Baggrunden for klagen

1. I juni 2022 anmodede klageren om aktindsigt [1] i "[alle] breve, e-mails og notater fra EU-kommissærer til formand Ursula von der Leyen vedrørende kollegiets drøftelse af Polens genopretnings- og resiliensplan den 1. juni 2022 (punkt 12.3 på kollegiets dagsorden), herunder, men ikke begrænset til, kommissær Reynders og kommissær Jourovas drøftelser".

2. I august 2022 gav Kommissionen afslag på aktindsigt i de dokumenter, den havde identificeret. I den forbindelse påberåbte Kommissionen sig en undtagelse i henhold til EU-lovgivningen om aktindsigt med den begrundelse, at udbredelse ville være til skade for Kommissionens beslutningsproces [2].

3. Klageren anmodede Kommissionen om at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse (ved at indgive en "genfremsat begæring").

4. Da klageren ikke havde modtaget et svar på sin genfremsatte begæring inden for den lovbestemte frist, henvendte han sig til Ombudsmanden i november 2022.

Undersøgelsen

5. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af, hvordan Kommissionen behandlede klagerens anmodning om aktindsigt.

6. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden Kommissionens svar på klagerens genfremsatte begæring og kopier af de tre dokumenter, som Kommissionen identificerede som værende omfattet af klagerens anmodning.

7. Efter Kommissionens svar og offentliggørelsen af de tre dokumenter fremsatte klageren bemærkninger til Ombudsmanden. Han hævdede, at der var mindst to yderligere dokumenter, der burde have været identificeret. Klageren ønskede også bedre at forstå, hvorfor Kommissionen indtog en anden holdning i sit genfremsatte svar.

8. Ombudsmandens undersøgelseshold mødtes med repræsentanter for Kommissionen for at præcisere Kommissionens forståelse af omfanget af klagerens anmodning om aktindsigt. Ombudsmandens undersøgelseshold spurgte navnlig Kommissionen, om der fandtes yderligere dokumenter, som klageren hævdede, og i bekræftende fald hvorfor disse dokumenter ikke blev anset for at falde ind under anvendelsesområdet for anmodningen om aktindsigt.

Argumenter forelagt Ombudsmanden

af Kommissionen

9. I sin oprindelige afgørelse hævdede Kommissionen, at udbredelsen af de tre dokumenter, som den havde identificeret som værende omfattet af klagerens anmodning, ville være til skade for dens beslutningsproces. Kommissionen anførte, at den ikke kunne identificere en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen. Den fandt, at den pågældende sag var særlig følsom, og at Kommissionen i overensstemmelse med EU-retten [3] og sin egen forretningsorden [4] træffer afgørelse med et flertal af sine medlemmer efter drøftelser, der "forbliver fortrolige".

10. I genfremsættelsesfasen gav Kommissionen en bred delvis aktindsigt i de pågældende dokumenter, idet den kun redigerede personoplysninger.

11. På mødet med Ombudsmandens undersøgelseshold bekræftede Kommissionen, at de to yderligere dokumenter findes. Den var imidlertid af den opfattelse, at de ikke var omfattet af klagerens anmodning. Klageren anmodede om breve, e-mails og notater, der blev sendt til Kommissionens formand. De to yderligere dokumenter er erklæringer, som to ledende næstformænd fremsatte på kollegiets møde, og som derfor i overensstemmelse med Kommissionens forretningsorden var knyttet som bilag til mødereferatet og klassificeret som værende begrænset [5].

12. Kommissionen anførte endvidere, at svar på begæringer om aktindsigt i den indledende fase afspejler de ansvarlige tjenestegrenes holdning i Kommissionen, mens svar på genfremsatte begæringer afspejler Kommissionens holdning. Kommissionen anførte, at det genfremsatte svar ikke indeholder en forklaring på, hvorfor der nu gives aktindsigt, og hvorfor dette måske ikke har været tilfældet i den indledende fase. Det er formålet med genfremsættelsesfasen, at Kommissionens Generalsekretariat foretager en fuldstændig uafhængig gennemgang af det svar, der blev afgivet i den indledende fase. Kommissionen tilføjede, at det er almindeligt, at der gives bredere adgang i genfremsættelsesfasen.

af klageren

13. I sin genfremsatte begæring anførte klageren, at det er "en fiktion", at alt, hvad der siges mellem Kommissionens medlemmer, forbliver fortroligt. Han bemærkede, at en af Kommissionens ledende næstformænd offentligt havde erklæret, at han mente, at Kommissionens afgørelse vedrørende Polens nationale plan under genopretnings- og resiliensfaciliteten var "ukorrekt". Klageren fandt, at der ikke var noget bevis for, at denne offentlige erklæring havde en negativ indvirkning på Kommissionens evne til at træffe velinformerede beslutninger.

14. Klageren hævdede endvidere, at sagens følsomhed er et argument for, at der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen. Han hævdede, at offentligheden har en interesse i at se, at pengene fra genopretnings- og resiliensfonden anvendes korrekt, og i at vide, om der er nogen betænkeligheder med hensyn til Polens plan.

15. I en kommentar til rapporten fra det møde, der blev afholdt af Ombudsmandens undersøgelseshold, bemærkede klageren, at Kommissionens pressetjeneste nægtede at svare ham, da han spurgte, hvorfor Kommissionen ikke havde identificeret de to yderligere dokumenter som værende omfattet af hans anmodning. Kommissionen bekræftede kun eksistensen af disse dokumenter på mødet med Ombudsmandens undersøgelseshold. Fem tjenestemænd fra Kommissionen og tre repræsentanter for Ombudsmanden deltog i dette møde. Klageren er i tvivl om, hvorvidt dette var den bedst mulige anvendelse af Kommissionens knappe ressourcer.

16. Klageren hævdede, at Kommissionens snævre fortolkning af hans anmodning om aktindsigt ikke er borgervenlig. Han mente, at Kommissionen kunne have kontaktet ham for at få afklaret, om han også havde anmodet om aktindsigt i disse to dokumenter.

17. Endelig påpegede klageren, at Kommissionen ifølge sin rapport om anvendelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001 [6] i 38,5 % af de tilfælde, hvor der i den indledende fase (delvist) blev givet afslag på aktindsigt, i den genfremsatte fase besluttede, at der kunne gives bredere aktindsigt. Klageren er bekymret over, at dette fører til den opfattelse, at de ansvarlige tjenestegrene bevidst er for restriktive som en forsinkende taktik, og at der kun modtages et seriøst svar i genfremsættelsesfasen.

Ombudsmandens vurdering

18. Kommissionen var af den opfattelse, at de to yderligere dokumenter ikke var omfattet af klagerens anmodning, da de ikke blev sendt til Kommissionens formand.

19. Ombudsmanden beklager, at Kommissionen har defineret omfanget af anmodningen meget bogstaveligt. Der er kun fem dokumenter, der kan være omfattet af klagerens anmodning. I lyset heraf mener Ombudsmanden, at Kommissionen kunne have kontaktet klageren for at afklare, om han også var interesseret i de to dokumenter, der stammer fra kommissærer, vedrører det samme emne og kollegiets møde, selv om de faktisk ikke blev sendt til Kommissionens formand. I den forbindelse henviser Ombudsmanden til de forslag til forbedringer, hun fremsatte over for Kommissionen i forbindelse med sin undersøgelse på eget initiativ ^[7] tidligere på året. Hun foreslog, at Kommissionen skulle indhente præciseringer og samarbejde åbent og konstruktivt med de anmodende parter. Kommissionen bør navnlig sikre, at de anmodende parter får alle nødvendige oplysninger, der kan sætte dem i stand til at præcisere deres anmodninger, såsom en liste over dokumenter, der potentielt falder ind under anmodningens anvendelsesområde.

20. Efter fremlæggelsen af de tre identificerede dokumenter spurgte klageren Kommissionens pressetjeneste, om de yderligere to dokumenter eksisterede, og hvorfor de ikke var blevet identificeret som værende omfattet af hans anmodning. Kommissionens talsmandstjeneste anførte, at den ikke kunne kommentere individuelle sager, og foreslog klageren at anvende de "passende kanaler" som beskrevet i forordning (EF) nr. 1049/2001.

21. Ombudsmanden beklager, at Kommissionen ikke også på nuværende tidspunkt har samarbejdet åbent og konstruktivt med klageren. Dette ville have gjort det muligt for ham bedre at forstå, hvorfor de supplerende dokumenter ikke blev identificeret som værende omfattet af hans begæring om aktindsigt, og at præcisere, at han faktisk var interesseret i at modtage dem. I betragtning af klagerens klare interesse mener Ombudsmanden, at Kommissionen nu bør registrere hans opfølgende meddelelse som en ny anmodning om aktindsigt i de to yderligere dokumenter og straks behandle denne anmodning. Hun vil komme med et forslag herom. Da de to yderligere dokumenter og dem, der blev frigivet i genfremsættelsesfasen, synes at være af samme art, har Ombudsmanden tillid til, at Kommissionen behandler anmodningerne på en konsekvent måde.

22. Ombudsmanden forstår og opfordrer faktisk til, at Kommissionen i genfremsættelsesfasen kan ændre sin holdning. Hun er dog bekymret for, at svarene i den indledende fase kan være alt for forsigtige. I den foreliggende sag afslog de relevante tjenestegrene i den indledende fase at give aktindsigt i dokumenterne i deres helhed. Selv om Ombudsmanden glæder sig over, at Kommissionen i genfremsættelsesfasen gav den bredest mulige aktindsigt, bemærker hun, at det tog næsten ni måneder, før der endelig blev givet aktindsigt.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion [8]:

Ombudsmanden beklager meget, at Kommissionen ikke behandlede denne anmodning om aktindsigt på en borgervenlig måde, men der er ikke grundlag for yderligere undersøgelser.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Forslag til forbedringer

23. Da klageren klart har vist, at han er interesseret i de yderligere to dokumenter, bør Kommissionen registrere hans opfølgende meddelelse som en ny anmodning om aktindsigt og behandle den straks og senest inden for de gældende lovbestemte frister.

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

17/07/2023

[1] I henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[2] Artikel 4, stk. 3, andet afsnit, i forordning 1049/2001.

[3] Artikel 250 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde: https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:12012E/TXT:en:PDF

[4] Artikel 9 i Kommissionens forretningsorden, K(2000) 3614: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32000Q3614

[5] »RESTREINT UE/EURESTRICTED er informationer og materiale, hvis uautoriserede videregivelse kunne være til skade for Den Europæiske Unions eller en eller flere medlemsstaters interesser«, jf. artikel 3, stk. 2, litra d), i Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2015/444 om reglerne for sikkerhedsbeskyttelse af EU's klassificerede informationer: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32015D0444

[6] Findes på https://commission.europa.eu/publications/annual-reports-commission-application-regulation-10492001_en

[7] Henstilling om den tid, det tager Europa-Kommissionen at behandle anmodninger om aktindsigt (strategisk undersøgelse OI/2/2022/OAM), 4. april 2023, findes her: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661

[8] Denne klage er blevet behandlet i henhold til delegeret sagsbehandling i overensstemmelse med Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser.