Kære dr. F.

Den 14. august 2002 indgav du en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionen vedrørende den ansættelsesproces, du havde været igennem.

Den 30. august 2002 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen afgav udtalelse den 21. november 2002. Jeg fremsendte den til Dem den 25. november 2002 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 29. november 2002.

Den 9. december 2002 skrev jeg til Kommissionen for at anmode om yderligere oplysninger i forbindelse med Deres klage. Kommissionen fremsendte sit svar den 11. februar 2003. Jeg fremsendte den til Dem den 17. februar 2003 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, som De fremsendte den 21. februar 2003.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Klageren deltog med positivt resultat i udvælgelsesprøve KOM/A/3/98 med henblik på ansættelse af ledende administratorer (A5/A4) med østrigsk statsborgerskab, og hans navn blev opført på en reserveliste. Denne reservelistes gyldighed blev efterfølgende forlænget til den 30. juni 2002.

Efter at have gennemgået de nødvendige lægeundersøgelser blev klageren indkaldt til en samtale med henblik på en bestemt stilling i Kommissionens Generaldirektorat (GD) for Erhvervspolitik, som fandt sted den 17. juni 2002. Ifølge klageren fik han ved denne lejlighed at vide, at Kommissionen var interesseret i at ansætte ham, men at visse formelle detaljer stadig skulle afklares.

Den 27. juni 2002 meddelte chefen for den pågældende enhed, B., klageren, at den pågældende stilling netop var blevet offentliggjort, og at han måtte vente til den 3. juli 2002 for at vide, om andre ansøgere var interesserede. Han foreslog, at klageren "for at beskytte sine rettigheder" skulle tilkendegive sin interesse i stillingen. Klageren gjorde dette i sit svar sendt pr. e-mail, hvori han anmodede B. om "at sikre og støtte mine chancer for at blive optaget i udvælgelsesprocessen som ansøger", idet han understregede, at gyldigheden af den reserveliste, som hans navn var blevet opført på, ville udløbe den 30. juni 2002.

Den 15. juli 2002 skrev klageren til B. for at forhøre sig om situationen. Han anførte også, at han mente, at den relevante ansættelsesproces var præget af forvirrende procedurer, manglende oplysninger og manglende gennemsigtighed. Klageren gav udtryk for det synspunkt, at denne ansættelsesproces ikke var i overensstemmelse med principperne i hvidbogen fra foråret 2000 eller Den Europæiske Ombudsmands henstillinger i sag 1004/97/PD.

I sit svar af 25. juli 2002 meddelte B. klageren, at der i sidste ende var modtaget fire ansøgninger til stillingen, og at det var blevet besluttet at ansætte en intern ansøger. B. tilføjede, at eventuelle vedtægtsmæssige problemer, der kunne være opstået som følge af, at fristen for at ansøge om den pågældende stilling var udløbet nogle dage efter udløbet af reservelistens gyldighedsperiode, ikke havde spillet nogen rolle i denne sammenhæng.

I sit brev til Ombudsmanden bemærkede klageren, at han ikke havde nogen grund til at være vred over, at Kommissionen havde valgt en anden kandidat. Klageren fandt det imidlertid katastrofalt, at ansøgerne stadig blev behandlet på en forvirrende og arrogant måde.

Klageren hævdede således i det væsentlige, at den ansættelsesproces, han havde deltaget i, havde været præget af forvirrende procedurer, manglende oplysninger og manglende gennemsigtighed.

Forespørgslen

I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Den udvælgelsesprøve, som klageren havde deltaget i, var blevet afholdt i forbindelse med Østrigs, Finlands og Sveriges tiltrædelse af EU og var omfattet af de særlige og ekstraordinære foranstaltninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 626/95. Et af de vigtigste elementer i denne forordning var afkaldet på institutionens vedtægtsmæssige forpligtelse til at offentliggøre ledige stillinger internt eller interinstitutionelt (jf. artikel 29, stk. 1, i personalevedtægten) forud for ansættelsen af statsborgere fra disse tre lande. Denne forordning var gyldig indtil den 31. december 1999, hvor udvidelsesperioden udløb.

Under tidligere udvidelser udløb gyldigheden af Kommissionens udvælgelsesprøver samtidig med gyldighedsperioden for udvidelsesperioden. I forbindelse med denne udvidelse blev det imidlertid vurderet, at Kommissionen stadig kunne gøre brug af de udvalgte ansøgere, men at de særlige ansættelsesforanstaltninger ikke længere ville finde anvendelse, og at de normale vedtægtsmæssige regler derfor ville skulle anvendes. Det var under disse omstændigheder, at gyldigheden af udvælgelsesprøve KOM/A/3/98 successivt var blevet forlænget indtil den 30. juni 2002.

I december 2001 havde klageren i forbindelse med en samtale om en ledig stilling i Kommissionen modtaget en kopi af personalevedtægten. Det bemærkes, at vedtægtens artikel 29 i praksis bestemmer, at institutionen, inden den foretager ansættelse af en bestået ansøger fra en ekstern udvælgelsesprøve, først skal foretage en successiv behandling af ansøgninger fra eksisterende tjenestemænd i institutionen, beståede ansøgere fra interne udvælgelsesprøver og endelig af eventuelle ansøgninger fra tjenestemænd i andre institutioner. Det måtte dog erkendes, at de interne offentliggørelsesprocedurer og deres konsekvenser måske ikke var blevet forstået af klageren eller tilstrækkeligt forklaret for ham.

Den ledige stilling, som klageren var blevet interviewet til den 17. juni 2002, var blevet offentliggjort internt den 13. juni 2002 med ansøgningsfrist den 4. juli 2002. Det var forholdsvis almindelig praksis i Kommissionen at give GD'erne mulighed for at behandle eksterne ansøgninger samtidig med den interne offentliggørelsesprocedure. Dette var især tilfældet for specialiserede stillinger, hvor udsigterne for mange interne kandidater var lave. Formålet med denne praksis var at fremskynde proceduren så meget som muligt.

Klageren var regelmæssigt blevet underrettet om forløbet af udvælgelsesproceduren med henblik på besættelse af stillingen og den mulige tilstedeværelse af interne ansøgere. GD for Erhvervspolitik havde udtrykt interesse for klagerens ansøgning, men meddelte ham ligeledes, at der ikke var truffet nogen endelig afgørelse, og at der skulle tages hensyn til eventuelle interne ansøgninger.

Stillingen var blevet besat med en bestået ansøger fra reservelisten for en eksisterende intern udvælgelsesprøve. Denne ansøger havde ikke blot lovfæstet fortrinsret ved behandlingen af sin ansøgning, men var også blevet anset for at være mere egnet til stillingen.

I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse fastholdt klageren sin klage. Han fremsatte også følgende yderligere bemærkninger:

Kommissionen havde regelmæssigt underrettet ham om forlængelsen af reservelistens gyldighedsperiode. Under et besøg i Kommissionens Generaldirektorat for Personale i december 2001 fik han udleveret et bundet eksemplar (ca. 300 sider) af »Tjenestemandsvedtægten/vedtægten og ordningen for tjenestemænd og øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber/juni 2000« og fik at vide, at dette ville være relevant, når han var blevet udnævnt. Han kunne ikke se, hvordan dette kunne have påvirket hans status som bestået ansøger eller ansættelsesprocedurens videre forløb. Hvis der skulle foretages en ændring af ansættelsesproceduren, ville det have været hensigtsmæssigt at gøre ham opmærksom herpå i en skrivelse. De skrivelser, hvori han blev underrettet om forlængelsen af reservelistens gyldighed, indeholdt imidlertid ikke en sådan henvisning til en ændring af ansættelsesproceduren.

Der havde været en forvirrende og irriterende overlapning af ansættelsesprocedurerne. Da han accepterede indkaldelsen til samtalen, gjorde han Kommissionen opmærksom på reservelistens forestående udløb. Under samtalen den 17. juni 2002 understregede han, at det var vigtigt, at de formaliteter, der var nødvendige for ansættelsen, blev behandlet hurtigt. B. havde fortalt ham, at han ønskede at ansætte ham, og at der kun skulle tages hånd om nogle formaliteter. Han havde efterfølgende trods alle anstrengelser ikke hørt mere i flere dage, før han var blevet informeret om, at stillingen nu var blevet opslået internt. Det var en alvorlig fejl, at den interne offentliggørelse ikke var blevet foretaget før, og at han ikke var blevet klart informeret om de videre procedurer og afgørelser.

Selv om han havde anmodet om oplysninger om ansættelsesprocedurens forløb den 18., 21., 24. og 25. juni 2002, var der ikke blevet fremsendt noget svar før den 27. juni 2002. Det svar, der i sidste ende var blevet fremsendt, vedrørte ikke det forestående udløb af reservelistens gyldighed. Det var blevet aftalt mundtligt, at Generaldirektoratet for Erhvervspolitik skulle forelægge det nødvendige papirarbejde for Generaldirektoratet for Personale så hurtigt som muligt og inden den 25.-26. juni 2002. Begyndelsen af september 2002 var planlagt som hans startdato i Kommissionen.

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at forklare, om den overhovedet ville have været i stand til at ansætte klageren (forudsat at den havde ønsket det) efter udløbet af den ansøgningsfrist (4. juli 2002), der var fastsat i den interne meddelelse om ledig stilling, eftersom gyldigheden af reservelisten for udvælgelsesprøve KOM/A/3/98 var udløbet den 30. juni 2002. Hvis dette spørgsmål besvares benægtende, anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at forklare, hvorfor klageren ikke desto mindre blev bedt om at komme til Bruxelles til en samtale den 17. juni 2002.

Ombudsmanden fremsendte også en kopi af klagerens bemærkninger til Kommissionen med henblik på eventuelle bemærkninger.

Kommissionen har i replikken anført, at det var meget usædvanligt, men ikke umuligt for den i tjenestens interesse at beslutte at genåbne gyldigheden af en reserveliste efter dens udløbsdato. Tidligere havde der været et meget lille antal sådanne tilfælde. Hvis der var modtaget en anmodning om ansættelse af klageren efter den 30. juni 2002, ville denne mulighed være blevet overvejet seriøst. Hvis en sådan ekstraordinær foranstaltning var blevet truffet, ville listens gyldighed være blevet forlænget for en betydelig periode, og de øvrige beståede ansøgere fra denne udvælgelsesprøve og alle Kommissionens tjenestegrene ville være blevet underrettet.

I sine bemærkninger understregede klageren igen, at det ikke var afslaget på hans ansøgning, der berørte ham, men den uklare og i sidste ende arrogante måde, hvorpå han var blevet behandlet. Han påpegede også, at muligheden for at anmode om en forlængelse af reservelistens gyldighed aldrig var blevet overvejet under hans drøftelser med Kommissionen. Klageren udtrykte alvorlig tvivl om, hvorvidt en sådan forlængelse overhovedet ville have været mulig.

Afgørelsen

1.1 Klageren deltog med positivt resultat i udvælgelsesprøve KOM/A/3/98 med henblik på ansættelse af ledende administratorer (A5/A4) med østrigsk statsborgerskab, og hans navn blev opført på en reserveliste. Denne reservelistes gyldighed blev efterfølgende forlænget til den 30. juni 2002. Den 17. juni 2002 havde klageren et interview til en bestemt stilling i Kommissionens Generaldirektorat for Erhvervspolitik. Ifølge klageren fik han ved denne lejlighed at vide, at Kommissionen var interesseret i at ansætte ham, men at visse formelle detaljer stadig skulle afklares. Den 27. juni 2002 meddelte chefen for den pågældende enhed, B., klageren, at den pågældende stilling netop var blevet offentliggjort, og at han måtte vente til den 3. juli 2002 for at vide, om andre ansøgere var interesserede. I sit svar af 25. juli 2002 på klagerens yderligere undersøgelser meddelte B. klageren, at der i sidste ende var modtaget fire ansøgninger til stillingen, og at det var blevet besluttet at ansætte en intern ansøger. I sin klage til Ombudsmanden hævdede klageren, at den relevante ansættelsesproces var præget af forvirrende procedurer, manglende oplysninger og manglende gennemsigtighed.

1.2 Kommissionen har anført, at vedtægtens artikel 29 faktisk bestemmer, at institutionen, inden den foretager ansættelse af en bestået ansøger fra en ekstern udvælgelsesprøve, først skal foretage en successiv behandling af ansøgninger fra eksisterende tjenestemænd i institutionen, beståede ansøgere fra interne udvælgelsesprøver og endelig af eventuelle ansøgninger fra tjenestemænd i andre institutioner. Den bemærkede, at klageren havde modtaget en kopi af personalevedtægten i december 2001. Kommissionen erkendte imidlertid, at klageren muligvis ikke havde forstået de interne offentliggørelsesprocedurer og deres konsekvenser eller ikke havde fået en tilstrækkelig forklaring på dem. Ifølge Kommissionen var den ledige stilling, som klageren var blevet interviewet til den 17. juni 2002, blevet offentliggjort internt den 13. juni 2002 med ansøgningsfrist den 4. juli 2002. Som svar på et spørgsmål fra Ombudsmanden om, hvorvidt den overhovedet ville have været i stand til at ansætte klageren efter udløbet af gyldigheden af reservelisten for udvælgelsesprøve KOM/A/3/98 den 30. juni 2002, forklarede Kommissionen, at det var meget usædvanligt, men ikke umuligt for den i tjenestens interesse at beslutte at genåbne gyldigheden af en reserveliste efter dens udløbsdato. Hvis der var blevet truffet en sådan ekstraordinær foranstaltning, ville listens gyldighed være blevet forlænget for en betydelig periode, og de øvrige beståede ansøgere fra denne udvælgelsesprøve og alle Kommissionens tjenestegrene ville være blevet underrettet.

1.3 Det er god administrativ praksis, at ansættelsesprocedurerne er så klare og gennemsigtige som muligt. Ansøgerne bør derfor have tilstrækkelige oplysninger til, at de kan forstå, hvordan disse procedurer gennemføres. Som Kommissionen har forklaret, bestemmer vedtægtens artikel 29, at institutionen, inden den foretager ansættelse af en bestået ansøger fra en ekstern udvælgelsesprøve, først skal foretage en successiv behandling af ansøgninger fra eksisterende tjenestemænd i institutionen, beståede ansøgere fra interne udvælgelsesprøver og endelig eventuelle ansøgninger fra tjenestemænd i andre institutioner. Selv om en kopi af personalevedtægten blev udleveret til klageren på forhånd, erkender Kommissionen selv, at konsekvenserne af den nævnte regel muligvis ikke er blevet tilstrækkeligt forklaret for klageren. Hvis den pågældende stilling faktisk allerede var blevet offentliggjort internt den 13. juni 2002 med ansøgningsfrist den 4. juli 2002, forstår Ombudsmanden ikke, hvorfor klageren ikke blev underrettet herom under samtalen den 17. juni 2002. I dette tilfælde ville det også have været hensigtsmæssigt at underrette klageren om, hvorvidt han overhovedet kunne ansættes efter reservelistens udløb.

1.4 Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at Kommissionen ikke har givet klageren tilstrækkelige oplysninger om vedtægtens konsekvenser for hans eventuelle ansættelse. Dette er et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Der vil derfor blive fremsat en kritisk bemærkning.

1.5 For fuldstændighedens skyld skal det tilføjes, at det ikke kan udelukkes, at de pågældende tjenestemænd ikke selv havde forstået konsekvenserne af vedtægten, da de interviewede klageren den 17. juni 2002. I den forbindelse bemærker Ombudsmanden, at Kommissionens e-mail af 27. juni 2002 (dvs. ti dage efter interviewet) påpegede, at stillingen "bare" var blevet offentliggjort.

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage er det nødvendigt at fremsætte følgende kritiske bemærkning:

Da dette aspekt af sagen vedrører procedurer vedrørende specifikke begivenheder i fortiden, er det ikke hensigtsmæssigt at søge en mindelig løsning på sagen. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Kommissionens formand vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN