Ärendet gällde avskedandet av en gruppledare i ett EU-finansierat projekt i Centralamerika.

Ombudsmannen undersökte frågan och fann att kommissionen hade agerat rimligt genom att låta projektets stödmottagare avskeda gruppledaren efter det att kontraktet hade undertecknats. Ombudsmannen avslutade därför ärendet.

Ärendet gällde ett anbudsförfarande från Europeiska kommissionen för tillhandahållande av it-förvaltning och tillhörande tjänster. Klaganden är ett konsortium vars anbud för kontraktet i fråga misslyckades.

Klagandens huvudargument är att kommissionen tilldelade kontraktet till en anbudsgivare som erbjöd en lösning för återställning av uppgifter i händelse av en katastrof som var sämre än vad som krävdes enligt kontraktet.

Europeiska ombudsmannen undersökte frågan och fann att kommissionen, genom att anse att det vinnande anbudet överensstämde med kravspecifikationerna, hade gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden i detta fall. Hon rekommenderade kommissionen att a) erkänna sitt administrativa missförhållande och b) behandla klagandens begäran om ersättning.

Tyvärr godtog kommissionen inte ombudsmannens rekommendationer och lämnade inga övertygande skäl till sin vägran. Ombudsmannen avslutade därför ärendet genom att rikta två kritiska anmärkningar till kommissionen.

Klagomålet gällde driften av Europeiska kommissionens system för tidig varning, ett datoriserat informationssystem som syftar till att identifiera "hot" mot EU:s ekonomiska intressen och anseende. Systemet har fem huvudsakliga varningskategorier, från W1 till W5. Vissa varningskategorier innehåller underkategorier (W1a, b, c och d, W3a och b och så vidare). Förevarande mål rör en W3b-varning. En W3b-varning utfärdas för personer som är föremål för rättsliga förfaranden för allvarliga administrativa fel eller bedrägerier.

Klaganden hävdade att Olafs begäran om att registrera en varning i systemet för tidig varning mot klaganden var oriktig, liksom dess vägran att upphäva denna varning, eftersom klaganden inte är föremål för några rättsliga förfaranden.

Ombudsmannen ansåg att det måste finnas en faktisk grund för att placera en person i en viss kategori av systemet för tidig varning. Om så inte är fallet saknar kategoriseringen av personer i systemet för tidig varning betydelse. Han konstaterade att Olafs tolkning av W3b-varningen gör det möjligt att kategorisera personer i jämförbara situationer på olika sätt. En person som omfattas av till exempel det brittiska rättssystemets jurisdiktion skulle fortsätta att klassificeras enligt W2 om Olaf informerade den brittiska åklagarmyndigheten om sina slutsatser, medan en person som omfattas av till exempel det belgiska rättssystemets jurisdiktion skulle klassificeras enligt W3b om den utreds. En sådan särbehandling kan inte motiveras objektivt. Ombudsmannen lade därför fram ett förslag om en vänskaplig förlikning och uppmanade Olaf att häva W3b-varningen mot klaganden och att analysera den information som den förfogar över om klaganden för att avgöra om en annan varning är lämplig. Olaf följde inte ombudsmannens förslag. På grundval av sin undersökning av klagomålet avslutade ombudsmannen sin undersökning med en kritisk anmärkning.

Sammanfattning av beslutet i klagomål OI/3/2008/FOR mot Europeiska kommissionen

Europeiska kommissionens system för tidig varning (EWS) är ett datoriserat informationssystem som syftar till att identifiera "hot" mot EU:s ekonomiska intressen och anseende. Systemet för tidig varning gör det till exempel möjligt för kommissionens personal som deltar i anbudsförfaranden att kontrollera om någon anbudsgivare misstänks för bedrägeri. Efter att ha mottagit flera klagomål om hur systemet för tidig varning fungerar inledde ombudsmannen en undersökning, bland annat ett offentligt samråd som många berörda parter bidrog till. Bland de farhågor som togs upp under samrådet var det faktum att enskilda personer och företag inte systematiskt informeras om att de har förts in i systemet för tidig varning. Deltagarna hävdade också att det rådde oklarhet om hur ett sådant uppförande skulle överklagas.

I sitt yttrande bekräftade kommissionen att de enheter som förtecknas i systemet normalt inte informeras om detta. Den medgav dessutom att systemet inte har någon formell mekanism för överklagande.

Ombudsmannen drog slutsatsen att räckvidden för vissa varningar i systemet för tidig varning inte är tydligt definierad. Han uppmanade också kommissionen att garantera rätten att bli hörd innan beslut fattas om att inkludera personer eller företag i systemet för tidig varning. Dessutom bör rätten till tillgång till handlingarna i ärendet respekteras. Dessutom bör berörda personer eller företag informeras om sin rätt att klaga till ombudsmannen eller söka rättslig prövning.

I sitt svar på förslaget till rekommendation uppgav kommissionen att den har för avsikt att lägga fram ett reviderat beslut om systemet för tidig varning 2013. Ett sådant reviderat beslut kommer att utarbetas mot bakgrund av både ombudsmannens förslag till rekommendation och resultatet av ett överklagande till domstolen i målet Planet (som rör systemet för tidig varning).

Ombudsmannen avslutade sin undersökning på grundval av kommissionens åtagande att reformera systemet för tidig varning. Han gjorde dock ytterligare en anmärkning och uppmanade kommissionen att se till att den också vidtar åtgärder för att skydda de grundläggande rättigheterna under perioden innan systemet för tidig varning reformeras.

Klaganden är tysk medborgare. I augusti 2010 vände han sig till kommissionen och begärde, i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till handlingar, kopior av vissa förberedande handlingar rörande kommissionens tolkningsmeddelande om tillämpningen av artikel 296 i fördraget på området för försvarsupphandlingar. Kommissionen nekade tillgång och hävdade att samtliga begärda handlingar omfattades av tillämpningsområdet för det undantag som föreskrivs i artikel 4.1 a i förordning (EG) nr 1049/2001 (”försvar och militära frågor”). Av samma skäl kunde inte heller partiell tillgång beviljas. Klaganden lämnade därefter in en bekräftande ansökan om tillgång. Efter att ha förlängt tidsfristen för att behandla hans bekräftande ansökan med 15 arbetsdagar underrättade kommissionen klaganden om att den trots den förlängda tidsfristen inte hade kunnat slutföra sitt beslut.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen underlåtit att behandla hans bekräftande ansökan om tillgång till vissa handlingar inom de tidsfrister som anges i förordning (EG) nr 1049/2001. Han hävdade att kommissionen borde i) behandla hans bekräftande ansökan snabbt och ii) bevilja tillgång till de berörda handlingarna.

Den 17 december 2010 översändes klagomålet till kommissionens ordförande för yttrande. Den 23 december 2010 informerade klaganden ombudsmannens avdelningar om att kommissionen till hans förvåning och stora glädje hade beviljat honom obegränsad tillgång till alla de handlingar han begärde. Han påpekade att hans ansökan om tillgång till handlingar hade bifallits och att han ansåg att ärendet var avgjort.

Ombudsmannen avslutade därför ärendet såsom det avgjorts av institutionen.