Strasbourg den 21 september 2005

Bäste R.,

Den 9 februari 2005 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen, som företrädde föreningen ”Vittorio Bachelet”. Ert klagomål gällde kommissionens underlåtenhet att betala föreningens resekostnader i samband med besöket i kommissionens lokaler i Bryssel den 1 december 2003. Den 11 februari och den 8 mars 2005 skickade ni ytterligare handlingar till stöd för ert klagomål.

Den 11 mars 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Den 5 juli 2005 meddelade kommissionen mig att dess yttrande i ert ärende skulle försenas. Institutionen avgav slutligen sitt yttrande den 5 augusti 2005.

Under tiden förklarade du emellertid, först i ett meddelande av den 26 juni 2005, som mina avdelningar besvarade den 18 juli 2005, och därefter under ett telefonsamtal med mitt kontor den 2 augusti 2005, att du ansåg att kommissionen hade löst ditt klagomål.

Jag skriver för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden, som klagade för den italienska kulturföreningen ”Vittorio Bachelet” (nedan kallad föreningen), var de relevanta omständigheterna följande:

Den 1 december 2003 besökte föreningen Europeiska kommissionen i Bryssel som en del av verksamheten inom ramen för en kurs om europeisk kultur.

Deltagarna i denna resa var en grupp studenter utvalda bland nästan 200 klasskamrater som hade deltagit i kursen.

På grundval av de uppgifter som lämnats av kommissionens representation i Rom borde deltagarna ha betalat kostnaderna för sin egen inkvartering. Resekostnaderna skulle dock betalas av kommissionen. På förslag av kommissionens representation i Rom, som informerade klaganden om att finansieringen av resekostnader inte kunde överstiga 200 euro per person, hade man beslutat att resa till Bryssel (från Bari, Italien) med buss.

På grundval av instruktioner från C., tjänsteman vid kommissionens representation i Rom, skickade föreningen fakturan för resan, som mottagits från resebyrån, till kommissionen i Bryssel. Efter flera veckor kontaktade föreningen kommissionens representation och frågade varför betalningen ännu inte hade gjorts. Enligt klaganden mottog föreningen först preliminära svar och underrättades sedan, genom en skrivelse av den 14 februari 2004, om att ”vid tidpunkten för föreningens skriftliga begäran om att anordna ett besök var medlen inte tillgängliga. De blev tillgängliga efteråt. På grund av olyckliga omständigheter kunde det ekonomiska åtagandet avseende dina resekostnader inte förverkligas. Vi ber om ursäkt för de olägenheter […]" (översättning gjord av ombudsmannens avdelningar).

Till följd av kommissionens agerande var föreningens ordförande tvungen att betala resekostnaderna, som uppgick till 5 500 euro.

I sitt klagomål hävdade klaganden att kommissionen borde vidta åtgärder för att lösa problemet och betala resekostnaderna till föreningen som utlovats, vilka uppgick till 5 500 euro.

Frågeställningen

Europeiska kommissionens yttrande

I sitt yttrande uppgav kommissionen att dess representation i Italien på grund av olyckliga omständigheter inte hade vidtagit nödvändiga åtgärder, dvs. inte i tid hade utarbetat ett åtagande för det belopp (5 500 euro) som klaganden begärde. Som en följd av detta hade kommissionen inte, såsom muntligen utlovats, kunnat betala det aktuella beloppet som ersättning för resekostnader i samband med föreningens besök i kommissionens lokaler.

Kommissionen uppgav vidare att ett belopp på 5 500 euro hade anslagits för att ersätta de relevanta resekostnaderna, i syfte att upprätthålla dess goda anseende och eftersom dess representation i Italien hade angett att institutionen skulle betala resekostnaderna. Betalningen hade införts i Sincom-systemet den 22 juni 2005 och pengarna hade betalats ut i enlighet med detta till föreningen genom klaganden. Den 21 juli 2005 informerade kommissionens representationskontor i Italien kommissionen om att den aktuella betalningen hade gjorts.

Klagandens meddelande av den 26 juni och hans telefonsamtal av den 2 augusti 2005

Den 26 juni 2005 skickade klaganden ett e-postmeddelande genom vilket han informerade ombudsmannen om att kommissionen några dagar tidigare hade bett honom att förse de behöriga avdelningarna med information om betalningen av det begärda beloppet. Klaganden tackade ombudsmannen för den undersökning som han hade genomfört och som hade lett till en positiv slutsats i ärendet.

Dessutom, och återigen innan kommissionens yttrande hade översänts till ombudsmannen, förklarade klaganden i ett telefonsamtal med ombudsmannens avdelningar den 2 augusti 2005 att han ansåg att hans fall hade avgjorts av Europeiska kommissionen. Han tillade vidare att det faktum att kommissionen ännu inte hade skickat sitt yttrande till ombudsmannen var irrelevant med tanke på det positiva resultatet av ärendet och det faktum att det relevanta beloppet slutligen hade betalats ut.

Beslutet

1 Ersättning för resekostnader

1.1 Den italienska kulturföreningen "Vittorio Bachelet", på vars vägnar den klagande klagade till ombudsmannen, besökte kommissionen i Bryssel den 1 december 2003. Kommissionens representation i Rom informerade föreningen om att kommissionen skulle ersätta resekostnaderna. Den 14 februari 2005 informerade dock representationen klaganden om att det ekonomiska åtagandet avseende de relevanta resekostnaderna inte kunde förverkligas på grund av olyckliga omständigheter.

I sitt klagomål hävdade klaganden att kommissionen borde vidta åtgärder för att lösa problemet och betala resekostnaderna till föreningen som utlovats, vilka uppgick till 5 500 euro.

1.2 I sitt yttrande, som inkom till ombudsmannen den 5 augusti 2005, uppgav kommissionen att dess representation i Italien på grund av olyckliga omständigheter inte hade vidtagit nödvändiga åtgärder, dvs. inte i tid hade utarbetat något åtagande för det belopp (5 500 euro) som klaganden hade begärt. Som en följd av detta hade kommissionen inte, såsom muntligen utlovats, kunnat betala det aktuella beloppet som ersättning för resekostnader i samband med föreningens besök i kommissionens lokaler.

Kommissionen uppgav vidare att ett belopp på 5 500 euro hade anslagits för att ersätta de relevanta resekostnaderna, i syfte att upprätthålla dess goda anseende och eftersom dess representation i Italien hade angett att institutionen skulle betala resekostnaderna. Betalningen hade införts i Sincom-systemet den 22 juni 2005 och pengarna hade betalats ut i enlighet med detta till föreningen genom klaganden. Den 21 juli 2005 informerade kommissionens representationskontor i Italien kommissionen om att den aktuella betalningen hade gjorts.

1.3 Ombudsmannen noterar att klaganden i ett meddelande av den 26 juni 2005 och i ett senare telefonsamtal med sina avdelningar den 2 augusti 2005 förklarade att han ansåg att hans fall hade avgjorts av Europeiska kommissionen eftersom det relevanta beloppet slutligen hade betalats ut.

Klaganden tackade den ekonomiska aktören för den undersökning som hade genomförts och som hade lett till en positiv slutsats i ärendet. Han tillade vidare att det faktum att kommissionen fortfarande inte hade skickat sitt yttrande till ombudsmannen var irrelevant med tanke på det positiva resultatet av ärendet.

1.4 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen verkar ha vidtagit lämpliga åtgärder för att lösa frågan och därmed har tillfredsställt den klagande.

2 Slutsats

Det framgår av kommissionens synpunkter och klagandens synpunkter att kommissionen har vidtagit åtgärder för att lösa frågan och därmed tillfredsställt klaganden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

En kopia av kommissionens yttrande, som inkom den 5 augusti 2005, bifogas detta beslut för kännedom.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros