Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatel je úředníkem Evropské komise.

2. Po narození svého dítěte v roce 2008 měla v souladu s ustanoveními čl. 67 odst. 1 služebního řádu [1] (dále jen "příspěvek EU na dítě") nárok na rodinný přídavek na vyživované děti.

3. Podle ustanovení čl. 67 odst. 2 služebního řádu musí úředníci pobírající rodinné přídavky oznámit přídavky "obdobné povahy" vyplácené z jiných zdrojů. Tyto příspěvky "obdobné povahy" jsou poté odečteny od příspěvků vyplácených podle čl. 67 odst. 1 služebního řádu.

4. V roce 2009 proto Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků (dále jen „PMO“) požádal stěžovatelku, aby mu sdělila, zda od vnitrostátních orgánů pobírá příspěvek na vyživované dítě (dále jen „belgický příspěvek na dítě“).

5. V únoru 2010 stěžovatel potvrdil, že tomu tak je, a předal PMO příslušné dokumenty.

6. Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků nezajistil žádná následná opatření v návaznosti na výše uvedené prohlášení stěžovatele.

7. V dubnu 2012 stěžovatelka požádala Komisi, aby ověřila, zda byl její spis aktualizován s ohledem na belgický přídavek na dítě. Vysvětlila, že byla prostřednictvím letáků odborů informována o retrospektivní úpravě příspěvku EU na dítě odečtením belgického příspěvku na dítě.

8. Komise zkontrolovala spis stěžovatele a zjistila, že belgický příspěvek na dítě nebyl z příspěvku EU na dítě odečten.

9. V květnu 2012 Komise informovala stěžovatele, že v souladu s ustanoveními článku 85 služebního řádu [2] získá zpět přeplatek.

10. Stěžovatel podal proti výše uvedenému rozhodnutí Komise stížnost podle čl. 90 odst. 2 služebního řádu.

11. Komise výše uvedenou stížnost stěžovatele zamítla. Uznala, že „z důvodu politováníhodného přehlédnutí“ nebyl její spis po její žádosti z roku 2010 aktualizován a že od příspěvku EU na dítě nebyl odečten belgický příspěvek na dítě. Stěžovatel jako úředník jednající s řádnou péčí si však měl být této chyby vědom. Je tomu tak proto, že na jejích výplatních páskách zůstaly částky příspěvku na dítě EU, které jí byly vyplaceny před předložením příslušných informací a po něm, nezměněny. Komise trvala na svém rozhodnutí získat zpět neoprávněně vyplacené částky stěžovateli od roku 2008.

12. Dne 28. srpna 2012 se stěžovatel obrátil na evropského veřejného ochránce práv.

Předmět šetření

13. Stěžovatelka ve své stížnosti veřejnému ochránci práv uvedla následující tvrzení a tvrzení, která byla zahrnuta do šetření.

Tvrzení:

Komise řádně nezpracovala spis stěžovatele.

Nárok:

Komise by se měla omluvit a zvážit možnost vyřešení případu samotným tím, že stěžovatelce nabídne odškodnění za nesprávné nakládání s jejím spisem.

Šetření

14. Dne 21. září 2012 zahájila veřejná ochránkyně práv šetření a vyzvala stěžovatelku, aby objasnila některé aspekty své stížnosti. Stěžovatel odpověděl dne 30. října 2012.

15. S ohledem na vysvětlení stěžovatele požádala veřejná ochránkyně práv dne 6. prosince 2012 Komisi o předložení stanoviska k tvrzení stěžovatele.

16. Stanovisko Komise bylo stěžovateli předáno s výzvou k předložení připomínek do 30. dubna 2013. Stěžovatel tak neučinil.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

A. Údajné nesprávné nakládání se spisem stěžovatele

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

17. Na podporu svého tvrzení stěžovatelka tvrdila, že Komise nezohlednila dokumenty, které předložila v únoru 2010 a které prokazují, že pobírá belgický přídavek na dítě. Tento dokument umožnil Komisi správně stanovit její plat.

18. Stěžovatelka dále poukázala na to, že pravidelně nekontroluje výplatní pásku (kterou lze konzultovat prostřednictvím nástroje IT). Poté, co porodila, se rozhodla pracovat na částečný úvazek. To změnilo výši platu, který pobírala. Podle stěžovatelky zkontrolovala úpravu celkové částky v důsledku změn v jejím pracovním rozvrhu, nikoli však podrobnosti této změny. Kromě toho nevěděla o zpětné úpravě unijního přídavku na dítě odečtením belgického přídavku na dítě a o způsobu, jakým je tato úprava prováděna.

19. Stěžovatelka rovněž uvedla, že ačkoli plně chápe povinnosti úředníka s řádnou péčí, je nespravedlivé činit úředníka výhradně odpovědným za to, že administrativa Komise neaktualizovala spis tohoto úředníka správně. Stěžovatelka poukázala na to, že hlavním bodem její stížnosti byl způsob, jakým administrativa Komise nakládala s jejím spisem. V tomto ohledu se administrativa Komise neomluvila ani nepřiznala žádnou chybu při nakládání se spisem stěžovatelky (například nezajistila žádné následné kroky v návaznosti na její sdělení z února 2010). Místo toho správa Komise vždy naznačovala, že za nepřesnosti obsažené v jejím spisu může stěžovatelka. Pokud by správa Komise byla při svých výměnách se stěžovatelem více zaměřená na služby tím, že by se omluvila za to, že se nezabývala jejím spisem, nebo by jí vysvětlila, že v jejím spisu stále chybí některé informace a že „vymáhání podle článku 85 služebního řádu je nezávislé na zavinění“, nepředložila by tuto stížnost veřejnému ochránci práv.

20. Komise ve svém stanovisku uznala a vyjádřila politování nad chybou, k níž došlo při nakládání se spisem stěžovatele. Tato chyba byla zjištěna v roce 2012 a byla řádně opravena. Nezapočtený belgický přídavek na dítě představoval neoprávněnou platbu, kterou bylo třeba vymáhat v souladu s ustanoveními článku 85 služebního řádu. Stěžovatel byl o této skutečnosti informován a navrácení podpory bylo zahájeno v srpnu 2012. V souvislosti s tímto navrácením nebyly vybrány žádné úroky.

21. Komise rovněž vysvětlila, že PMO se v posledních několika letech setkala s mnoha technickými problémy, které souvisely se zavedením nových informačních systémů pro správu individuálních nároků, jako jsou rodinné přídavky. Zaměstnanci PMO se tak museli vypořádat s těmito technickými obtížemi a zároveň pokračovat ve své běžné práci. Komise připustila, že by to nemělo sloužit jako výmluva, ale vysvětlila, proč nebyla přijata vhodná opatření v návaznosti na sdělení stěžovatele z roku 2010.

22. Komise dále uvedla, že podle judikatury [3] mají zaměstnanci povinnost navázat na svůj spis. Nelze očekávat, že velká správa, jako je správa Komise, zajistí individualizované sledování každého jednotlivého spisu. Zaměstnanci by proto měli sami aktivně požádat o další informace, pokud si nejsou jisti, zda je s jejich spisem správně nakládáno.

23. Administrativa Komise má samozřejmě povinnost informovat své zaměstnance a odpovídajícím způsobem reagovat na případné dotazy. Komise svým zaměstnancům neustále poskytuje informace o rodinných přídavcích EU. To se provádí pomocí interních webových stránek ("MyIntracomm"). V oddíle týkajícím se rodinných přídavků odkazuje stránka na „Příspěvky vyplácené odjinud“a jasně uvádí, že tyto přídavky jsou odečteny od rodinných přídavků EU a že zaměstnanci mají povinnost písemně oznámit tyto přídavky správním útvarům Komise. Tento odpočet se odráží v měsíční výplatní pásce. Informace o různých prvcích uvedených ve výplatní pásce jsou rovněž k dispozici na portálu MyIntracomm.

24. Komise měla za to, že argument stěžovatelky, že se při správě svých soukromých záležitostí může plně spolehnout na správu Komise, není správný.

25. Za prvé, vzhledem k rozsáhlým informacím zveřejněným na portálu MyIntracomm si stěžovatel musel být vědom toho, že belgický přídavek na dítě bude odečten od příspěvku na dítě v EU a jak se tento odpočet odrazí v měsíční výplatní pásce. Kromě toho se belgický přídavek na dítě vždy vyplácí matce. Stěžovatel proto obdržel povolenky přímo. V důsledku toho přesně věděla, kolik od belgických orgánů dostává.

26. Zadruhé stěžovatelka neoznámila Komisi vnitrostátní příspěvky, na které měla nárok.

27. Zatřetí poté, co byla v roce 2009 upozorněna PMO a v roce 2010 odpověděla, že má skutečně nárok na vnitrostátní příspěvky a že je pobírá, zachovala pasivní přístup a nejednala s administrativou Komise. Tento pasivní přístup stěžovatelky lze považovat za chybu z její strany. Podle Komise se téměř nevyskytují případy, kdy zaměstnanci poté, co byli upozorněni správou Komise, aby vykázali vnitrostátní příspěvky, sami nepožádají správu Komise o dodatečné informace.

28. Pokud jde o argument stěžovatele týkající se zpětné úpravy příspěvku EU na dítě odečtením belgického příspěvku na dítě, Komise vysvětlila, že od roku 2007 se odpočet vnitrostátních příspěvků (které podléhají změnám, například po valorizaci) již automaticky neaktualizuje. V roce 2012 byl dokončen nový informační systém umožňující automatické aktualizace. První aktualizace zahájená v roce 2012 se týkala belgických vnitrostátních povolenek.

29. Komise proto informovala své zaměstnance o datu, do kterého bude oprava provedena, a o tom, jak bude navrácení provedeno. Stěžovatel nebyl do tohoto procesu zpětného získávání zahrnut, protože dosud nebyly odečteny žádné vnitrostátní povolenky (protože nebyly v systému zaregistrovány). Stěžovatelka se o tomto vymáhání dozvěděla prostřednictvím letáků odborů a ohledně svého spisu se obrátila na Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků.

30. Komise rovněž vyjádřila politování nad tím, že stěžovatelka měla pocit, že s ní bylo zacházeno nespravedlivě, když obdržela standardní sdělení, které ji informovalo o opravě jejího spisu. V tomto ohledu vysvětlila, že sdělení ze dne 16. května 2012 bylo založeno na standardním uspořádání používaném pro následnou kontrolu těchto spisů. Vzhledem k vysokému počtu souborů, kterými se denně zabýváme, je použití standardních poznámek nutností.

31. Komise se však snaží dále zlepšovat své služby vypracováním nových standardních poznámek, které by obsahovaly rozsáhlejší informace a byly by vytvářeny automaticky prostřednictvím informačního systému pro správu individuálních nároků „Sysper2“.

32. Podle názoru Komise se v tomto případě obě zúčastněné strany dopustily chyb, které vedly k tomu, že ve spisu stěžovatele musela být provedena oprava se zpětnou platností.

Posouzení veřejného ochránce práv

33. Veřejná ochránkyně práv nejprve poukazuje na to, že rozhodnutí Komise vymáhat neoprávněně vyplacené přídavky EU na dítě stěžovateli je z právního hlediska správné.

34. V tomto ohledu se podle judikatury [4] předpokládá, že úředník postupující s řádnou péčí zná pravidla upravující platby podle služebního řádu. Stěžovatel (jako úředník jednající s řádnou péčí) si musel být vědom zásady odečtení belgického příspěvku na dítě od příspěvku na dítě v EU, která je stanovena v čl. 67 odst. 2 služebního řádu. Tyto informace byly stěžovateli snadno dostupné. Kromě toho, jak správně uvedla Komise, odpočet belgického přídavku na dítě od unijního přídavku na dítě se odráží v měsíční výplatní pásce a je označen odděleně od ostatních prvků. Kromě toho stěžovatel nepochybně znal výši belgického přídavku na dítě, protože tento přídavek je v Belgii vyplácen přímo matce.

35. Stěžovatel tedy neměl nárok na přídavek na dítě v EU. Proto byla Komise v souladu s ustanoveními článku 85 služebního řádu oprávněna vymáhat neodečtený belgický přídavek na dítě vyplácený stěžovateli v letech 2008 až 2012.

36. Na druhé straně veřejný ochránce práv soustavně zastává názor, že článek 85 služebního řádu nedává orgánu volnou ruku k tomu, aby se dopustil chyb [5]. Pokud je přeplatek způsoben chybou administrativy Komise, měla by Komise uplatnit zmírňující opatření, aby navrácení bylo co nejšetrnější.

37. V tomto ohledu veřejný ochránce práv poukazuje na to, že v roce 2010 poskytl stěžovatel Komisi veškeré nezbytné informace, které by jí umožnily buď zabránit výskytu chyby, nebo ji odhalit v dřívější fázi. Jinými slovy, dokumenty prokazující, že stěžovatel pobíral belgický přídavek na dítě. Komise tyto informace nezohlednila a odpovídajícím způsobem aktualizovala spis stěžovatele. Svou chybu zjistila a opravila až o dva roky později, když na ni stěžovatel upozornil.

38. Argument Komise, že pro takovou velkou správu, jako je ta její, je obtížné zajistit individualizované sledování každého jednotlivého spisu, má obecně své opodstatnění. Podle názoru veřejného ochránce práv však ne všichni zaměstnanci Komise předložili dokumenty současně se stěžovatelem, z nichž by vyplýval belgický přídavek na dítě, který pobírali. Komise tedy nemůže tvrdit, že přehlédla dokument stěžovatele v celé řadě dalších dokumentů.

39. Veřejná ochránkyně práv navíc není zcela přesvědčena argumentem Komise, že se stěžovatelka dopustila pochybení tím, že poté, co jí poskytla všechny požadované informace, aktivně nekonzultovala s administrativou Komise její spis. Na jedné straně je i nadále přesvědčena, že na základě informací poskytnutých příslušnému útvaru v roce 2010 ohledně vyplácení belgického přídavku na dítě mohla stěžovatelka důvodně očekávat, že správa Komise odpovídajícím způsobem upraví její plat. Na druhé straně vzhledem k četným úpravám platu stěžovatelky po porodu, které zahrnovaly změnu, protože se rozhodla pracovat na částečný úvazek, není vyloučeno, že stěžovatelka mohla mít za to, že výpočet jejího platu byl po roce 2010 skutečně správný.

40. V každém případě Komise odhalila svou chybu, protože stěžovatelka sama upozornila Komisi a požádala ji, aby zkontrolovala výši svého platu v roce 2012. Bez této iniciativy stěžovatele nelze ani vyloučit, že by Komise svou chybu nikdy nezjistila a nenapravila.

41. Celkově veřejná ochránkyně práv sdílí názor stěžovatele, že pokud by Komise byla při svých výměnách se stěžovatelem více zaměřená na služby, stěžovatel by od počátku lépe chápal důvody, na nichž je založeno jeho rozhodnutí získat neoprávněně vyplacenou částku zpět, a mohl by se proto rozhodnout, že si nebude stěžovat.

42. Veřejná ochránkyně práv však konstatuje, že Komise ve svém stanovisku tuto chybu uznala a vyjádřila nad ní politování. Kromě toho se zdá, že rozhodnutí Komise o vrácení neoprávněně vyplacené částky ve splátkách zohlednilo osobní situaci stěžovatele. Kromě toho Komise neúčtovala žádné úroky z částek, které měly být navráceny.

43. Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem a vzhledem k tomu, že stěžovatel nepředložil připomínky ke stanovisku Komise, se veřejná ochránkyně práv domnívá, že Komise po své chybě přijala správná zmírňující opatření. Nepovažuje proto za užitečné se touto otázkou dále zabývat. Rozhodla se proto případ uzavřít.

B. Závěry

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejná ochránkyně práv uzavírá následujícím závěrem:

Žádná další šetření nejsou oprávněná.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

 

Emily O'Reillyová

Ve Štrasburku dne 7. listopadu 2013.

---

[1] Nařízení Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 ze dne 29. února 1968, kterým se stanoví služební řád úředníků Evropských společenství a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství, Úř. věst. L 56, s. 1, ve znění pozdějších předpisů.

[2] Článek 85 první pododstavec služebního řádu zní takto: „Každá přeplatek musí být navrácen, pokud příjemce věděl, že k platbě nebyl žádný řádný důvod, nebo pokud skutečnost, že k platbě došlo, byla zjevně taková, že o ní nemohl nevědět.“

[3] věc T-107/92, White v. Komise, Sb. VS 1994, s. I-A-41, II 143, body 38 a 39; Věc T-

195/03, Thommes v. Komise, Sb. VS 2005, s. I-A-273, II-1255, body 121–124.

[4] Věc T-324/04, F v. Komise, Sb. VS 2007, s. I-A-2-127, II-A-2-861, bod 137.

[5] Rozhodnutí evropského veřejného ochránce práv o ukončení šetření stížnosti 906/2009/JF na Evropskou komisi, bod 55.