Tilfældets titel: Hvordan EPSO vurderede en ansøgers erhvervserfaring i forbindelse med en udvælgelsesprocedure for sikkerhedsassistenter inden for driftssikkerhed (EPSO/AST/155/22)

Dato: Onsdag den 11. oktober 2023

Ordninger for fjerninspektion

Som aftalt på forhånd sendte EPSO de inspicerede dokumenter via krypteret e-mail til Ombudsmandens særlige mailboks.

De involverede parter

EPSO:

Leder af den juridiske sektor

Den Europæiske Ombudsmand:

- Tina Nilsson, chef for sagsbehandlerenheden

- Pablo González Pérez, undersøgelsesmedarbejder

Indledning og proceduremæssige oplysninger

Ombudsmandens primære interesse i at tilrettelægge inspektioner i forbindelse med undersøgelser af EPSO-ansøgernes bekymringer er at indhente oplysninger og forklaringer om det arbejde, som udvælgelseskomitéerne har udført, for at udelukke enhver åbenbar fejlvurdering af ansøgernes ansøgninger og præstationer.

Formålet med inspektionen i denne sag var at indhente yderligere oplysninger fra EPSO om udvælgelsesproceduren for ansættelse af sikkerhedsassistenter inden for driftssikkerhed (EPSO/AST/155/22 [1]). Ombudsmanden anmodede navnlig om præciseringer af, hvordan udvælgelseskomitéen vurderede klagerens egnethed med henvisning til hans erhvervserfaring.

Inspektionen blev foretaget elektronisk, og Ombudsmandens undersøgelseshold anmodede EPSO om at fremlægge visse dokumenter vedrørende klagerens sagsakter.

Ombudsmandens undersøgelseshold meddelte EPSO, at Ombudsmanden i henhold til de gældende regler ikke ville videregive oplysninger eller dokumenter, som EPSO havde identificeret som fortrolige, hverken til klageren eller til nogen anden person uden for Ombudsmandens kontor, uden EPSO's forudgående samtykke ^[2].

Kontrollerede dokumenter 

EPSO fremsendte nedenstående dokumenter til Ombudsmandens undersøgelseshold. EPSO anmodede Ombudsmanden om at behandle alle dokumenter fortroligt. Dokumenterne omfattede:

• Kopi af et dokument med titlen "Berettigelseskriterier", som omfatter "formularen for adgangskriterier", hvor udvælgelseskomitéen på forhånd havde fastlagt de specifikke kriterier, der ville blive anvendt til at vurdere, om ansøgerne opfyldte adgangsbetingelserne (FORTROLIGT)
• Kopi af klagerens "ansøgningsskema", hvori udvælgelseskomitéen vurderede klagerens opfyldelse af ansøgningskriterierne (CONFIDENTIAL)
• Kopi af udvælgelseskomitéens dokument med udvælgelseskomitéens vurdering af klagerens anmodning om fornyet behandling (CONFIDENTIAL).

Besigtigelse af dokumenter: resultater og foreløbige konklusioner

A. Indledende undersøgelsesresultater

Betingelserne for at komme i betragtning til udvælgelsesproceduren bestod i at opfylde uddannelseskravene (eksamensbeviser) og betingelserne for erhvervserfaring. Nærmere bestemt kræves der for en videregående uddannelse af mindst to års varighed, der er afsluttet med et eksamensbevis inden for politi, militær, efterretning og/eller sikkerhed, mindst tre års erhvervserfaring med direkte tilknytning til arbejdsopgaverne inden for operationel sikkerhed, jf. bilag I til meddelelsen om udvælgelsesprøven, og som er erhvervet inden for to eller flere af de områder, der er nævnt i punkt 3.3.1, litra c), i en sådan meddelelse.

Udvælgelseskomitéen havde på forhånd fastsat kriterier for vurdering af, om ansøgerne opfyldte adgangsbetingelserne. Med hensyn til erhvervserfaring var vurderingen baseret på relevansen og varigheden af erfaringen. Med hensyn til relevansen skulle arten af de opgaver, der var beskrevet i ansøgningsskemaet, være direkte forbundet med opgaverne inden for driftssikkerhed som beskrevet i bilag I til meddelelsen om udvælgelsesprøven. I denne henseende fremgår det af den kopi af ansøgningsskemaet, som EPSO havde fremlagt, at udvælgelseskomitéen havde besluttet at anvende et system med relativ vægtning, som for hver af de poster vedrørende erhvervserfaring, der var nævnt i ansøgningsskemaet, tog hensyn til, om de beskrevne arbejdsopgaver var operationelle eller ej. Hvis de var operationelle, ville der blive taget hensyn til erfaringerne med 100 %. Hvis de ikke er operationelle, vil der blive taget hensyn til erfaringerne med 10 %.

I anmodningen om fornyet gennemgang til EPSO anfægtede klageren vurderingen af hendes erhvervserfaring, som hun anså for at være ukorrekt.

Efter anmodningen om fornyet gennemgang bekræftede udvælgelseskomitéen, at klageren ikke opfyldte adgangsbetingelserne vedrørende erhvervserfaring.

B. Foreløbig konklusion

Ombudsmandens undersøgelseshold analyserede alle de dokumenter, som EPSO havde fremlagt. Undersøgelsesholdet undersøgte nøje klagerens erhvervserfaring, der var beskrevet i hendes ansøgning, og hvordan udvælgelseskomitéen anvendte de på forhånd fastsatte kriterier på hver af de erhvervserfaringer, der var anført i klagerens ansøgning. Udvælgelseskomitéen konkluderede navnlig, at tre af oplysningerne om erhvervserfaring i klagerens ansøgning ikke var relevante, da arten af de opgaver, som klageren udførte, ikke havde nogen forbindelse med arten af de opgaver inden for driftssikkerhed, der var anført i bilag I til meddelelsen om udvælgelsesprøven. Med hensyn til de fire andre punkter vedrørende erhvervserfaring i klagerens ansøgning var den erhvervserfaring, som udvælgelseskomitéen anerkendte, desuden i overensstemmelse med dens på forhånd fastlagte metode, nemlig at der afhængigt af, om de opgaver, der er beskrevet i ansøgningsskemaet, var operationelle eller ej, enten ville blive taget fuldt ud hensyn til dem eller kun med 10 %. I den forbindelse konkluderede udvælgelseskomitéen, at en af de fire andre poster vedrørende erhvervserfaring i klagerens ansøgning vedrørte udførelsen af opgaver, der ikke var operationelle, og som kun kunne tages i betragtning med 10 %. De resterende tre punkter vedrørende erhvervserfaring vedrørte udførelsen af opgaver, der var operationelle, og som fuldt ud kunne tages i betragtning. Undersøgelsesholdet fandt ingen tegn på en åbenbar fejl i udvælgelseskomitéens vurdering af klagerens erhvervserfaring i forhold til de på forhånd fastsatte kriterier.

Bruxelles, den 11. oktober 2023

Tina Nilsson Pablo González Pérez

Chef for afdelingen for sagsbehandling, undersøgelsesmedarbejder

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:C2022/437A/01&from=EN

[2] Artikel 4, stk. 8, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser.