1. Poslední aktualizace tohoto záznamu: 14.11.2024

2. Referenční číslo: 01/2023

Ref. č. Ares(2023)1412440

3. Jméno a kontaktní údaje správce: Evropský veřejný ochránce práv, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Štrasburk Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Odpovědný útvar: Ředitelství pro správu evropského veřejného ochránce práv – tým pro lidské zdroje – e-mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů: paní Francesca PAVESI-

Zástupce pověřence pro ochranu osobních údajů: pan Nicholas HERNANZ

E-mailová adresa: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Jméno a kontaktní údaje zpracovatele: Nevztahuje se na tento návrh.

6. Jméno a kontaktní údaje společného správce (společných správců): Lékařská služba Evropského parlamentu (EP)

V případě žádosti o přiměřené ubytování posoudí lékařská služba EP podpůrné dokumenty s cílem určit platnost žádostí o přiměřené ubytování a navrhne výkonnému dekretu nezbytná opatření.

E-mailová adresa: bmedical@ep.europa.eu

7. Účel (účely) zpracování: určit uchazeče pro program stáží pro osoby se zdravotním postižením v Úřadu evropského veřejného žalobce a provést příslušné výběrové řízení.

Právním základem je rozhodnutí evropské veřejné ochránkyně práv o stážích ze dne 13. února 2023, oznámení evropské veřejné ochránkyně práv o stážích 2023 – Stáž pro osoby se zdravotním postižením a čl. 1 d odst. 4 služebního řádu úředníků a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie[1] přiměřená úprava).

Uchazeči poskytují své údaje prostřednictvím internetového (internetového) nástroje pro podávání přihlášek. Pro účely výběrového řízení jsou údaje importovány do nástroje IT určeného k podpoře a usnadnění výběrového řízení.

8. Popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů:

Kategorie subjektů údajů: uchazeči o stáže nabízené osobám se zdravotním postižením

Kategorie osobních údajů:

• základní osobní údaje (jméno, příjmení, státní příslušnost, datum narození, e-mail, město a země bydliště, telefon);
• informace obsažené v životopise (vzdělávání, pracovní zkušenosti, jazykové znalosti);
• doklad (doklady) prokazující zdravotní postižení (např.: doklad vydaný vnitrostátním nebo regionálním orgánem nebo akreditovaným subjektem v členském státě EU, průkaz EU pro osoby se zdravotním postižením, aktuální potvrzení vydané lékařem)
• případně žádost o přiměřené ubytování pro práci během stáže spolu s řádným odůvodněním potřeby přiměřeného ubytování[2];
• kopie diplomů, diplomů nebo osvědčení žadatele.

9. Lhůta pro uchovávání údajů a pokud možno pro jejich vymazání:

• V případě, že se uchazeči chtějí ucházet o budoucí stáže, uchovávají se údaje uchazečů předložené prostřednictvím internetového (internetového) nástroje pro podávání přihlášek na jejich osobním účtu po dobu dvou let. Uchazeči mohou EO kdykoli požádat, aby svůj účet smazal. Pokud se uchazeči o stáž nepřipojí ke svému účtu do dvou let, účet a údaje v něm obsažené se po zaslání e-mailu s oznámením žadateli automaticky vymažou.
• Údaje předané do nástroje pro výběr týkající se neúspěšných uchazečů se vymažou devět měsíců po skončení stáží, pro něž byly údaje shromážděny. Údaje o uchazečích vybraných na stáže se vymažou dva roky po skončení stáže.

10. Příjemci údajů:

Výkonný ředitel, generální tajemník (je-li to relevantní), ředitel pro administrativu, úředník pro stáže, vedoucí oddělení lidských zdrojů, vedoucí oddělení pro šetření, zaměstnanci zapojení do hodnocení uchazečů a odvětví IKT.

V případě žádosti o přiměřenou úpravu posoudí lékařská služba EP podpůrné dokumenty s cílem určit platnost žádosti a navrhne výkonnému dekretu nezbytná opatření. K předloženým dokumentům má přístup pouze lékařská služba.

11. Dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí a/nebo mezinárodním organizacím? Nevztahuje se na tento návrh.

12. Obecný popis bezpečnostních opatření:

Data jsou shromažďována online v zabezpečeném režimu. Přístup k údajům prostřednictvím on-line formuláře je chráněn heslem, které si žadatel zvolí.

Elektronická data jsou uložena v on-line aplikačním nástroji na serverech hospodářského subjektu, což znamená, že jsou chráněna řadou bezpečnostních opatření zavedených sektorem IKT na ochranu integrity a důvěrnosti elektronického majetku orgánu.

K dokumentům potvrzujícím zdravotní postižení budou mít přístup pouze zaměstnanci oddělení lidských zdrojů. Ostatní zaměstnanci nebo členové výběrové komise nemají přístup.

Vybraní stážisté, kteří potřebují přiměřené ubytování, poskytnou údaje týkající se příslušné žádosti a podpůrné dokumenty přímo lékařské službě EP. Ten provede předběžné posouzení žádosti o ujednání s OO a předloží svou zprávu útvarům pro lidské zdroje veřejné ochránkyně práv.

13. Informace o tom, jak mohou subjekty údajů uplatnit svá práva na přístup a opravu a případně na výmaz, omezení a přenositelnost údajů[3]:

Uchazeči mají právo na přístup ke svým osobním údajům a k relevantním informacím o tom, jak je používáme. Mají rovněž právo požadovat opravu jakýchkoli neúplných nebo nepřesných údajů, které se jich týkají, za předpokladu, že je zachována důvěrnost jednání a rozhodování zaměstnanců podílejících se na hodnocení uchazečů, jakož i práva ostatních uchazečů. Uchazeči mohou identifikační údaje kdykoli během řízení opravit. Pokud jde o údaje týkající se kritérií přípustnosti nebo posouzení, právo na opravu lze uplatnit až do konečného data pro podání žádostí.

Uchazeči mají právo kdykoli vznést námitku proti použití svých údajů evropským veřejným ochráncem práv z důvodů týkajících se jejich konkrétní situace. Za určitých podmínek mají právo požadovat, abychom vymazali jejich osobní údaje nebo omezili jejich použití. Uchazeči mohou kdykoli požádat ředitelství pro administrativu – personální tým – o informace týkající se zpracování jejich osobních údajů e-mailem: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Mohou se rovněž obrátit na pověřence úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Pokud si chtějí stěžovat na to, jak hospodářský subjekt nakládá s jejich osobními údaji, mohou se obrátit na evropského inspektoraochrany údajů (www.edps.europa.eu) na této adrese: EDPS@edps.europa.eu

Subjekty údajů jsou o svých právech informovány prostřednictvím prohlášení o ochraně osobních údajů, které je k dispozici na adrese: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Viz čl. 1d odst. 4 služebního řádu: (...) Přiměřenou úpravou ve vztahu k základním funkcím pracovního místa se v případě potřeby rozumí vhodná opatření, která osobě se zdravotním postižením umožní přístup k zaměstnání, jeho výkon nebo postup v zaměstnání nebo absolvování odborné přípravy, ledaže by tato opatření představovala pro zaměstnavatele nepřiměřenou zátěž.“

[2] Pouze vybraný uchazeč bude požádán o předložení příslušných podpůrných dokladů, které odůvodňují jeho žádost o přiměřenou úpravu. Lékařská služba EP posoudí podklady, aby určila platnost žádosti o přiměřenou úpravu, a výkonnému dekretu navrhne nezbytná opatření.

[3] Zvažte zveřejnění příslušné části prohlášení o ochraně osobních údajů a poskytnutí odkazu. Viz články 15 a 16 o informacích, které mají být poskytnuty subjektu (subjektům) údajů, a články 17 až 22 o právech subjektů údajů podle nařízení 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725