlängerung zu vermeiden, um noch weitere Verzögerungen zu verursachen.

Das Büro des Bürgerbeauftragten konsultierte auch Einzelpersonen und Organisationen, die das Verfahren angewandt haben. Obwohl die Befragten im Allgemeinen mit der Erfahrung zufrieden waren, forderten sie auch mehr Klarheit darüber, was bei der Bearbeitung von Beschwerden über den Zugang zu Dokumenten zu erwarten sei. Dies deutete auf eine gewisse Verwirrung darüber hin, was eine Fast-Track-Beschwerde innerhalb der breiteren Kategorie der vom Bürgerbeauftragten bearbeiteten Fälle des öffentlichen Zugangs ist und was nicht. Dies ist weitere Überlegungen des Amtes wert, einschließlich einer Bewertung, ob es besser wäre, einfach zu sagen, dass der Bürgerbeauftragte versucht, alle Beschwerden über den Zugang zu Dokumenten so schnell wie möglich auf der Grundlage eines vorläufigen Zeitplans zu bearbeiten. Die Benennung des neuen Verfahrens als „Fast Track“ mag dem Amt geholfen haben, sich darauf zu konzentrieren, wie das frühere Verfahren gestrafft werden kann, aber jetzt, da dies erreicht wurde, ist es möglicherweise nicht mehr sinnvoll, ihm eine besondere Benennung zu gewähren.

Der Bürgerbeauftragte hat sich bereits mit einigen der in dieser Überprüfung ermittelten Fragen befasst: das Team, das sich mit Fällen des öffentlichen Zugangs befasst, wurde erweitert, während nun auf der Website klarere Informationen über unsere Bearbeitung von Beschwerden über den öffentlichen Zugang bereitgestellt werden. Angesichts der diesbezüglichen Bedenken der Interessenträger könnte es nun notwendig sein, endgültigere Leitlinien zu erlassen, wann den Organen Fristverlängerungen gewährt werden sollten.

Parallel zu dieser Fast-Track-Überprüfung führt der Bürgerbeauftragte eine interne Prüfung der Ergebnisse von Beschwerden über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten durch. Sie hofft, bald darüber berichten zu können.

2. Übersicht

a. Hintergrund

Personen, die Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Besitz eines EU-Organs beantragen, benötigen die Dokumente in der Regel so schnell wie möglich, damit sie für den Zweck, für den sie sie verwenden möchten, relevant sind. Sie erwarten daher, dass der Antrag zügig bearbeitet wird. Dies gilt für Journalisten, zivilgesellschaftliche Organisationen oder Bürger, die sich am Entscheidungsprozess der EU beteiligen möchten. Unternehmen und Forscher suchen auch nach Informationen, die für ihre Arbeit relevant sind.

Wenn der Zugriff nicht schnell erfolgt, können die Dokumente ihre Nützlichkeit verlieren. Der Europäische Bürgerbeauftragte hat stets argumentiert, dass verzögerter Zugang verweigert werden kann.

Gestützt auf den den EU-Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit ^[1] zugrunde liegenden Grundsatz, dass Anträge unverzüglich bearbeitet werden sollten, wollte die Bürgerbeauftragte sicherstellen, dass ihr Büro solche Beschwerden so schnell wie möglich bearbeitet. Sie führte daher ein Fast-Track-Verfahren für den Umgang mit Beschwerden über den Zugang der Öffentlichkeit ein. Nach einer im September 2017 beginnenden Probezeit leitete die Bürgerbeauftragte im Februar 2018 förmlich das „Fast-Track-Verfahren“ für Beschwerden über den Zugang zu Dokumenten ein.

b. Fast-Track-Bezeichnung

Der Bürgerbeauftragte bezeichnet nicht alle Beschwerden über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten als „Fast-Track“. Die im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens behandelten Beschwerden betreffen diejenigen, in denen das Organ den Zugang der Öffentlichkeit zu einem Dokument verweigert hat oder in denen das Organ einem Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht fristgerecht geantwortet und damit implizit den Zugang verweigert hat.

Es hat sich als schwierig oder unnötig erwiesen, das Fast-Track-Verfahren für andere Fälle des öffentlichen Zugangs zu nutzen. Beispiele sind Fälle, in denen unklar ist, ob die angeforderten Dokumente vorhanden sind oder in denen weitere Klarstellungen erforderlich sind, bevor das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten die betreffenden Dokumente einsehen kann. Wenn von Anfang an klar ist, dass eine eingehendere Untersuchung erforderlich sein kann, um dem Beschwerdeführer Abhilfe zu verschaffen, wird nicht auf das Fast-Track-Verfahren zurückgegriffen ^[2].

Diese Überprüfung hat ergeben, dass den Beschwerdeführern nicht immer klar ist, welche Fälle im Schnellverfahren behandelt werden. Dieses Problem wird angegangen.

c. Funktionsweise des Fast-Track-Verfahrens

Nach Eingang einer Beschwerde registriert das Büro des Bürgerbeauftragten die Beschwerde und sendet eine Empfangsbestätigung. Innerhalb von fünf Arbeitstagen nach der Registrierung sollte der Bürgerbeauftragte entscheiden, ob eine Untersuchung im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens eingeleitet werden kann. Dies hängt von mehreren Faktoren ab, unter anderem davon, ob eine Beschwerde zulässig ist ^[3] oder ob der Bürgerbeauftragte Gründe für die Einleitung einer Untersuchung findet ^[4].

Nach Einleitung einer Untersuchung umfasst das Fast-Track-Verfahren eine Reihe von Untersuchungsschritten, beginnend mit der rechtzeitigen Einsichtnahme in die betreffenden Dokumente und in bestimmten Fällen mit einer Sitzung mit dem zuständigen Organ. Die Bürgerbeauftragte hat mit den EU-Organen Vereinbarungen getroffen, die ihr einen schnellen Zugang zu den Dokumenten zur Einsichtnahme (innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Einleitung der Untersuchung) und einen schnellen Zugang zu etwaigen zusätzlichen Bemerkungen der Organe (innerhalb von 15 Arbeitstagen) ermöglichen.

Der Bürgerbeauftragte ist bestrebt, in Fast-Track-Fällen innerhalb von 40 Arbeitstagen (ab dem Zeitpunkt der Registrierung der Beschwerde) zu einem Ergebnis zu gelangen. Während dieser Zeit prüft das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten die betreffenden Dokumente und kann das Organ oder die Einrichtung weiter konsultieren.

Der Bürgerbeauftragte stellt dann fest, ob Spielraum für eine rasche Lösung des Problems besteht, indem er vorschlägt, dass das Organ (Teile) der Dokumente offenlegt.

Stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass das EU-Organ den Zugang zu dem/den Dokument(en) nicht hätte verweigern dürfen, kann er Missstände in der Verwaltungstätigkeit feststellen und empfehlen, ihm den vollständigen oder teilweisen Zugang zu den betreffenden Dokumenten zu gewähren.

3.  Leistungsüberprüfung

Die folgenden Statistiken zeigen die Auswirkungen des Fast-Track-Verfahrens auf die Bearbeitungszeiten und die Entwicklung in Bezug auf die Anzahl der Fälle. Dieser Abschnitt enthält Statistiken über die Bearbeitung aller Fälle des öffentlichen Zugangs und nicht ausschließlich der Fälle, die im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens behandelt werden.

a. Anzahl der Beschwerden

Vom 1. September 2017 bis zum 31. August 2020 bearbeitete der Bürgerbeauftragte 252 Beschwerden im Bereich des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten. 189 dieser Beschwerden leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung ein.

Die Zahl der Beschwerden im Zusammenhang mit dem Zugang der Öffentlichkeit hat sich von durchschnittlich 45 pro Jahr in den Jahren 2014 bis 2016 auf durchschnittlich 82 pro Jahr zwischen 2017 und 2019, als das Fast-Track-Verfahren eingeführt wurde, fast verdoppelt.

Die Gesamtzahl der jährlich beim Bürgerbeauftragten eingegangenen Beschwerden stieg zwischen 2014 und 2019 um etwa 20 %. Der Anteil der Beschwerden im Zusammenhang mit dem Zugang zu Dokumenten stieg zwischen 2016 und 2017, als das Fast-Track-Verfahren eingeführt wurde, erheblich an.

b. Durchschnittliche Bearbeitungszeit

Der durchschnittliche Zeitaufwand für die Bearbeitung von Fällen des öffentlichen Zugangs ist seit der Einführung des Fast-Track-Verfahrens erheblich reduziert worden. Die drei wichtigsten Phasen der Beschwerdebearbeitung sind seit der Einführung des Fast-Track-Verfahrens alle dreimal schneller: Annahme der Zulässigkeitsentscheidung, Annahme der Bewertung der Angelegenheit durch den Bürgerbeauftragten und endgültige Einstellung des Verfahrens.

Die durchschnittliche Zeit für „Zulässigkeitsentscheidungen“ für alle Beschwerden im Zusammenhang mit dem Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten ist jetzt mehr als dreimal schneller als vor der Einleitung des Verfahrens.

Im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens bemüht sich die Bürgerbeauftragte sicherzustellen, dass ihre Untersuchungen innerhalb von 40 Arbeitstagen zu einer Entscheidung oder einem Ergebnis (z. B. einem Lösungsvorschlag oder einer Empfehlung) führen. Die durchschnittliche Zeit, in der Anfragen zum Zugang zu Dokumenten zu einem Ergebnis gelangen, beträgt nun ein Drittel der Zeit vor der Einführung des Verfahrens im Jahr 2017.

c. Fast-Track-Statistiken

Zwischen dem 1. September 2017 und dem 31. August 2020 bearbeitete der Bürgerbeauftragte 148 Beschwerden im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens. In 119 dieser Beschwerden eröffnete sie eine Untersuchung.

I. Wer sind die Beschwerdeführer?

II. Welche Institutionen waren betroffen?

Die große Mehrheit der Beschwerden, die im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens bearbeitet wurden, richtete sich gegen die Europäische Kommission. Der Rest verteilte sich auf andere Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen.

III. Ergebnis

Die meisten Untersuchungen im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens wurden mit der Feststellung abgeschlossen, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt. In etwa 30 % ihrer Fast-Track-Anfragen unterbreitete der Bürgerbeauftragte einen Lösungsvorschlag oder eine Empfehlung.

IV. Beschwerden, die innerhalb des indikativen Zeitrahmens bearbeitet werden

Insgesamt wurde in zwei Dritteln der Fast-Track-Fälle die Zulässigkeitsentscheidung innerhalb der indikativen Frist von fünf Arbeitstagen getroffen. Bei Fast-Track-Fällen betrug die durchschnittliche Zeit bis zur Entscheidung über die Zulässigkeit 6 Arbeitstage. Das Ziel des Amtes für Zulässigkeitsentscheidungen in Nicht-Fast-Track-Fällen beträgt 30 Kalendertage. Dies zeigt, dass das Amt zwar das Fünf-Tage-Ziel für alle Fast-Track-Fälle nicht erreicht hat, die Zulässigkeitsentscheidung jedoch in den meisten Fällen viel schneller getroffen wurde als in Nicht-Fast-Track-Fällen.

In 36 % aller Fast-Track-Untersuchungen wurde die Bewertung der Bürgerbeauftragten ^[5] innerhalb des indikativen Zeitrahmens von 40 Arbeitstagen vorgelegt. Bei 55 % aller Beschwerden wurde innerhalb von 60 Arbeitstagen eine Bewertung vorgenommen. Insgesamt betrug die durchschnittliche Zeit bis zum Erreichen eines Ergebnisses bei Fast-Track-Anfragen 67 Arbeitstage.

4.  Standpunkte der Interessenträger

Im Rahmen der Überprüfung der Durchführung des Fast-Track-Verfahrens konsultierte das Büro der Bürgerbeauftragten verschiedene Interessenträger, die unmittelbare Erfahrung mit dem Verfahren haben, um Rückmeldungen zu erhalten. Dazu gehörten sowohl Beschwerdeführer (aus der Zivilgesellschaft, der Wissenschaft und den Medien) als auch die Kommission als wichtigste EU-Institution, die Gegenstand von Untersuchungen des Bürgerbeauftragten über den Zugang zu Dokumenten ist.

a. Kenntnis des Fast-Track-Verfahrens

Im Allgemeinen waren sich fast alle Konsultationsteilnehmer der Hauptziele und Leitprinzipien des Verfahrens bewusst. Es bestand eine gewisse Unsicherheit darüber, ob das Verfahren für alle Beschwerden über den Zugang zu Dokumenten gilt.

b. Wahrnehmung von Fast-Track in der Praxis

Für diejenigen, die vor und nach der Einführung des Verfahrens Erfahrung mit Beschwerden hatten, waren sie der Ansicht, dass die Bearbeitung von Beschwerden durch den Bürgerbeauftragten schneller und gestraffter geworden sei. Im Allgemeinen hielten die Konsultationsteilnehmer die Kommunikation mit dem Büro des Bürgerbeauftragten für wirksam und hilfreich, sodass sie den Prozess verfolgen konnten.

Die größte wahrgenommene Wirkung scheint darin zu bestehen, dass das Organ den Antrag rascher bearbeitet: Dinge in Bewegung zu bringen, wo es eine Verzögerung gibt. Im Allgemeinen betrachteten die Korrespondenten das Fast-Track-Verfahren als wirksames Mittel, um sicherzustellen, dass sich die Organe bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit nicht unnötig verzögern. Wo Verzögerungen auftraten, war jedoch nicht immer sofort ersichtlich, warum dies der Fall war. Einige Befragte stellten fest, dass der Bürgerbeauftragte den Organen häufig Fristverlängerungen gewährt, auch wenn es bereits zu Verzögerungen gekommen ist.

Andererseits waren einige Befragte besorgt, dass eine schnellere Bearbeitungszeit bedeuten würde, dass der Bürgerbeauftragte nicht die Zeit hätte, Beschwerden gründlich zu untersuchen und alle rechtlichen Argumente des Beschwerdeführers und des Organs ordnungsgemäß zu behandeln.

Beschwerden an den Bürgerbeauftragten, insbesondere im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens

Das Verfahren wurde als risikoärmere und schnellere Alternative zu Rechtsstreitigkeiten vor Gericht angesehen und könnte in Fällen eingesetzt werden, in denen der Erfolg ungewiss war. Dies galt insbesondere für Beschwerdeführer, die nicht über die finanziellen Mittel verfügten, um ein Gerichtsverfahren einzuleiten.

Die Kommission ihrerseits wies darauf hin, dass die Fristen des Fast-Track-Verfahrens zwar sehr kurz sind (insbesondere die Einsicht in Dokumente innerhalb von fünf Arbeitstagen nach dem Antrag), dass sie diese jedoch in den allermeisten Fällen einhalten kann.

c. Vorgeschlagene Verbesserungen

Mehrere Befragte äußerten Bedenken, dass nicht klar sei, wann der Bürgerbeauftragte das Fast-Track-Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden über den Zugang zu Dokumenten anwende. Es wurde vorgeschlagen, die Beschwerdeführer darüber zu informieren, ob das Fast-Track-Verfahren angewandt wurde, damit sie die Dauer im Voraus vorhersagen können.

Während die Bearbeitung von Beschwerden durch den Bürgerbeauftragten für den Zugang zu Dokumenten schneller geworden sein könnte, stellten einige Befragte die Frage, ob dies zu Lasten des Umgangs mit dem Inhalt der Beschwerde gegangen sei. Insbesondere können sie zwar eine schnellere Antwort des Organs auf ihren Antrag erhalten, aber keinen Zugang zu den Dokumenten erhalten.

Einige Befragte stellten die Frage, ob der Bürgerbeauftragte dem Organ Fristverlängerungen für Beschwerden gewähren sollte, die sich auf Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten beziehen.

Einige Befragte waren der Ansicht, dass das Verfahren und das Formular für die Einreichung von Beschwerden auf der Website des Bürgerbeauftragten verbessert werden könnten (einige schlugen ein separates, spezielles Beschwerdeformular für den Zugang zu Dokumenten vor). Andere schlugen vor, mehr Informationen über den Zugang zu Dokumenten im Allgemeinen auf der Website des Bürgerbeauftragten bereitzustellen.

Die Kommission erklärte, dass sie es vorziehen würde, wenn der Bürgerbeauftragte dieses Verfahren nicht noch einmal ändern würde, da sie sich noch immer an das neue Verfahren anpasst.

5.  Schlussfolgerung

a. Was funktioniert gut?

Das Fast-Track-Verfahren hat zu einer deutlichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten geführt. Im Durchschnitt wurden Beschwerden im Zusammenhang mit dem Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Jahr 2019 dreimal schneller bearbeitet als vor der Einleitung des Verfahrens. Während die Bearbeitung von Beschwerden durch den Bürgerbeauftragten im Allgemeinen viel schneller und effizienter geworden ist, ist dies insbesondere in Fast-Track-Fällen der Fall.

Das Verfahren zog eine erhöhte Zahl von Beschwerdeführern an, wodurch sich die Zahl der Beschwerden über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Wesentlichen verdoppelte.

Die Interessenträger waren im Allgemeinen mit dem Fast-Track-Verfahren zufrieden. Sie lobten die Schnelligkeit des Verfahrens und die Gesamtqualität der Arbeit des Bürgerbeauftragten.

b. Was kann verbessert werden?

Während das Fast-Track-Verfahren insgesamt ein Erfolg ist, besteht in bestimmten Bereichen Verbesserungsbedarf.

• Die durchschnittliche Bearbeitungszeit aller Fast-Track-Beschwerden beträgt 67 Arbeitstage. Während die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt wurden, hat die Bürgerbeauftragte ihre Bewertung in nur 36 % aller Fast-Track-Fälle innerhalb der vorgesehenen Frist von 40 Arbeitstagen ^{abgeschlossen. [6]}  
  Dies ist zum Teil eine Folge des Erfolgs des Fast-Track-Verfahrens. Die Tatsache, dass das Büro des Bürgerbeauftragten relativ klein ist, bedeutet, dass es nicht immer mit unvorhergesehenen Anstiegen von Beschwerden innerhalb der vorgesehenen Frist umgehen konnte. Der Bürgerbeauftragte hat sich bereits mit diesem Thema befasst, indem er das Team, das sich mit Beschwerden im Zusammenhang mit dem Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten befasst, vergrößert hat. Darüber hinaus gibt es weitere Faktoren, die zu Verzögerungen führen, wie z. B. die Notwendigkeit, die Antwort der zuständigen Organe abzuwarten.
  Es bleibt jedoch schwierig, den 40-Arbeitstage-Zeitrahmen für Fast-Track-Beschwerden einzuhalten. Es könnte sich lohnen, darüber nachzudenken, ob dieser indikative Zeitplan verlängert werden sollte, um den Beschwerdeführern mehr Sicherheit zu bieten und gleichzeitig sicherzustellen, dass eine mögliche Erhöhung nicht als Rechtfertigung für die weniger rasche Bearbeitung von Fällen des Zugangs zu Dokumenten herangezogen wird.
• Die Konsultation der Interessenträger zeigte, dass es einige Verwirrung darüber gab, was als Fast-Track-Beschwerde gilt und was nicht.  Dies wirft die Frage auf, ob es ratsam ist, bestimmte Beschwerden als „Fast-Track“ zu „benennen“ und andere nicht; und ob es für Beschwerdeführer mehr Klarheit schaffen kann, darauf hinzuweisen, dass der Bürgerbeauftragte versucht, alle Beschwerden über den Zugang zu Dokumenten so schnell wie möglich zu bearbeiten.

c. Weiteres Vorgehen

Der Bürgerbeauftragte ist weiterhin bestrebt, nicht nur rechtzeitig Ergebnisse zu erzielen, sondern auch die bestmögliche Lösung für den Beschwerdeführer zu finden.

Im Anschluss an diese Überprüfung wird der Bürgerbeauftragte

• Weitere Straffung der Prozesse, wo immer dies möglich ist, um Beschwerden im Zusammenhang mit dem Zugang zu Dokumenten so effizient wie möglich zu bearbeiten.
• Beurteilung, ob es besser wäre, einfach zu sagen, dass der Bürgerbeauftragte versucht, alle Beschwerden über den Zugang zu Dokumenten so schnell wie möglich auf der Grundlage eines indikativen Zeitplans zu bearbeiten, anstatt dem Verfahren eine besondere Benennung zu gewähren.
• Wenn der Fast-Track-Prozess beibehalten wird, sollten Sie eine mögliche Verlängerung des 40-Arbeitstage-Zeitrahmens in Betracht ziehen und klarere Kriterien für die Arten von Fällen entwickeln, die im Rahmen des Fast-Track-Verfahrens behandelt werden sollten.  
• Bestimmen Sie, ob es notwendig sein kann, endgültigere Leitlinien zu erlassen, wann den Instituten Fristverlängerungen gewährt werden sollen.

 

---

[1] Für die meisten Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU sind die einschlägigen Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 enthalten. Dieser Grundsatz spiegelt sich in der Verordnung wider, in der festgelegt ist, dass Anträge auf Zugang zu Dokumenten unverzüglich und in jedem Fall innerhalb von 15 Arbeitstagen nach der Registrierung eines Antrags zu bearbeiten sind. Die Verordnung ist abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Es kann auch erforderlich sein, einen Fall nicht als „Fast-Track“ zu bezeichnen, wenn ein Organ aufgrund seiner Struktur verlangt, dass sein Standpunkt zusätzlich zu seiner ursprünglichen Antwort an den Antragsteller erneut förmlich angefordert wird.

[3] Um zulässig zu sein, müssen Beschwerden bestimmte Bedingungen gemäß Artikel 2 des Statuts des Bürgerbeauftragten erfüllen. Dazu gehört unter anderem die Anforderung, vor einer Beschwerde bei der jeweiligen Institution einen Zweitantrag auf Zugang zu Dokumenten zu stellen.

[4] Beispielsweise könnte der Bürgerbeauftragte feststellen, dass eine andere Stelle besser in der Lage ist, sich mit der Beschwerde zu befassen (Artikel 3 Absatz 3 der Durchführungsbestimmungen des Bürgerbeauftragten).

[5] Lösungsvorschlag, Empfehlung oder Abschlussentscheidung.

[6] Registrierung bis zum Abschluss der Entscheidung, Lösung oder Empfehlung. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit der Fälle innerhalb der Frist betrug 26 Arbeitstage.