Vyhotovené v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana [1]

Pozadie návštevy

1. Európsky ombudsman začal v máji 2011 program návštev agentúr EÚ s cieľom podporiť dobrú správu vecí verejných a výmenu najlepších postupov medzi týmito subjektmi EÚ. Tieto návštevy sa formálne vykonávajú na základe právomoci ombudsmana viesť vyšetrovania z vlastného podnetu podľa článku 228 Zmluvy o fungovaní Európskej únie. Pre ombudsmana a agentúry poskytujú príležitosť zapojiť sa do konštruktívneho dialógu s cieľom rozvíjať a posilňovať administratívnu kultúru služieb občanom [2].

2. Listom z 30. januára 2012 ombudsman informoval Cedefop, že v rámci svojho programu návštev agentúr sa rozhodol navštíviť centrum 22. februára 2012.

3. Stredisko Cedefop bolo zriadené nariadením Rady (EHS) č. 337/75 z 10. februára 1975, ktorým sa zriaďuje Európske stredisko pre rozvoj odborného vzdelávania [3], ktoré bolo naposledy zmenené a doplnené nariadením Rady (ES) č. 2051/2004 [4]. Jej poslaním je podporovať rozvoj európskych politík odborného vzdelávania a prípravy (OVP) a prispievať k ich vykonávaniu. Jej strategickým cieľom je posilniť európsku spoluprácu a podporiť Komisiu, členské štáty a sociálnych partnerov pri navrhovaní a vykonávaní politík pre atraktívne OVP, ktoré podporujú excelentnosť a sociálne začlenenie. Úlohou strediska Cedefop je: zostavovať vybranú dokumentáciu a analýzy údajov; prispievať k rozvoju a koordinácii výskumu; využívať a šíriť informácie; podporovať spoločné prístupy k problémom odborného vzdelávania a prípravy; poskytovať fórum na diskusiu a výmenu nápadov.

4. Cedefop bol zaslaný návrh programu s konkrétnymi otázkami, o ktorých chcel ombudsman diskutovať. Ombudsman okrem toho informoval stredisko Cedefop, že v reakcii na záväzok, ktorý prijal na základe žiadosti zhromaždenia výborov zamestnancov agentúry (AASC), sa počas svojej návštevy stretne aj s výborom zamestnancov strediska Cedefop. Keďže nebol zvolený výbor zamestnancov, ombudsman dostal žiadosť o stretnutie od zástupcov odborových zväzov v Cedefope, USA – Cedefop. Ombudsmanka súhlasila so stretnutím so zástupcami odborových zväzov. 

Návšteva

5. Stretnutie s vedením strediska Cedefop sa uskutočnilo 22. februára 2012. Začala krátkou prezentáciou úradujúceho riaditeľa, ktorý ombudsmanovi poskytol niektoré všeobecné informácie o stredisku Cedefop, jeho poslaní a organizácii. Ombudsman zase objasnil, že jeho návštevy sa formálne vykonávajú na základe jeho právomoci viesť vyšetrovania z vlastného podnetu. Poukázal na to, že vyšetrovanie z vlastného podnetu okrem iného znamená, že sa uplatňujú obvyklé procesné záruky týkajúce sa takýchto vyšetrovaní. Patrí medzi ne právo agentúry požiadať európskeho ombudsmana o dôverné zaobchádzanie s informáciami a dokumentmi [5]. Po týchto úvodných prezentáciách predniesli vedúci rôznych oddelení prezentácie s cieľom poskytnúť odpovede na otázky, ktoré ombudsman položil vo svojom liste z 30. januára 2012. Ombudsmanovi bola poskytnutá aj powerpointová prezentácia a podporné dokumenty.

6. Predmetom diskusie medzi ombudsmanom a vedením strediska Cedefop boli tieto témy:

• Dodržiavanie kódexu dobrej správnej praxe a etických noriem
• Transparentnosť, dialóg a zodpovednosť
• Výber a prijímanie zamestnancov
• Ponuky
• Konflikty záujmov
• Neprítomnosť výboru zamestnancov

7. Po stretnutí s vedením sa ombudsmanka stretla s dvoma zástupcami US-Cedefop. Odborová organizácia nastolila otázky týkajúce sa absencie výboru zamestnancov a problémov s tokom informácií od vedenia k zamestnancom. Poukázali na to, že zamestnanci strediska Cedefop neboli informovaní o návšteve ombudsmana. Položili tiež otázky týkajúce sa prístupu k dokumentom a uplatňovania nariadenia č. 1049/20001. 

Zistenia a návrhy ombudsmana po návšteve

8. Ombudsman zaslal 27. apríla 2012 stredisku Cedefop správu obsahujúcu jeho zistenia z návštevy a tieto návrhy [6]:

a) Okrem svojich záväzkov vytvoriť osobitnú stránku pre žiadosti o prístup k dokumentom a vypracovať výročnú správu o vybavovaní takýchto žiadostí by stredisko Cedefop mohlo zvážiť prijatie formálnych postupov na vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom. Takéto postupy by mali zahŕňať prvotné žiadosti, ako aj opakované žiadosti. Cedefop by tak bolo schopné dodržať lehoty stanovené v nariadení č. 1049/2001. Účasť právneho poradcu na vybavovaní žiadostí o prístup k dokumentom by bola najvhodnejšia a najvhodnejšia. Ombudsman dodal, že by rád pomohol stredisku Cedefop pri poskytovaní ďalšej odbornej prípravy o prístupe k dokumentom a uplatňovaní nariadenia č. 1049/2001.

b) Ombudsman vyzval stredisko Cedefop, aby sprístupnilo aspoň domovskú stránku svojej webovej stránky, ako aj informácie o svojich funkciách a jazykovej politike vo všetkých 23 jazykoch zmluvy. Tým, že Cedefop pozdraví občanov, ktorí navštevujú webovú stránku v ich vlastnom jazyku, a vysvetlí im jej funkcie, jasne preukáže, že uznáva, že všetci občania Európskej únie majú oprávnený záujem na jej práci.

c) S cieľom ďalej zlepšovať informácie poskytované uchádzačom vo výberových konaniach ombudsmanka vyzvala stredisko Cedefop, aby uchádzačov informovalo o všetkých možnostiach, ktoré majú k dispozícii na napadnutie rozhodnutia o ich vylúčení z výberového konania. Možnosti vonkajšieho napadnutia sú právo podať sťažnosť ombudsmanovi a právo podať žalobu o neplatnosť na súdoch EÚ.

d) Ombudsman navrhol, aby Cedefop prehodnotilo svoje stanovisko k zverejneniu mien členov výberovej komisie. 

e) Cedefop by mohol zvážiť informovanie uchádzačov o možnosti domáhať sa nápravy predložením sťažnosti ombudsmanovi.

f) Ombudsman vyzval stredisko Cedefop, aby prijalo všetky potrebné opatrenia na zabezpečenie toho, aby bol zvolený výbor zamestnancov, ktorý bude zastupovať záujmy zamestnancov.

Opatrenia prijaté strediskom Cedefop v nadväznosti na návrhy ombudsmanky

9. Cedefop 18. júla 2012 zaslalo svoj akčný plán nadväzujúci na návrhy ombudsmanky.

10. Stredisko Cedefop konkrétne informovalo ombudsmanku, že má v úmysle vytvoriť na svojom webovom sídle osobitnú sekciu pre žiadosti o prístup k dokumentom. Webová stránka, ktorá bude k dispozícii v angličtine, nemčine a francúzštine, poskytne okamžitý prístup k najžiadanejším dokumentom strediska Cedefop a bude obsahovať formulár žiadosti, ktorý sa použije v prípadoch, keď požadovaný dokument nie je k dispozícii online. Žiadosti, ktoré si vyžadujú právne poradenstvo, aby mohli byť zodpovedané, budú postúpené právnemu poradcovi. Agentúra sa takisto zaviazala uverejňovať výročnú správu o vybavovaní žiadostí o prístup k dokumentom.

11. Stredisko Cedefop informovalo ombudsmana, že od augusta 2012 plánuje sprístupniť v angličtine, nemčine a francúzštine statické informácie zo svojej oficiálnej webovej stránky, ako sú informácie o jeho poslaní a hlavných oblastiach činnosti, ako aj navigačné menu. V rámci potenciálnej migrácie na nové technologické riešenie pre svoj webový portál sa tiež zaviazala preskúmať možnosť mať viacjazyčnú webovú stránku poskytujúcu informácie v 23 úradných jazykoch. Vzhľadom na rozpočtové obmedzenia sa však tento projekt nemohol začať skôr ako v roku 2014.

12. Stredisko Cedefop dodalo, že od júla 2012 začalo informovať záujemcov vo výberových konaniach, ako aj neúspešných uchádzačov o ich práve podať sťažnosť ombudsmanovi, a poukázalo na to, že vyhlásenie v tomto zmysle je teraz zahrnuté vo všetkých príslušných dokumentoch a oznámeniach. Cedefop trvá na svojom stanovisku nezverejňovať mená členov výberovej komisie.

13. Napokon informovala ombudsmana, že po voľbách prevzal 12. júna 2012 svoju zodpovednosť nový výbor zamestnancov.

Analýza a závery ombudsmana

14. Ombudsman víta konštruktívny prístup strediska Cedefop a ochotu realizovať väčšinu jeho návrhov. S potešením berie na vedomie najmä to, že stredisko Cedefop už vykonalo jeho návrhy týkajúce sa poskytovania informácií uchádzačom a záujemcom vo výberových konaniach na zamestnancov. V tejto súvislosti poznamenáva, že oznámenia o voľných pracovných miestach, ktoré boli nedávno uverejnené na webovom sídle strediska Cedefop, obsahujú informácie o možnosti podať sťažnosť ombudsmanovi pod nadpisom „Odvolacie konania“. Verí, že podobné informácie sú uvedené v listoch zaslaných neúspešným uchádzačom.

15. Ombudsmanka tiež víta proaktívny prístup strediska Cedefop, pokiaľ ide o prístup k dokumentom. Ako ombudsman opakovane zdôraznil, dobrá správa vecí verejných si vyžaduje, aby sa právo verejnosti na prístup k dokumentom chápalo tak, že sa týka nielen potreby inštitúcií, orgánov, úradov a agentúr EÚ správne vybavovať žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom, ale aj požiadavky, aby boli informácie a dokumenty verejnosti ľahko a proaktívne sprístupnené [7]. Záväzok strediska Cedefop poskytnúť priamy prístup k viacerým dokumentom, o ktorých sa zistilo, že sú pre verejnosť zaujímavé, je veľmi vítaný.  

16. Ombudsmanka tiež víta záväzky strediska Cedefop týkajúce sa jeho jazykovej politiky. Vyjadruje potešenie nad snahou agentúry sprístupniť domovskú stránku svojej webovej stránky vo všetkých 23 úradných jazykoch. Ombudsman zastáva názor, že pokiaľ ide o vonkajšiu komunikáciu európskych inštitúcií s občanmi, bolo by ideálne, aby sa materiály určené na tieto účely zverejňovali vo všetkých úradných jazykoch. Na to, aby bola táto externá komunikácia účinná, je potrebné, aby občania porozumeli informáciám, ktoré im poskytli inštitúcie [8].  

17. Okrem toho, keďže ombudsman považuje za veľmi dôležitú úlohu, ktorú zohrávajú výbory zamestnancov ako hlavný formálny komunikačný kanál medzi vedením a zamestnancami, víta správy o voľbe výboru zamestnancov.

18. Pokiaľ ide o zverejnenie mien členov výberovej komisie, Cedefop počas návštevy ombudsmana tvrdilo, že cieľom nezverejnenia je chrániť členov výberovej komisie pred vonkajším tlakom. Požiadala ombudsmana, aby zohľadnil malú veľkosť agentúry a jej umiestnenie. Poznamenala, že jej zamestnanci budú váhať s účasťou vo výberových komisiách, ak budú zverejnené ich mená.

19. Ombudsman vo svojej správe z 27. apríla 2012 po návšteve dôkladne posúdil tieto argumenty a odpovedal na ne takto.

31. Pokiaľ ide o politiku strediska Cedefop nezverejňovať mená členov výberových komisií, ombudsman pripomína, že podľa ustálenej judikatúry bolo tajomstvo týkajúce sa rokovaní a rokovaní výberových komisií zavedené s cieľom zaručiť nezávislosť týchto komisií a objektívnosť ich práce tým, že boli chránené pred akýmikoľvek vonkajšími zásahmi a tlakmi.[9] Dodržiavanie tohto tajomstva preto bráni zverejneniu názorov prijatých jednotlivými členmi výberových komisií. Ombudsman vždy zastával názor, že právo utajiť individuálne názory členov výberovej komisie nie je to isté ako utajiť ich totožnosť [10].

32. Ombudsmanka poznamenáva, že názory inštitúcií na správnu rovnováhu medzi otvorenosťou a legitímnymi potrebami dôvernosti v práci výberových komisií sa vyvíjali smerom k tomu, aby sa otvorenosti prikladal väčší význam [11]. Pripomína, že úrad EPSO aj Komisia majú zavedenú prax, podľa ktorej zverejňujú mená členov výberovej komisie. Podľa názoru ombudsmanky takýto postup zaručuje transparentnosť výberových konaní, pomáha budovať a udržiavať dôveru verejnosti v inštitúcie, orgány, úrady alebo agentúry EÚ a uisťuje uchádzačov, že výberové konanie nebolo poznačené konfliktom záujmov.

20. V odpovedi strediska Cedefop na návrhy ombudsmanky sa uvedené body neriešili. Agentúra len zopakovala, že uprednostňuje nezverejňovať mená členov výberových komisií.

21. Ombudsman vyjadruje poľutovanie nad stanoviskom agentúry a zastáva názor, že pokiaľ ide o otázku zverejnenia mien členov výberovej komisie, činnosť strediska Cedefop, t. j. neriešenie argumentov ombudsmana v tejto otázke, ako aj samotná odpoveď, preukazujú neochotu zapojiť sa do konštruktívneho dialógu s ombudsmanom spôsobom, ktorý by viedol k podpore a posilneniu administratívnej kultúry služieb občanom.

22. Ombudsman preto ďalej skúmal vecnú otázku a trvá na analýze citovanej v bode 15 vyššie. Ombudsman okrem toho zdôrazňuje, že každý člen verejnosti, ktorý sa zaoberá úradníkom, má právo poznať meno tohto úradníka. To predstavuje základnú zásadu dobrej správy vecí verejných. Správa bez tváre a mena je odcudzujúca [12]. Okrem toho utajenie názorov členov výberových komisií nie je to isté ako utajenie ich totožnosti. Prvá z nich chráni členov výberových komisií pred vonkajším tlakom, zatiaľ čo druhá prispieva k atmosfére tajomstva a nedôvery.

23. Ombudsmanka tiež poznamenáva, že zverejnenie mien členov výberových komisií zahŕňa spracovanie osobných údajov príslušnou inštitúciou, orgánom, úradom alebo agentúrou EÚ, a preto vedie k uplatniteľnosti nariadenia 45/2001. Ombudsmanka sa domnieva, že zverejnenie mien by bolo zlučiteľné s právom na ochranu údajov za predpokladu, že dotknutá inštitúcia spĺňa niekoľko právnych požiadaviek. Patrí medzi ne i) prijatie rozhodnutia, v ktorom sa špecifikuje právny základ, ako aj účel a spôsoby takéhoto zverejnenia, a ii) zabezpečenie ochrany práv dotknutej osoby vrátane práva získať vopred jasné a úplné informácie o zverejnení a práva namietať podľa článku 18 nariadenia [13].

24. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman predkladá Cedefop návrh odporúčania v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana.

Návrh odporúčania

Na základe uvedených zistení ombudsmanka predkladá Cedefopu tento návrh odporúčania:

S cieľom zabezpečiť transparentnosť výberových konaní by stredisko Cedefop malo prijať novú politiku, ktorá mu umožní zverejňovať mená členov výberovej komisie spôsobom, ktorý je v súlade s pravidlami ochrany údajov.

Cedefop bude o tomto návrhu odporúčania informované.  V súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana stredisko Cedefop zašle podrobné stanovisko do 31. januára 2013. Podrobné stanovisko by mohlo pozostávať z prijatia návrhu odporúčania a opisu spôsobu jeho vykonávania.

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 17. októbra 2012