Контекст на жалбата

1. Жалбоподателят е бил кандидат в процедурата за подбор EPSO/AD/398/22—5 — Експерти в областта на информационните и комуникационните технологии (ИКТ).[1] На 4 май 2023 г. е планирано да се яви на дистанционно проведените тестове с избор на компютър[2] и на казуси в 8 часа сутринта.

2. В деня на тестовете жалбоподателят е влязъл в заявлението за изпитване в 7:20 ч. На този етап той получава съобщение за грешка, в което се посочва, че заявлението е блокирано. Той се опитва няколко пъти до 7:58 сутринта, за да се свърже с приложението, но изпитва същия проблем. След тези неуспешни опити той се свързва с техническата поддръжка и получава „билетен номер“. Въпреки инструкциите, които е получил (като например да рестартира компютъра си и да инсталира отново тестовото приложение), проблемът продължава. Впоследствие жалбоподателят е взел назаем друг компютър и е бил в състояние да свърже и завърши теста.

3. На следващия ден, 5 май 2023 г., жалбоподателят е изпратил жалба до EPSO относно техническите проблеми, с които се е сблъскал. Той твърди, че проблемите и произтичащият от това стрес са имали отрицателно въздействие върху неговата производителност, след като най-накрая е бил в състояние да получи достъп до приложението от друг компютър. Той поиска повторно да се проведат тестовете.

4. На 1 юни 2023 г. EPSO отговори на жалбата. Тя заяви, че техническите проблеми, с които се е сблъскал жалбоподателят, се дължат на факта, че той се е свързал твърде рано със заявлението. Той отбеляза, че впоследствие е бил в състояние да се яви на теста. Поради това EPSO приключи разглеждането на жалбата.

5. Недоволен от отговора на EPSO на жалбата си, жалбоподателят се обръща към омбудсмана.

Запитването

6. Омбудсманът започна проверка на начина, по който EPSO е разгледала жалбата.

7. В контекста на проверката Омбудсманът поиска от EPSO да изясни указанията, предоставени на кандидатите относно това кога да подадат кандидатурата за тест. Омбудсманът също така поиска от EPSO да предостави подробна информация за начина, по който разглежда жалбите, по-специално жалбите относно технически проблеми.

8. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на EPSO по жалбата и впоследствие коментарите на жалбоподателя в отговор на отговора на EPSO.

Отговор на EPSO

9. EPSO заяви, че писмените инструкции към кандидатите ги приканват да не провеждат тестовете повече от 30 минути преди началото на тестовете. Заявлението за изпитване няма да стартира, ако кандидатите се опитат да го направят повече от 30 минути преди планирания стартов час. Въпреки това, дори ако кандидатът започне тестовете по-рано, това не означава, че той е дисквалифициран. Когато кандидатите неуспешно се опитат да подадат заявлението твърде рано, това не следва да им пречи да стартират успешно кандидатурата в рамките на 30 минути от планираното начало. Има тест „прозорец“, който позволява на кандидатите да започнат тестовете си до 30 минути преди посоченото начало и до 120 минути след това. Тази гъвкавост е въведена, за да се отговори на техническите проблеми, които кандидатите може да се наложи да решат преди началото на тестовете.

10. Що сеотнася до положението на жалбоподателя, EPSO заяви, че след първоначалните трудности, с които се е сблъскал жалбоподателят преди 7:30 ч. в деня на теста, той е трябвало да може отново да подаде заявлението след 7:30 ч. и че не е ясно защо той не е могъл да направи това.

11. EPSO заяви, че жалбоподателят е следвал правилната процедура за докладване на технически проблеми и подаване на жалба. Тя поясни, че нейният отговор от юни 2023 г., в който се уведомява жалбоподателят, че подновяването на тестовете не е възможно, тъй като той не е следвал инструкциите и е започнал тестовете твърде рано, не е точен. Въпреки това, тъй като в крайна сметка той седна на тестовете без големи проблеми (с помощта на различен компютър), той не прие искането му за повторно провеждане на тестовете.

12. EPSO добави, че не може да каже до каква степен работата на жалбоподателя е била засегната от стреса на техническите проблеми, пред които е бил изправен преди успешното стартиране на теста. Всеки човек изпитва стрес по свой собствен начин и следователно това не може да бъде фактор при вземането на решения дали да се позволи на кандидатите да се явят отново на тестовете. Тези решения трябва да се основават на обективни факти. Тъй като възможността кандидатите да се явят отново на изпитите може да им даде несправедливо предимство пред останалите кандидати, това е мярка, която трябва да се използва пестеливо при обосновани обстоятелства, за да се запази задължението за осигуряване на равно третиране на кандидатите.

13. По отношение на времето, необходимо за разглеждане на жалбите, EPSO заяви, че обикновено отговаря в рамките на няколко дни. Когато обаче трябва да получи регистрационни файлове с данни от своя изпълнител, това може да увеличи времето, необходимо за обработване на жалбите. В случая на жалбоподателя е имало допълнително забавяне, тъй като EPSO е трябвало да обработва по-голям от обичайния брой жалби, тъй като на 10 май 2023 г. е имало технически инцидент със сървър, който е причинил закъснения на тестовете до 2 часа за много кандидати.

Коментари на жалбоподателя

14. Жалбоподателят отбелязва, че EPSO признава, че мотивите, изложени в решението ѝ по жалбата му, са неточни. Той поддържа позицията си, че е трябвало да му бъде позволено да седи отново на тестовете.

15. Жалбоподателят подчерта, че техническите проблеми и произтичащият от това стрес, с който се е сблъскал, означават, че той не е имал равни условия и възможност за изпълнение в сравнение с кандидат, който не е имал технически проблеми. Жалбоподателят добави, че фактът, че е трябвало да се яви на тестовете на друг компютър, с неоптимални технически спецификации, допълнително е довел до неговото неблагоприятно положение.

16. Жалбоподателят твърди, че при други неотдавнашни процедури за подбор кандидатите, които са завършили тестовете, са получили възможност да се явят отново на тестовете, след като са изпитали технически проблеми със заявлението за изпитване. Той твърди, че EPSO следва да му позволи да се яви отново на изпитите, за да гарантира, че изпълнява задължението си да гарантира равно третиране на всички кандидати.

Оценка на Омбудсмана

17. Както Омбудсманът вече е установил, провеждането на тестове в процедурите за подбор е по своята същност стресиращ опит[3], който безспорно се усложнява, когато кандидатите изпитват технически проблеми. Поради това е жалко, че жалбоподателят е имал такива проблеми. Както подсказва EPSO в писмената си реплика, изглежда, че много други кандидати в разглежданата процедура за подбор също са имали технически проблеми.

18. EPSO по същество твърди, че тъй като жалбоподателят в крайна сметка е издържал тестовете, тя не може да му предложи възможност за повторно провеждане на тестовете. Той твърди, че това би могло да подкопае равните възможности на другите кандидати. Жалбоподателят твърди, че поради стреса, който е изпитал, опитвайки се да разреши техническите проблеми, той не е имал равни възможности да извърши тестовете. Омбудсманът оценява стреса, с който се е сблъскал жалбоподателят в това положение. Както обаче посочва EPSO, е много трудно да се определи количествено стресът и да се определи какво въздействие има върху резултатите на кандидата. В този контекст позицията на EPSO, че повторното посещение не е било възможно, не е необоснована. Поради това Омбудсманът счита, че не са оправдани по-нататъшни проверки на този аспект на жалбата.

19. Както обаче отбелязва самата EPSO, причината, поради която жалбоподателят не е могъл да се яви отново на тестовете, е неточна в решението си. Добра административна практика е да се информират физическите лица за основанията, на които се основава решението[4], и ясно да се гарантира, че решенията съдържат правилните основания. Следователно начинът, по който EPSO е разгледала жалбата на жалбоподателя, противоречи на принципите на добра администрация. В контекста на проверката по собствена инициатива на Омбудсмана относно използването от EPSO на дистанционни тестове[5] Омбудсманът вече направи предложение за подобряване на EPSO по отношение на начина, по който тя разглежда жалбите, и необходимостта от предоставяне на ясни, последователни и последователни отговори. В контекста на тази проверка омбудсманът счита за целесъобразно да повтори това предложение. Омбудсманът ще продължи да следи как EPSO предприема последващи действия във връзка с жалбите на кандидати, които изпитват проблеми с дистанционното тестване.

Извод

Въз основа на проверката на тази жалба омбудсманът приключва случая със следната констатация[6]:

По-нататъшните проверки са обосновани в този случай.

Жалбоподателят и EPSO ще бъдат информирани за това решение.

Тина Нилсон,
началник на отдел „Обработка на случаи“

Страсбург, 12.6.2024 г.

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9190/description

[2] Тестовете за логическо мислене се състоят от набори от въпроси в областта на словесното, математическото и абстрактното мислене.

[3] Вж. точка 36 от решението на Омбудсмана в OI/1/2023/VS, на разположение на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990

[4] Вж. член 18 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията: https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510

[5] Дело OI/1/2023/VS: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[6] Тази жалба е разгледана при разглеждането на делегирани случаи в съответствие с решението на Европейския омбудсман за приемане на разпоредби за прилагане.