The complainant, an NGO, sought public access to documents concerning a contract on the assessment of the EU’s role and intervention in the reform of the child protection system in Romania and the “lessons learnt”. The Commission identified three documents as falling within the scope of the complainant’s public access request and granted partial access to all three documents. The complainant considered that the Commission did not identify all relevant documents. In particular, the complainant argued that the Commission failed to identify the final report, which the complainant was in possession of, and which was also referenced in a published book.

The Ombudsman opened an inquiry into the Commission’s alleged failure to identify all relevant documents and asked the Commission to provide additional explanations as to why the final report had not been identified. In its reply to the Ombudsman, the Commission shared its understanding that the final report had been destroyed in line with its Common Retention List that states that files concerning the EU’s funding activities have a retention period of ten years.

The Ombudsman found the additional explanations that the Commission provided reasonable and, noting that it had taken the Commission almost a year to issue the confirmatory decision, closed the case finding that no further inquiries are justified. However, she suggested that the Commission provide such explanations in its replies to public access requests at an early stage rather than limiting its replies to explaining where it searched.

Sagen vedrørte Europa-Kommissionens afslag på at give delvis eller bredere aktindsigt i to dokumenter vedrørende et projekt finansieret i partnerskab med UNICEF. Kommissionen støttede sit afslag på aktindsigt på fem undtagelser, der er fastsat i EU-lovgivningen om aktindsigt, nemlig behovet for at beskytte offentlighedens interesser med hensyn til internationale forbindelser og Unionens eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik samt beskyttelsen af dens beslutningsproces, tredjemands forretningsmæssige interesser og fysiske personers privatliv og integritet, herunder deres personoplysninger.

På grundlag af undersøgelsen af de omtvistede dokumenter var Ombudsmanden ikke overbevist af Kommissionens argumenter om, at en delvis eller bredere udbredelse (alvorligt) ville være til skade for beskyttelsen af de påberåbte interesser. Ombudsmanden fremsatte et forslag til en løsning, hvori Kommissionen blev anmodet om at tage sin holdning til anmodningen op til fornyet overvejelse med henblik på at give den størst mulige aktindsigt i de omtvistede dokumenter. Hun mindede også Kommissionen om dens forpligtelse til at træffe beslutninger inden for en rimelig frist og begrunde sine beslutninger.

Kommissionen accepterede Ombudsmandens forslag til en løsning og gav klageren delvis og bredere adgang til dokumenterne. Ombudsmanden glædede sig over Kommissionens positive svar på hendes forslag til en løsning, som afgjorde klagen.