1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 17.05.2023

2. Referenznummer: 04/2023

Aktenzeichen Ares(2023)3466135 – 17.5.2023

3. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Straßburg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Zuständige Abteilung: Direktion Verwaltung des Europäischen Bürgerbeauftragten – Haushalts- und Finanzteam – E-Mail: EOinvoice@ombudsman.europa.eu

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Frau Francesca PAVESI

Stellvertretender DSB: Herr Nicholas HERNANZ

E-Mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters: Entfällt

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen: Entfällt

7. Zweck(e) der Verarbeitung:

Beschreibung der Verarbeitung:

Gemäß dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über interne Vorschriften für den Beitrag des Personals zur nachhaltigen Mobilität, das von zu Hause zum Arbeitsplatz reist (im Folgenden „Beschluss“), können Beamte und sonstige Bedienstete des Amtes der Europäischen Bürgerbeauftragten unter den Besoldungsgruppen AD 9 und AST 9 unter bestimmten Bedingungen und vorbehaltlich der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln einen Pauschalbeitrag beantragen, sofern sie sich verpflichten, mit nachhaltigen Verkehrsmitteln zu ihrem Arbeitsplatz zu pendeln. Je nach Besoldungsgruppe am 1. September eines jeden Jahres erhalten Bedienstete, die sich bewerben und die Voraussetzungen erfüllen, einen einmaligen oder einen doppelten Beitrag.

Der Bedienstete fordert den Beitrag des Amtes über das im Intranet zur Verfügung gestellte Formular an. Er übersendet das Formular, in dem er den Beitrag anfordert, per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter des Haushalts- und Finanzteams.

Sobald der Bedienstete die entsprechenden Belege vorgelegt hat (in Bezug auf seinen Verzicht auf sein Recht auf ständigen Zugang zu den Parkplätzen des EP mit einem Kraftfahrzeug), berechnet der zuständige Bedienstete des Haushalts- und Finanzteams den Betrag des Beitrags, der vom Anweisungsbefugten genehmigt werden muss.

Bedienstete, die den Pauschalbeitrag erhalten haben, haben in ordnungsgemäß begründeten Fällen Zugang zum Parkplatz des EP für gelegentliche und unvorhergesehene Ausnahmen. Sie unterrichten die Direktion Verwaltung unverzüglich über Änderungen ihrer persönlichen Situation (z. B. gesundheitliche Gründe, die die Notwendigkeit des Zugangs zum Parkplatz rechtfertigen würden, besondere familiäre Gründe im Zusammenhang mit der Notwendigkeit der Nutzung von Privatfahrzeugen usw.)

Zweck der Verarbeitung:

Zweck der Verarbeitung ist es, die Anträge der Bediensteten auf einen pauschalen Beitrag für den Weg zur Arbeit unter Verwendung nachhaltiger Verkehrsmittel zu bearbeiten.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

- Kategorien betroffener Personen: Beamte und sonstige Bedienstete des EO-Büros unter den Besoldungsgruppen AD 9 und AST 9, die sich dafür entschieden haben, nachhaltige Verkehrsmittel zu nutzen, um zur Arbeit zu pendeln.

- Kategorien personenbezogener Daten:

• Name, Nachname
• Persönliche Nummer
• Besoldungsgruppe oder Funktionsgruppe und Dienstaltersstufe (für Vertragsbedienstete)
• gegebenenfalls dem Direktor der Verwaltung mitgeteilte Gründe, aus denen die Notwendigkeit gerechtfertigt wäre, private Fahrzeuge zu nutzen, um zur Arbeit zu pendeln, und in abwertender Weise Zugang zu den Parkplätzen des EP zu haben: z. B. gesundheitliche Gründe oder besondere familiäre Umstände;
• gegebenenfalls Akkreditierung für das Parken im EP;
• gegebenenfalls Kfz-Kennzeichen der EO-Bediensteten, die Zugang zum Parkplatz des EP haben;
• die schriftliche Verpflichtung, nachhaltigere Verkehrsmittel in der für die Beantragung der Mobilitätszulage verwendeten Form zu nutzen.

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung:

Die Daten im Zusammenhang mit der Verarbeitung werden zu Prüfungszwecken sieben Jahre lang nach der letzten Zahlung des Pauschalbeitrags aufbewahrt.

10. Empfänger der Daten:

Die Empfänger sind der EO, der Generalsekretär (falls zutreffend), die Direktion Verwaltung, der Anweisungsbefugte, die Mitarbeiter der Teams „Haushalt und Finanzen“ und „Prozess & amp; Dokumentenverwaltung, Betriebskontinuität und Infrastruktur“, die für die Bearbeitung des Beitrags zuständig sind, und die Akkreditierungsdienste des EP für den Zugang zu Parkplätzen.

11. Werden personenbezogene Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen übermittelt? Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen:

Elektronische Dokumente im Zusammenhang mit dem Verfahren werden auf einem Netzwerklaufwerk gespeichert, das von den Kollegen des Haushalts- und Finanzteams gemeinsam genutzt wird. Andere Mitarbeiter haben keinen Zugang.

Alle personenbezogenen Daten in elektronischer Form werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können:

Betroffene Personen können Zugang zu ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber verlangen, wie der EO sie verwendet. Sie können auch die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger sie betreffender Daten verlangen. Sie können Identifikationsdaten jederzeit berichtigen. Sie haben das Recht, der Verwendung ihrer Daten durch den EO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Voraussetzungen haben sie das Recht zu verlangen, dass der EO ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt.

Sie können uns jederzeit per E-Mail (EOinvoice@ombudsman.europa.eu) oder durch Kontaktaufnahme mit dem Direktor für Verwaltung um Auskunft über unsere Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ersuchen. Er wird ihre Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats beantworten. Sie können sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden unter: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Wenn sie sich über den Umgang des Bürgerbeauftragten mit ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können sie sich unter folgender Adresse an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) wenden: EDPS@edps.europa.eu

Datenschutzerklärung zur Verwaltung des Verfahrens für den Beitrag zur nachhaltigen Mobilität von Bediensteten, die von zu Hause zum Arbeitsplatz reisen („Mobilitätszulage“)

Aktenzeichen Ares(2023)3466135 – 17.5.2023

Diese Datenschutzerklärung erläutert den Grund für die Verarbeitung, die Art und Weise, wie der Europäische Bürgerbeauftragte (EO) alle bereitgestellten personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte die betroffenen Personen in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

Der Controller ist der EO.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten der Beamten und sonstigen Bediensteten des Amtes für dienstliche Verwendung unterhalb der Besoldungsgruppen AD 9 und AST 9, die sich für die Nutzung nachhaltiger Verkehrsmittel für den Weg zur Arbeit entschieden haben:

• Name, Nachname,
• Persönliche Nummer,
• Besoldungsgruppe oder Funktionsgruppe und Dienstaltersstufe (für Vertragsbedienstete)
• gegebenenfalls die dem Verwaltungsdirektor mitgeteilten Gründe, die die Notwendigkeit rechtfertigen würden, mit privaten Fahrzeugen zur Arbeit zu pendeln und in abwertender Weise Zugang zu den Parkplätzen des EP zu haben: z. B. gesundheitliche Gründe oder besondere familiäre Umstände;
• gegebenenfalls Akkreditierung für das Parken im EP;
• gegebenenfalls Kfz-Kennzeichen der EO-Bediensteten, die Zugang zum Parkplatz des EP haben;
• die schriftliche Verpflichtung, nachhaltigere Verkehrsmittel in der für die Beantragung der Mobilitätszulage verwendeten Form zu nutzen.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Ziel ist es, die Anträge der Bediensteten auf einen pauschalen Beitrag für den Weg zur Arbeit unter Verwendung nachhaltiger Verkehrsmittel zu bearbeiten.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Rechtsgrundlage ist der Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über interne Vorschriften für den Beitrag zur nachhaltigen Mobilität des Personals, das von zu Hause zum Arbeitsplatz reist.

Die Verarbeitung ist auf der Grundlage von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a (Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe) der Verordnung (EU) 2018/1725 erforderlich.

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Die Daten werden von der Direktion Verwaltung, Haushalt und Finanzen verarbeitet.

5. Wer sind die Empfänger der Daten?

Empfänger sind der Europäische Rechnungshof, der Generalsekretär (falls zutreffend), der Direktor für Verwaltung, der Anweisungsbefugte, die Mitarbeiter der Teams „Haushalt und Finanzen“ und „Prozess- und Dokumentenverwaltung, Geschäftskontinuität und Infrastruktur“, die für die Bearbeitung des Beitrags zuständig sind, und die Akkreditierungsdienste des EP für den Zugang zu Parkplätzen.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Der EO bewahrt die unter Nummer 1 genannten personenbezogenen Daten zu Prüfungszwecken für einen Zeitraum von sieben Jahren nach der letzten Zahlung des Pauschalbeitrags auf.

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Elektronische Dokumente im Zusammenhang mit dem Verfahren werden auf einem Netzwerklaufwerk gespeichert, das von den Kollegen des Haushalts- und Finanzteams gemeinsam genutzt wird. Andere Mitarbeiter haben keinen Zugang.

Alle personenbezogenen Daten in elektronischer Form werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber, wie der EO sie verwendet.

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Sie betreffender Daten zu verlangen. Sie können Identifikationsdaten jederzeit berichtigen. Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten durch den EO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht zu verlangen, dass der EO Ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt.

Die EO wird die Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats beantworten.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Datenschutzbezogene Fragen zum Beitragsmanagement können Sie jederzeit an die EO unter folgender Adresse richten:

Europäischer Bürgerbeauftragter

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Straßburg Cedex

EOinvoice@ombudsman.europa.eu

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten der EO-Niederlassung unter folgender Adresse wenden: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse einreichen: EDPS@edps.europa.eu