Štrasburk 17. ledna 2006

Vážený pane X.,

Dne 12. března 2005 jste podal evropskému veřejnému ochránci práv stížnost na Evropský úřad pro výběr personálu (EPSO). Tato stížnost, kterou jsem obdržel dne 6. dubna 2005, se týkala toho, jak úřad EPSO vyřídil vaše žádosti týkající se vaší účasti v otevřeném výběrovém řízení EPSO/A/2/03.

Dne 28. dubna 2005 jsem předal stížnost řediteli úřadu EPSO.

Dne 9. června 2005 jste mému úřadu telefonicky sdělil, že si přejete, aby s Vaší stížností bylo zacházeno důvěrně. Informoval jsem o tom úřad EPSO dopisem zaslaným dne 10. června 2005.

Úřad EPSO zaslal své stanovisko dne 18. července 2005. Předala jsem Vám jej dne 19. července 2005 s výzvou k vyjádření, kterou jste zaslal dne 28. srpna 2005.

Dne 13. září 2005 jsem požádal úřad EPSO o poskytnutí dalších informací týkajících se Vašeho případu. EPSO zaslal svou odpověď dne 19. října 2005. Předala jsem Vám jej dne 24. října 2005 s výzvou k vyjádření, pokud si to přejete, do 30. listopadu 2005. K tomuto datu od Vás nebyly obdrženy žádné připomínky.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledky dotazů, které byly učiněny.

Stížnost

Podle stěžovatele jsou relevantní skutečnosti v souhrnu následující.

Stěžovatel se zúčastnil otevřeného výběrového řízení EPSO/A/2/03 pořádaného Evropským úřadem pro výběr personálu (EPSO) s cílem sestavit rezervní seznam asistentů administrátorů v českém jazyce. Dne 5. května 2004 byl stěžovatel informován o výsledcích písemných zkoušek. Podle těchto informací získal žadatel pouze 6 z 10 bodů v testu e), zatímco k úspěšnému složení tohoto testu bylo zapotřebí minimálně 8 bodů. Zkouška e) spočívala v přípravě poznámky v mateřském jazyce stěžovatele (v tomto případě v českém jazyce).

Podle jeho názoru stěžovatel dokonale ovládal svůj mateřský jazyk. Nebylo logické, že ve zkoušce ve svém mateřském jazyce neuspěl, zatímco ve srovnatelné zkoušce v němčině dosáhl dobrého výsledku.

Dne 11. května 2004 proto stěžovatel požádal úřad EPSO doporučeným dopisem a e-mailem, aby přezkoumal výsledek testu e). Stěžovatel rovněž požádal o kopii svého zkušebního dokumentu a posouzení provedených průzkumovými referenty.

Vzhledem k tomu, že stěžovatel neodpověděl, obnovil své žádosti e-mailem dne 24. května 2004. Po několika telefonických rozhovorech se zaměstnanci úřadu EPSO stěžovatel zopakoval své žádosti e-mailem dne 16. června 2004.

Podle stěžovatele úřad EPSO nezohlednil opakované žádosti, které podal písemně a telefonicky, a neodpověděl na žádný z jeho dopisů nebo e-mailů. Stěžovatel uvedl, že mu při telefonickém rozhovoru v září 2004 bylo sděleno, že jeho žádosti budou posouzeny později, neboť úřad EPSO je v současné době zaneprázdněn ústními zkouškami. Podle názoru compliannat to znamenalo, že mu byly úmyslně poskytnuty nesprávné informace, aby byl zbaven možnosti nechat si test přezkoumat.

Ve své stížnosti veřejnému ochránci práv stěžovatel uvedl, že a) došlo ke zneužití pravomoci; b) nezohlednění jeho dopisů a e-mailů ze dne 11. května 2004, 24. května 2004 a 16. června 2004; c) odmítnutí poskytnout informace a interní administrativní nedostatky v rámci úřadu EPSO; a d) zbytečnou prodlevu, pokud jde o jeho stížnost.

Stěžovatel tvrdil, že 1) by mu měl být poskytnut plný přístup k dokumentům týkajícím se jeho testů, zejména pokud jde o test e), a 2) že test e) by měl být přezkoumán.

Šetření

Přístup veřejného ochránce práv

Veřejná ochránkyně práv se domnívala, že tvrzení stěžovatele a jeho druhé tvrzení jsou přípustné. Pokud však jde o první tvrzení, zdá se, že vhodné předchozí přístupy, které jsou nezbytné podle čl. 2 odst. 4 statutu evropského veřejného ochránce práv, byly uplatněny pouze v rozsahu, v jakém se týkalo zkušebního dokumentu stěžovatele ke zkoušce e) a dokumentů týkajících se posouzení této zkoušky. První žalobní důvod byl tedy nepřípustný, pokud jde o přístup k jiným dokumentům. Úřad EPSO a stěžovatel byli odpovídajícím způsobem informováni.

Stanovisko úřadu EPSO

Úřad EPSO ve svém stanovisku uvedl následující připomínky:

Písemné testy otevřeného výběrového řízení EPSO/A/2/03 se konaly ve stejný den. Test d) sestával z testu na téma zvolené uchazečem, který byl stanoven ve druhém nebo třetím jazyce uchazeče. Cílem tohoto testu bylo prověřit znalosti uchazečů, jejich dovednosti v oblasti porozumění, schopnost analyzovat a shrnout a jejich schopnost vypracovat návrh. Maximální počet bodů v tomto testu byl 40, minimum potřebné bylo 20. Test e) spočíval v přípravě krátké poznámky v hlavním jazyce uchazečů, v níž byly uvedeny argumenty a závěry testu d). Cílem tohoto testu bylo ověřit, zda uchazeči ovládají svůj hlavní jazyk, a to jak z hlediska kvality stylu psaní, tak z hlediska prezentace. Tento test byl označen z 10 bodů, s minimem 8 bodů, které mají být dosaženy.

Vzhledem k tomu, že stěžovateli bylo v testu e) uděleno pouze 6 bodů, byl informován, že nemůže být připuštěn k ústní zkoušce.

V e-mailu zaslaném dne 11. května 2004 stěžovatel požádal o přezkum tohoto rozhodnutí.

Dopisem ze dne 25. června 2004 EPSO informoval stěžovatele, že výběrová komise po přehodnocení jeho písemné zkoušky e) potvrdila své rozhodnutí udělit mu pouze 6 z 10 bodů. Spolu s tímto dopisem zaslal úřad EPSO stěžovateli kopii jeho zkušebního dokumentu a odpovídající hodnocení výboru. Podle tohoto hodnocení byla známka způsobena tím, že věty nebyly vytvořeny správně a že uchazeč nezvládl příslušný jazyk.

Jak je uvedeno v hodnotícím listu, výběrová komise měla za to, že zkušební dokument stěžovatele není dostatečně kvalitní, že věty byly formulovány nesprávně (například že byly neúplné, že obsahovaly systematické chyby syntaxe a interpunkce a že byly plné pravopisných chyb) a že příslušný jazyk nebyl zvládnut.

Pouze výběrová komise byla příslušná k posouzení výkonnosti uchazeče.

Sdělení stěžovatele ze dne 11. května, 24. května a 16. června 2004 úřad EPSO zaevidoval a předal odpovědným osobám úřadu EPSO. Odpověď byla zaslána dne 25. června 2004. Úřad EPSO vyjádřil politování nad tím, že po obdržení prvního e-mailu nebyl stěžovateli včas zaslán dopis s potvrzením o přijetí ani potvrzení o přijetí. Toto opomenutí, jakkoli bylo politováníhodné, by mohlo být vysvětleno výjimečnou pracovní zátěží úřadu EPSO v té době.

Pokud jde o tvrzení stěžovatele, že mu byly poskytnuty nesprávné informace při telefonickém rozhovoru se zaměstnancem úřadu EPSO, úřad EPSO vždy poskytl přesné informace v tom smyslu, že tyto informace byly v souladu s informacemi, které měl příslušný útvar k dispozici.

Vzhledem k tomu, že stěžovatel možná neobdržel dopis ze dne 25. června 2004, přiložil úřad EPSO kopii dopisu se svým stanoviskem.

Připomínky stěžovatele

Stěžovatel ve svém vyjádření poukázal na to, že tvrzení úřadu EPSO, že zaslal odpověď na jeho dopisy dne 25. června 2004, je rozhodující pro všechny jeho stížnosti. Stěžovatel zdůraznil, že tento dopis nikdy neobdržel. Podle jeho názoru bylo velmi nepravděpodobné, že by se dopis ztratil v poště. Stěžovatel uvedl, že úřad EPSO by měl prokázat, že mu byl dopis zaslán před více než rokem.

Stěžovatel měl dále za to, že odůvodnění rozhodnutí o jeho zkušebním dokumentu nebylo dostatečné, neboť výběrová komise jednoduše zaškrtla některá políčka na hodnotícím listu, zatímco zkušební dokument jako takový neobsahoval žádné opravy ani opravné známky.

Stěžovatel požádal veřejného ochránce práv, aby vyzval úřad EPSO k předložení dalšího stanoviska k této záležitosti, včetně důkazů prokazujících, že dopis ze dne 25. června 2004 byl v té době skutečně zaslán. Požádal rovněž o další přezkoumání svého zkušebního dokumentu ke zkoušce e) oprávněným a kvalifikovaným subjektem.

Další šetření

Po pečlivém zvážení stanoviska úřadu EPSO a připomínek stěžovatele se ukázalo, že je třeba provést další šetření.

Žádost o další informace

Dne 13. září 2005 proto veřejný ochránce práv požádal úřad EPSO, aby předložil důkazy potvrzující, že (nepodepsaný) dopis připojený k jeho stanovisku byl stěžovateli zaslán dne 25. června 2004.

Odpověď úřadu EPSO

V odpovědi úřad EPSO informoval veřejného ochránce práv, že bohužel nebyl schopen poskytnout žádné důkazy o tom, že dopis ze dne 25. června 2004, který byl zaevidován v databázi pro evidenci korespondence používané úřadem EPSO („Adonis“), byl téhož dne rozeslán. Podle úřadu EPSO nebylo ve spisu uvedeno ani potvrzení o přijetí, ani kopie doporučeného dopisu. Úřad EPSO dodal, že nemá ani kopii podepsaného dopisu ani verzi dopisu s vízem od odesílatele. Poukázala na to, že lituje, že nemůže poskytnout kladnější odpověď, a požádala veřejnou ochránkyni práv, aby přijala její omluvu. Úřad EPSO uvedl, že tento případ nedbalosti, kterého upřímně litoval, byl způsoben nedostatečnou pozorností v souvislosti s mimořádnou pracovní zátěží, k níž v rozhodné době došlo.

Připomínky stěžovatele

Odpověď úřadu EPSO byla stěžovateli předána s výzvou k vyjádření, bude-li si to přát, nejpozději do 30. listopadu 2005. K tomuto datu nebyly od stěžovatele obdrženy žádné připomínky.

ROZHODNUTÍ

1 Úvodní poznámky

1.1 Stěžovatel, český státní příslušník, se zúčastnil otevřeného výběrového řízení EPSO/A/2/03 pořádaného Evropským úřadem pro výběr personálu (EPSO) s cílem sestavit rezervní seznam asistentů administrátorů v českém jazyce. Dne 5. května 2004 byl stěžovatel informován o výsledcích písemných zkoušek, tj. zkoušky d) a zkoušky e). Test d) sestával z testu na téma zvolené uchazečem, který byl stanoven ve druhém nebo třetím jazyce uchazeče. Cílem tohoto testu bylo prověřit znalosti uchazečů, jejich dovednosti v oblasti porozumění, schopnost analyzovat a shrnout a jejich schopnost vypracovat návrh. Maximální počet bodů v tomto testu byl 40, minimum potřebné bylo 20. Test e) spočíval v přípravě krátké poznámky v hlavním jazyce uchazečů, v níž byly uvedeny argumenty a závěry testu d). Podle informací poskytnutých úřadem EPSO dne 5. května 2004 získal stěžovatel pouze 6 z 10 bodů v testu e), zatímco k úspěšnému složení tohoto testu bylo zapotřebí minimálně 8 bodů.

Dne 11. května 2004 požádal stěžovatel úřad EPSO doporučeným dopisem a e-mailem o přezkoumání výsledku testu e). Stěžovatel rovněž požádal o kopii svého zkušebního dokumentu a posouzení provedených průzkumovými referenty.

Vzhledem k tomu, že stěžovatel neodpověděl, obnovil své žádosti e-mailem dne 24. května 2004. Po několika telefonických rozhovorech se zaměstnanci úřadu EPSO stěžovatel zopakoval své žádosti e-mailem dne 16. června 2004.

1.2 Ve své stížnosti podané veřejnému ochránci práv v březnu 2005 měl stěžovatel za to, že EPSO nezohlednil opakované žádosti, které podal písemně a telefonicky, a že neodpověděl na žádný z jeho dopisů a e-mailů. Stěžovatel dále uvedl, že mu bylo při telefonickém rozhovoru v září 2004 sděleno, že jeho žádosti budou posouzeny později, neboť úřad EPSO byl v té době zaneprázdněn ústními zkouškami. Podle názoru stěžovatele to znamenalo, že mu byly úmyslně poskytnuty nesprávné informace, aby mu byla odepřena možnost přezkumu jeho testu.

Ve své stížnosti veřejnému ochránci práv stěžovatel uvedl, že a) došlo ke zneužití pravomoci; b) nezohlednění jeho dopisů a e-mailů ze dne 11. května 2004, 24. května 2004 a 16. června 2004; c) odmítnutí poskytnout informace a interní administrativní nedostatky v rámci úřadu EPSO; a d) zbytečnou prodlevu, pokud jde o jeho stížnost.

Stěžovatel tvrdil, že 1) by mu měl být poskytnut plný přístup k dokumentům týkajícím se jeho testů, zejména pokud jde o test e), a 2) že test e) by měl být přezkoumán.

1.3 Veřejná ochránkyně práv se domnívala, že tvrzení stěžovatele a jeho druhé tvrzení jsou přípustné. Pokud však jde o první tvrzení, zdá se, že vhodné předchozí přístupy, které byly nezbytné podle čl. 2 odst. 4 statutu evropského veřejného ochránce práv (1), byly uplatněny pouze v rozsahu, v jakém se týkalo zkušebního dokumentu stěžovatele ke zkoušce e) a dokumentů týkajících se posouzení této zkoušky. První žalobní důvod byl tedy nepřípustný, pokud jde o přístup k jiným dokumentům. Úřad EPSO a stěžovatel byli veřejným ochráncem práv odpovídajícím způsobem informováni.

2 Údajné zneužití pravomoci

2.1 Stěžovatel tvrdil, že se EPSO dopustil zneužití pravomoci.

2.2 Úřad EPSO se tímto tvrzením výslovně nezabýval. Ze stanoviska však vyplývá, že úřad EPSO měl za to, že nedošlo k nesprávnému úřednímu postupu.

2.3 Veřejný ochránce práv konstatuje, že stěžovatel neobjasnil, který akt úřadu EPSO považuje za zneužití pravomoci. Vzhledem k tomu, že nejsou k dispozici další informace, veřejný ochránce práv předpokládá, že stěžovatel odkazuje na informace, o nichž tvrdí, že mu byly poskytnuty při telefonickém rozhovoru v září 2004 a podle nichž budou jeho žádosti posouzeny později, jelikož úřad EPSO byl v té době zaneprázdněn ústními zkouškami. Podle názoru stěžovatele to znamenalo, že mu byly úmyslně poskytnuty nesprávné informace, aby mu byla odepřena možnost přezkumu jeho testu.

2.4 Podle ustálené judikatury soudů Společenství je akt stižen vadou spočívající ve zneužití pravomoci pouze tehdy, pokud se na základě objektivních, relevantních a shodujících se nepřímých důkazů jeví, že byl přijat za výlučným nebo hlavním účelem dosáhnout jiného cíle, než je uvedený cíl, nebo vyhnout se postupu zvláště upravenému Smlouvou (viz například rozsudek Soudu ze dne 12. prosince 2002, Rica Foods a Free Trade Foods v. Komise, T-332/00 a T-350/00, Recueil, s. II-4755, bod 200).

2.5 Veřejný ochránce práv se domnívá, že stěžovatel v tomto případě nepředložil takové objektivní, relevantní a konzistentní důkazy. Pokud jde konkrétně o informace, které byly stěžovateli poskytnuty po telefonu, nic nenasvědčuje tomu, že by tyto informace byly poskytnuty s cílem zbavit stěžovatele možnosti nechat si přezkoumat svůj test.

2.6 S ohledem na výše uvedené se veřejný ochránce práv domnívá, že stěžovatel neprokázal své první tvrzení. Je však třeba uvést, že zjištění veřejného ochránce práv v této části se týká pouze tvrzení o zneužití pravomoci a že informace poskytnuté v rámci telefonního hovoru budou znovu přezkoumány v části 4 níže v souvislosti s tvrzením stěžovatele o vnitřních správních nedostatcích úřadu EPSO.

3 Údajné nezohlednění dopisů a e-mailů stěžovatele

3.1 Stěžovatel tvrdil, že EPSO nezohlednil jeho dopisy a e-maily ze dne 11. května 2004, 24. května 2004 a 16. června 2004.

3.2 Úřad EPSO ve svém stanovisku uvedl, že stěžovateli odpověděl dopisem ze dne 25. června 2004. V tomto dopise úřad EPSO informoval stěžovatele, že po přehodnocení jeho písemné zkoušky e) výběrová komise potvrdila své rozhodnutí udělit pouze 6 z 10 bodů. Spolu s tímto dopisem zaslal úřad EPSO stěžovateli kopii jeho zkušebního dokumentu a odpovídajícího hodnotícího listu vypracovaného komisí. Podle tohoto hodnotícího listu měla komise za to, že zkušební dokument stěžovatele není dostatečně kvalitní, že věty byly vytvořeny nesprávně (například že byly neúplné, že obsahovaly systematické chyby syntaxe a interpunkce a že byly plné pravopisných chyb) a že příslušný jazyk nebyl zvládnut. Úřad EPSO zdůraznil, že k posuzování výkonnosti uchazeče je příslušná pouze správní rada.

3.3 Stěžovatel ve svém vyjádření poukázal na to, že nikdy neobdržel dopis EPSO ze dne 25. června 2004. Veřejný ochránce práv však konstatuje, že kopie dopisu ze dne 25. června 2004, který mu úřad EPSO předložil, ukazuje, že úřad EPSO (nebo výběrová komise) žádosti stěžovatele uvedené v jeho dopisech a e-mailech zohlednil. Skutečnost, že dopis ze dne 25. června 2004 nemusel být stěžovateli doručen nebo nemusel být nikdy zaslán, nemá na tento závěr vliv. Tento aspekt případu bude projednán samostatně (viz bod 4 níže).

3.4 Stěžovatel ve svém vyjádření dále uvedl, že odůvodnění rozhodnutí o jeho zkušebním dokumentu nebylo dostatečné, neboť výběrová komise pouze zaškrtla některá políčka na hodnotícím listu, zatímco zkušební dokument jako takový neobsahoval žádné opravy nebo opravné známky. Stěžovatel požádal veřejného ochránce práv o další přezkum svého zkušebního dokumentu pro účely zkoušky e) oprávněným a kvalifikovaným subjektem.

3.5 Podle ustálené judikatury soudů Společenství má výběrová komise při hodnocení výsledků testů výběrového řízení širokou posuzovací pravomoc. Soud Společenství může přezkoumat opodstatněnost jeho hodnotových rozsudků pouze v jasných případech porušení pravidel upravujících jeho řízení (rozsudek Soudního dvora ze dne 11. července 1981, Michel v. Parlament, 195/80, Recueil, s. 2861, body 24 a 25; Věc T-115/89 González Hoguera v. Parlament, Sb. rozh. 1990, s. II-831, a věc T-55/91 Fascilla v. Parlament, Sb. rozh. 1992, s. II-1757), zjevné pochybení nebo zneužití pravomoci, nebo pokud zjevně překročila meze své posuzovací pravomoci (rozsudek Soudního dvora ze dne 11. července 1987, Kolivas v. Komise, 30/86, Recueil, s. 2643, bod 11).

3.6 Veřejný ochránce práv konstatuje, že stěžovatel ve své stížnosti uvedl, že lze předpokládat, že dokonale ovládá svůj mateřský jazyk, a že nebylo logické, aby ve svém mateřském jazyce neuspěl, zatímco ve srovnatelném testu v němčině dosáhl dobrého výsledku. Tyto argumenty však nepostačují k prokázání toho, že se výběrová komise při posuzování testu stěžovatele v tomto případě dopustila zjevné chyby.

3.7 Veřejný ochránce práv dále konstatuje, že poté, co obdržel stanovisko úřadu EPSO, které obsahovalo kopii jeho testu a hodnotícího listu výběrové komise, stěžovatel nepředložil žádné konkrétní připomínky, které by prokazovaly, že se komise dopustila zjevné chyby, když měla za to, že věty byly vytvořeny nesprávně (například že byly neúplné, že obsahovaly systematické chyby syntaxe a interpunkce a že byly plné pravopisných chyb) a že příslušný jazyk nebyl zvládnut. Je pravda, že se rada omezila na zaškrtnutí políček namísto vypracování individuálního a podrobného posouzení testu stěžovatele. Je však třeba zohlednit skutečnost, že se toto tvrzení netýká otázky, zda EPSO dostatečně odůvodnil své rozhodnutí, ale otázky, zda nevyřídil žádost o přezkum původního rozhodnutí o testu stěžovatele a žádost o přístup k dokumentům, kterou stěžovatel předložil ve svých dopisech a e-mailech ze dne 11. května 2004, 24. května 2004 a 16. června 2004 .. Podle názoru veřejného ochránce práv, a jak je uvedeno výše (viz bod 3.3), dopis ze dne 25. června 2004 jasně ukazuje, že úřad EPSO se těmito žádostmi zabýval.

3.8 Stěžovatel ve svém vyjádření požádal o další přezkoumání svého zkušebního dokumentu ke zkoušce e) oprávněným a kvalifikovaným subjektem. V této souvislosti je třeba poznamenat, že úlohou veřejného ochránce práv je zkoumat možné případy nesprávného úředního postupu. Vzhledem k tomu, že stěžovatel nepředložil konkrétní argumenty, které by naznačovaly, že se výběrová komise při posuzování jeho testu e) dopustila zjevné chyby, má veřejná ochránkyně práv za to, že potřeba dalšího přezkumu příslušného testu nebyla prokázána.

3.9 S ohledem na výše uvedené se veřejný ochránce práv domnívá, že stěžovatel neprokázal nesprávný úřední postup, pokud jde o druhé tvrzení a druhé tvrzení, které předložil.

4 Údajné odmítnutí poskytnout informace, vnitřní administrativní nedostatky a zbytečná zpoždění

4.1 Stěžovatel tvrdil, že došlo k odmítnutí poskytnout informace, že v rámci úřadu EPSO existují vnitřní administrativní nedostatky a že došlo ke zbytečnému zpoždění. Vzhledem k souvislosti mezi těmito otázkami považuje veřejná ochránkyně práv za vhodné zabývat se těmito tvrzeními společně.

4.2 Úřad EPSO ve svém stanovisku zdůraznil, že na žádosti stěžovatele odpověděl dopisem ze dne 25. června 2004. Úřad EPSO vyjádřil politování nad tím, že po obdržení prvního e-mailu nebyl stěžovateli včas zaslán dopis s potvrzením o přijetí ani potvrzení o přijetí. Dodal, že jeho opomenutí, jakkoli politováníhodné, by mohlo být vysvětleno výjimečnou pracovní zátěží úřadu EPSO v té době. Pokud jde o tvrzení stěžovatele, že mu byly poskytnuty nesprávné informace při telefonickém rozhovoru se zaměstnancem úřadu EPSO, úřad EPSO zdůraznil, že vždy poskytoval přesné informace v tom smyslu, že tyto informace byly v souladu s informacemi, které měl příslušný útvar k dispozici.

4.3 Řádná administrativní praxe spočívá v řádném a rychlém vyřizování dopisů a dotazů uchazečů ve výběrových řízeních. V tomto případě veřejný ochránce práv konstatuje, že EPSO zamýšlel odpovědět na dopisy a e-maily stěžovatele ze dne 11. května 2004, 24. května 2004 a 16. června 2004 dopisem ze dne 25. června 2004. Vzhledem k tomu, že se tento dopis zabýval otázkami vznesenými stěžovatelem a obsahoval užitečné listinné důkazy o posouzení příslušného testu, má veřejná ochránkyně práv za to, že neexistují žádné důkazy, které by prokazovaly, že úřad EPSO odmítl poskytnout informace. Pokud jde o dobu potřebnou pro tuto odpověď, řádná správní praxe vyžaduje, aby byla odpověď zaslána v přiměřené lhůtě. Podle názoru veřejné ochránkyně práv je i s ohledem na značnou pracovní zátěž, kterou musel úřad EPSO v rozhodné době nést, sporné, zda lze více než šest týdnů považovat za přiměřené v rámci výběrového řízení. Avšak vzhledem k tomu, že úřad EPSO vyjádřil politování nad tímto zpožděním, veřejná ochránkyně práv se domnívá, že v tomto aspektu případu nejsou zapotřebí žádná další šetření.

4.4 Výše uvedené úvahy vycházejí z předpokladu, že dopis EPSO ze dne 25. června 2004 byl ten den skutečně rozeslán. Veřejný ochránce práv se domnívá, že kopie dopisu, který mu úřad EPSO předložil, skutečně ukazuje, že úřad EPSO měl v úmyslu odpovědět na dopisy a e-maily stěžovatele ze dne 25. června 2004. Je třeba poznamenat, že dokument je datován (v rukopise) dne 25. června 2004 a obsahuje odkaz, který zřejmě potvrzuje, že dopis byl téhož dne zaregistrován v databázi pro evidenci korespondence používané úřadem EPSO („Adonis“), jak úřad EPSO vysvětlil ve své odpovědi na žádost veřejného ochránce práv o další informace.

4.5 Veřejný ochránce práv však rovněž konstatuje, že úřad EPSO nebyl schopen předložit žádné důkazy, které by prokazovaly, že tento dopis byl skutečně rozeslán nebo že byl alespoň podepsán nebo parafován osobou, která byla uvedena jako jeho autorka. Za těchto okolností nelze vyloučit, že dopis nebyl omylem zaslán stěžovateli. Ačkoli není možné prokázat, že tento dopis nebyl rozeslán dne 25. června 2004, veřejný ochránce práv konstatuje, že jediným důvodem, proč tato otázka nemohla být vyřešena, byl nedostatek hmatatelných důkazů ve spisu úřadu EPSO, které by prokazovaly, že dopis byl rozeslán. Podle názoru veřejného ochránce práv je však řádná správní praxe vést řádné záznamy o odchozí korespondenci. To znamená, že do souboru by měla být přidána alespoň kopie dopisu podepsaného nebo parafovaného jeho odesílatelem.

4.6 Veřejná ochránkyně práv se proto domnívá, že způsob, jakým úřad EPSO zacházel s dopisy a e-maily stěžovatele, jasně ukazuje, že se vyskytly interní administrativní nedostatky.

4.7 Pokud jde o informace, o nichž stěžovatel tvrdí, že byly poskytnuty při telefonickém rozhovoru v září 2004, veřejný ochránce práv konstatuje, že podle jeho názoru EPSO nezpochybnil skutečnosti uvedené stěžovatelem. Úřad EPSO místo toho tvrdil, že vždy poskytoval přesné informace v tom smyslu, že tyto informace byly v souladu s informacemi, které měl příslušný útvar k dispozici .. Veřejná ochránkyně práv nepovažuje tuto odpověď za uspokojivou. Pokud osoba, na kterou stěžovatel hovořil, znala spis, měla stěžovatele informovat, že odpověď byla zaslána (nebo měla být zaslána) dne 25. června 2004. Pokud příslušná osoba neměla informace, které stěžovatel hledal, měla stěžovatele nasměrovat na osobu, která měla příslušné informace k dispozici, namísto poskytnutí informací, které, jak EPSO implicitně připustil, byly nesprávné.

4.8 Veřejný ochránce práv se proto domnívá, že telefonická odpověď stěžovateli v září 2004 rovněž ukazuje, že v rámci úřadu EPSO existovaly vnitřní administrativní nedostatky.

4.9 Za těchto okolností dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že vyřizování případu stěžovatele úřadem EPSO bylo ztíženo vnitřními administrativními nedostatky. Jedná se o nesprávný úřední postup. Veřejný ochránce práv bere na vědomí, že úřad EPSO vyjádřil politování nad absencí důkazů týkajících se odeslání jeho dopisu ze dne 25. června 2004. Stěžovateli však nebyla nabídnuta žádná omluva. Veřejný ochránce práv dále konstatuje, že úřad EPSO nevyjádřil žádnou lítost ani nepředložil omluvu, pokud jde o informace, které byly stěžovateli poskytnuty telefonicky v září 2004. Kritická poznámka bude proto uvedena níže.

5 Žádost o přístup k dokumentům

5.1 Stěžovatel ve své stížnosti požádal o úplný přístup k dokumentům týkajícím se jeho testů . Veřejná ochránkyně práv považovala toto tvrzení za přípustné v rozsahu, v jakém se týkalo posouzení testu e).

5.2 Úřad EPSO spolu se svým stanoviskem poskytl stěžovateli kopii svého zkušebního dokumentu a odpovídajícího hodnotícího listu, který vypracovala výběrová komise.

5.3 Zdá se tedy, že úřad EPSO poskytl stěžovateli přístup k dokumentům, které potřeboval k posouzení své vlastní výkonnosti. Vzhledem k tomu, že se stěžovatel ve svých připomínkách k otázce přístupu k dokumentům nevrátil, veřejný ochránce práv se domnívá, že není třeba se tímto aspektem stížnosti dále zabývat.

6 Závěr

Na základě šetření veřejné ochránkyně práv týkajících se této stížnosti je nezbytné učinit tuto kritickou poznámku:

Řádnou administrativní praxí je vyřizovat dopisy a dotazy uchazečů ve výběrových řízeních řádně a rychle.

V tomto případě veřejný ochránce práv konstatuje, že EPSO zamýšlel odpovědět na dopisy a e-maily stěžovatele ze dne 11. května 2004, 24. května 2004 a 16. června 2004 dopisem ze dne 25. června 2004. Veřejný ochránce práv však rovněž konstatuje, že úřad EPSO nebyl schopen předložit žádné důkazy, které by prokazovaly, že tento dopis byl skutečně rozeslán nebo že jej alespoň podepsala nebo parafovala osoba, která byla uvedena jako jeho autorka. Za těchto okolností nelze vyloučit, že dopis nebyl omylem zaslán stěžovateli. Ačkoli není možné prokázat, že tento dopis nebyl rozeslán dne 25. června 2004, veřejný ochránce práv konstatuje, že jediným důvodem, proč tato otázka nemohla být vyřešena, byl nedostatek hmatatelných důkazů ve spisu úřadu EPSO, které by prokazovaly, že dopis byl rozeslán. Podle názoru veřejného ochránce práv je však řádná správní praxe vést řádné záznamy o odchozí korespondenci. To znamená, že do souboru by měla být přidána alespoň kopie dopisu podepsaného nebo parafovaného jeho odesílatelem.

Pokud jde o informace, o nichž stěžovatel tvrdí, že byly poskytnuty při telefonickém rozhovoru v září 2004, veřejný ochránce práv konstatuje, že EPSO podle jeho názoru nezpochybnil skutečnosti uvedené stěžovatelem. Místo toho úřad EPSO tvrdil, že vždy poskytoval přesné informace v tom smyslu, že tyto informace byly v souladu s informacemi, které měl příslušný útvar k dispozici. Veřejná ochránkyně práv nepovažuje tuto odpověď za uspokojivou. Pokud osoba, na kterou stěžovatel hovořil, znala spis, měla stěžovatele informovat, že odpověď byla zaslána (nebo měla být zaslána) dne 25. června 2004. Pokud příslušná osoba neměla informace, které stěžovatel hledal, měla stěžovatele nasměrovat na osobu, která měla příslušné informace k dispozici, namísto poskytnutí informací, které, jak EPSO implicitně připustil, byly nesprávné.

Veřejný ochránce práv se proto domnívá, že vyřizování dopisů a e-mailů stěžovatele úřadem EPSO a telefonická odpověď stěžovateli v září 2004 svědčí o vnitřních administrativních nedostatcích úřadu EPSO. Jedná se o nesprávný úřední postup.

Vzhledem k tomu, že se tyto aspekty věci týkají postupů souvisejících s konkrétními událostmi v minulosti, není vhodné usilovat o smírné urovnání této záležitosti. Veřejná ochránkyně práv proto případ uzavírá.

O tomto rozhodnutí bude rovněž informován ředitel úřadu EPSO.

Upřímně,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Rozhodnutí Evropského parlamentu 94/262 ze dne 9. března 1994 o pravidlech a obecných podmínkách pro výkon funkce veřejného ochránce práv, Úř. věst. 1994, L 113, s. 15.