Leitfaden zu Ethik und gutem Verhalten für das Personal des Bürgerbeauftragten [1]

Ziel des Leitfadens für Ethik und gutes Verhalten ist es, darzulegen und zu präzisieren, was von dem für den Bürgerbeauftragten tätigen Personal erwartet wird, das Bewusstsein für ethische Fragen zu schärfen, mit denen das Personal möglicherweise konfrontiert ist, und Leitlinien für die Ermittlung, Verhütung und Behandlung solcher Probleme bereitzustellen.

Dieser Leitfaden ersetzt die am 12. Dezember 2012 angenommenen Leitlinien zu Ethik und gutem Verhalten. Der neue Leitfaden soll keine erschöpfende Zusammenstellung aller ethischen Fragen sein, die auftreten können, und sollte daher in Verbindung mit einer Reihe anderer verwandter Politiken gelesen werden, die bereits vom Bürgerbeauftragten angenommen wurden oder angenommen werden sollen [2]. 

1. Allgemeine Grundsätze

1.1 Gesamtverpflichtung

Bei der Erfüllung seines Auftrags, der Demokratie zu dienen, indem er mit den Organen der Europäischen Union zusammenarbeitet, um eine wirksamere, rechenschaftspflichtigere, transparentere und ethische Verwaltung zu schaffen, ist das Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten den höchsten ethischen Standards verpflichtet und verpflichtet, jederzeit unabhängig zu bleiben.

Mitarbeiter sollten sich daher an diese Standards halten und ihre beruflichen Beziehungen zu Kollegen, der Hierarchie und externen Stakeholdern entsprechend pflegen.

Im Allgemeinen sollten die Bediensteten bei allen ihren Tätigkeiten die Werte und Ziele des Amtes verfolgen und alle Handlungen oder Verhaltensweisen unterlassen, die sich negativ auf ihre Position auswirken könnten.

Dies bedeutet, dass das Verhalten des Personals innerhalb oder außerhalb des Amtes vorbildlich sein und das Amt des Europäischen Bürgerbeauftragten oder den europäischen öffentlichen Dienst nicht in Verruf bringen darf.

1.2 Professionalität

„Professionalität“ bezieht sich auf eine Verhaltensweise bei allen arbeitsbezogenen Tätigkeiten, die der Öffentlichkeit durch Ehrlichkeit, Fleiß, Verantwortungsbewusstsein, Effizienz, Offenheit, Zusammenarbeit, Proaktivität und Höflichkeit stets qualitativ hochwertige Dienstleistungen bietet [3].

1.3 Vertraulichkeit

Der Bürgerbeauftragte bekennt sich zu den Grundsätzen der Offenheit und Transparenz. Der Bürgerbeauftragte ist jedoch aufgefordert, bestimmte Informationen zu verarbeiten, die gültigerweise als vertraulich angesehen werden (z. B. kann der Bürgerbeauftragte personenbezogene Daten Dritter erhalten). Aus diesem Grund verpflichten sich alle Bediensteten förmlich, der Verpflichtung zur beruflichen Diskretion nachzukommen, indem sie bei der Einstellung und gegebenenfalls bei der Rückkehr aus dem Urlaub aus persönlichen Gründen eine Vertraulichkeitsverpflichtung unterzeichnen.

Nach Beendigung ihrer Tätigkeit sollten sich die Bediensteten darüber im Klaren sein, dass sie nach wie vor zur Vertraulichkeit und zum Schutz aller vertraulichen Informationen verpflichtet sind, die ihnen im Laufe ihrer Arbeit bekannt geworden sind.

2. Integrität und Transparenz

2.1 Vermeidung von Interessenkonflikten

Die übergeordnete Idee hinter der Vermeidung von Interessenkonflikten oder sogar dem Auftreten eines Interessenkonflikts besteht darin, einen unangemessenen Einfluss auf die Entscheidungsfindung zu vermeiden und mögliche Vorwürfe von Voreingenommenheit und Parteilichkeit im Entscheidungsprozess zu vermeiden.

2.1.1 Umgang mit Interessenkonflikten

Gemäß Artikel 11a Absatz 1 des Statuts sind alle Bediensteten verpflichtet, bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben auftretende Interessenkonflikte zu ermitteln und die Anstellungsbehörde davon in Kenntnis zu setzen.

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn der Bedienstete persönliche Verbindungen und Interessen wie familiäre Verbindungen oder finanzielle Interessen hat, die in irgendeiner Weise die arbeitsbezogenen Entscheidungen des Bediensteten beeinflussen oder beeinflussen können.

Neben familiären Verbindungen (einschließlich Ehegatten, Partnern, Eltern, Kindern, Geschwistern und der erweiterten Familie) und finanziellen Interessen (einschließlich Beteiligungen und Eigentumsrechten) kann ein Interessenkonflikt aufgrund starker Bindungen an eine bestimmte Person oder Gruppe entstehen, wie Freundschaft, aktive Mitgliedschaft in politischen oder sozialen Gruppen und kürzliche Beschäftigung oder Geschäftspartnerschaft.

Neben Situationen, in denen ein Interessenkonflikt leicht identifizierbar ist, kann es auch Situationen geben, in denen zumindest der Anschein eines Interessenkonflikts besteht. Ein Interessenkonflikt kann auftreten, wenn (möglicherweise unvollständige) öffentlich zugängliche Informationen über die persönlichen Interessen des Beamten und/oder die Aufgaben des Beamten bei der Arbeit dazu führen könnten, dass ein Beobachter begründete Zweifel an der Unabhängigkeit des Bediensteten hat. Auch der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden, da er die Unparteilichkeit und Integrität des Beamten in Frage stellt und den Ruf des Bediensteten und des Amtes des Europäischen Bürgerbeauftragten schädigen kann.

In der Regel dürfen sich Bedienstete während der Ausübung ihres Amtes nicht mit Angelegenheiten befassen, an denen sie ein unmittelbares oder mittelbares persönliches Interesse haben, das ihre Unabhängigkeit und damit auch die Interessen des Bürgerbeauftragten beeinträchtigen könnte.

Darüber hinaus sollten Bedienstete die Initiative ergreifen, ihre Hierarchie unverzüglich über jedes potenzielle Problem zu informieren, das zu einem Interessenkonflikt führt. Ein Bediensteter sollte daher der Verwaltung jede Situation mitteilen, in der er der Ansicht ist, dass ein Interessenkonflikt oder der Anschein eines Interessenkonflikts entstanden ist, und Maßnahmen ergreifen, um eine solche Situation überhaupt zu vermeiden. Um diesen proaktiven Ansatz umzusetzen, muss ein Bediensteter beispielsweise beim Eintritt in das Büro des Bürgerbeauftragten alle Interessen angeben, damit die Hierarchie den Bediensteten Aufgaben zuweisen kann, die keinen Zusammenhang mit diesen Interessen haben.

Im Zweifelsfall können Mitarbeiter den Rat einer Person einholen, die nicht direkt beteiligt ist, und/oder sich an den/die Ethikbeauftragten wenden.

Zusätzlich zu der allgemeinen Verpflichtung nach dem Statut [5] dürfen Bedienstete während eines Zeitraums von einem Jahr nach ihrer Einstellung keine Beschwerde oder Untersuchung, kein Angebot oder kein anderes Verfahren bearbeiten, an dem sie beteiligt waren oder ein unmittelbares oder mittelbares Interesse an ihrer früheren Beschäftigung hatten.

Zusätzlich zu der allgemeinen Verpflichtung aus dem Statut dürfen sich neu eingestellte Bedienstete anderer Organe, Einrichtungen oder sonstiger Stellen der Union, die Untersuchungen erstellen oder Teil des Genehmigungsverfahrens für Untersuchungen sind, ein Jahr lang nicht mit Fällen befassen, an denen ihre frühere GD, Abteilung, Abteilung oder gleichwertige Stelle beteiligt war. Diese „Kühlfrist“ für Fälle beträgt zwei Jahre für leitende Bedienstete (d. h. Direktoren, Generalsekretäre und Kabinettschefs).

Die oben genannten Fristen können in Ausnahmefällen mit Zustimmung des Bürgerbeauftragten angepasst werden.

2.1.2 Nachweis von Unparteilichkeit und Integrität

Die Bediensteten des Europäischen Bürgerbeauftragten sollten bei ihrem offiziellen Verhalten gegenüber Kollegen, der Hierarchie und externen Interessenträgern Unparteilichkeit und Integrität nachweisen.

2.2 Geschenke, Gefälligkeiten und Spenden

Gemäß Artikel 11 Absatz 2 des Statuts dürfen Bedienstete in Ausübung ihres Amtes ohne vorherige Zustimmung des Generalsekretärs und/oder des Bürgerbeauftragten keine Geschenke, Gefälligkeiten oder Spenden aus irgendeiner Quelle annehmen.

In der Regel wird empfohlen, dass die Mitarbeiter alle Geschenke ablehnen, die mehr als nur symbolischen Wert haben (wie Tagebücher, Kalender, kleine Schreibtischartikel) oder die über die übliche diplomatische Gastfreundschaft hinausgehen (wie ein Buch, eine Flasche Wein, Schokolade).

Bedienstete, die ein Geschenk von einer externen Quelle mit einem Wert von mehr als 50 EUR annehmen möchten, müssen die ausdrückliche Genehmigung des Generalsekretärs und/oder des Bürgerbeauftragten einholen. Dies gilt auch für Fälle, in denen Mitarbeiter eine Spende an wohltätige Zwecke wünschen oder angeboten werden.

Bei der Entscheidung darüber, ob die Annahme eines Geschenks genehmigt werden soll, werden der Generalsekretär und/oder der Bürgerbeauftragte das Motiv für das Anbieten des Geschenks, der Begünstigung oder der Spende und die möglichen Folgen für die Interessen des Organs berücksichtigen. Der Generalsekretär und/oder der Bürgerbeauftragte können einen Bediensteten ermächtigen, das Geschenk, die Begünstigung oder die Spende anzunehmen, wenn sein Wert 250 EUR oder weniger beträgt. Teurere Geschenke können als Eigentum des Bürgerbeauftragten behalten oder vom Bürgerbeauftragten für wohltätige Zwecke gespendet werden.

Die Bediensteten müssen sich in solchen Angelegenheiten stets in völliger Transparenz gegenüber ihrer Hierarchie verhalten und sollten peinliche Situationen vermeiden, in denen die Annahme einer Einladung von einer vernünftigen Person als Beeinträchtigung ihrer Unabhängigkeit oder Unparteilichkeit wahrgenommen werden könnte und folglich ein Reputationsrisiko entstehen könnte.

2.3 Befürchtungen wecken

2.3.1 Sorgfältige Analyse und Dialog

Der erste Schritt, wenn ein Kollege mit einem möglichen Fehlverhalten konfrontiert wird, besteht darin, sicherzustellen, dass ein Fehlverhalten vorliegt. Kulturelle Unterschiede und Missverständnisse in einem internationalen Umfeld wie den EU-Institutionen sollten nicht unterschätzt werden.

Ist ein Bediensteter nach dieser Beurteilung immer noch davon überzeugt, dass ein Kollege an einem unangemessenen Verhalten beteiligt sein könnte, wird ihm geraten, die Angelegenheit bei der betroffenen Person anzusprechen, da es sein kann, dass die Person sich der Unangemessenheit ihrer Handlungen nicht bewusst ist.

Der Bedienstete kann auch erwägen, 1) die Angelegenheit mit seinem Referatsleiter oder dem Generalsekretär zu erörtern, der möglicherweise besser in der Lage ist, einen weiteren Dialog zu führen, oder 2) den Ethikbeauftragten darauf aufmerksam zu machen.

Wenn dieser Ansatz nicht hilft, könnte es notwendig sein, dass die Verwaltung in schweren Fällen formellere Untersuchungen durchführt.

2.3.2 Hinweisgeberschutz

Bedienstete spielen eine wesentliche Rolle, wenn es darum geht, das Organ dabei zu unterstützen, Verstöße gegen den Grundsatz der Integrität zu erkennen, zu bekämpfen und letztlich davon abzuschrecken. Der Bürgerbeauftragte hat Vorschriften erlassen, die es Hinweisgebern ermöglichen, ihrer Pflicht nachzukommen, sich zu äußern, wenn sie von schwerwiegendem Fehlverhalten oder Fehlverhalten innerhalb des Amtes Kenntnis erlangen. Diese Vorschriften werden durch Leitlinien für die Meldung von Unregelmäßigkeiten („Blow the Whistle“) ergänzt.

3. Umsetzung und Überprüfung

Alle Mitarbeiter sollten die in diesem Leitfaden dargelegten Grundsätze anwenden.

Mitarbeiter, die Führungspositionen innehaben, sind dafür verantwortlich, dass die Leitlinien in ihren Teams und Verantwortungsbereichen ordnungsgemäß beachtet und befolgt werden.

Der vorliegende Leitfaden und alle anderen damit verbundenen Leitlinien, Regeln, Entscheidungen und Formulare sind in einem speziellen Abschnitt „Ethik“ im Intranet des Bürgerbeauftragten verfügbar.

Die Ethikbeauftragten sind dafür verantwortlich, dass dieser Leitfaden regelmäßig überprüft und erforderlichenfalls aktualisiert wird.

Emily O’Reilly

 05.07.2017

[1] Für die Zwecke dieses Leitfadens sind alle Bezugnahmen auf Bedienstete so zu verstehen, dass sie für Beamte, Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete, abgeordnete nationale Sachverständige und Praktikanten gelten.

[2] Strategien zur Meldung von Missständen, zur Verhinderung von Belästigung, zum Reden, zu externen Tätigkeiten und zur Ausübung einer beruflichen Tätigkeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst der Europäischen Union.

[3] Artikel 55 Absatz 1 des Statuts.

[4] Artikel 17 des Statuts.

[5] Artikel 11a Absatz 1:  Ein Beamter darf sich in Ausübung seines Amtes und vorbehaltlich der nachstehenden Bestimmungen nicht mit einer Angelegenheit befassen, an der er unmittelbar oder mittelbar ein persönliches Interesse hat, das seine Unabhängigkeit, insbesondere die familiären und finanziellen Interessen, beeinträchtigen könnte. 2. Jeder Beamte, dem es in Ausübung seines Amtes obliegt, sich mit einer der oben genannten Angelegenheiten zu befassen, unterrichtet unverzüglich die Anstellungsbehörde. Die Anstellungsbehörde trifft alle geeigneten Maßnahmen und kann insbesondere den Beamten von der Verantwortung in dieser Angelegenheit entbinden.