Страсбург, 16.5.2012 г.

Посещение на Агенцията OI/9/2012/OV — Посещение в Европол

Уважаеми г-н Уейнрайт,

През май 2011 г. стартирах програма за посещения в агенциите на ЕС с цел установяване и разпространение на най-добри практики сред агенциите.  Първоначално извърших три „пилотни“ посещения в агенциите на ЕС в Обединеното кралство, а именно Европейския банков орган, Европейската агенция по лекарствата и Европейския полицейски колеж. Впоследствие, на 1 юни 2011 г., се срещнах с ръководителите на всички агенции на ЕС в Брюксел и имах възможност да ги запозная по-подробно с тази инициатива. През октомври и ноември 2011 г. посетих съответно Европейската агенция за околната среда в Копенхаген и Европейския център за мониторинг на наркотици и наркомании и Европейската агенция по морска безопасност в Лисабон. През февруари 2012 г. посетих Европейския център за развитие на професионалното обучение (Европол), а през май посетих Европейската фондация за подобряване на условията на живот и труд в Дъблин. Информация за предишните ми посещения в агенциите на ЕС може да бъде намерена на следната страница на моя уебсайт:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

От 4 до 9 юни 2012 г. ще бъда в Хага и Утрехт за среща с нидерландския национален омбудсман и за изнасяне на лекция на Втората конференция за трансатлантическа прозрачност. Ще се радвам да се срещна с Вас и съответните членове на Вашия екип. След неофициални контакти между нашите служби беше договорена датата 4 юни 2012 г., понеделник (10,30—13,30 ч.).  Приложено към настоящото писмо Ви изпращаме проект на програма за нашето заседание, както и допълнителна информация относно процедурните аспекти на този вид посещения. За Ваша информация ще посетя Евроюст през същата седмица.

По време на посещението си в Европол ще бъда придружен от г-н Оливие Ферхеке, главен правен съветник в моята служба, който ще действа като лице за контакт за организационните аспекти на нашата среща. Неговите данни за контакт са: Olivier Verheecke, тел.: + 32 2 284 20 03. От неофициалните контакти между нашите офиси разбрах, че г-жа Fabiana Scarazatto от отдел „Корпоративни комуникации“ ще бъде лицето за контакт в Европол, което ще поддържа връзка с него за цялата необходима подготовка.

Моля, имайте предвид, че след посещението и нашето заседание, обхващащо съществените въпроси, посочени в бележката в приложението, бих искал да се срещна и с Комитета по персонала на Европол. Желанието ми да се срещна с Комитета по персонала следва искането на Асамблеята на комитетите по персонала на агенциите (AASC) да се срещам систематично с комитетите по персонала на агенциите, които са предмет на моите посещения по собствена инициатива.

Бих искал отново да Ви благодаря, че се съгласихте да организирате това посещение, и очаквам с нетърпение това, което съм сигурен, че ще се окаже плодотворен обмен по различните теми, посочени в бележката в приложението към настоящото писмо. Освен това бих искал предварително да благодаря на ръководството на Европол за организирането на практическите аспекти на срещата ми с Комитета по персонала на Европол, която следва да се проведе същия ден, понеделник, 4 юни, също сутрин, след приключването на срещата ни с ръководството.

Искрено ваш,

П. Никифорос Диамандурос

Прикачен файл: 1

ПРИЛОЖЕНИЕ: Процедурни аспекти и проект на дневен ред на посещението.

Относно процедурните аспекти

Посещенията на Европейския омбудсман се извършват официално въз основа на неговата компетентност да провежда разследвания по собствена инициатива. Следователно кореспонденцията, свързана с това посещение, ще съдържа регистрационен номер за такива разследвания по собствена инициатива (OI/9/2012/OV). Омбудсманът ще бъде благодарен, ако Европол посочи този референтен номер в кореспонденцията си относно посещението.

Разследването по собствена инициатива предполага, наред с другото, че се прилагат обичайните процесуални гаранции по отношение на такива разследвания. Те включват правото на агенцията да поиска от Европейския омбудсман да третира информацията и документите като поверителни — вж. членове 5.1, 5.2 и 14.2 от Реда и условията за прилагане на Омбудсмана:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Освен че информира агенцията, която ще бъде посетена, за въпросите, които възнамерява да повдигне, омбудсманът може също така да поиска от нея да предостави предварително определена относима информация и/или документи.

След всяко посещение омбудсманът уведомява писмено агенцията за своите констатации. Ако той направи конкретни предложения, обикновено той ще поиска от агенцията да го информира за всяко последващо действие, което тя предлага да предприеме. В зависимост от отговора на агенцията омбудсманът ще разгледа възможността за приключване на проверката или за предприемане на по-нататъшни стъпки, например чрез издаване на официални препоръки.

Моля, имайте предвид, че подготвителното писмо за това посещение, както и настоящото приложение ще бъдат публикувани на уебсайта на Европейския омбудсман. Ако Омбудсманът реши да отправи предложения към Агенцията след посещението си, съобщението, съдържащо тези предложения, също ще бъде публикувано на тази страница, както и отговорът на Агенцията, всяка по-нататъшна кореспонденция и окончателните писмени заключения на Омбудсмана. Този обмен ще бъде публикуван на следната страница на уебсайта на Омбудсмана: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Относно въпросите от дневния ред

По отношение на съдържанието на посещението от 4 юни 2012 г. Европейският омбудсман би желал да обсъди следните теми:

• Първоначални контакти на Европол с обществеността
• Прозрачност, диалог и отчетност
• Набиране на персонал
• Оферти и договори
• Конфликт на интереси

Конкретните въпроси, които омбудсманът би искал да разгледа по всяка тема, са следните:

1. Първоначални контакти с обществеността

Една от основните задачи на Омбудсмана е да гарантира, че администрацията на ЕС е отворена, ориентирана към обслужването и ефикасна при осъществяването на контакти с гражданите. Съответните основни принципи са определени в Европейския кодекс за добро административно поведение (CGAB). Въпросът остава значителен в ежедневната ни работа, което предполага, че администрацията на ЕС все още е изправена пред някои предизвикателства в тази област. Когато е целесъобразно, Европейският омбудсман се опитва да намери бързо решение на жалбите, които се отнасят до оплаквания относно първоначалните контакти на гражданите с администрацията. Обикновено това включва моите служби да се свържат със съответното лице по телефона.

Разбирам, че всички агенции на ЕС се съгласиха да приемат Европейския кодекс за добро поведение на администрацията на среща на ръководителите на агенциите, проведена в Лисабон през октомври 2008 г. На уебсайта на Европол обаче не намерих връзка към Европейския кодекс за добро поведение на администрацията. Също така не ми е известно как Европол е приложил Кодекса и как гарантира, че служителите му спазват принципите, заложени в Кодекса. Не успях да намеря препратки към този въпрос на уебсайта на Европол и поради това ще съм благодарен за представянето по този въпрос.

Също така изглежда, че уебсайтът на Европол, включително началната му страница, е достъпен само на английски език, въпреки че в горната част на страницата има опция за търсене на език. Възнамерява ли Европол да направи своя уебсайт достъпен на всичките 23 официални езика?

2. Прозрачност, диалог и отчетност

Европейският омбудсман също така поставя акцент върху насърчаването на прозрачността и повишаването на отчетността в администрацията на ЕС. Това изискване е отразено, наред с другото, в законодателството на ЕС относно публичния достъп до документи, в което омбудсманът изрично се споменава като преразглеждащ орган. Това е отразено и в широките правомощия на омбудсмана за разследване, които ни дават възможност да изясним задълбочено фактите и въпросите, повдигнати в нашите проверки.

Поради това ще Ви бъда благодарен да науча повече по следните въпроси:

а) Как Европол обработва на практика исканията за публичен достъп до документи? Какви са нейните насоки и/или практически условия за обработване на такива искания? Моля, дайте примери, като например основната кореспонденция при обработването от Европол на последните три заявления за публичен достъп до документи, разглеждани съгласно Решението за Европол от 8 юли 2009 г. (което се позовава на Регламент 1049/2001). (Същността на решението на Европол в тези примери няма да бъде разгледана, тъй като това не е целта на настоящото посещение.)

б) Изготвя ли Европол годишен доклад (вътрешен или външен) относно начина, по който обработва публичния достъп до документи?

в) Европол поддържа ли или възнамерява ли да поддържа публичен регистър по смисъла на член 11 от Регламент 1049/2001?[1]

г) Европол обработва огромно количество информация и данни. Уебсайтът на Европол е лесен за ползване и съдържа голям обем данни, публикации и информация, свързани с основните дейности на Европол, по-специално в раздел „Публикации“. Строго погледнато Регламент 1049/2001 се прилага само за „документи“. Как Европол обработва исканията за информация? Моля, предоставете ни информация относно обратната връзка, която службите на Европол получават от потребителите и заинтересованите страни по отношение на достъпа до информация.

3. Подбор и набиране на персонал

По отношение на съдържанието на решенията за подбор и назначаване омбудсманът възприема подход, подобен на този на съдилищата на ЕС. Това означава, наред с другото, че той признава много широките дискреционни правомощия на администрацията при подбора на нейния персонал.

По отношение на процедурните аспекти на подбора и набирането на персонал Омбудсманът работи много активно за повишаване на прозрачността при набирането на персонал в ЕС. Това доведе например до по-голяма прозрачност по отношение на имената на членовете на конкурсните комисии и до по-подробни формуляри за оценка, които дават на кандидатите по-добра представа за начина, по който са били оценени.

В раздел „Заетост,свободни работни места“на уебсайта на Европол се съдържа връзка към Насоките на Европол за набиране на персонал, приети на 24 май 2011 г. Ще Ви бъда благодарен да получа допълнителни разяснения по следните въпроси:

а) По какъв начин Европол осигурява ефективна комуникация с кандидатите във връзка с процедурите за подбор относно статуса на техните кандидатури и/или резултата от процедурата за подбор?

б) Имената на членовете на конкурсната комисия известни ли са на кандидатите?  До каква степен Европол предоставя на кандидатите за работа достъп до оценките на техните заявления?

в) До каква степен Европол търси по-бързи и по-малко формални средства за разрешаване на спорове относно решенията за подбор и назначаване от предвидените в член 90 от Правилника за длъжностните лица?

г) Европол информира ли систематично кандидатите, че могат да подадат жалба до омбудсмана, както е предвидено в член 19 от горепосочения Кодекс за добро поведение на администрацията?

4. Оферти и договори

На равнището на контрола споровете във връзка с тръжни решения и договорни отношения най-често се разглеждат от съдилищата. Значителна част от случаите на омбудсмана обаче през годините са засягали и тези области. По отношение на тръжните процедури Омбудсманът черпи вдъхновение от подхода на Сметната палата, който е да признае широките дискреционни правомощия на администрацията при оценката на съществените аспекти на тръжните предложения, като същевременно внимателно проверява дали тя е посочила валидни и подходящи основания за своите решения и дали е спазила по подходящ начин приложимите процедури и права на информация. По отношение на договорните спорове омбудсманът сам по себе си не преценява дали е налице нарушение на договора. Той обаче проучва задълбочено дали администрацията е представила основателни причини за своята позиция и също така разглежда справедливостта на административните действия или пропуски.

Отбелязвам, че уебсайтът на Европол съдържа раздел „Общественипоръчки“,който съдържа връзка към общите условия, приложими към договорите, сключени с Европол (приложими към договорите за закупуване на услуги с ниска стойност и доставка на стоки).

Въпроси:

а) Как Европол разглежда спорове във връзка с тези области?

б) Уведомени ли са оферентите и изпълнителите, че могат да подадат жалба до омбудсмана?

5. Конфликт на интереси

Конфликт на интереси възниква, когато може да се приеме, че лицата, които работят за публичната администрация, имат неподходящ личен интерес по въпрос, с който се занимават. Такива конфликти трябва да бъдат третирани по подходящ начин, за да се гарантира обективно вземане на решения и да се повиши доверието на обществеността в администрацията. Неотдавнашните събития и случаи показват, че администрацията на ЕС очевидно не се ползва с пълното доверие на обществеността по този въпрос.

С оглед на тези съображения бих искал да знам какви конкретни мерки прилага Европол, за да се избегнат конфликти на интереси във връзка със следните области:

а) Набиране на персонал, включително висши служители

б) Настоящи и бивши служители, по-специално по отношение на външните дейности по време на и след службата им в Европол (вж. например членове 11, 11а, 12б и 16 от Правилника за длъжностните лица).