Klageren arbejdede som ekspert for en ekstern EU-kontrahent på et EU-finansieret projekt i Tanzania, der forvaltes af Den Europæiske Unions delegation i Tanzania og Det Østafrikanske Fællesskab. Klageren hævdede, at kontrahenten overtrådte tanzanisk lovgivning ved ikke at lade sig registrere i Tanzania, hvilket forhindrede ham i at opnå en gyldig arbejdstilladelse. Kontrahenten underrettede efterfølgende klageren om sin beslutning om at opsige hans kontrakt under hensyntagen til de betænkeligheder ved klagerens arbejde, som EU-delegationen havde givet udtryk for.

Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagerens bekymringer over, hvordan delegationen håndterede begge spørgsmål. I denne forbindelse henviste Ombudsmanden til, at hun konsekvent var af den opfattelse, at når EU-institutionerne søger udskiftning af eksperter, der arbejder med EU-projekter, bør disse personer høres, inden de udskiftes. Selv om Kommissionen hævdede, at den ikke anmodede om ekspertens erstatning, fandt Ombudsmanden, at Kommissionen havde været involveret i erstatningsafgørelsen. Ombudsmanden fandt således, at Kommissionen ikke sikrede, at klagerens ret til at blive hørt blev respekteret, inden han blev erstattet, hvilket udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.  Hun fremsatte et forslag til forbedringer med henblik på at forhindre, at problemet opstår i fremtiden. 

Ombudsmanden fandt desuden, at eftersom klagerens kontrakt var blevet opsagt, var det ikke berettiget at foretage yderligere undersøgelser af spørgsmålet om arbejdstilladelse. Hun fremsatte ikke desto mindre et forslag til forbedring til Kommissionen og opfordrede den til at kontrollere sagen, da den kan påvirke andre eksperter, der arbejder med EU-projektet. 

 

EU-agenturerne spiller en central rolle ved at gennemføre EU's politikker og yde teknisk, videnskabelig og juridisk ekspertise på tværs af nøglesektorer. Enhver opfattelse af, at deres offentligt ansatte forfølger private interesser, der er i strid med deres pligter, kan underminere offentlighedens tillid til deres arbejde. Den Europæiske Ombudsmand har konsekvent fremhævet risiciene ved "svingdørsfænomenet", hvor personalet overgår til eksterne roller, navnlig i den private sektor. Selv et lille antal højt profilerede sager kan udløse offentlig uro og skade på omdømmet, som det fremgår af de seneste undersøgelser.

Samtidig skal EU-administrationen tiltrække kvalificerede fagfolk til at håndtere prioriteter såsom bæredygtighed, digitalisering og sikkerhed. Foranstaltninger såsom afkølingsperioder og jobrestriktioner kan påvirke karrierefleksibiliteten, navnlig på områder som jura, finans eller teknologi.

På denne baggrund undersøgte denne undersøgelse ud fra et systemisk synspunkt, hvordan EU-agenturer håndterer svingdørssager. Målet var at identificere god praksis og mulige mangler i de eksisterende politikker og praksis. Med henblik herpå foretog Ombudsmanden en detaljeret gennemgang af de politikker, som 15 EU-agenturer havde indført, og inspicerede 54 sager om individuelle sager, der blev behandlet af ni EU-agenturer. Ombudsmandens undersøgelseshold mødtes med repræsentanter for fem EU-agenturer for at afklare udestående spørgsmål.

Næsten alle de EU-agenturer, der indsendte dokumentation til Ombudsmanden, sagde, at de havde vedtaget Europa-Kommissionens tilgang til gennemførelsen af de retlige forpligtelser for personale, der overgår til roller i den private sektor, uanset om det er ved afrejse eller under orlov uden løn. Ombudsmanden fandt imidlertid, at nogle EU-agenturer har mere detaljeret og omfattende vejledning om gennemførelsen af disse retlige forpligtelser end andre. De forskelle, som Ombudsmanden konstaterede, vedrører, hvordan agenturerne håndterer forsinkede eller ufuldstændige anmeldelser af aktiviteter efter tjenesten, hvordan agenturerne vurderer sådanne anmeldelser, arten af de pålagte afbødende foranstaltninger, gennemsigtigheden af afgørelser om anmeldte aktiviteter efter tjenesten, og hvordan eventuelle forpligtelser som følge heraf overvåges, samt hvordan agenturerne uddanner personalet i deres etiske forpligtelser.

Ombudsmanden fandt endvidere, at reglerne og politikkerne for ikke-ansattes aktiviteter efter mandatets ophør, dvs. medlemmerne af agenturernes bestyrelser eller tilsynsråd, er meget forskellige. De fleste agenturers bestyrelsesmedlemmer udpeges af nationale myndigheder og repræsenterer deres respektive medlemsstater, hvilket betyder, at de fortsat er underlagt nationale etiske regler, som varierer fra medlemsstat til medlemsstat. For at imødegå potentielle interessekonflikter og skader på omdømmet som følge af svingdørsbevægelser har kun nogle få af de styrende organer fra de EU-agenturer, der undersøges i denne undersøgelse, vedtaget politikker, der regulerer (tidligere) bestyrelsesmedlemmers aktiviteter efter mandatets udløb.

For at bistå EU-agenturerne med yderligere at styrke deres regler om svingdørsbevægelser fastlagde Ombudsmanden en række retningslinjer for god praksis:

• En stærk integritetsramme begynder med forebyggelse: Det er afgørende at udstyre personale og bestyrelsesmedlemmer med klar vejledning, regelmæssig uddannelse og løbende oplysningsinitiativer for at sikre fuld forståelse af etiske forpligtelser.
• Dette styrkes af robuste standardprocedurer for håndtering af svingdørssituationer, som giver en klar, trinvis tilgang til meddelelser, vurderinger og overholdelse.
• Der skal på forhånd fastsættes gennemsigtige kriterier for begrænsning af posttjeneste- eller postmandatroller, således at enkeltpersoner er fuldt bevidste om begrænsninger, inden de tilmelder sig.
• Når der signaleres et skift til den private sektor, bør agenturerne handle hurtigt – ved at foretage grundige risikovurderinger, identificere potentielle interessekonflikter og træffe øjeblikkelige forebyggende foranstaltninger såsom tilbagekaldelse af adgangsrettigheder eller omfordeling af ansvar, hvor det er nødvendigt.
• Beslutningsprocessen bør være retfærdig, gennemsigtig og veldokumenteret og give enkeltpersoner mulighed for at fremsætte bemærkninger til foreslåede begrænsninger, samtidig med at det sikres, at risiciene styres effektivt gennem forholdsmæssige foranstaltninger såsom afkølingsperioder, forbud mod lobbyvirksomhed eller, hvor det er nødvendigt, direkte forbud.
• Rettidige begrundede afgørelser skal klart beskrive klageadgangen.
• Ud over en grundig beslutningstagning afhænger ansvarligheden af en stærk håndhævelse. Dette omfatter offentliggørelse af resuméer af godkendte aktiviteter, aktiv overvågning af overholdelsen af pålagte betingelser og opretholdelse af fortrolighedsforpligtelser.
• Hvis der er mistanke om overtrædelser, skal agenturerne reagere hurtigt - fastslå kendsgerningerne og forfølge disciplinære foranstaltninger i alvorlige tilfælde - for at opretholde tilliden og beskytte den institutionelle integritet.

Ombudsmanden konkluderer, at EU-agenturerne kan lære meget af hinandens praksis. Ombudsmanden agter at anvende disse retningslinjer for god praksis på sager, som hun vil blive gjort opmærksom på i fremtiden.