1. Zadnja posodobitev tega zapisa: 05/06/23

2. Referenčna številka: 05/2023

3. Ime in kontaktni podatki upravljavca: Evropski varuh človekovih pravic, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Pristojna služba:

Direktorat za upravo (osebje IKT) in projektna skupina (en član generalnega sekretarja in vodja kadrovske skupine)

4. Ime in kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Francesca Pavesi – namestnica pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Nicholas Hernanz

E-naslov: E-naslov: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime in kontaktni podatki obdelovalca: zunanje podjetje, odgovorno za pripravo odgovorov na anketo in pripravo zbirnega poročila:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgija

E-naslov: gcomhaire@incidence.be ali info@incidence.be

6. Ime in kontaktni podatki skupnega(-ih) upravljavca(-ev): Se ne uporablja

7. Namen(-i) obdelave:  Evropski varuh človekovih pravic namerava prek orodja za notranjo anketo LimeSurvey izvesti anketo med zaposlenimi, da bi zbral povratne informacije zaposlenih o organizaciji pisarne, delovnih pogojih, delovnem okolju ter vprašanjih etike in dobrega počutja. Namen je opredeliti področja, ki se štejejo za zadovoljivo delujoča, in področja, na katerih so morda potrebni nadaljnji ukrepi, ter, kolikor je mogoče, primerjati rezultate skozi čas in rezultate drugih institucij.

Pravna podlaga postopka je člen 1e(2) in (3) Kadrovskih predpisov ^[1].

8. Opis kategorij posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in kategorij osebnih podatkov:

- Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki: uslužbenci urada varuha človekovih pravic (uradniki, začasni ali pogodbeni uslužbenci). Pripravniki urada Evropskega varuha človekovih pravic ne sodelujejo v anketi med zaposlenimi.

- Kategorije osebnih podatkov:

Anketa je anonimna. Evidenca odgovorov na anketo ne vsebuje nobenih identifikacijskih podatkov o anketirancih. Pri komentiranju v polju za prosto besedilo lahko anketiranci dodajo informacije. V teh primerih obstaja možnost, da se nekateri anketiranci identificirajo ali da razkrijejo osebne podatke tretjih oseb, odvisno od vsebine informacij, ki se jih odločijo zagotoviti.

Evropski varuh človekovih pravic obdeluje poklicne e-poštne naslove osebja, da lahko pošlje povezavo do ankete. Evropski varuh človekovih pravic obdeluje tudi odgovore na anketo. Te osebne podatke lahko obdelujeta zunanje podjetje in urad EO.

Zunanje podjetje, odgovorno za poročilo, obdeluje mnenja zaposlenih, zbrana na podlagi anketnega vprašalnika.

9. Rok za hrambo podatkov in, če je mogoče, za izbris:

Evropski varuh človekovih pravic bo e-poštne naslove anketirancev hranil tako dolgo, kot je potrebno za pošiljanje ankete med zaposlenimi za leto 2023 zadevnim uslužbencem.

Evropski varuh človekovih pravic bo odgovore na anketo, vključno z morebitnimi osebnimi podatki, ki so jih anketiranci predložili v poljih za prosto besedilo, hranil največ pet let. Nato bodo podatki izbrisani.

Zunanje podjetje bo odgovore respondentov hranilo tako dolgo, kot je potrebno za pripravo poročila o raziskavi, in največ pet let ^[2]. Nato bodo podatki izbrisani. Vsi odgovori se štejejo za anonimne, razen polj za prosto besedilo, če anketiranci v njih navedejo osebne podatke.

10. Prejemniki podatkov:

Prejemnik je zunanje podjetje, odgovorno za pripravo poročila o raziskavi.

Tudi splošni rezultati (anonimizirani podatki) bodo posredovani osebju.

11. Ali obstajajo kakršni koli prenosi osebnih podatkov v tretje države in/ali mednarodne organizacije? Se ne uporablja

12. Splošni opis varnostnih ukrepov:

Evropski varuh človekovih pravic uporablja „LimeSurvey“ za pošiljanje ankete anketirancem in zbiranje odgovorov. LimeSurvey je orodje za notranjo anketo, ki zagotavlja, da vsi obdelani podatki ostanejo na varnem strežniku evropskega varuha človekovih pravic in da so podatki zaščiteni s strogimi varnostnimi pravili.

Odgovori na vprašanja ankete onemogočajo identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, razen v nekaterih primerih, ko lahko anketiranci dodajo informacije v polje za prosto besedilo.

Anketa vključuje naslednjo izjavo o omejitvi odgovornosti: „za ohranitev anonimnosti udeležencev zagotavljamo, da so odgovori strukturirani na način, ki preprečuje identifikacijo posameznikov. Vendar upoštevajte, da nekatera polja s prostim besedilom posameznikom omogočajo, da svobodno vnesejo vse informacije, ki jih izberejo, vključno z osebnimi podatki o sebi ali drugih. Udeležence močno spodbujamo, naj na teh področjih ne razkrivajo nobenih osebno določljivih podatkov.“

13. Informacije o tem, kako lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo svoje pravice do dostopa in popravka ter po potrebi do izbrisa, omejitve in prenosljivosti podatkov:

V zvezi z elektronskimi naslovi uslužbencev gospodarskega subjekta:

Uslužbenci lahko zaprosijo za dostop do svojih osebnih podatkov in ustreznih informacij o tem, kako jih gospodarski subjekt uporablja. Zahtevajo lahko tudi popravek vseh nepopolnih ali netočnih podatkov, ki se nanašajo nanje. Pod določenimi pogoji imajo pravico, da kadar koli ugovarjajo uporabi svojih podatkov s strani gospodarskega subjekta iz razlogov, povezanih z njihovim posebnim položajem, ter pravico zahtevati, da gospodarski subjekt izbriše njihove osebne podatke ali omeji njihovo uporabo.

Odredba bo na zahtevke odgovorila čim prej, najpozneje pa v enem mesecu.

V zvezi z odgovori na anketo:

Ko anketiranci predložijo svoje odgovore na anketo, odgovori postanejo anonimne informacije. Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se zato ne uporabljajo za odgovore na anketo. Izjava o omejitvi odgovornosti nad polji za prosto besedilo anketirancem zagotavlja dovolj informacij o tveganjih, povezanih z zagotavljanjem osebnih podatkov v njihovih odgovorih. Ker se anketa izvaja anonimno, tehnično ni mogoče ugotoviti, „kdo je kaj odgovoril“, niti anketirancem zagotoviti pravic do dostopa, popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve njihovega odgovora.

Vendar ima vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pod določenimi pogoji iz Uredbe pravico do dostopa, popravka, ugovora, izbrisa ali zahteve za omejitev osebnih podatkov, vključenih v eno od polj za prosto besedilo, če se nanašajo nanj. Te zahteve je treba nasloviti na zunanje podjetje, ki obravnava odgovore na anketo (info@incidence.be), ali na izvršnega direktorja.

Uslužbenci lahko kadar koli zaprosijo urad za informacije v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov po elektronski pošti (EO@ombudsman.europa.eu) ali tako, da se obrnejo na direktorat za upravo. Službe bodo na njihove zahteve odgovorile v najkrajšem možnem času in najpozneje v enem mesecu. Obrnejo se lahko tudi na pooblaščeno osebo urada za varstvo podatkov na naslovu:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Če se želijo pritožiti glede ravnanja gospodarskega subjekta z njihovimi osebnimi podatki, se lahko obrnejo na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (www.edps.europa.eu) na naslednjem naslovu: EDPS@edps.europa.eu

Izjava o varstvu osebnih podatkov v zvezi z anketo med zaposlenimi za leto 2023 v uradu Evropskega varuha človekovih pravic

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov so pojasnjeni razlogi za obdelavo, način, kako evropski varuh človekovih pravic zbira, obravnava in zagotavlja varstvo vseh predloženih osebnih podatkov, kako se te informacije uporabljajo in katere pravice lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo v zvezi s svojimi podatki.

Upravljavec je gospodarski subjekt. Obdelovalec je zunanje podjetje, odgovorno za pripravo odgovorov na anketo in pripravo zbirnega poročila.

1. Katere osebne podatke bo obdeloval evropski varuh človekovih pravic?

Anketa je anonimna. Evidenca odgovorov na anketo ne vsebuje nobenih identifikacijskih podatkov o anketirancih.

Evropski varuh človekovih pravic obdeluje poklicne elektronske naslove zaposlenih, da lahko prejme povezavo do ankete.

Pripravniki urada Evropskega varuha človekovih pravic ne sodelujejo v anketi med zaposlenimi.

V nekaterih primerih lahko anketiranci dodajo informacije v polje za prosto besedilo. 

Navodila za anketo bodo vsebovala posebno izjavo o omejitvi odgovornosti v skladu s temi smernicami: da bi ohranili anonimnost udeležencev, zagotavljamo, da so odgovori strukturirani na način, ki preprečuje identifikacijo posameznikov. Vendar upoštevajte, da nekatera polja s prostim besedilom posameznikom omogočajo, da svobodno vnesejo vse informacije, ki jih izberejo, vključno z osebnimi podatki o sebi ali drugih. Udeležence močno spodbujamo, naj na teh področjih ne razkrivajo nobenih osebno določljivih podatkov.

Pri komentiranju v polju za prosto besedilo lahko anketiranci dodajo informacije. V teh primerih obstaja možnost, da se nekateri anketiranci identificirajo ali da razkrijejo osebne podatke tretjih oseb, odvisno od vsebine informacij, ki se jih odločijo zagotoviti.

Te osebne podatke lahko obdelujeta zunanje podjetje in urad EO.

Zunanje podjetje bo pripravilo poročilo o raziskavi, ki ga bo razposlalo osebju in vodstveni ekipi.

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Kot je navedeno v prejšnjem odstavku, anketa ohranja anonimnost. Kljub temu imajo uslužbenci možnost, da prostovoljno razkrijejo svoje osebne podatke ali osebne podatke tretjih oseb v poljih za prosto besedilo. Le v takih primerih lahko varuh človekovih pravic naključno ravna z osebnimi podatki.

Urad evropskega varuha človekovih pravic namerava izvesti anketo med zaposlenimi, da bi zbral povratne informacije zaposlenih o organizaciji urada, delovnih pogojih, delovnem okolju ter zadevah v zvezi z etiko in dobrim počutjem. Namen je opredeliti področja, ki se štejejo za zadovoljivo delujoča, in področja, na katerih so morda potrebni nadaljnji ukrepi, ter, kolikor je mogoče, primerjati rezultate skozi čas in rezultate drugih institucij.

3. Kakšne so pravne podlage in potrebe za obdelavo teh podatkov?

Obdelava je potrebna na podlagi člena 5(1)(a) (opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu).

Pravna podlaga je člen 1e(2) in (3) kadrovskih predpisov ..

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Prvo kategorijo osebnih podatkov, in sicer elektronske naslove vseh uslužbencev, obdelujeta direktorat za upravo (uslužbenci IKT) in projektna skupina (en član generalnega sekretarja in vodja kadrovske skupine).

Drugo kategorijo osebnih podatkov, in sicer tiste, ki jih lahko osebje vnese v pripombe v prostem besedilu ankete, lahko obdelujejo zunanje podjetje, odgovorno za pripravo poročila o anketi, direktorat za upravo (osebje IKT) in projektna skupina (en član generalnega sekretariata in vodja kadrovske skupine). Za to zunanje podjetje se domneva, da obdeluje samo anonimne podatke, razen v primeru polj za prosto besedilo, če anketiranci zagotovijo osebno prepoznavne podatke o sebi ali drugih.

5. Kdo bodo prejemniki podatkov?

Prejemnik je zunanje podjetje, odgovorno za pripravo poročila o raziskavi. Tudi splošni rezultati (anonimizirani podatki) bodo posredovani osebju.

6. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

Varuhinja človekovih pravic bo osebne podatke iz točke 1 (elektronske naslove anketirancev) hranila tako dolgo, kot je potrebno za pošiljanje ankete med uslužbenci za leto 2023 zadevnim uslužbencem.

Zunanje podjetje bo odgovore anketirancev hranilo tako dolgo, kot je potrebno za pripravo poročila o raziskavi, in največ pet let . Nato bodo podatki izbrisani. Vsi odgovori se štejejo za anonimne, razen polj za prosto besedilo, če anketiranci v njih navedejo osebne podatke.

7. Kako varujemo vaše podatke?

Evropski varuh človekovih pravic uporablja „LimeSurvey“ za pošiljanje ankete anketirancem in zbiranje odgovorov. LimeSurvey je orodje za notranjo anketo, ki zagotavlja, da vsi obdelani podatki ostanejo na varnem strežniku evropskega varuha človekovih pravic in da so podatki zaščiteni s strogimi varnostnimi pravili.

Odgovori na vprašanja ankete onemogočajo identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, razen v nekaterih primerih, navedenih v delu 1, v katerih lahko anketiranci dodajo informacije v polje za prosto besedilo.

Dodana bo naslednja izjava o omejitvi odgovornosti: „Da bi ohranili anonimnost udeležencev, zagotavljamo, da so odgovori strukturirani na način, ki preprečuje identifikacijo posameznikov. Vendar upoštevajte, da nekatera polja s prostim besedilom posameznikom omogočajo, da svobodno vnesejo vse informacije, ki jih izberejo, vključno z osebnimi podatki o sebi ali drugih. Udeležence močno spodbujamo, naj na teh področjih ne razkrivajo nobenih osebnih podatkov.“

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

V zvezi s prvo kategorijo osebnih podatkov, in sicer elektronskimi naslovi vseh uslužbencev:

Imate pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in ustreznih informacij o tem, kako jih gospodarski subjekt uporablja.

Pod določenimi pogoji imate tudi pravico zahtevati popravek vseh nepopolnih ali netočnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Identifikacijske podatke lahko kadar koli popravite. Iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico kadar koli nasprotovati uporabi vaših podatkov s strani gospodarskega subjekta.

Pod določenimi pogoji imate pravico zahtevati, da gospodarski subjekt izbriše vaše osebne podatke ali omeji njihovo uporabo.

Odredba bo na zahtevke odgovorila čim prej, najpozneje pa v enem mesecu.

V zvezi z drugo kategorijo osebnih podatkov, in sicer odgovori na anketo:

Ko anketiranci predložijo svoje odgovore na anketo, odgovori postanejo anonimne informacije. Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se zato ne uporabljajo za odgovore na anketo. Izjava o omejitvi odgovornosti nad polji za prosto besedilo anketirancem zagotavlja dovolj informacij o tveganjih, povezanih z zagotavljanjem osebnih podatkov v njihovih odgovorih. Ker se anketa izvaja anonimno, tehnično ni mogoče ugotoviti, „kdo je kaj odgovoril“, niti anketirancem zagotoviti pravic do dostopa, popravka, ugovora, izbrisa ali omejitve njihovega odgovora.

Vendar ima vsak posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pod določenimi pogoji iz Uredbe pravico do dostopa, popravka, ugovora, izbrisa ali zahteve za omejitev osebnih podatkov, vključenih v eno od polj za prosto besedilo, če se nanašajo nanj. Te zahteve je treba nasloviti na zunanje podjetje, ki obravnava odgovore na anketo.

9. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Vprašanja v zvezi z varstvom podatkov v zvezi z organizacijo ankete med zaposlenimi za leto 2023 lahko kadar koli pošljete izvršnemu direktorju na naslednji naslov:

Evropski varuh človekovih pravic

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Z zunanjim podjetjem, ki obdeluje odgovore na anketo, se lahko obrnete na:

Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgija

gcomhaire@incidence.be

Opozoriti je treba, da zunanja družba načeloma obdeluje le anonimne informacije, in sicer informacije, ki se ne nanašajo na določeno ali določljivo fizično osebo, ali osebne podatke, ki so anonimizirani tako, da posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ni ali ni več določljiv.

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov urada izvršnega direktorja na naslednjem naslovu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov na naslednjem naslovu: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Člen 1e(2) in (3) „2. Aktivno zaposlenim uradnikom se zagotovijo delovni pogoji, skladni z ustreznimi zdravstvenimi in varnostnimi standardi, ki so vsaj enakovredni minimalnim zahtevam, ki se uporabljajo v okviru ukrepov, sprejetih na teh področjih v skladu s Pogodbama. 3. Ukrepe socialne narave, sprejete v skladu s tem členom, izvaja vsaka institucija v tesnem sodelovanju z odborom uslužbencev na podlagi predlaganih večletnih ukrepov. Ti predlagani ukrepi se vsako leto posredujejo proračunskemu organu v okviru proračunskega postopka.“

[2] Glej člen 21.2.13 splošnih pogojev pogodbe: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en