Souvislosti stížnosti

1. Tento případ se týká grantu EU poskytnutého v rámci programu celoživotního učení, programu EU pro vzdělávání a odbornou přípravu na období 2007–2013 [1]. Stěžovatelem je rakouské neziskové sdružení. Byl členem konsorcia, které bylo vybráno k realizaci projektu v rámci grantové dohody řízené Výkonnou agenturou pro vzdělávání, kulturu a audiovizuální oblast (EACEA). Projekt probíhal od listopadu 2010 do března 2013.

2. V listopadu 2013 agentura EACEA rozhodla, že veškeré náklady na zaměstnance a některé cestovní náklady a náklady na pobyt vykázané stěžovatelem nejsou pro financování způsobilé.

3. Agentura EACEA záležitost znovu přezkoumala v návaznosti na odvolání, ale trvala na svém závěru, že personální náklady stěžovatele jsou nezpůsobilé. EACEA měla za to, že náklady stěžovatele na cestu a pobyt nebyly součástí kasačního opravného prostředku.

4. V červenci 2014 se stěžovatel obrátil na veřejného ochránce práv. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření stížnosti, že a) rozhodnutí agentury EACEA o nákladech na zaměstnance a cestovních výdajích a výdajích na pobyt stěžovatele bylo nesprávné a b) agentura EACEA se při posuzování odvolání dopustila věcných a procesních pochybení.

5. V průběhu šetření obdržela veřejná ochránkyně práv odpověď agentury EACEA na stížnost a připomínky stěžovatele v reakci na odpověď agentury EACEA. Vyšetřovací tým veřejné ochránkyně práv se rovněž setkal se zaměstnanci agentury EACEA a provedl kontrolu spisu agentury EACEA.

6. Na základě svých zjištění a argumentů a názorů předložených stranami předložila veřejná ochránkyně práv návrh řešení ^[2], které EACEA částečně přijala.

Návrh řešení předložený veřejnou ochránkyní práv

7. Hlavním argumentem ve stížnosti je názor EACEA, že „osobní náklady“ stěžovatele nevznikly na základě pracovní smlouvy– což je obvykle předpoklad pro to, aby byly náklady považovány za osobní náklady – ale na základě smlouvy o poskytování služeb.

8. Veřejná ochránkyně práv však konstatovala, že dotčený projekt byl úspěšně dokončen. Práce vykázaná stěžovatelem, s níž souvisely „osobní náklady“ stěžovatele, odpovídala přibližně pětině celkové pracovní doby řízení vykázané všemi partnery projektu. S ohledem na tuto skutečnost a vzhledem k tomu, že agentura EACEA nepředložila žádný argument, který by naznačoval, že stěžovatel skutečně nestrávil deklarovaný čas na projektu, veřejná ochránkyně práv shledala, že je nepravděpodobné, že by projekt byl úspěšný bez přispění stěžovatele.

9. Veřejný ochránce práv proto dospěl k závěru, že se jeví jako spravedlivé [3], že stěžovatel obdrží alespoň určitou kompenzaci za to, že přispěl k úspěchu projektu, pokud jsou náklady ověřitelné a identifikovatelné ^[4].

10. Veřejná ochránkyně práv proto navrhla agentuře EACEA toto řešení:

Agentura EACEA by měla uhradit ty „osobní náklady“ stěžovatele, které jsou řádně doloženy a odůvodněny pracovními výkazy a bankovními výpisy jasně spojenými s daným projektem.

11. Agentura EACEA závěry veřejného ochránce práv v zásadě nezpochybnila. Uznala, že jí stěžovatel poskytl pracovní výkazy, smlouvy a bankovní výpisy týkající se jejích „osobních nákladů“. Podle EACEA však stěžovatel nepředložil kopie účetních záznamů, které by prokazovaly transakce (bankovní převody) v souvislosti s osobními náklady spojenými s projektem. Agentura EACEA tvrdila, že vzhledem k neexistenci těchto důkazů nebylo možné požadované náklady určit a ověřit [5].

12. Stěžovatel tvrdil, že předložil účetní záznamy za roky 2011 a 2012 spolu s auditem hotovosti (Kassenprüfung) za oba roky. Za rok 2013 nebyly předloženy žádné účetní záznamy, neboť v době předložení závěrečné zprávy nebyly k dispozici. Stěžovatel uvedl, že vzhledem k tomu, že se jedná o neziskové sdružení s ročním obratem nižším než 1 milion EUR, vnitrostátní právní předpisy mu umožňují používat hotovostní účetnictví (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)[6]. Stěžovatel předložil veřejnému ochránci práv podrobný rozpis účtů a bankovních převodů.

13. Stěžovatel nesouhlasil se zjištěními veřejného ochránce práv uvedenými v návrhu řešení, že některé cestovní náklady a náklady na pobyt stěžovatele nebyly proplaceny [7]. Tvrdila, že agentura EACEA měla jako základ pro úhradu přijmout „cestovní politiku“ stěžovatele. Stěžovatel rovněž tvrdil, že agentura EACEA přijala podobné náklady pro jiného příjemce projektu. Stěžovatel rovněž předložil argumenty týkající se zamítnutí některých individuálních žádostí o úhradu nákladů na pobyt agenturou EACEA.

Posouzení veřejné ochránkyně práv po návrhu řešení

14. Veřejná ochránkyně práv vítá skutečnost, že agentura EACEA v zásadě souhlasila s tím, že „osobní náklady“ stěžovatele mohou být proplaceny, pokud jsou identifikovatelné a ověřitelné.

Další návrh týkající se „nákladů na zaměstnance“

15. Ve své odpovědi na návrh řešení veřejné ochránkyně práv agentura EACEA uvedla, že jí nebyly poskytnuty účetní záznamy, z nichž by vyplývaly platby nákladů na zaměstnance, které s projektem souvisejí.

16. Po přezkoumání dokumentů předložených stěžovatelem během projektu i během šetření veřejného ochránce práv se zdá, že částky na bankovních výpisech a účetních záznamech lze sesouhlasit: Zatímco účetní záznamy obsahují pouze jednu částku pro všechny výdaje pokrývající řadu různých projektů EU, podrobný rozpis účetních záznamů ukazuje, která část těchto nákladů se týkala „osobních nákladů“ souvisejících se současným projektem. Peněžní audit potvrzuje, že došlo k řádnému zaznamenání. Toto podrobné rozdělení však dosud nebylo agentuře EACEA zpřístupněno.

17. Veřejná ochránkyně práv proto navrhuje, aby agentura EACEA přehodnotila svůj postoj k „osobním nákladům“ stěžovatele s přihlédnutím k účetním záznamům a podpůrným dokumentům předloženým stěžovatelem, a to jak během projektu, tak v průběhu šetření veřejné ochránkyně práv. Na základě zjištění uvedených v návrhu řešení předloženém veřejnou ochránkyní práv [8] se zdá, že tyto náklady činí 21 880 EUR.

Další návrh týkající se nákladů na pobyt

18. Pokud jde o náklady na pobyt stěžovatele, veřejná ochránkyně práv trvá na stanovisku, které uvedla ve svém návrhu řešení ohledně „cestovní politiky“ stěžovatele [9]. Stěžovatel požádal agenturu EACEA, aby tuto politiku přijala jako základ pro úhradu nákladů na pobyt; veřejná ochránkyně práv však shledala, že agentura EACEA ve svém rozhodnutí tuto politiku nepřijmout správně.

19. Veřejná ochránkyně práv zejména konstatuje, že smlouva uzavřená mezi stěžovatelem a dodavatelem – který je zároveň generálním tajemníkem stěžovatele – o řízení projektu neodkazovala na „cestovní politiku“ stěžovatele (která byla součástí stanov stěžovatele). Tato smlouva jednoznačně tvořila základ pro práci dodavatele na projektu a pro žádost stěžovatele o úhradu „osobních nákladů“. Skutečnost, že by se na dodavatele při výkonu funkce generálního tajemníka vztahovala cestovní politika stěžovatelky, se nejeví jako relevantní, neboť veškeré cestovní náklady a náklady na pobyt vzniklé při provádění projektu vznikly na základě příslušné smlouvy o řízení projektu, a nikoli při výkonu funkce generálního tajemníka stěžovatelky.

20. Agentura EACEA tedy správně zamítla žádosti žadatele o proplacení nákladů na základě své „cestovní politiky“. Argument stěžovatele, že EACEA uhradila podobné náklady požadované jiným projektovým partnerem na základě vlastní cestovní politiky tohoto partnera, nemá na projednávanou věc žádný vliv. Z dokumentů předložených stěžovatelem vyplývá, že zaměstnanci druhého partnera pracovali na základě pracovních smluv a tito zaměstnanci jsou obvykle vázáni cestovní politikou svého zaměstnavatele.

21. V každém případě EACEA pouze neodmítla náklady stěžovatele na dopravu a věcné náklady. Proplatila veškeré náklady, které byly doloženy důkazy, jako jsou hotelové a letové účty .

22. Stěžovatel rovněž předkládá další argumenty, proč měla agentura EACEA uhradit náklady na pobyt požadované u dvou nákladových položek. Vzhledem k tomu, že agentura EACEA přehlédla odvolání proti rozhodnutí považovat některé náklady na pobyt za nezpůsobilé [10], veřejná ochránkyně práv navrhuje, aby agentura EACEA tyto dvě nákladové položky přehodnotila (body 4 a 29).

23. Pokud jde zejména o položku nákladů 29, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že odmítnutí části vykázaných nákladů agenturou EACEA bylo založeno na skutečnosti, že kopie předloženého podpůrného dokumentu byla nečitelná. Veřejná ochránkyně práv proto navrhuje, aby agentura EACEA tuto nákladovou položku znovu posoudila na základě čitelné kopie předložené stěžovatelem během šetření veřejné ochránkyně práv.

K údajným hmotněprávním a procesním pochybením

24. V návrhu řešení dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu v souvislosti s některými procesními aspekty [11] a že není důvod dále zkoumat další procesní aspekty [12] obavy stěžovatele, že se agentura EACEA při posuzování odvolání dopustila hmotněprávních a procesních pochybení.

25. Stěžovatel závěry veřejné ochránkyně práv v tomto bodě nezpochybnil. Pouze zpochybnil prohlášení veřejné ochránkyně práv učiněné v jejím návrhu řešení, že EACEA průběžně informovala partnery projektu o zpoždění při vyřizování odvolání partnerů proti rozhodnutí EACEA o závěrečné zprávě o projektu. Veřejná ochránkyně práv v tomto ohledu trvá na svém prohlášení. Dokumenty, které veřejná ochránkyně práv v průběhu šetření zkontrolovala, obsahují dva e-maily agentury EACEA adresované jednomu z partnerů projektu, v nichž agentura EACEA potvrdila, že původní lhůta uplynula a že si vzhledem ke složitosti spisu vyžádala více času na dokončení analýzy.

Závěr

Na základě šetření veřejná ochránkyně práv uzavírá tento případ následujícím závěrem:

Tím, že EACEA v zásadě souhlasila s tím, že „osobní náklady“ stěžovatele mohou být proplaceny, pokud jsou identifikovatelné a ověřitelné, podnikla kroky k vyřešení otázek, které veřejná ochránkyně práv uvedla ve svém návrhu řešení. Žádné další šetření proto není odůvodněné.

Stěžovatel a agentura EACEA budou o tomto rozhodnutí informováni.

Návrhy

Veřejná ochránkyně práv navrhuje, aby agentura EACEA přehodnotila svůj postoj k „osobním nákladům“ stěžovatele s přihlédnutím k účetním záznamům a podpůrným dokumentům předloženým stěžovatelem jak během projektu, tak během šetření veřejné ochránkyně práv.

Veřejná ochránkyně práv navrhuje, aby agentura EACEA přehodnotila náklady na pobyt požadované stěžovatelem v položkách nákladů 4 a 29 s přihlédnutím k argumentům předloženým stěžovatelem během šetření veřejné ochránkyně práv.

Emily O'Reillyová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 16. listopadu 2017

[1] http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-program _en (program celoživotního učení en)

[2] Další informace o souvislostech stížnosti, argumentech stran a šetření veřejné ochránkyně práv naleznete v úplném znění návrhu řešení veřejné ochránkyně práv, které je k dispozici na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/86070/html.bookmark

[3] Viz například článek 91 prováděcích pravidel k finančnímu nařízení: „Příslušná schvalující osoba se může vzdát inkasa celé stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech: [...] pokud je zpětné získání prostředků v rozporu se zásadou proporcionality.“(Nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 ze dne 29. října 2012 o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie, Úř. věst. 2012, L 362, s. 1, k dispozici na adrese: http://eur-lex.europa.eu/eli/reg_del/2012/1268/oj)

[4] Článek II.14.1 grantové dohody.

[5] Článek II.14.1 grantové dohody: „Způsobilé náklady na akci jsou náklady, které příjemci skutečně vznikly a které splňují tato kritéria: [...] jsou identifikovatelné a ověřitelné, zejména jsou zaznamenány v účetních záznamech příjemce a stanoveny v souladu s platnými účetními standardy země, v níž je příjemce usazen, a v souladu s obvyklou praxí příjemce v oblasti účtování nákladů;“(kurzivou zvýraznil autor stanoviska).

[6] Viz § 21 odst. 1 Vereinsgesetz 2002 (rakouský zákon o sdruženích z roku 2002): „Zum Ende des Rechnungsjahrs hat das Leitungsorgan innerhalb von fünf Monaten eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen.“

[7] Viz body 43–54 návrhu řešení veřejného ochránce práv.

[8] Viz body 37–39 návrhu řešení veřejného ochránce práv.

[9] Viz body 47–51 návrhu řešení veřejného ochránce práv.

[10] Viz bod 73 návrhu řešení veřejného ochránce práv.

[11] Viz body 55–71 návrhu řešení veřejného ochránce práv.

[12] Viz body 72-75 návrhu řešení veřejného ochránce práv.