Страсбург, 5 май 2004 г.

Уважаеми д-р Дж.,

На 15 януари 2004 г. сте подали жалба до Европейския омбудсман относно разглеждането на Вашето заявление от 2 октомври 2003 г. по програмата „Леонардо да Винчи“ (референтен номер DE/04/C/P/RF-80502) от Комисията.

На 27 януари 2004 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. Комисията изпрати становището си на 15 март 2004 г. Препратих Ви я на 19 март 2004 г. с покана за представяне на становища, която Вие изпратихте на 6 април 2004 г.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Контекст

Жалбоподателят, германски консултант, отговори на поканата на Комисията за представяне на предложения за периода 2003—2004 г. по програмата „Леонардо да Винчи“. На 22 декември 2003 г. Комисията информира жалбоподателя, че неговото предварително предложение не може да бъде избрано, тъй като той не е спазил крайния срок за представяне на предварителни предложения.

Жалбоподателят счита, че е спазил този срок (3 октомври 2003 г.), тъй като е изпратил своето предварително предложение с препоръчана поща на 2 октомври 2003 г.

Поради това жалбоподателят се свърза с Комисията по телефона на 29 декември 2003 г. В писмо, изпратено същия ден, той иска от Комисията да потвърди до 5 януари 2004 г., че проектът му е представен навреме, като в противен случай ще се обърне за помощ към съдилищата. В писмото си до Комисията жалбоподателят също така е подал жалби срещу лицето, което отговаря за неговия проект, и срещу ръководителя на съответния отдел на Комисията.

Жалба 33/2004/GG

На 29 декември 2003 г. жалбоподателят изпраща копия от тези две писма на омбудсмана. В придружителното си писмо той поиска от омбудсмана да разгледа въпроса.

Като се има предвид, че писмото на жалбоподателя до Комисията е било изпратено в същия ден като писмото до омбудсмана, Комисията очевидно все още не е имала достатъчно време да разгледа въпроса. Поради това на 13 януари 2004 г. жалбата е отхвърлена от Европейския омбудсман на основание член 2, параграф 4 от Устава на омбудсмана.

По настоящото твърдение за нарушение

На 15 януари 2004 г. и в отговор на писмото на омбудсмана жалбоподателят уведомява омбудсмана, че желае да поднови жалбата си. Следователно това писмо беше заведено като нова жалба под номер 221/2004/GG. В тази жалба жалбоподателят твърди, че Комисията не е разгледала правилно заявлението му от 2 октомври 2003 г. по програмата „Леонардо да Винчи“ (референтен номер DE/04/C/P/RF-80502).

Омбудсманът отбеляза, че в писмото си до Комисията от 29 декември 2003 г. жалбоподателят е поискал спешен отговор. Като се има предвид, че такъв отговор не е бил даден в рамките на трите седмици, които са изтекли оттогава, омбудсманът счита, че междувременно жалбоподателят е предприел подходящите предварителни действия. Поради това жалбата беше изпратена на Комисията за становище.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията направи следните коментари:

В рамките на оценката на предварителните предложения по процедура В на програмата „Леонардо да Винчи“ като краен срок за представяне на такива предварителни предложения беше определен 3 октомври 2003 г. На 22 декември 2003 г. жалбоподателят е бил информиран от Генерална дирекция „Образование и култура“ (ГД „Образование и култура“), че предварителното му предложение е било счетено за недопустимо, тъй като Комисията е счела, че то не е спазило съответния срок.

На 29 декември 2003 г. жалбоподателят е уведомил Комисията, че всъщност е спазил крайния срок 3 октомври 2003 г. (и че е подал жалба „Dienstaufsichtsbeschwerde“ срещу Комисията до омбудсмана). Повторното разглеждане е доказало правото на жалбоподателя: върху писмото има три пощенски марки, една от които е с дата 5 октомври 2003 г., една е с дата 2 октомври 2003 г. и една е нечетлива. Комисията основава решението си за недопустимост на пощенското клеймо от 5 октомври 2003 г. При по-внимателна проверка се оказа, че това е печатът на регионален център за разпространение на поща. Действителното пощенско клеймо на пощенската служба е от 2 октомври 2003 г. Поради това предложението е трябвало да бъде обявено за допустимо.

След като призна тази грешка, ГД „Образование и култура“ започна да изготвя „Доклад за изключенията“, съгласно който 1) предварителното предложение за проект DE/04/C/P/RF-80502 беше избрано за представяне на пълно предложение, 2) пълното предложение трябваше да бъде представено до 1 март 2004 г., 3) организаторът трябваше да получи всички документи и информация, изпратени на другите успешни организатори, и 4) организаторът трябваше да бъде напълно информиран за това решение.

На 23 януари 2004 г. ГД „Образование и култура“ е информирала жалбоподателя по електронна поща, че се подготвя решение в този смисъл. На 28 януари 2004 г. докладът за изключение е подписан от директор в ГД „Образование и култура“. На 2 февруари 2004 г. директорът е подписал бележка, с която информира жалбоподателя за съдържанието на този доклад. Тази бележка е изпратена на жалбоподателя и по факс на 4 февруари 2004 г.

На 9 февруари 2004 г. жалбоподателят е информирал ГД „Образование и култура“, че не приема съдържанието на този доклад на основание, че не му е даден същият брой дни като на другите организатори на избрани предварителни предложения. Като се има предвид, че на други организатори е бил предоставен периодът от 23 декември 2003 г. до 13 февруари 2004 г., докато на жалбоподателя е бил предоставен периодът от 4 февруари 2004 г. до 1 март 2004 г., действително е имало случай на неравно третиране.

Поради това ГД „Образование и култура“ ще изготви допълнителен доклад за изключение, в решението на който ще се посочва, че пълното предложение на жалбоподателя трябва да бъде представено в рамките на същия брой работни дни, както за другите успешни организатори. Следователно крайният срок за изпращане на пълното предложение ще бъде 19 март 2004 г.

На 11 февруари 2004 г. EAC се свързва с жалбоподателя по телефона и по електронната поща, като го информира за този подход, с който се е съгласил.

Комисията представи на омбудсмана копия от всички съответни документи.

Забележки на жалбоподателя

В своите забележки жалбоподателят благодари на омбудсмана и направи следните коментари:

Действията, които Комисията е предприела след подаването на жалбата, не са довели до това той да бъде третиран по същия начин като другите жалбоподатели. Комисията първо е решила, че в противоречие с правилата, приложими за други кандидати, пълното предложение ще трябва да бъде представено до определена дата в Брюксел. Този недостатък беше отстранен едва след като той отново се оплака.

Много по-важно е, че противно на посоченото от Комисията в нейното становище, той не се е възползвал от същото количество информация като другите кандидати, тъй като Комисията не е предала никаква информация относно начина, по който според Комисията проектът може да бъде подобрен в цялото предложение, нещо, което Комисията е направила по отношение на всички останали кандидати. Това е сериозно неудобство, което той ще вземе предвид при окончателната си оценка след приключване на процедурата за кандидатстване и за да реши дали са необходими по-нататъшни стъпки за защита на правата му.

Следва също така да се отбележи, че „Dienstaufsichtsbeschwerde“ е била подадена не до омбудсмана, а до самата Комисия, и че все още не е даден отговор на тази жалба.

РЕШЕНИЕТО

1 Уводни бележки

1.1 В становището си жалбоподателят отбелязва, че все още не е получил отговор на „Dienstaufsichtsbeschwerde“, който е подал в Комисията на 29 декември 2003 г.

1.2 От становището на Комисията е видно, че тя изглежда е приела, че тази жалба е подадена до омбудсмана. С оглед на факта, че Комисията реагира бързо и конструктивно на основния въпрос, повдигнат в настоящата жалба (вж. 2 по-долу), Омбудсманът приема, че Комисията ще коригира този надзор веднага щом бъде уведомена за него. Омбудсманът отбелязва в този контекст, че жалбоподателят е изпратил копие от своите забележки на Комисията.

1.3 Следователно според Омбудсмана не е необходимо този въпрос да се разглежда в рамките на настоящата проверка. Жалбоподателят, разбира се, е свободен да подаде нова жалба до омбудсмана, ако счита, че Комисията не е предоставила задоволителен отговор на неговата „Dienstaufsichtsbeschwerde“.

2 Неправилно боравене с приложението

2.1 Жалбоподателят, германски консултант, е отговорил на поканата на Комисията за представяне на предложения за периода 2003—2004 г. по програмата „Леонардо да Винчи“. На 22 декември 2003 г. Комисията информира жалбоподателя, че предварителното му предложение (референтен номер DE/04/C/P/RF-80502) не може да бъде избрано, тъй като той не е спазил крайния срок за представяне на предварителни предложения, определен за 3 октомври 2003 г. Жалбоподателят посочва, че е изпратил своето предварително предложение с препоръчана поща на 2 октомври 2003 г. Поради това в жалбата си до омбудсмана той твърди, че Комисията не е разгледала правилно неговото заявление.

2.2 В становището си Комисията информира омбудсмана, че преразглеждането на въпроса е показало, че жалбоподателят е прав и че предварителното му предложение е трябвало да бъде избрано. Комисията посочи, че е взела решение, съгласно което 1) предварителното предложение за проект DE/04/C/P/RF-80502 е било избрано за представяне на пълно предложение, 2) пълното предложение е трябвало да бъде представено до 1 март 2004 г., 3) организаторът е трябвало да получи всички документи и информация, изпратени на другите успешни организатори, и 4) организаторът е трябвало да бъде напълно информиран за това решение. Тя добавя, че вследствие на жалба, подадена от жалбоподателя, е било решено да му се предостави същият брой работни дни за представяне на пълното предложение, както за другите успешни организатори. Крайният срок за изпращане на пълното предложение беше определен за 19 март 2004 г.

2.3 Омбудсманът счита, че по този начин Комисията е действала бързо и конструктивно, за да поправи допуснатата грешка.

2.4 В становището си жалбоподателят твърди, че противно на твърденията на Комисията, той не е получил толкова информация, колкото другите заявители. Омбудсманът счита, че по този начин жалбоподателят е представил ново, допълнително твърдение. Според него не би било уместно това ново твърдение да се разглежда в рамките на настоящото разследване най-малко по две причини. Първо, жалбоподателят изглежда не е повдигнал този въпрос пред Комисията, преди да го представи на омбудсмана. Следователно Комисията все още не е имала възможност да разгледа въпроса. Второ, жалбоподателят остава свободен да подаде нова жалба до омбудсмана, в случай че предполагаемото непредоставяне на информация от страна на Комисията би оказало отрицателно въздействие върху решението на Комисията относно пълното му предложение.

3 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба и при спазване на посоченото в точка 2.4 по-горе, изглежда, че не е налице лошо администриране от страна на Комисията. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос