Strasbourg den 16 maj 2012

Byråns besök OI/9/2012/OV – besök vid Europol

Bäste herr Wainwright,

I maj 2011 inledde jag ett besöksprogram vid EU:s byråer i syfte att identifiera och sprida bästa praxis bland byråerna.  Inledningsvis gjorde jag tre ”pilotbesök” vid EU:s byråer i Förenade kungariket, nämligen Europeiska bankmyndigheten, Europeiska läkemedelsmyndigheten och Europeiska polisakademin. Därefter, den 1 juni 2011, träffade jag cheferna för alla EU-byråer i Bryssel och fick tillfälle att bekanta dem mer i detalj med detta initiativ. I oktober och november 2011 besökte jag Europeiska miljöbyrån i Köpenhamn respektive Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamissbruk och Europeiska sjösäkerhetsbyrån i Lissabon. I februari 2012 besökte jag Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning (Europol) och i maj besökte jag Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor i Dublin. Information om mina tidigare besök vid EU-byråerna finns på följande sida på min webbplats:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Jag kommer att vara i Haag och Utrecht den 4–9 juni 2012 för ett möte med Nederländernas nationella ombudsman och hålla en föreläsning vid den andra transatlantiska öppenhetskonferensen. Jag skulle vara glad att träffa dig och relevanta medlemmar i ditt team. Efter informella kontakter mellan våra kontor har man kommit överens om måndagen den 4 juni 2012 (kl. 10.30–13.30).  I bilagan till denna skrivelse finns ett utkast till program för vårt sammanträde samt ytterligare information om de förfarandemässiga aspekterna av denna typ av besök. För er kännedom kommer jag också att besöka Eurojust under samma vecka.

Under mitt besök vid Europol kommer jag att åtföljas av Olivier Verheecke, chefsjurist vid mitt kontor, som kommer att fungera som kontaktperson för de organisatoriska aspekterna av vårt möte. Hans kontaktuppgifter är: Olivier Verheecke, tfn: + 32 2 284 20 03. Av de informella kontakterna mellan våra kontor förstod jag att Fabiana Scarazatto från enheten för företagskommunikation kommer att vara kontaktperson vid Europol som kommer att samarbeta med honom för alla nödvändiga förberedelser.

Observera att jag, efter besöket och vårt möte om de väsentliga punkter som beskrivs i noten i bilagan, också skulle vilja träffa Europols personalkommitté. Min önskan att träffa personalkommittén följer på en begäran från församlingen för byråns personalkommittéer (AASC) om att jag systematiskt ska träffa personalkommittéerna vid de byråer som är föremål för mina besök på eget initiativ.

Jag vill återigen tacka er för att ni gick med på att anordna detta besök, och ser fram emot vad jag är säker på kommer att visa sig vara givande diskussioner om de olika teman som anges i meddelandet i bilagan till denna skrivelse. Jag vill också på förhand tacka Europols ledning för att ha organiserat de praktiska aspekterna av mitt möte med Europols personalkommitté, som bör äga rum samma dag, måndagen den 4 juni, även på morgonen, efter det att vårt möte med ledningen har avslutats.

Med vänliga hälsningar,

P. Nikiforos Diamandouros

Tillägg: 1

BILAGA: Förfarandeaspekter och förslag till dagordning för besöket.

När det gäller förfarandeaspekterna

Europeiska ombudsmannens besök genomförs formellt på grundval av hans behörighet att genomföra undersökningar på eget initiativ. Korrespondensen i samband med detta besök kommer därför att ha ett registreringsnummer för sådana undersökningar på eget initiativ (OI/9/2012/OV). Ombudsmannen vore tacksam om Europol kunde ange detta referensnummer i sin korrespondens om besöket.

En undersökning på eget initiativ innebär bland annat att de vanliga förfarandegarantierna för sådana undersökningar gäller. Dessa inbegriper byråns rätt att begära att Europeiska ombudsmannen behandlar information och handlingar konfidentiellt – se artiklarna 5.1, 5.2 och 14.2 i ombudsmannens genomförandebestämmelser:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Förutom att informera den byrå som ska besökas om de frågor som ombudsmannen avser att ta upp kan ombudsmannen också be den att i förväg tillhandahålla viss relevant information och/eller vissa relevanta handlingar.

Efter varje besök kommer ombudsmannen att skriftligen informera byrån om sina resultat. Om han lämnar några specifika förslag kommer han normalt att be byrån att informera honom om eventuella uppföljningsåtgärder som den föreslår att vidta. Beroende på byråns svar kommer ombudsmannen antingen att överväga att avsluta undersökningen eller vidta ytterligare åtgärder, till exempel genom att utfärda formella rekommendationer.

Observera att det förberedande brevet inför detta besök samt denna bilaga kommer att offentliggöras på Europeiska ombudsmannens webbplats. Om ombudsmannen beslutar att lämna förslag till byrån efter sitt besök kommer meddelandet med sådana förslag också att offentliggöras på den sidan, liksom byråns svar, eventuell ytterligare korrespondens och ombudsmannens slutliga skriftliga slutsatser. Dessa utbyten kommer att finnas på följande sida på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

När det gäller frågorna på dagordningen

När det gäller innehållet i besöket den 4 juni 2012 skulle Europeiska ombudsmannen vilja diskutera följande teman:

• Europols första kontakter med allmänheten
• Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet
• Rekrytering
• Anbud och kontrakt
• Intressekonflikter

De särskilda frågor som ombudsmannen skulle vilja behandla inom varje temaområde är följande:

1. Inledande kontakter med allmänheten

En av ombudsmannens grundläggande uppgifter är att se till att EU:s förvaltning är öppen, serviceinriktad och effektiv när det gäller att hantera kontakterna med medborgarna. De relevanta grundprinciperna fastställs i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (CGAB). Frågan är fortfarande viktig i vårt dagliga arbete, vilket tyder på att EU-förvaltningen fortfarande står inför vissa utmaningar på detta område. När så är lämpligt försöker Europeiska ombudsmannen hitta en snabb lösning på klagomål som rör klagomål om en medborgares inledande kontakter med administrationen. Vanligtvis innebär detta att mina avdelningar kontaktar den berörda personen per telefon.

Jag har förstått att alla EU-byråer enades om att anta den europeiska kodexen för god förvaltningssed vid ett möte mellan cheferna för byråerna i Lissabon i oktober 2008. Jag har dock inte hittat någon länk till den europeiska kodexen för god förvaltningssed på Europols webbplats. Jag är inte heller medveten om hur Europol har genomfört koden och hur man går till väga för att se till att dess personal följer de principer som fastställs i koden. Jag har inte kunnat hitta hänvisningar till denna fråga på Europols webbplats och skulle därför vara tacksam för en presentation om detta ämne.

Det verkar också som om Europols webbplats, inklusive dess startsida, endast är tillgänglig på engelska, även om det finns ett alternativ för språksökning högst upp på sidan. Avser Europol att göra sin webbplats tillgänglig på alla de 23 officiella språken?

2. Öppenhet, dialog och ansvarsskyldighet

Europeiska ombudsmannen lägger också en premie på att främja öppenhet och öka ansvarsskyldigheten inom EU:s förvaltning. Detta krav återspeglas bland annat i EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar, där ombudsmannen uttryckligen nämns som ett prövningsorgan. Det återspeglas också i ombudsmannens omfattande undersökningsbefogenheter, som gör det möjligt för oss att grundligt klargöra de fakta och frågor som tas upp i våra undersökningar.

Jag skulle därför vara tacksam om jag fick veta mer om följande frågor:

a) Hur hanterar Europol i praktiken begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar? Vilka är riktlinjerna och/eller de praktiska arrangemangen för att hantera sådana begäranden? Ge exempel, t.ex. den huvudsakliga korrespondensen i Europols hantering av de tre senaste ansökningarna om allmänhetens tillgång till handlingar som behandlades enligt Europolbeslutet av den 8 juli 2009 (som hänvisar till förordning 1049/2001). (Innebörden av Europols beslut i dessa exempel kommer inte att granskas, eftersom detta inte är syftet med detta besök.)

b) Utarbetar Europol en årlig rapport (intern eller extern) om sin hantering av allmänhetens tillgång till handlingar?

c) För eller avser Europol att föra ett offentligt register i den mening som avses i artikel 11 i förordning 1049/2001?[1]

d) Europol hanterar en stor mängd information och uppgifter. Webbplatsen är användarvänlig och innehåller en stor mängd uppgifter, publikationer och information om Europols huvudsakliga verksamhet, särskilt under rubriken "Publikationer". Förordning (EG) nr 1049/2001 är strängt taget endast tillämplig på ”handlingar”. Hur hanterar Europol begäranden om information? Ge oss information om den återkoppling som Europols tjänster får från användare och intressenter när det gäller tillgång till information.

3. Urval och rekrytering

När det gäller innehållet i urvals- och rekryteringsbesluten intar ombudsmannen en liknande hållning som EU-domstolarna. Detta innebär bland annat att han erkänner administrationens mycket stora utrymme för skönsmässig bedömning vid valet av personal.

När det gäller de förfarandemässiga aspekterna av urval och rekrytering har ombudsmannen mycket aktivt arbetat för att öka insynen i EU-rekryteringen. Detta har till exempel lett till ökad öppenhet när det gäller namnen på ledamöterna i uttagningskommittéerna och mer detaljerade utvärderingsformulär som ger de sökande en bättre inblick i hur de bedömdes.

Europols webbplats innehåller under avsnittet ”Anställning, lediga platser” en länk till Europols rekryteringsriktlinjer som antogs den 24 maj 2011. Jag vore tacksam om jag kunde få ytterligare klargöranden i följande frågor:

a) Hur säkerställer Europol en effektiv kommunikation med de sökande i urvalsförfarandena om deras ansökningars status och/eller resultatet av urvalsförfarandet?

b) Känner de sökande till namnen på medlemmarna i uttagningskommittén?  I vilken utsträckning ger Europol arbetssökande tillgång till bedömningarna av deras ansökningar?

c) I vilken utsträckning söker Europol snabbare och mindre formella medel för att lösa tvister om urvals- och rekryteringsbeslut än de som föreskrivs i artikel 90 i tjänsteföreskrifterna?

d) Informerar Europol systematiskt de sökande om att de kan lämna in klagomål till ombudsmannen, i enlighet med artikel 19 i ovannämnda kodex för god förvaltningssed?

4. Anbud och kontrakt

På prövningsnivå handläggs tvister i samband med anbudsbeslut och avtalsförhållanden oftast av domstolarna. En betydande andel av ombudsmannens ärenden har dock under årens lopp även berört dessa områden. När det gäller anbud hämtar ombudsmannen inspiration från revisionsrättens tillvägagångssätt, som är att erkänna administrationens stora utrymme för skönsmässig bedömning vid bedömningen av de materiella aspekterna av anbudsförslag, samtidigt som man noggrant kontrollerar om den gav giltiga och tillräckliga skäl för sina beslut och om den på ett tillfredsställande sätt respekterade tillämpliga förfaranden och informationsrättigheter. När det gäller avtalstvister bedömer ombudsmannen inte i sig om det föreligger ett avtalsbrott. Han undersöker dock noggrant om administrationen har lämnat goda skäl för sin ståndpunkt och undersöker också om de administrativa åtgärderna eller underlåtenheterna är rättvisa.

Jag noterar att Europols webbplats innehåller ett avsnitt om upphandling som innehåller en länk till de allmänna villkoren för kontrakt som ingås med Europol (tillämpliga på kontrakt för inköp av tjänster av lågt värde och leverans av varor).

Frågor:

a) Hur hanterar Europol tvister på dessa områden?

b) Har anbudsgivare och uppdragstagare informerats om att de kan lämna in klagomål till ombudsmannen?

5. Intressekonflikter

Intressekonflikter uppstår när personer som arbetar för den offentliga förvaltningen kan uppfattas ha ett olämpligt personligt intresse i en fråga som de har att göra med. Sådana konflikter måste hanteras på lämpligt sätt för att säkerställa ett objektivt beslutsfattande och för att öka allmänhetens förtroende för förvaltningen. Den senaste tidens händelser och fall visar att EU-förvaltningen inte har allmänhetens fulla förtroende för denna fråga.

Mot bakgrund av dessa överväganden skulle jag vilja veta vilka konkreta åtgärder Europol vidtar för att undvika intressekonflikter på följande områden:

a) Rekrytering av personal, inklusive högre tjänstemän

b) Nuvarande och tidigare anställda, särskilt när det gäller extern verksamhet under och efter deras tjänstgöring vid Europol (se t.ex. artiklarna 11, 11a, 12b och 16 i tjänsteföreskrifterna).