Kära W.,
Den 6 maj 1999 ingav ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om förfarandet för ersättning av resekostnader för experter som arbetar med Europeiska kommissionen.
Den 20 maj 1999 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Europeiska kommissionen avgav sitt yttrande den 29 juli 1999 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Era synpunkter mottog jag den 18 augusti 1999.
Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Den klagande bjuds regelbundet in av Europeiska kommissionen som expert för att delta i möten i Bryssel. Kommissionen ersätter hans resekostnader, men han anser att förfarandet tar orimligt lång tid. Han fick till exempel vänta i sju och en halv månad på ersättning. I detta sammanhang kontaktade klaganden tjänstemän vid kommissionen och ledamöter av Europaparlamentet för att uttrycka sitt missnöje. Han vägrade till och med att delta i ett möte på grund av detta problem.
När det gäller det faktum att klaganden upprepade gånger fick höra att förseningarna var en naturlig del av "systemet" ansåg han att detta borde reformeras och bad Europeiska ombudsmannen att undersöka frågan.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande
Europeiska kommissionens yttrande om klagomålet är sammanfattningsvis följande:
Målet för kommissionens avdelningar är att ersätta resekostnader för experter som deltar i möten som anordnas av kommissionen inom 60 dagar. Under denna tidsperiod ska det generaldirektorat (GD) som anordnar mötet samla in expertens bankidentitet. GD IX ska därefter fastställa de belopp som ska återbetalas och begära utbetalningen, som ska godkännas av GD XX och genomföras av GD XIX.
Kommissionen åtog sig att ersätta sitt datoriserade redovisningssystem med ett nytt (Sincom 2) före utgången av 1998. Denna stora förändring, som syftar till att påskynda återbetalningsförfarandet, ledde till vissa problem och förseningar som slutligen löstes i mars 1999, men som kan ha påverkat handläggningen av den klagandes ärende. Kommissionen betonade dessutom att de förseningar som klaganden drabbades av ökade på grund av att han inte lämnade väsentlig information i tid.
Kommissionen beklagade dock besväret och uttryckte sin beslutsamhet att undvika liknande situationer.
Den klagandes synpunkter
Europeiska ombudsmannen vidarebefordrade Europeiska kommissionens yttrande till den klagande med en uppmaning att inkomma med synpunkter. I sitt svar av den 18 augusti 1999 uttryckte klaganden sin tillfredsställelse över Europeiska ombudsmannens arbete. Vidare välkomnade han de ansträngningar som kommissionen gjort för att förbättra ersättningssystemet och betonade att hans klagomål till ombudsmannen syftade till att peka på ett allmänt problem, utan att fokusera på hans särskilda fall.
Klaganden avvisade dock kommissionens påståenden om att han lämnade in de uppgifter som krävdes för återbetalningen för sent. Han hävdade att han i god tro och utan invändningar från kommissionens tjänstemän hade följt det förfarande som gällde enligt det gamla ersättningssystemet. Senare informerades han om att förfarandet hade ändrats och han ombads att lämna information igen, vilket han snabbt gjorde. Klaganden anser därför att kommissionen bär det fulla ansvaret för förseningen.

Beslutet

1 Förseningarna i ersättningen av resekostnader
1.1 Klaganden, en expert som ibland bjuds in av kommissionen för att delta i möten som anordnas i Bryssel, klagade mot kommissionen på grund av förseningarna i ersättningen av resekostnader. Han ville se en förbättring av ersättningssystemet. Kommissionen förklarade att den är fast besluten att förbättra systemet och att de förseningar som uppstod i klagomålets fall just beror på svårigheter som uppstod under inrättandet av ett nytt system.
1.2 Ombudsmannen noterar att kommissionen åtog sig att ersätta resekostnader inom 60 dagar och att den bad om ursäkt för de olägenheter som inrättandet av ett nytt, effektivare redovisningssystem orsakat.
1.3 Den klagande har uttryckt sin tillfredsställelse med kommissionens ansträngningar att förbättra sitt återbetalningsförfarande och informerat ombudsmannen om att det specifika fall av sena betalningar som nämndes i hans ursprungliga klagomål endast var avsett att vara ett exempel på att systemet inte fungerade. Ombudsmannen anser därför att det inte finns något behov av att utreda ärendet ytterligare.
2 Slutsats Det
framgår av Europeiska kommissionens yttrande och klagandens synpunkter att kommissionen har vidtagit åtgärder för att lösa frågan och därmed tillfredsställt klaganden. Ombudsmannen har därför beslutat att avsluta ärendet.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänlig hälsning
Jacob Söderman