BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN

1. Klageren var tjenestemand i Europa-Parlamentet indtil udgangen af 2006. I tjenestens interesse blev han udstationeret ved en anden fællesskabsinstitution fra 2002. Med virkning fra den 1. januar 2007 blev han overført til sidstnævnte institution.

2. Forfremmelser i Parlamentet finder sted på grundlag af en årlig personalevurderingsprocedure, hvor der udarbejdes en bedømmelsesrapport, og der tildeles højst tre point for fortjeneste. Den 13. februar 2006 vedtog Parlamentets Præsidium en afgørelse om politikken for forfremmelse og karriereplanlægning (herefter »Præsidiets afgørelse«). Et bilag til Præsidiets afgørelse indeholder en "[d]etailed schedule for the staff reports and promotion exercise"("den detaljerede tidsplan"), som indeholder følgende bestemmelser:

"1.9. Sidste uge af april - første uge af maj: De ansatte, der vurderes, underrettes om forslagene om tildeling af point for fortjeneste.

Hver ansat, der skal bedømmes, modtager pr. brev eller e-mail fra centralsekretariatet for sit GD [generaldirektorat] en opfordring til personligt og mod en underskrevet kvittering for modtagelsen at modtage det forslag, der er fremsat vedrørende ham/hende. [...]

1.10. Maj: Bedømmelsesudvalgets behandling af klager vedrørende bedømmelsesrapporternes indhold.

1.11. Midten af maj - slutningen af juli: Beretningsudvalgets behandling af klager vedrørende forslag om tildeling af meritpoint.

1.12. Anden uge af september: GD'ernes afgørelse om tildeling af meritpoint.

Hver ansat, der skal bedømmes, modtager pr. brev eller e-mail fra sit generaldirektorats centralsekretariat en opfordring til personligt og mod en underskrevet kvittering for modtagelsen at modtage den afgørelse, som generaldirektøren har truffet vedrørende ham/hende. Han eller hun har fem arbejdsdage til at gøre det. Når denne frist er udløbet, sender det pågældende generaldirektorats centralsekretariat afgørelsen til den ansattes bopæl ved anbefalet brev med modtagelsesbevis."

3. Denne klage vedrører proceduren for tildeling af meritpoint til klageren for 2005 [1].

4. I juli 2006 blev der fremsat et forslag om at tildele klageren to meritpoint [2]. Efter klagerens klage over dette forslag afgav Parlamentets Udvalg om Beretninger sin udtalelse i november 2006, hvori det konkluderede, at tildelingen af et tredje point for fortjeneste til klageren ville være berettiget.

5. I januar 2007 havde Parlamentet endnu ikke truffet afgørelse om tildeling af meritpoint til klageren. Han gjorde Parlamentets generalsekretær opmærksom på dette og anmodede om en dato for, hvornår der ville blive truffet en afgørelse. Hans skrivelse herom af 10. januar 2007 blev ikke besvaret.

6. Den 6. februar 2007 anmodede klageren under henvisning til vedtægtens artikel 90, stk. 1, Parlamentet om at træffe afgørelse om tildeling af point for fortjeneste til ham.

7. Da klageren ikke modtog noget svar på sin anmodning, indgav han den 9. juni 2007 en klage til Parlamentet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

8. Da hans klage til Parlamentet forblev ubesvaret, indgav han den 20. november 2007 en klage til Ombudsmanden.

Forespørgslens genstand

9. I sin klage fremsatte han følgende påstande og påstande.

Påstande:

(1) I modsætning til den detaljerede tidsplan, der er vedlagt som bilag til Præsidiets afgørelse af 13. februar 2006 ("Politik for forfremmelse og karriereplanlægning"), undlod Parlamentet at træffe afgørelse om tildeling af meritpoint til ham for 2005.

(2) Parlamentet besvarede ikke hans skrivelse til Parlamentets generalsekretær af 10. januar 2007, hans anmodning af 6. februar 2007 i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1, om, at Parlamentet skulle træffe afgørelse i sagen, og hans klage af 9. juni 2007 i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2.

Påstand:

Parlamentet bør afslutte proceduren for tildeling af meritpoint til ham for 2005.

10. I sine bemærkninger til Parlamentets udtalelse (jf. punkt 11 nedenfor) fremsatte klageren følgende yderligere påstand:

(3) I betragtning af, at hans overførsel trådte i kraft den 1. januar 2007, og at der først blev anmodet om overførsel af hans personlige aktmappe den 8. december 2006, og dermed tilsyneladende efter afslutningen af proceduren for tildeling af meritpoint for 2005, har Parlamentet ikke givet en tilfredsstillende forklaring på, hvorfor proceduren for fastsættelse af det antal meritpoint, der skulle tildeles ham for 2005, ikke blev afsluttet korrekt.

Forespørgslen

11. Klagen blev fremsendt til Parlamentet med henblik på en udtalelse, som det fremsendte den 10. april 2008. Parlamentets udtalelse blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som han fremsendte den 14. maj 2008. Da klageren i sine bemærkninger fremsatte endnu en påstand, anmodede Ombudsmanden Parlamentet om en supplerende udtalelse. Samtidig anmodede han også Parlamentet om at fremlægge yderligere oplysninger, som han i lyset af Parlamentets udtalelse og klagerens bemærkninger anså for nødvendige for behandlingen af denne klage. Parlamentet sendte sit svar den 9. juli 2008, som blev videresendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren fremsatte bemærkninger den 9. september 2008.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkninger

12. I betragtning af deres tætte faktuelle bånd er det hensigtsmæssigt at behandle klagerens første og anden påstand samt hans påstand under ét.

A. Påstand om, at Parlamentet ikke har truffet afgørelse om tildeling af point for fortjeneste og ikke har besvaret en anmodning og en klage indgivet af klageren (klagerens første og anden påstand og hans påstand)

Argumenter forelagt Ombudsmanden

13. Med hensyn til klagerens første og anden påstand fremførte Parlamentet, at en grundig undersøgelse havde vist, at det faktisk ikke havde sendt klageren den formular, der viste antallet af meritpoint, han var blevet tildelt for 2005. Den erkendte desuden, at den ikke havde besvaret klagerens efterfølgende anmodninger. Ifølge Parlamentet er dette "meget beklagelige forsømmelser, som uden tvivl er forbundet med [klagerens] overførsel [...] sammen med hans personlige aktmappe til Revisionsretten".

14. Parlamentet forklarede endvidere, at de meritpoint, der blev tildelt klageren for 2005, fremgik af dets officielle registre. Klageren fik imidlertid ikke meddelelse om en tilsvarende individuel afgørelse.

15. Parlamentet gjorde gældende, at så snart denne forglemmelse var blevet opdaget, tog den kompetente tjenestegren de nødvendige skridt til at normalisere situationen. Den 14. marts 2008 blev der således sendt en afgørelse om tildeling af point for fortjeneste til klageren ved anbefalet brev. Endelig erklærede Parlamentet, at klageren i givet fald kunne indgive en klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i tjenestemandsvedtægten over denne afgørelse.

16. I sine bemærkninger påpegede klageren, at han ved skrivelse af 14. marts 2008 rent faktisk havde modtaget en afgørelse om antallet af meritpoint, som han var blevet tildelt. Denne afgørelse var dateret den 12. marts 2008 og var ifølge Parlamentets følgeskrivelse en "décision d'attribution rectifiée de points de mérite"[3]. På denne baggrund anførte han, at han stadig ikke havde modtaget Parlamentets oprindelige afgørelse om antallet af meritpoint, som han var blevet tildelt, hvilket han i mellemtiden havde anmodet Parlamentets generalsekretær om.

17. I sin anmodning om yderligere oplysninger noterede Ombudsmanden sig Parlamentets henvisning til en "décision d'attribution rectifiée"og anmodede det om at give ham en kopi af sin oprindelige afgørelse om antallet af meritpoint, der blev tildelt klageren for 2005. Hvis der ikke forelå en oprindelig afgørelse, anmodede han Parlamentet om at forklare betydningen af henvisningen til en revideret afgørelse ("décision d'attribution rectifiée") i sin skrivelse af 14. marts 2008 til klageren.

18. I sit svar anførte Parlamentet, at ordet "rectifiée" var "et ukorrekt kvalificerende adjektiv, idet der ikke var meddelt nogen individuel afgørelse til [klageren]". Derfor bør den formular, der viser tildelingen af meritpoint for 2005, og som blev udstedt den 12. marts 2008 og sendt til klageren den 14. marts 2008, af klageren betragtes som den endelige afgørelse om tildeling af meritpoint for 2005. Parlamentet vedlagde en kopi af sin afgørelse af 12. marts 2008.

19. I sine supplerende bemærkninger var klageren af den opfattelse, at Parlamentet i sit svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger ikke klart sondrede mellem de trufne afgørelser og meddelelsen heraf. Som det fremgik af Parlamentets udtalelse, havde Parlamentet for nogen tid siden truffet en individuel afgørelse vedrørende ham, som han imidlertid ikke var blevet underrettet om. Klageren var af den opfattelse, at Parlamentets afgørelse af 12. marts 2008 afveg fra dets oprindelige afgørelse i den forstand, at der tilsyneladende var blevet tilføjet en begrundelse for tildelingen af point for fortjeneste. Klageren meddelte også Ombudsmanden, at han havde indgivet en klage til Parlamentet i henhold til artikel 90, stk. 2, i tjenestemandsvedtægten, hvori han anfægtede afgørelsen af 12. marts 2008.

Ombudsmandens vurdering

20. Ombudsmanden bemærker indledningsvis, at klagerens første påstand vedrører en manglende vedtagelse af en afgørelse om tildeling af hans meritpoint for 2005. Parlamentet erkendte i sin udtalelse, at det ikke havde meddelt klageren en individuel afgørelse. Parlamentet synes således at have fortolket klagerens første påstand som en manglende meddelelse af en afgørelse til ham i overensstemmelse med den detaljerede tidsplan. Dette er imidlertid ikke den mest indlysende fortolkning af de udtryk, der anvendes i den nævnte påstand. Det fremgår endvidere af den klage, der er blevet fremsendt til Parlamentet, at klageren ikke havde kendskab til de eventuelle skridt, som Parlamentet havde taget i forbindelse med tildelingen af meritpoint til ham. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden ikke, at en fortolkning af klagerens første påstand, som blot indebærer manglende meddelelse af en individuel afgørelse, ville være i overensstemmelse med hverken ordlyden af eller hensigten med denne påstand. Det følger heraf, at klagerens første påstand skal forstås således, at den vedrører Parlamentets undladelse af at vedtage og/eller meddele ham en individuel afgørelse i overensstemmelse med den detaljerede tidsplan.

21. På denne baggrund vil Ombudsmanden først overveje, om Parlamentet har undladt at meddele klageren afgørelsen om tildeling af meritpoint i overensstemmelse med den detaljerede tidsplan. Han vil derefter vurdere, om Parlamentet har undladt at vedtage denne afgørelse i overensstemmelse med den detaljerede tidsplan.

22. Der er enighed mellem tvistens parter om, at det først var den 14. marts 2008, at Parlamentets afgørelse om tildeling af meritpoint for 2005 blev meddelt klageren. Det er således klart, at Parlamentet ikke overholdt den frist, der er fastsat i punkt 1.12. i den detaljerede tidsplan. Desuden synes det nyttigt at tilføje, at Parlamentet indrømmede, at det ikke havde meddelt klageren den pågældende afgørelse inden for de frister, der var fastsat i den detaljerede tidsplan. Bortset fra at henvise til "meget beklagelige forsømmelser, som uden tvivl er forbundet med overførslen af [klageren]", fremsatte Parlamentet ingen forklaring, der kunne begrunde den forsinkede meddelelse af afgørelsen.

23. Med hensyn til den påståede manglende vedtagelse af en afgørelse vedrørende klageren bemærker Ombudsmanden, at de meritpoint, der blev tildelt klageren for 2005, ifølge Parlamentet fremgik af dets officielle registre, men at der ikke blev meddelt nogen individuel afgørelse vedrørende dem. Det fremgår af den detaljerede tidsplan, navnlig punkt 1.12., at Parlamentet skal træffe en individuel afgørelse, som derefter indsamles af eller sendes til den pågældende tjenestemand. Det følger heraf, at optagelsen af en tjenestemands point for fortjeneste i de officielle akter ikke kan anses for en individuel afgørelse i henhold til den detaljerede tidsplan. Det fremgår af de dokumenter, som Parlamentet har fremlagt, at det først var den 12. marts 2008, at den individuelle afgørelse vedrørende klageren blev vedtaget.

24. Klageren anførte i sine bemærkninger, at han antog, at Parlamentet havde truffet en individuel afgørelse vedrørende ham nogen tid før den 12. marts 2008, men at den ikke var blevet meddelt ham. Parlamentets afgørelse af 12. marts 2008 føjede tilsyneladende blot en begrundelse til en afgørelse, der var blevet truffet tidligere. Der er imidlertid intet, der tyder på, at en individuel afgørelse vedrørende klagerens meritpoint for 2005 blev vedtaget før den 12. marts 2008. Parlamentet har selv bekræftet, at afgørelsen af 12. marts 2008 er den individuelle afgørelse vedrørende klagerens meritpoint for 2005. Ombudsmanden mener derfor, at klagerens relevante bemærkninger synes at vedrøre registreringen af hans meritpoint for 2005 i Parlamentets officielle registre. Som det fremgår af ovenstående, kan dette imidlertid ikke anses for at udgøre en individuel beslutning som krævet i den detaljerede tidsplan. Klagerens bemærkninger synes derfor ikke at anfægte konklusionen om, at der først blev vedtaget en individuel afgørelse den 12. marts 2008.

25. Da Parlamentets afgørelse af 12. marts 2008 klart ligger uden for den frist, der er fastsat i den detaljerede tidsplan, konkluderer Ombudsmanden derfor, at der ikke er truffet nogen individuel afgørelse til klageren i overensstemmelse med den detaljerede tidsplan.

26. Parlamentet udtrykte sin dybe beklagelse over, at den var slået fejl. Efter Ombudsmandens opfattelse kan dette imidlertid ikke betragtes som en tilfredsstillende reaktion. Ombudsmanden er af den opfattelse, at når der som i den foreliggende sag opstår betydelige forsinkelser, kræver principperne for god forvaltningsskik, at der i det mindste gives en undskyldning til den berørte borger. Parlamentet gav imidlertid ikke en sådan undskyldning.

27. Ombudsmanden mener derfor, at Parlamentets undladelse af at vedtage og meddele klageren en afgørelse i overensstemmelse med gældende interne regler udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

28. Da Parlamentet har udstedt og meddelt klageren en afgørelse om tildeling af meritpoint for 2005, er der ikke behov for yderligere foranstaltninger fra Ombudsmandens side med hensyn til hans krav.

29. I det følgende vil der imidlertid blive fremsat en kritisk bemærkning vedrørende Parlamentets manglende vedtagelse og meddelelse af en afgørelse til klageren i overensstemmelse med den detaljerede tidsplan.

30. Med hensyn til klagerens anden påstand indrømmede Parlamentet, at det ikke havde besvaret klagerens skrivelse til Parlamentets generalsekretær af 10. januar 2007, hans anmodning af 6. februar 2007 om at træffe en afgørelse i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 1, og hans klage af 9. juni 2007 i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2. Ombudsmanden mener derfor, at Parlamentets manglende svar udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

31. Ombudsmanden er af den opfattelse, at når der som i den foreliggende sag forekommer gentagne undladelser af at svare, kræver principperne om god forvaltningsskik i det mindste, at der gives en undskyldning til den berørte borger. Parlamentet har imidlertid ikke undskyldt over for klageren. Desuden er det vanskeligt at acceptere Parlamentets argument om, at dets manglende svar blot skyldtes en forglemmelse, eftersom klageren havde sendt tre skrivelser til Parlamentet, som hver især forblev ubesvarede. I lyset af alle disse omstændigheder vil Ombudsmanden fremsætte en kritisk bemærkning nedenfor.

B. Påstand om, at Parlamentet ikke har givet en tilfredsstillende forklaring (klagerens tredje påstand)

Argumenter forelagt Ombudsmanden

32. I sin udtalelse anførte Parlamentet, at dets undladelse af at udstede en afgørelse til klageren "utvivlsomt var forbundet"med klagerens overførsel sammen med hans personlige sagsmappe. I sine bemærkninger hævdede klageren, at Parlamentet ikke havde givet en tilfredsstillende forklaring på, hvorfor det ikke havde afsluttet proceduren for tildeling af point for fortjeneste, der skulle tildeles ham for 2005. Han påpegede, at hans overførsel trådte i kraft den 1. januar 2007. Anmodningen om overførsel af hans personlige aktmappe blev først fremsat den 8. december 2006 og dermed tilsyneladende efter afslutningen af proceduren for tildeling af meritpoint for 2005.

33. I sin supplerende udtalelse erklærede Parlamentet, at det ønskede at gentage sin oprigtige beklagelse over den manglende meddelelse af tildelingsformularen for 2005. Parlamentet kommenterede ikke klagerens påstand yderligere.

34. I sine supplerende bemærkninger anførte klageren, at der tilsyneladende ikke havde fundet en undersøgelse sted af, hvorfor Parlamentet ikke havde truffet en afgørelse over for ham. Parlamentet havde heller ikke behandlet spørgsmålet om plausibiliteten af den begrundelse, det oprindeligt gav.

Ombudsmandens vurdering

35. Ombudsmanden bemærker, at Parlamentet i sin udtalelse forsøgte at forklare sin undladelse af at træffe en afgørelse med henvisning til overførslen af både klageren og hans personlige sagsmappe. Han forstår endvidere Parlamentets bemærkninger i dets supplerende udtalelse som en henvisning til den holdning, der allerede er fremsat i dets udtalelse. Det er imidlertid klart, at Parlamentet ved blot at gentage sin holdning ikke i væsentlig grad behandlede klagerens argumenter med hensyn til tidspunktet for hans overførsel.

36. Ombudsmanden er enig med klageren i, at Parlamentets begrundelse for ikke at have afsluttet proceduren for tildeling af point for fortjeneste for 2005 er utilstrækkelig. Denne konklusion er baseret på følgende grunde.

37. For det første er Parlamentets forklaring vag i den forstand, at den ikke rigtig angiver en konkret grund til at redegøre for dens fiasko. Faktisk antyder Parlamentet blot, at dets fiasko "utvivlsomt var forbundet" med klagerens overførsel. Denne erklæring er ikke en tilstrækkelig forklaring på Parlamentets fiasko. For det andet er Parlamentets argument med hensyn til realiteten klart ikke overbevisende. Parlamentet har ikke været i stand til at identificere en bestemmelse, der giver det ret til at afstå fra at tildele meritpoint til en tjenestemand for et givet år, hvis denne tjenestemand overføres til en anden institution på et senere tidspunkt. Dette er især tilfældet, når det pågældende år for længst er gået. Ombudsmanden bemærker, at Parlamentet fik mulighed for at kommentere klagerens tredje påstand i løbet af sin undersøgelse, men gentog blot den tidligere afgivne forklaring. Af de anførte grunde kan denne forklaring imidlertid ikke anses for tilfredsstillende.

39. På baggrund af ovenstående mener Ombudsmanden, at Parlamentet ikke har givet en tilfredsstillende forklaring på, hvorfor det ikke har afsluttet proceduren for tildeling af point for fortjeneste til klageren for 2005. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Han vil derfor fremsætte en kritisk bemærkning nedenfor.

C. Konklusioner

På grundlag af sine undersøgelser af denne klage fremsætter Ombudsmanden følgende kritiske bemærkninger:

Parlamentet undlod at træffe afgørelse om tildeling af meritpoint for 2005 til klageren i overensstemmelse med den detaljerede tidsplan. Der er tale om fejl eller forsømmelser.

Parlamentet besvarede ikke klagerens anmodninger og hans klage i henhold til artikel 90, stk. 2, i tjenestemandsvedtægten. Der er tale om fejl eller forsømmelser.

Parlamentet har ikke givet en tilfredsstillende forklaring på, hvorfor det ikke har afsluttet proceduren for tildeling af meritpoint til klageren for 2005. Der er tale om fejl eller forsømmelser.

Klageren og Parlamentet vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 27. juli 2009.

---

[1] Bortset fra denne klage indgav klageren også klager over antallet af point for fortjeneste, som han fik tildelt for årene 2003 og 2004. Klage 3051/2005/(PB)WP vedrørte personalevurderingen for 2003. Efter at have fremsat et udkast til henstilling, som ikke blev gennemført af Parlamentet, afsluttede Ombudsmanden sagen med følgende kritiske bemærkning:

"Det er god forvaltningsskik for en ansættelsesmyndighed at foretage den regelmæssige vurdering af sit personale i overensstemmelse med de gældende regler, samtidig med at princippet om ikkeforskelsbehandling overholdes, og de ansattes berettigede forventninger respekteres. I den foreliggende sag 1) undlod Parlamentet at foretage en korrekt sammenlignende vurdering af klagerens fortjenester i 2003 i forhold til hans kollegers fortjenester, 2) tilsidesatte sine berettigede forventninger med hensyn til en skrivelse, som Parlamentets generalsekretær sendte til ham den 24. juni 2004, og 3) undlod at sende klageren et korrekt fremsat forslag om tildeling af point for fortjeneste. Dette udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser."

Den 11. februar 2009 annullerede Personaleretten Parlamentets afgørelser om tildeling af point for fortjeneste for 2003 til klageren og fastslog, at Parlamentet ved at gøre gældende, at klageren kun kunne opnå et tredje point for fortjeneste, hvis hans fortjenester var bedre end hans kollegers fortjenester, som havde modtaget et tredje point for fortjeneste, havde tilsidesat princippet om ligebehandling (sag F-7/2008).

I klage 344/2007/(WP)BEH, som vedrørte personalevurderingen for 2004, fremsatte Ombudsmanden den 15. oktober 2008 et udkast til henstilling til Parlamentet med følgende ordlyd:

"Parlamentet bør tage sin afgørelse om tildeling af point for fortjeneste til klageren for 2004 op til fornyet overvejelse ved 1) at foretage en korrekt sammenlignende vurdering af hans fortjenester og fortjenesterne hos tjenestemændene i den relevante referencegruppe i det pågældende år under hensyntagen til alle relevante forhold og 2) at fremsende en ny og behørigt begrundet afgørelse til klageren."

I sin udførlige udtalelse meddelte Parlamentet Ombudsmanden, at det ikke følte sig i stand til at acceptere hans udkast til henstilling.

I sin begrundelse i sag F-7/2008 fastslog Personaleretten, at Parlamentets tilgang var i strid med princippet om forbud mod forskelsbehandling, fordi det for at give klageren et tredje meritpoint krævede, at hans fortjenester var bedre end de fortjenester, som hans kolleger, der var blevet tildelt et tredje meritpoint, havde, selv om hans fortjenester faktisk kunne sammenlignes med de nævnte kollegers fortjenester. I lyset af den nævnte dom anmodede Ombudsmanden Parlamentet om at underrette ham om, hvorvidt det ønskede at ændre sin holdning.

Ved skrivelse af 14. april 2009 meddelte Parlamentet Ombudsmanden, at det på trods af dommen i sag F-7/2008 fortsat var overbevist om lovligheden af sin tilgang, som det tiltrådte. Undersøgelsen af denne sag er endnu ikke afsluttet.

[2] På baggrund af den detaljerede tidsplan, navnlig punkt 1.9, ser det ud til, at vurderingsproceduren blev indledt senere end fastsat i tidsplanen. Ingen af parterne i tvisten har imidlertid kommenteret dette aspekt.

[3] Fremhævelse tilføjet af klageren.