Dato: Torsdag den 28. september 2023

Fjernmøde (online)

Præsenteret af Europol:

Europols repræsentanter i enheden for retlige anliggender og den administrerende direktørs kontor

Præsenteret af Den Europæiske Ombudsmand:

Peter Bonnor, undersøgelsesmedarbejder

Silvia Fuller, undersøgelsesmedarbejder

Ella de Jonge, Forespørgsler Praktikant

Formålet med mødet

Formålet med mødet var, at Ombudsmandens undersøgelseshold skulle modtage oplysninger og forklaringer vedrørende Europols behandling af den pågældende anmodning om aktindsigt, navnlig vedrørende Europols oprindelige konklusion om, at der ikke var nogen dokumenter, der svarede til klagerens anmodning (kommunikation med organisationen WeProtect Global Alliance). Desuden anmodede undersøgelsesholdet om oplysninger om Europols behandling af anmodninger om aktindsigt generelt.

Indledning og proceduremæssige oplysninger

Europols repræsentanter og Ombudsmandens undersøgelseshold præsenterede sig. Undersøgelsesholdet takkede Europols repræsentanter for at mødes med dem og redegjorde for formålet med mødet. De skitserede den retlige ramme, der gælder for møder afholdt af Ombudsmanden, navnlig at Ombudsmanden ikke vil videregive oplysninger, som Europol har identificeret som fortrolige, hverken til klageren eller til nogen anden person uden for Ombudsmandens kontor uden Europols forudgående samtykke ^[1].

Undersøgelsesholdet forklarede, at de ville udarbejde et udkast til rapport om mødet, der skulle sendes til Europol for at sikre, at indholdet er faktuelt korrekt. Møderapporten ville derefter blive færdiggjort, medtaget i sagsakterne og givet til klageren med henblik på bemærkninger. Oplysninger, som Europol har identificeret som fortrolige, vil ikke indgå i rapporten eller på anden måde blive videregivet til klageren eller en tredjepart.

Udveksling af oplysninger

Indledende punkter

EO's repræsentanter kom med to indledende bemærkninger.

For det første forklarede de, at EO generelt opererer på grundlag af en formodning om faktuel nøjagtighed i tilfælde, hvor en institution finder, at der ikke er nogen dokumenter, der er omfattet af en begæring om aktindsigt. I dette tilfælde fik omstændighederne og argumenterne imidlertid den økonomiske aktør til at indkalde til et møde for at drøfte den mulige eksistens af visse dokumenter, der svarer til klagerens anmodning.  

For det andet vedrørte de Europols afgørelse om ikke at registrere klagerens genfremsatte begæring, fordi Europol havde konkluderet, at de pågældende dokumenter ikke eksisterede. EO's repræsentanter forklarede, at EU-institutionerne er forpligtet til at registrere genfremsatte begæringer vedrørende angiveligt ikkeeksisterende dokumenter.

Desuden henledte EO's repræsentanter Europols opmærksomhed på Europa-Kommissionens interne videnforvaltningssted vedrørende forordning (EF) nr. 1049/2001 [2].

Europols procedurer og personale til behandling af anmodninger om aktindsigt

Europol erklærede, at det er i færd med at forbedre sin behandling af anmodninger om aktindsigt. De bekræftede, at de var bekendt med Europa-Kommissionens videnforvaltningswebsted. Webstedet for videnstyring anvendes til inspiration som led i Europols igangværende projekt med henblik på at forbedre behandlingen af anmodninger om aktindsigt. Formålet med dette projekt er bl.a. at øge antallet af uddannelseskurser, herunder tilvejebringelse af særlige kurser for kontaktpunkter for offentlig adgang og alt personale i Europol.

Europols behandling af dokumentanmodningen i den foreliggende sag

Europol erkendte, at behandlingen af den pågældende anmodning om aktindsigt ikke var optimal, og anså denne sag for at være et læringspunkt.

Europol oplyste, at det foretog to dokumentsøgninger, en i den indledende fase og en i den bekræftende fase. Efter klagen til EO foretog Europol en tredje søgning og identificerede syv dokumenter, der er omfattet af klagerens anmodning om aktindsigt. Europol er i øjeblikket i færd med at behandle klagerens anmodning på ny. De identificerede dokumenter består af en dagsorden, et briefingnotat og fem e-mails. Desuden er der planlagt et konsultationsmøde med WeProtect Global Alliance.

Afslutning af mødet

Undersøgelsesholdet takkede Europols repræsentanter for deres tid og for de afgivne forklaringer, og mødet sluttede.

Bruxelles, den 29. september 2023

Peter Bonnor Silvia Fuller

Forespørgselsansvarlig Forespørgselsansvarlig

[1] Artikel 4, stk. 8, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser.

[2] https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/index.aspx