Случаят се отнася до искане за публичен достъп до документи във връзка с дисциплинарни производства вследствие на разследване и препоръка от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) до Комисията. Комисията установи, че 23 документа попадат в обхвата на искането и отказа достъп до всички документи в тяхната цялост. По този начин Комисията се позовава на необходимостта от защита на личните данни.

Когато жалбоподателят поиска от Комисията да преразгледа решението си, Комисията потвърди отказания достъп, като се позова на обща презумпция за поверителност, произтичаща от защитата на целите на разследванията. Комисията също така твърди, че не може да бъде предоставен публичен достъп с цел защита на личните данни, съдържащи се в документите.

Омбудсманът констатира, че прилагането от страна на Комисията на обща презумпция за поверителност след приключването на въпросното дисциплинарно производство не е разумно. Въз основа на проверка на спорните документи Омбудсманът счита, че въпреки че може да се наложи части от документите да бъдат редактирани, за да се предотврати идентифицирането на лица или да се защити целта на бъдещи разследвания, документите не съдържат чувствителна информация навсякъде. Поради това Омбудсманът предложи като решение Комисията да преразгледа позицията си по искането за достъп с оглед на предоставянето на съдържателен частичен достъп до исканите документи.

В отговор Комисията потвърждава, че се позовава на обща презумпция за поверителност, и счита, че във всеки случай не е възможен смислен частичен достъп, без да се разкрият лични данни и да се изложи на риск защитата на целта на дисциплинарните разследвания на Комисията.

Омбудсманът изрази съжаление, че Комисията не е предоставила частичен достъп след нейното предложение за решение. Омбудсманът установи, че обработването от страна на Комисията на това искане за достъп представлява лошо управление.

Тъй като Комисията е преразгледала позицията си по искането за достъп на жалбоподателя вследствие на предложението на омбудсмана за решение и е стигнала до същото заключение като в своето потвърдително решение, омбудсманът не вижда полезна цел в продължаването на тази проверка с официална препоръка по въпроса. Поради това тя приключи случая.

Делото се отнася до решението на Европейската комисия да откаже публичен достъп до окончателни решения за налагане на санкции, с които се прекратяват дисциплинарни производства срещу служители на Комисията. Комисията е приложила обща презумпция за поверителност по отношение на всички спорни документи, основана на необходимостта от защита на целите на дейностите по разследване. Комисията също така твърди, че във всеки случай не може да се предостави публичен достъп до решенията, без да се разкрият лични данни.

Омбудсманът установи, че Комисията няма основание да се позовава на обща презумпция за поверителност въз основа на необходимостта да се защити целта на разследванията, за да откаже достъп до окончателните решения за налагане на санкции. Поради това разследващият екип на Омбудсмана провери въпросните документи. Въз основа на проверката омбудсманът счете, че макар някои от окончателните решения за налагане на санкции да изискват по-обширни редакции от други, за да се предотврати установяването на самоличността на лицата и по този начин да се защити тяхната неприкосновеност и неприкосновеност на личния живот, позицията на Комисията, че не може да бъде предоставен достъп, е неразумна. Омбудсманът също така счита, че документите включват само ограничена информация, която ще трябва да бъде отказана, за да се защити целта на разследванията.

С оглед на това омбудсманът установи, че отказът на Комисията да предостави публичен достъп до исканите документи в тяхната цялост представлява лошо управление.

Омбудсманът вече изложи своето становище по-горе в предложение за решение в паралелна проверка относно публичния достъп до подобни документи. Тъй като Комисията е преразгледала позицията си след това предложение за решение и е стигнала до същото заключение като в своето потвърдително решение, Омбудсманът не вижда никаква полезна цел в продължаването на тази проверка чрез отправяне на официална препоръка по въпроса. Поради това тя приключи случая.

Случаят се отнася до отказа на Европейския парламент да предостави публичен достъп до документи, свързани с разследване на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) за неправомерно поведение на служители. За да откаже достъп, Парламентът се позовава на две изключения съгласно законодателството на ЕС относно публичния достъп до документи, като твърди, че оповестяването би засегнало неприкосновеността на личния живот и личната неприкосновеност на лицата, засегнати от разследването на OLAF и нейния процес на вземане на решения.

Омбудсманът установи, че жалбоподателят не е установил необходимост от разкриване на личните данни в обществен интерес, както се изисква от законодателството на ЕС относно защитата на данните. Следователно Парламентът основателно е отказал да разкрие каквито и да било лични данни, съдържащи се в спорните документи. Прегледът на документите обаче показа също, че те не съдържат лични данни навсякъде и че някои части от документите могат да бъдат оповестени, като същевременно се защитават неприкосновеността на личния живот и личната неприкосновеност на засегнатите лица. Поради това омбудсманът предложи Парламентът да преразгледа позицията си, че достъпът до документите трябва да бъде отказан изцяло.

В отговор Парламентът поддържа позицията си, че не може да бъде предоставен публичен достъп, тъй като счита, че не е възможно да се редактират всички лични данни, като същевременно се оставя някакво съдържателно съдържание. Омбудсманът изрази съжаление, че Парламентът продължава да отказва всякаква форма на достъп до исканите документи. Като се има предвид, че Парламентът потвърди позицията си в отговор на нейното предложение за решение, омбудсманът изрази становището, че разглеждането на въпроса в контекста на този случай няма да бъде полезно. Омбудсманът обаче очаква, че Парламентът ще вземе предвид нейната оценка, когато разглежда бъдещи искания за публичен достъп до подобни документи.

Случаят се отнася до отказа на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) да предостави достатъчно широк публичен достъп до окончателните доклади и препоръки на OLAF, свързани с две разследвания на неправомерно поведение на служители на ЕС. За да откаже достъп до части от тези документи, OLAF се позовава на две изключения от правната уредба на Съюза относно публичния достъп до документи, като изтъква, че оповестяването би засегнало необходимостта от защита на личния живот и неприкосновеността на лицата, посочени в документите, включително лицата, засегнати от разследванията на OLAF, както и необходимостта от защита на търговските интереси на дружествата и юридическите лица, посочени в документите.

Омбудсманът установи, че жалбоподателят не е установил необходимост от разкриване на въпросните лични данни в обществен интерес, както се изисква от законодателството на ЕС за защита на данните. След проверка на спорните документи омбудсманът също така счита, че заличаването на търговска информация е разумно и че в това отношение не е налице по-висш обществен интерес от оповестяването. Поради това омбудсманът стига до извода, че решението на OLAF да откаже публичен достъп до части от спорните документи е обосновано. Приветствайки решението на OLAF да разкрие значителни подробности за съответните две разследвания, омбудсманът приключи проверката, като не установи лошо администриране.

Случаят се отнася до решението на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) да откаже публичен достъп до окончателните доклади и свързаните с тях препоръки в 44 разследвания, както и до преписката по конкретно приключено дисциплинарно дело. OLAF е приложила обща презумпция за неоповестяване на всички спорни документи, което означава, че е отказала да предостави публичен достъп до документи, без да е извършила индивидуална оценка.

Омбудсманът установи, че OLAF няма основание да се позовава на обща презумпция за неоповестяване, основана на необходимостта да защити целта на своите разследвания, да откаже достъп до 37-те окончателни доклада и препоръки, във връзка с които разследванията и последващите действия са били приключени. По отношение на окончателните доклади и препоръки, в които OLAF е счела, че последващите действия все още продължават, омбудсманът е счел, че не е ясно дали и как OLAF е преценила, че този период на последващи действия все още е разумен, преди да приложи общата презумпция за неоповестяване.

Поради това Омбудсманът предложи като решение OLAF i) да извърши индивидуална оценка на окончателните доклади и препоръки, свързани с разследванията, при които последващите действия са били приключени, като при необходимост редактира личните данни с цел предоставяне на възможно най-широк публичен достъп; и ii) да предостави обяснения защо счита, че разумният срок за приключване на последващите дейности все още не е изтекъл, когато е приложимо.

В отговор OLAF извърши индивидуална оценка на 41 окончателни доклада и препоръки във връзка с всички разследвания, при които беше потвърдено, че последващите действия са били приключени. OLAF предостави частичен достъп до всички тези документи. OLAF също така описа как оценява като цяло дали е изтекъл разумен срок, в който компетентният орган да вземе решение относно подходящите последващи действия във връзка с нейните препоръки.

Омбудсманът заключи, че OLAF е приела нейното предложение за решение, предоставящо широк частичен публичен достъп до 41 окончателни доклада и свързаните с тях препоръки. Тя също така приветства предоставените разяснения относно текущите последващи процедури. При все това тя отбелязва, че в рамките на разглежданите разследвания последващите действия продължават значително по-дълго от това, което съдилищата на Съюза са признали за разумно. Поради това тя отправи предложения за подобрения към OLAF във връзка с този въпрос.

Що се отнася до отказания достъп до останалите документи от разглежданата преписка по разследване на OLAF, омбудсманът също така не е убеден, че OLAF има право да се позове на обща презумпция за неоповестяване, като се има предвид, че разследването и процедурата за последващи действия са приключени. След проверка на документите омбудсманът счете също така, че е възможен частичен достъп, като същевременно се редактират по-специално лични данни. Въпреки това омбудсманът отбеляза, че броят на документите, включени в преписката по делото, е значителен, че жалбоподателят вече е получил съдържателен частичен достъп до окончателния доклад във връзка с настоящото разследване и не е ясно дали останалите документи, до които може да е възможен частичен достъп, съдържат допълнителна информация, която представлява интерес за жалбоподателя. Поради това омбудсманът счете, че не са обосновани допълнителни проверки по този аспект на жалбата. В това отношение тя се позова на предложението за подобрение, отправено към OLAF в неотдавнашно разследване относно обработването от нейна страна на искания за публичен достъп до цели преписки по случаи.

Случаят се отнася до отказа на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) да предостави пълен публичен достъп до документи, свързани с разследвания на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) във връзка с неправомерно поведение на служители на ЕС. За да откаже достъп, ЕСВД се позовава на изключение от законодателството на Съюза относно публичния достъп до документи, като изтъква, че оповестяването би засегнало необходимостта от защита на личния живот и личната неприкосновеност на лицата, посочени в документите, включително на лицата, засегнати от разследванията на OLAF. Освен това ЕСВД е заличила имената на юридическите лица, посочени в документите, за да защити тяхната репутация.

Омбудсманът установи, че жалбоподателят не е установил необходимост от разкриване на личните данни в обществен интерес, както се изисква от законодателството на ЕС относно защитата на данните. След проверка на спорните документи омбудсманът също така счита, че ограничените заличавания на търговска информация са разумни и не може да установи по-висш обществен интерес в това отношение. Поради това омбудсманът стига до извода, че решението на ЕСВД да откаже пълно оповестяване на спорните документи е обосновано. Поради това Омбудсманът приключи проверката, като не установи лошо управление.

Случаят се отнася до консултантска фирма, която е в процес на разследване от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) за предполагаеми нередности във финансирани от ЕС проекти. OLAF информира фирмата, че е приключила разследването, и представи финансови и административни препоръки на Комисията. Въпреки че OLAF е информирала дружеството, че може да се обърне към контрольора на OLAF по процесуалните гаранции, OLAF не е предоставила ясна информация относно приложимия срок за подаване на жалба. Това означава, че фирмата е подала жалбата след крайния срок, а контрольорът е отхвърлил жалбата.

Омбудсманът установи, че като не е предоставила на жалбоподателя ясна информация, по-специално относно крайната дата на разследването, OLAF е действала при лошо управление. Омбудсманът обаче счита, че няма подходяща препоръка, която да бъде отправена към жалбоподателя. Въпреки това тя направи предложение, насочено към предотвратяване на възникването на такъв проблем в бъдещи подобни случаи.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.