Bryssel den 17 november 2005

Mina damer och herrar!

Tack herr talman för era insiktsfulla kommentarer och uppmuntrande ord.

Jag träffade kommissionskollegiet den 25 maj förra året och blev mycket uppmuntrad av ordförandens stöd för idén att förbättra samarbetet med Europeiska ombudsmannen till förmån för medborgarna. Sedan vårt möte antog kommissionen den 1 november ett meddelande som införde ett nytt internt förfarande för att besvara ombudsmannens undersökningar. Detta innebär att enskilda kommissionsledamöter får ett starkt politiskt egenansvar för varje ärende, samtidigt som generalsekretariatets värdefulla roll bibehålls. Jag välkomnar verkligen detta nya förfarande som, som jag förstår det, syftar till att öka konsekvensen och kvaliteten i kommissionens svar, samt till att säkerställa en snabb uppföljning av ombudsmannens rekommendationer och anmärkningar.

Detta är ett tydligt tecken på vår gemensamma beslutsamhet att samarbeta under de kommande åren för att se till att medborgarnas rättigheter respekteras fullt ut i hela unionen. Och bortom det. Kommissionens senaste initiativ - såsom det europeiska öppenhetsinitiativet, initiativet för bättre lagstiftning och, naturligtvis, Plan D för demokrati, dialog och debatt - för oss säkert närmare målet om en mer öppen och ansvarig EU-förvaltning, och en som har service till medborgarna som sitt slutmål.

Som den institution som ger upphov till omkring 70 % av ombudsmannens undersökningar är det mycket viktigt att kommissionen intar en ledande roll när det gäller att hantera administrativa missförhållanden och främja en servicekultur gentemot medborgarna. Men varje EU-institution, EU-organ och EU-byrå kan också bidra till att förbättra förbindelserna med medborgarna. I mina kommentarer i kväll vill jag redogöra för några av de sätt på vilka jag tror att vi kan gå vidare tillsammans. Men innan jag gör det, låt mig bara kort tala om de senaste tio åren.

Den första ombudsmannen

Ett tidigare engagemang hindrar den grundande EU-ombudsmannen Jacob Söderman från att vara med oss här i kväll. Det gör det möjligt för mig att tala uppriktigt utan rädsla för att skämma ut honom. Jacob uppnådde vad som i början verkade vara ”uppdrag omöjligt”. Hans förmåga att leda institutionen genom dess barndom och tidiga år gav Europeiska ombudsmannen auktoritet, respekt och legitimitet. Det säkerställde faktiskt att institutionen, med hans egna ord, blev en "meningsfull och respekterad aktör på den europeiska scenen".

För att uppnå detta var han tvungen att övervinna många hinder. Efter sitt första år på posten skrev han: Jag känner ibland att det finns en dinosaurie i varje offentlig kropp. Den bor i källaren och vaktar filerna. Dessa djur har en motvilja mot att öppna dörrar och dagsljus ... "Tack och lov, när han lämnade kontoret, kunde han citera, som en stor prestation, i vilken grad de olika förvaltningarna var villiga att arbeta med honom för att lösa medborgarnas klagomål. Från avskaffandet av åldersgränser vid rekrytering till förbättringar när det gäller sena betalningar och från ökad tillgång till handlingar till ökad respekt för EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna, hade de institutioner och organ som ni företräder visat sig angelägna om att förvisa dinosaurierna från sin mitt och att samarbeta med ombudsmannen för att förbättra servicen till medborgarna. För dessa prestationer, och faktiskt för många andra som tiden inte tillåter mig att räkna upp, står vi, liksom unionens medborgare, för alltid i skuld till Jacob Söderman.

Denna kväll är ett lämpligt tillfälle för mig att uttrycka tack och uppskattning till alla dem som under det senaste årtiondet har gett ombudsmannen ett viktigt stöd. Institutionen hade inte kunnat komma igång utan hjälp från Europaparlamentets administration. Medvetenheten om rätten att klaga till ombudsmannen skulle vara mycket lägre om det inte vore för råd och hjälp från både kommissionen och parlamentets kommunikationsavdelningar. Och de undersökningar som ombudsmannen inledde skulle ha varit mycket mindre effektiva om det inte vore för den uppmärksamhet och vikt som alla EU:s institutioner, organ och byråer tillmäter dem. Tack vare den flit, goda vilja och uppfinningsrikedom med vilka många av er har svarat ombudsmannen har institutionen vuxit till vad min företrädare kallade en "meningsfull och respekterad aktör på den europeiska scenen".

När jag för första gången valdes till europeisk ombudsman i januari 2003 ifrågasatte några skeptiska pressmedlemmar om det var klokt att anförtro denna värdefulla institution till någon från en medlemsstat vars anseende inom den offentliga förvaltningen ger, låt oss säga, utrymme för förbättringar. När jag funderade på hur jag bäst skulle ta itu med dessa problem räddades jag av min föregångare som hänvisade till mig som den mest "nordiska grekiska" han visste. Vad han än menade med det, kom denna beteckning väl till pass hos ett antal av ombudsmannens valkretsar! Det var också särskilt passande, eftersom det kom från en man vars namn betyder ”man i söder” och som ofta hämtade särskild inspiration från ett ombudsmannasystem i söder – det i Spanien.

Svara på klagomål

Under de senaste tio åren har Europeiska ombudsmannen hanterat över 20 000 klagomål och hjälpt oräkneliga fler medborgare genom att besvara deras förfrågningar om information. Även om medborgarna inte alltid vet vem de ska vända sig till försöker vi alltid ta itu med deras problem. Utvecklingen av det europeiska ombudsmannanätverket har bidragit till att säkerställa att oberoende av vilka ombudsmän medborgarna vänder sig till på europeisk, nationell eller regional nivå kan de vara säkra på att få lämplig hjälp och rådgivning.

Varje år ökar antalet klagomål och du kommer knappast bli förvånad över att höra mig säga att jag tycker att detta är lugnande. Jag är övertygad om att fler klagomål inte återspeglar försämrade resultat från institutionernas sida. För mig är de snarare ett tydligt bevis på att medborgarna anser att det är värt det när de utövar sina rättigheter. Deras röst räknas. Deras åtgärder kommer att bidra till att förbättra situationen. Sannerligen skulle tiden för förtvivlan vara om de kände att ingen lyssnade på dem och att klaga var meningslöst.

Det är naturligtvis mycket bättre om klagomål kan lösas i ett så tidigt skede som möjligt, närmare bestämt av den administration som är inblandad i klagomålet. Medborgarna bryr sig trots allt inte om vem som löser deras problem. Ofta letar de helt enkelt efter en förklaring, en anledning, en ursäkt eller råd, och du är bäst lämpad att ge detta. Klagande vill gå vidare. Vi bör också komma ihåg att en uppgörelse som föreslås av DIG är snabbare och i slutändan mer tillfredsställande överallt, eftersom det krediterar dig med att lösa problemet, ökar din legitimitet i den klagandes ögon och säkerställer ett win-win-resultat för alla berörda. Med andra ord är vårt sätt att reagera på klagomål ett viktigt mått på hur medborgarfokuserade vi är.

När jag säger detta förstår jag att det är både kostsamt och tidskrävande att svara på klagomål. Att lösa ett klagomål kan dessutom innebära en betydande gest - en ursäkt, en betalning av ersättning, en överenskommelse om att återuppta ett förfarande. När du funderar över för- och nackdelarna med att gå den extra milen kan du tycka att det är användbart att komma ihåg de kloka orden från den stora engelska författaren, Samuel Johnson, att "Ingenting kommer någonsin att försökas om alla möjliga invändningar först måste övervinnas." Så, oavsett om det handlar om att ta itu med avtalsproblem, ge tillgång till dokument eller förklara varför en kandidat inte har valts, finns det många sätt på vilka vi kan visa att vi lyssnar.

Ombudsmannen som resurs

Som ni vet är klagomål ofta symtom på mer allvarliga, komplexa eller systemiska problem eller problem. En av ombudsmannens uppgifter är att identifiera dessa och främja sätt att hantera dem. Som sådan utgör ombudsmannen, förutom att fungera som en extern kontrollmekanism, också en värdefull resurs för chefer, en resurs som kan hjälpa dig att förbättra förvaltningens resultat genom att rikta uppmärksamheten på områden som kan förbättras.

Låt mig otvetydigt säga att vi är angelägna om att hjälpa er mer på detta område. Sedan jag tillträdde i april 2003 har jag personligen träffat högsta ledningen och personalen vid många av institutionerna, organen och byråerna för att förklara den logiska grunden för mina beslut och, mer allmänt, mitt arbete, för att föreslå hur man bäst kan reagera på klagomål som vi uppmärksammar er på och hur man kan förbättra de administrativa förfarandena. Under min företrädares tid, men också på senare tid, har ett antal institutioner, organ och byråer varit proaktiva i detta avseende och begärt möten med ombudsmannen eller med min personal. Jag välkomnar dessa initiativ som ligger i linje med en politik som går ut på att systematiskt nå ut till institutionerna och samarbeta med dem för att främja en servicekultur för medborgarna, som jag har för avsikt att prioritera under de kommande åren. Och det är i denna anda jag vill säga: Om det finns sätt på vilka du tror att vi skulle kunna göra mer i detta avseende, låt oss veta.

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed

En ovärderlig resurs i detta sammanhang är den europeiska kodexen för god förvaltningssed. Kodexen godkändes av Europaparlamentet 2001 och förklarar för medborgarna vad de har rätt att förvänta sig av den europeiska förvaltningen. Den fungerar också som en användbar vägledning för offentliganställda och uppmuntrar till högsta möjliga förvaltningsstandard.

I somras publicerades en ny utgåva av koden på 24 språk. Över 100 000 exemplar har redan distribuerats i och utanför Europa. Som svar på detta har nationella förvaltningar och lokala myndigheter, skolor och universitet, utbildningscentrum och offentliga bibliotek, tillsammans med enskilda medborgare, begärt kopior för vidare distribution. En begäran kom från ett turistföretag i Madeira, Portugal, med följande ord:

”Det är vår erfarenhet att många av dem som innehar viktiga administrativa befattningar rutinmässigt ignorerar medborgarnas rättigheter. Genom att marknadsföra din handbok vill vi göra vårt eget lilla bidrag till att förbättra denna situation.

Detta är verkligen en europeisk framgångssaga. Kodexen har antagits och tillämpas i nationella, regionala och lokala förvaltningar från Portugal till Italien, från Vallonien till Grekland och från Rumänien till Kroatien. Mot bakgrund av att den europeiska kodexen har antagits av så många olika förvaltningar i hela Europa hoppas jag fortfarande att den kan antas av alla EU:s institutioner och organ, kanske i form av ett interinstitutionellt avtal. De kontakter jag har haft i detta avseende med kommissionens ordförande och vice ordförandena Wallström och Kallas har varit mycket positiva och jag hoppas verkligen att vi kan göra snabba framsteg när det gäller att föra detta projekt närmare förverkligandet. I denna anda, men också i samma anda som kvällens evenemang, skulle jag vilja föreslå att en enhetlig kodex skulle vara en mycket välkommen gåva till 11-årsjubileet, inte bara för ombudsmannen utan framför allt för medborgarna!

På väg mot en öppnare och mer ansvarsfull förvaltning

Mina damer och herrar!

Det går inte att förneka att detta är testtider för Europeiska unionen. Medborgare i Frankrike och Nederländerna röstade för att inte ratificera konstitutionen, valdeltagandet i valet till Europaparlamentet fortsätter att minska, och unionen kämpar fortfarande för att ta itu med uppfattningen att det är en avlägsen byråkrati byggd av en politisk elit. Den senaste Eurobarometerundersökningen visar att endast 38 % av allmänheten anser att "min röst räknas i EU".

Europeiska ombudsmannen inrättades för att hjälpa till att föra unionen närmare medborgarna och ge EU-förvaltningen ett "mänskligt ansikte". Det utmärkande draget för institutionen är att ombudsmannen är en person som kommunicerar personligen med enskilda medborgare som skriver till honom, granskar deras fall och försöker få sitt klagomål löst. Var och en av dessa, ska jag kalla dem "mikrokommunikationer"?, bidrar till att humanisera EU:s förvaltning och föra den närmare medborgarna.

Som en klagande skrev: "För mig har detta fall äntligen avslutats och jag hoppas att en ny sida nu kan öppnas när det gäller min verksamhet eftersom den är intimt kopplad till Europa. Jag vill tacka er för er hjälpsamma medling. Er institution erbjuder en mycket viktig möjlighet för medborgarna att på ett vänligt sätt lösa känsliga problem som de kan ställas inför med EU-institutionerna.”

Dessa anmärkningar tar upp en annan roll som ombudsmannen har i sina förbindelser med institutionerna: en kontaktperson som kan hjälpa dig och din institution att förklara sig för medborgarna, få dem att känna att deras röst räknas och att de genom att klaga kan bidra till att förbättra befintliga problem eller lösa situationer som påverkar deras liv. Det slutliga målet som vi bör sträva efter att nå tillsammans är en toppklassig, medborgarcentrerad EU-förvaltning. Det är ett mål som är värt att sträva efter både för slutresultatets skull, men kanske ännu viktigare, på grund av den berikning av erfarenheter som härrör från att tjäna medborgarna som kommer att vinnas under resan mot den destinationen.

Slutsats

Låt mig avsluta med ett citat från BBC:s klassiska tv-serie "Yes Minister", som så framgångsrikt parodierade bland annat negativa attityder inom den offentliga förvaltningen, inklusive motstånd mot förändring och arrogans. I ett avsnitt svarar den ständiga sekreteraren, Sir Humphrey, efter att ha anklagats av ministern för att vara mer bekymrad över "medel" än "slut": "Det finns inga mål i förvaltningen, ministern, förutom lösa mål. Administrationen är evig.

För ombudsmannen innebär handläggningen av klagomål att man binder ihop så många lösa trådar som möjligt. Men mycket mer än så: Att säkerställa en högklassig förvaltning är verkligen, för att låna Sir Humphreys adjektiv, en ”evig” uppgift och en som vi bäst kan ta itu med tillsammans. Att leva upp till löften, tillhandahålla lämpliga prövningsmekanismer, lära av misstag, arbeta öppet och möjliggöra offentlig granskning - det här är alla viktiga "medel" för att bygga förtroende bland medborgarna. Och i strävan efter detta höga mål är ombudsmannen redo och villig att vara er bundsförvant och partner.

Det återstår bara för mig att se fram emot ett dynamiskt andra decennium för Europeiska ombudsmannen, ett allt närmare samarbete mellan våra institutioner och en ljus framtid för EU-medborgarna. Det faktum att jag ikväll bara ser mänskliga ansikten, och ingenting som liknar de "djur" som min föregångare hänvisade till, uppmuntrar mig starkt och fyller mig med hopp och förväntan!

Det är med detta hopp och denna förväntan i åtanke som jag därför ber er att tillsammans med mig utbringa en skål för att högtidlighålla vårt gemensamma åtagande att arbeta samordnat och systematiskt tillsammans under de kommande åren för att säkerställa förbättrade resultat för medborgarna och en fördjupning av unionens servicekultur.

Njut av resten av kvällen och tack för att du är här.