Strasbourg, den 11. november 2003

Kære Dr. B.

Den 11. december 2002 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand vedrørende Europa-Kommissionens påståede manglende betaling af den sidste rate, der skulle betales under "Force"-projekt E/92/1608/2/Q-FPC.

Den 16. december 2002 videresendte Ombudsmanden klagen til Kommissionens formand.

Ved brev af 3. marts 2003 fremsendte De yderligere oplysninger i forbindelse med Deres klage.

Kommissionen afgav udtalelse den 18. marts 2003. Ombudsmanden fremsendte den til Dem den 21. marts 2003 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 27. april 2003.

Den 10. juni 2003 skrev jeg til Kommissionen for at anmode om yderligere oplysninger i forbindelse med Deres klage. En kopi af Deres breve af 3. marts 2003 og 27. april 2003 blev fremsendt til Kommissionen. De blev underrettet herom ved brev afsendt samme dag. Kommissionen fremsendte sit svar den 7. august 2003. Jeg fremsendte den til Dem den 13. august 2003 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger inden den 30. september 2003. Der ser ikke ud til at være modtaget bemærkninger fra Dem.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I 1994 indgik ASS – Arbeits- und sozialwissenschaftliche Systemberatung, et tysk konsulentfirma repræsenteret ved klageren, en kontrakt med Kommissionen om levering af konsulenttjenester inden for rammerne af »Force«-programmet (projekt D/93B/1/3120/Q-FPC). I en klage (780/2000/GG), der blev indgivet i juni 2000, hævdede klageren, at en del af det vederlag, der skulle betales i henhold til denne kontrakt, stadig ikke var blevet betalt. Som følge af Ombudsmandens undersøgelse af denne klage foreslog Kommissionen at betale klageren et beløb på 7 403 EUR plus et yderligere beløb på 3 422,62 EUR i renter på grund af forsinkelsen. Klageren accepterede dette forslag. Den 27. november 2001 afsluttede Ombudsmanden derfor sagen, da den var blevet afgjort af Kommissionen (1).

I december 2002 indgav klageren endnu en klage til Ombudsmanden, som vedrørte et andet projekt under "Force"-programmet (reference E/92/1608/2/Q-FPC), som hun havde været koordinator for. Ifølge klageren var der opstået det samme problem i forbindelse med dette projekt som i ovennævnte sag.

Klageren hævdede således, at Kommissionen havde undladt at betale den sidste rate, der skulle betales i forbindelse med det nævnte projekt.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Programmet »Force« blev officielt afsluttet i 1995. Sagerne vedrørende dette program var derefter blevet overdraget til S.A. Agenor, Kommissionens kontor for faglig bistand ("TAO") i forbindelse med gennemførelsen af Leonardo da Vinci-programmet med henblik på at afslutte de resterende projekter. Da dette kontor for teknisk bistand blev lukket i februar 1999, var en række sager, herunder klagerens, imidlertid stadig ikke afsluttet.

Projekt E/92/1608/Q-FPC bestod af to kontrakter, som klageren havde været koordinator for:

Den første kontrakt (kontrakt E/92/1608/1/Q-FPC) løb fra den 7. september 1992 til den 6. september 1993, og entreprenøren var et selskab ved navn Telesincro.

- Den anden kontrakt (kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC) løb fra den 1. januar 1994 til den 30. november 1994. Som følge af Telesincros vanskeligheder (omstrukturering af virksomheden, strejker), var der blevet foretaget en udskiftning af kontrahenten, efter at TAO havde givet sit samtykke. Den nye entreprenør havde været et firma kaldet Aniel. Kun denne anden kontrakt var berørt af dette klagepunkt.

Kommissionens tjenestegrene havde evalueret den endelige rapport om projektet, som klageren havde forelagt KFB. Ifølge denne evaluering var projektet svagt, og evaluatoren havde rejst tvivl om alvoren af projektets, partnernes, det udførte arbejdes og budgetbevillingernes tværnationale karakter. Kommissionens tjenestegrene havde også foretaget en finansiel evaluering, der var baseret på oplysningerne i den endelige rapport og på en revision foretaget på kontrahentens hjemsted den 23. marts 1996. For den første kontraktperiode havde den finansielle evaluering ført til den konklusion, at der skulle kræves 30 367 EUR tilbage. For den anden kontraktperiode beløb det restbeløb, som Kommissionen endnu ikke havde betalt, sig til 2 972 EUR.

Ved brev af 28. januar 2003 underrettede Kommissionens tjenestegrene klageren om resultaterne og konklusionerne af evalueringen. Samtidig havde Kommissionens tjenestegrene sendt et brev til Telesincro med en redegørelse for den beregning, der var blevet foretaget, og konklusionen om, at der skulle kræves et beløb på 30 367 EUR tilbage for så vidt angår kontrakt E/92/1608/1/Q-FPC. Kommissionens tjenestegrene havde endvidere skrevet til Aniel og forklaret den beregning, der var blevet foretaget, og konklusionen om, at Kommissionen skulle betale et beløb på 2 972 EUR for så vidt angår kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC. Klageren, Telesincro og Aniel var blevet anmodet om at indsende yderligere krav eller yderligere oplysninger vedrørende disse kontrakter til Kommissionen senest 30 dage efter modtagelsen af Kommissionens brev. Kommissionen havde endvidere meddelt adressaterne, at krav eller dokumenter, der var modtaget efter udløbet af denne frist, ikke ville blive taget i betragtning.

Klagerens bemærkninger
Klagerens supplerende brev af 3. marts 2003

Den 3. marts 2003, dvs. kort tid før Kommissionen fremsendte sin udtalelse om klagen, sendte klageren endnu en skrivelse til Ombudsmanden, som indeholdt Kommissionens skrivelser af 28. januar til hende selv, Telesincro og Aniel, hendes svar af 3. marts 2003, et notat om projektets situation og flere andre dokumenter.

I sit brev til Ombudsmanden bemærkede klageren, at kontrahenten for anden projektfase (kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC), Aniel, endnu ikke havde betalt det endelige beløb, hun havde til gode. Ifølge klageren skyldtes dette bl.a., at Kommissionen havde undladt at færdiggøre sit regnskab og revisionsrapporten. Klageren var af den opfattelse, at der kunne kræves væsentligt højere omkostninger end dem, der var nævnt i Kommissionens beregning vedrørende kontrakten (kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC). Efter hendes opfattelse havde Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) alene tilvejebragt en egenkapital på 33 927 EUR. Klageren fandt det derfor muligt, at det beløb, som Kommissionen endnu ikke havde betalt, var højere end 2 972 EUR, og hun anmodede om, at dette punkt blev præciseret. Ifølge klageren var den oprindelige kontrakt ikke i hendes hænder, og hun kunne derfor kun stole på sin hukommelse, når hun satte de samlede omkostninger til ca. 105 144 EUR og EU's bidrag til 65 000 EUR (61,82 %). Klageren anmodede derfor om en kopi af kontrakten (kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC).

Ifølge klageren havde Aniel undladt at sende EU-midler til sine projektpartnere, selv om EU-bidraget kun var opnået takket være disse partneres arbejde. Efter klagerens opfattelse bør Kommissionen sørge for, at projektpartnerne blev betalt så hurtigt som muligt.

Klagerens bemærkninger til Kommissionens udtalelse

Den 21. marts 2003 fremsendte Ombudsmanden Kommissionens udtalelse til klageren med henblik på dennes bemærkninger. Han bekræftede også modtagelsen af klagerens brev af 3. marts 2003 og meddelte hende, at hendes anmodning om at modtage en kopi af kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC skulle stiles direkte til Kommissionen.

I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse fremsatte klageren følgende yderligere bemærkninger:

Der havde været løbende kontakt med TAO og det nationale støtteorgan i Spanien, Fondo Formación, både i den første og den anden kontraktperiode. Den franske partner, Chambre de Commerce de Grenoble, havde ikke opfyldt sine kontraktlige forpligtelser. Dette havde imidlertid været kendt af TAO. Klageren havde aldrig modtaget instrukser som svar på spørgsmål om, hvordan hun skulle forholde sig under sådanne omstændigheder. TÅ havde på intet tidspunkt udtrykt tvivl om projekternes indhold og alvoren af deres tværnationale karakter. Kommissionen har heller ikke hidtil meddelt dette resultat af sin vurdering af projektet. Projektgruppen havde derfor ikke været bekendt med sådanne krav og var ikke i stand til at reagere. Under disse omstændigheder bør projektets indhold betragtes som acceptabelt. Det var dog glædeligt, at projektet blev afsluttet nu. De beløb, som klageren stadig skylder, bør dog udbetales. Dokumenter, der attesterer klagerens underliggende arbejde, kan indgives efter anmodning.

Klageren anmodede Ombudsmanden om at fremsende sin skrivelse af 3. marts 2003 til Kommissionen.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Anmodning om yderligere oplysninger

Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at give ham mere specifikke oplysninger om, hvordan den havde reageret på de yderligere påstande og oplysninger, som klageren og Aniel havde (eller kunne have) indgivet som svar på Kommissionens skrivelser til dem af 28. januar 2003, og hvilken afgørelse den havde truffet i denne henseende. En kopi af klagerens brev af 3. marts 2003 og af klagerens bemærkninger af 27. april 2003 blev fremsendt til Kommissionen.

Kommissionens svar

I sit svar fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Klageren havde ikke fremlagt nye elementer, der kunne have ændret den finansielle evaluering, som Kommissionens tjenestegrene havde foretaget. Opgørelsen af de omkostninger, som Universidad Autónoma de Barcelona havde afholdt, indgik allerede i Kommissionens sagsakter og var blevet taget i betragtning ved den endelige beregning. Hvad angår de omkostninger, som projektpartnerne har afholdt, skal det understreges, at Kommissionens kontraktforhold, i det mindste for så vidt angår projektets finansielle aspekter, kun var med kontrahenten. Det var derfor ikke Kommissionens opgave at anmode projektpartnerne om at aflægge regnskab for eventuelle yderligere omkostninger, som de måtte have afholdt. Det var kontrahentens og koordinatorens ansvar at indsamle alle de nødvendige elementer og forelægge dem for Kommissionen sammen med den endelige rapport.

Kommissionen havde ingen kontraktmæssig forbindelse med projektpartnerne. Den var derfor ikke i stand til at foretage betalinger til nogen anden person end den, der var fastsat i kontrakten, dvs. kontrahenten (Aniel). Kommissionen var derfor ikke i stand til at betale klageren det skyldige beløb fra Kommissionen.

En kopi af den kontrakt, der var blevet underskrevet af BAT (der handlede på Kommissionens vegne) og Aniel, var blevet sendt til klageren. Revisionsrapporten kunne imidlertid ikke fremsendes til klageren. Selv om sidstnævnte havde været koordinator for projektet, påhvilede det kontrahenten at påtage sig de finansielle omkostninger i forbindelse med projektet og de tilsvarende forpligtelser med hensyn til kontrol og overvågning. Klageren forblev en tredjepart for så vidt angår kontrakten. Da sagen stadig ikke var afsluttet, og klageren havde finansielle krav mod kontrahenten, var der risiko for, at offentliggørelsen af revisionsrapporten kunne skade kontrahentens kommercielle interesser. Udbredelse af dette dokument var derfor ikke mulig i overensstemmelse med artikel 4, stk. 2, første led, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (2).

Kontrakterne ville derfor blive afsluttet på grundlag af de beløb, der allerede var blevet meddelt klageren og kontrahenterne i januar 2003. Klageren var blevet underrettet herom.

Klagerens bemærkninger

En kopi af dette svar blev fremsendt til klageren. Der blev ikke modtaget bemærkninger fra klageren.

Afgørelsen

1 Indledende bemærkninger

1.1 Klageren, der arbejder for et tysk konsulentfirma, var koordinator for et projekt under »Force«-programmet. Hovedentreprenøren i henhold til den relevante kontrakt (E/92/1608/2/Q-FPC) med Europa-Kommissionen var en virksomhed ved navn Aniel. I december 2002 indgav klageren en klage over Kommissionen vedrørende denne kontrakt. I sit brev til Ombudsmanden af 3. marts 2003 og i sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse syntes klageren imidlertid også at antyde, at Aniel eller andre kontrahenter ikke havde betalt de beløb, hun havde til gode.

1.2 I henhold til EF-traktatens artikel 195 har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at modtage og behandle klager over fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner og organer. Ingen handling fra nogen anden myndigheds eller persons side kan derfor gøres til genstand for en klage til Ombudsmanden.

1.3 Ombudsmandens undersøgelse af denne klage vedrører således udelukkende eventuelle fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side.

1.4 Klagepunktet mod Kommissionen vedrører Kommissionens angivelige undladelse af at betale skyldige beløb i henhold til den pågældende kontrakt. Under Ombudsmandens undersøgelse anmodede klageren Kommissionen om at sende hende en kopi af kontrakten og af rapporten om den udførte revision. I sit svar på Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger bemærkede Kommissionen, at den havde sendt klageren en kopi af kontrakten, og forklarede, hvorfor der efter dens opfattelse ikke kunne gives adgang til revisionsrapporten. Eftersom klageren ikke har oplyst Ombudsmanden om, at hendes klage også omfatter dette afslag på aktindsigt i revisionsrapporten, har Ombudsmandens undersøgelse ikke behandlet dette spørgsmål.

2 Manglende betaling af skyldige beløb i henhold til kontrakt

2.1 Klageren hævdede, at Kommissionen havde undladt at betale skyldige beløb i henhold til kontrakt E/92/2/1608/Q-FPC.

2.2 I sin udtalelse accepterede Kommissionen, at der stadig var et udestående beløb i henhold til ovennævnte kontrakt. Ifølge Kommissionens beregning beløb det relevante beløb sig til 2 972 EUR. Kommissionen havde underrettet Aniel og klageren herom ved brev af 28. januar 2003 og havde anmodet dem om at fremsætte eventuelle yderligere krav eller yderligere oplysninger vedrørende denne kontrakt senest 30 dage efter modtagelsen af Kommissionens brev. Kommissionen havde endvidere meddelt adressaterne, at krav eller dokumenter, der var modtaget efter udløbet af denne frist, ikke ville blive taget i betragtning.

2.3 Klageren fremsatte efterfølgende yderligere bemærkninger, både direkte til Kommissionen og i en skrivelse til Ombudsmanden af 3. marts 2003, hvoraf en kopi blev fremsendt til Kommissionen. Ombudsmanden anmodede derefter Kommissionen om at oplyse ham om, hvordan den havde behandlet disse yderligere bemærkninger. I sit svar forklarede Kommissionen årsagerne til, at den fandt, at klageren ikke havde fremlagt nye elementer, der kunne have ændret den finansielle evaluering, som Kommissionens tjenestegrene havde foretaget. Kommissionen understregede også, at dens kontraktforhold kun var med kontrahenten. Kommissionen var derfor ikke i stand til at betale klageren det beløb, som Kommissionen skyldte kontrahenten. Efter Kommissionens opfattelse var det ikke Kommissionens opgave at anmode projektpartnerne om at aflægge regnskab for eventuelle yderligere omkostninger, som de måtte have afholdt. Ifølge Kommissionen var det kontrahentens og koordinatorens ansvar at indsamle alle de nødvendige elementer og forelægge dem for Kommissionen sammen med den endelige rapport. Kommissionen bekræftede, at det beløb, der stadig skulle betales til kontrahenten, på grundlag af de oplysninger, den havde fået forelagt, beløb sig til 2 972 EUR.

2.4 Ombudsmanden mener, at de argumenter, som Kommissionen har fremført til støtte for sin sag, forekommer rimelige.

2.5 Under disse omstændigheder synes der ikke at være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

3 Konklusion

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Afgørelsen i denne sag findes på Ombudsmandens websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) EFT L 145, s. 43.