1. Zadnja posodobitev tega zapisa: 04.06.2024

2. Referenčna številka: 07/2024

Ref. št. Ares(2024)7912563

3. Ime in kontaktni podatki upravljavca:

Evropski varuh človekovih pravic, 1 avenue du Président Robert Schuman, –67001 Strasbourg Cedex – Kontaktna oseba: Kadrovske storitve: EO@ombudsman.europa.eu

4. Ime in kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov:

Francesca PAVESI – namestnica pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Nicholas HERNANZ

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime in kontaktni podatki predelovalca:

Evropska komisija (GD DIGIT, ki upravlja modul SYSPER „NDP – osebne datoteke“, in GD HR) v okviru priprave osebne datoteke zbira osebne podatke za osebje evropskega varuha človekovih pravic, ki je z Evropsko komisijo sklenil sporazum o ravni storitve.

E-naslov: : HR-BXL-Dossiers-Personnels@ec.europa.eu in DIGIT-NDP-TECH-SUPPORT@ec.europa.eu

6. Ime in kontaktni podatki skupnega(-ih) upravljavca(-ev): Se ne uporablja

7. Namen(-i) obdelave:

Namen obdelave je, da se osebni spisi[1] v modulu „NDP – osebni spisi“ dajo na voljo članom osebja EO in da se omogoči poravnava njihovih pravic.

GD za človeške vire Evropske komisije zbira osebne podatke članov osebja izvršnega direktorja v okviru oblikovanja njihovega osebnega spisa za osebje izvršnega direktorja na podlagi sporazuma o ravni storitve z dne 21. decembra 2020.

„Osebne datoteke NDP“ omogočajo ustvarjanje osebnih datotek[2], digitalizacijo in nalaganje dokumentov, tiskanje celotne datoteke ali njenega dela, premikanje dokumenta znotraj datoteke po napaki pri indeksiranju ali v drugo datoteko (na primer po kršitvi varstva podatkov), brisanje dokumentov ter ustvarjanje in dodeljevanje pravic dostopa upraviteljem datotek. Za del, ki se nanaša na karierna ocenjevalna poročila v elektronski obliki v sistemu SYSPER, se šteje, da je virtualno povezan z osebno individualno dokumentacijo. Modul NDP – osebne datoteke se uporablja tudi za prenos individualne osebne dokumentacije uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev med evropskim varuhom človekovih pravic in drugimi institucijami/organi ali agencijami EU.

Pravna podlaga so člen 26 kadrovskih predpisov ter člena 11 in 81 pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije.

8. Opis kategorij posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in kategorij osebnih podatkov:

- Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki:

• Uradniki, začasni in pogodbeni uslužbenci urada izvršnega direktorja (aktivni, neaktivni in upokojeni)
• Družinski člani osebja EO: starše, stare starše, otroke, zakonce (in asimilirane, priznanega pravnega partnerja, registrirane partnerske skupnosti) in po možnosti vse druge, odvisno od uslužbenca.

- Kategorije osebnih podatkov:

Vsi dokumenti, ki predstavljajo odločitve, ki jih je izvršni direktor sprejel v zvezi z uslužbencem ali nekdanjim uslužbencem, njihovimi sorodniki, in zunanji dokumenti, ki so jih uslužbenci izvršnega direktorja posredovali ob zaposlitvi in med kariero.

Vrste podatkov, ki se zbirajo in obdelujejo, so navedene v treh podmapah, ki so razvrščene, kot sledi:

(1) upravni spis (vloga, dejanja med kariero);

(2) datoteke z ocenjevalnimi poročili;

(3) zasebni spis (osebni in družinski dokumenti, odločbe, ki se ne nanašajo na kariero).

Osebni spis uslužbenca lahko vsebuje naslednje dokumente, ki lahko vsebujejo nekatere osebne podatke, ki spadajo na področje uporabe člena 10(2)(b) Uredbe 2018/1725, na primer:

• zdravstveno sposobnost (ki bi lahko posredno razkrila podatke v zvezi z zdravjem uslužbenca),
• Poroka ali potrdilo o zunajzakonski skupnosti (ki lahko posredno razkrije podatke o spolni usmerjenosti fizične osebe), razveza/ločitev/skrbništvo
• rojstni list in otroški list (ki lahko posredno razkrije podatke o rasi ali narodnosti),
• zahtevek in odločitev, sprejeta v skladu s členom 15 kadrovskih predpisov (ki lahko posredno razkrijeta podatke o političnem prepričanju ali usmeritvi),
• Zahteva in odločitev, sprejeta v skladu s členi 12b–12b/40–16 kadrovskih predpisov, o dejavnostih, povezanih z osebnimi podatki, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politična mnenja, verska ali filozofska prepričanja ali članstvo v sindikatu
• Odločba o invalidnosti (ki po naravi posredno razkriva podatke o zdravstvenem stanju uslužbenca)
• Kopija potnega lista ali osebne izkaznice, ki vsebuje nekatere biometrične podatke ali informacije v zvezi z verskimi prepričanji uslužbenca (ki lahko posredno razkrijejo rasno ali etnično poreklo, in biometrični podatki).

9. Rok za hrambo podatkov in, če je mogoče, za izbris:

Osebni podatki se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer najmanj 100 let po zaposlitvi zadevne osebe in 8 let po prenehanju pravic zadevnih upravičencev[3].

Iz osebnega spisa se lahko na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, umaknejo samo disciplinske odločbe (po treh letih v primeru pisnega opozorila ali opomina ali po šestih letih v primeru drugih sankcij). Zadevna oseba lahko svojo zahtevo naslovi na organ za imenovanja, ki bo o njej sprejel odločitev[4]. Takoj ko so kadrovske službe obveščene o pozitivni odločitvi o umiku, se opozorilo, opomin ali disciplinska sankcija izbrišejo iz skenirane osebne datoteke.

10. Prejemniki podatkov:

Evropski varuh človekovih pravic, generalni sekretar (GS), če je ustrezno, direktor za administracijo, vodja kadrovskih služb, uslužbenec kadrovskih služb, ki se ukvarjajo s sistemom SYSPER, katera koli druga institucija/agencija EU, če je bil osebni spis prenesen.

11. Ali obstajajo kakršni koli prenosi osebnih podatkov v tretje države in/ali mednarodne organizacije? Se ne uporablja

12. Splošni opis varnostnih ukrepov:

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se hranijo na strežnikih Evropske komisije. Vsi postopki obdelave se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varstvo vaših osebnih podatkov je Odredba uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, ob upoštevanju tveganja, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

13. Informacije o tem, kako lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo svoje pravice do dostopa in popravka ter po potrebi do izbrisa, omejitve in prenosljivosti podatkov:

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, imajo pravico dostopa do svojih osebnih podatkov in ustreznih informacij o tem, kako jih gospodarski subjekt uporablja. Prav tako imajo pravico, da od Odredbe zahtevajo popravek vseh nepopolnih ali netočnih podatkov, ki se nanašajo nanje.

Iz razlogov, povezanih z njihovim posebnim položajem, imajo pravico kadar koli nasprotovati uporabi svojih podatkov s strani gospodarskega subjekta.

Pod določenimi pogoji imajo pravico zahtevati, da gospodarski subjekt izbriše njihove osebne podatke ali omeji njihovo uporabo.

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, lahko po elektronski pošti (eo@ombudsman.europa.eu)od evropskega varuha človekovih praviczahtevajo informacije o obdelavi njihovih osebnih podatkov. Odredba bo na njihove zahteve odgovorila čim prej, najpozneje pa v enem mesecu. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, se lahko kadar koli obrne tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Če se želijo posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, pritožiti glede ravnanja gospodarskega subjekta z njihovimi osebnimi podatki, se lahko obrnejo na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

V prilogi k tej evidenci je na voljo posebna izjava o varstvu osebnih podatkov.

Izjava o varstvu osebnih podatkov v zvezi z upravljanjem osebnih spisov v uradu evropskega varuha človekovih pravic

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov so pojasnjeni razlogi za obdelavo, način, kako evropski varuh človekovih pravic zbira, obravnava in zagotavlja varstvo vseh predloženih osebnih podatkov, kako se te informacije uporabljajo in katere pravice lahko kandidati uveljavljajo v zvezi s svojimi podatki.

Upravljavec podatkov je evropski varuh človekovih pravic. Obdelovalec je Evropska komisija – GD DIGIT, ki upravlja modul SYSPER „NDP– osebne datoteke“,tj. informacijsko orodje, ki ga evropski varuh človekovih pravic uporablja za upravljanje osebnih datotek uslužbencev evropskega varuha človekovih pravic in GD HR.

1. Katere osebne podatke bo obdeloval evropski varuh človekovih pravic?

Obdelujemo osebne podatke uradnikov, začasnih uslužbencev in pogodbenih uslužbencev urada izvršnega direktorja (aktivnih, neaktivnih in upokojenih) ter družinskih članov uslužbencev izvršnega direktorja: (starše, stare starše, otroke, zakonce in asimilirane osebe, priznanega pravnega partnerja, registrirane partnerske skupnosti in po možnosti vse druge, odvisno od uslužbenca).

Aplikacija IT „NDP– osebne datoteke“omogoča ustvarjanje osebnih datotek, digitalizacijo in nalaganje dokumentov, tiskanje celotne datoteke ali njenega dela, premikanje dokumenta znotraj datoteke po napaki pri indeksiranju ali v drugo datoteko (na primer po kršitvi varstva podatkov), brisanje dokumentov ter ustvarjanje in dodeljevanje pravic dostopa upraviteljem datotek.

Obdelujemo vse dokumente, ki predstavljajo odločitve, ki jih je izvršni direktor sprejel v zvezi z uslužbencem ali nekdanjim uslužbencem, njegovimi sorodniki, in zunanje dokumente, ki so jih uslužbenci izvršnega direktorja posredovali ob zaposlitvi in med kariero.

Vrste podatkov, ki se zbirajo in obdelujejo, so navedene v treh podmapah, ki so razvrščene, kot sledi:

(1) upravni spis (vloga, dejanja med kariero);

(2) datoteke z ocenjevalnimi poročili;

(3) zasebni spis (osebni in družinski dokumenti, odločbe, ki se ne nanašajo na kariero).

Osebni spis uslužbenca lahko vsebuje naslednje dokumente, ki lahko vsebujejo nekatere osebne podatke, ki spadajo na področje uporabe člena 10(2)(b) Uredbe 2018/1725), na primer:

•zdravstvena sposobnost (ki lahko posredno razkrije podatke o zdravju uslužbenca),

•potrdilo o zakonski zvezi ali zunajzakonski skupnosti (ki lahko posredno razkrije podatke o spolni usmerjenosti fizične osebe),

potrdilo o rojstvu in potrdilo o otrocih (ki lahko posredno razkrijeta podatke o rasi ali narodnosti),

•zahtevek in odločitev, sprejeta v skladu s členom 15 kadrovskih predpisov (ki lahko posredno razkrijeta podatke o političnem prepričanju ali usmeritvi),

•Zahtevek in odločitev v skladu s členi 12b–12b/40–16 kadrovskih predpisov o dejavnostih v zvezi z osebnimi podatki, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politična mnenja, verska ali filozofska prepričanja ali članstvo v sindikatu

•Odločba o invalidnosti (ki po naravi posredno razkriva podatke o zdravstvenem stanju uslužbenca)

•Kopija potnega lista ali osebne izkaznice, ki vsebuje nekatere biometrične podatke ali informacije v zvezi z verskimi prepričanji uslužbenca (ki lahko posredno razkrijejo rasno ali etnično poreklo, in biometrični podatki).

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Namen obdelave je, da se osebni spisi^[5] v modulu „NDP – osebni spisi“ dajo na voljo članom osebja EO in da se omogoči poravnava njihovih pravic.

3. Kakšne so pravne podlage in potrebe za obdelavo teh podatkov?

Pravna podlaga so člen 26 kadrovskih predpisov ter člena 11 in 81 pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije in sporazum o ravni storitve (sprememba št. 1) k sporazumu SLA-DIGIT-061-00 med Evropskim varuhom človekovih pravic in službami Evropske komisije z dne 21. decembra 2020.

Obdelava je potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu, in za izpolnjevanje pravne obveznosti, ki velja za upravljavca (člen 5(1)(a) in (b) Uredbe 2018/1725).

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic je odgovoren za obdelavo podatkov. Podatke natančneje obdeluje direktorat za administracijo in kadrovske službe.

5. Kdo bodo prejemniki podatkov?

Izvršilni direktor, generalni sekretar, če je ustrezno, direktor za administracijo, vodja kadrovskih služb, uslužbenec kadrovskih služb, ki se ukvarjajo s sistemom SYSPER, katera koli druga institucija/agencija EU, če je bil osebni spis prenesen.

6. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

Osebni podatki se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena zbiranja ali nadaljnje obdelave, in sicer vsaj 100 let po zaposlitvi zadevne osebe in 8 let po prenehanju pravic zadevnih upravičencev.

Samo nekatere disciplinske odločbe se lahko na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (po treh letih v primeru pisnega opozorila ali opomina ali po šestih letih v primeru drugih sankcij), izbrišejo iz osebnega spisa na podlagi člena 27 Priloge IX h Kadrovskim predpisom.

7. Kako varujemo vaše podatke?

Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se hranijo na strežnikih Evropske komisije. Vsi postopki obdelave se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Za varstvo vaših osebnih podatkov je Odredba uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, ob upoštevanju tveganja, ki ga predstavljata obdelava in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Imate pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in ustreznih informacij o tem, kako jih uporabljamo. Prav tako imate pravico zahtevati popravek vseh nepopolnih ali netočnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Identifikacijske podatke lahko kadar koli popravite.

Iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico kadar koli nasprotovati uporabi vaših podatkov s strani gospodarskega subjekta. Pod določenimi pogoji imate pravico zahtevati, da gospodarski subjekt izbriše vaše osebne podatke ali omeji njihovo uporabo.

Evropski varuh človekovih pravic bo na vaše zahteve odgovoril v najkrajšem možnem času in najpozneje v enem mesecu.

9. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Vprašanja v zvezi z varstvom podatkov, ki se nanašajo na postopek upravljanja osebnih datotek (NDP), lahko kadar koli pošljete uradu evropskega varuha človekovih pravic na naslov: eo@ombudsman.europa.eu

Direktorat za administracijo – kadrovske storitve

Evropski varuh človekovih pravic

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic na naslednjem naslovu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov na naslednjem naslovu: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] glej člen 26 Kadrovskih predpisov: „Osebnispis uradnika vsebuje:

(a) vse dokumente v zvezi z njegovim upravnim položajem in vsa poročila v zvezi z njegovo sposobnostjo, učinkovitostjo in ravnanjem;

(b) morebitne pripombe uradnika na take dokumente. (...). Uradnikov osebni spis ne vsebuje nobenega sklicevanja na njegove politične, sindikalne, filozofske ali verske dejavnosti in stališča ali na njegovo rasno ali etnično poreklo ali spolno usmerjenost.

Prejšnji odstavek pa ne prepoveduje, da se v spis vnesejo upravni akti in dokumenti, s katerimi je uradnik seznanjen in ki so potrebni za uporabo teh kadrovskih predpisov. Vsak uradnik ima samo en osebni spis. Uradnik ima tudi po prenehanju dela pravico, da se seznani z vsemi dokumenti v svojem spisu in jih kopira. Osebni spis je zaupen in se lahko vpogleda le v uradih uprave ali na varnem elektronskem mediju. Če pa je vložena tožba v zvezi z uradnikom, se pošlje Sodišču Evropske unije.“

[2] Od 1. aprila 2006 lahko aktivno zaposleni prosto in varno vpogledajo v svoj osebni spis prek aplikacije SYSPER zaradi informatizacije osebnega spisa prek aplikacije NDP (Numérisation des Dossiers Personnels).

[3] Glej oddelek 12.3.7 Skupnega seznama hrambe Komisije SEC(2022) 400.

[4] Glej člen 27 Priloge IX h Kadrovskim predpisom.

[5] Glej člen 26 Kadrovskih predpisov: „Osebnispis uradnika vsebuje:

(a) vse dokumente v zvezi z njegovim upravnim položajem in vsa poročila v zvezi z njegovo sposobnostjo, učinkovitostjo in ravnanjem;

(b) morebitne pripombe uradnika na take dokumente. (...). Uradnikov osebni spis ne vsebuje nobenega sklicevanja na njegove politične, sindikalne, filozofske ali verske dejavnosti in stališča ali na njegovo rasno ali etnično poreklo ali spolno usmerjenost.

Prejšnji odstavek pa ne prepoveduje, da se v spis vnesejo upravni akti in dokumenti, s katerimi je uradnik seznanjen in ki so potrebni za uporabo teh kadrovskih predpisov. Vsak uradnik ima samo en osebni spis. Uradnik ima tudi po prenehanju dela pravico, da se seznani z vsemi dokumenti v svojem spisu in jih kopira. Osebni spis je zaupen in se lahko vpogleda le v uradih uprave ali na varnem elektronskem mediju. Če pa je vložena tožba v zvezi z uradnikom, se pošlje Sodišču Evropske unije.“