Štrasburk 16. listopadu 2007

Vážený pane T.,

Dne 29. června 2005 jste podal stížnost evropskému veřejnému ochránci práv týkající se vyřizování žádosti o přístup k dokumentům, kterou jste předložil Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF).

Dne 8. července 2005 jsem předal stížnost generálnímu řediteli OLAF s žádostí o předložení stanoviska do 30. září 2005.

V e-mailu zaslaném dne 22. července 2005 jste mě informoval, že si rovněž přejete stěžovat na vyřízení další žádosti o přístup k dokumentům, kterou jste předložil úřadu OLAF.

Dne 30. srpna 2005 jsem informoval OLAF o Vašem dalším obvinění. Vzhledem k tomu, že předmět obou žádostí o přístup byl podobný a že OLAF tyto žádosti zamítl z důvodů, které se jevily jako totožné, měl jsem za to, že nejrozumnějším způsobem, jak postupovat, je zahrnout stížnost vznesenou v e-mailu ze dne 22. července 2005 do rozsahu tohoto šetření. Požádal jsem proto úřad OLAF, aby se Vaším dalším tvrzením zabýval ve svém stanovisku k této stížnosti. Aby měl OLAF dostatek času, prodloužil jsem lhůtu pro předložení stanoviska do 31. října 2005.

OLAF zaslal své stanovisko dne 28. října 2005 (anglický originál) a 28. listopadu 2005 (německý překlad). Předala jsem Vám jej dne 11. listopadu 2005 (anglický originál) a dne 29. listopadu 2005 (německý překlad) s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 21. listopadu 2005.

Dne 13. prosince 2005 jsem požádal OLAF o poskytnutí dalších informací týkajících se tohoto případu. Byli jste o tom informováni ještě téhož dne. OLAF zaslal svou odpověď dne 31. ledna 2006.

Vzhledem k tomu, že OLAF ve svém dopise odpověděl pouze na dvě ze tří otázek, které jsem mu položil, požádal jsem jej dopisem ze dne 10. února 2006 o odpověď na zbývající otázku. Byli jste o tom informováni ještě téhož dne.

Dne 2. března 2006 OLAF odpověděl na můj dopis ze dne 10. února 2006. Tuto odpověď jsem Vám předal dne 15. března 2006 k vyjádření, kterou jste zaslal dne 10. dubna 2006.

Dne 11. července 2006 Vám útvary v mé pravomoci telefonicky sdělily, jaké dokumenty jste měl při podání žádosti úřadu OLAF na mysli.

Dne 12. července 2006 jsem požádal Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) i Evropskou komisi o poskytnutí dalších informací týkajících se Vašeho případu. Ve svých dopisech jsem požádal, aby byly tyto informace poskytnuty do 15. září 2006. Byli jste o tom informováni ještě téhož dne.

Dopisem ze dne 13. července 2006 požádala Komise o prodloužení lhůty pro odpověď do 31. října 2006. Ve své odpovědi ze dne 17. července 2006 jsem Komisi sdělil, že prodloužení do 15. října 2006 považuji za dostatečné.

V e-mailu zaslaném dne 17. července 2006 jste mě informoval, že jste obdržel můj dopis informující o dalších šetřeních.

Dne 15. září 2006 odpověděl OLAF na mou žádost o další informace. Odpověď Komise byla obdržena dne 19. října 2006.

Dne 23. října 2006 jsem Vám předal anglické původní znění těchto odpovědí. Překlady do němčiny Vám byly předány dne 30. října (OLAF) a 31. října (Komise) 2006.

Dne 1. listopadu 2006 jste mi předložil vyjádření k těmto odpovědím.

Dne 14. prosince 2006 jsem předložil OLAF návrh smírného řešení. Byli jste o tom informováni ještě téhož dne.

OLAF na tento návrh odpověděl dne 30. ledna 2007. Po přezkoumání této odpovědi se mi zdálo, že OLAF mohl přehlédnout některé pasáže mého návrhu. Dne 31. ledna 2007 jsem proto OLAF vyzval, aby předložil případné další připomínky. Byli jste o tom informováni ještě téhož dne.

Dne 28. února 2007 mi OLAF předložil další připomínky. Tyto připomínky a odpověď úřadu OLAF na můj návrh smírného řešení jsem Vám předala dne 8. března 2007 v souvislosti s Vašimi připomínkami, které jste zaslal dne 20. března 2007.

Dne 15. května 2007 jsem úřadu OLAF předložil návrh doporučení. Byli jste o tom informováni ještě téhož dne.

OLAF zaslal své podrobné stanovisko dne 24. července 2007 (anglický originál) a 7. srpna 2007 (německý překlad). Předala jsem Vám jej dne 29. srpna 2007 s výzvou k vyjádření nejpozději do 30. září 2007.

Žádné takové připomínky od vás nebyly obdrženy.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny.

Stížnost

Souvislosti

Dne 30. března 2005 podal stěžovatel (německý novinář) generálnímu sekretariátu Evropské komise žádost o přístup k dokumentům. Tato žádost byla založena na nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (1) (dále jen „nařízení č. 1049/2001“). Ve své žádosti požádal o přístup k „úplnému seznamu korespondence, kterou měl OLAF se službami německé spolkové vlády a vlád německých spolkových zemí v letech 2003 a 2004“. Stěžovatel dodal, že tento seznam by měl obsahovat datum, jména odesílatele a adresáta a předmět dopisů.

Dne 14. dubna 2005 pan P. (ředitel OLAF) informoval stěžovatele, že mu požadovaný dokument nelze poskytnout, jelikož takový dokument neexistuje.

Téhož dne stěžovatel v odpovědi na tuto zprávu předložil potvrzující žádost. Stěžovatel tvrdil, že prohlášení pana P. je zjevně v rozporu s článkem 11 nařízení č. 1049/2001. Podle názoru stěžovatele toto ustanovení stanovilo, že „všechny“ dokumenty by měly být uvedeny ve veřejně přístupném rejstříku. Stěžovatel poukázal na to, že jeho žádost směřovala k získání výpisu z tohoto rejstříku. Uvedl, že Komise a další subjekty Společenství mu v minulosti takové úryvky poskytly nebo na jeho žádost předložily. Stěžovatel proto svou žádost o přístup obnovil. Zdůraznil, že podpůrně by se rovněž spokojil s tím, že by obdržel úplný seznam veškeré korespondence OLAF s třetími stranami v letech 2003 a 2004, jakož i všech ostatních dokumentů vypracovaných OLAF.

Ve své odpovědi ze dne 11. května 2005 pan P. uvedl, že článek 11 nařízení č. 1049/2001 neukládá dotčeným orgánům povinnost zapsat do rejstříku všechny dokumenty. Pan P. poznamenal, že Komise zřídila rejstřík, pokud jde o její základní dokumenty. Byl poskytnut odkaz na internetové stránky rejstříku Komise. Pan P. dále poukázal na to, že neexistuje seznam korespondence úřadu OLAF, jak požadoval stěžovatel, a že předložení této korespondence by pro úřad OLAF představovalo nepřiměřenou zátěž. Závěrem uvedl, že vzhledem k tomu, že se již jednalo o druhý dotaz stěžovatele týkající se stejné otázky, jakákoli další korespondence by byla podle bodu 4 kodexu chování Komise (2) (dále jen "kodex Komise") považována za opakující se, a proto by na ni nebylo možné odpovědět.

Dne 20. května 2005 podal stěžovatel stížnost adresovanou generálnímu tajemníkovi Komise a generálnímu řediteli úřadu OLAF, v níž zopakoval své stanovisko k podstatě věci. Stěžovatel uznal, že rejstřík Komise nepředstavuje úplný seznam všech dokumentů. Dodal však, že Komise si zřejmě byla vědoma skutečnosti, že její rejstřík nesplňuje požadavky stanovené v článku 11 nařízení č. 1049/2001 a že mu byly na žádost vždy poskytnuty seznamy dokumentů, které se jevily jako úplné. Stěžovatel rovněž kritizoval 1) skutečnost, že ho pan P. ve svém dopise ze dne 14. dubna 2005 neinformoval o svém právu podat potvrzující žádost; 2) skutečnost, že v rozporu s prováděcími předpisy Komise osoba, která vyřídila původní žádost o přístup, rovněž rozhodla o své potvrzující žádosti; 3) skutečnost, že pan P. uvedl, že další dopisy nebudou zodpovězeny; a 4) skutečnost, že dopis ze dne 11. května 2005 jej neinformoval o jeho právu podat žalobu nebo stížnost veřejnému ochránci práv.

Dne 10. června 2005 informoval generální ředitel OLAF stěžovatele, že vzhledem ke složitosti otázek vznesených jeho e-mailem ze dne 20. května 2005 bude odpověď zaslána nejpozději do 28. června 2005, a požádal stěžovatele o pochopení.

Stížnost 2174/2005/GG

Ve stížnosti veřejnému ochránci práv, která byla podána dne 13. června 2005 (stížnost 2174/2005/GG), stěžovatel tvrdil, že mu byl odepřen přístup k dokumentům, že OLAF a Komise porušily různá příslušná ustanovení a že byla porušena jeho občanská práva. Stěžovatel uvedl, že s ohledem na skutečnost, že jeho žádost o přístup již byla podána dne 30. března 2005, je další zpoždění, jak bylo oznámeno v dopise ze dne 10. června 2005, nepřijatelné.

Ve svém rozhodnutí ze dne 24. června 2005 o této stížnosti veřejný ochránce práv uvedl, že OLAF oznámil, že na stížnost stěžovatele ze dne 20. května 2005 odpoví do 28. června 2005. Vzhledem k tomu, že tato odpověď musela mít pro případ stěžovatele určitý význam, nezdálo se vhodné zahájit šetření před odesláním této odpovědi nebo před uplynutím této lhůty. Je pravda, že to způsobí další zpoždění. Je však třeba poznamenat, že pokud by se veřejný ochránce práv rozhodl zahájit šetření, musel by Komisi a/nebo úřadu OLAF poskytnout alespoň dva měsíce na vydání stanoviska. Zahájení šetření stížnosti by tedy neušetřilo žádný čas. Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem veřejná ochránkyně práv informovala stěžovatele, že neexistují dostatečné důvody pro šetření.

Nová stížnost

Dne 29. června 2005 stěžovatel svou stížnost obnovil. Tento dopis byl proto zaevidován jako nová stížnost (stížnost 2350/2005/GG).

Stěžovatel poukázal na to, že OLAF mezitím odpověděl na jeho dopis ze dne 20. května 2005. Dodal však, že odpověď není uspokojivá. V této odpovědi ze dne 28. června 2005 pan P. zdůraznil, že stěžovatel podal dvě žádosti o přístup k seznamům dokumentů, první dne 30. března 2005 (týkající se korespondence OLAF s německými orgány v letech 2003 a 2004) a druhou dne 20. května 2005 (týkající se korespondence OLAF s německými orgány v letech 2000, 2001 a 2002). OLAF potvrdil, že takové seznamy neexistují, a že žádosti byly proto považovány za žádosti o informace. Podle pana P. by poskytnutí požadovaných informací vyžadovalo sestavení seznamu přibližně 8 000 dokumentů. Učinit tak by tedy podle názoru OLAF vyžadovalo nepřiměřené úsilí. OLAF však byl připraven pomoci v co největší míře. Požádala proto stěžovatele, aby poskytl konkrétnější informace o korespondenci, o kterou měl zájem (např. jméno odesílatele nebo příjemce, datum nebo referenční číslo).

Stěžovatel ve své stížnosti v podstatě tvrdil, že Komise a OLAF řádně nevyřídily jeho žádost o přístup podanou dne 30. března 2005, potvrzující žádost podanou dne 14. dubna 2005 a stížnost ze dne 20. května 2005, a to jak ve věci samé, tak v řízení.

Stěžovatel zdůraznil, že článek 11 nařízení č. 1049/2001 stanoví, že každý dokument by měl být zařazen do rejstříku. Podle stěžovatele nebylo pochyb o existenci takového seznamu vzhledem k tomu, že všechny dokumenty OLAF, které znal, měly číslo.

E-mail stěžovatele ze dne 22. července 2005

V e-mailu zaslaném dne 22. července 2005 stěžovatel vysvětlil, že dne 20. května 2005 předložil Komisi další žádost o přístup k dokumentům. Tato žádost opět vycházela z nařízení č. 1049/2001. Ve své žádosti požádal o přístup k „úplnému seznamu korespondence, kterou měl OLAF se službami německé spolkové vlády a vlád německých spolkových zemí v letech 2000, 2001 a 2002“. Ve svém výše uvedeném dopise ze dne 28. června 2005 ho pan P. informoval, že žádný takový seznam neexistuje, a že proto byla žádost považována za žádost o informace. Dne 29. června 2005 podal stěžovatel potvrzující žádost. Ve své odpovědi ze dne 15. července 2005 pan P. potvrdil stanovisko OLAF.

Stěžovatel ve svém e-mailu ze dne 22. července 2005 informoval veřejného ochránce práv, že si chce na toto rozhodnutí stěžovat.

Šetření

Přístup veřejného ochránce práv

Původní stížnost směřovala jak na Komisi, tak na OLAF. Avšak vzhledem k tomu, že OLAF (a pouze OLAF) se touto záležitostí zřejmě zabýval od samého počátku, veřejná ochránkyně práv se domnívala, že pro šetření týkající se Komise neexistují dostatečné důvody.

Dne 8. července 2005 proto veřejný ochránce práv zaslal stížnost úřadu OLAF a požádal o předložení stanoviska do 30. září 2005.

Dne 22. července 2005 stěžovatel informoval veřejného ochránce práv, že si chce stěžovat na další rozhodnutí úřadu OLAF o odepření přístupu k dokumentům. Vzhledem k tomu, že argumenty a tvrzení předložené stěžovatelem v tomto e-mailu byly mutatis mutandis totožné s argumenty a tvrzeními uvedenými v původní stížnosti, veřejná ochránkyně práv se domnívala, že by bylo smysluplné rozšířit oblast působnosti této stížnosti tak, aby zahrnovala i vyřízení druhé žádosti o přístup úřadem OLAF.

Dne 30. srpna 2005 o tom veřejný ochránce práv informoval OLAF a prodloužil lhůtu pro předložení stanoviska do 31. října 2005.

Stanovisko úřadu OLAF

Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) ve svém stanovisku uvedl následující připomínky:

Nařízení č. 1049/2001 stanovilo, že není-li původní žádosti o přístup k dokumentům zcela vyhověno, musí být žadatel informován o možnosti podat potvrzující žádost. Pokud byla potvrzující žádost rovněž zamítnuta, musel být žadatel informován o možnosti odvolat se k Soudu prvního stupně nebo k veřejnému ochránci práv. Tyto postupy se však neuplatnily, pokud byla podána žádost o dokument, který neexistoval, neboť nebylo možné poskytnout přístup k neexistujícímu dokumentu. Místo toho byla žádost považována za žádost o informace v souladu s oddílem 4 kodexu Komise. Podle tohoto kodexu byl odpovědný úředník povinen poskytnout veřejnosti požadované informace nebo ji informovat o důvodech, proč tyto informace nemohly být poskytnuty. Nebylo však požadováno, aby byla osoba informována o právu podat potvrzující žádost nebo o opravných prostředcích, které má k dispozici, neboť tyto postupy se na žádost o informace nevztahovaly.

OLAF poskytl stěžovateli informace, které požadoval, a sice že seznam dokumentů, o které požádal, neexistuje, že za účelem poskytnutí těchto informací za všechny dotčené roky by OLAF musel vytvořit seznam více než 8 000 dokumentů, což by představovalo nepřiměřenou administrativní zátěž.

V souladu s tím bylo zpracování žádostí stěžovatele úřadem OLAF plně v souladu s požadavky kodexu Komise.

Článek 11 nařízení č. 1049/2001 stanoví:

„Rejstříky

1. Aby byla práva občanů podle tohoto nařízení účinná, poskytne každý orgán veřejnosti přístup k rejstříku dokumentů. Přístup do rejstříku by měl být poskytován v elektronické podobě. Odkazy na dokumenty se neprodleně zaznamenají do rejstříku.
2. Rejstřík obsahuje pro každý dokument referenční číslo (případně včetně interinstitucionálního referenčního čísla), předmět a/nebo stručný popis obsahu dokumentu a datum, kdy byl dokument obdržen nebo vypracován a zaznamenán do rejstříku. Odkazy se činí způsobem, který nenarušuje ochranu zájmů uvedených v článku 4.
3. Orgány neprodleně přijmou opatření nezbytná k vytvoření rejstříku, který bude zprovozněn do 3. června 2002."

Článek 8 rozhodnutí Komise 2001/937/ES, ESUO, Euratom ze dne 5. prosince 2001, kterým se mění její jednací řád (3), kterým se provádí článek 11 nařízení č. 1049/2001, upravuje oblast působnosti rejstříku. Stanoví:

„Pokrytí rejstříku podle článku 11 nařízení (ES) č. 1049/2001 se postupně rozšiřuje. Oznámí se na domovské stránce EUROPA.“

Komise podnikla podstatné kroky k provedení těchto požadavků. Jak bylo stěžovateli vysvětleno v dopise ze dne 11. května 2005, Komise využila své posuzovací pravomoci a vytvořila rejstřík svých nejdůležitějších dokumentů. Stěžovateli byl poskytnut odkaz na tento rejstřík. Na domovské stránce „Europa“ bylo ohledně rejstříku Komise učiněno toto prohlášení:

„Komise se proto rozhodla vytvořit rejstřík, v němž budou v první řadě uvedeny určité kategorie dokumentů, zejména legislativní dokumenty s čísly KOM, C a SEC, a další kategorie, jako jsou pořady jednání a zápisy ze zasedání Komise. Tento rejstřík obsahuje odkazy pouze na dokumenty vypracované od 1. ledna 2001. Pokrytí bude postupně rozšířeno na další kategorie dokumentů.“

Vzhledem k tomu, že úřad OLAF byl součástí Komise, zapsal se do rejstříku Komise, a v důsledku toho do něj byly zahrnuty dokumenty týkající se politiky boje proti podvodům a oblasti činnosti úřadu OLAF. Rejstřík se neustále vyvíjel tak, aby zahrnoval stále rostoucí počet dokumentů. Tímto způsobem Komise a OLAF plně splnily požadavky článku 11.

Stěžovatel citoval slova „každý dokument“ z čl. 11 odst. 2 nařízení č. 1049/2001 mimo kontext, aby naznačil, že všechny dokumenty orgánu musí být zahrnuty do jeho rejstříku. Tento odstavec však pouze upřesňuje druh informací, které by měly být uvedeny pro každý dokument zapsaný v rejstříku. Nestanovila požadavek, aby všechny dokumenty orgánu musely být uvedeny. Článek 11 nařízení č. 1049/2001 a článek 8 prováděcích ustanovení Komise se nevyjadřovaly k otázce, které dokumenty by měly být zařazeny do rejstříku, a ponechávaly na uvážení orgánu, zda tento požadavek vhodným způsobem provede. Jak je uvedeno výše, Komise v tomto ohledu uplatnila svou posuzovací pravomoc v dobré víře.

Z výše uvedených důvodů bylo vyřízení žádostí stěžovatele úřadem OLAF zcela správné.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel ve svém vyjádření trval na své stížnosti a uvedl následující další připomínky:

Článek 11 odst. 1 nařízení č. 1049/2001 stanoví: „Odkazy na dokumenty se do rejstříku zaznamenají neprodleně.“ To lze stěží vykládat jinak než tak, že všechny dokumenty musí být do rejstříku zapsány, jakmile jsou předloženy. Tento výklad byl potvrzen článkem 9 nařízení, který stanoví, že pokud jde o „citlivé“ dokumenty, je třeba posoudit, které odkazy mají být v rejstříku uvedeny, a že tyto dokumenty mají být v rejstříku zaznamenány „pouze se souhlasem původce“. Z toho bylo třeba vyvodit závěr, že normotvůrce zamýšlel, aby v zásadě byly všechny dokumenty zaznamenány ve veřejném rejstříku, ale stanovil výjimky pro konkrétní dokumenty. Odmítnutí OLAF by tedy bylo legitimní, pokud by příslušné dokumenty spadaly do kategorií stanovených v článku 9 nařízení č. 1049/2001. Tak tomu však zjevně nebylo a OLAF se jej rovněž nedovolával.

Zdálo se, že Komise bere povinnost vést rejstřík méně vážně, než vyžaduje znění nařízení č. 1049/2001. Ačkoli nařízení bylo v platnosti od 3. prosince 2001 a rejstřík měl být funkční do 3. června 2002, Komise dosud učinila pouze jeden krok, a to zveřejnění seznamu dokumentů KOM, C a SEC. Zatímco Rada a Parlament zřídily relativně úplné rejstříky, Komise své veřejné rejstříky de facto dokonce zmenšovala. Zatímco pan Prodi zveřejnil (neúplný) seznam korespondence, jeho nástupce ve funkci předsedy Komise, pan Barroso, se rozhodl tuto praxi ukončit.

Ve svém nedávno zveřejněném „Pracovním dokumentu útvarů Komise – zprávě meziresortní pracovní skupiny pro možnou evropskou iniciativu pro transparentnost“ Komise uznala, že rozsah jejích rejstříků je „stále poměrně omezený“, což způsobuje „značné množství administrativní práce“, neboť žádosti občanů o přístup jsou poněkud nevyhnutelně často nepřesné.

V každém případě zůstávala otázkou, zda OLAF vede rejstřík. Ačkoli to OLAF popřel, bylo zjevné, že OLAF měl systém evidence dokumentů. Nepochybně tedy existovaly rejstříky, které byly v zásadě přístupné. OLAF se touto otázkou nezabýval. Rovněž se nezabývala jeho nabídkou nahlédnout do úplného rejstříku, aby se vyhnula jakémukoli dodatečnému úsilí ze strany OLAF.

Stěžovatel poukázal na to, že OLAF se snažil odůvodnit četné procesní chyby, kterých se dopustil, tvrzením, že jeho žádost nebyla žádostí založenou na nařízení č. 1049/2001. Tento argument však nebyl použit, když OLAF zamítl jeho první žádost.

Stěžovatel na závěr uvedl, že argumenty úřadu OLAF nebyly přesvědčivé. Zopakoval svůj názor, že by měl být umožněn přístup k příslušným seznamům dokumentů nebo k úplnému rejstříku všech dokumentů úřadu OLAF.

Další šetření

Po pečlivém zvážení stanoviska úřadu OLAF a připomínek stěžovatele se ukázalo, že je třeba provést další šetření.

K první žádosti o další informace

Dne 13. prosince 2005 proto veřejný ochránce práv zaslal OLAF žádost o další informace. Veřejná ochránkyně práv požádala úřad OLAF, aby odpověděl na tyto otázky:

(1) OLAF se ve svém stanovisku zabýval věcnou otázkou vznesenou touto stížností a dvěma ze čtyř bodů, které stěžovatel uvedl ve svém e-mailu ze dne 20. května 2005. OLAF se však nezabýval kritikou stěžovatele, pokud jde o 1) skutečnost, že v rozporu s prováděcími ustanoveními Komise osoba, která se zabývala původní žádostí o přístup (pan P.), rovněž rozhodla o jeho potvrzující žádosti, a pokud jde o 2) skutečnost, že pan P. ve své odpovědi ze dne 11. května 2005 uvedl, že další dopisy týkající se příslušné záležitosti nebudou zodpovězeny. Veřejná ochránkyně práv požádala o vyjádření k těmto otázkám.

(2) Stěžovatel ve svém vyjádření tvrdil, že OLAF zjevně měl systém evidence dokumentů, a že tedy rejstříky nepochybně existují. Stěžovatel zřejmě tvrdil, že OLAF by mu tak mohl poskytnout požadované seznamy, aniž by musel nést nepřiměřenou administrativní zátěž. Stěžovatel rovněž odkázal na svou nabídku nahlédnout do celého rejstříku, aby se zabránilo jakémukoli dodatečnému úsilí úřadu OLAF. Veřejná ochránkyně práv požádala úřad OLAF, aby se k těmto bodům vyjádřil.

(3) Stěžovatel ve svém vyjádření předložil další argumenty na podporu svého názoru, že rejstřík stanovený v článku 11 nařízení č. 1049/2001 by měl být úplný. V rámci svého šetření stížnosti 917/2000/GG měl veřejný ochránce práv již příležitost posoudit otázku, zda pravidla pro přístup veřejnosti vyžadují, aby byl veden úplný seznam nebo rejstřík dokumentů. Toto šetření vedlo k návrhu doporučení a následně ke zvláštní zprávě pro Parlament. Veřejná ochránkyně práv požádala úřad OLAF, aby se vyjádřil k argumentům předloženým stěžovatelem a k možnému významu výše uvedené zvláštní zprávy pro tento případ.

V návrhu doporučení ve věci 917/2000/GG (která se týkala Rady Evropské unie) vyjádřil veřejný ochránce práv svůj názor

„že zásady řádné správy vyžadují, aby všechny dokumenty, které jsou předkládány Radě, byly uvedeny v dokumentu nebo rejstříku přístupném občanům, aby občané mohli řádně využívat svého práva na přístup k dokumentům. Vzhledem k zásadnímu významu, který má právo občanů na přístup k dokumentům v držení Rady pro zajištění otevřenosti a transparentnosti jejího rozhodování, by musela být přijata dodatečná administrativní práce, kterou to pro Radu bude znamenat.“

Ve své zvláštní zprávě v této věci veřejný ochránce práv uvedl, že Rada ve svém podrobném stanovisku přijala jeho návrh doporučení poskytnout úplný seznam nebo rejstřík. Podle názoru veřejného ochránce práv však odpověď Rady ponechala prostor pro pochybnosti. Veřejný ochránce práv poté uvedl:

„Je však třeba zohlednit [nařízení č. 1049/2001]. Ustanovení čl. 11 odst. 1 tohoto nařízení, které bylo přijato na základě čl. 255 odst. 2 Smlouvy o ES, stanoví, že každý z těchto tří orgánů poskytne veřejnosti přístup k rejstříku dokumentů. Článek 11 odst. 2 nařízení stanoví, že tento rejstřík obsahuje odkaz na "každý" dokument. Jak je uvedeno v čl. 11 odst. 1, povinnost vést takový rejstřík je uložena za účelem „učinit práva občanů podle tohoto nařízení účinnými“. Článek 1 nařízení však upřesňuje, že jeho účelem je zajistit co nejširší přístup k dokumentům. Je třeba rovněž poznamenat, že podle čl. 2 odst. 3 se nařízení vztahuje na „všechny“ dokumenty v držení uvedených orgánů. (...)

Veřejný ochránce práv z výše uvedeného vyvozuje, že nařízení č. 1049/2001 zavedlo právní povinnost zřídit a zpřístupnit veřejný rejstřík všech dokumentů předložených Radě. (...)“

Odpovědi úřadu OLAF

OLAF na tuto žádost o informace odpověděl dne 31. ledna 2006. Vzhledem k tomu, že tento dopis odpověděl pouze na dvě ze tří otázek, které veřejný ochránce práv položil úřadu OLAF, požádal jej veřejný ochránce práv dopisem ze dne 10. února 2006 o odpověď na zbývající otázku. OLAF zaslal další odpověď dne 2. března 2006.

OLAF ve svých odpovědích uvedl následující připomínky:

Pokud jde o první otázku, OLAF se zabýval všemi otázkami vznesenými stěžovatelem. Dopis OLAF ze dne 14. dubna 2005, podepsaný panem P., nepředstavoval odepření přístupu, jelikož dokument požadovaný stěžovatelem neexistoval. Jednalo se spíše o odpověď na žádost o informace. Odpověď stěžovatele ze dne 14. dubna 2005 byla adresována panu P. Proto bylo zcela vhodné, aby pan P. podepsal odpověď, která byla zaslána dne 11. května 2005. Z již uvedeného důvodu nepředstavoval e-mail stěžovatele ze dne 14. dubna 2005 potvrzující žádost. Jednalo se spíše o opakovanou žádost o tytéž informace, o které stěžovatel požádal již dne 30. března 2005. Vzhledem k tomu, že dopis ze dne 11. května 2005 byl již druhým dopisem OLAF týkajícím se téže žádosti o informace, bylo zcela vhodné uvést, že podle bodu 4 kodexu Komise bude další korespondence na toto téma považována za opakující se a neobdrží odpověď. Bez ohledu na toto prohlášení zaslal OLAF dne 28. června 2005 třetí odpověď ve snaze zajistit naprostou jasnost v této záležitosti a v maximální možné míře vyhovět stěžovateli. V tomto dopise bylo opět vysvětleno, že žádost stěžovatele je považována za žádost o informace.

Pokud jde o druhou otázku, OLAF nikdy netvrdil, že nemá žádný systém evidence dokumentů. Úřad OLAF naopak plně dodržoval pravidla a postupy Komise pro správu dokumentů, včetně pravidel pro registraci a vedení rejstříků dokumentů. V souladu s tím je veškerá příchozí, interní a odchozí pošta vyřizována v souladu se systémem evidence pošty úřadu OLAF (dále jen „systém MRS“). Pošta je registrována v systému „Adonis“, což je centrální registrační software Komise pro příchozí a odchozí dokumenty, a je naskenována. Makroregionální strategie úřadu OLAF jsou klíčovým nástrojem řízení. Není však navržena tak, aby umožňovala přístup veřejnosti. Neumožňuje omezené vyhledávání, kde by mohla být specifikovaná datová pole prověřena. Zjevně by tedy bylo v rozporu s předpisy Společenství o ochraně údajů, pokud by stěžovateli bylo umožněno nahlédnout do celého rejstříku.

Aby mu OLAF poskytl požadované informace, byl by povinen nejen vytvořit seznam všech příchozích a odchozích zásilek německé spolkové vládě a německým regionálním vládám za období pěti let, ale přezkoumat každou položku na seznamu, aby se ujistil, že odhalení informací v něm obsažených neporuší profesní tajemství Společenství a požadavky na ochranu údajů, jakož i vnitrostátní požadavky na soudní tajemství. Je samozřejmé, že vytvoření takového seznamu veškeré příchozí a odchozí korespondence úřadu OLAF adresované jakémukoli adresátovi a autorovi by bylo ještě více zatěžující.

Jak bylo uvedeno v dřívějších připomínkách úřadu OLAF, úřad OLAF vyzval stěžovatele, aby poskytl další podrobnosti o tom, která korespondence ho zajímala. Až dosud to odmítal udělat. Pokud by jej veřejný ochránce práv vybízel k tomu, aby svou žádost omezil, například na omezenější dobu, mohlo by to úřadu OLAF umožnit jeho žádosti vyhovět. Jako důkaz závazku úřadu OLAF dosáhnout uspokojivého výsledku byl přiložen seznam za poslední tři měsíce roku 2004.

Pokud jde o třetí otázku, vzhledem k tomu, že OLAF byl součástí Komise, zapsal se do rejstříku Komise. Rozhodnutí o tom, které dokumenty zapsat do svého rejstříku, příslušelo Komisi, a nikoli OLAF. Rejstříky Komise v současné době obsahují odkazy na více než 73 000 dokumentů. Tyto rejstříky byly neustále rozšiřovány tak, aby zahrnovaly stále větší počet dokumentů. Komise však prozatím neměla v úmyslu zařazovat odkazy na korespondenci do svých on-line rejstříků ani do dokumentů zabývajících se citlivými záležitostmi, jako jsou operace úřadu OLAF.

Komise musela přiměřeně uplatnit požadavek článku 11 nařízení č. 1049/2001 a uvést jej do rovnováhy s dalšími povinnostmi, jako je povinnost zachovávat služební tajemství a požadavky na ochranu údajů. Vzhledem k citlivé povaze práce útvarů pověřených vyšetřovacími pravomocemi, jako je OLAF, by zveřejnění i existence dokumentů souvisejících s operativními záležitostmi mohlo za určitých okolností poškodit účel vyšetřování a mohlo by odhalit důvěrné informace podléhající profesnímu tajemství a požadavkům na ochranu údajů. Korespondence mezi úřadem OLAF a vnitrostátními orgány se často týkala vysoce citlivých otázek, jako je předávání zjištění vyšetřování úřadu OLAF, která byla předána vnitrostátnímu justičnímu orgánu k následným opatřením.

Rozhodnutí Komise, které dokumenty mají být zahrnuty do jejích veřejně dostupných elektronických rejstříků, bylo v souladu s rozhodnutím ostatních orgánů, pokud jde o jejich rejstříky. Rejstřík Rady obsahoval všechny standardní dokumenty, které byly předmětem jednání Rady, včetně jejích přípravných orgánů. Do rejstříku však nebyla zahrnuta žádná korespondence a neexistovaly žádné bezprostřední plány tak učinit. Rejstřík Evropského parlamentu rovněž obsahoval oficiální legislativní dokumenty. I když byla do rejstříku zařazena určitá korespondence, jednalo se pouze o oficiální korespondenci, zejména s jinými orgány. Přístup Komise byl rovněž v souladu s praxí samotného veřejného ochránce práv, který nezahrnoval rejstřík veškeré korespondence na svých stránkách.

Povinnost zapsat každý z dokumentů orgánu do jeho veřejně přístupného rejstříku by představovala obrovskou administrativní zátěž. Vzhledem k velkému množství dokumentů, jimiž se útvary Komise denně zabývají, by dokonce nebylo možné provozovat plně komplexní rejstříky. Komise však provedla systematickou interní registraci svých dokumentů na základě závazných pravidel použitelných na všechny její útvary.

Ve snaze zajistit plný účinek čl. 6 odst. 2 a článku 11 nařízení č. 1049/2001 Komise v reakci na konkrétní žádosti o přístup k dokumentům doplnila své veřejně přístupné on-line rejstříky o seznam dokumentů, které mají žadateli pomoci identifikovat dokumenty, o které žádá. V souladu s touto politikou úřad OLAF již stěžovateli poskytl seznam zahrnující tříměsíční období a byl by ochoten poskytnout další seznam dokumentů, pokud by svou žádost zúžil.

Pokud by existovaly jakékoli další otázky týkající se rejstříku Komise, bylo navrženo, aby byly adresovány přímo Komisi.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel ve svém vyjádření uvedl následující:

Pozitivně bylo konstatováno, že úřad OLAF nyní implicitně uznal, že rejstříky dokumentů by měly být zpřístupněny alespoň na požádání. Rovněž bylo třeba uvítat, že OLAF byl schopen takový seznam poskytnout alespoň po dobu tří měsíců.

Vzhledem k tomu, že odpovědi úřadu OLAF výslovně odkazovaly na nařízení č. 1049/2001, implicitně připustil, že toto nařízení je relevantní, pokud jde o jeho žádosti o přístup. Kritika týkající se procesního zpracování těchto žádostí byla proto stále platná.

Skutečnost, že některé unijní orgány možná ještě zcela nesplnily svou povinnost vést veřejné rejstříky dokumentů, by nepředstavovala argument proti existenci takové právní povinnosti.

Skutečnost, že seznamy dokumentů mohou za určitých okolností vynechat citlivé dokumenty, nebyla ničím novým. Jak již uvedl ve svých připomínkách ke stanovisku úřadu OLAF, tato možnost byla výslovně stanovena v článku 9 nařízení č. 1049/2001.

Stávající platné právní předpisy nepředpokládaly, že by rejstřík dokumentů mohl být zpřístupněn pouze v případě „omezenějšího časového období“. Žádost o příslušné seznamy dokumentů byla tedy zachována. Bylo však samozřejmě přijatelné, aby OLAF nejprve předložil seznam za rok 2004 a poté postupně zasílal seznamy za roky 2003, 2002, 2001 a 2000, například jeden seznam za několik týdnů.

K druhé žádosti o doplňující informace

Dne 12. července 2006 zaslal veřejný ochránce práv úřadu OLAF druhou žádost o další informace. Veřejný ochránce práv rovněž požádal Komisi o informace týkající se tohoto případu.

Pokud jde o OLAF, veřejný ochránce práv poznamenal, že OLAF na znamení své dobré vůle poskytl seznam dokumentů, které se týkaly posledních tří měsíců roku 2004 a které obsahovaly odkazy na přibližně 300 dokumentů. Zdá se však, že pouze malá část (přibližně 60 dokumentů) se týká korespondence se službami německé spolkové vlády a vládami německých spolkových zemí jako takových, zatímco zbytek se týká korespondence s jinými německými orgány nebo soudy. Veřejný ochránce práv poukázal na to, že jeho útvary proto kontaktovaly stěžovatele, aby ověřily, které dokumenty měl na mysli při podání žádosti úřadu OLAF. Stěžovatel potvrdil, že se jeho žádost týkala pouze korespondence úřadu OLAF „se službami německé spolkové vlády a vládami německých spolkových zemí“ a že úřad OLAF uvedl více dokumentů, než předpokládal. Veřejný ochránce práv proto požádal úřad OLAF, aby jej informoval, zda by toto objasnění mohlo ovlivnit jeho stanovisko k této stížnosti.

Ve svém dopise adresovaném Komisi požádal veřejný ochránce práv o odpověď na tyto otázky:

(1) Mohla by prosím Komise vysvětlit, zda se domnívá, že rejstřík dokumentů, který zřídila za účelem dosažení souladu s článkem 11 nařízení č. 1049/2001, by měl v zásadě zahrnovat dokumenty, které mají v držení všechny útvary Komise, včetně úřadu OLAF, nebo zda se domnívá, že nezávislé postavení úřadu OLAF, pokud jde o úkoly, které mu byly svěřeny, vyžaduje jiné řešení?

(2) Pokud se Komise domnívá, že by se její rejstřík dokumentů měl v zásadě vztahovat i na dokumenty, které má v držení úřad OLAF, mohla by prosím upřesnit, jak jsou dokumenty, které má v držení úřad OLAF, do tohoto rejstříku zahrnuty, zejména pokud jde o orgán, který o tomto zařazení rozhoduje?

(3) Pokud se Komise domnívá, že by se její rejstřík dokumentů měl v zásadě vztahovat i na dokumenty, které má v držení úřad OLAF, mohla by prosím vysvětlit, proč se zdá, že korespondence úřadu OLAF není do tohoto rejstříku zahrnuta?

Odpověď úřadu OLAF

OLAF ve své replice zdůraznil, že seznam, který poskytl, byl vytvořen na základě počítačového vyhledávání veškeré korespondence s německými orgány nebo od nich. Nebylo možné omezit toto počítačové vyhledávání pouze na orgány německé spolkové vlády a vlády německých spolkových zemí, neboť software by takové zpřesnění vyhledávání neumožňoval. Příslušná korespondence nebyla nikdy adresována vládě jako takové, ale uváděla konkrétní službu nebo orgán ve vládě jako adresáta nebo odesílatele. Proto neexistovalo žádné vhodné hledané slovo, které by se dalo použít. Podle OLAF by tedy bylo nezbytné, aby zaměstnanec přezkoumal každou položku na seznamu a ručně vymazal všechny položky, které nezahrnují korespondenci s německou spolkovou vládou a vládami německých spolkových zemí. To by bylo více zatěžující než vytvoření seznamu veškeré korespondence s německými orgány a od nich. Úřad OLAF proto uvedl, že objasnění uvedené veřejným ochráncem práv neovlivnilo postoj úřadu OLAF, protože zvýšená zátěž spojená s ručním vytvořením původního seznamu by vyvážila jakékoli snížení zátěže spojené s přezkumem každé položky na kratším seznamu, aby byl zajištěn soulad s požadavky profesního tajemství, ochrany údajů a vnitrostátního soudního tajemství.

Odpověď Komise

Komise ve své odpovědi uvedla následující připomínky:

(1) OLAF je útvarem Komise, ale má naprostou nezávislost, pokud jde o jeho vyšetřování. Vzhledem k tomu, že OLAF není orgánem a nemá odlišnou právní subjektivitu, měl by být pro účely uplatňování nařízení č. 1049/2001 považován za součást Komise. Nezávislý status úřadu OLAF nebrání tomu, aby byly dokumenty, které má úřad OLAF v držení, zařazeny do rejstříku dokumentů Komise.

(2) Komise provozuje především dva veřejné rejstříky dokumentů, z nichž jeden se týká dokumentů řady KOM, C a SEC, včetně pořadů jednání a zápisů ze zasedání Komise, a druhý dokumentů týkajících se práce výborů, které jsou Komisi nápomocny při rozhodování. V těchto rejstřících jsou obsaženy všechny dokumenty úřadu OLAF, které spadají do oblasti působnosti těchto rejstříků.

(3) Oblast působnosti veřejných rejstříků Komise dosud nezahrnuje korespondenci. Nařízení č. 1049/2001 nevyžaduje, aby orgány zřídily komplexní veřejné rejstříky všech dokumentů. Komise však zvažuje možné rozšíření oblasti působnosti svých rejstříků.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel ve svém vyjádření trval na své stížnosti.

Úsilí ombudsmana dosáhnout přátelského řešení

Po pečlivém zvážení stanoviska a připomínek nebyl veřejný ochránce práv spokojen s tím, že úřad OLAF dostatečně reagoval na argumenty stěžovatele.

Návrh přátelského řešení

Ustanovení čl. 3 odst. 5 statutu veřejného ochránce práv (4) ukládá veřejnému ochránci práv, aby pokud možno hledal s dotčeným orgánem řešení s cílem odstranit nesprávný úřední postup a uspokojit stěžovatele.

Veřejný ochránce práv proto předložil úřadu OLAF tento návrh smírného řešení:

1. OLAF by mohl zvážit omluvu stěžovateli za procesní nesrovnalosti, k nimž došlo.
2. OLAF by mohl zvážit poskytnutí informací, o které stěžovatel požádal.

V tomto dopise veřejná ochránkyně práv mimo jiné uvedla tyto předběžné závěry:

• OLAF jednal nesprávně, když ve svém dopise ze dne 11. května 2005 informoval stěžovatele, že vzhledem k tomu, že se jedná již o druhý dotaz týkající se stejné otázky, bude jakákoli další korespondence považována za opakující se (podle bodu 4 kodexu Komise), a proto nebude zodpovězena. (bod 10 návrhu)
• Bylo sporné, zda vypracování příslušných seznamů bylo tak těžkopádné a časově náročné, jak tvrdil OLAF. (bod 18 návrhu)
• Úřad OLAF neuvedl žádný konkrétní důvod, proč by korespondence, na kterou se žádost stěžovatele vztahovala, mohla nebo neměla být zahrnuta do veřejného rejstříku dokumentů vedeného Komisí. OLAF tedy nyní nemůže tvrdit, že vyhovění žádosti stěžovatele by nyní mohlo vyžadovat značné množství práce. (bod 21 návrhu)

Stanovisko úřadu OLAF

Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) ve svém stanovisku uvedl následující připomínky:

Pokud jde o procesní otázky, mechanismus zavedený nařízením č. 1049/2001 se týkal odepření přístupu ke stávajícímu dokumentu. V tomto případě bylo v okamžiku první odpovědi zřejmé, že neexistuje žádný dokument, který by odpovídal žádosti stěžovatele. Za těchto okolností bylo jediným logickým řešením žádosti považovat ji za žádost o informace. OLAF proto žádost stěžovatele vyřídil správně.

Pokud jde o věc samou, přístup Komise, která dosud nezařazovala korespondenci do svého veřejného elektronického rejstříku, vycházel ze zvláštních obtíží při zavádění komplexního systému pro tento druh dokumentů způsobem, který nenarušuje ochranu zájmů uvedených v článku 4 nařízení č. 1049/2001. OLAF by proto neměl být obviňován z toho, že předtím nevytvořil veřejný rejstřík zahrnující veškerou korespondenci.

OLAF byl připraven poskytnout seznam některých dokumentů za předpokladu, že stěžovatel svůj seznam zúží, aby vytvoření takového seznamu pro OLAF nepředstavovalo nepřiměřenou administrativní zátěž.

Návrh stěžovatele poskytnout mu krok za krokem seznam, o který požádal, byl pečlivě zvážen. Uvedení tohoto seznamu však stále představovalo nepřiměřenou administrativní zátěž. I v průběhu času by to představovalo významný úkol, který by snížil zdroje, jež jsou k dispozici pro hlavní úkol úřadu OLAF spočívající v odrazování od podvodů a jejich odhalování.

Žádost veřejného ochránce práv o další informace

Na základě tohoto stanoviska veřejný ochránce práv usoudil, že je možné, že OLAF přehlédl některé části svého návrhu, konkrétně bod 10, pokud jde o procesní otázky, a body 18 a 21, pokud jde o věc samou. Veřejný ochránce práv se proto úřadu OLAF dotázal, zda s ohledem na výše uvedené skutečnosti má k připomínkám, které již uvedl ve svém dopise ze dne 30. ledna 2007, nějaké připomínky.

Odpověď úřadu OLAF

OLAF ve své odpovědi uvedl následující připomínky:

Pokud jde o bod 10 návrhu veřejného ochránce práv, úřad OLAF neodmítl stěžovateli poskytnout druhou odpověď, ale pouze ho upozornil na skutečnost, že jakákoli další korespondence bude považována za opakující se. Použití příslušného ustanovení (bod 4 kodexu Komise) by však bylo v budoucnu považováno za poslední možnost, kterou by měl úřad OLAF použít pouze po pečlivém zvážení a v případě, že okolnosti jasně zasluhují takové zacházení s korespondencí.

Pokud jde o body 18 a 21 návrhu veřejného ochránce práv, k předchozí odpovědi, která byla učiněna po pečlivém zvážení otázek, nebylo co dodat. Žádosti stěžovatele nemohlo být vyhověno pouhým provedením elektronického vyhledávání na základě konkrétních vyhledávacích slov. Z tohoto důvodu musel úřad OLAF zkontrolovat všech 300 záznamů týkajících se korespondence s německými orgány, když provedl výběr vzorku, aby změřil rozsah požadované práce. OLAF proto mohl jen s politováním zopakovat, že nemůže přijmout návrh veřejného ochránce práv v tomto ohledu.

Z již vysvětlených důvodů by nebylo možné zařadit korespondenci úřadu OLAF do veřejného rejstříku. Široký výklad článku 11 nařízení č. 1049/2001 navrhovaný veřejným ochráncem práv by rovněž nebyl v souladu s praxí ostatních orgánů.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel ve svém vyjádření trval na své stížnosti. Uvedl, že administrativní zátěž, kterou by vyřízení jeho žádosti vyžadovalo, nepovažuje za zvlášť neobvyklou. Stěžovatel dále zdůraznil, že jak již uvedl dříve, článek 9 nařízení č. 1049/2001 výslovně stanoví možnost vynechat citlivé dokumenty z veřejného rejstříku. Pokud by všechny dotčené dokumenty měly být důvěrné a „citlivé“, nemusely by být samozřejmě zahrnuty do rejstříku nebo seznamu. Stěžovatel dodal, že OLAF se touto otázkou nezabýval.

Hodnocení veřejného ochránce práv

Na základě stanoviska úřadu OLAF a připomínek stěžovatele k tomuto stanovisku dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že smírného řešení nelze dosáhnout.

NÁVRH DOPORUČENÍ OMBUDSMANA

Návrh doporučení

Dne 15. května 2007 zaslal veřejný ochránce práv úřadu OLAF tento návrh doporučení (5):

1. OLAF by se měl stěžovateli omluvit za procesní nesrovnalosti, k nimž došlo.
2. OLAF by měl poskytnout informace, o které stěžovatel požádal.

Tento návrh doporučení vycházel z názoru veřejné ochránkyně práv, že úřad OLAF neposkytl přiměřené vysvětlení svého postoje a že zejména neprokázal, že by příprava seznamů požadovaných stěžovatelem představovala nepřiměřenou zátěž (6).

Podrobné stanovisko úřadu OLAF

Ve svém podrobném stanovisku k návrhu doporučení uvedl úřad OLAF tyto připomínky:

Pokud jde o procesní otázky, dotčená žádost se týkala neexistujícího dokumentu, a ve skutečnosti tedy představovala žádost o informace. Žádost tedy nespadala do oblasti působnosti nařízení č. 1049/2001. Tato žádost o informace byla vyřízena správně.

Pokud jde o věc samou, OLAF použil systém "Adonis" k sestavení seznamu 300 položek za poslední tři měsíce roku 2004. Veřejná ochránkyně práv se domnívala, že "pouze" 60 z těchto dokumentů bylo relevantních. I kdyby se předpokládalo, že relevantní je pouze jedna z pěti položek, seznam 8000 položek vyrobený společností „Adonis“ by stále vedl ke konečnému seznamu 1600 relevantních položek za celé pětileté období. Kromě toho by stále zahrnoval přezkum 8000 záznamů ze strany zaměstnanců úřadu OLAF s cílem upřesnit seznam nad rámec toho, co bylo možné z vyhledávání v databázi „Adonis“. Stejně jako tomu bylo v případě sestavování výběrového seznamu, většina vedoucích oddělení úřadu OLAF by musela být zapojena do kontroly korespondence spadající do jejich působnosti. Kromě toho by německý právník a pověřenec pro ochranu osobních údajů museli seznam přezkoumat, aby se ujistili, že jsou splněny všechny požadavky týkající se ochrany údajů.

To by vyžadovalo mnoho hodin omezených lidských zdrojů úřadu OLAF, což by zabránilo řešení dalších naléhavých záležitostí. Návrh stěžovatele zaslat celý seznam krok za krokem by nesnížil administrativní zátěž, ale pouze ji rozložil v čase.

I pokud jde o nařízení č. 1049/2001, soudy Společenství potvrdily, že musí být uplatněna zásada proporcionality. Ve svém rozsudku ve věci T-2/03 Soud prvního stupně zdůraznil, že tato zásada „vyžaduje, aby opatření přijatá orgány Společenství nepřekračovala meze toho, co je přiměřené a nezbytné k dosažení sledovaných cílů; existuje-li volba mezi několika vhodnými opatřeními, je třeba zvolit nejméně omezující opatření a způsobené nevýhody nesmějí být nepřiměřené vzhledem ke sledovaným cílům."(7)

OLAF opakoval svou nabídku stěžovateli zúžit jeho žádost tak, aby se konkrétněji zaměřila na jeho potřeby, a sladila tak jeho zájmy se zájmy řádné správy. Míra pomoci stěžovateli do značné míry závisela na jeho ochotě spolupracovat s úřadem OLAF s cílem zaměřit svou žádost na individuálně identifikované nebo identifikovatelné dokumenty.

Stejné úvahy by měly a fortiori platit i pro žádost o přístup k informacím.

OLAF měl tedy za to, že nepopřel práva stěžovatele, když ho při několika příležitostech vyzval, aby svou žádost omezil na to, co je nezbytné. Stěžovatel však na tuto výzvu dosud neodpověděl.

Úřad OLAF souhlasil s tím, že základní myšlenkou vyjádřenou v čl. 11 odst. 1 nařízení č. 1049/2001 je zajistit účinnost práv občanů. OLAF a Komise tuto myšlenku podpořily a rozsah záležitostí zahrnutých do rejstříku Komise by se postupně rozšiřoval. Jak již bylo uvedeno, ani veřejný ochránce práv dosud nevytvořil úplný rejstřík, který by zahrnoval veškerou korespondenci.

Úřad OLAF proto musel v návaznosti na žádost o informace předloženou stěžovatelem použít jiné nástroje. Tyto nástroje však byly vytvořeny pro jiné účely a jejich použití vyžadovalo intenzivní individuální vstupní kontrolu. Použití systému „Adonis“ k vytvoření požadovaného seznamu představovalo značnou administrativní zátěž, neboť i) vyžadovalo individuální přezkum každého seznamu, aby se zajistilo, že nebudou zahrnuty žádné osobní údaje nebo jiné důvěrné informace, a ii) vyhledávací funkce v systému „Adonis“ byla omezená a bez podstatných ručních úprav by neumožňovala vytvoření takových seznamů, jako jsou seznamy nezbytné k reakci na žádost stěžovatele.

Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem úřad OLAF nesouhlasil s tím, že při vyřizování žádosti stěžovatele došlo k procesním nesrovnalostem. Kromě toho a po pečlivém zvážení nebyl OLAF při uplatňování přiměřených standardů řádné správy schopen přijmout nepřiměřenou administrativní zátěž spojenou s vypracováním úplného seznamu pro pětiletou žádost stěžovatele.

Připomínky stěžovatele

Od stěžovatele nebyly obdrženy žádné připomínky.

ROZHODNUTÍ

1 Relevantní skutečnosti a přístup veřejného ochránce práv

1.1 Projednávaná věc se týká toho, jak OLAF vyřídil dvě žádosti, které mu stěžovatel, německý novinář, předložil. Obě žádosti byly založeny na nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (8) (dále jen "nařízení 1049/2001").

1.2 Stěžovatel ve své první žádosti ze dne 30. března 2005 požádal o přístup k "úplnému seznamu korespondence, kterou měl OLAF se službami německé spolkové vlády a vlád německých spolkových zemí v letech 2003 a 2004". Ve své druhé žádosti, která byla podána dne 20. května 2005, stěžovatel požádal o „úplný seznam korespondence, kterou měl OLAF se službami německé spolkové vlády a vlád německých spolkových zemí v letech 2000, 2001 a 2002“.

1.3 Vzhledem k tomu, že s výjimkou lhůty, které se týkají, jsou obě žádosti totožné a že vyřizování druhé žádosti nezahrnuje žádné otázky, které by překračovaly rámec otázek vznesených úřadem OLAF při vyřizování první žádosti, zaměří se následující úvahy na druhou žádost.

1.4 Dne 14. dubna 2005 pan P., ředitel OLAF, informoval stěžovatele, že mu nemůže poskytnout požadovaný dokument, protože takový dokument neexistuje. Téhož dne stěžovatel v odpovědi na tuto zprávu předložil potvrzující žádost. Stěžovatel tvrdil, že prohlášení pana P. je zjevně v rozporu s článkem 11 nařízení č. 1049/2001. Podle názoru stěžovatele toto ustanovení stanovilo, že „všechny“ dokumenty by měly být uvedeny ve veřejně přístupném rejstříku. Stěžovatel poukázal na to, že jeho žádost směřovala k získání výpisu z tohoto rejstříku. Uvedl, že Komise a další subjekty Společenství mu v minulosti takové úryvky poskytly nebo na jeho žádost předložily.

1.5 Pan P. ve své odpovědi ze dne 11. května 2005 uvedl, že článek 11 nařízení č. 1049/2001 neukládá dotčeným orgánům povinnost zapsat do rejstříku všechny dokumenty. Pan P. poznamenal, že Komise zřídila rejstřík, pokud jde o její základní dokumenty. Dále poukázal na to, že neexistuje seznam korespondence úřadu OLAF, jak požadoval stěžovatel, a že předložení korespondence by pro úřad OLAF představovalo nepřiměřenou zátěž. Pan P. na závěr uvedl, že vzhledem k tomu, že se již jednalo o druhý dotaz stěžovatele týkající se stejné otázky, bude jakákoli další korespondence podle bodu 4 kodexu chování Komise (9) (dále jen "kodex Komise") považována za opakující se, a proto na ni nebude odpovězeno.

1.6 Dne 20. května 2005 podal stěžovatel stížnost k OLAF, ve které zopakoval své stanovisko k věci samé. Stěžovatel rovněž kritizoval 1) skutečnost, že pan P. jej ve svém dopise ze dne 14. dubna 2005 neinformoval o svém právu podat potvrzující žádost; 2) skutečnost, že v rozporu s prováděcími předpisy Komise osoba, která vyřídila původní žádost o přístup, rovněž rozhodla o své potvrzující žádosti; 3) skutečnost, že pan P. uvedl, že další dopisy nebudou zodpovězeny; a 4) skutečnost, že dopis ze dne 11. května 2005 jej neinformoval o jeho právu podat žalobu nebo stížnost veřejnému ochránci práv.

1.7 Dne 10. června 2005 zaslal OLAF stěžovateli dopis o zadržení a dne 28. června 2005 odpověděl na dopis stěžovatele ze dne 20. května 2005. V této odpovědi OLAF potvrdil, že seznamy požadované stěžovatelem neexistují, a že jeho žádosti ze dne 30. března a 20. května 2005 byly proto považovány za žádosti o informace. Poskytnutí požadovaných informací by vyžadovalo sestavení seznamu přibližně 8 000 dokumentů, což by podle názoru úřadu OLAF vyžadovalo nepřiměřené úsilí. OLAF však byl připraven pomoci v co největší míře. Požádala proto stěžovatele, aby poskytl konkrétnější informace o korespondenci, o kterou měl zájem (např. jméno odesílatele nebo příjemce, datum nebo referenční číslo).

1.8 Stěžovatel ve své stížnosti veřejnému ochránci práv ze dne 29. června 2005 v podstatě tvrdil, že OLAF řádně nevyřídil jak věcnou, tak procesní žádost o přístup podanou dne 30. března 2005, potvrzující žádost podanou dne 14. dubna 2005 a stížnost ze dne 20. května 2005. Stěžovatel následně předložil odpovídající tvrzení týkající se toho, jak OLAF vyřídil jeho druhou žádost ze dne 20. května 2005.

1.9 Veřejný ochránce práv konstatoval, že původní stížnost směřovala jak na Komisi, tak na OLAF. Avšak vzhledem k tomu, že OLAF (a pouze OLAF) se touto záležitostí zřejmě zabýval od samého počátku, veřejná ochránkyně práv se domnívala, že pro šetření týkající se Komise neexistují dostatečné důvody. Veřejný ochránce práv proto zahájil šetření výlučně ve vztahu k úřadu OLAF.

1.10 Během tohoto šetření OLAF trval na svém stanovisku. OLAF však zdůraznil, že chce prokázat svůj závazek dosáhnout uspokojivého výsledku, a poskytl stěžovateli seznam příslušných listovních zásilek, které byly vyměněny v posledních třech měsících roku 2004.

1.11 Dne 14. prosince 2006 předložil veřejný ochránce práv OLAF návrh smírného řešení, který OLAF zamítl. Dne 15. května 2007 proto veřejný ochránce práv zaslal úřadu OLAF návrh doporučení. Úřad OLAF však tento návrh doporučení rovněž zamítl.

1.12 Veřejný ochránce práv považuje za vhodné zabývat se procesními otázkami před přezkoumáním věci samé.

2 Pokud jde o procesní aspekty

2.1 Stěžovatel kritizoval 1) skutečnost, že ho pan P. ve svém dopise ze dne 14. dubna 2005 neinformoval o svém právu podat potvrzující žádost, 2) skutečnost, že v rozporu s prováděcími předpisy Komise osoba, která se zabývala původní žádostí o přístup, rovněž rozhodla o jeho potvrzující žádosti; 3) skutečnost, že pan P. uvedl, že další dopisy nebudou zodpovězeny; a 4) skutečnost, že dopis ze dne 11. května 2005 jej neinformoval o jeho právu podat žalobu nebo stížnost veřejnému ochránci práv.

2.2 OLAF ve svém stanovisku uznal, že nařízení č. 1049/2001 stanoví, že pokud není zcela vyhověno původní žádosti o přístup k dokumentům, musí být žadatel informován o možnosti podat potvrzující žádost. Pokud byla potvrzující žádost rovněž zamítnuta, musel být žadatel informován o možnosti odvolat se k Soudu prvního stupně nebo k veřejnému ochránci práv. Podle OLAF se však tyto postupy neuplatnily, pokud byla podána žádost o dokument, který neexistoval, jelikož nebylo možné poskytnout přístup k neexistujícímu dokumentu. Úřad OLAF uvedl, že žádost byla místo toho zpracována jako žádost o informace v souladu s oddílem 4 kodexu Komise. Podle tohoto kodexu byl odpovědný úředník povinen poskytnout veřejnosti požadované informace nebo ji informovat o důvodech, proč tyto informace nemohly být poskytnuty. Nebylo však požadováno, aby byla osoba informována o právu podat potvrzující žádost nebo o opravných prostředcích, které má k dispozici, neboť tyto postupy se na žádost o informace nevztahovaly. Vyřizování žádostí stěžovatele úřadem OLAF bylo proto zcela správné.

2.3 Stěžovatel ve svém vyjádření uvedl, že OLAF se snažil odůvodnit četné procesní chyby, kterých se dopustil, tvrzením, že jeho žádost nebyla žádostí založenou na nařízení č. 1049/2001. Tento argument však nebyl použit, když OLAF zamítl jeho první žádost.

2.4 Dne 13. prosince 2005 požádal veřejný ochránce práv OLAF o další informace týkající se těchto otázek.

2.5 OLAF ve své replice zdůraznil, že jeho dopis ze dne 14. dubna 2005, podepsaný panem P., nepředstavuje odepření přístupu, jelikož dokument požadovaný stěžovatelem neexistuje. Odpověď stěžovatele ze dne 14. dubna 2005 byla adresována panu P. Podle názoru OLAF bylo tedy zcela vhodné, aby pan P. podepsal odpověď, která byla zaslána dne 11. května 2005. Z již uvedeného důvodu nepředstavoval e-mail stěžovatele ze dne 14. dubna 2005 potvrzující žádost. Podle OLAF se spíše jednalo o opakovanou žádost o tytéž informace, o které stěžovatel požádal již dne 30. března 2005. Vzhledem k tomu, že dopis ze dne 11. května 2005 byl již druhým dopisem OLAF týkajícím se téže žádosti o informace, měl OLAF za to, že je zcela vhodné uvést, že podle bodu 4 kodexu Komise bude další korespondence na toto téma považována za opakující se a neobdrží odpověď. Bez ohledu na toto prohlášení zaslal OLAF dne 28. června 2005 třetí odpověď ve snaze zajistit naprostou jasnost v této záležitosti a v maximální možné míře vyhovět stěžovateli. V tomto dopise bylo opět vysvětleno, že žádost stěžovatele je považována za žádost o informace.

2.6 Stěžovatel ve svém vyjádření trval na svém.

2.7 Jak ve své odpovědi na návrh veřejného ochránce práv na smírné řešení, tak ve svém podrobném stanovisku OLAF zopakoval své přesvědčení, že při vyřizování žádosti stěžovatele nedošlo k žádným procesním nesrovnalostem.

2.8 Podle článku 23 Evropského kodexu řádné správní praxe (10) se žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům vyřizují v souladu s pravidly a zásadami stanovenými v nařízení č. 1049/2001.

2.9 Veřejný ochránce práv bere na vědomí, že žádost stěžovatele ze dne 30. března 2005 byla výslovně založena na nařízení 1049/2001. OLAF předložil kopii potvrzení o přijetí, které bylo stěžovateli zasláno dne 31. března 2005. V tomto e-mailu byl stěžovatel informován, že obdržel „žádost o přístup k dokumentům“ a že v souladu s nařízením č. 1049/2001 obdrží odpověď do 15 pracovních dnů. Odpověď úřadu OLAF ze dne 14. dubna 2005 rovněž odkazuje na „žádost stěžovatele o přístup k dokumentům učiněnou v souladu s nařízením č. 1049/2001“. Je tedy zřejmé, že OLAF si byl vědom skutečnosti, že žádost stěžovatele byla podána na základě nařízení č. 1049/2001 a musela být odpovídajícím způsobem vyřízena.

2.10 Článek 7 odst. 1 nařízení č. 1049/2001 stanoví, že v případě odepření přístupu je žadatel informován o svém právu podat potvrzující žádost. Veřejná ochránkyně práv má za to, že úřad OLAF tyto informace neposkytl z toho důvodu, že dokument neexistoval. Na první pohled se argument OLAF, podle kterého žalobce nemusí být informován o svém právu podat potvrzující žádost v takovém případě, jeví jako přitažlivý. Pokud dokument neexistuje, podání potvrzující žádosti by skutečně představovalo prázdnou formalitu vzhledem k tomu, že dotčený orgán by mohl poskytnout pouze tutéž odpověď, kterou již poskytl na původní žádost, a sice že přístup nelze poskytnout, protože příslušný dokument neexistuje. Je však třeba zohlednit skutečnost, že možnost podat potvrzující žádost stanovená v nařízení č. 1049/2001 slouží k tomu, aby orgán mohl přehodnotit svůj postoj s cílem napravit případné chyby, k nimž mohlo dojít. Vzhledem k tomu, že nelze vyloučit, že by tento přezkum mohl vést k tomu, že dokument, o němž se orgán domnívá, že neexistuje, přece jen existuje, může být potvrzující žádost za takových okolností užitečná. Ve skutečnosti se veřejný ochránce práv již musel zabývat případy, kdy byly dokumenty odhaleny až po podání potvrzující žádosti nebo poté, co zahájil šetření stížnosti týkající se zamítnutí žádosti o přístup. Vzhledem k těmto okolnostem se veřejný ochránce práv domnívá, že názor úřadu OLAF, že stěžovatel nemusel být informován o svém právu podat potvrzující žádost, byl chybný.

2.11 OLAF tvrdil, že jeho dopis ze dne 14. dubna 2005 nepředstavuje odepření přístupu, ale spíše odpověď na žádost o informace. Je totiž možné, že žádost o přístup k dokumentu by mohla být v případě, že tento dokument skutečně neexistuje, chápána jako žádost o informace týkající se předmětu předpokládaného dokumentu. V tomto ohledu veřejná ochránkyně práv souhlasí s názorem vyjádřeným úřadem OLAF v jeho odpovědi na návrh veřejné ochránkyně práv na smírné řešení tohoto případu, podle něhož bylo logické zabývat se žádostí stěžovatele jako žádostí o informace. V takovém případě by však žadatel musel být jasně informován o tom, že jeho žádost o přístup byla znovu vykládána jako žádost o informace. Kromě toho a vzhledem k tomu, že správa musí dodržovat práva stanovená nařízením č. 1049/2001, musel by být žadatel rovněž informován o tom, že pokud si přeje pokračovat ve své žádosti o přístup, může podat potvrzující žádost. Veřejný ochránce práv však poznamenává, že v projednávané věci OLAF neinformoval stěžovatele o jeho právu podat potvrzující žádost ani ve svém dopise ze dne 14. dubna 2005 jasně neuvedl, že má v úmyslu považovat žádost za žádost o informace. První návrh v tomto smyslu byl obsažen pouze v odpovědi OLAF na potvrzující žádost, v níž OLAF odkázal na „žádost o přístup k informacím“. Tento dopis však byl nejednoznačný, neboť samotný odkaz zmiňoval žádost o „přístup k dokumentům“. Teprve ve svém dopise ze dne 28. června 2005 OLAF vysvětlil, že šetření stěžovatele považuje za „žádost o informace“. Je tedy třeba dospět k závěru, že způsob, jakým OLAF uplatnil svůj vlastní přístup k žalobě stěžovatele, byl neuspokojivý.

2.12 Rozhodnutím 2001/937/ES, ESUO, Euratom ze dne 5. prosince 2001, kterým se mění její jednací řád (11), přijala Komise prováděcí pravidla k nařízení č. 1049/2001 ze strany svých útvarů, včetně (za tímto účelem) úřadu OLAF. Článek 4 těchto pravidel stanoví, že rozhodnutí o potvrzujících žádostech přijímá v případě úřadu OLAF jeho generální ředitel (12). Skutečnost, že rozhodnutí ze dne 11. května 2005 o potvrzující žádosti stěžovatele zaslal pan P., ředitel úřadu OLAF (tj. vedoucí jednoho z ředitelství úřadu OLAF), tedy nebyla v souladu s pravidly.

2.13 Článek 4 prováděcích pravidel Komise rovněž stanoví, že rozhodnutí o potvrzující žádosti informuje žadatele o jeho právu podat žalobu u Soudu prvního stupně nebo stížnost veřejnému ochránci práv. Skutečnost, že tak OLAF neučinil ve svém dopise ze dne 11. května 2005, tedy představuje další procesní vadu.

2.14 Místo poskytnutí informací předepsaných prováděcími pravidly Komise k nařízení č. 1049/2001 OLAF ve svém dopise ze dne 11. května 2005 informoval stěžovatele, že vzhledem k tomu, že se jedná již o druhý dotaz týkající se stejné otázky, bude jakákoli další korespondence podle bodu 4 kodexu Komise považována za opakující se, a proto nebude zodpovězena. Vzhledem k tomu, že nařízení č. 1049/2001 stanoví dvoustupňový postup, a předpokládá tedy druhou žádost v případech, kdy je původní žádost zamítnuta, odpověď úřadu OLAF zjevně představovala nesprávnou reakci na e-mail stěžovatele ze dne 14. dubna 2005. Uplatnění příslušného ustanovení kodexu Komise by bylo možné pouze tehdy, pokud by OLAF jednoznačně a od samého počátku informoval stěžovatele, že považuje za vhodné zabývat se jeho žádostí o přístup k dokumentům jako žádostí o informace. Vzhledem k tomu, že takové informace nebyly poskytnuty, OLAF se zjevně nemohl uvedeného ustanovení v projednávané věci dovolávat. Veřejný ochránce práv považuje za užitečné dodat, že i kdyby takové informace byly poskytnuty, nebylo by vhodné spoléhat se na bod 4 kodexu Komise, neboť (jak je vysvětleno v bodě 2.10 výše) správní orgány musí dodržovat práva stanovená v nařízení č. 1049/2001. Pro úplnost je třeba vzít v úvahu skutečnost, že bod 4 kodexu Komise odkazuje na korespondenci, „která může být důvodně považována za nevhodnou, například proto, že se opakuje“. Veřejný ochránce práv nechápe, jak by mohl být e-mail stěžovatele ze dne 14. dubna 2005 považován za nevhodný, i kdyby měl být přijat názor OLAF, že musí být považován za druhou žádost o informace.

2.15 Na základě výše uvedených skutečností dospívá veřejný ochránce práv k závěru, že se OLAF dopustil řady procesních nesrovnalostí a že se jedná o případy nesprávného úředního postupu.

2.16 Veřejný ochránce práv zastává názor, že nesrovnalosti týkající se otázek 1), 2) a 4) uvedené výše v bodě 2.1 spolu souvisejí a mohly by být považovány za poměrně malé. Je však třeba vzít v úvahu skutečnost, že OLAF v tomto ohledu ani nevyjádřil politování, natož aby se za tyto nesrovnalosti omluvil, přestože veřejný ochránce práv navrhl, aby tak učinil jak ve svém návrhu smírného řešení, tak ve svém návrhu doporučení. Místo toho OLAF trval na tom, že žádost stěžovatele vyřídil správně. Veřejná ochránkyně práv vyjadřuje politování nad tím, že úřad OLAF tak opomenul využít možnosti vyřešit tento aspekt případu, který by byl jednoduchý a vstřícný k občanům.

2.17 Pokud jde o čtvrtou nesrovnalost, která se týká údajně opakované povahy korespondence stěžovatele, veřejný ochránce práv s potěšením konstatuje, že úřad OLAF ve své odpovědi na návrh smírného řešení zdůraznil, že příslušné ustanovení, tj. bod 4 kodexu Komise, bude v budoucnu považováno za poslední možnost, kterou by měl úřad OLAF použít pouze po pečlivém zvážení a v případě, že okolnosti jasně zasluhují takové zacházení s korespondencí. Veřejný ochránce práv však znovu konstatuje, že úřad OLAF v této věci stěžovateli nevyjádřil politování ani se mu neomluvil.

2.18 S ohledem na výše uvedené dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že OLAF jednal nesprávně, vzhledem k tomu, že 1) ve své první odpovědi stěžovateli neinformoval stěžovatele o jeho právu podat potvrzující žádost, 2) že v rozporu s prováděcími ustanoveními Komise osoba, která se zabývala původní žádostí o přístup, rovněž rozhodla o jeho potvrzující žádosti; (3) že stěžovateli po obdržení potvrzující žádosti stěžovatele sdělila, že na další dopisy nebude odpovězeno; a 4) že jeho odpověď na potvrzující žádost stěžovatele o přístup jej neinformovala o jeho právu podat žalobu nebo stížnost veřejnému ochránci práv. Jedná se o případy nesprávného úředního postupu. Veřejný ochránce práv považuje za důležité zdůraznit, že pokud jde o body 1, 2 a 4, jeho závěr by byl jiný, pokud by úřad OLAF od samého počátku jasně uvedl, že žádost stěžovatele považuje za žádost o informace, a nikoli za žádost o přístup podle nařízení č. 1049/2001.

3 K věci samé

3.1 Dne 30. března a 20. května 2005 požádal stěžovatel OLAF o přístup k úplnému seznamu korespondence, kterou měl se službami německé spolkové vlády a vládami německých spolkových zemí v letech 2000, 2001, 2002, 2003 a 2004. Stěžovatel tvrdil, že článek 11 nařízení č. 1049/2001 stanoví, že „všechny“ dokumenty by měly být uvedeny ve veřejně přístupném rejstříku. Stěžovatel poukázal na to, že jeho žádost směřovala k získání výpisu z tohoto rejstříku. Uvedl, že Komise a další subjekty Společenství mu v minulosti takové úryvky poskytly nebo na jeho žádost předložily. OLAF měl za to, že článek 11 nařízení č. 1049/2001 neukládá dotčeným orgánům povinnost zapsat do rejstříku všechny dokumenty. Dodala, že neexistuje seznam korespondence úřadu OLAF, jak požadoval stěžovatel, a že předložení korespondence by pro úřad OLAF představovalo nepřiměřenou zátěž.

Stěžovatel ve své stížnosti veřejnému ochránci práv v podstatě tvrdil, že OLAF se řádně nezabýval podstatou jeho žádostí o přístup.

3.2 OLAF ve svém stanovisku potvrdil, že žádné takové seznamy neexistují, a že žádosti byly proto považovány za žádosti o informace. Podle úřadu OLAF by poskytnutí požadovaných informací vyžadovalo sestavení seznamu přibližně 8000 dokumentů. Učinit tak by tedy podle názoru OLAF vyžadovalo nepřiměřené úsilí. OLAF však byl připraven pomoci v co největší míře. Požádala proto stěžovatele, aby poskytl konkrétnější informace o korespondenci, o kterou měl zájem (např. jméno odesílatele nebo příjemce, datum nebo referenční číslo).

3.3 Stěžovatel ve svém vyjádření poukázal na to, že čl. 11 odst. 1 nařízení č. 1049/2001 stanoví, že "odkazy na dokumenty se zaznamenávají do rejstříku neprodleně." Podle stěžovatele to lze stěží vykládat jinak, než že všechny dokumenty musí být zahrnuty do rejstříku, jakmile byly předloženy. Tento výklad byl potvrzen článkem 9 nařízení, který stanovil, že pokud jde o „citlivé“ dokumenty, je třeba posoudit, které odkazy mají být v rejstříku uvedeny, a že tyto dokumenty mají být v rejstříku zaznamenány „pouze se souhlasem původce“. Stěžovatel uvedl, že z toho je třeba vyvodit závěr, že normotvůrce zamýšlel, aby v zásadě byly všechny dokumenty zaznamenány ve veřejném rejstříku, ale stanovil výjimky pro konkrétní dokumenty. Odmítnutí OLAF by tedy bylo legitimní, pokud by příslušné dokumenty spadaly do kategorií stanovených v článku 9 nařízení č. 1049/2001. Tak tomu však zjevně nebylo a ani to OLAF netvrdil.

3.4 OLAF ve své odpovědi na první žádost o doplňující informace, kterou mu zaslal veřejný ochránce práv, uvedl, že s cílem poskytnout mu požadované informace by OLAF byl povinen nejen vytvořit seznam všech příchozích a odchozích zásilek německé spolkové vládě a německým regionálním vládám v průběhu pěti let, ale přezkoumat každou položku na seznamu, aby se ujistil, že odhalení informací v něm obsažených neporuší profesní tajemství Společenství a požadavky na ochranu údajů, jakož i vnitrostátní požadavky na soudní tajemství. OLAF proto stěžovatele vyzval, aby poskytl další podrobnosti o tom, která korespondence ho zajímala. Až dosud to odmítal udělat. Pokud by jej veřejný ochránce práv vybízel k tomu, aby svou žádost omezil, například na kratší dobu, mohlo by to úřadu OLAF umožnit jeho žádosti vyhovět. OLAF dodal, že na důkaz svého závazku dosáhnout uspokojivého výsledku byl přiložen seznam za poslední tři měsíce roku 2004.

OLAF poukázal na to, že Komise ve snaze zajistit plný účinek čl. 6 odst. 2 a článku 11 nařízení č. 1049/2001 doplnila své veřejně dostupné on-line rejstříky v reakci na konkrétní žádosti o přístup k dokumentům tím, že poskytla seznam dokumentů, které mají žadateli pomoci identifikovat dokument, o který žádá. Dodal, že v souladu s touto politikou již OLAF poskytl stěžovateli seznam zahrnující tříměsíční období a byl by ochoten poskytnout další seznam dokumentů, pokud by svou žádost zúžil.

3.5 Stěžovatel ve svém vyjádření trval na tom, že platné právní předpisy nepředpokládají, že by rejstřík dokumentů mohl být zpřístupněn pouze v "omezenějším časovém období". Žádost o příslušné seznamy dokumentů byla tedy zachována. Stěžovatel však zdůraznil, že je samozřejmě přijatelné, aby OLAF nejprve předložil seznam za rok 2004 a poté postupně zasílal seznamy za roky 2003, 2002, 2001 a 2000, například jeden seznam za několik týdnů.

3.6 Ve své odpovědi na návrh smírného řešení, který mu předložil veřejný ochránce práv, OLAF zopakoval svůj názor, že vytvoření seznamu pro všechny dotčené roky by představovalo nepřiměřenou administrativní zátěž. OLAF dodal, že návrh stěžovatele poskytnout mu postupně seznam, o který požádal, byl pečlivě zvážen. Podle úřadu OLAF však poskytnutí tohoto seznamu stále představuje nepřiměřenou administrativní zátěž. I v průběhu času by to představovalo významný úkol, který by snížil zdroje, jež jsou k dispozici pro hlavní úkol úřadu OLAF spočívající v odrazování od podvodů a jejich odhalování.

3.7 Ve svém podrobném stanovisku k návrhu doporučení úřad OLAF zopakoval svůj názor a rozvedl jej s ohledem na připomínky, které veřejná ochránkyně práv učinila. OLAF uvedl, že i kdyby se předpokládalo, že relevantní je pouze jedna z pěti položek, seznam 8000 položek, který byl sestaven na základě systému "Adonis", by stále vedl ke konečnému seznamu 1600 relevantních položek za celé pětileté období. Kromě toho by stále zahrnoval přezkum 8000 záznamů ze strany zaměstnanců úřadu OLAF s cílem upřesnit seznam nad rámec toho, co bylo možné z vyhledávání v databázi „Adonis“. Úřad OLAF dodal, že většina jeho vedoucích oddělení bude muset být zapojena do kontroly korespondence spadající do jejich působnosti. Kromě toho by německý právník a pověřenec pro ochranu osobních údajů museli seznam přezkoumat, aby se ujistili, že jsou splněny všechny požadavky týkající se ochrany údajů. Podle úřadu OLAF by to spotřebovalo mnoho hodin jeho omezených lidských zdrojů, což by zabránilo řešení dalších naléhavých záležitostí.

OLAF dodal, že význam této zásady byl zdůrazněn, pokud jde o nařízení č. 1049/2001, Soudem prvního stupně v jeho rozsudku ve věci T-2/03. Podle názoru úřadu OLAF závisela míra pomoci stěžovateli do značné míry na jeho ochotě spolupracovat s úřadem OLAF s cílem zaměřit svou žádost na individuálně identifikované nebo identifikovatelné dokumenty. OLAF uvedl, že tytéž úvahy by měly a fortiori platit i pro žádost o přístup k informacím.

Úřad OLAF uvedl, že souhlasí s tím, že cílem čl. 11 odst. 1 nařízení č. 1049/2001 je zajistit účinnost práv občanů. Poukázala na skutečnost, že okruh záležitostí zahrnutých do rejstříku Komise bude postupně rozšiřován. OLAF rovněž poukázal na to, že ani veřejný ochránce práv dosud nevytvořil úplný rejstřík, který by zahrnoval veškerou korespondenci.

3.8 Veřejný ochránce práv konstatuje, že tvrzení stěžovatele je založeno na názoru, že OLAF by mu měl poskytnout seznamy, které požaduje na základě článku 11 nařízení č. 1049/2001. Podle tohoto ustanovení každý orgán za účelem zajištění účinnosti práv občanů podle tohoto nařízení „poskytne veřejnosti přístup k rejstříku. Přístup do rejstříku by měl být poskytován v elektronické podobě. Odkazy na dokumenty se neprodleně zaznamenají do rejstříku.“

3.9 Veřejný ochránce práv již měl příležitost zvážit toto ustanovení v návrhu doporučení a následné zvláštní zprávě, kterou předložil ve věci 917/2000/GG, která se týkala Rady Evropské unie (13). V tomto případě dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že rejstřík vedený Radou by měl obsahovat všechny dokumenty předložené Radě. Vzhledem k tomu, že stěžovatel v uvedené věci byl znepokojen pouze tímto typem dokumentu, nemusel veřejný ochránce práv zkoumat, zda by do rejstříku měly být zahrnuty i jiné dokumenty, jako je korespondence s jinými orgány nebo třetími stranami. Je však třeba poznamenat, že účelem příslušného rejstříku je, jak zdůrazňuje článek 11 nařízení č. 1049/2001, „učinit práva občanů podle tohoto nařízení účinnými“. Ustanovení čl. 2 odst. 3 stanoví, že nařízení se vztahuje na „všechny“ dokumenty, které má orgán v držení, „tj. dokumenty, které vytvořil nebo obdržel a které má v držení, a to ve všech oblastech činnosti Evropské unie“. Ve 4. bodě odůvodnění se uvádí, že účelem nařízení č. 1049/2001 je „zajistit co nejúplnější účinek práva veřejnosti na přístup“. Vzhledem k těmto skutečnostem se veřejný ochránce práv domnívá, že rejstřík uvedený v článku 11 může dosáhnout svého cíle „učinit práva občanů podle tohoto nařízení účinnými“, pouze pokud bude co nejúplnější. Je skutečně obtížné pochopit, jak by mohl občan řádně využít svého práva na přístup, pokud ani neví, které dokumenty má orgán v držení.

3.10 Aby se předešlo nedorozuměním, je důležité zdůraznit, že tato zásada neznamená, že by byly ohroženy oprávněné zájmy, které mohou ospravedlňovat utajení. Zaprvé čl. 11 odst. 2 stanoví, že odkazy ve veřejném rejstříku se činí způsobem, „který nenarušuje ochranu zájmů uvedených v článku 4“. Vzhledem k tomu, že článek 4 stanoví výjimky z práva na přístup za účelem ochrany určitých veřejných a soukromých zájmů, je zřejmé, že potřeba chránit zájmy, na které OLAF odkazuje, musí být zohledněna při registraci příslušných dokumentů. Zadruhé, jak správně uvedl stěžovatel, čl. 9 odst. 2 stanoví, že orgán musí posoudit, „aniž je dotčen čl. 11 odst. 2“, které odkazy na „citlivé“ dokumenty (tj. dokumenty ve smyslu čl. 9 odst. 1 nařízení č. 1049/2001) mohou být uvedeny ve veřejném rejstříku. Je proto zcela možné, že některé „citlivé“ dokumenty nemusí být uvedeny ve veřejném rejstříku dokumentů. Vzhledem k možnostem ochrany oprávněných zájmů důvěrnosti, které nařízení č. 1049/2001 takto poskytuje, není veřejný ochránce práv přesvědčen argumentem úřadu OLAF (v jeho odpovědi na návrh smírného řešení), že by nebylo možné zahrnout odkazy na korespondenci úřadu OLAF do veřejného rejstříku. Veřejná ochránkyně práv s potěšením konstatuje, že se nezdá, že by úřad OLAF ve svém podrobném stanovisku tento postoj opakoval.

3.11 Veřejný ochránce práv se však domnívá, že projednávaná věc mu neukládá povinnost podrobněji zkoumat rozsah povinností vyplývajících z čl. 11 odst. 1 nařízení č. 1049/2001 (14). Je třeba poznamenat, že OLAF nepopřel, že stěžovateli může být umožněn přístup k takovým seznamům, jako jsou seznamy, o které požádal. OLAF naopak výslovně odkázal na skutečnost, že Komise ve snaze zajistit plný účinek čl. 6 odst. 2 a článku 11 nařízení č. 1049/2001 doplnila své veřejně přístupné on-line rejstříky v reakci na konkrétní žádosti o přístup k dokumentům tím, že poskytla seznam dokumentů, které mají žadateli pomoci identifikovat dokumenty, o které žádá. OLAF dodal, že v souladu s touto politikou již stěžovateli poskytl seznam zahrnující tříměsíční období a byl by ochoten poskytnout další seznam dokumentů, pokud by svou žádost zúžil. Zdá se tedy, že OLAF nezpochybňuje právo stěžovatele obdržet informace takového druhu, jaký požaduje, ale pouze tvrdí, že poskytnutí všech informací by z jeho strany vyžadovalo nepřiměřené úsilí.

3.12 Úřad OLAF ve svém stanovisku uvedl, že vyhovění žádosti stěžovatele by jej zavazovalo k vytvoření seznamu více než 8 000 dokumentů, což by představovalo nepřiměřenou administrativní zátěž. Jak bylo uvedeno výše, úřad OLAF ve svém podrobném stanovisku k návrhu doporučení veřejné ochránkyně práv tento názor rozšířil.

3.13 Zdá se užitečné poznamenat, že Soud prvního stupně se již musel zabývat otázkou, zda přístup k dokumentům může být odepřen podle nařízení č. 1049/2001, pokud by vyřízení příslušné žádosti představovalo příliš velkou zátěž pro administrativu.

3.14 Ve svém rozsudku ve věci T-2/03 (15) Soudní dvůr rozhodl takto:

„101 Je však třeba připomenout, že žadatel může podat žádost o přístup na základě nařízení č. 1049/2001, která se týká zjevně nepřiměřeného počtu dokumentů, možná z triviálních důvodů, a která tak vyžaduje určitý objem práce pro vyřízení jeho žádosti, což by mohlo velmi podstatně ochromit řádné fungování orgánu. Je třeba rovněž uvést, že pokud se žádost týká velkého počtu dokumentů, právo orgánu usilovat o „spravedlivé řešení“ společně s žadatelem podle čl. 6 odst. 3 nařízení č. 1049/2001 odráží možnost zohlednit, byť zvláště omezeným způsobem, potřebu případně sladit zájmy žadatele se zájmy řádné správy.

102 Orgán si tedy musí ponechat právo v konkrétních případech, kdy by konkrétní a individuální přezkum dokumentů znamenal nepřiměřenou administrativní zátěž, vyvážit zájem veřejnosti na přístupu k dokumentům a takto způsobené pracovní zatížení, aby byl v těchto konkrétních případech zajištěn zájem řádné správy (obdobně viz rozsudek Hautala v. Rada, bod 69 výše, bod 86).

103 Tato možnost však zůstává použitelná pouze ve výjimečných případech.

(...)

112 Výjimka z této povinnosti přezkumu dokumentů tak může být přípustná pouze ve výjimečných případech a pouze tehdy, pokud se ukáže, že administrativní zátěž spojená s konkrétním a individuálním přezkumem dokumentů je obzvláště vysoká, a překračuje tak meze toho, co lze rozumně požadovat (obdobně viz výše uvedený rozsudek Kuijer II, bod 57).

113 Kromě toho vzhledem k tomu, že právo na přístup k dokumentům v držení orgánů představuje přístup, který je třeba v zásadě přijmout, důkazní břemeno ohledně rozsahu tohoto úkolu nese orgán, který se dovolává výjimky související s nepřiměřeností úkolu, který je předmětem žádosti.“

3.15 Jak bylo uvedeno výše, OLAF vysvětlil, že seznam, ke kterému si stěžovatel přeje získat přístup, dosud neexistuje, ale musel by být vytvořen jako první. Projednávaná věc se tedy netýká žádosti o přístup k dokumentům v běžném smyslu nařízení č. 1049/2001, ale žádosti o seznam dokumentů, které je ještě třeba připravit. Veřejná ochránkyně práv se však domnívá, že výše uvedenou judikaturu lze použít i na projednávanou věc, zejména proto, že vypracování seznamu dokumentů na základě údajů nebo materiálů, které jsou již k dispozici v elektronické podobě, může být stěží zatěžující a časově náročnější než zkoumání, zda lze přístup k samotným dokumentům poskytnout.

3.16 Úřad OLAF soustavně tvrdil, že vyhovění žádosti stěžovatele by představovalo nepřiměřenou pracovní zátěž. Pouze ve svém podrobném stanovisku k návrhu doporučení veřejné ochránkyně práv však úřad OLAF poskytl konkrétnější argumenty na podporu tohoto tvrzení.

3.17 Jediným konkrétním prvkem, který byl zmíněn výše, bylo číslo 8 000 dokumentů, na které OLAF již odkazoval ve svém dopise stěžovateli ze dne 28. června 2005. Podle tohoto dopisu by OLAF musel vypracovat seznam 8 000 dokumentů, aby nalezl informace požadované stěžovatelem. Zdá se však, že tento údaj zahrnuje mnoho dokumentů, na které se žádost stěžovatele nevztahuje. Veřejný ochránce práv prostudoval seznam korespondence za poslední tři měsíce roku 2004, kterou úřad OLAF poskytl stěžovateli jako projev dobré vůle. Tento seznam obsahuje přibližně 300 dokumentů, z nichž pouze malá část (přibližně 60 dokumentů) byla pro stěžovatele relevantní, neboť se týkaly korespondence se službami německé spolkové vlády a vlád německých spolkových zemí. Podle názoru veřejného ochránce práv je proto vysoce pravděpodobné, že celkový počet dokumentů, které odpovídají žádosti stěžovatele, je mnohem nižší než údaj poskytnutý úřadem OLAF.

3.18 OLAF ve své odpovědi na otázku, kterou mu položil veřejný ochránce práv, tvrdil, že vytvořil seznam, který poskytl, tím, že provedl počítačové vyhledávání veškeré korespondence s německými orgány nebo od nich. Podle OLAF neexistovala možnost omezit tento počítačový výzkum na korespondenci vyměňovanou s orgány německé spolkové vlády a s vládami německých spolkových zemí, jelikož software by takové zdokonalení vyhledávání neumožňoval. Úřad OLAF vysvětlil, že příslušná korespondence nebyla nikdy adresována vládě jako takové, ale označil konkrétní službu nebo orgán ve vládě jako adresáta nebo odesílatele. Podle OLAF tedy neexistovalo žádné vhodné hledané slovo, které by bylo možné použít. OLAF uvedl, že je tedy nezbytné, aby zaměstnanec přezkoumal každou položku na seznamu a ručně vymazal všechny položky, které nezahrnují korespondenci s německou spolkovou vládou a vládami německých spolkových zemí. Podle úřadu OLAF by to bylo více zatěžující než vytvoření seznamu veškeré korespondence s německými orgány a od nich. Ve svém podrobném stanovisku úřad OLAF zopakoval svůj argument, že i kdyby se připustilo, že pouze jeden z pěti dokumentů na původním seznamu je relevantní, vyřízení žádosti stěžovatele by stále zahrnovalo přezkoumání 8000 záznamů zaměstnanci úřadu OLAF s cílem upřesnit seznam nad rámec toho, co bylo možné z vyhledávání v databázi „Adonis“.

3.19 Veřejný ochránce práv není tímto argumentem přesvědčen. Je pravda, že seznam, který OLAF poskytl stěžovateli, potvrzuje, že korespondence OLAF není určena spolkové vládě nebo některé ze spolkových zemí jako takové, ale konkrétnímu útvaru nebo orgánu. Je však třeba poznamenat, že "zvláštní službou nebo orgánem" je v tomto případě příslušné ministerstvo nebo ministr v dotčené vládě. Z přezkoumání výše uvedeného seznamu vyplývá, že všechny položky kromě jedné, které se zdají být relevantní pro žádosti stěžovatele, jsou označovány jako korespondence s německým (federálním nebo zemským) „ministerstvem“. Německý ekvivalent ("Ministerium") je vždy uveden buď jako samostatné slovo, nebo jako součást sloučeniny jako "Bundesministerium" ("federální ministerstvo"). Jedinou výjimkou je dopis od německého "ministra" (německy "ministr"). Nezdá se tedy, že by bylo vyloučeno, že provedením dalšího vyhledávání za použití vyhledávacího výrazu, jako je „ministr“, by OLAF mohl snadno odstranit všechny dokumenty, které nejsou relevantní pro současné účely. Veřejný ochránce práv tedy stále není přesvědčen o tom, že technické problémy, na které OLAF poukázal, jsou takové, že by OLAF musel nutně vynaložit nepřiměřené množství času a práce na sestavení seznamu obsahujícího veškerou jeho korespondenci s německou spolkovou vládou a vládami německých spolkových zemí.

3.20 Je pravda, že i kdyby se předpokládalo, že je relevantní pouze jedna pětina položek uvedených v původním seznamu veškeré korespondence s německými orgány, stále by to vedlo ke konečnému seznamu přibližně 1600 relevantních položek za celé pětileté období.

3.21 Veřejný ochránce práv souhlasí s tím, že přezkoumání takového seznamu s cílem zjistit, zda neobsahuje důvěrné údaje, bude pravděpodobně vyžadovat značné množství práce.

3.22 Veřejný ochránce práv se však i nadále domnívá, že úřad OLAF neprokázal, že by takto požadovaná práce byla nepřiměřená. Tento názor je založen na následujících důvodech.

3.23 Za prvé, veřejný ochránce práv není přesvědčen, že vytvoření verze příslušného seznamu, která nezveřejňuje žádné důvěrné informace, je stejně těžkopádné a časově náročné, jak tvrdí úřad OLAF. OLAF objasnil, že pokud jde o seznam, který poskytl (který se týká posledních tří měsíců roku 2004), domnívá se, že omezení tohoto seznamu na položky odpovídající žádosti stěžovatele by bylo více zatěžující než poskytnutí seznamů, které rovněž uvádějí korespondenci s jinými orgány v Německu, neboť by pak bylo nezbytné, aby zaměstnanec přezkoumal každou položku na seznamu a ručně vymazal všechny položky, které nezahrnují korespondenci s německou spolkovou vládou a vládami německých spolkových zemí. I za předpokladu, že by takové manuální odstranění nerelevantních listovních zásilek bylo nutné (což se jeví jako pochybné, viz bod 3.19 výše), je zřejmé, že příslušná práce, i když by byla nepochybně únavná, by nevyžadovala více než několik sekund na každou položku. Ve skutečnosti by stačilo zjistit v poslední ze čtyř kolonek uvedených v příslušném seznamu, zda odesílatel nebo adresát daného dopisu byl ministerstvem nebo ministrem spolkové vlády nebo některé ze spolkových zemí v Německu, a v případě záporného zjištění dotčený záznam vymazat. Dále je zřejmé, že tuto práci by mohla vykonávat osoba, která nemá žádné další znalosti obsahu dotčené korespondence. Úřad OLAF však rovněž uvedl, že musí zkontrolovat všechny položky na seznamu, aby zajistil dodržování služebního tajemství, ochrany údajů a vnitrostátních požadavků na soudní tajemství. V případě seznamu, který byl zveřejněn, to znamenalo, že úřad OLAF musel zkontrolovat všech 300 záznamů, a nikoli 60, které byly relevantní. Je-li to - jak navrhoval OLAF - méně zatěžující než odstranění položek, které nejsou relevantní, je obtížné vyhnout se závěru, že příslušné přezkoumání nemůže být velmi časově náročné a že příprava příslušných seznamů nemůže být příliš zatěžující, i kdyby tento seznam měl obsahovat více než tisíc položek.

3.24 Za druhé, OLAF zdůraznil, že i když se domnívá, že splnění všech požadavků stěžovatele by vyžadovalo nepřiměřené úsilí z jeho strany, zůstává připraven stěžovateli pomoci pod podmínkou, že svou žádost zúží. Úřad OLAF trval na tom, že návrh stěžovatele, aby mohl ve splátkách poskytovat informace, které hledal, není přijatelný, neboť by to neovlivnilo celkový objem práce. Je jistě pravda, že stěžovatel nadále trvá na tom, aby mu OLAF poskytl všechny požadované informace. Rozložení práce na delší dobu by však podle názoru veřejného ochránce práv jednoznačně usnadnilo úřadu OLAF vyhovět přáním stěžovatele. Veřejná ochránkyně práv se proto i nadále domnívá, že návrh stěžovatele byl rozumný a konstruktivní a že je třeba jej zohlednit při posuzování toho, zda by vyřízení jeho žádosti vyžadovalo nepřiměřené úsilí ze strany úřadu OLAF.

3.25 Zatřetí je třeba vzít v úvahu skutečnost, že možnost správního orgánu dovolávat se skutečnosti, že vyřízení žádosti by znamenalo nepřiměřenou administrativní práci, je, jak rozhodl Soud ve svém rozsudku ve věci T-2/03, použitelná pouze za "výjimečných okolností". Soudní dvůr rovněž potvrdil, že důkazní břemeno v tomto ohledu nese orgán, který se chce této výjimky dovolávat (16). Podle názoru veřejného ochránce práv úřad OLAF neprokázal, že by poskytnutí požadovaných informací stěžovateli skutečně vyžadovalo nepřiměřené a nepřiměřené množství práce z jeho strany. Přestože se počet dokumentů, jichž se tato žádost týká, jeví jako značný, nemělo by se zapomínat, že OLAF nemusí rozhodovat o tom, zda lze k těmto dokumentům poskytnout přístup, ale pouze o tom, zda popis předmětu dotčených listovních zásilek, který je k dispozici v systému „Adonis“, obsahuje jakékoli důvěrné údaje, které by musely být před zpřístupněním seznamu odstraněny, nebo ve výjimečných případech, zda je dokument tak citlivý, že jej nelze na tomto seznamu vůbec uvést. Pokud to lze vyvodit z informací uvedených v seznamu, který byl zpřístupněn, zdá se, že množství informací na položku, které musel úřad OLAF zkontrolovat, bylo velmi omezené (17).

3.26 Začtvrté a co je nejdůležitější, mají-li občané využít svých práv podle nařízení č. 1049/2001, musí vědět, jaké dokumenty má dotčená správa k dispozici. Dokud nebude existovat snadno přístupný rejstřík obsahující tyto dokumenty nebo dokud nebude tento rejstřík dostatečně úplný, musí být orgány a instituce EU připraveny poskytnout občanům seznamy ad hoc dokumentů, které mají v držení, i když pro ně příprava těchto seznamů představuje značnou zátěž. V této souvislosti chce veřejný ochránce práv potvrdit, že souhlasí s tím, že zdroje úřadu OLAF musí být zaměřeny především na hlavní úkol, na který se úřad odvolává. To však neznamená, že by OLAF měl být zproštěn své povinnosti dodržovat povinnosti vyplývající z nařízení č. 1049/2001, která vyplývá z jeho postavení člena Komise.

3.27 Veřejný ochránce práv se domnívá, že v této souvislosti by měla být řešena ještě jedna otázka, i když pro řešení tohoto případu není relevantní. OLAF několikrát poukázal na skutečnost, že sám veřejný ochránce práv nemá snadno přístupný rejstřík dokumentů, které má k dispozici. Veřejný ochránce práv považuje za užitečné poukázat na to, že takový rejstřík příchozí a odchozí korespondence v úřadu evropského veřejného ochránce práv skutečně existuje a je trvale udržován a aktualizován. Tento rejstřík obsahuje odkazy na digitalizovanou verzi všech dokumentů odeslaných nebo obdržených od roku 2002. Pokud tento rejstřík stále není přímo dostupný prostřednictvím internetu, je to právě proto, že se stále vyvíjejí technické požadavky, které je třeba zavést s ohledem na zaručení důvěrnosti některých dokumentů. Pokud by si mezitím kterýkoli občan přál být informován o dokumentech, které veřejný ochránce práv zaslal nebo obdržel a které má k dispozici, správa veřejného ochránce práv by byla schopna poskytnout seznam této korespondence a konkrétních dotčených dokumentů. Kdykoli by byla taková žádost podána, útvary veřejného ochránce práv by učinily vše, co je v jejich silách, aby občanům poskytly požadované informace co nejrychleji. Úřad veřejného ochránce práv má rovněž k dispozici úplný rejstřík veškeré korespondence a dokumentů zaslaných, obdržených nebo předložených v rámci jeho šetření. Tento rejstřík dokumentů týkajících se stížností a šetření je plně digitalizován a zahrnuje všechna šetření veřejného ochránce práv od jeho vytvoření v roce 1996. Veřejný ochránce práv by rád zdůraznil, že jeho vlastní správa musí samozřejmě podléhat stejným (ne-li náročnějším) požadavkům, pokud jde o transparentnost a zaměření na služby, které očekává, že budou dodržovány všemi ostatními orgány a institucemi Společenství.

3.28 S ohledem na tyto úvahy zastává veřejný ochránce práv názor, že úřad OLAF neprokázal, že by příprava seznamu požadovaného stěžovatelem představovala nepřiměřenou zátěž.

3.29 Za těchto okolností se veřejný ochránce práv domnívá, že OLAF neuvedl pádný důvod, proč nevyhověl žádosti stěžovatele o přístup k úplnému seznamu korespondence, kterou měl se službami německé spolkové vlády a vlád německých spolkových zemí v letech 2000, 2001, 2002, 2003 a 2004. Jedná se o další případ nesprávného úředního postupu.

4 Závěr

4.1 Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti je nezbytné učinit následující kritickou poznámku:

Podle článku 23 Evropského kodexu řádné správní praxe (18) se žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům vyřizují v souladu s pravidly a zásadami stanovenými v nařízení č. 1049/2001.

Pokud jde o procesní otázky, veřejný ochránce práv se domnívá, že úřad OLAF jednal nesprávně, neboť 1) ve své první odpovědi stěžovateli neinformoval stěžovatele o jeho právu podat potvrzující žádost, 2) v rozporu s prováděcími ustanoveními Komise osoba, která se zabývala původní žádostí o přístup, rovněž rozhodla o jeho potvrzující žádosti; (3) poté, co obdržela potvrzující žádost stěžovatele, sdělila stěžovateli, že další dopisy nebudou zodpovězeny; a 4) jeho odpověď na potvrzující žádost stěžovatele o přístup jej neinformovala o jeho právu podat žalobu nebo stížnost veřejnému ochránci práv. Jedná se o případy nesprávného úředního postupu. Veřejný ochránce práv považuje za důležité zdůraznit, že pokud jde o body 1, 2 a 4, jeho závěr by byl jiný, pokud by úřad OLAF od samého počátku jasně uvedl, že žádost stěžovatele považuje za žádost o informace, a nikoli za žádost o přístup podle nařízení č. 1049/2001.

Pokud jde o věc samou, veřejný ochránce práv se domnívá, že společnost O LAF neposkytla pádný důvod pro nevyhovění žádosti stěžovatele o přístup k úplnému seznamu korespondence, kterou měla se službami německé spolkové vlády a vlád německých spolkových zemí v letech 2000, 2001, 2002, 2003 a 2004. Jedná se o další případ nesprávného úředního postupu.

4.2 Čl. 3 odst. 7 statutu evropského veřejného ochránce práv stanoví, že po předložení návrhu doporučení a po obdržení podrobného stanoviska dotčeného orgánu nebo instituce zašle veřejný ochránce práv zprávu Evropskému parlamentu a dotčenému orgánu nebo instituci.

4.3 Ve své výroční zprávě za rok 1998 veřejný ochránce práv poukázal na to, že možnost předložit zvláštní zprávu Evropskému parlamentu má pro jeho práci neocenitelnou hodnotu. Dodal, že zvláštní zprávy by proto neměly být předkládány příliš často, ale pouze ve vztahu k důležitým záležitostem, v nichž mohl Parlament přijmout opatření s cílem pomoci veřejnému ochránci práv (19). Výroční zpráva za rok 1998 byla předložena Evropskému parlamentu, který ji schválil.

4.4 Jak bylo uvedeno výše, projednávaná věc se týká žádosti o přístup k seznamu dokumentů. Ačkoli tato otázka může být pro stěžovatele důležitá, veřejný ochránce práv se domnívá, že pravděpodobné důsledky nesprávného úředního postupu zjištěného v tomto případě nejsou dostatečně závažné, aby odůvodnily předložení zvláštní zprávy Evropskému parlamentu.

4.5 Veřejný ochránce práv proto zašle kopii tohoto rozhodnutí úřadu OLAF a zahrne krátké shrnutí do výroční zprávy za rok 2007, která bude předložena Evropskému parlamentu. Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.

4.6 O tomto rozhodnutí bude rovněž informován generální ředitel úřadu OLAF.

Upřímně,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Úř. věst. 2001, L 145, s. 43.

(2) Kodex řádné správní praxe pro zaměstnance Evropské komise v jejich vztazích s veřejností. Tento kodex byl doplněn jako příloha jednacího řádu Komise (Úř. věst. 2000, L 308, s. 26).

(3) Úř. věst. L 345, s. 94.

(4) Rozhodnutí Evropského parlamentu 94/262 ze dne 9. března 1994 o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv, Úř. věst. 1994, L 113, s. 15.

(5) Návrh doporučení je k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) Podrobnosti jsou uvedeny v samotném návrhu doporučení, který je k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv.

(7) Věc T-2/03 Verein für Konsumenteninformation v. Komise, Sb. rozh. 2005, s. II-1121, bod 99.

(8) Úř. věst. 2001, L 145, s. 43.

(9) Kodex řádné správní praxe pro zaměstnance Evropské komise v jejich vztazích s veřejností. Tento kodex byl doplněn jako příloha jednacího řádu Komise (Úř. věst. 2000, L 308, s. 26).

(10) K dispozici na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv (http://www.ombudsman.europa.eu).

(11) Úř. věst. L 345, s. 94.

(12) Ustanovení odkazuje na "ředitele úřadu OLAF". Článek 12 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (Úř. věst. L 136, s. 1; Zvl. vyd. 01/03, s. 339) upřesňuje, že uvedená osoba je vedoucím OLAF, který v souladu s nomenklaturou používanou Komisí používá název „generální ředitel“.

(13) Oba dokumenty jsou k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv (http://www.ombudsman.europa.eu).

(14) Tato zásadní otázka byla vznesena v nedávné stížnosti na Komisi (stížnost 3208/2006/GG), kterou podala nevládní organizace Statewatch ze Spojeného království. Vyšetřování této věci stále probíhá.

(15) Věc T-2/03 Verein für Konsumenteninformation v. Komise, Sb. rozh. 2005, s. II-1121.

(16) Rozsudek Soudu prvního stupně ve věci Verein für Konsumenteninformation v. Komise, T-2/03, Sb. rozh. 2005, s. II-1121, body 103 a 112.

(17) Abych uvedl příklad, tento seznam obsahuje odkaz na dopis "Bundeszentrum [ve skutečnosti správný název by byl "Bundeszentrale"] für Politische Bildung", veřejného orgánu, jehož posláním je zvyšovat povědomí občanů a jejich znalosti politických záležitostí. Předmět tohoto dopisu (který zjevně není pro žádost stěžovatele relevantní) je popsán takto: Dostupné online. (anglicky) Aus Politik und Zeitgeschichte, B 44/20[0]4. Jinými slovy, tento popis se omezuje na pouhý odkaz na zveřejnění, které německý orgán pravděpodobně zaslal úřadu OLAF. Je vysoce pravděpodobné, že toto jsou informace, které lze nalézt také v samotném systému Adonis.

(18) K dispozici na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv (http://www.ombudsman.europa.eu).

(19) Výroční zpráva za rok 1998, s. 27-28.