Vec sa týkala toho, že Komisia neodpovedala na správy sťažovateľa týkajúce sa jeho ťažkostí s predložením návrhu grantu. Z dôvodu technických problémov sťažovateľ nemohol podať žiadosť prostredníctvom systému Komisie PRIAMOS. Namiesto toho predložila svoj návrh e-mailom, ktorý zostal nezodpovedaný.

Ombudsmanka sa touto otázkou zaoberala a požiadala Komisiu o odpoveď. Komisia sa vo svojej odpovedi ospravedlnila za to, že neodpovedala skôr. Uviedla, že nemôže akceptovať e-mailovú žiadosť sťažovateľa, pretože systém riadne fungoval a Komisia nebola schopná identifikovať žiadne pokusy sťažovateľa o zaslanie návrhu prostredníctvom systému PRIAMOS pred uplynutím lehoty.

Prípad sa týkal údajného zlyhania Úradu osobitného zástupcu Európskej únie (úrad OZEÚ) v Kosove, pokiaľ ide o informovanie uchádzačov o stáž o krokoch postupu prijímania do zamestnania. Ombudsmanka sa touto otázkou zaoberala a vyjadrila svoj názor, že „je zdvorilé a zdvorilé potvrdiť prijatie prihlášok a informovať uchádzačov o významných krokoch (ako je ich vylúčenie z postupu prijímania do zamestnania), ktoré ovplyvňujú ich pokrok v postupe prijímania do zamestnania.“ Úrad OZEÚ vysvetlil, že má veľmi obmedzené zdroje, a preto môže o výsledku postupu informovať len osoby zaradené do užšieho zoznamu. Uviedla však, že skúma, ako zlepšiť svoju komunikáciu s osobami, ktoré chcú byť stážistami, napríklad informovaním všetkých týchto osôb o relevantných krokoch konania uvedením relevantných informácií na svojej internetovej stránke. Ombudsmanka vyzvala úrad OZEÚ, aby podal správu o vykonávaní tohto riešenia.

Tento prípad sa týkal údajne nezákonného a/alebo nespravodlivého rozhodnutia delegácie EÚ v Arménsku vypovedať zmluvu o grante týkajúcu sa projektu realizovaného v Arménsku a Jordánsku na úkor sťažovateľa, talianskej mimovládnej organizácie pôsobiacej v oblasti rozvojovej spolupráce. Po dôkladnom posúdení všetkých skutočností a argumentov ombudsmanka dospela k záveru, že vysvetlenie rozhodnutia o vypovedaní zo strany delegácie bolo neúplné. Ombudsmanka preto navrhla, aby Komisia v rámci svojej úlohy dohľadu nad delegáciami EÚ poskytla sťažovateľovi komplexnejšie vysvetlenie dôvodov ukončenia projektu.

V odpovedi na návrh ombudsmana Komisia vyhlásila, že delegácia pri rozhodovaní o ukončení zmluvy zohľadnila všetky relevantné faktory. Uznala však, že vysvetlenie ukončenia grantu nemuselo byť dostatočne komplexné. Preto postúpila ombudsmanovi list, ktorý delegácia zaslala sťažovateľovi a v ktorom vysvetlila všetky faktory, ktoré zohľadnila vo svojom posúdení.

Bez ohľadu na skutočnosť, že sťažovateľ vyjadril nespokojnosť s odpoveďou Komisie na jej návrh na priateľské riešenie, ombudsmanka sa domnievala, že Komisia podnikla kroky na vyriešenie tejto záležitosti. Rozhodla sa preto prípad uzavrieť.

Toto vyšetrovanie vzniklo v súvislosti s návštevou európskeho ombudsmana v Európskom inštitúte pre rodovú rovnosť. Návšteva bola súčasťou programu návštev ombudsmanky v agentúrach EÚ zameraného na šírenie osvedčených postupov medzi agentúrami v ich vzťahoch s občanmi. V rámci návštevy ombudsmanka preskúmala i) počiatočné kontakty inštitútu s verejnosťou, ii) transparentnosť, dialóg a zodpovednosť, iii) prijímanie zamestnancov, iv) verejné súťaže a zmluvy, v) konflikty záujmov a vi) oznamovanie protispoločenskej činnosti. Ombudsmanka predložila inštitútu šesť návrhov na zlepšenie jeho výkonnosti v týchto oblastiach. V odpovedi inštitútu EIGE sa potvrdilo, že inštitút prijíma opatrenia okrem iného tým, že sprístupňuje informácie o svojej práci vo všetkých úradných jazykoch EÚ a prijíma podrobnejšie ustanovenia týkajúce sa oznamovania protispoločenskej činnosti.

Keďže z návštevy ombudsmanky vyplynulo, že inštitút musí urobiť viac, aby sa zaoberal prípadmi obťažovania a skutočne im predchádzal, venovala sa tejto otázke osobitne a bola povzbudená rozhodnými opatreniami, ktoré inštitút prijal v reakcii na ňu. S cieľom podporiť ďalšie zlepšenie ombudsman okrem iného navrhol, aby inštitút EIGE pravidelne organizoval odbornú prípravu v tejto oblasti, ktorá má pre prácu inštitútu kľúčový význam.

V rámci programu návštev agentúr EÚ navštívil Európsky ombudsman agentúru Frontex 4. októbra 2012. V správe o návšteve bolo predložených niekoľko návrhov týkajúcich sa otázok, o ktorých sa diskutovalo počas návštevy. Týmito otázkami boli: i) nariadenia agentúry Frontex o osobnom správaní a dobrom administratívnom správaní; ii) zásady služby vo verejnom záujme; iii) transparentnosť, dialóg a zodpovednosť (prístup verejnosti k dokumentom); iv) výber a prijímanie zamestnancov; v) konflikty záujmov; vi) oznamovanie protispoločenskej činnosti; a vii) verejné súťaže a zákazky. Po vykonaní ďalších vyšetrovaní ombudsmanka dospela k záveru, že agentúra Frontex zaujala konštruktívny prístup a prejavila ochotu realizovať väčšinu návrhov ombudsmanky. Hoci ombudsmanka vyjadrila poľutovanie nad tým, že agentúra Frontex nesúhlasila s proaktívnym zverejňovaním mien členov výberovej komisie, poznamenala, že táto otázka sa bude riešiť v rámci vyšetrovania z vlastného podnetu adresovaného všetkým agentúram. Ombudsman predniesol aj dve ďalšie poznámky.

Po prvé, uvítal skutočnosť, že agentúra Frontex v súčasnosti reviduje rozhodnutie svojej správnej rady z 21. septembra 2006, ktorým sa stanovujú praktické opatrenia týkajúce sa prístupu verejnosti k dokumentom. Pripomenul agentúre Frontex, že je potrebné v plnej miere vykonávať ustanovenia nariadenia č. 1049/2001, a najmä že jej register by mal obsahovať zoznam citlivých dokumentov. Požiadal tiež agentúru Frontex, aby do konca marca 2014 zaslala revidované rozhodnutie ombudsmanovi. Po druhé, ombudsmanka vyzvala agentúru Frontex, aby pomohla občanom, ktorí navštívia jej webové sídlo, poskytnutím odkazu z domovskej stránky na Európsky kódex dobrej správnej praxe.

Cieľom programu návštev ombudsmanky v agentúrach EÚ je zabezpečiť, aby dodržiavali zásady dobrej správy vecí verejných, ako sú transparentnosť a vysoké etické normy. V rámci tohto programu ombudsmanka 14. júna 2012 navštívila Európsky výbor pre systémové riziká (ESRB). Po návšteve zaslal ESRB správu, v ktorej predložil niekoľko návrhov.

Ombudsman vo svojej správe vyzval ESRB, aby zlepšil svoje postupy na riešenie potenciálnych konfliktov záujmov týkajúcich sa jeho zamestnancov. Okrem toho navrhol, aby sa ESRB stal transparentnejším, pokiaľ ide o šírenie informácií a vybavovanie žiadostí o prístup k dokumentom. Ombudsmanka tiež navrhla, aby ESRB pri prijímaní svojich zamestnancov poskytoval informácie o opravných prostriedkoch, ktoré majú uchádzači k dispozícii v oznámeniach o voľných pracovných miestach a listoch o zamietnutí prihlášok. Nakoniec vyzval ESRB, aby požiadal ECB, aby zvážila preformulovanie vyhlásenia v časti venovanej náboru zamestnancov na svojej internetovej stránke tak, aby bolo ústretovejšie voči občanom.

ESRB 25. júna 2013 zaslal svoj nadväzujúci akčný plán. Ombudsman dospel k záveru, že ESRB podnikol primerané kroky na prijatie väčšiny svojich návrhov. Pokiaľ ide o zostávajúce otázky, dospel k záveru, že ESRB prijal opatrenia správnym smerom na ich vykonanie. Dospel preto k záveru, že v súvislosti s otázkami, ktoré sú predmetom tohto preskúmania, nie je opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovanie, a prípad uzavrel.

V rámci svojho programu návštev agentúr EÚ ombudsman navštívil 19. júla 2012 Európsku agentúru pre bezpečnosť sietí a informácií (ENISA). Po návšteve poslal agentúre ENISA správu, v ktorej predložil tieto návrhy: a) agentúra ENISA by mohla vo väčšej miere zviditeľniť pre občanov Únie svoj záväzok dodržiavať zásady uvedené v Európskom kódexe dobrej správnej praxe uvedením odkazu na tento kódex na svojej webovej stránke, b) agentúra ENISA by mohla zvážiť i) vytvorenie osobitnej stránky na svojej webovej lokalite, na ktorej by boli uvedené pravidlá týkajúce sa žiadostí o prístup k dokumentom a meno zodpovednej kontaktnej osoby, ii) vypracovanie výročnej správy o tom, ako agentúra vybavuje žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom a iii) zriadenie verejného registra svojich dokumentov, c) agentúra ENISA by mohla zvážiť sprístupnenie aspoň domovskej stránky svojich webových stránok vo všetkých 23 jazykoch Zmluvy, rovnako ako informácie o svojich úlohách a jazykovej politike, d) so zreteľom na ďalšie zlepšovanie informácií poskytovaných uchádzačom vo výberových a náborových konaniach by agentúra ENISA mohla uchádzačov informovať o ich právach odvolať sa proti nepriaznivému rozhodnutiu, e) agentúra ENISA by mohla prehodnotiť svoj postoj týkajúci sa zverejnenia mien členov výberových komisií, f) agentúra ENISA by mohla zabezpečiť, aby všetci jej zamestnanci boli informovaní o zásadách verejnej služby pre úradníkov EÚ a mohla by zvážiť sprístupnenie týchto zásad verejnej služby na svojej webovej stránke, g) agentúra ENISA by na účely splnenia svojich zákonných povinností mohla prijať konkrétne opatrenia týkajúce sa otázok konfliktu záujmov, ktoré sú uvedené v nariadení o jej založení, h) agentúra ENISA by mohla zvážiť informovanie zamestnancov o možnosti uvedenej v služobnom poriadku, a to nahlásiť prípadnú existenciu nezákonnej činnosti najskôr interne.

Agentúra ENISA poslala 31. januára 2013 v nadväznosti na tieto návrhy svoju odpoveď. Vo svojej odpovedi agentúra ENISA načrtla opatrenia, ktoré prijala na realizáciu odporúčaní ombudsmana.

Ombudsman dospel k záveru, že agentúra ENISA preukázala konštruktívny prístup a ochotu realizovať jeho návrhy po jeho návšteve agentúry. Vzhľadom na pozitívnu reakciu agentúry ENISA na jeho návrhy ombudsman svoje vyšetrovanie uzavrel.

Sťažovateľka sa rozviedla so svojím bývalým manželom, ktorý pracuje ako dočasný zamestnanec Európskej komisie v Luxemburgu. Sťažovateľka a jej bývalý manžel majú dve deti, ktoré má sťažovateľka v opatere. Komisia zaplatila sťažovateľke príspevok na domácnosť, príspevok na nezaopatrené dieťa a príspevok na vzdelanie v mene bývalého manžela sťažovateľky.

Bývalý manžel sťažovateľky oznámil v roku 2008 Komisii, že jeho bývalá manželka a jeho deti už nežijú v Nemecku, ale už viac ako pred rokom sa presťahovali do Bulharska. To znamenalo, že Komisia vyplatila vyššie sumy rodinných prídavkov, ako bola povinná, pretože prídavky podliehajú geografickému koeficientu a vychádzajú z nákladov na živobytie. Sťažovateľka informovala Komisiu, že ona a jej deti majú naďalej trvalý pobyt v Nemecku. Zástupcovia inštitúcie však neboli o tejto skutočnosti presvedčení, a preto začali refundačné konanie proti sťažovateľke pre údajne preplatené prídavky.

Sťažovateľka sa obrátila na európskeho ombudsmana, ktorý začal vyšetrovanie. V priebehu vyšetrovania poslal úradník Komisie bývalému manželovi nechcene elektronickú poštu, v ktorej použil urážlivé a vulgárne výrazy a útočil nielen na bývalého manžela, ale aj na sťažovateľku. Sťažovateľka predložila túto záležitosť ombudsmanovi a ten rozhodol, že je opodstatnené, aby zjavnú urážku sťažovateľky zahrnul do svojho vyšetrovania.

Komisia počas ombudsmanovho vyšetrovania uznala, že pravidlá týkajúce sa refundácie údajne preplatených prídavkov, pokiaľ ide o sťažovateľku, uplatnila nesprávne. Hoci sa Komisia sťažovateľke za urážlivú elektronickú poštu ospravedlnila, ombudsman nepovažuje jej reakciu z hľadiska formy ani obsahu za zodpovedajúcu nesprávnemu úradnému postupu, ktorého sa dopustila. Preto sa na Komisiu obrátil s návrhom odporúčania. Ombudsman sa navyše zmienil o možnosti, že použitie neprijateľného vyjadrovania v príslušnej elektronickej pošte môže byť prejavom širšieho problému v rámci útvarov Komisie.

Komisia vo svojom podrobnom stanovisku poskytla list s ospravedlnením, ktorý riaditeľ príslušného útvaru poslal sťažovateľke, a navrhla, že sťažovateľke vyplatí 500 EUR ako kompenzáciu za morálnu ujmu, ktorú utrpela. Komisia navyše usporiadala niekoľko interných školení na zdôraznenie významu etického hľadiska a kultúry služieb poskytovaných občanom EÚ. Aj keď sa sťažovateľka rozhodla neprijať ponuku Komisie na kompenzáciu morálnej ujmy, ktorú utrpela, ombudsman dospel k záveru, že Komisia prijala primerané individuálne aj všeobecné kroky na vykonanie jeho návrhu odporúčania.

Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF) vyšetroval sťažovateľa. Úrad OLAF poskytol informácie o výsledkoch vyšetrovania tretej strane, ktoré boli uverejnené v novinovom článku v krajine sťažovateľa. Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov usúdil, že toto uverejnenie údajov je v rozpore s právom EÚ týkajúcim sa ochrany údajov. Sťažovateľ následne požiadal úrad OLAF, aby priznal previnenie pri uverejnení osobných údajov a ospravedlnil sa za to.

Úrad OLAF to najprv odmietol. V nadväznosti na vyšetrovanie ombudsmana však poslal sťažovateľovi list, v ktorom vyjadril ľútosť nad tým, že v jeho prípade nepostupoval v súlade s pravidlami na ochranu údajov a ospravedlnil sa mu. Aj keď sťažovateľ nebol spokojný s ospravedlnením, ombudsman dospel k názoru, že sa tým vyhovelo požiadavke sťažovateľa, a preto neexistujú žiadne dôvody na ďalšie vyšetrovanie tejto sťažnosti.