Проверката по собствена инициатива от 2015 г. се отнася до обработването от EPSO на искания за преразглеждане, отправени от неуспели кандидати в конкурси за подбор. По-специално проверката беше съсредоточена върху забавянията от страна на EPSO при отговора на исканията за преглед на кандидатите. Целта на проверката беше да се установи дали има системни проблеми, които водят до забавяния, и ако това е така, да се помогне на EPSO да внесе подобрения в процедурата. Омбудсманът приключи своята проверка с шест предложения за подобрения: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/74349#suggestions

EPSO докладва на Омбудсмана през 2017 г. и 2018 г. за действията, които е предприела за изпълнение на предложенията на Омбудсмана. EPSO информира омбудсмана, че средното време за разглеждане на исканията за преглед се е стабилизирало на 1 месец през 2017 г. и 2018 г. (данни от първото полугодие). Това представлява значително подобрение в сравнение със средната стойност от 5,75 месеца през 2014 г. и 4,75 месеца през 2015 г. и се дължи най-вече на процедурните промени, въведени от EPSO, включително тези въз основа на предложенията на омбудсмана.

Във връзка с конкретните предложения на омбудсмана за подобрения EPSO предприе следните основни действия:

Що се отнася до предложението EPSO да предоставя по-добра подкрепа на конкурсните комисии, така че те да могат да представят по-подробни мотиви за решенията си по исканията за преразглеждане, EPSO въведе нови образци за записване на решенията на конкурсните комисии на различните етапи от конкурса и подобри програмата си за обучение на членовете на конкурсните комисии. EPSO също така въведе проверки на качеството на решенията на конкурсните комисии, преди те да бъдат съобщени на кандидатите, с цел да се избегнат технически грешки.

EPSO е въвела нова информационна система, която е оказала положително въздействие върху ефективността на обработването от нейна страна на исканията за преразглеждане, и сега използва технология за телеконферентна връзка за провеждане на заседанията на конкурсната комисия за преразглеждане.

Както беше предложено от омбудсмана, EPSO понастоящем систематично оценява броя на исканията за преразглеждане, които очаква да получи в рамките на текущите конкурси, за да може да отдели достатъчно ресурси за тяхното разглеждане.

Четвъртото и петото предложение бяха да се гарантира, че на кандидатите се предоставя ясна и точна информация относно искането за процедура за преразглеждане. EPSO вече информира кандидатите, ако очаква забавяне в процеса на преразглеждане, както и за факта, че дава приоритет на изпращането на отговори, когато е имало положителен резултат за кандидата. EPSO също така актуализира и разшири своята онлайн уебстраница с често задавани въпроси с повече информация относно процедурите за подаване на жалби. Скоро ще бъдат добавени още 20 въпроса, свързани с разглеждането на жалби, най-вероятно през втората половина на 2018 г.

Омбудсманът приветства набора от действия, предприети от EPSO с цел предприемане на последващи действия във връзка с нейните предложения за подобрения.