Kære X

Den 24. februar 2003 modtog jeg en klage, som De indgav til Den Europæiske Ombudsmand på vegne af det italienske konsortium Y. Klagen vedrørte Kommissionens håndtering af udbuddet EuropeAid/114077/D/S/NI.

Den 21. marts 2003 videresendte jeg klagen til Kommissionens formand. Kommissionen sendte sin udtalelse den 12. juni 2003, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det, senest den 31. juli 2003. Der ser ikke ud til at være modtaget bemærkninger fra Dem. Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Ifølge klageren er de relevante faktiske omstændigheder følgende:

Y afgav et tilbud efter det udbud, der blev iværksat af projektstyringsenheden i "Proyecto de fortalecimiento del sistema de salud en Nicaragua" (i det følgende benævnt PFSS) den 16. august 2002 inden for rammerne af en aftale om finansielt samarbejde mellem Nicaraguas regering og Den Europæiske Union om indkøb af lægemidler og medicinsk udstyr.

Den 4. november 2002 afgav Y bud på hvert af de 13 partier, der udgjorde buddet. Det samlede bud beløb sig til 1 138 000 EUR.

Den 14. november 2002 modtog Y en anmodning om supplerende tekniske oplysninger fra projektforvaltningsenheden (herefter »PMU«), som er den ordregivende myndighed for udbuddet. Den 19. november 2002 fremsendte Y de ønskede oplysninger til PMU. Ved telefax af 3. december 2002 anmodede Y PMU om en kopi af referatet af åbningsmødet den 5. november 2002. Det fremgik af gennemgangen af dette dokument, at Y’s tilbud for hver af de 13 delkontrakter var blevet godkendt til næste fase af den udvælgelsesprocedure, som bedømmelsesudvalget skulle gennemføre.

Den 4. februar 2003 blev Y underrettet om, at bedømmelsesudvalget havde besluttet at forkaste selskabets bud, da det ikke opfyldte kriteriet i udbudsbekendtgørelsens punkt 16, nemlig at det årlige salg i de seneste tre år skulle være fem gange større end den økonomiske værdi af det afgivne bud. Da værdien af Y's bud var 1 138 000 EUR, skulle det årlige salg i de sidste tre år have været på mindst 5 690 000 EUR, hvilket ikke var tilfældet.

Den 7. februar 2003 skrev Y til PFSS om uregelmæssigheder i udbudsproceduren og anførte følgende:

På trods af artikel 2.4.8 i den praktiske vejledning om EU's kontraktprocedurer for ekstern bistand, hvori det hedder, at "udvælgelses- og tildelingskriterier" skal være præcise og ikke må være diskriminerende, var den terminologi, der anvendes i den spanske udgave af udbuddet, tvetydig. Det var ikke klart, at beregningen af de bydendes salg i løbet af de sidste tre år skulle have henvist til hvert år og ikke til hele perioden som forstået af Y. Det fremgår endvidere af artikel 16 i udbuddet, at "Las empresas [...] deben disponer de taller de servicios en la República de Nicaragua aprobado por el fabricante de los suministros" (tilbudsgiverne skulle have leverandører af eftersalgsservice i Republikken Nicaragua godkendt af producenten af leverancerne). Den virksomhed, der havde fået tildelt udbuddet, opfyldte ikke dette krav. Af disse grunde nedlagde Y påstand om annullation af hele proceduren.

I sit svar af 17. februar 2003 anførte PFSS, at proceduren var blevet gennemført i overensstemmelse med de relevante regler, og fastholdt sin oprindelige beslutning om at skille sig af med Y’s tilbud.

I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at Kommissionen havde handlet urimeligt i forbindelse med udbuddet EuropeAid/114077/D/S/NI, "Proyecto de Fortalecimiento del Sistema de Salud en Nicaragua", og hævdede, at Kommissionen burde annullere hele proceduren.

Forespørgslen

Kommissionen gennemgik først de faktiske omstændigheder i klagen:

Den 16. august 2002 iværksatte projektforvaltningsenheden (PMU) for Proyecto de fortalecimiento del sistema de salud en Nicaragua et internationalt udbud vedrørende indkøb af lægemidler. Den ordregivende myndighed for dette udbud var PMU. I overensstemmelse med procedurereglerne i instruktionsmanualen og den praktiske vejledning om EF's kontraktprocedurer for ekstern bistand til decentraliserede systemer med forudgående godkendelse, som Kommissionen vedtog den 10. november 1999, var udbuddet imidlertid blevet grundigt kontrolleret af Kommissionens delegation i Nicaragua og ændret af PMU i overensstemmelse hermed, inden det blev offentliggjort.

Den 11. oktober 2002 blev der offentliggjort en berigtigelse til udbudsbekendtgørelsen. Udvælgelseskriterierne var blevet ændret en smule, og fristen for indgivelse af tilbud var blevet forlænget til den 4. november 2002. Åbningen af de modtagne bud fandt sted den 5. november 2002. Et af udvælgelseskriterierne, som var uændret efter berigtigelsen, anførte, at tilbudsgivernes årlige salg i de seneste tre år skulle være fem gange større end den økonomiske værdi af det afgivne bud. Den 6. november 2002 fremsendte Y en forklarende note til bedømmelsesudvalget. Y forklarede, at de oprindeligt anførte tal kun vedrørte det nationale salg, og at tallene i notatet også omfattede salg til udlandet. Da dette notat blev modtaget efter udløbet af fristen for afgivelse af bud, blev der ikke taget hensyn til oplysningerne heri for ikke at ændre konkurrencen.

Den 4. februar 2003 meddelte PMU Y, at selskabets bud var blevet afvist, da det ikke opfyldte kriteriet om, at det årlige salg i de sidste tre år skulle være fem gange større end den økonomiske værdi af det afgivne bud.

Med hensyn til klagen fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Med hensyn til den procedure, der blev fulgt ved udvælgelsen af buddene, bestod evalueringsprocessen både af kontrol af, at udvælgelseskriterierne var opfyldt, og af tekniske kriterier. Dette forklarede også, hvorfor tilbudsgiverne, som det var tilfældet med Y, var blevet anmodet om at fremlægge yderligere oplysninger efter åbningsmødet, selv om deres bud senere ville være blevet afvist af andre grunde. I henhold til de relevante regler skulle buddet tildeles den virksomhed, der fremlagde den laveste pris blandt dem, der opfyldte alle evalueringskriterierne, og Y opfyldte ikke alle kriterierne. I modsætning til, hvad klageren hævdede, kunne ordlyden af ovennævnte kriterium ikke betragtes som tvetydig, da det klart fremgik, at de skulle tage hensyn til det årlige salg i de seneste tre år og ikke salget i hele perioden. Efter at have kontrolleret den engelske og den italienske oversættelse af udbuddet var de i overensstemmelse med den oprindelige spanske udgave. Det skal endvidere erindres, at formålet med dette kriterium var at sikre, at den virksomhed, der fik tildelt kontrakten, havde en tilstrækkelig økonomisk størrelse til at opfylde den kontrakt, den havde fået tildelt.

Klagerens argument om, at det selskab, der havde fået tildelt buddet, ikke opfyldte kravet om, at tilbudsgiverne skulle have leverandører af eftersalgsservice i Republikken Nicaragua godkendt af producenten af leverancerne, og at hele proceduren derfor skulle annulleres, kunne ikke godtages. I modsætning til klagerens påstand var tilstedeværelsen af en lokal agent ikke påkrævet, men det, der blev anmodet om, var en servicebutik til eftersalgsservice. Bedømmelsesudvalget havde nøje udvalgt kun tilbudsgivere, der kunne garantere denne tjeneste. På dette grundlag kunne klagerens anmodning om annullering af udbudsproceduren ikke accepteres. Endelig var det forhold, at Y også opfyldte dette kriterium og kunne levere eftersalgsservice, ikke relevant, da Y's tilbud var blevet afvist af andre grunde.

Som konklusion understregede Kommissionen, at hele udbudsproceduren var blevet gennemført i overensstemmelse med de relevante regler, at der ikke havde fundet uregelmæssigheder sted, og at der var sikret normal konkurrence.

Der blev tilsyneladende ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1.1 Y afgav bud i forbindelse med udbuddet EuropeAid/114077/D/S/NI, der blev iværksat den 16. august 2002 af projektstyringsenheden i "Proyecto de Fortalecimiento del Sistema de Salud en Nicaragua" inden for rammerne af samarbejdsaftalen mellem Nicaraguas regering og Den Europæiske Union om indkøb af lægemidler og medicinsk udstyr. Klageren hævdede, at Kommissionen havde handlet urimeligt i forbindelse med behandlingen af udbuddet, og nedlagde påstand om, at Kommissionen skulle annullere hele proceduren.

1.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at buddet ifølge udbudsbekendtgørelsen skulle tildeles den virksomhed, der havde afgivet den laveste pris blandt dem, der opfyldte alle bedømmelseskriterierne. Y opfyldte ikke kriteriet om, at tilbudsgiverens årlige salg i de seneste tre år skulle være fem gange større end den økonomiske værdi af det afgivne bud.

1.3 For så vidt angår klagerens argument om, at det selskab, der havde fået tildelt tilbuddet, ikke opfyldte kravet om, at tilbudsgiverne skulle have leverandører af eftersalgsservice i Republikken Nicaragua godkendt af leverandøren af leverancerne, og at hele proceduren derfor skulle annulleres, kunne det ikke accepteres. I modsætning til klagerens påstand var tilstedeværelsen af en lokal agent ikke påkrævet, men det, der blev anmodet om, var en servicebutik til eftersalgsservice. Bedømmelsesudvalget havde nøje udvalgt kun tilbudsgivere, der kunne garantere denne tjeneste.

1.4 Det er god forvaltningsskik, at de ansvarlige myndigheder ved vurderingen af de tilbud, der modtages efter et udbud, handler i overensstemmelse med de relevante regler og anvender de kriterier, der er fastsat i dette udbud. Ordlyden af indkaldelsen skal være klar og præcis for ikke at være vildledende for potentielle tilbudsgivere.

1.5 Ombudsmanden bemærker, at teksten i det relevante udbud ikke synes at være vildledende. På grundlag af de oplysninger, som Kommissionen modtog i sin udtalelse, mener han desuden, at Kommissionen har givet en rimelig forklaring på, hvorfor Y's tilbud blev afvist, og hvorfor der ikke var nogen grund til at annullere hele proceduren som krævet af klageren.

På dette grundlag ser det ikke ud til, at Kommissionen har begået fejl eller forsømmelser.

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS