Kære
K. Den 12. juni 1998 indgav De på vegne af foreningen "Föreningen Kökarkultur" en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Europa-Kommissionens beslutning om at afvise Deres sammenslutnings ansøgning om Kalejdoskop-programmet for 1998 i forbindelse med den foreløbige udvælgelse.
Den 22. juli 1998 videresendte jeg klagen til formanden for Europa-Kommissionen. Kommissionen sendte sin udtalelse den 22. oktober 1998, og jeg fremsendte den til Dem med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Den 5. november 1998 modtog jeg Deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse.
Jeg skriver nu for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Den 27. marts 1998 meddelte Kommissionens GD X klageren, at hendes ansøgning, der var indgivet inden for rammerne af Kalejdoskop-programmet for 1998, var blevet afvist i forbindelse med den foreløbige udvælgelse. Kommissionen forklarede, at ansøgningen ikke opfyldte de formelle kriterier for deltagelse som offentliggjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende (1), da budgetoversigten manglede.
Ifølge klageren blev der sendt en fuldstændig ansøgning med budgetopgørelsen til Kommissionen. Klageren indrømmede imidlertid, at de kun sendte den oprindelige ansøgning uden de yderligere to kopier, der kræves i ansøgningsskemaet.
Klageren havde imidlertid taget fotokopier i A3-størrelse af sin ansøgning. Ved skrivelse af 27. marts 1998 havde Kommissionen vedlagt kopier af den oprindelige ansøgning i A4-format. Dette viste ifølge klageren, at de manglende sider i budgetopgørelsen gik tabt mellem det tidspunkt, hvor ansøgningsskemaet ankom til Bruxelles, og det tidspunkt, hvor siderne blev kopieret efter at være blevet adskilt fra hinanden med henblik på fremstilling af A4-kopierne.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse
I sin udtalelse anførte Kommissionen følgende:

Foreningen Kökarkulturs projekt blev afvist, fordi budgetoversigten manglede i den ansøgning, som Kommissionen havde modtaget inden fristen den 1. december 1997.

Det fremgår af indkaldelsen af ansøgninger, at ufuldstændige ansøgninger afvises i forbindelse med den foreløbige udvælgelse og returneres til ansøgeren. På dette grundlag var Kommissionen ikke i stand til at tage denne ansøgning i betragtning.

Kommissionens tjenestegrene forklarede ovennævnte grunde i et brev til sammenslutningen af 7. maj 1998, og spørgsmålet blev også drøftet flere gange i telefonsamtaler mellem repræsentanterne for sammenslutningen og Kommissionen.

Hver ansøgning blev naturligvis omhyggeligt behandlet af Kommissionens tjenestegrene, og det forekom højst usandsynligt, hvis ikke umuligt, at budgetopgørelsen kunne være gået tabt ved ankomsten til Kommissionen.

En kopi af budgetopgørelsen blev sendt pr. telefax til Kommissionen den 20. april 1998, men på dette tidspunkt var udvælgelsen af de 147 projekter, der skulle modtage Kalejdoskop-støtte for 1998, allerede foretaget og formelt godkendt af Kommissionen, og det var for sent at tage foreningsprojektet Kökarkultur op til fornyet overvejelse.

Kommissionen modtog 930 ansøgninger inden for rammerne af Kalejdoskop-programmet for 1998. I forhåndsudvælgelsesfasen blev 263 ansøgninger afslået af formelle grunde. De fleste af disse projekter blev afvist, fordi budgetopgørelsen ikke var korrekt (66 %), men et stort antal projekter blev afvist, fordi ansøgningsskemaerne ikke var fuldstændige (25 %). Det er klart, at udtrykket "ufuldstændige ansøgninger" omfatter ansøgninger, hvor dele af ansøgningsskemaet mangler, eller bilag ikke er medtaget.

Kommissionen har ikke mulighed for at kontakte ansøgere, der har indsendt ukorrekte eller ufuldstændige ansøgningsskemaer. Af denne grund fremgår det klart af indkaldelsen af ansøgninger, ansøgningsskemaet og retningslinjerne, at "ufuldstændige ansøgninger eller ansøgninger, der ikke opfylder kriterierne for støtteberettigelse, vil blive afvist i forbindelse med den foreløbige udvælgelse og vil blive returneret til ansøgeren".

Kommissionens tjenestegrene fandt derfor, at afvisningen af dette projekt var berettiget.

Klagerens bemærkninger
Klageren fastholdt sin klage.

Afgørelsen

1 Manglende budgetoversigt
1.1 Klageren hævder, at Kommissionens tjenestegrene faktisk havde mistet den budgetoversigt, som hendes forening havde vedlagt ansøgningsskemaet.
1.2 Klageren havde taget en A3-kopi af det oprindelige ansøgningsskema, hvilket ifølge hende beviste, at siderne var vedhæftet hinanden. I sin skrivelse af 27. marts 1998 havde Kommissionen vedlagt en kopi i A4-format af det originale ansøgningsskema, som ifølge klageren beviste, at siderne var adskilt fra hinanden i Kommissionen.
1.3 Kommissionen hævder, at hver enkelt ansøgning blev behandlet omhyggeligt af Kommissionens tjenestegrene, og det forekom højst usandsynligt, hvis ikke umuligt, at budgetopgørelsen kunne være gået tabt ved ankomsten til Kommissionen.
1.4 Ombudsmandens undersøgelser af denne klage viser, at det fremgår af ansøgningsskemaet, at ansøgerne skal indsende den oprindelige ansøgning og to kopier heraf samt budgetopgørelsen. Klageren har erkendt, at hun kun sendte det oprindelige ansøgningsskema, som budgetopgørelsen angiveligt var vedlagt.
1.5 Kommissionen har i sine bemærkninger erkendt, at det var Kommissionens tjenestegrene, der skulle tage de nødvendige kopier. Da budgetopgørelsen manglede, blev der ifølge Kommissionen kun taget kopier af ansøgningsskemaet og bilagene.
1.6 På baggrund af ovenstående er Ombudsmanden ikke blevet forelagt tilstrækkeligt materiale til, at han kan konkludere, at budgetoversigten gik tabt ved ankomsten til Kommissionen.
Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage ser det ikke ud til, at Europa-Kommissionen har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden har derfor besluttet at afslutte sagen.
Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.
Din oprigtige,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) EFT C 253 af 19.8.1997