Sagen vedrørte Det Europæiske Personaleudvælgelseskontors (»EPSO«) praksis med ikke at tillade ansøgere at ansøge om mere end én sideløbende udvælgelsesprøve for EU-tjenestemænd, selv om de opfyldte kriterierne. EPSO afviste at give klageren tilladelse til at ansøge i forbindelse med to samtidige udvælgelsesprøver med henblik på ansættelse af oversættere til EU-institutionerne og undlod på overbevisende måde at forklare årsagerne til anvendelsen af denne praksis.

Ombudsmanden fandt, at denne praksis kunne hindre ansættelsen af de mest kvalificerede personer, og at EPSO derfor burde være i stand til at give en overbevisende begrundelse for, hvorfor det har denne praksis. Ombudsmanden fandt, at EPSO's undladelse af at give klageren en sådan begrundelse udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Hun fandt også, at enhver videreførelse af denne praksis i mangel af en solid begrundelse nødvendigvis også ville udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden anbefalede derfor EPSO, at det straks tog sin politik vedrørende denne praksis op til fornyet overvejelse.

Som svar herpå nedsatte EPSO en intern refleksionsgruppe, der skulle foretage en detaljeret konsekvensanalyse af eventuelle politikændringer på dette område. Vurderingen vil blive forelagt EPSO's bestyrelse senest i december 2018. Bestyrelsen skal træffe den endelige afgørelse. Da EPSO følger hendes henstilling, har Ombudsmanden besluttet at afslutte sagen.

Sagen vedrørte vurderingen af prøvetiden for en midlertidigt ansat ved Det Europæiske Asylstøttekontor (EASO). Klageren, som blev afskediget ved prøvetidens udløb, hævdede, at der var en række proceduremæssige mangler i hendes vurdering. Desuden besvarede EASO ikke hendes klager i henhold til EU's personalevedtægt.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og anmodede EASO om at besvare klagerne. Hun fandt, at EASO havde taget de nødvendige skridt til at sikre en upartisk vurdering af klagerens prøvetid og havde respekteret klagerens ret til at blive hørt, inden der blev truffet endelig afgørelse om hendes videre ansættelse. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen.

EU-tjenestemænd skal dokumentere, at de er i stand til at arbejde på et tredje sprog, inden de forfremmes første gang. Da klageren, der arbejder i et EU-agentur, ikke bestod en sprogfærdighedsprøve på sit tredje sprog, bad han EPSO om at give ham en begrundelse for den relativt lave karakter i den skriftlige prøve i eksamen og også informere ham om mulige revisionsmekanismer. Efter hans opfattelse forekom EPSO’s forklaringer vedrørende hans lønklasse inkonsekvente, mens EPSO’s oprindelige svar vedrørende mulighederne for fornyet gennemgang var ukorrekt. Efter klagerens insisteren indvilligede EPSO i at revurdere sin skriftlige prøve. Den anden evaluator bekræftede den oprindelige karakter.

Ombudsmanden undersøgte sagen. Hun undersøgte klagerens test samt de to evaluatorers vurderinger. Ombudsmanden fandt ingen åbenbare fejl eller tegn på partiskhed i vurderingen af klagerens skriftlige prøve. Med hensyn til de fejlagtige oplysninger om revisionsmulighederne erkendte EPSO sin fejl og undskyldte over for klageren. Ombudsmanden fandt ikke, at der var behov for yderligere undersøgelser, og afsluttede sagen. Hun fremsatte imidlertid et forslag til forbedring af de oplysninger, der gives til deltagerne i sprogfærdighedsprøver om proceduren og deres ret til prøvelse/klage.

Sagen vedrørte ECDC’s beslutning om at opsige en midlertidigt ansats kontrakt ved prøvetidens udløb.

Ombudsmanden foretog en undersøgelse af sagen og fandt generelt, at ECDC's forklaringer om dets beslutning om ikke at fastholde klageren i beskæftigelse ved prøvetidens udløb var rimelige.

Ombudsmanden fandt imidlertid, at ECDC ikke i god tid havde gjort det klart for klageren, a) at de problemer, der blev identificeret i evalueringsdialogen for nytilkomne, var så alvorlige, at det var berettiget at opsige klagerens kontrakt, b) de områder, hvor han havde behov for at forbedre sig, gennem en specifik og klar handlingsplan. Undladelsen heraf udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden mener desuden, at det under omstændigheder, hvor et EU-organ ikke har tilstrækkelig tid til at foretage en korrekt vurdering af en midlertidigt ansats arbejde, eller hvor den midlertidigt ansatte ikke har haft tilstrækkelig mulighed for at rette op på mangler i sin præstation, vil være god forvaltningsskik at undersøge, om der foreligger "ekstraordinære omstændigheder", der berettiger forlængelsen af prøvetiden. Da der ikke er noget bevis i sagen for, at ECDC seriøst undersøgte muligheden for at forlænge klagerens prøvetid, fremsatte Ombudsmanden et tilsvarende forslag til forbedringer for fremtiden. Endelig mener Ombudsmanden, eftersom det er god forvaltningsskik at undskylde for enhver dårlig praksis, at ECDC bør anerkende sine fejl i behandlingen af denne sag og undskylde over for klageren for disse fejl.

Sagen vedrørte Kommissionens beslutning om at ændre sit oprindelige forslag om overførsel af klagerens pensionsrettigheder, der er optjent i Det Forenede Kongeriges pensionsordning, til EU's pensionsordning.

Kommissionen hævdede, at den var nødt til at ændre sit oprindelige forslag, da det var baseret på almindelige gennemførelsesbestemmelser, som allerede var forældede på det tidspunkt, hvor forslaget blev fremsat. Kommissionens reviderede forslag, som var mindre gunstigt for klageren, var baseret på de reviderede almindelige gennemførelsesbestemmelser, der faktisk var gældende på datoen for det oprindelige forslag. Klageren argumenterede for, at Kommissionen skulle opfylde sit første forslag, som han allerede havde accepteret.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fandt, at Retten havde fastslået, at Kommissionen ikke var retligt forpligtet til at fremsætte forslag om overførsel af pensionsrettigheder, der er erhvervet uden for Unionens pensionsordning, og at en faktisk fastsættelse af værdien af sådanne overførte pensionsrettigheder faktisk først kunne foretages, efter at overførslen var foretaget. Dette var faktisk en praksis, som Kommissionen havde indført for blot at informere sine tjenestemænd bedre om, hvad de kunne forvente, når de rent faktisk besluttede at anmode om overførsel af deres pensionsrettigheder til EU's pensionsordning.

Ombudsmanden afsluttede derfor klagen med en konklusion om, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

Sagen vedrørte OLAF's handlinger efter modtagelsen af en whistleblowingrapport, der forbinder Den Europæiske Luftfartssikkerhedsmyndighed (EASA) med den påståede manipulation af en luftfartssikkerhedsinspektionsrapport. Efter en foreløbig vurdering var Ombudsmanden bekymret over, hvad der syntes at være OLAF's beslutning om at henlægge sagen og henvise sagen til EASA på trods af, at whistlebloweren bevidst havde valgt at foretage sin indberetning til OLAF i stedet for til EASA. Ombudsmanden var foreløbig af den opfattelse, at en sådan afgørelse kunne have en negativ indvirkning på effektiviteten af bestemmelserne om whistleblowing generelt. Hun besluttede derfor at undersøge sagen.

Efter en inspektion af OLAF's sagsakter fandt Ombudsmanden, at OLAF på passende vis havde overvejet, om der skulle indledes en undersøgelse. Det viste sig også, at OLAF faktisk ikke havde afsluttet sagen, men havde anmodet EASA om at undersøge sagen og rapportere tilbage om resultaterne af sin undersøgelse. OLAF havde desuden forbeholdt sig ret til at indlede en formel undersøgelse på et senere tidspunkt. På denne baggrund fandt Ombudsmanden, at OLAF havde behandlet klagerens whistleblowingrapport korrekt. Ombudsmanden bemærkede, at OLAF burde have informeret klageren mere udtrykkeligt om, at dets henvisning af sagen til EASA ikke betød, at OLAF ikke ville træffe yderligere foranstaltninger i sagen. Hun fremsatte en yderligere bemærkning i denne henseende.

Sagen vedrørte klagerens afskedigelse som ansat ved en EU-politimission og hans efterfølgende anmodning om aktindsigt i dokumenterne i hans personlige aktmappe.

Ombudsmanden undersøgte sagen og fandt, at klagerens afskedigelse var lovlig. Hun fandt imidlertid også, at missionen burde have ventet på afslutningen af den interne undersøgelsesproces, som faktisk behandlede klagerens situation, før den afskedigede klageren. Ombudsmanden fandt det derfor hensigtsmæssigt at anmode Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) om i et forslag til løsning at tilbyde klageren en ex gratia-betaling i erkendelse af de fejl, som missionen havde begået. EU-Udenrigstjenesten accepterede forslaget og tilbød at foretage en ex gratia-betaling på 2000 EUR. Klageren accepterede ikke tilbuddet. Ombudsmanden fandt, at det beløb, som EU-Udenrigstjenesten tilbød, var passende, og at der derfor ikke var grund til yderligere undersøgelser af dette aspekt af sagen.

Med hensyn til klagerens aktindsigt fandt Ombudsmanden, at der ikke havde været fejl eller forsømmelser fra EU-Udenrigstjenestens side.

Siden den 1. januar 2014 har EU-institutionerne været forpligtet til at indføre interne regler for whistleblowing, der omfatter beskyttelse af whistleblowere, formidling af oplysninger til dem og proceduren for behandling af klager fra whistleblowere vedrørende den måde, de blev behandlet på. For at sikre, at EU-administrationen gør alt, hvad der står i dens magt, for at tilskynde personer, der bliver opmærksomme på alvorlige forseelser eller forseelser, til at udtale sig, indledte Ombudsmanden en undersøgelse på eget initiativ rettet til Europa-Parlamentet, Europa-Kommissionen, Rådet for Den Europæiske Union, Den Europæiske Unions Domstol, Den Europæiske Revisionsret, Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.

Ombudsmanden er skuffet over at høre fra sine undersøgelser, at kun to af de pågældende ni institutioner hidtil har vedtaget regler af den art, der kræves. Institutionernes svar viser, at der skal gøres meget mere for at vise offentligheden og potentielle whistleblowere, at EU-institutionerne hilser whistleblowing velkommen og tilskynder whistleblowere til at gå videre, at whistleblowere vil blive beskyttet mod negative foranstaltninger fra den institution, som de arbejder for, og at deres indberetning vil føre til en ordentlig undersøgelse. Ombudsmanden afslutter derfor sagen med retningslinjer for yderligere forbedringer og tilskynder institutionerne til at søge at afslutte deres drøftelser på interinstitutionelt plan så hurtigt som muligt og i denne proces at trække på eksemplet med Ombudsmandens egne interne regler om whistleblowing. Ombudsmanden roser også Kommissionen og Revisionsretten for deres hidtidige fremskridt på dette område.

Klagen blev indgivet af en ikkestatslig organisation og vedrører EFSA's håndtering af en potentiel interessekonflikt som følge af en situation, der benævnes "svingdørssituationer".

Ombudsmanden indledte en undersøgelse af påstanden om, at EFSA ikke i tilstrækkelig grad havde behandlet spørgsmålet om en potentiel interessekonflikt i forbindelse med en tidligere medarbejders flytning til den private sektor og relaterede krav.

Efter sin undersøgelse af klagen sendte Ombudsmanden tre udkast til henstillinger til EFSA. EFSA anførte i sin udførlige udtalelse, at den havde efterlevet Ombudsmandens udkast til henstillinger.

Ombudsmanden fastslog i sin afgørelse om afslutning af sagen, at:

i) EFSA har truffet foranstaltninger til at styrke sine regler og procedurer med hensyn til forhandlinger ved at betjene medarbejdere vedrørende fremtidige job af "svingdørstypen" og kræve, at tjenstgørende medarbejdere offentliggør dem rettidigt. Da EFSA imidlertid uretmæssigt begrænsede omfanget af, hvad der kunne udgøre en mulig interessekonflikt under sådanne omstændigheder, konkluderede Ombudsmanden, at EFSA kun delvist accepterede Ombudsmandens første udkast til henstilling.

ii) EFSA har ikke behørigt anerkendt, at den ikke overholdt de relevante procedureregler, og har ikke foretaget en tilstrækkelig grundig vurdering af den potentielle interessekonflikt, der er opstået i den foreliggende sag, og har følgelig ikke gennemført Ombudsmandens andet udkast til henstilling.

iii) EFSA har truffet foranstaltninger til at sikre, at den, hvis et lignende tilfælde opstår i fremtiden, a) får tilstrækkelige oplysninger, herunder som minimum en behørig redegørelse for de opgaver, der er udført i EFSA, en præcis beskrivelse af den foreslåede nye beskæftigelse og oplysninger om mulige forbindelser mellem den nye og den tidligere beskæftigelse, b) foretager en vurdering, der er så grundig som muligt, og c) registrerer resultaterne af sin vurdering korrekt. EFSA accepterede og gennemførte derfor Ombudsmandens tredje udkast til henstilling.

For at forbedre gennemførelsen af det første udkast til henstilling fremsatte Ombudsmanden yderligere fire bemærkninger, hvori EFSA blev anmodet om at overveje at foretage yderligere ændringer af sine procedurer og formularer.

I 2001 gav chefen for en EU-delegation tre lokalt ansatte tilladelse til at arbejde på deltid. I 2009 anmodede de tre berørte lokalt ansatte delegationschefen om en forlængelse af tilladelsen til at arbejde på deltid. Deres anmodning blev afvist. Undtagelsesvis blev der kun indrømmet en forlængelse indtil udgangen af 2010. I deres klage til Den Europæiske Ombudsmand hævdede de hovedsagelig, at Tjenesten for EU's Optræden Udadtil ("EU-Udenrigstjenesten") ikke gav overbevisende begrundelser for sin beslutning om at nægte dem tilladelse til at arbejde på deltid.

Ombudsmandens undersøgelse blev oprindeligt indledt mod Europa-Kommissionen. Efter en kompetenceoverførsel blev Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) pr. 1. januar 2011 det kompetente organ til at håndtere alle afgørelser vedrørende personale i EU-delegationerne. EU-Udenrigstjenesten erstattede således Kommissionen med henblik på denne undersøgelse.

I sin udtalelse forklarede EU-Udenrigstjenesten, at den ikke kunne udvide den tilladelse, den havde givet de tre lokalt ansatte, til at arbejde på deltid af følgende grunde: i) lokal lovgivning ikke indeholder en almindelig praksis for tildeling af deltidsarbejde, og der findes" ingen bindende bestemmelser" i denne henseende; ii) EU's særlige regler vedrørende lokalt ansatte indeholder ingen bestemmelser om tildeling af deltidsarbejde; og iii) der ikke er nogen "interesse i tjenesten" , der tillader deltidsarbejde.

Ombudsmanden fandt det uberettiget, at EU-Udenrigstjenesten nægtede at forlænge tilladelsen til at arbejde på deltid for de tre lokalt ansatte. Efter hans opfattelse var deltidsarbejde i det mindste en fælles mulighed, der var tilladt i henhold til den lokale lovgivning. Selv om der ikke findes generelle "bindende bestemmelser" i den lokale lovgivning om, at deltidsarbejde skal være obligatorisk efter anmodning, kan parterne i arbejdsaftaler frit forhandle og tillade en sådan mulighed. Selv om de særlige EU-regler om lokalt ansatte ikke indeholder bestemmelser om deltidsarbejde, forbyder de imidlertid ikke, at der indgås en sådan aftale. Endelig mindede Ombudsmanden om Den Internationale Arbejdsorganisations relevante regler, som alle anerkender deltidsarbejde som en passende form for beskæftigelse for arbejdstagere med familiemæssige forpligtelser.

Ombudsmanden sendte i første omgang et forslag til en mindelig løsning til EU-Udenrigstjenesten og efterfølgende et udkast til henstilling. I forlængelse af sit udkast til henstilling forklarede EU-Udenrigstjenesten, hvorfor det var i tjenestens interesse at afvise klagernes anmodninger. Desuden meddelte EU-Udenrigstjenesten Ombudsmanden, at den havde genoptaget drøftelserne med Kommissionen om muligheden for at give tilladelser til deltidsarbejde til lokalt ansatte. Ombudsmanden accepterede denne forklaring og mente, at EU-Udenrigstjenesten har truffet passende foranstaltninger til at gennemføre sit udkast til henstilling. Han afsluttede derfor sagen.