Bäste R.,

Den 15 februari 2000 ingav ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen angående kommissionens underlåtenhet att svara på era skrivelser.

Den 25 februari 2000 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Europeiska kommissionen översände sitt yttrande den 19 april 2000 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Era synpunkter mottog jag den 29 maj 2000.

Jag skriver nu för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Den franska sammanslutningen Génération Interland deltog i en ansökningsomgång IST-99-1-1A inom nyckelåtgärd IV.3.3 (Metoder och verktyg för underrättelse- och kunskapsutbyte) i programmet Användarvänligt informationssamhälle (nedan kallat IST). Génération Interlandsansökan föreslog att utveckla användningen av Interlingua (modern latin) för internet och för icke-litterära publikationer.

Trots att ansökan skickades med rekommenderat brev den 12 juni 1999 mottog Génération Interland varken något mottagningsbevis för sin ansökan eller någon information om resultatet av ansökningsomgången IST-99-1-1A. Den 15 februari 2000 ingav klaganden, ordförande för Génération Interland, därför ett klagomål till Europeiska ombudsmannen och framförde följande påståenden:

1. Kommissionens generaldirektorat XIII underlät att bekräfta mottagandet av klagandens ansökan av den 12 juni 1999 och att svara på hans påföljande påminnelseskrivelse av den 31 december 1999.
2. Kommissionens generaldirektorat XIII underlät att informera klaganden om resultaten av den ansökningsomgång IST-99-1-1A som han deltog i i juni 1999.

Frågeställningen

Europeiska kommissionens yttrande om klagomålet var sammanfattningsvis följande:

Génération Interlands ansökan hade ansetts otillåtlig så snart den hade mottagits av kommissionens avdelningar. Klaganden hade inte använt lämpliga formulär för att lämna in den. Administrativa uppgifter saknades. Dessutom kunde främjandet av modernt latin inte anses vara ett lämpligt mål i program som rör teknik och ingenjörsvetenskap för programvara, system och tjänster.

1. Ett mottagningsbevis för ansökningarna finns i ansökningsformuläret. Kommissionen återsänder det mottagningsbevis som sökandena delvis fyllt i när den mottagit ansökan. Eftersom klaganden inte hade använt detta formulär i sin ansökan kunde han inte få det i gengäld.
   Den klagandes påminnelseskrivelse av den 31 december 1999 besvarades inte, eftersom kommissionen i januari 2000 hade för avsikt att skicka ett e-postmeddelande för att informera alla sökande som inte hade valts ut.
2. Till följd av kommissionens beslut om ansökningarna underrättades de sökande som fått avslag om att de hade uteslutits i januari 2000. Tyvärr hade den klagande uteslutits från detta utskick. Detta hade dock korrigerats av kommissionen.

Europeiska ombudsmannen vidarebefordrade Europeiska kommissionens yttrande till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. I sitt svar anförde klaganden att kommissionens yttrande innehöll felaktigheter som måste kritiseras.

Trots flera förfrågningar hade Génération Interland aldrig fått någon ansökningsblankett. Klaganden uttryckte till och med tvivel om deras existens. Klaganden betonade vidare att Génération Interlands ansökan uppenbarligen hade missförståtts. Det handlade inte om att främja ett språk, utan om att använda detta språk på internet, vilket enligt honom motsvarade programmets mål.

1. Klaganden hävdade att han hade skickat det formulär som skulle användas som mottagningsbevis per fax den 11 juni 1999. Han fick det aldrig i gengäld och angavs inte någon hänvisning till registreringen.
2. Klaganden anser att det faktum att Génération Interland hade glömts bort när kommissionen informerade de sökande som inte hade valts ut inte var en slump. Det innebar diskriminering. Slutligen sade han att förteckningen över projekt som finansierats inom ramen för nyckelåtgärden och som Génération Interland deltagit i fortfarande inte hade lämnats ut till honom.

Ytterligare undersökningar

Ombudsmannens avdelningar kontaktade kommissionen för att få styrkande handlingar som inte hade bifogats kommissionens yttrande. Kommissionen lämnade ut både skrivelsen av den 21 mars 2000 i vilken klaganden informerades om att hans ansökan hade avslagits och förteckningen över utvalda förslag.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdade att kommissionens generaldirektorat XIII underlåtit att bekräfta mottagandet av klagandens ansökan av den 12 juni 1999 och att svara på hans påföljande påminnelseskrivelse av den 31 december 1999. Under undersökningens gång hävdade klaganden också att ansökningsformulären inte hade skickats till honom.

1.2 Kommissionen hävdade att ansökan inte hade lämnats in på lämpliga ansökningsformulär och att mottagningsbeviset i ansökan därför inte kunde återlämnas till sökanden. Den klagandes påminnelseskrivelse av den 31 december 1999 besvarades inte, eftersom kommissionen hade för avsikt att i januari 2000 sända ett e-postmeddelande till alla sökande vars ansökan avslagits.

1.3 Det framgår av de uppgifter som ombudsmannen har fått att ansökan lämnades in per post den 12 juni 1999 utan lämpliga formulär, i strid med anvisningarna i den relevanta vägledningenför sökande. Den senare innehöll också anvisningar om hur dessa blanketter skulle erhållas, vilka särskilt fanns tillgängliga på Internet.

1.4 Ett formulär med titeln "Begäranom ansökningsnummer för den första ansökningsomgången för IST-programmet"i"Vägledning för sökande"hade skickats till kommissionen via fax den 11 juni 1999. Detta formulär var dock ett formulär för förhandsregistrering som inte var det mottagningsbevis som skulle lämnas in tillsammans med ansökan.

1.5 Det verkar som om klaganden inte har följt det förfarande som krävs. Kommissionens förklaring förefaller därför rimlig. Med hänsyn till kommissionens avsikt att i januari 2000 informera alla sökande som inte kunde vinna framgång om sitt beslut att inte uttryckligen besvara klagandens skrivelse av den 31 december 1999 förefaller det dessutom rimligt.

1.6 Ombudsmannen har därför dragit slutsatsen att det inte föreligger några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

2.1 Kommissionens generaldirektorat XIII underlät att informera klaganden om resultaten av den ansökningsomgång IST-99-1-1A som han deltog i i juni 1999.

2.2 Kommissionen förklarade att den klagande felaktigt hade glömts bort när alla sökande som inte hade valts ut informerades. Detta fel hade dock rättats till.

2.3 Ombudsmannen noterar att kommissionen den 21 mars 2000 underrättade klaganden om att hans ansökan hade avslagits. Förteckningen över de utvalda ansökningar som klaganden utan framgång begärt vidarebefordrades till ombudsmannen efter ytterligare undersökningar som utförts av hans avdelningar. Denna förteckning översänds till klaganden tillsammans med detta beslut.

2.4 Ombudsmannen har därför dragit slutsatsen att det inte föreligger några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

På grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål verkar det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska kommissionen. Ombudsmannen har därför beslutat att avsluta ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman