Уважаема г-жо К.,
на 12 юни 1998 г. Вие подадохте жалба до Европейския омбудсман от името на сдружение „Föreningen Kökarkultur“ относно решението на Европейската комисия да отхвърли кандидатурата на Вашето сдружение за програмата „Калейдоскоп“ за 1998 г. на етапа на предварителния подбор.
На 22 юли 1998 г. препратих жалбата до председателя на Европейската комисия. Комисията изпрати становището си на 22 октомври 1998 г. и аз Ви го препратих с покана да направите коментари, ако желаете. На 5 ноември 1998 г. получих Вашите забележки по становището на Комисията.
Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

На 27 март 1998 г. ГД Х на Комисията уведомява жалбоподателя, че кандидатурата му, подадена в рамките на програмата „Калейдоскоп“ от 1998 г., е била отхвърлена на етапа на предварителния подбор. Комисията обясни, че заявлението не отговаря на формалните критерии за участие, публикувани в Официален вестник на Европейските общности (1), тъй като в него липсва бюджетна обосновка.
Според жалбоподателя на Комисията е изпратено пълно заявление, включващо бюджетния отчет. Жалбоподателят обаче призна, че е изпратил само оригинала на заявлението без допълнителните две копия, изисквани във формуляра на заявлението.
Жалбоподателката обаче е направила фотокопия с размер А3 на заявлението си. В писмото си от 27 март 1998 г. Комисията е включила копия от оригиналната заявка, като е използвала хартия формат А4. Според жалбоподателя това доказва, че липсващите страници от бюджетното извлечение са били изгубени между момента на пристигане на формуляра за кандидатстване в Брюксел и момента, в който страниците са били копирани, след като са били отделени една от друга за изготвяне на копия А4.

Задачата

Становището на Комисията В
становището си Комисията посочва следното:

Проектът на сдружението Kökarkultur е бил отказан, тъй като в заявлението, получено от Комисията за крайния срок 1 декември 1997 г., липсвало бюджетно извлечение;

В поканата за представяне на кандидатури се посочва, че непълните кандидатури се отхвърлят на етапа на предварителния подбор и се връщат на заявителя. Въз основа на това Комисията не беше в състояние да вземе предвид това заявление;

Службите на Комисията обясниха горепосочените причини в писмо, изпратено до сдружението на 7 май 1998 г., и въпросът също беше обсъждан няколко пъти в телефонни разговори между представителите на сдружението и Комисията;

Разбира се, всяко заявление беше обработено внимателно от службите на Комисията и изглеждаше много малко вероятно, ако не и невъзможно, бюджетното извлечение да бъде загубено при пристигането в Комисията;

Копие от бюджетния отчет е изпратено по факс на Комисията на 20 април 1998 г., но на този етап подборът на 147-те проекта за получаване на помощ от Kaleidoscope за 1998 г. вече е бил направен и официално одобрен от Комисията и е било твърде късно да се преразгледа проектът на сдружение Kökarkultur;

Комисията получи 930 заявления в рамките на програмата „Калейдоскоп“ от 1998 г. На етапа на предварителния подбор 263 заявления бяха отхвърлени по формални причини. Повечето от тези проекти са били отказани, тъй като бюджетното извлечение не е било правилно (66 %), но голям брой проекти са били отказани, тъй като формулярите за кандидатстване не са били пълни (25 %). Ясно е, че терминът „непълни заявления“ включва заявления, при които липсват части от формуляра за заявление или не са включени приложения;

Комисията няма възможност да се свърже отново със заявителите, които са изпратили неправилни или непълни формуляри за кандидатстване. Поради тази причина в поканата за представяне на кандидатури, формуляра за кандидатстване и насоките ясно се посочва, че „непълните заявления или заявленията, които не отговарят на критериите за допустимост, ще бъдат отхвърлени на етапа на предварителния подбор и ще бъдат върнати на кандидата“;

Поради това службите на Комисията счетоха, че отхвърлянето на този проект е обосновано.

Забележки на жалбоподателя
Жалбоподателят поддържа жалбата си.

РЕШЕНИЕТО

1 Липсваща бюджетна декларация
1.1 Жалбоподателката твърди, че службите на Комисията всъщност са загубили бюджетната декларация, изпратена от нейната асоциация, приложена към формуляра за кандидатстване.
1.2 Жалбоподателката е взела копие в размер А3 от оригиналния формуляр за кандидатстване, което според нея доказва, че страниците са прикрепени една към друга. В писмото си от 27 март 1998 г. Комисията е приложила копие в размер А4 от оригиналния формуляр за кандидатстване, което според жалбоподателя доказва, че страниците са отделени една от друга в Комисията.
1.3 Комисията твърди, че всяко заявление е било внимателно обработено от службите на Комисията и е изглеждало много малко вероятно, ако не и невъзможно, бюджетното извлечение да бъде загубено при пристигането в Комисията.
1.4 Проверките на омбудсмана по тази жалба показват, че във формуляра за кандидатстване е посочено, че кандидатите трябва да представят оригинала на заявлението и две копия от него, както и бюджетната обосновка. Жалбоподателката е потвърдила, че е изпратила само оригиналния формуляр за кандидатстване, към който се твърди, че е приложено бюджетното извлечение.
1.5 В своите коментари Комисията признава, че изискваните копия трябва да бъдат направени от службите на Комисията. Според Комисията, тъй като бюджетното извлечение липсва, са взети само копия от формуляра за кандидатстване и приложенията.
1.6 С оглед на горепосочените констатации на Омбудсмана не са представени достатъчно данни, които да му позволят да заключи, че бюджетната декларация е била загубена при пристигането ѝ в Комисията.
Заключение Въз
основа на проверките на Европейския омбудсман по тази жалба изглежда, че не е имало лошо управление от страна на Европейската комисия. Поради това омбудсманът реши да приключи случая.
Председателят на Европейската комисия също ще бъде информиран за това решение.
Искрено твой,
Джейкъб Сьодерман.

---

(1) ОВ C 253, 19.8.1997 г.