Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 2, stk. 10, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand [1]

Baggrunden for klagen

1. Den 18. januar 2023 gennemgik klageren, der er ansat som tjenestemand i Europa-Kommissionen, en jobsamtale med henblik på en stilling i Kommissionens Generaldirektorat for Miljø. Den 20. marts 2023 modtog klageren et telefonopkald fra et medlem af udvælgelsespanelet, som meddelte hende, at udvælgelsesproceduren var afsluttet, og at hun ikke var blevet udvalgt til stillingen.

2. Den 30. marts 2023 skrev klageren til Kommissionen og anmodede om en detaljeret begrundelse for det panel, der ikke valgte hende, samt fremlæggelse af "evalueringsskemaet".

3. Den 3. april 2023 svarede Kommissionen og nægtede at offentliggøre evalueringsskemaet med den begrundelse, at det var et hemmeligt arbejdsdokument fra panelet. Den nægtede også at give en begrundelse for ikke at vælge klageren skriftligt, da klageren allerede havde modtaget mundtlig feedback.

4. Den 5. juni 2023 indgav klageren en klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i EU's personalevedtægt. Hun anfægtede Kommissionens manglende skriftlige begrundelse som krævet i henhold til EU-personalevedtægtens artikel 25 og anmodede om forsikringer om, at ansættelsesprocessen var blevet gennemført i overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik.

5. Den 14. juni 2023 modtog klageren et foreløbigt svar fra Kommissionen, hvori han anerkendte klagen og lovede et svar inden for fire måneder. Da klageren ikke modtog svar på sin klage inden for fristen, henvendte hun sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsen

6. Den 3. november 2023 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af Kommissionens manglende svar på klagen i henhold til artikel 90, stk. 2. Mens undersøgelsen var i gang, svarede Kommissionen klageren den 20. november 2023. I replikken behandlede den ikke klagens realitet, men henviste i stedet til bestemmelsen i vedtægtens artikel 90, stk. 2, hvorefter manglende svar skal betragtes som en stiltiende afgørelse om afslag.

7. Ombudsmanden besluttede derfor at fortsætte undersøgelsen af denne klage for at vurdere, om der forelå proceduremæssige uregelmæssigheder eller et åbenbart urigtigt skøn.

8. I løbet af undersøgelsen undersøgte Ombudsmandens undersøgelseshold Kommissionens sagsakter i denne sag. Kommissionen har ikke afgivet et officielt skriftligt svar på klagen, men blot anført bemærkninger til klagen i henhold til artikel 90, stk. 2, som den har erklæret fortrolig. 

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Klageren anførte, at hun ikke var tilfreds med den begrundelse, som medlemmet af udvælgelsespanelet havde givet mundtligt for ikke at være blevet udvalgt. Hun gjorde gældende, at den manglende skriftlige evaluering af hendes præstationer i interviewet eller evalueringsskemaet rejste tvivl om beslutningsprocessens upartiskhed og objektivitet.

10. Kommissionen anførte, at den havde meddelt resultatet af udvælgelsesproceduren skriftligt til klageren og hævdede, at den havde givet "omfattende feedback" mundtligt. Den fremførte, at evalueringsskemaet er et "arbejdsdokument, der ikke behøver at blive kommunikeret".  

Ombudsmandens vurdering

11. Selv om manglende svar på en klage i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 90, stk. 2, inden for den fastsatte frist betragtes som en implicit afvisning af klagen, er det Ombudsmandens faste opfattelse, at det er god administrativ praksis at give et fyldestgørende svar på sådanne klager.

12. Ombudsmanden mener endvidere, at muligheden for en implicit afvisning i artikel 90, stk. 2, ikke blev skabt af hensyn til en administration, der ikke ønskede at svare en klager, men snarere for at sikre klagerens ret til at indbringe sagen for en domstol. Ombudsmanden opfordrer derfor Kommissionen til at genoverveje sin tilgang og altid give et begrundet svar inden for de frister, der er fastsat i personalevedtægtens artikel 90, stk. 2. Ombudsmanden kan beslutte at vende tilbage til dette spørgsmål, når tiden er inde.

13. Efter inspektionen fastslog Ombudsmanden, at der ikke er bevis for en åbenbar fejl i den måde, hvorpå ansættelsen blev gennemført, herunder udvælgelsespanelets vurdering af klagerens resultater under samtalen.

14. Kommissionen har imidlertid ikke fremlagt overbevisende argumenter for, hvorfor klageren ikke efter anmodning modtog hendes evalueringsskema og skriftlige begrundelser for, hvorfor hun ikke blev udvalgt, som krævet i personalevedtægtens artikel 25.

15. Det er vanskeligt at acceptere Kommissionens påstand om, at evalueringsskemaet er et arbejdsdokument, der ikke bør offentliggøres. I dette tilfælde har evalueringsskemaet form af en indplacering ved siden af kriterierne og en beskrivende vurdering af de interviewede ansøgeres kvalifikationer. Evalueringsskemaet indeholder kun oplysninger om klagerens resultater. den indeholder ikke en sammenlignende vurdering med de andre ansøgere, og den indeholder heller ingen oplysninger om de andre ansøgere. Der ville således ikke blive afsløret nogen fortrolige oplysninger, hvis de blev videregivet til klageren. Desuden indeholder evalueringsskemaet ingen oplysninger om de individuelle holdninger, som medlemmerne af udvælgelsespanelet har indtaget.

16. Selv om udvælgelsespanelets drøftelser skal holdes hemmelige [2], er resultatet af disse drøftelser ikke universelt omfattet af denne forpligtelse. Som Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) har fastsat i sine retningslinjer for behandling af ansøgninger i forbindelse med ansættelse af personale ^[3], er bestemmelserne om tavshedspligt i forbindelse med panelets arbejde derfor ikke til hinder for at offentliggøre de kriterier, som panelet har lagt til grund for bedømmelsen af ansøgerne, samt de konkrete detaljerede pointtal eller bemærkninger, som en bestemt ansøger har modtaget med hensyn til hvert kriterium. Det er beklageligt, at Kommissionen tilsyneladende ikke har taget hensyn til disse principper.

17. Kommissionens beslutning om ikke at dele en skriftlig evaluering af klagerens resultater under samtalen, navnlig ved at fremlægge hendes evalueringsskema, har undergravet kandidatens tillid til ansættelsesprocessens upartiskhed. Dette kunne f.eks. have været undgået ved at følge EDPS' retningslinjer. Dette blev forværret, da klageren ikke modtog noget væsentligt svar på sin klage i henhold til tjenestemandsvedtægtens artikel 90, stk. 2.

Forslaget til en løsning

På grundlag af ovenstående resultater foreslår Ombudsmanden, at Europa-Kommissionen forelægger klageren evalueringsskemaet vedrørende hendes resultater under samtalen og straks gør dette.

Europa-Kommissionen opfordres til senest den 7. august 2024 at underrette Ombudsmanden om eventuelle foranstaltninger, den har truffet i forbindelse med ovennævnte løsningsforslag.

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 16. maj 2024

[1] Findes på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC

[2] I overensstemmelse med artikel 6 i bilag III til vedtægten.

[3] https://edps.europa.eu/sites/default/files/publication/08-10-10_guidelines_staff_recruitment_en.pdf