(Произведено в съответствие с член 3, параграф 6 от Устава на Европейския омбудсман (1))

Жалбата

Жалбоподателят, малко германско дружество, е участвал в обособена позиция H (Обсерватория на пазара „Галилео“ — ГМО) на проекта „Галилей“ като подизпълнител на ESYS, главния изпълнител. Координатор на проекта е компания, наречена GAIN S.A.

Според жалбоподателя работата, която е трябвало да извърши, е била завършена в края на март 2003 г. Окончателното представяне на целия проект се състоя на 10 юли 2003 г.

Жалбоподателят представи на ESYS три декларации за разходи (CS No 1 — авансово плащане — на 14 декември 2001 г., CS No 1 — остатък — на 3 март 2002 г., CS No 2 — на 1 октомври 2002 г. и CS No 3 — на 1 април 2003 г.), които след това бяха изпратени (чрез GAIN) на Генерална дирекция „Енергетика и транспорт“ на Европейската комисия (ГД „Енергетика и транспорт“). Плащанията за тези декларации за разходи (от ГД „Енергетика и транспорт“ чрез GAIN и ESYS) са достигнали до жалбоподателя между около 5 ½ и 10 ½ месеца след представянето им на ESYS (за CS No 1 — авансово плащане — на 7 юни 2002 г., за CS No 1 — остатък — на 25 октомври 2002 г., за CS No 2 — на 13 юни 2003 г. и за CS No 3 — на 26 януари 2004 г.). Според жалбоподателя тези закъснения се дължат най-вече на Комисията, а не на посредниците ESYS и GAIN.

С две писма или електронни писма от 23 април 2003 г. и 8 октомври 2003 г. жалбоподателят поиска от Комисията да ускори процедурите. В отговора си от 8 май 2003 г. на първото писмо Комисията се позовава на „сложността“ на проекта. Според жалбоподателя на второто писмо изобщо не е отговорено. Жалбоподателят посочи, че като малко дружество той е бил сериозно засегнат от тези забавяния.

Що се отнася до последната декларация за разходите, жалбоподателят твърди, че сумата от 12 948,06 EUR все още не е платена. Според жалбоподателя Комисията е задържала 15 % от всички суми, дължими по договора за целия консорциум, в очакване на окончателната си оценка на проекта. Жалбоподателят счита, че Комисията вече няма право да задържа съответната сума, тъй като Комисията вече е приела съответните декларации за разходи.

Жалбоподателят твърди, че е имало значителни забавяния на плащанията, които са му причинили сериозни финансови проблеми.

Тя твърди следното:

(1) Комисията следва да освободи 15 % от сумата по договора, задържана от нея, и да прехвърли сумата от 12 948,06 EUR на координатора на проекта или на ESYS;

(2) Комисията следва да плати на жалбоподателя лихва за просрочено плащане за закъснения, надвишаващи предвидения в договора срок от 60 дни.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си, представено през юни 2004 г., Комисията направи следните коментари:

Жалбоподателят е бил подизпълнител на ESYS. Не е имало договорни отношения между жалбоподателя и Комисията в рамките на съответния проект.

В член 3 от договора за отпускане на безвъзмездни средства от Галилей между Комисията и 12 изпълнители (включително ESYS) се предвижда, че общата сума на авансовото плащане и на периодичните плащания не следва да надвишава 85 % от максималното участие. Това задържане на гаранцията в размер на 15 % е било приложено, докато всички резултати от проекта (технически доклади и декларации за разходи) не са били представени на Комисията и одобрени от нея. Това означава, че след като Комисията е изплатила 85 % от общия принос, предвиден в хода на проекта, тя не е могла да извърши други плащания, докато не бъдат представени и одобрени всички окончателни доклади. Окончателният отчет за разходите по проекта „Галилей“ беше представен на 9 февруари 2004 г. и в момента се оценява.

Съгласно член 3, параграф 1, буква в) и член 4, параграф 3 от приложение II към договора за отпускане на безвъзмездни средства за Галилей Комисията разполагаше с 60 дни, за да одобри докладите, и с 60 дни, за да освободи съответните плащания след тяхното одобрение. 60-дневният срок за одобрение може да бъде спрян, ако докладите са непълни или изискват допълнителни разяснения.

Плащанията са извършени към координатора, който след това е трябвало да ги прехвърли на другите изпълнители (обикновено в рамките на 30 дни), които от своя страна са прехвърлили сумите на своите подизпълнители.

Съгласно договора за подизпълнение между ESYS и жалбоподателя ESYS е разполагало с 90 дни, за да прехвърли сумите на жалбоподателя.

Следователно периодът от 240 дни между подаването на декларация за разходите и плащането на подизпълнител следва да се счита за обичаен по договор.

Договорът за подизпълнение между ESYS и жалбоподателя не предвижда плащане на лихва в случай на просрочено плащане. В този договор също така се посочва, че общата сума на периодичните плащания не следва да надвишава 85 % от общата сума на договора за подизпълнение, за да се даде възможност за задържане на 15 % от гаранцията. Това задържане трябваше да бъде изплатено при вдигането на евентуалния резерв от Комисията и ESYS в срок от 30 дни от съответното плащане от Комисията към ESYS. Тези условия бяха приети от жалбоподателя.

Въз основа на гореизложеното Комисията стигна до заключението, че не е задължена да извършва никакви плащания към жалбоподателя или да плаща лихви за забавени плащания.

Комисията представи извадки от двата договора, посочени по-горе. Извадките от договора за подизпълнение между ESYS и жалбоподателя са обозначени като „Стандартен договор за подизпълнение за GALILEI“.

Допълнителни проучвания

След внимателно разглеждане на становището на Комисията се оказа, че са необходими допълнителни проучвания.

Искане за допълнителна информация

Поради това омбудсманът поиска от Комисията (1) да уточни подробно как е обработила окончателната декларация за разходите, която му е била представена на 9 февруари 2004 г., (2) да обясни кога е получила декларациите за разходите, на които се е позовал жалбоподателят, кога ги е одобрила и кога е освободила съответните плащания на координатора, и (3) да обясни дали счита, че не се дължи лихва дори когато Комисията не е платила на координатора в разумен срок или в сроковете, определени в договора за отпускане на безвъзмездни средства за Галилей.

Отговор на Комисията

В отговора си от 30 юли 2004 г. Комисията посочва, че що се отнася до окончателния отчет за разходите, който е получила на 10 февруари 2004 г., тя е информирала координатора на 6 април 2004 г., че е необходима допълнителна информация, за да се завърши оценката. Допълнителна информация бе предоставена на 19 май 2004 г. Според Комисията обаче тя все още не е получила цялата поискана от нея информация. Комисията подчерта, че окончателната декларация за разходите не включва никакви разходи, свързани с жалбоподателя.

Декларациите за разходите бяха представени от координатора (GAIN) и обработени, както следва:

Отчет за разходите

Получаване на CS

Базова дата (= датата, от която Комисията разполага с 60 дни, за да извърши плащанията)

ОС е одобрена

Дата на дебитиране на сметката на Комисията