Forord

Det glæder mig at kunne fremlægge dette års rapport "Putting it Right?", som ser på, hvordan EU-institutionerne efterkom forslagene i Ombudsmandens undersøgelser, der blev afsluttet i 2018. Som i de foregående år har EU-institutionerne reageret positivt på langt størstedelen – 77 % – af de fremsatte forslag, ca. fire ud af fem. Konkret reagerede de positivt eller gennemførte 91 af de 118 forslag, jeg fremsatte for at rette op på eller forbedre deres administrative praksis. Desuden behandlede jeg 190 sager, som institutionerne havde afgjort, og som tog skridt til at forbedre den måde, de arbejder på.

I denne betænkning registreres overholdelsen af mine forslag på et bestemt tidspunkt. Som følge heraf opfanger den ikke ændringer, der sker langsommere, og som ofte er resultatet af bredere undersøgelser, der tager tid for institutionerne at overveje. I andre tilfælde fokuserer det pres, der udøves af en bestemt undersøgelse, større offentlig opmærksomhed på et spørgsmål, og dette kan igen føre til, at et negativt svar på en henstilling vendes på et senere tidspunkt.

Vi er i øjeblikket ved at undersøge, hvordan denne bredere virkning kan måles, hvilket ville være en klarere afspejling af, i hvilket omfang EU-institutionerne foretager ændringer som følge af Ombudsmandens undersøgelser. Nogle af de ændringer, jeg har bedt institutionerne om at foretage, er vidtrækkende, indebærer en betydelig indsats og kan indebære en reform af de procedurer og den praksis, der har været gældende i årtier. Sådanne ændringer finder ikke sted fra den ene dag til den anden.

Mit job som ombudsmand er at tilskynde EU-institutionerne til at være deres bedste administrative selv. Jeg vil fortsat presse på for at opnå de højeste standarder for administration og gennemsigtighed i bevidstheden om, at det er, hvad borgerne forventer af os. Jeg er overbevist om, at vi sammen bevæger os i den rigtige retning.

Emily O'Reilly

30. december 2019

Indberetning

1. Indledning

Denne rapport redegør for, hvordan EU-institutionerne ^[1] reagerede på forslag fra Ombudsmanden i sager, der blev afsluttet i 2018. Disse forslag har form af "løsninger", "anbefalinger" og "forslag".

I afsnit 3 i denne rapport forklares det, hvilke løsninger, anbefalinger og forslag der er tale om. Den beskriver også resultatet i andre sager, hvor klagen blev afgjort af institutionen, eller hvor Ombudsmanden besluttede at iværksætte et strategisk initiativ ^[2].

Der findes også resuméer af sager, der fortjener en "særlig omtale" som ledende eksempler.

2. Ombudsmandens beføjelser og procedurer

Ombudsmanden hjælper enkeltpersoner, virksomheder og sammenslutninger, der har et problem med en EU-institution ^[3]. Samtidig tjener Ombudsmanden offentlighedens interesse ved at hjælpe institutionerne med at forbedre kvaliteten af den service, de yder. Ud over at undersøge klager kan Ombudsmanden også indlede undersøgelser på eget initiativ.

Ombudsmanden kan kræve, at en institution giver oplysninger, inspicerer sine sagsakter og indhenter vidneudsagn fra sine ansatte.  Disse beføjelser er fastsat i Ombudsmandens statut ^[4]. Ombudsmanden kan, når det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt, opfordre institutionen til at revidere sin holdning, yde erstatning eller foretage generelle ændringer for fremtiden. Hvis institutionens svar på en konstatering af fejl eller forsømmelser er utilfredsstillende, kan Ombudsmanden henlede den politiske opmærksomhed på en sag ved at udarbejde en "særberetning" til Europa-Parlamentet.

3. Resultater i ombudsmandssager

a. Løsninger

Hvis Ombudsmanden mener, at en klage kan løses hurtigt, kan hun foreslå den pågældende institution en løsning på grundlag af statuttens artikel 3, stk. 5 ^[5].

b. Anbefalinger

Hvis Ombudsmanden konstaterer fejl eller forsømmelser, kan hun rette henstillinger til den pågældende institution med henblik på at rette op på dette.

Hvis henstillingen accepteres, afslutter Ombudsmanden sagen og bemærker dette. Hvis institutionen afviser henstillingen, afslutter Ombudsmanden sagen ved at bekræfte sin konstatering af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden kan forelægge Europa-Parlamentet en særlig beretning om enhver undersøgelse, der afsluttes med konstatering af fejl eller forsømmelser, som Ombudsmanden anser for at være af særlig betydning. Ombudsmanden aflagde en særlig beretning til Parlamentet i 2018 (se afsnit 4c nedenfor).

c. Forslag

Forslag til forbedringer har til formål at sikre systemiske forbedringer i EU-forvaltningen. Ombudsmanden fremsætter forslag enten i den afgørelse, hvorved sagen afsluttes, eller på et tidligere tidspunkt i undersøgelsen.

d. Afsluttede sager

Ombudsmanden kan afslutte en undersøgelse på et tidligt tidspunkt uden at foreslå en løsning, hvis institutionen spontant løser de pågældende spørgsmål i sagen, efter at Ombudsmanden har rejst dem.

e. Strategiske initiativer

Ombudsmanden kan vælge at forfølge strategisk vigtige emner uden at iværksætte en undersøgelse ved at indlede et "strategisk initiativ"^[6]. Formålet med disse initiativer er at dele forslag med institutionerne om vigtige emner, at henlede opmærksomheden på spørgsmål af offentlig betydning eller at finde ud af mere om et bestemt spørgsmål, inden det besluttes, om det er nødvendigt at indlede en undersøgelse. I 2018 indledte Ombudsmanden fem strategiske initiativer og afsluttede tre.

Sag SI/2/2018/AMF: Værdighed på arbejdspladsen i EU-institutionerne

Ombudsmanden kontaktede 26 EU-institutioner og -agenturer for at få oplysninger om deres politikker og praksis på området chikane. Hun bad dem om at give hende kopier af deres politikker til bekæmpelse af chikane samt oplysninger om antallet af indberettede tilfælde af chikane og resultatet af sådanne klager.

Efter at have analyseret alle de modtagne svar fremlagde Ombudsmanden i en rapport en række eksempler på bedste praksis med henblik på at arbejde hen imod en EU-tjenestegren, hvor der ikke er plads til seksuel eller psykisk chikane. Ombudsmanden opfordrede kraftigt EU-institutionerne til at indføre denne praksis, som omfatter bevidstgørelse, risikovurdering på arbejdspladsen, regelmæssig politisk overvågning, obligatorisk uddannelse, hurtige procedurer og rehabiliteringsforanstaltninger. Andre vigtige foranstaltninger omfatter at give praktikanter mulighed for at indgive formelle klager over chikane, regelmæssig uddannelse af fortrolige rådgivere og oprettelse af en pulje af uafhængige efterforskere, som institutionerne kan trække på i forbindelse med formelle undersøgelser af chikane. 

Ombudsmanden konkluderede, at alt personale, der arbejder i EU's institutioner og agenturer, uanset deres status, bør beskyttes mod ethvert forsøg på at undergrave deres værdighed på arbejdspladsen, navnlig gennem chikane. Denne beskyttelse bør udvides til at omfatte handlinger begået af alle personalekategorier.

4. Hvordan institutionerne reagerede over for Ombudsmanden i sager, der blev afsluttet i 2018

a. Opnåede eller delvis opnåede løsninger

EU-institutionerne accepterede eller gennemførte alle de 20 løsninger, som Ombudsmanden foreslog i sager, der blev afsluttet i 2018.[7] Dette overholdelsestal på 100 % er højere end sidste års overholdelsesgrad på 90 %.

Tabel 1 - Løsninger, der er opnået eller delvis opnået af institutionen

Institution	Løsninger (delvis) opnået
Europa-Parlamentet	1
Europa-Kommissionen	10
Rådet for Den Europæiske Union	1
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten)	1
Den Europæiske Unions Regionsudvalg	1
Den Europæiske Tilsynsmyndighed for Forsikrings- og Arbejdsmarkedspensionsordninger (EIOPA)	1
Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder (EIGE)	1
Det Europæiske Asylstøttekontor (EASO)	1
Den Europæiske Politienhed (Europol)	1
Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur (EACEA)	2
I alt	20

Sag 1677/2015/DR: Europa-Kommissionens afslag på at offentliggøre navne og CV'er for medlemmerne af en "ekspertgruppe" vedrørende radioaktive sundhedsrisici

Denne sag vedrørte Kommissionens afslag på at offentliggøre navne og CV'er for medlemmerne af en "ekspertgruppe", der rådgiver Kommissionen om grundlæggende standarder for beskyttelse af befolkningens og arbejdstagernes sundhed mod farerne ved stråling. Kommissionen begrundede sin afgørelse på grundlag af databeskyttelses- og gennemsigtighedsreglerne.

I løbet af undersøgelsen reviderede Kommissionen sin holdning og fremlagde oplysninger om medlemmerne af den nuværende ekspertgruppe. Desuden forpligtede den sig til at offentliggøre navnene på og CV'erne for de eksperter, der var medlemmer af gruppen i 1998 og 2012, i overensstemmelse med databeskyttelseskravene og til at tage yderligere skridt til at øge gruppens gennemsigtighed.

Kommissionen havde imidlertid ikke opfyldt sit tilsagn inden for et år efter sit svar, og Ombudsmanden foreslog derfor en løsning, hvor hun indtrængende opfordrede Kommissionen til at handle i overensstemmelse med sit tilsagn. Som svar herpå redegjorde Kommissionen for de skridt, den havde taget for at opfylde sit tilsagn. Den meddelte navnlig klageren navnene på og CV'erne for gruppens medlemmer i 1998 og 2012 og vedtog en ny forretningsorden for gruppen. Reglerne indeholder nu bestemmelser om gennemsigtighed og foranstaltninger til håndtering af interessekonflikter.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen havde accepteret og gennemført hendes løsningsforslag og afsluttet sagen.

Sag 1956/2017/THH: Europa-Parlamentets undladelse af at give klageren aktindsigt i navnene på parlamentsmedlemmer, der er tilknyttet to europæiske politiske partier

Sagen vedrørte Europa-Parlamentets afslag på at give aktindsigt i listerne over medlemmer, der er tilknyttet to europæiske politiske partier, for bestemte regnskabsår. Anmodningen vedrørte listerne over medlemmer, der er tilknyttet Bevægelsen for Nationernes og Frihedernes Europa (MENL) for regnskabsårene 2015 og 2016 og Alliancen for Direkte Demokrati i Europa (ADDE) for regnskabsårene 2015, 2016 og 2017. De dokumenter, som Parlamentet havde fremlagt, omfattede kun det europæiske politiske parti, landet og de relevante personers offentlige mandat; Alle medlemmernes navne var blevet redigeret.

I forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse fremsatte klageren nye argumenter for, hvorfor navnene skulle offentliggøres. Ombudsmanden fandt, at den enkleste måde at nå frem til en løsning på ville være, at klageren indgav en ny anmodning om aktindsigt, herunder alle argumenter fra starten. Klageren accepterede og indgav en ny anmodning til Parlamentet, som på grundlag af de nye argumenter gav ham fuldstændige, uredigerede udgaver af de relevante lister.

Ombudsmanden mente, at der var opnået en løsning, som resulterede i fuld aktindsigt i de ønskede dokumenter.

Sag 803/2018/THH: Det Europæiske Asylstøttekontors afslag på aktindsigt i rapporten om undersøgelsen foretaget af et konsulentfirma vedrørende asylsystemet i Grækenland

Klagen vedrørte Det Europæiske Asylstøttekontors (EASO's) afslag på at give offentligheden aktindsigt i en rapport om asylsystemet i Grækenland. EASO mente, at det ikke var muligt at offentliggøre rapporten uden at redigere en betydelig mængde følsomme oplysninger, hvilket ville udgøre en uforholdsmæssig stor administrativ byrde for det. Ombudsmanden foreslog som en løsning, at EASO offentliggør et redigeret resumé af rapporten sammen med en liste over afsnit i rapporten. Dette kan gøre det muligt for klageren at identificere specifikke afsnit af interesse og potentielt fremsætte en ny, mere målrettet anmodning om aktindsigt.

EASO accepterede løsningsforslaget. Ombudsmanden hilste EASO's positive svar velkommen og afsluttede undersøgelsen.

b. Anbefalinger, der er accepteret eller delvist accepteret

EU-institutionerne accepterede 18 ud af 33 henstillinger i sager, der blev afsluttet i 2018. Dette svarer til sidste år (57 % i 2017, 55 % i 2018).

Ti henstillinger blev afvist af Kommissionen, en af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor og to af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig. Den Europæiske Centralbank svarede ikke tilfredsstillende i én sag, mens Rådet ikke reagerede rettidigt på Ombudsmandens henstillinger i sin strategiske undersøgelse af Rådets lovgivningsmæssige gennemsigtighed.

Tabel 2 - Henstillinger, der er accepteret eller delvis accepteret af institutionen

Institution		Anbefalinger (delvist) accepteret
Europa-Kommissionen		9
Den Europæiske Investeringsbank (EIB)		2
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)		3
Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur (EASA)		1
Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA)		2
EF-Sortsmyndigheden		1
I alt		18

Sag 1311/2016/TM: Sådan behandlede Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur en klage over whistleblowing fra flyvedligeholdelsesmekanikere i en lufthavn i EU

Sagen drejede sig om, hvordan Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur (EASA) behandlede en "sikkerhedsrapport" fra en flyvedligeholdelsesmekaniker, der arbejdede på en vedligeholdelsesbase i en lufthavn i EU. Klageren var utilfreds med, at EASA ikke havde informeret ham om opfølgningen på hans rapport, selv om dette burde have været tilfældet i henhold til de gældende regler.

Ombudsmanden fandt, at EASA's praksis med ikke at give opfølgende oplysninger om de rapporter, det modtog, udgjorde fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden anbefalede EASA at ændre de gældende regler for at sikre, at dem, der indberetter sikkerhedsmæssige betænkeligheder, i videst muligt omfang modtager feedback, uden at det går ud over integriteten af EASA's handlinger.

EASA accepterede Ombudsmandens henstilling og ændrede praksis for, hvordan det giver feedback til dem, der indberetter sikkerhedsmæssige betænkeligheder. Ombudsmanden glædede sig over de øjeblikkelige skridt, som EASA havde taget.

Sag 2030/2015/PL: Det Europæiske Lægemiddelagenturs afslag på at offentliggøre navnet på en virksomhed, der har anmodet om aktindsigt i sikkerhedsrapporter

Sagen vedrørte Det Europæiske Lægemiddelagenturs (EMA's) afslag på at offentliggøre navnet på en virksomhed, der havde anmodet om aktindsigt i den seneste "periodiske opdaterede sikkerhedsindberetning" om lægemidlet Zyclara. Klageren var den lægemiddelvirksomhed, der markedsfører Zyclara. Siden 2015 har EMA’s politik været at afslå at offentliggøre navnene på de virksomheder, der anmoder om aktindsigt, for at beskytte deres forretningsmæssige interesser.

Ombudsmanden fandt, at dette udgjorde fejl eller forsømmelser, og anbefalede, at EMA reviderer sin politik med direkte afslag på at frigive identiteten af organisationer, der anmoder om aktindsigt. EMA bør i stedet høre den virksomhed, der fremsatte den oprindelige anmodning om adgang, inden det beslutter, om navnet skal tilbageholdes eller ej.

EMA accepterede Ombudsmandens henstilling og ændrede sin politik. EMA tog også efterfølgende klagerens anmodning om virksomhedens identitet op til fornyet overvejelse.

c. Henstilling, der fører til en særberetning

Efter sin strategiske undersøgelse (OI/2/2017/TE) vedrørende gennemsigtigheden i Rådets lovgivningsproces sendte Ombudsmanden en særberetning til Europa-Parlamentet.

Ombudsmanden mente, at de lovgivningsmæssige forhandlinger skal være tilstrækkeligt gennemsigtige, hvis de europæiske borgere skal kunne udøve deres demokratiske ret til at deltage i EU's beslutningsproces og drage de involverede til ansvar. Hun mente også, at borgerne for at kunne holde deres regeringer ansvarlige for de beslutninger, de træffer om EU-lovgivning, skal vide, hvordan deres regeringer positionerer sig under lovgivningsprocessen.

Med henblik herpå fremsatte Ombudsmanden en række henstillinger og forslag til Rådet for at gøre det lettere for offentligheden at følge EU's lovgivningsproces. Hun anbefalede, at Rådet systematisk registrerer identiteten af medlemsstaternes holdninger i forberedende organer og udvikler klare kriterier for, hvornår det klassificerer dokumenter som "LIMITE" (begrænset adgang). Hun foreslog også, at Rådet udvikler en særlig webside for hvert lovgivningsforslag, og at det forbedrer brugervenligheden af sit offentlige dokumentregister. 

Rådet besvarede ikke Ombudsmandens henstillinger og forslag inden for den lovbestemte frist på tre måneder. Da Ombudsmanden fandt, at gennemsigtigheden i Rådets lovgivningsproces er af stor betydning, gjorde hun Europa-Parlamentet opmærksom på dette spørgsmål og søgte dets støtte. Ombudsmandens særberetning blev støttet af et overvældende flertal af medlemmerne af Europa-Parlamentet, da de stemte om betænkningen i januar 2019.

d. Opfølgning på forslag til forbedringer

Der blev fremsat i alt 65 forslag i 40 sager, der blev afsluttet i 2018. 82 % af opfølgningerne på forslagene var tilfredsstillende (84 % i 2017).

Tabel 3 - Tilfredsstillende svar på forslag fremsat i 2018 pr. institution

Institution	Forslag	Tilfredsstillende svar	% af tilfredsstillende svar
Europa-Parlamentet	5	4	80%
Europa-Kommissionen	33	25	76%
Den Europæiske Centralbank (ECB)	2	2	100%
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten)	4	4	100%
Den Europæiske Unions Regionsudvalg	1	1	100%
Den Europæiske Investeringsbank (EIB)	7	5	71%
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)	3	3	100%
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)	6	5	83%
Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet (EFSA)	1	1	100%
Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder (EIGE)	1	1	100%
Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur (EACEA)	2	2	100%
I alt	65	53	82%

Sag 1693/2017/MDC: Kommissionens afgørelse om at opsige en kontrakt vedrørende et projekt til støtte for det ikkeindustrielle fiskeri i Somalia

Sagen vedrørte Kommissionens beslutning om at opsige en tilskudskontrakt vedrørende et projekt til støtte for det ikkeindustrielle fiskeri i Somalia. Klageren mente, at Kommissionen overtrådte de gældende regler ved at nægte at mødes med den for at forsøge at bilægge tvisten. Ombudsmanden fandt, at selv om de gældende regler ikke forpligter Kommissionen til at mødes med kontrahenter, inden den beslutter at opsige kontrakter, forpligter de Kommissionen til at besvare en anmodning om en mindelig løsning. Ombudsmanden var af den opfattelse, at hvis Kommissionen mener, at et møde ikke vil være befordrende for en mindelig bilæggelse af en tvist, bør den begrunde sin holdning. Kommissionen opfyldte denne forpligtelse i forbindelse med Ombudsmandens undersøgelse, og Ombudsmanden afsluttede derfor sin undersøgelse.

Ikke desto mindre foreslog Ombudsmanden, at Kommissionen i fremtiden bør gøre sit yderste for i mindelighed at bilægge enhver tvist, der opstår mellem den og organisationer, med hvilke den har kontrakter om tilskud til projekter, herunder ved at afholde møder med dem, hvis de anmoder herom. Ombudsmanden foreslog også, at Kommissionen straks skulle besvare anmodninger om møder med henblik på bilæggelse af tvister.

Som reaktion herpå besluttede Kommissionen at ajourføre den interne håndbog, der giver vejledning til ansatte, der beskæftiger sig med tilskudskontrakter, ved at følge Ombudsmandens forslag.

Sag 811/2017/EA: Gennemsigtigheden af en gruppe, der påvirker udviklingen af EU's forsvarspolitik

Klagen vedrørte gennemsigtigheden i en gruppe, der rådgiver Europa-Kommissionen om forsvars- og sikkerhedsforskning. Klageren var bekymret over, at gruppen af personligheder inden for forsvarsforskning ikke var opført i Kommissionens register over ekspertgrupper og andre lignende enheder.

Ombudsmanden fandt i sin afgørelse, at det ville være vanskeligt for gruppen af personligheder – i betragtning af dens sammensætning – at blive klassificeret som en "ekspertgruppe", som er den mere typiske form for rådgivende organ. Personlighedsgruppen ydede imidlertid rådgivning i forbindelse med udarbejdelsen af politikken på samme måde som en ekspertgruppe. Hun konkluderede derfor, at en grad af gennemsigtighed, der stort set svarer til den, der gælder for en ekspertgruppe, ville være passende for gruppen af personligheder, og foreslog, at Kommissionen sørger for dette med tilbagevirkende kraft og for fremtidige lignende grupper.

Kommissionen indvilligede i at offentliggøre mødedagsordener, mødereferater samt deltagernes indlæg vedrørende Gruppen af Personligheders arbejde.

For fremtiden blev Kommissionen enig om, at de regler, der gælder for ekspertgrupper, bør gælde for enhver ny version af Gruppen af Personligheder og for andre lignende organer, der rådgiver Kommissionen i forbindelse med EU's politik.

Strategisk undersøgelse OI/6/2017/EA: Hvordan Europa-Kommissionen sikrer, at personer med handicap kan få adgang til dens websteder

Denne strategiske undersøgelse var en opfølgning på korrespondancen i 2016 mellem Ombudsmanden og Kommissionen om webtilgængelighed i lyset af FN's konvention om rettigheder for personer med handicap (UNCRPD).

Ombudsmanden undersøgte, hvordan Kommissionen sikrer, at dens websteder og andre onlineværktøjer er tilgængelige for personer med handicap. På grundlag af undersøgelsen fandt Ombudsmanden det godtgjort, at Kommissionen havde taget skridt til at forbedre tilgængeligheden af sine websteder og onlineværktøjer, og at den var fast besluttet på yderligere forbedringer. For at tilskynde Kommissionen til at gennemføre disse forpligtelser og tage yderligere skridt fremsatte hun imidlertid seks forslag til forbedringer.

I sit opfølgende svar fremlagde Kommissionen konkrete foranstaltninger, som den allerede havde truffet i 2018, samt sine planer for fremtidige forbedringer. Den har f.eks. udvidet indsatsen for at gøre flere oplysninger tilgængelige i et letlæseligt format, forpligtet sig til at opfylde højere internationale standarder, har til hensigt at vedtage en handlingsplan for webtilgængelighed og vil indføre obligatorisk uddannelse i standarder for webtilgængelighed i 2020.

Ombudsmanden hilste disse skridt velkommen og overvåger fortsat, hvordan Kommissionen opfylder sine forpligtelser.

Sag 2175/2017/NF: Hvordan Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor dækker indkvarteringsudgifter for ansøgere, der deltager i den fremskredne fase af udvælgelsesprocedurerne for ansættelse af EU-tjenestemænd

Sagen vedrørte, hvordan Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) dækkede indkvarteringsomkostningerne for en ansøger, der deltog i den fremskredne fase (vurderingscenter) af en udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af EU-tjenestemænd. Klageren anmodede om godtgørelse for tre overnatninger: natten før testen startede, natten mellem de to testdage og natten efter testens afslutning. EPSO tildelte hende imidlertid kun indkvarteringsgodtgørelsen for én nat.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fandt, at EPSO havde anvendt den gældende regel om boligtilskud til ansøgere korrekt. Ombudsmanden foreslog imidlertid, at EPSO præciserede den gældende regel for at gøre det klart, at der ikke udbetales nogen godtgørelse til dækning af indkvarteringsomkostningerne natten før en test starter eller efter en test slutter.

EPSO ajourførte den relevante del af sit websted i overensstemmelse med Ombudsmandens forslag.

Sag 1943/2017/NF: Hvordan Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor behandlede en klage over et teknisk problem i forbindelse med en udvælgelsesprocedure for ansættelse af oversættere

Klageren oplevede et teknisk problem, da han aflagde en eksamen som led i en udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af oversættere til EU's offentlige tjeneste. Han gjorde gældende, at EPSO ikke havde behandlet hans efterfølgende klage korrekt. Som følge af EPSO's dårlige kommunikation med klageren havde han også overskredet fristen for at indgive en administrativ klage over sine resultater.

I løbet af undersøgelsen indvilligede EPSO i at behandle en administrativ klage fra klageren. Ombudsmanden anså derfor sagen for at være løst og afsluttede sin undersøgelse. Hun foreslog imidlertid EPSO at revidere den informationshåndbog, som EPSO stiller til rådighed for ansøgerne i forbindelse med udvælgelsesprocedurerne.

EPSO ajourførte den relevante del af sit websted i overensstemmelse med Ombudsmandens forslag.

e. Overholdelsesgrad for afsluttede sager i 2018

EU-institutionerne reagerede positivt eller gennemførte 91 ud af 118 forslag, som Ombudsmanden fremsatte for at korrigere eller forbedre deres administrative praksis i 2018. Der var yderligere 190 sager, som Ombudsmanden anså for at være afgjort af institutionerne, da de tog skridt til at forbedre den måde, de arbejder på. Elleve ud af de 18 undersøgte institutioner havde en overholdelsesgrad på 100 %, mens Kommissionen, som på grund af sin størrelse er genstand for de fleste tilfælde, havde en overholdelsesgrad på 71 %.

Tabel 4 - Overensstemmelsesgrad pr. institut

Institution	Løsninger anbefalinger, forslag		Tilfredsstillende svar		% af tilfredsstillende svar
Europa-Parlamentet		6	5	83%
Europa-Kommissionen		62	44	71%
Rådet for Den Europæiske Union		2	1	50%
Den Europæiske Centralbank (ECB)		3	2	67%
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten)		5	5	100%
Den Europæiske Unions Regionsudvalg		2	2	100%
Den Europæiske Investeringsbank (EIB)		9	7	78%
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)		7	6	86%
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)		8	5	63%
Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur (EASA)		1	1	100%
Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet (EFSA)		1	1	100%
Den Europæiske Tilsynsmyndighed for Forsikrings- og Arbejdsmarkedspensionsordninger (EIOPA)		1	1	100%
Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA)		2	2	100%
Det Europæiske Institut for Ligestilling mellem Mænd og Kvinder (EIGE)		2	2	100%
Den Europæiske Politienhed (Europol)		1	1	100%
Det Europæiske Asylstøttekontor (EASO)		1	1	100%
Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur (EACEA)		4	4	100%
EF-Sortsmyndigheden		1	1	100%
I alt		118	91	77%

5. Konklusion

Som i de foregående år efterkom EU-institutionerne i 2018 Ombudsmandens forslag om at rette op på situationen i et klart flertal af tilfældene. Selv om institutionerne har en meget høj grad af overholdelse af løsningsforslag og -forslag, er der behov for at se på, hvordan man kan sikre, at EU-institutionerne i højere grad efterlever Ombudsmandens henstillinger.

Ombudsmanden erkender, at de ændringer, hun følger via henstillinger, undertiden blot tager tid. De forbedringer, som institutionerne har indført, kan ske for sent til at blive medtaget i Ombudsmandens årlige overholdelsestal.

To eksempler skiller sig ud. Den ene vedrører Ombudsmandens undersøgelse af udnævnelsen af Kommissionens generalsekretær, som blev afsluttet i 2019. Ombudsmanden anbefalede i sin undersøgelse, at næste gang udnævnelsen bliver besat, skal det ske med en særlig udnævnelsesprocedure, der er adskilt fra andre udnævnelser på højt niveau, og med offentliggørelse af et stillingsopslag. Selv om Kommissionen oprindeligt afviste henstillingerne i denne sag, noterer Ombudsmanden sig den nylige afgørelse fra von der Leyen-Kommissionen om at følge op på, hvad Ombudsmanden anbefalede.

Et andet eksempel vedrører de ændringer, som ECB har indført efter henstillinger fra Ombudsmanden i en sag vedrørende medlemskab af Group of 30, en privat organisation med base i Washington.

Ombudsmanden vil fortsat samarbejde med institutionerne om at skabe forandringer, både umiddelbart som svar på individuelle klager og mere generelt over tid.

 

[1] For at gøre det kort bruger denne rapport udtrykket "institution" til at henvise til alle EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer.

[2] Se afsnit 3e nedenfor.

[3] Artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde giver Ombudsmanden beføjelse til at undersøge tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af EU-institutionerne med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol under udøvelsen af dens domstolsfunktioner.

[4] Afgørelse 94/262 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv, som ændret ved Europa-Parlamentets afgørelse 2008/587 af 18. juni 2008. En konsolideret udgave af statutten findes på: https://www.ombudsman.europa.eu/da/legal-basis/statute/da.

[5] I statuttens artikel 3, stk. 5, hedder det: "Ombudsmanden søger så vidt muligt sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ at finde en løsning, der kan bringe den pågældende fejl eller forsømmelse til ophør og imødekomme klagen."

[6] Yderligere oplysninger om Ombudsmandens strategiske initiativer findes på følgende link: https://www.ombudsman.europa.eu/da/strategic-issues/strategic-initiatives.

[7] For at undgå dobbelttælling indeholder statistikkerne ikke følgende løsningsforslag: a) I sag 445/2016/PB afviste Kommissionen et løsningsforslag og en efterfølgende henstilling. dette er kun blevet registreret som en negativ opfølgning på henstillingen b) I sag 212/2016/JN afviste Kommissionen tre løsningsforslag, men accepterede efterfølgende de tre tilsvarende henstillinger. Dette er således blevet registreret som en positiv opfølgning på anbefalingerne.