Случаят се отнася до липсата на отговор от страна на Комисията на съобщенията на жалбоподателя относно трудностите му при подаването на предложение за отпускане на безвъзмездни средства. Поради технически проблеми жалбоподателят не е могъл да кандидатства чрез системата PRIAMOS на Комисията. Вместо това тя представи предложението си по електронна поща, което остана без отговор.

Омбудсманът проучи въпроса и поиска отговор от Комисията. В отговора си Комисията се извинява, че не е отговорила по-рано. Тя заяви, че не може да приеме заявлението за електронна поща на жалбоподателя, тъй като системата е функционирала правилно и Комисията не е била в състояние да установи никакви опити от страна на жалбоподателя да изпрати предложението чрез PRIAMOS преди крайния срок.

Случаят се отнася до твърдението, че Службата на специалния представител на Европейския съюз (Службата на СПЕС) в Косово не е информирала кандидатите за стаж за стъпките в процедурата за набиране на персонал. Омбудсманът отправи запитване по този въпрос, като изрази становището си, че „е едновременно учтиво и служебно да се потвърждава получаването на кандидатурите и да се информират кандидатите за важните стъпки (като например изключването им от процедура за набиране на персонал), които засягат напредъка им в процедурата за набиране на персонал.“ Службата на СПЕС обясни, че разполага с много ограничени ресурси и следователно може да информира само одобрените лица за резултата от процедурата. Тя обаче посочва, че проучва как да подобри комуникацията си с лицата, които желаят да бъдат стажанти, например като информира всички тези лица за съответните етапи на процедурата, като публикува съответната информация на своя уебсайт. Омбудсманът прикани службата на СПЕС да докладва за изпълнението на това решение.

Това дело се отнася до предполагаемото незаконно и/или несправедливо решение на делегацията на ЕС в Армения да прекрати договор за отпускане на безвъзмездни средства, свързан с проект, изпълняван в Армения и Йордания, в ущърб на жалбоподателя — италианска НПО, работеща в областта на сътрудничеството за развитие. След внимателна оценка на всички факти и аргументи омбудсманът заключи, че обяснението на делегацията за решението за прекратяване е непълно. Поради това Омбудсманът предложи Комисията, в надзорната си роля по отношение на делегациите на ЕС, да предостави на жалбоподателя по-подробно обяснение относно основанията за прекратяване на проекта.

В отговор на предложението на омбудсмана Комисията заяви, че делегацията е взела предвид всички съответни фактори, когато е взела решение за прекратяване на договора. Тя обаче признава, че обяснението за прекратяване на безвъзмездните средства може да не е било достатъчно изчерпателно. Поради това тя препрати на омбудсмана писмо, което делегацията е изпратила на жалбоподателя, в което обяснява всички фактори, които е взела предвид в своята оценка.

Независимо от факта, че жалбоподателката е изразила недоволството си от отговора на Комисията на нейното предложение за приятелско решение, омбудсманът счита, че Комисията е предприела стъпки за разрешаване на въпроса. Поради това тя решава да приключи случая.

Тази проверка възникна в контекста на посещението на Европейския омбудсман в Европейския институт за равенство между половете. Посещението беше част от програмата на Омбудсмана за посещения на агенции на ЕС с цел разпространяване на добри практики сред агенциите в техните отношения с гражданите. Като част от посещението омбудсманът разгледа i) първоначалните контакти на Института с обществеността, ii) прозрачността, диалога и отчетността, iii) набирането на персонал, iv) тръжните процедури и договорите, v) конфликтите на интереси и vi) подаването на сигнали за нередности. Омбудсманът отправи шест предложения към Института за подобряване на работата му в тези области. Отговорът на EIGE потвърди, че предприема действия, наред с другото, като предоставя информация за своята работа на всички официални езици на ЕС и приема по-подробни разпоредби във връзка с подаването на сигнали за нередности.

Тъй като посещението на омбудсмана предполага, че Институтът трябва да направи повече, за да се справи със случаите на тормоз и действително да ги предотврати, тя проследява конкретно този въпрос и е насърчена от решителните действия, предприети от Института в отговор на това. За да насърчи по-нататъшното подобряване, Омбудсманът предложи, наред с другото, EIGE редовно да организира обучение в тази област, която е от основно значение за работата на Института.

В рамките на програмата за посещения в агенциите на ЕС Европейският омбудсман посети Frontex на 4 октомври 2012 г. В доклада за посещението бяха направени редица предложения, обхващащи въпросите, обсъдени по време на посещението. Тези въпроси бяха: и) регламенти на Frontex относно личното поведение и доброто административно поведение; ii) принципите на обществената услуга; iii) прозрачност, диалог и отчетност (публичен достъп до документи); iv) подбор и набиране на персонал; v) конфликти на интереси; vi) подаване на сигнали за нередности; и vii) търгове и договори. След провеждането на допълнителни проверки омбудсманът заключи, че Frontex е възприела конструктивен подход и е показала готовност да изпълни по-голямата част от предложенията на омбудсмана. Въпреки че изразява съжаление, че Frontex не е съгласна с проактивното разкриване на имената на членовете на конкурсната комисия, Омбудсманът отбеляза, че този въпрос ще бъде разгледан в рамките на проверка по собствена инициатива, насочена към всички агенции. Омбудсманът направи и две допълнителни забележки.

Първо, той приветства факта, че понастоящем Frontex преразглежда решението на своя управителен съвет от 21 септември 2006 г., в което се определят практическите условия по отношение на публичния достъп до документи. Той припомни на Frontex необходимостта от пълно прилагане на разпоредбите на Регламент 1049/2001, и по-специално, че неговият регистър следва да включва списък на чувствителни документи. Той също така поиска Frontex да изпрати преразгледаното решение на омбудсмана до края на март 2014 г. Второ, омбудсманът насърчи Frontex да помогне на гражданите, които посещават нейния уебсайт, като предостави връзка от началната страница към Европейския кодекс за добро административно поведение.

Програмата за посещения на Омбудсмана в агенциите на ЕС има за цел да гарантира, че те спазват принципите на добра администрация, като прозрачност и високи етични стандарти. В рамките на тази програма омбудсманът посети Европейския съвет за системен риск (ЕССР) на 14 юни 2012 г. След посещението той изпрати доклад до ЕССР, в който направи няколко предложения.

В своя доклад Омбудсманът призова ЕССР да подобри процедурите си за справяне с потенциални конфликти на интереси по отношение на своите служители. Освен това той предложи ЕССР да стане по-прозрачен по отношение на разпространението на информация и обработката на искания за достъп до документи. Омбудсманът също така предложи при наемането на своите служители ЕССР да предоставя информация относно средствата за правна защита, с които разполагат кандидатите, в обявленията за свободни длъжности и писмата за отхвърляне на кандидатури. Накрая той призова ЕССР да поиска от ЕЦБ да обмисли преформулиране на изявление в раздела за набиране на персонал на своя уебсайт, така че то да бъде по-удобно за гражданите.

На 25 юни 2013 г. ЕССР изпрати своя план за последващи действия. Омбудсманът заключи, че ЕССР е предприел подходящи стъпки за приемане на повечето от неговите предложения. Що се отнася до останалите въпроси, той заключи, че ЕССР е предприел мерки в правилната посока за тяхното изпълнение. Поради това той стигна до заключението, че не са обосновани по-нататъшни разследвания по разглежданите тук въпроси, и приключи случая.

В рамките на програмата си за посещения в агенциите на ЕС омбудсманът посети Агенцията за мрежова и информационна сигурност (ENISA) на 19 юли 2012 г. След посещението той изпрати доклад до ENISA, в който направи следните предложения: а) ENISA би могла да направи своя ангажимент към принципите, определени в Европейския кодекс за добро поведение на администрацията ("ECGAB"), по-видим за гражданите на Съюза, като предостави връзка към ECGAB на своя уебсайт; б) ENISA би могла да обмисли i) създаването на специална страница на своя уебсайт, която да определя правилата, приложими за заявленията за достъп до документи, и отговорното лице за контакт, ii) изготвянето на годишен доклад относно обработването на заявленията за публичен достъп до документи и iii) създаването на публичен регистър на своите документи; в) ENISA би могла да обмисли предоставянето на разположение на всички 23 езика на Договора най-малко на началната страница на своя уебсайт, както и на информация за своите функции и езикова политика; г) С оглед на по-нататъшното подобряване на информацията, предоставяна на кандидатите в процедурите за подбор и набиране на персонал, ENISA би могла да информира кандидатите за техните права да оспорят неблагоприятно решение; д) ENISA би могла да преразгледа позицията си относно оповестяването на имената на членовете на конкурсната комисия; е) ENISA би могла да гарантира, че всички нейни служители са информирани за принципите на обществените услуги за служителите на ЕС и че тя би могла да обмисли публикуването на принципите на обществените услуги на своя уебсайт; ж) ENISA би могла да приеме конкретните мерки по въпросите, свързани с конфликтите на интереси, посочени в учредителния ѝ регламент, за да изпълни правните си задължения; з) ENISA би могла да обмисли информирането на персонала относно възможността, предвидена в Правилника за длъжностните лица, първо да докладва за евентуално наличие на незаконна дейност във вътрешен план.

На 31 януари 2013 г. ENISA изпрати своя последващ отговор. В отговора си ENISA очерта мерките, предприети за изпълнение на предложенията на омбудсмана.

Омбудсманът заключи, че ENISA е демонстрирала конструктивен подход и готовност да изпълни предложенията му след посещението му в Агенцията. С оглед на положителната реакция на ENISA на неговите предложения омбудсманът приключи своята проверка.

Жалбоподателката е разведена с бившия си съпруг, който е бил нает като срочно нает служител на Европейската комисия в Люксембург. Жалбоподателката и нейният бивш съпруг имат две деца, по отношение на които тя упражнява родителските права. Комисията е изплатила на жалбоподателката надбавката за жилищни нужди, надбавката за дете на издръжка и надбавката за образование от името и за сметка на бившия ѝ съпруг.

През 2008 г. бившият съпруг на жалбоподателя информира Комисията, че бившата му съпруга и децата му вече не живеят в Германия, а са се преместили в България повече от година по-рано. Това означава, че Комисията е изплатила по-големи суми за семейни надбавки от дължимите, тъй като надбавките са били предмет на географски корекционен коефициент въз основа на издръжката на живота. Жалбоподателката информира Комисията, че тя все още пребивава в Германия, както и децата ѝ. Институцията обаче не е била убедена, че това е така, и е започнала процедура по възстановяване срещу нея за предполагаемо надплатените надбавки.

Жалбоподателят се обърна към Европейския омбудсман, който започна проверка. В хода на разследването служител на Комисията по невнимание е изпратил на бившия съпруг електронно писмо, съдържащо ужасяващ и вулгарен език, който е обиден не само за него, но и за жалбоподателя. Жалбоподателят е отнесъл този въпрос до омбудсмана и е решил, че очевидната обида към жалбоподателя заслужава да бъде включена в неговото разследване.

В хода на разследванията на омбудсмана Комисията призна, че е приложила неправилно правилата относно възстановяването на семейни надбавки, за които се твърди, че са надплатени, що се отнася до жалбоподателя. При все това, въпреки че Комисията се е извинила на жалбоподателя за обидната електронна поща, омбудсманът е счел, че нейната реакция, както по форма, така и по същество, не е съизмерима с възникналото лошо администриране. Поради това той изпрати проектопрепоръка до Комисията. Освен това омбудсманът намекна за възможността използването на неприемливия език в съответното електронно писмо да е било индикация за по-широк проблем в службите на Комисията.

В подробното си становище Комисията представи извинително писмо, изпратено до жалбоподателя от директора на съответната служба, и предложи да извърши плащане в размер на 500 EUR, за да обезщети жалбоподателя за претърпените от него неимуществени вреди. Освен това Комисията организира поредица от вътрешни обучения, за да подчертае значението на етиката и културата на обслужване на гражданите на ЕС. Въпреки че жалбоподателката е избрала да не приеме предложението на Комисията да я обезщети за неимуществени вреди, омбудсманът е стигнал до заключението, че Комисията е предприела подходящи стъпки от физическо лице, както и от общ характер, за да изпълни неговия проект на препоръка.

Жалбоподателят е бил обект на разследване от страна на Европейската служба за борба с измамите (OLAF). OLAF разкри подробности за резултата от своето разследване на трета страна, които бяха публикувани в статия в пресата в държавата на жалбоподателя. Европейският надзорен орган по защита на данните счете, че оповестяването противоречи на правилата на ЕС за защита на данните. Впоследствие жалбоподателят поиска от OLAF да признае, че е извършила нарушение, като е разкрила личната информация, и да се извини за това.

Първоначално OLAF отказва да направи това. След проверката на омбудсмана обаче той изпрати писмо до жалбоподателя, в което изрази съжаление, че в неговия случай не е действал в съответствие с правилата за защита на данните, и му се извини. Въпреки че жалбоподателят не е удовлетворен от извинението, омбудсманът е счел, че то отговаря на искането на жалбоподателя и поради това е стигнал до заключението, че няма основания той да извършва допълнителни проверки по жалбата.