Kære Dr. W og Dr. T.,

Den 3. september 2001 modtog jeg en klage fra Dem på vegne af Harress Pickel Consult (HPC) over Europa-Kommissionen. Din klage vedrører en betalingstvist vedrørende tjenesteydelseskontrakt nr. 98-0462.00.

Den 6. september 2001 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen afgav udtalelse den 16. november 2001. Jeg videresendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Den 20. december 2001 blev mit kontor underrettet om, at De ville blive repræsenteret af advokater. Efter korrespondance mellem Deres advokater og mit personale modtog jeg Deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse den 18. april 2002.

Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

I september 2001 indgav klagerne deres påstande og krav mod Europa-Kommissionen. Deres klage blev indgivet på vegne af deres virksomhed Harress Pickel Consult (HPC) og vedrørte en betalingstvist vedrørende PHARE-tjenesteydelseskontrakt nr. 98-0462.00.

Klagerne mente, at Europa-Kommissionen med urette nægtede at betale deres virksomhed € 16, 224, 50 for honoraromkostninger afholdt i henhold til en kontrakt.

Tvisten vedrører antallet af budgetkategorier. Klagerne mente, at der kun var tre budgetkategorier i kontrakten: A. Gebyrer, B. Direkte omkostninger og C. Godtgørelser. Ifølge denne fortolkning af kontrakten vil budgetkategori A være stor nok til at dække både de gebyrer og de direkte dagpenge, som klageren kræver. Kommissionen mener derimod, at der ikke var tre, men fire punkter: A. Gebyrer, B. Dagpenge, C. Andre direkte omkostninger og D. Godtgørelser. Dette ville indebære, at budgetpost A ikke ville være stor nok til at dække de omkostninger, som klageren kræver dækket.

• Klagerne hævder således, at Kommissionen med urette fandt, at deres virksomhed overskred budgetposten for gebyrer. De anfører, at "gebyrerne" pr. tillæg til kontrakten af 14. december 1999 beløber sig til i alt € 285 490 (247 450 EUR plus € 38 040 for DSA).
• Klagerne kræver betaling af det beløb, som de anser for udestående, dvs. € 16.224,50.

Forespørgslen

Klagen blev videresendt til Kommissionen, som kortfattet afgav følgende udtalelse.

Klagernes argument er baseret på en forkert forudsætning. Det budget, der var afsat til kontrakten, var ikke opdelt i tre kategorier, men i fire [som nævnt ovenfor ]. Disse kategorier er klart angivet i den oprindelige kontrakt og i de efterfølgende tillæg. De deri angivne beløb er maksimumsbeløb.

Klagernes argument er udelukkende baseret på ét dokument: Bilag D1 "prisfordeling" til addendum I. I dette dokument samles de beløb, der er afsat til budgetposterne "honorarer" og "dagpenge", i en enkelt subtotal. Selv en overfladisk undersøgelse af dette bilag D1 viser imidlertid, at der er en klar adskillelse mellem disse to kategorier ("A.1.1. Honoraria" og "A.1.2. godtgørelser"). Det kan faktisk være beklageligt, at dokumentet ikke viser en subtotal efter kategori, men det er svært at forestille sig, at dette kunne være en kilde til forvirring. Det er forkert at udlede, at denne udeladelse implicit gør det muligt at sammenlægge de to budgetposter. Til sammenligning er alle PHARE-programtjenesteydelseskontrakterne udarbejdet på denne måde, og ingen anden kontrahent har, så vidt Kommissionen ved, draget den samme konklusion som klagerne.

Det er derfor vanskeligt at se, hvordan anmodningen om betaling af saldoen på € 16, 224, 50 eventuelt kan imødekommes. Det fremgår klart af den tabel, som finansafdelingen har udarbejdet, at budgetposten "gebyrer" er opbrugt. Det fremgår af artikel 26 i de almindelige betingelser, at betalingerne ikke må overstige det samlede maksimumsbeløb, der er angivet i kontrakten. Desuden må ingen betaling for "gebyrer", "direkte omkostninger" eller "godtgørelsesberettigede udgifter" overstige det maksimale beløb, der er tildelt for hver af disse kategorier. Teksten i denne artikel er helt entydig.

Kommissionen fandt, at den allerede havde forklaret reglerne for klagerne (i et brev af 20. februar 2001), og den fandt, at dens afslag på at betale € 16.224 50 udelukkende var baseret på forsvarlig økonomisk forvaltning og i overensstemmelse med bestemmelserne i den kontrakt, der var indgået mellem Kommissionen og klagerne.

Kommissionens udtalelse blev videresendt til klagerne, hvis advokater fremsatte bemærkninger. Sammenfattende indeholdt bemærkningerne følgende punkter og argumenter.

Kontrakten indeholdt tre ikke fire budgetkategorier, nemlig a) gebyrer og godtgørelser, b) omkostninger og c) godtgørelsesberettigede udgifter. De tre budgetkategorier er nævnt i en række dokumenter vedrørende kontrakten, f.eks.:

I henhold til ordlyden og det system, som ovennævnte afsnit er baseret på, skal posterne "gebyrer" og "godtgørelser" derfor betragtes som en enkelt budgetkategori, der under ét benævnes "gebyrer". De to andre budgetkategorier er "direkte omkostninger" og "refusionsberettigede udgifter ".

Kommissionen har derimod henvist til kontraktens artikel 5, stk. 2 (1) for at godtgøre, at det tildelte budget er opdelt i fire kategorier. Listen i artikel 5, stk. 2, kan imidlertid ikke betragtes som en angivelse af budgetkategorier, da det ellers ville være i strid med artikel 5, stk. 1, nr. 2), der fastsætter definitionen af det tildelte budget og de forskellige budgetkategorier. Tværtimod kan den kun læses som forskellige poster, der hver for sig eller i fællesskab kan udgøre budgetkategorien med henblik på kontrakten. Summen af disse poster er det samlede beløb, der skal betales i henhold til kontrakten.

Kommissionen henviser med rette til artikel 26 i de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter, der finansieres af Phare/Tacis-fondene (bilag E til kontrakten), hvori det hedder, at "betalingerne ikke må overstige det maksimale samlede beløb, der er anført i kontrakten", og at betalinger for "gebyrer, direkte omkostninger og godtgørelsesberettigede udgifter ikke må overstige det maksimale beløb, der er fastsat i kontrakten for hver af disse kategorier". Men her igen henviser kontrakten kun til tre budgetkategorier. Derfor kan hver kategori bestå af flere elementer. Det følger heraf, at hver post kan overstige det individuelle beløb, der er fastsat i kontrakten, og kompenseres med de uudnyttede midler, der er tildelt den samme budgetkategori. Klageren er derfor ikke enig med Kommissionen i, at saldoen på € 16 244,50 ikke er mulig, jf. artikel 26. Denne konklusion er kun mulig, hvis Kommissionen forstår, at artikel 26 henviser til fire budgetkategorier (gebyrer, godtgørelser, direkte omkostninger og godtgørelsesberettigede udgifter), og at ingen af disse fire kategorier må overskrides. Det er imidlertid ovenfor påvist, at dette ikke er tilfældet.

For fuldstændighedens skyld henvises der til artikel 10, stk. 3, i kontrakten, som fastlægger betalingsproceduren. Denne bestemmelse, som Kommissionen har baseret sin fortolkning af kontrakten på, er den eneste, der henviser til mere end tre "kategorier", dvs. honorarer, dagpenge, andre direkte omkostninger og godtgørelser samt særlige fonde. Det skal dog bemærkes, at artikel 10 kun beskriver betalingsproceduren. Fastsættelsen af vederlaget er derimod reguleret i kontraktens artikel 5. Bestemmelserne om kontraktbeløbet følger af artikel 26 i de almindelige betingelser.

På grundlag af ovenstående bemærkninger er de fejl og forsømmelser, som Kommissionen har begået, dens brug af en vildledende kontrakt og dens undladelse af at reagere på klagerens argumenter og give klageren en sammenhængende redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor den mener, at dens opfattelse af den kontraktmæssige situation er berettiget.

Afgørelsen

1.1 Klagerne hævder, at Kommissionen med urette mener, at deres virksomhed overskred budgetposten for "gebyrer". De anfører, at honorarerne pr. tillæg til kontrakten af 14. december 1999 beløber sig til i alt € 285 490 (247 450 EUR plus € 38 040 EUR til dagpenge). Klagerne mener, at der kun var tre budgetkategorier i kontrakten: A. Gebyrer, B. Direkte omkostninger og C. Godtgørelser. Ifølge denne fortolkning af kontrakten vil budgetkategori A være stor nok til at dække de omkostninger, som klageren kræver dækket.

1.2 Kommissionen har gjort gældende, at der ikke var tre, men fire punkter: A. Gebyrer, B. Dagpenge, C. Andre direkte omkostninger og D. Godtgørelser. Denne fortolkning ville indebære, at budgetpost A ikke ville være stor nok til at dække de omkostninger, som klageren kræver dækket.

1.3 Det fremgår af de fremførte argumenter, at tvisten vedrører to modstridende fortolkninger af kontrakten. I den forbindelse noterer Ombudsmanden sig sin tilgang til kontraktlige tvister:

I henhold til EF-traktatens artikel 195 har Den Europæiske Ombudsmand beføjelse til at modtage klager "over tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af Fællesskabets institutioner eller organer". Ombudsmanden mener, at der foreligger fejl eller forsømmelser, når et offentligt organ undlader at handle i overensstemmelse med en regel eller et princip, der er bindende for det. Der kan således også konstateres fejl eller forsømmelser i forbindelse med opfyldelsen af de forpligtelser, der følger af kontrakter indgået af Fællesskabernes institutioner eller organer.

Ombudsmanden mener imidlertid, at omfanget af den kontrol, han kan foretage i sådanne tilfælde, nødvendigvis er begrænset. Ombudsmanden er navnlig af den opfattelse, at han ikke bør forsøge at fastslå, om en af parterne har misligholdt kontrakten, hvis sagen er omtvistet. Dette spørgsmål kan kun behandles effektivt af en kompetent domstol, som vil have mulighed for at høre parternes argumenter vedrørende den relevante nationale lovgivning og vurdere modstridende beviser om eventuelle omtvistede faktiske omstændigheder.

Ombudsmanden er derfor af den opfattelse, at det i sager vedrørende kontraktlige tvister er berettiget at begrænse sin undersøgelse til at undersøge, om fællesskabsinstitutionen eller -organet har givet ham en sammenhængende og rimelig redegørelse for retsgrundlaget for sine handlinger, og hvorfor Ombudsmanden mener, at Ombudsmandens opfattelse af den kontraktlige situation er berettiget. Hvis dette er tilfældet, vil Ombudsmanden konkludere, at hans undersøgelse ikke har afsløret et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Denne konklusion påvirker ikke parternes ret til at få deres kontraktlige tvist undersøgt og autoritativt afgjort af en kompetent domstol.

1.4 I den foreliggende sag har Kommissionen henvist til addendum 1 i sin korrespondance med klageren og i sin udtalelse i denne undersøgelse. Tillæggets artikel 4 har følgende ordlyd:

I artikel 5 i addendummet gentages denne omkostningsfordeling.

1.5 I lyset af denne omkostningsfordeling i addendum 1 synes Kommissionen ikke at have givet en usammenhængende begrundelse for sit synspunkt om, at kontrakten indeholder fire budgetkategorier. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke synes at være tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

På grundlag af Ombudsmandens undersøgelser af denne klage synes der ikke at være tale om fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.

Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.

Din oprigtige,

Jacob SÖDERMAN

(1) Artikel 5, stk. 2, har følgende ordlyd: "det samlede beløb, der skal betales i henhold til kontrakten, må ikke overstige 395 250 ECU [€ ], herunder betaling af gebyrer 247 450 ECU [€ ] max., dagpenge 9.600 ECU [ € ] max., andre direkte omkostninger, godtgørelsesberettigede udgifter 26.700 ECU [ € ] max. og særlige midler 0 ECU [ € ] max."

(2) Artikel 5, stk. 1, har følgende ordlyd: "I betragtning af kontrahentens udførelse af de tjenesteydelser, der er anført i denne kontrakt, betaler den kontraherende part kontrahenten for leverede tjenesteydelser (gebyrer/godtgørelser), direkte omkostninger og godtgørelser i overensstemmelse med bestemmelserne i denne kontrakt ...".