1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 17.05.2023

2. Aktenzeichen: 04/2023

Az. Ares(2023)3466135 – 17.5.2023

3. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Straßburg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Zuständige Dienststelle: Direktion Verwaltung des Europäischen Bürgerbeauftragten – Haushalts- und Finanzteam – E-Mail: EOinvoice@ombudsman.europa.eu

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Frau Francesca PAVESI

Stellvertretender DSB: Herrn Nicholas HERNANZ

E-Mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters: Entfällt

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen: Entfällt

7. Zweck(e) der Verarbeitung:

Beschreibung der Verarbeitung:

Gemäß dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über interne Vorschriften für den Beitrag zur nachhaltigen Mobilität von Bediensteten, die von zu Hause zum Arbeitsort reisen (im Folgenden „Beschluss“), können Beamte und sonstige Bedienstete des Amtes der Europäischen Bürgerbeauftragten unter den Besoldungsgruppen AD 9 und AST 9 unter bestimmten Bedingungen und vorbehaltlich der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln einen Pauschalbeitrag beantragen, sofern sie sich verpflichten, mit nachhaltigen Verkehrsmitteln zu ihrem Arbeitsort zu pendeln. Je nach Besoldungsgruppe erhalten die Bediensteten, die sich bewerben und die Voraussetzungen erfüllen, am 1. September eines jeden Jahres einen einmaligen oder einen doppelten Beitrag.

Der Bedienstete fordert den Beitrag des Amtes über das im Intranet zur Verfügung gestellte Formular an. Er sendet das Formular zur Anforderung des Beitrags per E-Mail an den zuständigen Bediensteten des Haushalts- und Finanzteams.

Sobald der Bedienstete die entsprechenden Belege vorgelegt hat (in Bezug auf seinen Verzicht auf den ständigen Zugang zu den Parkplätzen des EP mit einem Kraftfahrzeug), berechnet der zuständige Bedienstete des Haushalts- und Finanzteams den Betrag des Beitrags, der vom Anweisungsbefugten genehmigt werden muss.

Bedienstete, die den Pauschalbeitrag erhalten haben, haben in ordnungsgemäß begründeten Fällen für gelegentliche und unvorhergesehene Ausnahmen Zugang zum Parkplatz des EP. Sie unterrichten die Direktion Verwaltung rasch über Änderungen ihrer persönlichen Situation (z. B. gesundheitliche Gründe, die die Notwendigkeit des Zugangs zum Parkplatz rechtfertigen würden, spezifische familiäre Gründe im Zusammenhang mit der Notwendigkeit der Nutzung von Privatfahrzeugen usw.)

Zweck der Verarbeitung:

Zweck der Verarbeitung ist es, die Anträge der Mitarbeiter auf den Pauschalbeitrag für den Pendelverkehr zur Arbeit mit nachhaltigen Verkehrsmitteln zu bearbeiten.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

- Kategorien betroffener Personen: Beamte und sonstige Bedienstete des EO-Büros unter den Besoldungsgruppen AD 9 und AST 9, die sich für nachhaltige Verkehrsmittel entschieden haben, um zur Arbeit zu pendeln.

- Kategorien personenbezogener Daten:

• Name, Nachname
• Persönliche Nummer
• Besoldungsgruppe oder Funktionsgruppe und Dienstaltersstufe (für Vertragsbedienstete)
• gegebenenfalls dem Direktor der Verwaltung mitgeteilte Gründe, die die Notwendigkeit rechtfertigen würden, Privatfahrzeuge zum Pendeln zur Arbeit zu nutzen und in abfälliger Weise Zugang zum Parkplatz des EP zu haben: wie gesundheitliche Gründe oder besondere familiäre Umstände;
• gegebenenfalls Akkreditierung für das Parken im EP;
• gegebenenfalls Kfz-Kennzeichen der Bediensteten der EO, die Zugang zum Parkplatz des EP haben;
• die schriftliche Verpflichtung, nachhaltigere Verkehrsmittel in der für die Beantragung der Mobilitätsbeihilfe verwendeten Form zu nutzen.

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung:

Die Daten im Zusammenhang mit der Verarbeitung werden für einen Zeitraum von sieben Jahren nach der letzten Zahlung des Pauschalbeitrags zu Prüfungszwecken aufbewahrt.

10. Empfänger der Daten:

Empfänger sind die EO, der Generalsekretär (falls zutreffend), die Direktion Verwaltung, der Anweisungsbefugte, die Mitarbeiter der Teams „Haushalt und Finanzen“ und „Process & Dokumentenverwaltung, Betriebskontinuität und Infrastruktur“, die für den Beitrag zuständig sind, und die Akkreditierungsdienste des EP für den Zugang zu Parkplätzen.

11. Gibt es eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen? Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen:

Elektronische Dokumente im Zusammenhang mit dem Verfahren werden auf einem Netzlaufwerk gespeichert, das von den Kollegen des Haushalts- und Finanzteams gemeinsam genutzt wird. Andere Mitarbeiter haben keinen Zugang.

Alle personenbezogenen Daten in elektronischer Form werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können:

Betroffene Personen können beantragen, Zugang zu ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber zu erhalten, wie die EO sie verwendet. Sie können auch die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Daten verlangen, die sie betreffen. Sie können Identifikationsdaten jederzeit berichtigen. Sie haben das Recht, der Verwendung ihrer Daten durch die EO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Bedingungen haben sie das Recht zu verlangen, dass die EO ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt.

Sie können uns jederzeit per E-Mail (EOinvoice@ombudsman.europa.eu)oder durch Kontaktaufnahme mit dem Direktor für Verwaltung um Informationen über unsere Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ersuchen. Er beantwortet ihre Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats. Sie können sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden unter: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Wenn sie sich über den Umgang des Bürgerbeauftragten mit ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können sie sich unter folgender Adresse an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu)wenden: EDPS@edps.europa.eu

Datenschutzerklärung zur Verwaltung des Verfahrens für den Beitrag zur nachhaltigen Mobilität von Personal, das von zu Hause zum Arbeitsort reist („Mobilitätsbeihilfe“)

Az. Ares(2023)3466135 – 17.5.2023

Diese Datenschutzerklärung erläutert den Grund für die Verarbeitung, die Art und Weise, wie der Europäische Bürgerbeauftragte (EO) alle bereitgestellten personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte die betroffenen Personen in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

Der Controller ist der EO.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten der Beamten und sonstigen Bediensteten des EO-Büros unterhalb der Besoldungsgruppen AD 9 und AST 9, die sich für nachhaltige Verkehrsmittel entschieden haben, um zur Arbeit zu pendeln:

• Name, Nachname,
• Persönliche Nummer,
• Besoldungsgruppe oder Funktionsgruppe und Dienstaltersstufe (für Vertragsbedienstete)
• gegebenenfalls die dem Direktor der Verwaltung mitgeteilten Gründe, die die Notwendigkeit rechtfertigen würden, Privatfahrzeuge zum Pendeln zur Arbeit zu nutzen und in abfälliger Weise Zugang zum Parkplatz des EP zu haben: wie gesundheitliche Gründe oder besondere familiäre Umstände;
• gegebenenfalls Akkreditierung für das Parken im EP;
• gegebenenfalls Kfz-Kennzeichen der Bediensteten der EO, die Zugang zum Parkplatz des EP haben;
• die schriftliche Verpflichtung, nachhaltigere Verkehrsmittel in der für die Beantragung der Mobilitätsbeihilfe verwendeten Form zu nutzen.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Ziel ist es, die Anträge der Bediensteten auf den Pauschalbeitrag für den Pendelverkehr zur Arbeit mit nachhaltigen Verkehrsmitteln zu bearbeiten.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Rechtsgrundlage ist die Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten über interne Vorschriften für den Beitrag zur nachhaltigen Mobilität von Personal, das von zu Hause zum Arbeitsort reist.

Die Verarbeitung ist auf der Grundlage von Art. 5 Abs. 1 Buchst. a (Erfüllung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt) der Verordnung 2018/1725 erforderlich.

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Die Daten werden von der Direktion Verwaltung, Haushalt und Finanzen verarbeitet.

5. Wer wird Empfänger der Daten sein?

Empfänger sind die EO, der Generalsekretär (falls zutreffend), der Direktor für Verwaltung, der Anweisungsbefugte, die Mitarbeiter der Teams „Haushalt und Finanzen“ und „Prozess- und Dokumentenmanagement, Betriebskontinuität und Infrastruktur“, die für den Beitrag zuständig sind, sowie die Akkreditierungsdienste des EP für den Zugang zu Parkplätzen.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Die EO bewahrt die unter Nummer 1 genannten personenbezogenen Daten für die Dauer von sieben Jahren nach der letzten Zahlung des Pauschalbeitrags zu Prüfungszwecken auf.

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Elektronische Dokumente im Zusammenhang mit dem Verfahren werden auf einem Netzlaufwerk gespeichert, das von den Kollegen des Haushalts- und Finanzteams gemeinsam genutzt wird. Andere Mitarbeiter haben keinen Zugang.

Alle personenbezogenen Daten in elektronischer Form werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten und auf relevante Informationen darüber, wie die EO diese verwendet.

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Sie betreffender Daten zu verlangen. Sie können Identifikationsdaten jederzeit berichtigen. Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten durch die EO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht zu verlangen, dass die EO Ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt.

Die EO wird die Anträge so bald wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats beantworten.

9. An wen können Sie sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Datenschutzrechtliche Fragen zum Beitragsmanagement können Sie jederzeit an die EO unter folgender Adresse richten:

Europäischer Bürgerbeauftragter

1 Avenue du Président von Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Straßburg Cedex

EOinvoice@ombudsman.europa.eu

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des EO-Büros unter folgender Adresse wenden: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse einreichen: EDPS@edps.europa.eu