Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят подаде заявление за достъп до документи ^[1] до Европейската агенция за гранична и брегова охрана (Frontex) по електронна поща чрез онлайн портала fragdenstaat.de. Той получава отговор в рамките на един час, с който го информира: „Ако възнамерявате да кандидатствате за публичен достъп до документи, моля, използвайте портала: https://pad.frontex.europa.eu/padrequests/create. Преди да кандидатствате, моля, разгледайте процедурата за кандидатстване, посочена в https://frontex.europa.eu/contact/public-access-to-documents-applications/.“

2. Жалбоподателят отговори, че Frontex следва да отговори на искането му чрез fragdenstaat.de, както е правила в миналото.

3. Жалбоподателят се обърна към омбудсмана, като заяви, че Frontex е отказала да регистрира заявлението му за достъп до документи, тъй като не го е изпратил чрез уебсайта на Frontex. Жалбоподателят твърди, че Frontex е била длъжна да се регистрира и да отговори на искането му.

Проучването

4. Омбудсманът разгледа предполагаемия отказ за обработване на заявлението на жалбоподателя за достъп до документи, подадени по електронна поща.

Отговор на Frontex и аргументи на жалбоподателя

5. След като жалбоподателят се е обърнал към омбудсмана, Frontex му е изпратила връзка към своя уебсайт, като го е информирала, че на тази връзка е налична нова информация относно заявлението му (и че то е валидно за срок от 15 работни дни). Той е трябвало да попълни код, имейл адрес и номер на делото в онлайн формуляр, за да получи достъп до информацията. Frontex го информира, че заявлението му попада в обхвата на правилата на ЕС за достъп до документи и че Frontex ще започне да обработва заявлението му.

6. Жалбоподателят твърди, че това не урежда жалбата му, тъй като Frontex му е изпратила само връзка за влизане в своя уебсайт, която е валидна само за 15 дни, и той е трябвало да въведе допълнителни данни, преди да може да прочете отговора на съдържанието. Той се оплака, че Frontex може да проследява кога и колко често влиза в системата. Той изрази загриженост, че тези пречки не са съвместими с изискванията на правилата на ЕС относно публичния достъп до документи. Frontex следва да му отговори по електронна поща, както обикновено.

Оценка на омбудсмана

7. Един ден след като жалбоподателят се е обърнал към омбудсмана, Frontex го е информирала, че ще започне да обработва жалбата му.

8. Фактът, че Frontex е казала на жалбоподателя, че ще комуникира с него чрез връзка към собствения си онлайн портал, сам по себе си не противоречи на правилата на ЕС относно публичния достъп до документи. Съгласно тези правила съответната институция предоставя документи „при пълно зачитане на предпочитанията на заявителя“.^[2] Правилата обаче не задължават институциите да комуникират със заявителя според собствените му предпочитания, ако има основателна причина да не го прави, например ако това би изисквало несъразмерно много време и усилия.

9. Омбудсманът отбелязва, че правилата на ЕС относно публичния достъп до документи имат за цел да осигурят възможно най-голяма ефективност на правото на достъп.^[3] Важно е гражданите да не смятат, че дадена институция създава ненужни пречки пред упражняването на основното им право на публичен достъп до документи. Портали като fragdenstaat.de и AsktheEU.eu са разработени, за да се улеснят исканията на гражданите за публичен достъп до документи в изпълнение на това основно право.

10. Омбудсманът отбелязва, че когато отговарят на искане за достъп, правилата задължават институцията да предостави достъп само на заявителя, т.е. на лицето, което е поискало документа. Тя не е длъжна да публикува документа или да го разкрие пред света като цяло. Въпреки това институцията следва винаги да предприема стъпки за изпълнение на задължението си да осигури възможно най-голяма ефективност на правото на достъп и да отчита обществения интерес от по-широко оповестяване на исканите документи.

11. Изпълнението на заявки чрез онлайн портали е ефективно средство за спазване на това задължение. Когато заявителят изрично е посочил, че това е предпочитаният от него носител за получаване на отговор на искането му и на всички документи, до които е предоставен публичен достъп, институциите следва да изпълнят това искане, освен ако има много основателна причина (която следва да бъде обяснена) да не го направят. Това е въпрос на добра администрация, както и средство за спазване на правното задължение за предоставяне на възможно най-широк публичен достъп. 

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Frontex е уредила жалбата, като е разгледала искането на жалбоподателя за публичен достъп до документи.

Като предложение за подобрение Омбудсманът насърчава Frontex да отговаря на искания за публичен достъп до документи чрез онлайн портали, когато това е изричното желание на кандидата или средствата, чрез които е получено искането, освен ако има много основателна причина (която следва да бъде обяснена) да не го прави.

Жалбоподателят и Frontex ще бъдат информирани за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 20.2.2020 г.

[1] Съгласно правилата на ЕС относно публичния достъп до документи: Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията, достъпен на адрес https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj.

[2] Член 10 от Регламент 1049/2001.

[3] Съображение 4 от Регламент 1049/2001.