Strasbourg, den 1. december 2006

Kære G.

Den 21. juni 2005 klagede De til Den Europæiske Ombudsmand over den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/5/05, EPSO/AD/6/05 og EPSO/AD/7/05, som var blevet tilrettelagt samtidig og indeholdt en bestemmelse om, at ansøgerne kun kunne ansøge om en af dem.

Den 31. august 2005 fremsendte jeg Deres klage til EPSO's direktør. EPSO fremsendte sin udtalelse den 22. november 2005. Den 19. december 2005 anmodede jeg EPSO's direktør om at fremlægge yderligere oplysninger og relevante bilag vedrørende en erklæring i EPSO's udtalelse. EPSO fremsendte yderligere oplysninger den 12. januar 2006. Jeg videresendte udtalelsen sammen med yderligere oplysninger fra EPSO med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De sendte den 30. april 2006.

Jeg skriver nu for at fortælle Dem resultaterne af de henvendelser, jeg har foretaget i Deres klage.

KLAGEN

Klageren indgav en klage vedrørende den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/5/05, EPSO/AD/6/05 og EPSO/AD/7/05, offentliggjort den 19. maj 2005(1), med det formål at oprette en reservepulje til ansættelse af sprogadministratorer i lønklasse AD*5 og ansættelse af sprogadministratorer (kontorchefer) inden for oversættelse i lønklasse AD*9 og AD*12. En klausul i hver meddelelse om udvælgelsesprøve fastsætter, at ansøgerne kun kan ansøge om én af disse udvælgelsesprøver(2). Den 30. maj 2005 skrev klageren til EPSO for at anfægte denne klausul. Han anmodede EPSO om at ændre betingelserne og give ansøgerne mulighed for at ansøge om mere end én udvælgelsesprøve på samme tid.

Den 15. juni 2005 svarede EPSO klageren, at det i henhold til vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber er ansættelsesmyndigheden, der udarbejder meddelelserne om almindelige udvælgelsesprøver. Når den træffer afgørelse om betingelserne og metoderne for afholdelse af udvælgelsesprøver, har den et vidt skøn afhængigt af, hvilke ledige stillinger der skal besættes, og tjenestens interesse. For så vidt angår tilrettelæggelsen af de pågældende udvælgelsesprøver blev det understreget, at ansættelsesmyndigheden har indsat klausulen om forbud mod, at ansøgere ansøger om forskellige udvælgelsesprøver af en bestemt grund, og at den har gjort det i tjenestens interesse og i ansøgernes interesse, fordi det i tilfælde af udvælgelsesprøver, der kan indebære en massedeltagelse, er afgørende at kunne forvalte procedurernes varighed og at drage fordel af en delvis fælles ledelse, samtidig med at proportionalitetsprincippet overholdes med hensyn til de anvendte metoder og god forvaltningsskik. Med en sådan klausul havde ansættelsesmyndigheden til hensigt at undgå tilfælde, hvor ansøgere, der fik adgang til en udvælgelsesprøve, forhindres i at deltage i prøverne, fordi de kan være planlagt til at deltage i prøverne ved en anden udvælgelsesprøve, som også afholdes af EPSO samme dag. Det er vigtigt, at ansøgerne selv vælger den udvælgelsesprøve, som de anser sig for atvære bedre kvalificerede til, da ansættelsen i henhold til vedtægtens artikel 27 "skal tage sigte på at sikre institutionen de tjenestemaend, der opfylder de højeste krav til kvalifikationer, indsats og integritet". Ved at indføre klausulen var det ikke ansættelsesmyndighedens hensigt at udelukke visse ansøgere, men at forpligte dem til at træffe et valg, der ville gøre det muligt for dem bedre at vurdere, om de skulle anvende dem eller ej, samtidig med at de forsøgte at sikre en mere effektiv forvaltning af ansættelsesproceduren.

I sin klage til Den Europæiske Ombudsmand anførte klageren, at han fandt EPSO's svar utilfredsstillende, da han mente, at han havde ret til at ansøge og have adgang til enhver stilling i EU-institutionerne, som han opfylder de formelle betingelser for.

Klageren hævdede, at EPSO med urette havde forhindret ham i at deltage i alle tre almindelige udvælgelsesprøver (EPSO/AD/5/05, EPSO/AD/6/05 og EPSO/AD/7/05), og hævdede, at EPSO burde give ham og andre ansøgere mulighed for at deltage i dem alle.

UNDERSØGELSEN

EPSO's udtalelse

EPSO fremsatte i sin udtalelse følgende bemærkninger:

Baggrund

Formålet med alle tre almindelige udvælgelsesprøver EPSO/AD/5/05 (A*5), EPSO/AD/6/05 (A*9) og EPSO/AD/7/05 (A*12) var at opstille reservelister med henblik på ansættelse af sprogadministratorer inden for oversættelse til ni af de nye medlemsstaters sprog(3). Ansøgerne blev advaret om, at prøverne i forbindelse med disse udvælgelsesprøver kunne afholdes samtidigt. Ansøgerne blev derfor kun pålagt at ansøge om en af udvælgelsesprøverne. Både beskrivelsen af arbejdsopgaverne og støtteberettigelsen (den ønskede profil) var forskellige for hver udvælgelsesprøve.

Den 30. maj 2005 kontaktede klageren EPSO med påstand om, at klausulen om, at ansøgerne kun kunne ansøge om en af udvælgelsesprøverne, begrænsede hans ret til at ansøge om udvælgelsesprøven for sprogadministratorer og udvælgelsesprøverne for to niveauer af kontorcheferne inden for oversættelse. Han anmodede EPSO om at ændre betingelserne for adgang til udvælgelsesprøverne, således at han kunne ansøge om alle de udvælgelsesprøver, som han selv var berettiget til.

Den 15. juni 2005 underrettede EPSO klageren om grundene til, at det havde indført klausulen i meddelelserne om udvælgelsesprøver (se ovenfor).

Klage til Ombudsmanden

EPSO tilføjede i sin udtalelse om klagen til Ombudsmanden, at vedtægten og afgørelsen om oprettelse af et europæisk personaleudvælgelseskontor(4) bestemmer, at EPSO skal udarbejde reservelister fra almindelige udvælgelsesprøver, der er omhandlet i vedtægten. Det var således EPSO's opgave at afholde udvælgelsesprøver på vegne af fællesskabsinstitutionerne på grundlag af fælles principper for en harmoniseret udvælgelses- og ansættelsespolitik, principperne for den udvælgelsespolitik, der skal gennemføres, arbejdsprogrammet samt tidsplanen for og tidsplanen for udvælgelsesprøver som godkendt af EPSO's bestyrelse.

Reglerne for udvælgelsesprøvernes tilrettelæggelse fastsættes i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet og i god og god forvaltningsskik. Den omtvistede klausul opfylder ovennævnte krav, når der afholdes flere konkurrencer samtidigt. Den var blevet indført i tjenestens og ansøgernes interesse, eftersom det i forbindelse med udvælgelsesprøver med et højt deltagelsesniveau (næsten 7400 ansøgere i de tre ovennævnte udvælgelsesprøver tilsammen) var vigtigt at kunne styre procedurens varighed og overholde proportionalitetsprincippet og princippet om god forvaltningsskik. Spørgsmålene i forbindelse med afholdelsen af udvælgelsesprøver med et højt deltagelsesniveau vedrører ikke blot de disponible datoer, men også tilgængeligheden af lokaler, der er egnede til et meget stort antal ansøgere. Disse to begrænsninger kan medføre forsinkelser på en eller flere måneder og dermed føre til en forlængelse af udvælgelsesprocedurernes varighed. Ved indførelsen af denne klausul havde ansættelsesmyndigheden ikke til hensigt at udelukke visse ansøgere, men kun at forpligte dem til at træffe et valg, der ville sætte dem bedre i stand til at afgøre, om de skulle indgive en ansøgning, og samtidig forbedre forvaltningen af ansættelsesprocedurerne. Forbuddet mod dobbelt (eller tredobbelt) ansøgninger var ikke en uforholdsmæssig foranstaltning i betragtning af det meget store antal ansøgere, hvis prøver kunne blive væsentligt forsinket med hensyn til at imødekomme nogle få ansøgeres interesse, der kunne være berettiget til at deltage i flere udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort og afholdt i fællesskab.

Klageren ansøgte om almindelig udvælgelsesprøve EPSO/AD/7/05 (for lønklasse AD*12), for hvilken prøverne blev afholdt den 11. november 2005. Prøverne i de to andre konkurrencer blev afholdt samme dag. Det ville have været umuligt for en ansøger at have deltaget i alle tre udvælgelsesprøver. Dette beviste gyldigheden af at medtage klausulen i meddelelserne om udvælgelsesprøver.

EPSO henledte også Ombudsmandens opmærksomhed på "det forhold, at formanden i forbindelse med en appel, der i 2003 blev indgivet til Retten i Første Instans(5) af en sagsøger mod en identisk klausul, overbeviste sagsøgeren om at trække sin appel tilbage ved at præcisere, at den ikke havde nogen chance for at få medhold, og dermed bekræftede, at en sådan klausul var rimelig".

EPSO kunne ikke acceptere klagerens anmodning om tilladelse til at deltage i alle tre udvælgelsesprøver eller om ændring af procedurerne for afholdelse af udvælgelsesprøver.

Anmodning om yderligere oplysninger
Anmodningom yderligere oplysninger

Efter nøje overvejelse af EPSO's udtalelse viste det sig, at der skulle indhentes yderligere oplysninger fra EPSO. Ombudsmanden anmodede derfor EPSO om at fremlægge mere detaljerede oplysninger og enhver relevant dokumentation vedrørende sin erklæring om, at "i forbindelse med en klage indgivet i 2003 af en sagsøger til Retten i Første Instans overtalte formanden sagsøgeren til at trække sin appel tilbage ved at gøre det klart, at den ikke havde nogen chance for at få medhold, hvilket bekræftede, at en sådan klausul var rimelig".

Yderligere oplysninger fra EPSO

Som svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger meddelte EPSO Ombudsmanden, at de oplysninger om klagen, der er nævnt i dets udtalelse, "erresultatet af de konklusioner, som formanden nåede frem til under høringen (...) sag [T-89/03 R]". EPSO sendte Ombudsmanden en kopi af Kommissionens bemærkninger til formanden for Retten i Første Instans vedrørende en anmodning om foreløbige forholdsregler. I den del af disse bemærkninger, der er relevante for den foreliggende sag, dvs. vedrørende en klausul i en meddelelse om udvælgelsesprøve, der forpligter ansøgerne til at vælge, hvilke af de samtidig organiserede udvælgelsesprøver, de ønsker at deltage i, har Kommissionen sammenfattende anført følgende:

Formålet med klausulen er at gøre det muligt at gennemføre alle konkurrencer så hurtigt som muligt. Dette er i de institutioners interesse, der ønsker at ansætte nyt personale, og i ansøgernes interesse, som ønsker at få et resultat så hurtigt som muligt og blive optaget på reservelisten hurtigst muligt, hvis de lykkes. Når flere udvælgelsesprøver skal finde sted samtidig, skal institutionen sørge for passende forberedelser, herunder leje af lokaler, hvor prøverne skal finde sted, dvs. leje lokaler i alle medlemsstater og nødvendigvis samme dag for at sikre, at prøverne behandles fortroligt, og dermed ligebehandling af alle ansøgere. Under disse omstændigheder er det af hensyn til bekvemmeligheden og af budgetmæssige grunde ønskeligt, hvis det ikke er nødvendigt, at ansætte de samme lokaler i flere dage, således at en given fase af alle udvælgelsesprøver kan gennemføres samtidig. Dette gør det muligt for administrationen at reducere omkostningerne gennem gruppebookinger og fremskynder også konkurrenceprocessen. Når to eller flere udvælgelsesprøver afvikles parallelt, er der desuden en åbenlys risiko for, at en ansøger, der deltager i begge/alle konkurrencer, vil støde på et sammenstød af datoer på et tidspunkt, da en prøve for hver udvælgelsesprøve kan finde sted samme dag. Det er derfor vigtigt, at ansøgerne i begyndelsen vælger den udvælgelsesprøve, de ønsker at deltage i for at undgå sådanne sammenstød.

Alternativet ville have været at afholde udvælgelsesprøverne på forskellige datoer, mens institutionernes interesse er at ansætte beståede ansøgere i alle udvælgelsesprøver så hurtigt som muligt, hvilket også er i ansøgernes interesse. Ansøgerne kan kun ansøge om én af udvælgelsesprøverne for ikke at skabe urimelige vanskeligheder for administrationen (f.eks. i forbindelse med afholdelsen af udvælgelsesprøverne) og forsinkelser, der skader andre ansøgeres interesser. Hvis EPSO skulle finde midlerne til at give ansøgerne mulighed for at deltage i alle udvælgelsesprøverne, ville størstedelen af ansøgernes interesser skulle underordnes interesserne hos de få ansøgere, der potentielt kunne ansøge om flere udvælgelsesprøver.

EPSO konkluderede, at argumenterne i Kommissionens bemærkninger til en begæring om foreløbige forholdsregler i sag T-89/03 R kan anses for indirekte at være blevet accepteret af Retten.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fremsatte klageren følgende bemærkninger:

EU-institutionerne er ikke private enheder, der bevidst kan pålægge begrænsninger, men snarere offentlige institutioner, og de skal som sådan give fri adgang til enhver stilling. Hvis de har valgt at udvælge deres personale gennem udvælgelsesprøver, bør de også påtage sig konsekvenserne af dette valg, det vil sige mange kandidater og lange procedurer. EPSO kommenterede ikke sit argument om, at han har ret, og bør også have mulighed for at ansøge om alle stillinger, for hvilke han opfylder de formelle betingelser. Det understregede snarere, at han var nødt til at beslutte sig for en af ​​mange stillinger, mens han mente, at han skulle have fri adgang til alle stillinger, som han kunne ansøge om. EPSO kan beslutte at afholde en enkelt udvælgelsesprøve for at opfylde alle institutionernes årlige rekrutteringsbehov og dermed effektivt forhindre ansøgerne i at tilmelde sig stillinger, for hvilke de opfylder de formelle kriterier.

Klageren hævdede, at den almindelige udvælgelsesprøve EPSO/AD/5/05, EPSO/AD/6/05 og EPSO/AD/7/05 ikke burde have været afholdt i fællesskab, og at der burde have været fundet en løsning, så han kunne ansøge om alle tre udvælgelsesprøver.

AFGØRELSEN

1 Påstand om, at EPSO med urette forhindrede klageren i at deltage i alle tre almindelige udvælgelsesprøver (EPSO/AD/5/05, EPSO/AD/6/05 og EPSO/AD/7/05)

1.1 Den 19. maj 2005 offentliggjorde EPSO meddelelser om udvælgelsesprøve EPSO/AD/5/05, EPSO/AD/6/05 og EPSO/AD/7/05(6) med henblik på udarbejdelse af reservelister med henblik på ansættelse af sprogadministratorer i forskellige lønklasser inden for oversættelse til sprog i ni af de nye medlemsstater(7). Ansøgerne blev gjort opmærksom på, at prøverne i forbindelse med disse udvælgelsesprøver kunne afholdes samtidig, og de blev derfor kun bedt om at ansøge om en af disse udvælgelsesprøver. Del A i hver meddelelse om udvælgelsesprøve bestemte:

"A. OPGAVER OG STØTTEBERETTIGELSE (ANSØGT PROFIL)

(...)

Bemærk venligst, at prøverne til ovennævnte konkurrencer kan afholdes samtidigt. Du kan derfor kun ansøge om en af disse udvælgelsesprøver. Du skal vælge hvilken, når du tilmelder dig online (...).

(...)".

Beskrivelsen af arbejdsopgaverne og støtteberettigelsen (den ønskede profil) var forskellig for hver udvælgelsesprøve.

Klageren skrev til EPSO for at anfægte ovennævnte klausul i meddelelserne om de tre udvælgelsesprøver. Han anmodede EPSO om at ændre adgangskriterierne for at give ansøgerne mulighed for at deltage i mere end én udvælgelsesprøve på samme tid.

1.2 EPSO meddelte kort fortalt klageren, at ansættelsesmyndigheden i henhold til vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber råder over et vidt skøn, når den vedtager meddelelserne om almindelige udvælgelsesprøver og fastsætter de betingelser og metoder, der anvendes ved afholdelsen af udvælgelsesprøver. Ansættelsesmyndigheden har indsat den omtvistede klausul af en bestemt grund og gjort det i tjenestens interesse og i ansøgernes interesse af hensyn til en bedre tidsstyring af udvælgelsesprocedurerne, samtidig med at proportionalitetsprincippet overholdes i forbindelse med de anvendte metoder og god forvaltningsskik.

Det var vigtigt, at ansøgerne selv vælger den udvælgelsesprøve, som de anser sig for atvære bedre kvalificerede til, da ansættelsen i henhold til tjenestemandsvedtægten skal have til formål at sikre institutionen de tjenestegrene, der opfylder de højeste krav til kvalifikationer, indsats og integritet(8). Ved at indføre denne bestemmelse var det således ikke ansættelsesmyndighedens hensigt at udelukke visse ansøgere, men at forpligte dem til at træffe et valg og samtidig forsøge at sikre en mere effektiv forvaltning af proceduren.

Efter at have modtaget ovennævnte svar fra EPSO indgav klageren en klage til Den Europæiske Ombudsmand med påstand om, at EPSO med urette havde forhindret ham i at deltage i alle tre almindelige udvælgelsesprøver (EPSO/AD/5/05, EPSO/AD/6/05 og EPSO/AD/7/05).

1.3 I sin udtalelse og ud over ovennævnte svar til klageren (jf. punkt 1.2 ovenfor) anførte EPSO, at vedtægten og afgørelsen om oprettelse af et europæisk personaleudvælgelseskontor(9) fastsætter, at det er EPSO's opgave at afholde udvælgelsesprøver på vegne af fællesskabsinstitutionerne på grundlag af fælles principper og regler, der er godkendt af EPSO's bestyrelse. Reglerne for udvælgelsesprøvernes tilrettelæggelse fastlægges således af EPSO i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet og i god og god forvaltningsskik. Spørgsmålene vedrørende den samtidige tilrettelæggelse af udvælgelsesprøver med et højt deltagelsesniveau vedrører ikke blot de disponible datoer, men også tilgængeligheden af lokaler, der er egnede til et meget stort antal ansøgere. Disse to begrænsninger kan medføre forsinkelser på en eller flere måneder og dermed en forlængelse af udvælgelsesprocedurernes varighed. Forbuddet mod dobbelt (eller tredobbelt) ansøgninger var ikke en uforholdsmæssig foranstaltning i betragtning af det meget store antal ansøgere, hvis prøver kunne blive væsentligt forsinket med hensyn til at imødekomme nogle få ansøgeres interesse, der kunne være berettiget til at deltage i flere udvælgelsesprøver, der blev offentliggjort og afholdt i fællesskab.

EPSO henledte også Ombudsmandens opmærksomhed på "det forhold, at formanden i forbindelse med en appel, som en sagsøger i 2003 indgav til Retten i Første Instans mod en identisk klausul, overtalte sagsøgeren til at trække sin appel tilbage ved at præcisere, at den ikke havde nogen chance for at få medhold, hvilket bekræftede, at en sådan klausul var rimelig".

1.4 Som svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger meddelte EPSO Ombudsmanden, at de oplysninger om klagen, der er nævnt i dets udtalelse, "fremkomaf de konklusioner, som formanden nåede frem til under høringen (...) sag [T-89/03 R]". EPSO sendte Ombudsmanden en kopi af Kommissionens bemærkninger til formanden for Retten i Første Instans vedrørende en anmodning om foreløbige forholdsregler. I den del af disse bemærkninger, der er relevante for den foreliggende sag, har Kommissionen sammenfattende gjort følgende gældende:

Formålet med klausulen er at gøre det muligt at gennemføre alle konkurrencer så hurtigt som muligt. Dette er i de institutioners interesse, der ønsker at ansætte nyt personale, og i ansøgernes interesse, som ønsker at få et resultat så hurtigt som muligt og blive optaget på reservelisten hurtigst muligt, hvis de lykkes.

Når flere udvælgelsesprøver finder sted samtidig, skal institutionen sørge for passende forberedelser, herunder leje af lokaler, hvor prøverne skal finde sted, dvs. leje lokaler i alle medlemsstater og nødvendigvis samme dag for at sikre, at prøverne behandles fortroligt, og dermed ligebehandling af alle ansøgere. Under disse omstændigheder er det af hensyn til bekvemmeligheden og af budgetmæssige grunde ønskeligt, hvis det ikke er nødvendigt, at ansætte de samme lokaler i flere dage, således at en given fase af alle udvælgelsesprøver kan gennemføres samtidig. Dette gør det muligt for administrationen at reducere omkostningerne gennem gruppebookinger og fremskynder også konkurrenceprocessen. Når to eller flere udvælgelsesprøver afvikles parallelt, er der desuden en åbenlys risiko for, at en ansøger, der deltager i begge/alle udvælgelsesprøver, på et eller andet tidspunkt vil støde på et sammenstød mellem datoer, da en test af hver udvælgelsesprøve kan finde sted samme dag. Det er derfor vigtigt, at ansøgerne i begyndelsen vælger den udvælgelsesprøve, de ønsker at deltage i, for at undgå sådanne sammenstød.

Alternativet ville have været at afholde udvælgelsesprøverne på forskellige datoer, mens institutionernes interesse er at ansætte beståede ansøgere i alle udvælgelsesprøver så hurtigt som muligt, hvilket også er i ansøgernes interesse. Ansøgerne kan kun ansøge om én af udvælgelsesprøverne for ikke at skabe urimelige vanskeligheder for administrationen (f.eks. i forbindelse med afholdelsen af udvælgelsesprøverne) og forsinkelser, der skader andre ansøgeres interesser. Hvis EPSO skulle finde midlerne til at give ansøgerne mulighed for at deltage i alle udvælgelsesprøverne, ville størstedelen af ansøgernes interesser skulle underordnes interesserne hos de få ansøgere, der potentielt kunne ansøge om flere udvælgelsesprøver.

1.5 I sine bemærkninger anførte klageren, at EU-institutionerne ikke er private enheder, der bevidst kan pålægge begrænsninger, men snarere offentlige institutioner, og som sådan skal muliggøre fri adgang til enhver stilling. Han mente, at han har ret og bør have mulighed for at ansøge om alle stillinger, for hvilke han opfylder de formelle betingelser. Klageren fremførte også, at EPSO kunne beslutte at afholde en enkelt udvælgelsesprøve for at opfylde alle institutionernes årlige rekrutteringsbehov og dermed effektivt forhindre ansøgerne i at tilmelde sig stillinger, for hvilke de opfylder de formelle kriterier.

1.6 Ombudsmanden bemærker for det første, at det fremgår af artikel 1, stk. 2, i bilag III til vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber(10),at "meddelelsen om almindelige udvælgelsesprøver, der er fælles for to eller flere institutioner, udarbejdes af ansættelsesmyndigheden (...) efter høring af det fælles blandede udvalg." Det er fast retspraksis vedFællesskabets retsinstanser(11), at ansættelsesmyndigheden "har vide skønsbeføjelser (...) til i tjenestens interesse at fastlægge de regler og betingelser, der gælder for afholdelsen af en udvælgelsesprøve." På områder, hvor en administration råder over en betydelig skønsmargen, eranvendelsesområdet for Ombudsmandens kontrol af ansættelsesmyndighedens handlinger nødvendigvis begrænset til at afgøre, om dens beføjelser ikke er blevet anvendt på en rimelig måde, og at den ikke er bundet af dens beføjelser.

1.7 Ombudsmanden bemærker, at klageren i det væsentlige anfægter EPSO's afgørelse om i de relevante meddelelser om udvælgelsesprøver for sprogadministratorer at medtage en bestemmelse, der forpligter ansøgerne til kun at ansøge om en af de udvælgelsesprøver, der offentliggøres parallelt, idet prøverne til disse udvælgelsesprøver kan afholdes samtidigt. Ombudsmanden bemærker også, at klageren udelukkende baserede sin påstand på sin betragtning om, at han har ret til at ansøge og bør have adgang til enhver stilling inden for EU-institutionerne, hvor han mener, at han opfylder formelle krav.

Anvendelsesområdet for Ombudsmandens prøvelse af EPSO's afgørelse er at undersøge, om EPSO har anvendt sine beføjelser på en åbenbart urigtig måde, da EPSO indførte en sådan klausul i disse meddelelser om udvælgelsesprøver. Ombudsmanden bemærker i denne forbindelse, at udøvelsen af detvide skøn i forbindelse med udarbejdelsen af meddelelser om udvælgelsesprøver ifølge Fællesskabets retsinstansers retspraksis "skal være i overensstemmelse med de bydende nødvendige bestemmelser i vedtægtens artikel 27 (...), og at han i den forbindelse altid skal vælge, hvilket skøn ansættelsesmyndigheden råder over i denne henseende, under hensyntagen til kravene til de stillinger, der skal besættes, og mere generelt tjenestens interesse"(12).

1.8 Ombudsmanden finder det vigtigt at præcisere, at formålet med ansættelsesprocedurerne i overensstemmelse med vedtægtens artikel 27 og som anerkendt i fast retspraksis ved Fællesskabets retsinstanser(13) er at sikre institutionerne "tjenestemænd, der opfylder de højeste krav til kvalifikationer, indsats og integritet". Formålet med tilrettelæggelsen af ansættelsesudvælgelsesprøverne er først og fremmest at opfylde institutionernes personalebehov og ikke kun, som klageren synes at overveje, at give ansøgerne fri adgang til en stilling inden for EU-institutionerne.

Ombudsmanden finder det også vigtigt fra starten at præcisere, at de pågældende udvælgelsesprøver ikke blev afholdt med henblik på at besætte specifikke stillinger. De blev organiseret "til at udgøre en reservepulje, hvorfra der kunne ansættes" lingvistiske administratorer i tre forskellige lønklasser. Selv når ansøgerne har bestået udvælgelsesprøverne og opføres på de endelige reservelister, kan egnede ansøgere ikke ansøge om specifikke ledige stillinger inden for EU-institutionerne. Ombudsmanden minder i denne forbindelse om, at selv ansøgere, der har bestået udvælgelsesprøver og er opført på en reserveliste, kun kan få tilbudt en stilling, men ikke har ret til at blive udnævnt(14). Klagerens argument om, at institutionerne er offentlige organer og bør give enkeltpersoner fri adgang til enhver stilling, for hvilken de mener, at de opfylder formelle betingelser, kan derfor ikke opretholdes i lyset af ovennævnte formål og omfang af ansættelsesprocedurerne.

1.9 Ombudsmanden bemærker, at EPSO begrunder sin beslutning om at tilrettelægge prøverne i udvælgelsesprøverne samtidig med overvejelser vedrørende en bedre håndtering af ansættelsesprocedurerne, nemlig tidsbegrænsningerne og de økonomiske konsekvenser af udvælgelsesprøver med et stort antal ansøgere. EPSO mener også, at dette både er i institutionernes og ansøgernes interesse. Ombudsmanden mener, at denne hensigt synes at være rimelig i lyset af det legitime mål om at sikre en forsvarlig tidsstyring i udvælgelsesprøver og en rationel anvendelse af de disponible finansielle ressourcer. Af de af EPSO anførte grunde (punkt 1.3 og 1.4 ovenfor) synes dette også at være i institutionernes og ansøgernes interesse.

Ombudsmanden bemærker også, at EPSO ved at forfølge dette mål også synes at tage hensyn til andre legitime organisatoriske aspekter, såsom det mulige sammenstød mellem datoer for prøver på forskellige stadier af udvælgelsesprøverne og spørgsmålet om at sikre fortroligheden af prøverne og ligebehandling af alle ansøgere. I betragtning af at afholdelsen af flere udvælgelsesprøver inden for samme tidsperiode på et eller andet tidspunkt vil udgøre en alvorlig risiko for, at en ansøger, der deltager i alle udvælgelsesprøver, på et eller andet tidspunkt vil støde på et sammenstød mellem datoer, synes det ikke at være i strid med principperne om god forvaltningsskik at forpligte dem til at træffe deres valg i forhold til den konkurrence, som de anser sig selv for bedst egnede til på tidspunktet for deres registrering.

Ombudsmanden mener også, at den alternative løsning med at forpligte EPSO til at tilrettelægge prøverne i de pågældende udvælgelsesprøver særskilt for at finde midler til at give potentielle ansøgere, som ville være i stand til at ansøge om alle udvælgelsesprøver, mulighed for at deltage i alle de relevante prøver, ville faktisk skabe uforholdsmæssige og urimelige vanskeligheder for administrationen og objektivt uberettigede forsinkelser for institutionerne og andre ansøgere i ansættelsesprocedurerne. Ved afholdelsen af disse generelle udvælgelsesprøver havde EPSO desuden til formål at stille et tilstrækkeligt antal egnede ansøgere til rådighed for institutionerne for hvert af de tre sprogadministratorer. Antallet af egnede ansøgere, der vil blive bibeholdt på de forskellige reservelister ved afslutningen af udvælgelsesprøverne, er nemlig blevet beregnet og fastsat i meddelelserne om udvælgelsesprøver på grundlag af de forskellige institutioners skøn baseret på deres fremtidige ansættelsesbehov. Det kunne faktisk være i strid med institutionernes interesser, hvis et betydeligt antal meget erfarne og højtydende ansøgere, som kunne ansøge om alle udvælgelsesprøver, i sidste ende ville blive opført på alle tre reservelister. Dette kunne rejse tvivl om formålet om at stille det antal egnede ansøgere til rådighed for institutionerne med henblik på ansættelse, som institutionerne har udpeget til de tre udvælgelsesprøver.

Hvad angår EPSO's argument vedrørende sag T-89/03 R bemærker Ombudsmanden, at selv om Fællesskabets retsinstanser endnu ikke har haft mulighed for direkte at tage stilling til problemet med den anfægtede klausul, bemærker Ombudsmanden, at Retten ved sin vurdering og afvisning af et argument i de forenede sager T-167/99 og T-174/99 Giulietti mod Kommissionen syntes at have accepteret og støttet sig på, at "forskellige udvælgelsesprøver blev afholdt samtidig, og at sagsøgerne derfor havde mulighed for at vælge blandt alle de udvælgelsesprøver, som de havde til hensigt at deltage i"(15).

Endelig mener Ombudsmanden også, at klagerens argument om, at EPSO i sidste ende kunne beslutte at afholde en enkelt udvælgelsesprøve for at opfylde institutionernes årlige rekrutteringsbehov, således at ansøgerne reelt forhindres i at tilmelde sig stillinger, for hvilke de opfylder de formelle kriterier, ikke kan opretholdes. Som forklaret ovenfor (punkt 1.8) ville en sådan udvælgelsesprøve ikke blive afholdt for at besætte en bestemt stilling, men for at oprette en reserveliste over egnede ansøgere, som institutionerne ville ansætte efter deres behov. I modsætning til, hvad klageren hævder, kunne en bestået ansøger i en sådan hypotetisk udvælgelsesprøve ansættes til enhver stilling, som en sådan udvælgelsesprøve ville give adgang til.

1.10 I lyset af ovenstående og i lyset af, at prøverne i forbindelse med almindelige udvælgelsesprøver EPSO/AD/5/05, EPSO/AD/6/05 og EPSO/AD/7/05 blev afholdt samme dag, konkluderer Ombudsmanden, at denne undersøgelse ikke har vist, at EPSO har overskredet grænserne for sine skønsbeføjelser med hensyn til at give ansøgerne mulighed for kun at ansøge om én af disse almindelige udvælgelsesprøver, som skulle afholdes samtidigt. Ombudsmanden finder derfor ingen fejl eller forsømmelser og konkluderer, at klagerens påstand om, at EPSO bør give ham og andre ansøgere mulighed for at deltage i alle udvælgelsesprøver, ikke kan opretholdes.

1.11 Ombudsmanden bemærker imidlertid, at meddelelserne om de pågældende udvælgelsesprøver opfordrede potentielle ansøgere til at "... bemærke, at prøverne i forbindelse med ovennævnte udvælgelsesprøver kan afholdes samtidigt. Du kan derfor kun ansøge om en af disse udvælgelsesprøver." (Ombudsmandens understregning). Ombudsmanden mener, at den anvendte formulering gav EPSO mulighed for ikke at tilrettelægge prøverne samtidigt. EPSO havde imidlertid med rette meddelt, at det havde til hensigt at tilrettelægge prøverne samtidig, således som det faktisk skete.

Ombudsmanden mener, at EPSO kun bør anvende en klausul, der forbyder ansøgere at ansøge om mere end én af parallelle udvælgelsesprøver, når det af grunde, der vedrører forsvarlig og rettidig forvaltning og tilrettelæggelse af udvælgelsesprøver, er sikkert, at prøverne faktisk vil blive afholdt samtidigt, hvilket gør det umuligt at deltage flere gange. Kun under usædvanlige og uventede omstændigheder, der ville gøre det umuligt eller ekstraordinært vanskeligt at gennemføre prøverne samtidig, skulle EPSO afvige fra sin erklærede hensigt, hvilket begrunder forbuddet mod ansøgere mod at ansøge om mere end én af parallelle udvælgelsesprøver. En yderligere bemærkning herom vil blive fremsat nedenfor.

2 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at være sket fejl eller forsømmelser fra EPSO's side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

YDERLIGERE BEMÆRKNINGER

Ombudsmanden mener, at EPSO kun bør anvende en klausul, der forbyder ansøgere at ansøge om mere end én af parallelle udvælgelsesprøver, når det af grunde, der vedrører forsvarlig og rettidig forvaltning og tilrettelæggelse af udvælgelsesprøver, er sikkert, at prøverne faktisk vil blive afholdt samtidigt, hvilket gør det umuligt at deltage flere gange. Kun under usædvanlige og uventede omstændigheder, der ville gøre det umuligt eller ekstraordinært vanskeligt at gennemføre prøverne samtidig, skulle EPSO afvige fra sin erklærede hensigt, hvilket begrunder forbuddet mod ansøgere mod at ansøge om mere end én af parallelle udvælgelsesprøver.

EPSO's direktør vil blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtigt,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EUT 2005, L 117, s. 3 og 16.

(2) Den relevante bestemmelse i meddelelserne om udvælgelsesprøver bestemte: "Vær opmærksom på, at prøverne til ovennævnte konkurrencer kan afholdes samtidigt. Du kan derfor kun ansøge om en af disse udvælgelsesprøver. Du skal vælge hvilken, når du tilmelder dig online, og du kan ikke ændre den efter fristen for indskriftens udløb.

(3) Tjekkisk, estisk, ungarsk, lettisk, litauisk, maltesisk, polsk, slovakisk og slovensk.

(4) Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets og Den Europæiske Ombudsmands afgørelse 2002/620/EF af 25. juli 2002 om oprettelse af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor (EFT L 197, s. 53).

(5) Sag T-89/03, slettet af Domstolens register den 21. maj 2003.

(6) EUT 2005, L 117, s. 3 og 16.

(7) Tjekkisk, estisk, ungarsk, lettisk, litauisk, maltesisk, polsk, slovakisk og slovensk.

(8) Vedtægtens artikel 27 bestemmer, at "[r]ekruttering har til formål at sikre institutionen de højeste kvalifikationer, indsatser og integritet (...)."

(9) Europa-Parlamentets, Rådets, Kommissionens, Domstolens, Revisionsrettens, Det Økonomiske og Sociale Udvalgs, Regionsudvalgets og Den Europæiske Ombudsmands afgørelse 2002/620/EF af 25. juli 2002 om oprettelse af De Europæiske Fællesskabers Personaleudvælgelseskontor (EFT L 197, s. 53).

(10) Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 723/2004 af 22.3.2004 om ændring af vedtægten for tjenestemænd i De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Fællesskaberne (EUT L 124, s. 1).

(11) Sag T-207/95, Ibarra Gil mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 13, og II, s. 31; Sag T-211/95, Petit-Laurent mod Kommissionen, Sml. 1997 Pers. I-A-21, og II, s. 57.

(12) Sag T-256/01, Pyres mod Kommissionen, dom af 15. februar 2005, endnu ikke offentliggjort, præmis 66.

(13) Sag T- 256/01, Pyres mod Kommissionen, præmis 37.

(14) Jf. sag T-1/90, Pérez-Minguez Casariego mod Kommissionen, Sml. 1991 II, s. 143, præmis 80; for nylig gentaget i sag T-306/04, Luxem mod Kommissionen, dom af 16. november 2006, endnu ikke offentliggjort.

(15) Sag T-167/99 og T-174/99, Giulietti mod Kommissionen, forenede sager T-167/99 og T-174/99, Sml. Pers. I-A, s. 93, og II, s. 411, præmis 75.