Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е бил кандидат в процедура за подбор EPSO/AD/398/22-5 — Експерти в областта на информационните и комуникационните технологии (ИКТ).[1] На 4 май 2023 г. той е трябвало да се яви на дистанционно провежданите тестове с избор между няколко отговора, които се провеждат на компютър [2], и на работата по казус в 8 ч. сутринта.

2. В деня на тестовете жалбоподателят е влязъл в заявлението за тестване около 7:20 ч. На този етап той получава съобщение за грешка, в което се посочва, че заявлението е блокирано. Той се опита няколко пъти до 7:58 сутринта, за да се свърже с приложението, но имаше същия проблем. След тези неуспешни опити той се свързва с техническата поддръжка и получава „номер на билета“. Въпреки инструкциите, които е получил (например да рестартира компютъра си и да инсталира отново тестовото приложение), проблемът продължава. Впоследствие жалбоподателят е взел назаем друг компютър и е бил в състояние да се свърже и да завърши теста.

3. На следващия ден, 5 май 2023 г., жалбоподателят изпраща жалба до EPSO относно техническите проблеми, с които се е сблъскал. Той твърди, че проблемите и произтичащият от това стрес имат отрицателно въздействие върху работата му, след като най-накрая е в състояние да получи достъп до приложението от друг компютър. Той поиска да се яви отново на тестовете.

4. На 1 юни 2023 г. EPSO отговаря на жалбата. Тя заяви, че техническите проблеми, с които се е сблъскал жалбоподателят, се дължат на факта, че той е бил свързан с приложението твърде рано. Той отбеляза, че впоследствие е успял да се яви на теста. Поради това EPSO приключи разглеждането на жалбата.

5. Недоволен от отговора на EPSO на неговата жалба, жалбоподателят се обръща към омбудсмана.

Проучването

6. Омбудсманът започна проверка на начина, по който EPSO е разгледала жалбата.

7. В контекста на проверката Омбудсманът поиска от EPSO да изясни указанията, предоставени на кандидатите относно момента на подаване на кандидатурата за теста. Омбудсманът също така поиска от EPSO да предостави подробности за начина, по който разглежда жалби, по-специално жалби относно технически проблеми.

8. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на EPSO по жалбата и впоследствие коментарите на жалбоподателя в отговор на отговора на EPSO.

Отговор на EPSO

9. EPSO заяви, че писмените инструкции към кандидатите ги приканват да не започват тестовете повече от 30 минути преди началото на тестовете. Кандидатстването няма да започне, ако кандидатите се опитат да направят това повече от 30 минути преди планирания начален час. Въпреки това, дори ако кандидатът стартира тестовете по-рано, това не означава, че е дисквалифициран. Ако кандидатите неуспешно се опитат да стартират кандидатурата твърде рано, това не следва да им пречи да стартират успешно кандидатурата в рамките на 30 минути от планираното начало. Налице е тестов „прозорец“, който позволява на кандидатите да започнат тестовете си до 30 минути преди посочения начален час и до 120 минути след това. Тази гъвкавост е въведена, за да се решат техническите проблеми, които кандидатите може да се наложи да разрешат, преди да започнат тестовете.

10. Що се отнася до положението на жалбоподателя, EPSO заяви, че след първоначалните трудности, с които жалбоподателят се е сблъскал преди 7,30 ч. в деня на изпита, той е трябвало да може да подаде отново кандидатурата си след 7,30 ч., и че не е ясно защо не е могъл да направи това.

11. EPSO заяви, че жалбоподателят е следвал правилната процедура за докладване на технически проблеми и подаване на жалба. Тя поясни, че нейният отговор от юни 2023 г., с който жалбоподателят се уведомява, че повторното явяване на тестовете не е възможно, тъй като той не е следвал инструкциите и е започнал тестовете твърде рано, не е точен. Въпреки това, тъй като той в крайна сметка се яви на тестовете без сериозни проблеми (с помощта на друг компютър), той не прие искането му да се яви отново на тестовете.

12. EPSO добави, че не може да каже до каква степен работата на жалбоподателя е била засегната от стреса на техническите проблеми, с които се е сблъскал, преди успешно да започне теста. Всеки човек изпитва стрес по свой собствен начин и следователно това не може да бъде фактор при вземането на решения дали да се позволи на кандидатите да се явят отново на тестовете. Тези решения трябва да се основават на обективни факти. Тъй като даването на възможност на кандидатите да се явят отново на тестовете може да им даде несправедливо предимство пред другите кандидати, това е мярка, която трябва да се използва пестеливо при обосновани обстоятелства, за да се запази задължението да се гарантира равното третиране на кандидатите.

13. Що се отнася до времето, необходимо за обработване на жалбите, EPSO заяви, че обикновено отговаря в рамките на няколко дни. Когато обаче трябва да получи записи с данни от своя изпълнител, това може да увеличи времето, необходимо за обработване на жалбите. В случая на жалбоподателя е имало допълнително забавяне, тъй като EPSO е трябвало да обработи по-голям от обичайния брой жалби, тъй като на 10 май 2023 г. е имало технически инцидент със сървър, което е довело до забавяне на тестовете с до 2 часа за много кандидати.

Мнения на жалбоподателя

14. Жалбоподателят отбеляза, че EPSO е признала, че мотивите, изложени в решението ѝ по неговата жалба, са неточни. Той поддържа позицията си, че е трябвало да му бъде позволено да се яви отново на тестовете.

15. Жалбоподателят подчертава, че техническите проблеми и произтичащият от тях стрес, пред които е изправен, означават, че той не е имал равни условия и възможност да се представи в сравнение с кандидат, който не е имал никакви технически проблеми. Жалбоподателят добави, че фактът, че е трябвало да се яви на тестовете на друг компютър с неоптимални технически спецификации, допълнително е в негов ущърб.

16. Жалбоподателят твърди, че при други скорошни процедури за подбор на кандидатите, които са завършили тестовете, е била дадена възможност да се явят отново на тестовете, след като са срещнали технически проблеми с кандидатурата за изпита. Той твърди, че EPSO следва да му позволи да се яви отново на тестовете, за да гарантира, че спазва задължението си да гарантира равното третиране на всички кандидати.

Оценка на омбудсмана

17. Както омбудсманът вече е констатирал, провеждането на тестове в рамките на процедурите за подбор по своята същност е стресиращо преживяване [3], което безспорно се утежнява, когато кандидатите изпитват технически проблеми. Поради това е жалко, че жалбоподателят е имал такива проблеми. Както EPSO подразбира в писмената си реплика, изглежда, че много други кандидати във въпросната процедура за подбор също са се сблъскали с технически проблеми.

18. EPSO по същество твърди, че тъй като жалбоподателят в крайна сметка се е явил на тестовете, тя не може да му предложи възможност да се яви отново на тестовете. Тя твърди, че това би могло да накърни равните възможности на другите кандидати. Жалбоподателят твърди, че поради стреса, с който се е сблъскал в опитите си да разреши техническите проблеми, не е имал равни възможности да участва в тестовете. Омбудсманът оценява стреса, на който е подложен жалбоподателят в тази ситуация. Въпреки това, както посочва EPSO, е много трудно да се определи количествено стресът и да се определи неговото въздействие върху резултатите на кандидата. В този контекст позицията на EPSO, че повторното посещение не е възможно, не е неразумна. Омбудсманът счита, че не са оправдани допълнителни проверки по този аспект на жалбата.

19. Както обаче отбелязва самата EPSO, в решението си тя посочва неточна причина, поради която жалбоподателят не е могъл да се яви отново на тестовете. Добра административна практика е физическите лица да бъдат информирани за мотивите, на които се основава дадено решение [4], и ясно да се гарантира, че в решенията са посочени правилните мотиви. Следователно начинът, по който EPSO е разгледала жалбата на жалбоподателя, противоречи на принципите на добра администрация. В контекста на проверката по собствена инициатива на Омбудсмана относно използването на дистанционни тестове от EPSO [5] Омбудсманът вече направи предложение за подобрение на EPSO по отношение на начина, по който тя разглежда жалбите, и необходимостта от предоставяне на ясни, последователни и последователни отговори. В контекста на настоящата проверка омбудсманът счита за целесъобразно да повтори това предложение. Омбудсманът ще продължи да наблюдава последващите действия на EPSO във връзка с жалби от кандидати, които срещат проблеми с дистанционните тестове.

Заключение

Въз основа на проверката по тази жалба омбудсманът приключва случая със следната констатация [6]:

В този случай не са оправдани допълнителни проучвания.

Жалбоподателят и EPSO ще бъдат уведомени за това решение.

Тина Нилсон
Началник на отдел „Разглеждане на случаи“

Страсбург, 12.6.2024 г.

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9190/description

[2] Тестовете за логическо мислене се състоят от набор от въпроси в областта на словесното, математическото и абстрактното мислене.

[3] Вж. точка 36 от решението на Омбудсмана по дело OI/1/2023/VS, достъпно на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990

[4] Вж. член 18 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията: https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510

[5] Дело OI/1/2023/VS: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63317

[6] Тази жалба е разгледана в рамките на делегирано разглеждане на случаи в съответствие с решението на Европейския омбудсман за приемане на разпоредби за прилагане.