Процедурите, определени в настоящото решение, имат за цел да гарантират, че при разглеждането на заявления за публичен достъп до документи и искания за информация омбудсманът прилага най-високите стандарти за прозрачност и ефективност.

Заявленията за публичен достъп до документи, съхранявани от Службата на Европейския омбудсман, се разглеждат в съответствие с Регламент (ЕО) No 1049/2001 ^[1], като се спазва уставът на Европейския омбудсман ^[2].

Настоящото решение се прилага и за искания за информация, получени от Службата на омбудсмана.

Омбудсманът прие следните вътрешни процедури:

Член 1: Получаване на заявления за публичен достъп до документи и информация

1.1 Водещата служба за разглеждане на заявления за публичен достъп до документи и искания за информация е екипът за свобода на информацията (FOI), който включва служителя(ите) по прозрачността и служителите, отговарящи за управлението на документи.

1.2 Всеки в службата на омбудсмана, който получи заявление за публичен достъп до документи, го препраща незабавно на екипа на FOI за регистрация и обработка.

1.3 Всеки в службата на омбудсмана, който получи писмено искане за информация, го разглежда пряко и експедитивно. Ако това не може да бъде направено, искането за информация следва да бъде препратено на екипа на FOI.

Член 2: Заявления за публичен достъп до документи

2.1 Заявленията за публичен достъп до документи се обработват в съответствие с процедурните ^{[3] правила,} посочени в член 6 от Регламент (ЕО) No 1049/2001. Тези правила включват правото на заявителя да подаде потвърдително заявление ^[4] в случай на пълен или частичен отказ или липса на отговор в определения срок.

2.2 Решенията по първоначалните заявления се вземат от служителя(ите) по прозрачността. В решението по първоначално заявление, с което се отказва пълен или частичен публичен достъп до искания(те) документ(и), се посочват мотивите и заявителят се информира за правото си да подаде потвърдително заявление.

2.3 Решенията по потвърдителните заявления се вземат от генералния секретар. В решението по потвърдително заявление, с което се отказва пълен или частичен публичен достъп до искания(те) документ(и), се посочват мотивите и заявителят се информира за правото му да заведе дело пред Съда на Европейския съюз съгласно съответните разпоредби на Договора за функционирането на Европейския съюз.

2.4 Публичен достъп до документи се предоставя, освен ако определени обществени или частни интереси не трябва да бъдат защитени чрез изключенията, предвидени в член 4 от Регламент (ЕО) No 1049/2001.

2.5 Когато заявление за публичен достъп до документи се отнася до документ, получен в хода на разследване от физическо или юридическо лице, институция на ЕС или държава членка при условие за поверителност, съществува презумпция за неоповестяване на документа в съответствие със статута на Европейския омбудсман ^[5].

2.6 В тези случаи, в интерес на прозрачността, омбудсманът може да се свърже с лицето, институцията на ЕС или държавата членка, която е предоставила документа, за да установи дали поверителността може да бъде отменена и документът да бъде оповестен.

Член 3: Лични данни

3.1 Когато документ, до който е поискан публичен достъп, съдържа лични данни по смисъла на Регламента относно защитата на данните ^[6], обработването на тези лични данни се извършва в съответствие с разпоредбите на посочения регламент.

3.2 В интерес на прозрачността самоличността на служителите на Омбудсмана на ниво началник отдел или по-високо ниво, когато е спомената в контекста на професионалните им задължения, обикновено се разкрива, освен ако има основателна причина това да не се прави.

Член 4: Искания за информация

4.1 Исканията за информация се обработват възможно най-бързо, но във всеки случай в рамките на 15 работни дни.

4.2 Всяко решение за отказ да се предостави исканата информация трябва да бъде мотивирано ^[7] и да информира заявителя за правото му да поиска преразглеждане на решението.

4.3 След искане за преразглеждане генералният секретар преразглежда решението за отказ за предоставяне на исканата информация. Този преглед се извършва възможно най-бързо и при всички случаи в рамките на 15 работни дни.

Член 5: Приемане и влизане в сила

Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му. Решението на омбудсмана от 5 септември 2019 г. за приемане на вътрешни процедури за разглеждане на заявления за публичен достъп до документи и искания за информация се отменя.

Емили О'Райли
Страсбург, 18/03/2020

[1] Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (ОВ L 145, 31.5.2001 г., стр. 43).

[2] Решение на Европейския парламент относно правилата и общите условия за изпълнението на функциите на омбудсмана, прието от Парламента на 9 март 1994 г. (ОВ L 113, 4.5.1994 г., стр. 15) и изменено с неговите решения от 14 март 2002 г. (ОВ L 92, 9.4.2002 г., стр. 13) и 18 юни 2008 г. (ОВ L 189, 17.7.2008 г., стр. 25).

[3] Думата „процесуален“ включва позоваване на сроковете, начина на достъп и правото на преразглеждане.

[4] Потвърдително заявление е терминът, използван в Регламент (ЕО) No 1049/2001 за правото на преразглеждане.

[5] Омбудсманът счита, че следните документи попадат в обхвата на член 2.5 от настоящото решение: 1. Чувствителни документи по смисъла на член 9 от Регламент (ЕО) No 1049/2001, получени от институция на ЕС, 2. Документи, получени, включително след проверка, при условие за поверителност от институция на ЕС, 3. Документи, класифицирани като секретни по силата на законов или подзаконов акт, получени от държава членка, 4. Доказателства, получени поверително от длъжностни лица или други служители на ЕС чрез свидетелски показания, 5. Документи, получени от жалбоподателя или от трета страна, които с цел защита на законните интереси на жалбоподателя или на трета страна омбудсманът класифицира като поверителни или по искане на жалбоподателя или на съответната трета страна, или по собствена инициатива на омбудсмана.

[6] Регламент (ЕО) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (ОВ L 295, 21.11.2018 г., стр. 39—98).

[7] Основанията, на които може да се основава такъв отказ, включват поверителност, професионална тайна или задължението да не се вреди на жалбоподателя или на друго лице.