Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatel požádal o stáž v Evropské komisi. Prošla fází předběžného výběru^[1] a byla požádána, aby nahrála doklady o své kvalifikaci a zkušenostech ve svém účtu přihlášek.

2. Dne 22. října 2019 se stěžovatelka přihlásila na svůj účet, kde uvedla, že lhůta pro nahrání dokumentů je 22. března 2019. Stěžovatel v tomto okamžiku nenahrál žádné podpůrné dokumenty. Dne 29. října 2019 se znovu přihlásila k nahrání dokumentů. Poté zjistila, že lhůta pro nahrání dokumentů uplynula dříve téhož dne.

3. Téhož dnestěžovatel zaslal Komisi dopis. Uvedla, že podklady nenahrála včas, protože vzhledem k tomu, že lhůta původně sdělená na jejím účtu byla chybná, byla přesvědčena, že má čas.

4. Poté, co Komise zaslala stěžovateli odpověď, uznala, že účet žádosti původně stanovil nesprávné datum pro předložení podkladů. To bylo způsobeno problémem IT. Pokud by stěžovatel obnovil internetovou stránku účtu přihlášky, objevila by se správná lhůta. Všichni žadatelé však byli včas informováni o správné lhůtě.

5. Komise uvedla, že vzhledem k tomu, že lhůta pro nahrání podkladů uplynula, nemohla dokumenty stěžovatele přijmout, neboť by to bylo v rozporu se zásadou rovného zacházení s žadateli. Vzhledem k nespokojenosti s odpovědí Komise se stěžovatel obrátil na veřejného ochránce práv v listopadu 2019.

Šetření

6. Veřejná ochránkyně práv zahájila šetření stížnosti, že Komise řádně neinformovala předem vybrané žadatele o lhůtě pro předložení podpůrných dokumentů, a že by proto Komise měla přijmout podpůrné dokumenty stěžovatele po uplynutí lhůty.

7. V průběhu šetření obdržela veřejná ochránkyně práv odpověď Komise na stížnost. Stěžovatelka rovněž informovala vyšetřovací tým veřejného ochránce práv, že dne 4. prosince 2019 obdržela oznámení ve svém účtu žádosti, v němž jí bylo sděleno, že byla vybrána. Později téhož dne však obdržela další oznámení, v němž jí bylo sděleno, že nebyla vybrána, protože před uplynutím lhůty nepředložila podklady.

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

8. Stěžovatel uvedl, že je nespravedlivé vyloučit ji z výběrového řízení na stáž z důvodu chyby, které se Komise dopustila. Měla za to, že ji Komise řádně neinformovala o lhůtě pro předložení dokumentů, ani jí neuvědomila, že došlo k chybě v účtu žádosti. Nemohla vědět, že k nápravě chyby by musela obnovit webovou stránku.

9. Komise uvedla, že s žadateli komunikuje pouze prostřednictvím účtu žádosti. Komise používá účet žádosti k informování předem vybraných žadatelů o jakékoli novinky týkající se jejich žádosti, včetně lhůty pro předložení podkladů. Žadatelé mohou dostávat oznámení, pokud je zpráva v účtu žádosti, i když tomu tak není vždy. Přihláškový účet obsahuje informace, že žadatelé musí kontrolovat své účty nejméně dvakrát týdně a že nemohou použít chybějící oznámení k tomu, aby tvrdili, že o informacích v účtu nevěděli.

10. Komise uvedla, že chybná lhůta (což byla lhůta z předchozího výběrového řízení) byla viditelná pouze asi 15 minut. Komise neoznámila žadatelům, že jejich účty žádostí původně uváděly nesprávnou lhůtu. Komise obdržela stejné množství podpůrných dokladů jako obvykle. Někteří žadatelé kontaktovali Komisi, aby ověřili datum. Stěžovatelka bohužel nekontrolovala svůj přihláškový účet tak pravidelně, jak se očekávalo, ani se nekontaktovala s Komisí, aby ověřila lhůtu. Komise proto nepovažovala argumenty stěžovatelky za dostatečné k tomu, aby odůvodňovala přijetí jejích podkladů po uplynutí lhůty. Komise vyzvala stěžovatele, aby se znovu ucházel o další stáž.

11. Komise informovala veřejnou ochránkyni práv, že přezkoumá své vnitřní postupy vytvořením kontrolního seznamu s cílem zajistit, aby všechny požadované kroky (včetně vymazání lhůt v předchozích výběrových řízeních) byly řádně dokončeny před zveřejněním zpráv na účtech žádostí.

Hodnocení veřejného ochránce práv

12. Je politováníhodné, že Komise původně stanovila nesprávnou lhůtu v účetní závěrce žádosti. Zatímco Komise chybu opravila do 15 minut, byla upozorněna na skutečnost, že ji někteří kandidáti viděli. Komise proto měla všem uchazečům zaslat oznámení o správné lhůtě. Nic nenasvědčuje tomu, že by to bylo obzvláště obtížné.

13. Chybná lhůtazároveň vypršela o více než šest měsíců dříve. Jako takové by bylo rozumné, aby ji stěžovatel zpochybnil, stejně jako ostatní žadatelé. Kromě toho, kdyby se řídila pokyny z účtu přihlášky, aby svůj účet kontrolovala nejméně dvakrát týdně, viděla by správnou lhůtu. Stěžovatelka však nechala uběhnout týden mezi tím, že si všimla lhůty, která musela být nesprávná, a znovu zkontrolovala svůj přihláškový účet. Stěžovatelka neposkytla žádné informace, které by naznačovaly, že jí bylo během tohoto období znemožněno ověřit si účet žádosti.  

14. Na základě výše uvedených skutečností veřejná ochránkyně práv konstatuje, že ačkoli Komise měla uchazeče upozornit na chybu, její rozhodnutí nepřijmout podklady stěžovatele v tomto případě bylo přiměřené.

15. Veřejná ochránkyně práv vítá opatření, která Komise přijala, aby se zabránilo podobným chybám v budoucnu. V této souvislosti veřejný ochránce práv rovněž věří, že další chyba, na kterou stěžovatelka upozornila (viz bod 7), se nebude opakovat.

16. Závěrem se veřejná ochránkyně práv domnívá, že způsob, jakým Komise formulovala svou první e-mailovou odpověď stěžovateli, by mohl být vnímán jako nezdvořilý, a připomíná proto, že je důležité vždy náležitě oslovit jednotlivce v souladu s Evropským kodexem řádné správní praxe^[2].

Závěr

Na základě šetření veřejný ochránce práv uzavře tento případ s následujícím závěrem:

Ačkoli Komise měla uchazeče upozornit na chybu v tomto případě, veřejná ochránkyně práv konstatuje, že její rozhodnutí nepřijmout podpůrné dokumenty stěžovatele bylo přiměřené.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

Emily O’Reillyová

Evropský veřejný ochránce práv

Štrasburk, 19. února 2020

[1] Více informací naleznete na https://ec.europa.eu/stages/information/selection_en.

[2] Viz článek 12 Evropského kodexu řádné správní praxe, k dispozici na adrese https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510.