Vážený pane P.,

Dne 13. září 2000 jste podal stížnost k evropskému veřejnému ochránci práv na Komisi jménem "Lycée Régional d'Enseignement Technologique et Professionnel". Vaše stížnost se týkala údajného nepřiměřeného zpoždění ze strany kanceláře technické pomoci programu Leonardo da Vinci při vyřizování vašeho projektu (č.j. F/95/2/2393/P/II.1.1a) a při dokončování konečných plateb za tento projekt.

Dne 17. října 2000 jsem předal stížnost předsedovi Evropské komise. Dne 12. února 2001 jsem obdržel stanovisko Komise, které jsem Vám předal s výzvou k vyjádření. Dne 5. března 2001 jsem obdržel Vaše připomínky. Dne 31. května 2001 jsem si od Komise vyžádal další informace. Dne 12. června 2001 jsem od orgánu obdržel druhé stanovisko, které jsem Vám předal s další výzvou k vyjádření. Dne 16. října 2001 jsem obdržel Vaše připomínky. Doplňující informace jste mi zaslal dopisem ze dne 17. prosince 2001. Dne 4. prosince 2001 jsem se písemně obrátil na předsedu Evropské komise s cílem nalézt smírné řešení. Komise zaslala svou odpověď dne 8. února 2002, kterou jsem Vám předala. Dne 19. února 2002 jste mi zaslal své připomínky k návrhu Komise.

Píšu vám nyní, abych vám sdělil výsledek dotazů, které byly učiněny.

Stížnost

Podle stěžovatele byly skutečnosti následující:

"Lycée Régional d'Enseignement Technologique et Professionnel" z Anglet (Francie) založila společný podnik s Mid Kent College of London (UK), ALECOP of Mondragon (Španělsko) a OFE Installatie of Odense (Nizozemsko) pro vývoj vícejazyčného CD ROM o domácí automatizaci. Projekt byl vybrán z programu Společenství Leonardo da Vinci pro finanční asistenci. Konečný produkt musel být k dispozici ve čtyřech různých jazycích: Holandština, angličtina, francouzština a španělština. Práce na projektu probíhaly v období od 1. prosince 1995 do 30. listopadu 1997.

Po předložení závěrečné zprávy dne 14. února 1998 stěžovatel tvrdil, že útvary Komise nadále požadovaly doplňující informace. I když byly požadavky rychle splněny, nezdálo se, že by byly požadované informace dále sledovány. V důsledku toho Komise na konci roku 2000 nedospěla k rozhodnutí o projektu, ani neprovedla jeho konečnou platbu. Stěžovatel přiložil zdlouhavou přílohu sestávající především z kopií četných výměn s útvary Komise.

Stručně řečeno, stěžovatel tvrdil, že Komise ne,

1. řádně a včas odpověděl na informace předložené stěžovatelem;

2. včas uhradil částky odpovídající projektu.

Šetření

Komise zaslala své stanovisko dne 17. října 2000. Vysvětlila, že projekt stěžovatele (F/95/2393) byl vybrán v roce 1995 v rámci první fáze programu Leonardo da Vinci. Orgán poté odkázal na dvě tvrzení uvedená ve stížnosti:

Pokud jde o údajnou absenci řádné a včasné odpovědi na závěrečnou zprávu stěžovatele, Komise popsala, jak bylo hodnocení projektu provedeno:

i) Od března 1998 do února 1999: Závěrečná zpráva byla Komisi zaslána v březnu 1998. Jeho hodnocení zahrnovalo jak jeho výsledek, tak finanční aspekty. Uskutečnilo ji „předsednictvo technické pomoci“ (BAT), které řídila společnost Agenor, nezávislá firma najatá Komisí. Dne 11. února 1999, po skončení smluvního vztahu se společností Agenor, však Komise smlouvu neobnovila. Úkoly prováděné BAT proto nemohly být dokončeny.

ii) Od května 1999 do ledna 2000: Za účelem dokončení práce, kterou dříve vykonala BAT, zřídila Evropská komise buňku CLEO, což je zvláštní oddělení v rámci Generálního ředitelství pro vzdělávání a kulturu. Tato služba byla v provozu až v květnu 1999 a hodnocení závěrečné zprávy stěžovatele bylo znovu zahájeno v červnu 1999. Dne 25. června 1999 byl dodavatel požádán o doplňující informace, na které odpověděl zasláním různých podpůrných materiálů dne 7. července a 8. září 1999; 4., 13., 15. a 20. října 1999; a 30. listopadu 1999. Komise si dne 3. prosince 1999 vyžádala další podrobnosti, které jí byly předány dne 8. prosince 1999. Po dokončení hodnocení zprávy na konci prosince 1999 dospěla Komise k závěru, že finanční žádosti stěžovatele jsou neopodstatněné, a že část již vyplacených částek proto musí být vrácena. Zahájila proto příslušné postupy, aby byla tato část finančních prostředků získána zpět.

Pokud jde o skutečnost, že Komise nedokončila konečnou platbu projektu, orgán vysvětlil, že podal první žádost o úhradu dne 21. ledna 2000. I když byl tento typ žádosti zasílán přímo konzultantům, postup byl změněn, když společnost CLEO převzala BAT v březnu 2000. V rámci nového režimu musely být žádosti o vrácení již vyplacených částek nejprve předány finanční službě Komise. Jakmile schvalující osoba souhlasila, byly žádosti spolu s nezbytnými podpůrnými důkazy předány generálnímu ředitelství pro rozpočet, které je odpovědným GŘ, aby žádosti předalo přímo dodavateli.

V důsledku tohoto těžkopádného postupu byla žádost o vrácení částky 14 399 € zaslána stěžovateli až dne 20. prosince 2000. Lhůta pro platbu byla stanovena na 28. února 2001.

Komise na závěr vyvrátila existenci majetkové újmy na straně stěžovatele. Vzhledem k tomu, že se zpoždění netýkalo platby, ale spíše žádosti o vrácení již vyplacených částek, nemohl stěžovatel požadovat náhradu škody.

Dne 5. března 2001 zaslal stěžovatel své připomínky ke stanovisku Komise.

Domníval se, že Komise zaujala velmi administrativní hledisko, které neodpovídá významu projektu a úsilí, které všechny strany vynaložily na jeho rozvoj.

Stěžovatel vysvětlil, že orgán jasně neuvedl důvody, které odůvodňovaly žádost o úhradu. Na základě obdržených informací zpochybnil finanční hodnocení provedené orgánem, zejména pokud jde o osobní výdaje. V době, kdy byl projekt v roce 1995 zahájen, bylo těžké předpovědět, jak se bude práce vyvíjet. V důsledku toho se stalo nezbytným zvýšit částku původně určenou na zaměstnance na úkor jiných rozpočtových položek. Celkové náklady projektu se však nezměnily. Komise na druhé straně stěžovatele nikdy neinformovala o postupu, který je třeba dodržet při změně původních odhadů. Stěžovatel rovněž požádal, aby byla žádost o úhradu pozastavena, dokud veřejný ochránce práv v této věci nerozhodne.

Další dotazy

S ohledem na dostupné informace si veřejná ochránkyně práv vyžádala od Komise další podrobnosti týkající se dvou tvrzení stěžovatele. V dopise ze dne 31. května 2001 si veřejný ochránce práv vyžádal tyto informace:

i) Chybějící řádná a včasná odpověď stěžovatele na závěrečnou zprávu: Veřejný ochránce práv se dotázal, zda útvary Komise stěžovatele řádně informovaly o situaci a/nebo se omluvily za případné nepříjemnosti, které mohla způsobit; a

ii) Nedokončení platby projektu: Vzhledem k tomu, že Komise neuvedla důvody své žádosti o vrácení části již vyplacených prostředků, veřejný ochránce práv požádal o podrobnější informace o tomto aspektu případu, zejména o použití bodu 1.1 přílohy II (Finanční aspekty) smlouvy (1) v tomto případě.

Komise zaslala své druhé stanovisko dne 31. července 2001 poté, co dne 12. června 2001 požádala o prodloužení lhůty pro odpověď. Orgán se samostatně zabýval dvěma aspekty případů, u nichž veřejný ochránce práv požádal o další informace.

Pokud jde o nedostatek řádných a včasných odpovědí, Komise zdůraznila, že po předložení závěrečné zprávy v březnu 1998 její útvary uskutečnily četné výměny se stěžovatelem ohledně obsahu i finančních aspektů projektu. V podrobné tabulce orgán popsal devatenáct výměn, které se uskutečnily v období od ledna 1998 do prosince 1999 a které zahrnovaly dvě žádosti týkající se výsledku projektu a čtyři žádosti týkající se jeho finančních aspektů. Kromě těchto formálních kontaktů Komise potvrdila, že její útvary měly se stěžovatelem pravidelné telefonické kontakty, během nichž jej informovaly o svém záměru požádat o vrácení části již provedených plateb.

Pokud jde o nedokončení konečné platby ze strany Komise, Komise vysvětlila, že náklady, které nemohly být zaplaceny, byly podrobně popsány jak v dopise zaslaném stěžovateli dne 20. prosince 2000, tak v faxu zaslaném stěžovateli dne 26. února 2001. Pokud jde o nezpůsobilost některých osobních nákladů požadovaných stěžovatelem, Komise odůvodnila své odmítnutí na základě pravidel stanovených ve „finanční a správní příručce“, která byla stěžovateli zaslána v prosinci 1996. Bod II.2.3 těchto pravidel stanoví, že převody mezi rozpočtovými položkami mohou být přijaty, pokud nemění cíle projektu. Pokud však navrhovaná změna přesahuje 15 % částky původně plánované pro tuto položku a zahrnuje více než 1 500 EUR, vyžaduje se předchozí schválení ze strany Komise. Orgán vysvětlil, že v tomto případě změny provedené stěžovatelem, pokud jde o osobní náklady projektu, přesáhly výše uvedené limity a stěžovatel nikdy nepožádal Komisi o předchozí povolení. V důsledku toho orgán nemohl tyto náklady financovat.

Komise rovněž odkázala na další důvody, které podpořily její žádost o vrácení části jejího příspěvku, jako je nedostatek podrobností o povaze některých výdajů, nepředložení dokladů o některých osobních nákladech nebo cesty uskutečněné mimo smluvní období.

S ohledem na šetření veřejné ochránkyně práv Komise souhlasila s prodloužením lhůty pro vrácení již vyplacených částek, ale navrhla, aby stěžovatel předložil svým útvarům dopis s podrobným popisem svých námitek.

Dopisem ze dne 11. října 2001 stěžovatel odpověděl na argumenty předložené Komisí.

Navzdory četným výměnám dopisem a telefonicky s Komisí stěžovatel poukázal na to, že neobdržel žádný návrh ani radu, jak situaci zlepšit. Zdůraznil, že jeho hlavní nesouhlas s Komisí se týká výše osobních výdajů uvedených v jejich závěrečné zprávě, a trval na tom, že celkové náklady předpokládané v původním návrhu se nijak nezvýšily.

Úsilí ombudsmana dosáhnout přátelského řešení

Po pečlivém zvážení stanoviska a připomínek se veřejný ochránce práv nedomníval, že Komise na tvrzení stěžovatele odpovídajícím způsobem reagovala. Komise odůvodnila svou žádost o úhradu části výdajů tím, že konečná finanční žádost stěžovatele byla neopodstatněná. Orgán měl zejména za to, že zvýšení osobních nákladů projektu bez předchozího souhlasu orgánu bylo nesprávné. Veřejná ochránkyně práv konstatovala, že na základě bodu 1.1 přílohy II smlouvy (Finanční aspekty) bylo konzultantovi umožněno změnit odhady původního projektu, a převést tak finanční prostředky mezi různými rozpočtovými položkami.

Veřejný ochránce práv dospěl k předběžnému závěru, že vzhledem k neexistenci přesvědčivějšího vysvětlení se nezdá, že by odůvodnění Komise týkající se zamítnutí žádosti stěžovatele o konečnou platbu jeho projektu bylo založeno na pravidlech smlouvy. Veřejný ochránce práv proto dopisem ze dne 4. prosince 2001 navrhl, aby Komise změnila své stanovisko v souladu s předchozími úvahami a znovu zvážila žádost stěžovatele o konečnou platbu.

Komise zaslala svou odpověď dne 1. února 2002. Orgán vysvětlil, že na základě úvah veřejného ochránce práv přezkoumal případ v duchu smíru. Vzhledem k tomu, že dodavatel nedostal správní a finanční příručku Komise, ale až po podpisu úmluvy, a také k tomu, že předpokládaných cílů projektu bylo plně dosaženo, vyjádřila Komise ochotu navrhované rozpočtové změny přijmout. V tomto ohledu měl být dodavateli zaslán dopis.

Poukázala však na to, že stěžovatel v dopise ze dne 18. října 2001 zpochybnil nezpůsobilost některých dalších výdajů. V odpovědi z prosince 2001 si Komise vyžádala další důkazy týkající se těchto poplatků.

Stručně řečeno, Komise souhlasila s tím, že přehodnotí svou žádost o úhradu a dokončí platbu projektu téměř za celou částku stanovenou ve smlouvě. Tento výsledek by měl záviset pouze na tom, zda stěžovatel předloží další důkazy.

Dne 19. února 2002 zaslal stěžovatel své připomínky k návrhu Komise. Uvítal řešení navržené Komisí a souhlasil s poskytnutím co největšího počtu požadovaných dokumentů. Stěžovatel vyjádřil ochotu učinit vše, co je v jeho silách, aby bylo dosaženo nejlepšího možného řešení. Poděkoval veřejnému ochránci práv za úsilí, které jeho jménem vynaložil.

ROZHODNUTÍ

Na základě informací shromážděných v průběhu šetření veřejný ochránce práv dospěl k závěru, že Evropská komise případ vyřešila ke spokojenosti stěžovatele.

V této souvislosti se proto evropský veřejný ochránce práv rozhodl případ uzavřít.

O tomto rozhodnutí bude rovněž informován předseda Evropské komise.

Upřímně,

Jacob SÖDERMAN

(1) "Les montants prévisionnels indiqués par le Contractant en regard des différentes catégories de dépenses n'auront qu'une valeur indicative et le Contractant pourra procéder à des virements entre ces différentes catégories, à condition toutefois que ces virusents n'affectent fond pasamentalement l'objet ou le contenu des travaux à effectuer".