1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 05.12.2023

2. Referenznummer: 13/2020

Aktenzeichen Ares(2023)8688249 – 18.12.2023

3. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Straßburg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Zuständige Abteilung:

Direktion Verwaltung des Europäischen Bürgerbeauftragten – HR-Team

E-Mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Francesca PAVESI – Stellvertretende DSB: Herr Nicholas HERNANZ

E-Mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters: Entfällt

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen: Europäische Kommission

(1) das „PMO“, das der Systemeigentümer der Online-Anwendung „MIPS“ ist und von den Praktikanten der EO verwendet wird, um ihre Dienstreisen und genehmigten Reisen einzuführen und ihre Erstattung zu erhalten, und

(2) GD „DIGIT“, die das IT-Tool SYSPER verwaltet, das von der EO verwendet wird, um das Profil der eingestellten Praktikanten zu erstellen und ihre Rechte zu verwalten (Sicherheitsausweis, IKT-Rechte, Zeitmanagement)

E-Mail: DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu

7. Zweck(e) der Verarbeitung: Einstellung von Praktikanten im Einklang mit der jährlich veröffentlichten Praktikumsbekanntmachung und dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika vom 13.2.2023.

Rechtsgrundlage sind der Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika vom 13.2.2023 und die jährlich veröffentlichten einschlägigen Bekanntmachungen des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

- Kategorien betroffener Personen: Praktikanten, die im EO-Büro eingestellt werden.

- Kategorien personenbezogener Daten:

1. Daten des auf Recruiteo verarbeiteten Antragsformulars [1]: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Telefonnummer, E-Mail, Sprachen, Studium/Diplome, Berufserfahrung;

2. Personalausweis oder Reisepass;

3. Geburtsort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit bei der Geburt, zweite Staatsangehörigkeit; Familienstand und familiäre Situation;

4. Formulare für die Rechtsperson und die finanzielle Identifizierung (einschließlich ihrer Bankverbindung für den Erhalt ihres monatlichen Zuschusses);

5. Formular für den Antrag auf Erstattung der Reisekosten ^[2]; Ort der Einstellung; Ort der Entsendung (Straßburg oder Brüssel);

Daten über Dritte (z.B. Ehegatte oder Kinder der eingestellten Praktikanten), falls zutreffend, für die Berechnung der entsprechenden Zulagen und die Notwendigkeit, den Ehegatten und die Kinder gegen das Risiko von Krankheit und Unfall zu versichern ^[3];

7. Formular zur Erklärung von Interessenkonflikten;

8. Vertraulichkeitserklärung;

9. Praktikumsbescheinigung, ausgestellt vom Praktikumsbeauftragten am Ende des Praktikums.

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung:

Die Daten über die eingestellten Praktikanten werden nach Ablauf des Praktikums zwei Jahre lang in Papierform und in elektronischer Form gespeichert, mit Ausnahme der Daten über die Erstattung der Reisekosten, die sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

Der Praktikumsbeauftragte führt eine Liste der ehemaligen Praktikanten des EO-Büros, in der die Namen, Nachnamen, Kontaktdaten und Praktikumszeiten aufgeführt sind.

Die für die Ausstellung einer Praktikumsbescheinigung erforderlichen Daten (Vor- und Nachname, Kontaktdaten, Zeitpunkt des Praktikums, Referat und ausgeübte Aufgaben) werden 15 Jahre lang aufbewahrt. Die Daten werden danach gelöscht.

10. Empfänger der Daten:

Für die Kategorie der personenbezogenen Daten (1) oben (Daten in Recruiteo):

Der EO, der Generalsekretär (falls zutreffend), der Direktor für Verwaltung, der Praktikantenbeauftragte, der Leiter des Referats Personal, der Leiter des Referats, in dem der eingestellte Praktikant eingesetzt wird, und der/die Bedienstete des Haushalts- und Finanzteams, der/die mit Zahlungen befasst ist/sind (z. B.: monatliche Zuschüsse, Erstattung von Dienstreisen und Reisekosten).

Für die oben genannten Kategorien personenbezogener Daten (2) bis (6):

Der Direktor für Verwaltung, der Praktikantenbeauftragte, der Leiter des Referats Personal und der/die Bedienstete des Haushalts- und Finanzteams, der/die mit Zahlungen befasst ist/sind (z. B.: monatliche Zuschüsse, Erstattung von Dienstreisen und Reisekosten).

Für die oben genannten Kategorien personenbezogener Daten (7) bis (9):

Der EO, der Generalsekretär (falls zutreffend), der Direktor für Verwaltung, der Praktikantenbeauftragte, der Leiter des Referats Personal und der Referatsleiter, in dem der eingestellte Praktikant eingesetzt wird.

Die GD „DIGIT“ und das PMO der Europäischen Kommission erhalten als gemeinsam Verantwortliche auch personenbezogene Daten von eingestellten Praktikanten zur Erstattung und für IT/HR-Rechte.

Vorname und Nachname der eingestellten Praktikanten werden zusammen mit den Namen aller Bediensteten auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlicht.

In einigen Fällen werden mit ihrer Zustimmung die Namen und Kontaktdaten ehemaliger Praktikanten neu eingestellten Praktikanten mitgeteilt, wenn sie Fragen zu logistischen Aspekten haben (z. B. Umzug nach Brüssel oder Straßburg, Eröffnung eines Bankkontos usw.).

11. Werden personenbezogene Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen übermittelt?

Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen:

Daten, die im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren für Praktikanten in elektronischer Form erhoben und gespeichert werden, sind nur denjenigen EO-Bediensteten zugänglich, die an der entsprechenden Einstellung beteiligt sind, und zwar auf der Grundlage des Wissensbedarfs auf den EO-Servern. Dokumente in Papierform werden in verschlossenen Schränken im Büro des Praktikanten aufbewahrt. Die in SYSPER eingeführten Daten werden gemäß den Sicherheitsmaßnahmen aufbewahrt, die von der GD DIGIT entwickelt wurden, der sie gehören und die sie verwaltet.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können:

Die rekrutierten Auszubildenden können in SYSPER auf ihre eigenen Daten zugreifen und diese berichtigen. Sie können auch verlangen, Zugang zu ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber zu erhalten, wie der EO sie verwendet. Sie können auch die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger sie betreffender Daten verlangen. Sie können Identifikationsdaten jederzeit während des Verfahrens berichtigen.

Sie haben das Recht, der Verwendung ihrer Daten durch den EO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Voraussetzungen haben sie das Recht zu verlangen, dass der EO ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt.

Sie können jederzeit bei der Direktion Verwaltung – Personalteam – Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten per E-Mail anfordern: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Amtes unter dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu . wenden.

Wenn sie sich über den Umgang des Europäischen Bürgerbeauftragten mit ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können sie sich unter folgender Adresse an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) wenden: EDSB@edps.europa.eu

Datenschutzerklärung zum Einstellungsverfahren für Praktikanten im Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten

Aktenzeichen Ares(2023)8688249 – 18.12.2023

Diese Datenschutzerklärung erläutert den Grund für die Verarbeitung, die Art und Weise, wie der Europäische Bürgerbeauftragte alle bereitgestellten personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte die betroffenen Personen in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

Verantwortlicher ist der Europäische Bürgerbeauftragte. Der gemeinsame Verantwortliche ist die Europäische Kommission (i) die Generaldirektion „DIGIT“ (für die Nutzung von SYSPER) und (ii) das Zahlstellenamt (Paymaster Office, PMO), das der Systemeigentümer der Online-Anwendung „MIPS“ ist und von den Praktikanten der EO verwendet wird, um ihre Dienstreisen und genehmigten Reisen einzuführen und die Erstattung zu erhalten.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Praktikanten einzustellen, die mit dem Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten zusammenarbeiten. Zu den Daten, die wir von Ihnen erheben, gehören Ihr Vor- und Nachname, Ihr Geburtsdatum, Kontaktdaten, Lebensläufe sowie Identitäts- und Finanzdaten, die aus HR-Gründen benötigt werden. Darüber hinaus können wir aus Versicherungsgründen personenbezogene Daten von Dritten wie Ihrem Ehepartner oder Ihren Kindern erheben.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Ziel ist es, Praktikanten gemäß der jährlich veröffentlichten Praktikumsbekanntmachung und dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika vom 13.2.2023 einzustellen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Identität zu überprüfen, Ihre finanziellen Rechte festzustellen und Ihre Badges auszustellen.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Rechtsgrundlage sind der Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika vom 13. Februar 202 3 und die entsprechenden Aufforderungen zur Einreichung von Bewerbungen für Praktika, die jedes Jahr auf der Website „Karriere“ veröffentlicht werden.

Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725).

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Die Daten werden von den HR-, Budget- und Finance-Teams verarbeitet.

5. Wer sind die Empfänger der Daten?

Je nach Bedarf und gegebenenfalls dem EO, dem Generalsekretär, dem Direktor für Verwaltung, dem Praktikantenbeauftragten, dem Leiter des Referats Personal, dem Referatsleiter, in dem der eingestellte Praktikant eingesetzt wird, und dem/den Bediensteten des Haushalts- und Finanzteams, die mit Zahlungen befasst sind, können einige (oder alle) Ihrer personenbezogenen Daten erhalten und verarbeitet werden.

Die Europäische Kommission verarbeitet als gemeinsam Verantwortliche auch einige Ihrer Daten, um bestimmte Kosten zu erstatten oder Ihre Rechte zu verwalten.

Wir veröffentlichen Ihren Vor- und Nachnamen auf unserer Website.

In einigen Fällen und nur mit Ihrer Zustimmung werden die Namen und Kontaktdaten ehemaliger Praktikanten neu eingestellten Praktikanten mitgeteilt, wenn sie Fragen zu logistischen Aspekten des Praktikums haben.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Wir speichern personenbezogene Daten über die eingestellten Praktikanten zwei Jahre nach Ende des Praktikums in Papierform und in elektronischer Form, mit Ausnahme der Daten über die Erstattung von Reisekosten, die sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

Für die Ausstellung einer Praktikumsbescheinigung bewahren wir Ihren Vor- und Nachnamen, Ihr Praktikumsdatum, Ihre Einheit und Ihre ausgeübten Aufgaben für einen Zeitraum von 15 Jahren auf. Die Daten werden danach gelöscht.

7. Wie schützen wir die Daten der betroffenen Person?

Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten, die während des Einstellungsverfahrens erhoben werden, nur denjenigen EO-Mitarbeitern zugänglich sind, die an der entsprechenden Einstellung beteiligt sind, und zwar auf der Grundlage des Wissensbedarfs. Ihre Daten werden sicher auf den EO-Servern gespeichert.

Dokumente in Papierform werden in verschlossenen Schränken aufbewahrt.

Die in SYSPER eingeführten Daten werden gemäß den Sicherheitsmaßnahmen aufbewahrt, die von der GD DIGIT entwickelt wurden, der sie gehören und die sie verwaltet.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber, wie der EO sie verwendet. In SYSPER können Sie auf Ihre eigenen Daten zugreifen und diese berichtigen.

Sie haben auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Sie betreffender Daten zu verlangen. Sie können Identifikationsdaten jederzeit während des Verfahrens berichtigen. Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten durch den EO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht zu verlangen, dass der EO Ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt.

Wir werden Ihre Anfragen so schnell wie möglich und spätestens innerhalb eines Monats beantworten.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Sie können Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren für Praktikanten beim Amt für Veröffentlichungen jederzeit an den Amt für Veröffentlichungen unter folgender Adresse richten:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

Europäischer Bürgerbeauftragter

1 Avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Straßburg Cedex

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Amtes für geistiges Eigentum unter folgender Adresse wenden:

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse einreichen: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] IT-Tool, das von der EO für das Auswahlverfahren für Praktikanten verwendet wird.

[2] Siehe Artikel 11 B. des Beschlusses des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika vom 13.2.2023.

[3] Siehe Artikel 13 des Beschlusses des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika vom 13.2.2023.