A. Prípady hviezd

Vec 2097/2011/RA: Dialóg s cirkvami, náboženskými združeniami alebo spoločenstvami, filozofickými a nekonfesionálnymi organizáciami

V článku 17 ods. 3 Zmluvy o fungovaní Európskej únie sa vyžaduje, aby Únia „udržiavala otvorený, transparentný a pravidelný dialóg“ s cirkvami, náboženskými združeniami alebo spoločenstvami, filozofickými a nekonfesionálnymi organizáciami.

Európska humanistická federácia sa obrátila na ombudsmana s tvrdením, že Európska komisia nesprávne odmietla jej návrh na „dialógový seminár“ podľa článku 17 ZFEÚ. Keďže ombudsmanka nevidela, ako by účasť na diskusii so sťažovateľom mohla porušiť zmluvu spôsobom, ktorý Komisia opísala vo svojom stanovisku, kritizovala časť odôvodnenia predloženého na odmietnutie seminára o dialógu. V rozhodnutí o uzavretí prípadu ombudsmanka takisto vyzvala Komisiu, aby i) objasnila svoje postupy a pravidlá v tejto oblasti a v prípade potreby ii) vypracovala usmernenia, pokiaľ ide o to, ako presne plánuje vykonávať článok 17 ZFEÚ.

V reakcii na to Komisia vypracovala usmernenia a uverejnila ich na svojom webovom sídle venovanom dialógu takto:

1. Otvorené

1.1. Účastníci rozhovorov

Partnermi dialógu môžu byť cirkvi, náboženské združenia alebo komunity, ako aj filozofické a nekonfesionálne organizácie, ktoré sú ako také uznané alebo registrované na vnútroštátnej úrovni a dodržiavajú európske hodnoty. Na európskej úrovni neexistuje oficiálne uznanie ani registrácia partnerov.

Nezávisle od dialógu sa všetci partneri EÚ vyzývajú, aby zaregistrovali svoje organizácie v príslušnej časti Európskeho registra transparentnosti (http://europa.eu/transparencyregister).

1.2. Témy diskusie

V tomto dialógu sa možno venovať všetkým relevantným témam súvisiacim s programom EÚ. Takéto témy môže nastoliť Komisia aj jej partneri za predpokladu, že s tým obe strany súhlasia. Vzhľadom na svoje politické priority sa Komisia môže rozhodnúť navrhnúť prioritné témy na diskusiu počas určitého obdobia s rôznymi partnermi. To by však nemalo obom stranám brániť v tom, aby sa kedykoľvek zaoberali aktuálnymi otázkami. Tému a formát konkrétnej iniciatívy vyberá Komisia spoločne s príslušným partnerom v duchu konštruktívneho vzájomného porozumenia. Skutočnosť, že Komisia sa rozhodne nesponzorovať konkrétnu iniciatívu alebo že partner uprednostňuje nezúčastniť sa na konkrétnej iniciatíve Komisie, by nemala znamenať, že buď porušuje svoje povinnosti, alebo si neželá začať dialóg.

2. Transparentné

Komisia poskytuje verejnosti všetky relevantné informácie o činnostiach v rámci dialógu na tejto webovej stránke: http://ec.europa.eu/bepa/activities/outreachteam/dialogue/index_en.htm

Tlačové správy a tlačové konferencie, ako aj iné komunikačné nástroje môžu v prípade potreby dopĺňať toto úsilie.

Prístup k iným dokumentom Komisie podlieha nariadeniu (ES) č. 1049/2001 https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/access-documents/how-access-commission-documents_en .

3. Pravidelné

Komisia udržiava pravidelný dialóg s partnermi na rôznych úrovniach vo forme písomných výmen, stretnutí alebo osobitných podujatí. Účastníci sa vyzývajú, aby prispeli k procesu tvorby politiky Únie prostredníctvom rôznych písomných konzultačných procesov, ktoré začala Komisia.

Tento dialóg sa môže viesť okrem iného prostredníctvom neformálnych stretnutí, ktoré organizuje predseda Komisie, dvojstranných stretnutí so zástupcami Komisie na všetkých úrovniach, a najmä stretnutí so zodpovedným poradcom pre dialóg.

Medzi ďalšie nástroje v tomto neúplnom zozname môžu patriť semináre o dialógu a ad hoc konzultačné postupy týkajúce sa konkrétnych a včasných politických otázok.

Ombudsmanka víta veľmi konštruktívnu reakciu Komisie.

Prípad 1339/2012/FOR: Zlepšenie transparentnosti a komunikácie v Európskej centrálnej banke

Sťažovateľ, mimovládna organizácia, tvrdil, že členstvo prezidenta ECB v skupine G30 je nezlučiteľné s nezávislosťou, povesťou a integritou ECB. Tvrdila, že ECB by mala požiadať svojho prezidenta, aby vystúpil zo skupiny.

Ombudsmanka po vyšetrovaní poznamenala, že vzhľadom na to, že ECB pôvodne sťažovateľovi neadekvátne odpovedala, sťažovateľ správne vyjadril obavy v tejto veci. Vzhľadom na argumenty a vysvetlenia predložené počas vyšetrovania však ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup ECB.

Pri uzatváraní prípadu ombudsmanka ponúkla ECB dve rady vo forme ďalších poznámok. Prvým bolo, že v záujme zabezpečenia transparentnosti by ECB mala na svojej internetovej stránke uvádzať informáciu o tom, že jej prezident je členom skupiny tridsiatich. Druhým bolo, že vzhľadom na svoju zvýšenú viditeľnosť a zodpovednosť by ECB mala prijať opatrenia na ďalšie zvýšenie kvality svojej komunikácie s verejnosťou.

V reakcii na to ECB informovala ombudsmana, že začiatkom marca 2013 zverejnila aktualizovanú verziu životopisu prezidenta na svojej internetovej stránke, ktorá zahŕňa aj jeho členstvo v skupine tridsiatich členov.  Výkonná rada ECB a Rada guvernérov sa okrem toho rozhodli, že zlepšenie komunikácie bude jednou z kľúčových priorít strednodobého strategického plánovania ECB na roky 2013 - 2015. ECB iniciovala revíziu svojej komunikačnej politiky, ktorá zahŕňala aj komunikačné otázky vyplývajúce z blížiaceho sa zriadenia jednotného mechanizmu dohľadu (JMD). ECB tiež zdôraznila, že už realizuje širokú škálu iniciatív zameraných na širokú verejnosť. Osobitná pozornosť sa venuje aj otázkam doručeným priamo od občanov prostredníctvom rôznych kanálov. Vzhľadom na jednotný mechanizmus dohľadu sa táto funkcia rozšíri. Všetky tieto iniciatívy sú podrobnejšie vysvetlené a opísané v prospech občanov v kapitole 6 výročnej správy ECB za rok 2012.

Ombudsmanka víta pozitívne nadviazanie ECB na ďalšie pripomienky.

Vec 2575/2009/RA: Pravidlá EÚ zamerané na ochranu zdravia detí

Tento prípad sa týkal postupov Európskej agentúry pre lieky pri rozhodovaní o tom, či by farmaceutické spoločnosti mali byť povinné vykonávať štúdie s cieľom preskúmať, či a ako by sa ich liek mohol použiť na liečbu detí. Cieľom týchto postupov, ktoré vychádzajú z nariadenia EÚ o liekoch na pediatrické použitie, je zlepšiť dostupnosť liekov pre deti. Hoci sa v nariadení stanovuje všeobecné pravidlo, že farmaceutické spoločnosti musia vykonávať štúdie s cieľom určiť, či a ako by sa ich výrobok mohol použiť na liečbu detí, agentúre sa v určitých prípadoch umožňuje upustiť od tejto povinnosti.

Ombudsmanka dospela k záveru, že v tomto prípade bola agentúra oprávnená zamietnuť výnimku. Nezabezpečila však primeranú transparentnosť procesu, prostredníctvom ktorého dospela k relevantným rozhodnutiam v prejednávanej veci, a v dôsledku toho tieto rozhodnutia dostatočne neodôvodnila.

S cieľom vyhnúť sa podobným problémom v budúcnosti ombudsmanka vypracovala návrh odporúčania, v ktorom agentúru vyzvala, aby prijala opatrenia na zvýšenie transparentnosti svojej práce v tejto oblasti. Agentúra súhlasila, pričom uviedla iniciatívy, ktoré už prijala, a iniciatívy, ktoré sa pripravujú.

Agentúra konkrétne vysvetlila, že na svojej webovej stránke uverejní zhrnutie postupu podľa pediatrického nariadenia v laickom jazyku a jeho výsledok, ako ho prijal pediatrický výbor. Podľa agentúry toto zhrnutie pomôže zainteresovaným stranám pochopiť celkové odôvodnenie pediatrického výboru. Podrobnejšie vedecké dôvody, o ktoré sa opiera stanovisko pediatrického výboru, budú naďalej tvoriť súčasť súhrnnej správy, ktorá sa podľa agentúry zverejňuje po tom, ako Komisia rozhodne o povolení na uvedenie lieku na trh.

Agentúra tiež informovala ombudsmana, že pracuje na zlepšení svojich usmernení pre pediatrický výbor s cieľom zabezpečiť, aby bolo schválenie alebo zamietnutie výskumných pediatrických plánov, výnimiek a odkladov lepšie odôvodnené.

Napokon agentúra načrtla svoje úsilie o zahrnutie podrobnejších vysvetlení do stanovísk pediatrického výboru, v ktorých sa uvádzajú dôvody udelenia alebo zamietnutia výnimky.

Ombudsmanka veľmi víta pozitívnu reakciu agentúry v tomto prípade. Rozsiahla škála opatrení prijatých agentúrou by mala pomôcť predchádzať problémom, ako sú problémy, ktoré vznikli v tomto prípade, a vo všeobecnosti ešte viac zvýšiť dôveru občanov v jej prácu.

Prípad 962/2011/AN: Lepšie informácie o diplomoch a kvalifikáciách

Sťažovateľka nebola zaradená do rezervného zoznamu výberového konania organizovaného Európskym úradom pre výber pracovníkov, pretože odborné osvedčenie vydané jej zamestnávateľom nepredstavovalo „diplom“. Po dôkladnom vyšetrovaní ombudsmanka dospela k záveru, že rozhodnutie výberovej komisie nezapísať meno sťažovateľa na rezervný zoznam nebolo zjavne nesprávne. Ombudsmanka však ďalej poznamenala, že úrad EPSO by mal zaručiť legitímnosť výberového konania tým, že výberovým komisiám pripomenie judikatúru Súdneho dvora, v ktorej sa od nich vyžaduje, aby riadne a primerane odôvodňovali všetky rozhodnutia o vylúčení uchádzačov na základe ich kvalifikácie a diplomov.

Úrad EPSO v odpovedi uviedol, že plne súhlasí s názorom ombudsmanky, pokiaľ ide o význam primeraného odôvodnenia rozhodnutí a poskytnutia primeranej právnej podpory výberovým komisiám. Úrad EPSO nedávno reštrukturalizoval svoje útvary tak, aby vytvoril nový sektor, službu pre prijímanie zamestnancov, s cieľom lepšie pomáhať členom výberovej komisie pri hodnotení kvalifikácií a diplomov uchádzačov. Uskutočňuje to kontaktovaním príslušných vnútroštátnych orgánov, konkrétne NARIC, s cieľom požiadať o poradenstvo v otázkach týkajúcich sa uznávania titulov a vzdelávacích systémov v EÚ. V dôsledku toho sa úradu EPSO podarilo výrazne zlepšiť svoju databázu diplomov, ktorá je uverejnená ako príloha k Príručke pre verejné výberové konania: „Príklady kvalifikácií, ktoré v zásade zodpovedajú kvalifikáciám požadovaným v oznámeniach o výberovom konaní“.

Úrad EPSO vo svojej odpovedi takisto uviedol, že GR Komisie pre vzdelávanie a kultúru vytvorilo slovník pojmov Eurydice v spolupráci s ministerstvami školstva vo všetkých členských štátoch s cieľom poskytovať spoľahlivé a porovnateľné informácie o vnútroštátnych vzdelávacích systémoch a politikách. Úrad EPSO sprístupní slovník Eurydice uchádzačom po vyplnení online prihlášky úradu EPSO a výberovým komisiám počas prijímacej fázy výberových konaní. Každý výraz v pôvodnom jazyku je doplnený štruktúrovaným súhrnným opisom, ktorý umožňuje rýchle pochopenie a porovnanie informácií.

EPSO na záver svojej odpovede uviedol, že výsledkom rôznych zlepšení je, že žiadna zo sťažností podľa článku 90 podaných uchádzačmi v roku 2013 sa netýkala otázok týkajúcich sa diplomov.

Ombudsmanka oceňuje opatrenia úradu EPSO, ktoré viedli k jasnejšiemu informovaniu uchádzačov a následne k menšiemu počtu sťažností.

Vec 434/2012/VL: Povinnosť odpovedať na korešpondenciu

Európska agentúra pre bezpečnosť letectva (EASA) zamietla žiadosť výrobcu lietadla o letové povolenie, pokiaľ ide o jedno z jeho lietadiel, pretože súvisiace osvedčovanie prebiehalo. Sťažovateľ tvrdil, že EASA i) pracovala neefektívne a neosvedčila príslušné lietadlo v primeranej lehote; ii) nekomunikovala správne s materskou spoločnosťou sťažovateľa, najmä tým, že neodpovedala na e-mail, ktorý zaslala, a neposkytla jej harmonogram osvedčovania príslušného lietadla; a iii) ignorovali pozitívne praktické skúsenosti v súvislosti s hydraulickým systémom používaným v lietadle.

Ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup, pokiaľ ide o body i) a iii), ale kritizovala skutočnosť, že EASA neodpovedala na e-mail.

Agentúra EASA v reakcii uviedla, že s cieľom zabrániť podobným situáciám v budúcnosti bude i) naďalej poskytovať svojim zamestnancom odbornú prípravu o uplatňovaní kódexu správania pre zamestnancov agentúry EASA, ii) priebežne preskúmavať praktické vykonávanie zásady osvedčených administratívnych postupov a iii) zvážiť kritické preskúmanie článku 16 kódexu správania pre zamestnancov agentúry EASA a výnimiek, ktoré sú v ňom uvedené.

Ombudsmanka víta plánované následné opatrenia, ktoré oznámila EASA, ako prostriedok na zabezpečenie toho, aby sa prípad nesprávneho úradného postupu zistený v tomto prípade už neopakoval.

B. Prijateľné priateľské riešenia

1. Európsky parlament

Vec 2178/2011/KM: Odmietnutie náhrady cestovných nákladov vynaložených na účasť na pohovore v plnej výške

Sťažovateľ, nemecký štátny príslušník, sa zúčastnil na výberovom konaní na pozíciu v Európskom parlamente. Po písomnom teste mu 15. apríla 2011 bolo oznámené, že pozvánky na pohovory budú pravdepodobne zaslané v polovici júna. Odišiel teda na dovolenku, ako sa plánovalo, v máji. Dňa 13. mája 2011 však dostal e-mail (ktorý si prečítal až 26. mája 2011), v ktorom ho pozval na pohovor v Bruseli 30. mája 2011. Musel si preto v krátkom čase rezervovať let z Ríma.

Požiadal o náhradu nákladov na tento let, t. j. 559,60 eura. Parlament jeho žiadosť zamietol. Tvrdila, že vzhľadom na to, že sťažovateľ nepožiadal o zmenu svojej adresy v záznamoch Parlamentu, môže mu poskytnúť náhradu len na základe vzdialenosti medzi jeho bydliskom v Nemecku a Bruselom, t. j. 221,08 EUR. Sťažovateľ sa obrátil na európskeho ombudsmana, ktorý začal vyšetrovanie.

Parlament vo svojom stanovisku tvrdil, že správne uplatnil príslušné pravidlá. Vzhľadom na konkrétne skutočnosti prípadu ho ombudsmanka požiadala, aby sa zaoberal otázkou spravodlivosti. Parlament v odpovedi uviedol, že so sťažovateľom zaobchádzal spravodlivo, a zdôraznil, že nemôže zaplatiť vyššiu sumu, pretože od sťažovateľa nedostal žiadne písomné oznámenie.

Ombudsmanka súhlasila s tým, že pravidlá ukladajú tri podmienky na to, aby bola zmena adresy prijateľná: i) okolnosti musia byť výnimočné; ii) zmena musí nastať najmenej 15 dní pred testom; a iii) musí sa podať písomná žiadosť. Vyjadril potešenie nad tým, že Parlament akceptoval, že prvá podmienka bola splnená, a preukázal určitú flexibilitu tým, že sa rozhodol neuplatňovať druhú podmienku. Parlament však trval na tretej podmienke. Ombudsmanka sa domnievala, že toto stanovisko bolo neprimerane formalistické a dostatočne nezohľadňovalo osobitnú situáciu sťažovateľa. Navrhol preto, aby Parlament prehodnotil žiadosť sťažovateľa o úplnú náhradu.

Parlament prijal návrh ombudsmana a vyplatil sťažovateľovi zvyšok jeho cestovných nákladov. Sťažovateľ vyjadril spokojnosť s týmto výsledkom.

2. Rada Európskej únie

Vec 1519/2011/AN: Oznámenie o prepustení počas práceneschopnosti

Sťažovateľ pracoval pre vojenskú misiu EÚ v Bosne a Hercegovine EUFOR Althea. Uvedená misia mu doručila výpoveď z jeho pracovnej zmluvy a umožnila plynutie výpovednej lehoty, kým bol na nemocenskej dovolenke.

Vyšetrovanie ombudsmanky ukázalo, že EUFOR Althea takýmto konaním porušila právo sťažovateľa na obhajobu. Okrem toho, keďže v čase, keď začala plynúť výpovedná lehota, mal neplatené pracovné voľno zo zdravotných dôvodov, bol zbavený časti príjmu, na ktorý mal podľa služobného poriadku EUFOR nárok pred prepustením. Ombudsman predložil Rade návrh priateľského riešenia, v ktorom navrhol, aby EUFOR Althea zvážila vyplatenie príslušnej sumy sťažovateľovi.

Rada vo svojej odpovedi na ombudsmanov návrh priateľského riešenia uviedla, že nemá právomoc zaoberať sa týmto prípadom a že návrh by mal byť adresovaný priamo veliteľovi operácie. Rada zdvorilo a s cieľom pomôcť ombudsmanovi pri jeho vyšetrovaní postúpila návrh ombudsmanovho priateľského riešenia veliteľovi operácie na odpoveď.

Veliteľ operácie súhlasil s ombudsmanom, že EUFOR pri riešení jeho prípadu porušil právo sťažovateľa na obhajobu. Prijala návrh ombudsmana na priateľské riešenie.

Ombudsman uvítal, že veliteľ operácie prijal jeho návrh priateľského riešenia. Poďakoval Rade za to, že pôsobila ako most medzi ombudsmanom a veliteľom operácie, a vzal na vedomie jej návrh obrátiť sa priamo na veliteľa operácie, ktorý bude ombudsman sledovať v budúcich prípadoch týkajúcich sa vojenských misií. Ombudsmanka napokon pripomenula, že všeobecná otázka, kto je zodpovedný za prípady nesprávneho úradného postupu pri činnostiach misií vytvorených v tretích krajinách pod záštitou spoločnej bezpečnostnej a obrannej politiky EÚ, je predmetom vyšetrovania z vlastného podnetu [1].

3. Európska komisia

Vec 828/2010/JF: Neposkytnutie včasnej odpovede na žiadosť

Sťažovateľ, mimovládna organizácia so sídlom vo Francúzsku, realizoval projekt financovaný EÚ v Angole pod všeobecným dohľadom (vtedajšej) delegácie Komisie v Luande. Keď si sťažovateľ uvedomil, že plánované výsledky projektu nie je možné dosiahnuť v stanovených lehotách, požiadal delegáciu, aby súhlasila s predĺžením v súlade so zmluvou podpísanou oboma stranami. Delegácia však nebola schopná rozhodnúť o tejto žiadosti pred skončením zmluvného vzťahu projektu, pretože sťažovateľ údajne nepredložil včas žiadosť, ktorá bola v súlade s požiadavkami zmluvy. Sťažovateľ nesúhlasil a podal sťažnosť ombudsmanovi.

Vyšetrovanie ombudsmana odhalilo, že sťažovateľ správne predložil svoju žiadosť a že delegácia ju vybavila spôsobom, ktorý mohol byť vnímaný ako nedbanlivosť. V dôsledku toho sa delegácia mohla prípadne dopustiť nesprávneho úradného postupu, ktorý by viedol k náhrade mimozmluvnej zodpovednosti zo strany EÚ. Ombudsmanka preto navrhla Komisii priateľské riešenie, aby zvážila odškodnenie sťažovateľa. Komisia súhlasila s tým, že sťažovateľovi vráti sumu takmer 48 000 EUR, čo ombudsman uvítal. Odmietol však uhradiť výdavky, ktoré vznikli sťažovateľovi a jeho miestnemu partnerovi po ukončení projektu. Ombudsmanka v tejto súvislosti predložila doplňujúci návrh na priateľské riešenie.

Komisia nakoniec súhlasila s úhradou nákladov, ktoré vznikli po ukončení projektu, ale len vo vzťahu k partnerovi sťažovateľa. Pokiaľ ide o sťažovateľa, Komisia predložila protinávrh, v ktorom uviedla, do akej miery je pripravená nahradiť relatívne náklady. Ombudsmanka vyzvala Komisiu, aby ďalej preukázala svoj záväzok k dobrej správe vecí verejných a bezodkladne pristúpila k preplateniu zvyšnej časti nákladov sťažovateľa v súlade s jej protinávrhom. V tejto súvislosti uviedol ďalšiu pripomienku a prípad uzavrel.

V nadväznosti na ďalšiu pripomienku Komisia informovala ombudsmana, že sa so sťažovateľom dohodla na sume, ktorá je pre obe strany uspokojivá.

Vec 1682/2010/BEH: Činnosť expertných skupín

Sťažovateľom je organizácia občianskej spoločnosti. Podľa jej webovej stránky ide o koalíciu takmer 200 verejných záujmových skupín, odborových zväzov, akademických pracovníkov a firiem pôsobiacich v oblasti verejných záležitostí. Jej sťažnosť ombudsmanovi sa týkala fungovania expertných skupín zriadených Komisiou. Ústredným tvrdením bolo, že Komisia nezabezpečila vyvážené zloženie takýchto skupín. Navrhovateľ tvrdil, že vo väčšine skupín, ktoré určil, tvoria väčšinu zástupcovia priemyslu, zatiaľ čo všetky ostatné zainteresované strany, ako sú spotrebiteľské skupiny, akademická obec a občianska spoločnosť, sú nedostatočne zastúpené. Sťažovateľ takisto tvrdil, že fungovanie expertných skupín nie je dostatočne transparentné.

Ombudsmanka navrhla priateľské riešenie. Okrem iného požiadala Komisiu, aby prijala ďalšie opatrenia na zabezpečenie vyváženého zastúpenia príslušných oblastí odbornosti a záujmu v expertných skupinách. Navrhla tiež, aby Komisia doplnila svoj online register expertných skupín tým, že zabezpečí, aby zahŕňal všetkých expertov a všetky expertné skupiny a poskytoval dostatočnú úroveň podrobností, pokiaľ ide o zápisnice a/alebo správy zo zasadnutí.

Komisia tento návrh prijala. Vysvetlila, že začiatkom roka 2012 dokončila online register expertných skupín a odvtedy vykonala ďalšie zlepšenia. Pokiaľ ide o zloženie expertných skupín, Komisia podrobne opísala niekoľko konkrétnych opatrení, ktoré prijala na zabezpečenie vyváženého zastúpenia, opravu nesprávnych klasifikácií a predchádzanie konfliktom záujmov. Tieto opatrenia zahŕňali napríklad celkové preskúmanie expertných skupín. V dôsledku toho bolo zloženie niekoľkých skupín zmenené alebo v procese úpravy. Sťažovateľ uznal dosiahnuté zlepšenia, ale tvrdil, že záujmové skupiny podnikov naďalej dominujú expertným skupinám zriadeným od septembra 2012.

Ombudsman považuje za nevyhnutné pozorne sledovať situáciu. Oznámila preto svoj zámer začať vyšetrovanie z vlastného podnetu, čo urobila v máji 2014. To jej umožní podrobne preskúmať akýkoľvek ďalší vývoj v praxi Komisie, pokiaľ ide o zloženie expertných skupín, a poskytne všetkým zainteresovaným stranám príležitosť vyjadriť svoje názory.

Prípad 1817/2010/RA: Odmietnutie prístupu verejnosti k dokumentom týkajúcim sa výzvy na predkladanie návrhov

Sťažnosť sa týka odmietnutia Komisie poskytnúť prístup k dokumentom. Sťažovateľ je verejný orgán so sídlom v Spojenom kráľovstve, ktorý sa zameriava na vývoj prostriedkov na zaistenie bezpečnejšieho používania internetu deťmi. Po zamietnutí návrhu na financovanie sťažovateľ požiadal Komisiu o prístup verejnosti k súhrnnej hodnotiacej správe týkajúcej sa konkurenčného návrhu. Komisia žiadosť zamietla s odôvodnením, že zverejnenie správy by vážne narušilo jej rozhodovací proces a ochranu obchodných záujmov konzorcia, ktorého návrh bol financovaný.

Po vykonaní vyšetrovania ombudsmanka predložila návrh na priateľské riešenie a vyzvala Komisiu, aby prehodnotila svoje zamietnutie. Komisia odpovedala udelením prístupu k dokumentu. Ombudsman preto prípad uzavrel zistením, že jeho priateľské riešenie bolo prijaté. Pri tejto príležitosti predniesol niekoľko ďalších poznámok s cieľom zlepšiť postupy Komisie v budúcnosti.

Prípad 513/2011/EIS: Údajné neinformovanie sťažovateľa o charakteristikách a relatívnych výhodách úspešnej ponuky

Sťažovateľ, talianska spoločnosť špecializujúca sa na monitorovanie a riadenie životného prostredia, sa zúčastnil na postupe verejného obstarávania, ktorý uverejnila delegácia EÚ v Albánsku. Ponuka sťažovateľa bola vylúčená z postupu verejného obstarávania, pretože nebola v súlade s konkrétnym aspektom technických špecifikácií. Sťažovateľ potom požiadal Komisiu o kópiu úspešnej ponuky. Keďže sťažovateľ nebol spokojný s prijatými odpoveďami, obrátil sa na ombudsmana, ktorý začal vyšetrovanie. Ombudsman vo svojom úvodnom liste jasne uviedol, že sa domnieva, že sťažovateľ kritizoval aj skutočnosť, že Komisia mu neposkytla informácie o charakteristikách a relatívnych výhodách úspešnej ponuky.

Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že žiadosť sťažovateľa neobsahovala žiadny výslovný odkaz na charakteristiky a relatívne výhody úspešnej ponuky. Dodala však, že by bola ochotná poskytnúť takéto informácie, ak by o ne sťažovateľ v súlade s nariadením o rozpočtových pravidlách požiadal.

Ombudsmanka sa domnievala, že odmietnutie poskytnúť sťažovateľovi kópiu príslušnej ponuky bolo odôvodnené.  Zastával však tiež názor, že Komisia mala pochopiť, že sťažovateľ mal tiež záujem o informácie, ktoré je verejný obstarávateľ povinný na požiadanie poskytnúť vylúčeným uchádzačom. Preto navrhol priateľské riešenie a navrhol, aby Komisia zvážila poskytnutie všeobecných informácií sťažovateľovi o charakteristikách a relatívnych výhodách úspešnej ponuky.

Komisia prijala návrh ombudsmana poskytnutím podrobných informácií o charakteristikách a relatívnych výhodách úspešnej ponuky.

Vec 940/2011/JF: Náhrada oprávnených nákladov príjemcom grantov Komisie

Sťažovateľ koordinoval konzorcium, ktorému bol udelený grant Komisie na uskutočnenie akcie v oblasti ekologickej výstavby. V priebehu realizácie akcie konzorcium požiadalo o refundáciu oprávnených nákladov, ktoré vznikli počas rôznych vykazovaných období, v súlade so zmluvou podpísanou s Komisiou. Komisia však súhlasila s tým, že uhradí len 45,75 % týchto nákladov. Sťažovateľ sa domnieval, že Komisia nesprávne obmedzila svoje náhrady na uvedenú sadzbu, a sťažoval sa ombudsmanovi.

Ombudsmanka zistila, že na základe zmluvy sa na celkový príspevok Únie na akciu uplatňovala sadzba úhrad 45,75 %. V zmluve sa neuvádzala žiadna sadzba pre priebežné platby. Okrem toho pred tým, ako konzorcium požiadalo o úhradu nákladov vzniknutých počas prvého vykazovaného obdobia, úradník Komisie ho informoval, že priebežné platby sa môžu uskutočniť pri rôznych sadzbách úhrad. Ombudsmanka preto navrhla Komisii priateľské riešenie a vyzvala ju, aby i) riadne vysvetlila, prečo uplatnila uvedenú sadzbu na priebežné platby konzorciu; a ii) zabezpečiť, aby po skončení akcie vyplatil konzorciu zostatok v súlade so zmluvou.

Komisia tvrdila, že na priebežné platby systematicky uplatňovala sadzbu 45,75 % s cieľom zabezpečiť správne finančné riadenie rozpočtu EÚ a zabrániť budúcim zložitým postupom vymáhania. Ombudsman nebol spokojný s touto odpoveďou, pričom okrem iného zdôraznil, že Komisia mohla vypracovať usmernenia, ktoré by konzorciu umožnili správne vykladať zmluvu v tejto súvislosti. Keďže však všetky dohody o grante teraz obsahujú veľmi jasné ustanovenie, v ktorom sa uvádza, že priebežné úhrady sa uskutočnia podľa sadzby uplatniteľnej na celkový príspevok Únie na akciu, ombudsmanka dospela k záveru, že v tejto súvislosti nie sú opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovania. Napokon ombudsman v ďalšej poznámke vyzval Komisiu, aby ho informovala o tom, ako dodržala svoje uistenia, že konzorciu vyplatí všetky neuhradené sumy na konci akcie (pozri oddiel E.3 ďalej).

4. Súdny dvor Európskej únie

Prípad 2252/2011/BEH: Údajné neposkytnutie úplnej odpovede na žiadosť o informácie

Sťažovateľ v septembri 2011 zaslal predsedovi Súdneho dvora list. Vo svojom liste položil rôzne otázky týkajúce sa právneho postavenia účastníkov konania pred súdmi (Súdny dvor, Všeobecný súd a Súd pre verejnú službu) v súvislosti so zložením komôr prejednávajúcich vec, najmä ak majú títo účastníci konania podozrenie z možnej zaujatosti sudcov. Súdny dvor obmedzil svoju odpoveď na to, že sťažovateľovi poskytol určité informácie, pokiaľ ide o zloženie komôr a dôvody uvedené v štatúte Súdneho dvora, pre ktoré sa sudcovia nemôžu zúčastniť na pojednávaní a rozhodovaní vo veci.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že Dvor audítorov sa v plnej miere nezaoberal otázkami nastolenými v jeho liste, a žiadal, aby Dvor audítorov poskytol úplnú a vyčerpávajúcu odpoveď na jeho otázky. Počiatočné kontakty medzi útvarmi Dvora audítorov a útvarmi ombudsmana viedli k začatiu vyšetrovania, počas ktorého ombudsman ako priateľské riešenie navrhol, aby Dvor audítorov poskytol ďalšie podrobnosti týkajúce sa napríklad zdrojov určitých procesných pravidiel.

Dvor audítorov prijal návrh ombudsmana a poskytol ďalšie informácie, ktoré vyhoveli žiadosti sťažovateľa. Ombudsman preto prípad uzavrel.

5. Európska agentúra pre lieky (EMA)

Prípad 693/2011/RA: Odmietnutie poskytnúť verejnosti prístup ku klinickým štúdiám vykonaným na lieku na sklerózu multiplex

Táto sťažnosť sa týka žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom Európskej agentúry pre lieky (EMA) týkajúcim sa klinických štúdií vykonaných na lieku Avonex, farmaceutickom výrobku používanom na liečbu sklerózy multiplex. Sťažovateľ tvrdil, že EMA mu neposkytla žiadny z dokumentov, o ktoré požiadal, najmä povolenie na uvedenie na trh.

Agentúra uviedla niekoľko dôvodov, prečo odmietla poskytnúť prístup verejnosti k požadovaným dokumentom, vrátane toho, že v niektorých prípadoch ich nemohla nájsť vo svojich archívoch mimo sídla.

Ombudsmanka predložila návrh priateľského riešenia, podľa ktorého by agentúra EMA mala i) dôsledne vyhľadávať vo svojich archívoch dokumenty požadované sťažovateľom; ii) ak sa dokumenty nájdu, poskytnúť sťažovateľovi úplný prístup k nim alebo vysvetliť, prečo sa uplatňuje jedna z výnimiek stanovených v článku 4 nariadenia (ES) č. 1049/2001; iii) poskytnúť ombudsmanovi podrobné informácie o svojom pláne elektronickej archivácie.

EMA v plnej miere prijala návrh ombudsmanky na priateľské riešenie. Objasnil však, že niektoré z požadovaných dokumentov nemá k dispozícii. Hoci sťažovateľ vyjadril obavy v súvislosti s tvrdením agentúry EMA, že nemá všetky dokumenty, o ktoré požiadal, ombudsmanka poznamenala, že toto vyšetrovanie sa týka len odmietnutia poskytnúť prístup k dokumentom, a nie nezhromaždenia dokumentov.

C. Návrhy odporúčaní boli prijaté

1. Európska komisia

Prípad 2398/2009/EIS: Povinnosť voči bývalému zamestnancovi

Sťažovateľ, úradník Komisie, ktorý teraz odišiel do dôchodku, platí výživné trom osobám.

Do januára 2006 Komisia poskytla sťažovateľovi podrobné informácie o sumách vyplatených každej z troch osôb, ako je uvedené na jeho výplatnom liste. Následne však Komisia v dôsledku zmeny svojho informačného systému uviedla len celkovú vyplatenú sumu. Sťažovateľ sa následne obrátil na ombudsmana a tvrdil, že Komisia i) primerane neodpovedala na jeho žiadosti týkajúce sa vyplatených súm a ii) nesprávne konštatovala, že nemá povinnosť kontrolovať presnosť výpočtov, ktoré jej predložili tri dotknuté osoby.

Po nahliadnutí do spisu Komisie ombudsman dospel k názoru, že Komisia neposkytla sťažovateľovi úplné a podrobné informácie o sumách vyplatených týmto trom osobám od februára 2006. Preto predložil Komisii návrh odporúčania, v ktorom ju požiadal, aby poskytla rovnaký druh podrobných informácií ako do januára 2006, keď bol zavedený jej starý informačný systém. Pokiaľ ide o názor sťažovateľa, že Komisia riadne neoverila výpočty, ktoré jej boli predložené, ombudsman nezistil žiadny nesprávny úradný postup.

Komisia prijala návrh odporúčania ombudsmanky a poskytla sťažovateľovi požadované informácie.

Vec 2558/2009/DK: Údajné nezrovnalosti pri zriaďovaní a činnosti vedeckého výboru

V roku 2008 Komisia požiadala svoj Vedecký výbor pre zdravotné a environmentálne riziká (SCHER), aby vypracoval stanovisko k používaniu primátov (okrem človeka) vo výskume. Vzhľadom na vysoko špecializovanú oblasť sa výbor SCHER rozhodol vytvoriť pracovnú skupinu zloženú z odborníkov, ktorí mu budú pomáhať pri predkladaní stanoviska. Konečné stanovisko bolo prijaté a doručené v januári 2009.

V októbri 2009 sa sťažovateľ, Európska koalícia na ukončenie pokusov na zvieratách, obrátil na ombudsmana so sťažnosťou, že podľa jeho názoru SCHER prostredníctvom svojej pracovnej skupiny i) nemal potrebné odborné znalosti na poskytnutie stanoviska k tejto téme a ii) vo svojom konečnom stanovisku nezohľadnil všetky predložené dôkazy.

Na základe svojho vyšetrovania ombudsman zistil, že Komisia mala vydať verejnú výzvu osobitne zameranú na identifikáciu príslušných odborníkov na pomoc SCHER. Predložil návrh odporúčania v tom zmysle, že Komisia by mala zvážiť zmenu svojich pravidiel týkajúcich sa zriadenia vedeckých výborov tak, aby sa vyžadovalo uverejnenie výzvy, v ktorej sa experti vyzvú, aby vyjadrili svoj záujem, s cieľom určiť najlepších možných kandidátov.

Komisia vo svojej replike vysvetlila, že prijala nové rozhodnutie, ktoré stanovuje, že pri výbere odborníkov do pracovných skupín uskutoční vyhľadávanie v "združení vedeckých poradcov pre hodnotenie rizík" zriadenom týmto rozhodnutím, ako aj vo svojej databáze externých odborníkov. Uverejní aj internetovú výzvu pre odborníkov. Ombudsman preto dospel k záveru, že Komisia prijala jeho návrh odporúčania.

Pokiaľ ide o tvrdenie, že SCHER nezohľadnil všetky predložené dôkazy, ombudsman nezistil žiadny nesprávny úradný postup.

Prípad 846/2010/PB: Údajné nesprávne vybavenie sťažnosti na porušenie právnych predpisov zo strany Komisie

Tento prípad sa týkal vybavovania sťažnosti Komisie na porušenie právnych predpisov, ktorú jej predložil člen dánskej občianskej spoločnosti. Táto výhrada sa týkala zlučiteľnosti schémy rozšírenia železničnej kapacity v Dánsku s európskym právom v oblasti životného prostredia. Hlavným problémom v tomto prípade bola kvalita vysvetlení Komisie, prečo dospela k záveru, že smernica EÚ o strategickom environmentálnom posudzovaní (ďalej len „smernica SEA“) sa nevzťahuje na príslušnú schému rozširovania železničnej kapacity.

V návrhu odporúčania ombudsmanka naliehala na Komisiu, aby lepšie vysvetlila, prečo dospela k záveru, že smernica o strategickom environmentálnom hodnotení sa nevzťahuje na skutkové okolnosti prípadu. Komisia tak urobila. V rozhodnutí o uzavretí tohto prípadu ombudsmanka takisto pochválila Komisiu za to, že náležite zohľadnila nastolené systémové otázky, najmä nepresné znenie smernice o strategickom environmentálnom hodnotení. Komisia poukázala na konkrétne zlepšenia, ktoré zamýšľala zaviesť s cieľom dosiahnuť väčšiu istotu a transparentnosť pri uplatňovaní právnych predpisov.

Vec 1013/2012/MHZ: Odmietnutie prístupu k dokumentom obsahujúcim osobné údaje

Sťažovateľ bol prepustený z pozície kľúčového experta a vedúceho tímu projektu financovaného EÚ v Bosne a Hercegovine. Požiadal o prístup k dokumentom súvisiacim s jeho prepustením podľa nariadenia č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom, ale Komisia ho zamietla. Komisia okrem toho neodpovedala na jeho žiadosť o prístup k elektronickému registru dokumentov v držbe delegácie EÚ v Bosne a Hercegovine. V priebehu vyšetrovania ombudsmana sťažovateľ uviedol, že jeho žiadosť o prístup sa okrem iného týkala všetkých dokumentov obsahujúcich kritické pripomienky k jeho výkonu a všetkých dokumentov/informácií obsahujúcich jeho osobné údaje v zmysle nariadenia EÚ o ochrane údajov (nariadenie 45/2001).

Po kontrole príslušných dokumentov Komisie ombudsmanka zistila, že Komisia nevybavila žiadosť sťažovateľa o prístup primerane a včas. Predložil návrh odporúčania, aby Komisia najprv identifikovala a potom zverejnila príslušné dokumenty/informácie. Komisia prijala návrh odporúčania a na základe článku 13 písm. c) nariadenia 45/2001 oznámila sťažovateľovi výňatky zo všetkých dokumentov obsahujúcich jeho osobné údaje. Ombudsmanka uvítala opatrenia prijaté Komisiou, ako aj vysvetlenie Komisie, že systém používaný na registráciu prichádzajúcich a odchádzajúcich listov v delegácii nie je systémom, ktorý obsahuje elektronické súbory.

2. Európska služba pre vonkajšiu činnosť (ESVČ)

Prípad 706/2010/RT: Údajné neposkytnutie presvedčivých dôvodov zamietnutia žiadosti o prácu na kratší pracovný čas

V roku 2001 vedúci delegácie EÚ povolil trom miestnym zamestnancom pracovať na čiastočný úväzok. V roku 2009 traja zamestnanci požiadali vedúceho delegácie o predĺženie tohto povolenia. Ich žiadosť bola zamietnutá. Výnimočne bolo predĺženie povolené do konca roku 2010. Sťažovatelia vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdili najmä to, že Európska služba pre vonkajšiu činnosť (ESVČ) neposkytla presvedčivé dôvody svojho rozhodnutia zamietnuť im povolenie pracovať na čiastočný úväzok.

Vyšetrovanie ombudsmana sa pôvodne začalo proti Komisii. Od 1. januára 2011 sa ESVČ po presune právomocí stala príslušným orgánom na vybavovanie všetkých rozhodnutí týkajúcich sa zamestnancov v delegáciách EÚ. ESVČ tak na účely tohto vyšetrovania nahradila Komisiu.

ESVČ vo svojom stanovisku vysvetlila, že nemôže predĺžiť povolenie, ktoré udelila trom miestnym zamestnancom, na prácu na kratší pracovný čas z týchto dôvodov: i) v miestnych právnych predpisoch sa nestanovuje bežná prax poskytovania práce na kratší pracovný čas a v tejto súvislosti neexistujú „žiadne záväzné ustanovenia“; ii) osobitné pravidlá EÚ týkajúce sa miestnych zamestnancov neobsahujú žiadne ustanovenia o poskytovaní práce na kratší pracovný čas; a iii) neexistuje „záujem služby“, ktorý by umožňoval prácu na kratší pracovný čas.

Ombudsmanka považovala odmietnutie ESVČ predĺžiť povolenie na prácu na čiastočný úväzok pre troch miestnych zamestnancov za neodôvodnené. Podľa jeho názoru bola práca na kratší pracovný čas prinajmenšom bežnou možnosťou, ktorú umožňuje miestne právo. Aj keď v miestnych právnych predpisoch neexistujú žiadne všeobecné „záväzné ustanovenia“, ktoré by stanovovali, že práca na kratší pracovný čas by sa mala povinne udeľovať na požiadanie, zmluvné strany pracovných dohôd môžu slobodne rokovať a umožniť takúto možnosť. Okrem toho, aj keď osobitné pravidlá Únie týkajúce sa miestnych zamestnancov mlčia, pokiaľ ide o prácu na kratší pracovný čas, nezakazujú dohodnúť sa na takejto dohode. Ombudsmanka napokon pripomenula príslušné pravidlá Medzinárodnej organizácie práce, v ktorých sa práca na kratší pracovný čas uznáva ako vhodná forma zamestnania pre pracovníkov s rodinnými povinnosťami.

Ombudsmanka najprv adresovala ESVČ návrh priateľského riešenia a následne návrh odporúčania. V nadväznosti na jeho návrh odporúčania ESVČ vysvetlila, prečo je v záujme služby zamietnuť žiadosti. ESVČ okrem toho informovala ombudsmanku, že opätovne otvorila diskusie s Komisiou o možnosti udeliť miestnym zamestnancom povolenia na prácu na kratší pracovný čas. Ombudsman toto vysvetlenie akceptoval a usúdil, že ESVČ prijala primerané opatrenia na vykonanie jeho návrhu odporúčania.

3. Európsky úrad pre bezpečnosť potravín (EFSA)

Vec 775/2010/ANA: Riešenie potenciálneho konfliktu záujmov vyplývajúceho z presťahovania zamestnanca do súkromného sektora

Sťažnosť predložila mimovládna organizácia a týka sa riešenia potenciálneho konfliktu záujmov zo strany EFSA vyplývajúceho zo situácie, ktorá sa označuje ako „otáčavé dvere“.

Ombudsmanka začala vyšetrovanie tvrdenia, že úrad EFSA primerane neriešil otázku potenciálneho konfliktu záujmov pri presťahovaní bývalého zamestnanca do súkromného sektora a súvisiacich nárokov.

Po vyšetrovaní sťažnosti ombudsman adresoval úradu EFSA tri návrhy odporúčaní. EFSA vo svojom podrobnom stanovisku trval na tom, že splnil návrhy odporúčaní ombudsmanky.

Ombudsman vo svojom rozhodnutí o uzavretí prípadu zistil, že:

i) Úrad EFSA prijal opatrenia na posilnenie svojich pravidiel a postupov v súvislosti s rokovaniami o budúcich pracovných miestach typu tzv. javu otáčavých dverí prostredníctvom zamestnancov v službe a požadoval od zamestnancov v službe, aby ich včas zverejnili. Keďže však EFSA neprimerane obmedzil rozsah toho, čo by za takýchto okolností mohlo predstavovať možný konflikt záujmov, ombudsman dospel k záveru, že EFSA len čiastočne prijal jeho prvý návrh odporúčania.

ii) EFSA riadne neuznal, že nedodržal príslušné procesné pravidlá a nevykonal dostatočne dôkladné posúdenie potenciálneho konfliktu záujmov, ktorý vznikol v tomto prípade, a v dôsledku toho nevykonal druhý návrh odporúčania ombudsmana.

iii) EFSA prijal opatrenia na zabezpečenie toho, aby v prípade, že sa v budúcnosti vyskytne podobný prípad, a) získal dostatočné informácie vrátane minimálne riadneho prehľadu úloh vykonávaných v EFSA, presného opisu navrhovaného nového zamestnania a informácií týkajúcich sa možných prepojení medzi novým a predchádzajúcim zamestnaním, b) pokračoval v čo najdôkladnejšom posúdení a c) riadne zaznamenal výsledky svojho posúdenia. EFSA preto prijal a vykonal tretí návrh odporúčania ombudsmanky.

S cieľom zlepšiť vykonávanie prvého návrhu odporúčania ombudsmanka uviedla štyri ďalšie poznámky, v ktorých požiadala úrad EFSA, aby zvážil vykonanie ďalších zmien vo svojich postupoch a formulároch.

4. Európska agentúra pre lieky (EMA)

Pozri vec 2575/2009/RA v časti „Hviezdne prípady“.

D. Návrhy odporúčaní, ktoré inštitúcia čiastočne prijala

1. Európsky úrad pre bezpečnosť potravín (EFSA)

Pozri vec 775/2010/ANA v oddiele C.3.

2. Európska agentúra pre riadenie operačnej spolupráce na vonkajších hraniciach (Frontex)

Vec OI/5/2012/BEH-MHZ: Dodržiavanie povinností v oblasti základných práv

Nariadenie č. 1168/2011/EÚ, ktorým sa od agentúry Frontex vyžaduje, aby zaviedla administratívne mechanizmy a nástroje na podporu a monitorovanie dodržiavania svojich povinností, pokiaľ ide o dodržiavanie základných práv, nadobudlo účinnosť v roku 2011. Občianska spoločnosť zároveň vyjadrila obavy v súvislosti s dôsledkami činností agentúry Frontex na ľudské práva. Za týchto okolností sa ombudsmanka rozhodla začať vyšetrovanie z vlastného podnetu s cieľom skontrolovať, ako agentúra Frontex vykonáva nariadenie z roku 2011. Ombudsmanka požiadala agentúru Frontex o objasnenie, pokiaľ ide o stratégiu pre základné práva, kódexy správania, pracovníka pre základné práva, tímy európskej pohraničnej stráže a koordinačného úradníka a ukončenie spoločných operácií a pilotných projektov.

Ombudsmanka zaslala odpoveď agentúry Frontex na pripomienkovanie Agentúre pre základné práva a začala verejnú konzultáciu, na ktorej sa zúčastnili medzinárodné organizácie, mimovládne organizácie, národný ombudsman a zainteresované osoby.

Po analýze všetkých príspevkov a stanoviska agentúry Frontex ombudsmanka vypracovala podrobný návrh odporúčania, ako by agentúra Frontex mohla zlepšiť a zefektívniť svoj mechanizmus na monitorovanie dodržiavania základných práv vo všetkých svojich činnostiach.

Hoci agentúra Frontex reagovala pozitívne na odporúčania ombudsmanky týkajúce sa a) stratégie pre základné práva, akčného plánu, kódexov správania, ukončenia/pozastavenia operácií a konzultačného fóra, nezohľadnila odporúčanie ombudsmanky, že b) úradník pre základné práva by mal zvážiť vybavovanie sťažností týkajúcich sa porušovania základných práv vo všetkých činnostiach agentúry Frontex predložených osobami individuálne dotknutými porušovaním, ako aj vo verejnom záujme.

Ombudsmanka sa preto rozhodla ukončiť vyšetrovanie a zvážiť aspekty uvedené v písmene a), ako ich vyriešila agentúra Frontex, a vypracovať osobitnú správu pre Európsky parlament, pokiaľ ide o aspekt b).

E. Opatrenia prijaté v nadväznosti na kritické a ďalšie pripomienky inštitúcie

1. Európsky parlament

Vec 2393/2011/RA: Transparentnosť medzinárodných obchodných rokovaní

V decembri 2011 sa 28 združení pre digitálne občianske práva z 18 európskych krajín sťažovalo na to, že Parlament odmietol zverejniť niekoľko dokumentov týkajúcich sa rokovaní o obchodnej dohode o boji proti falšovaniu (ACTA). Parlament vysvetlil, že je viazaný dohodou o dôvernosti, o ktorej rokovala Komisia. Ombudsmanka toto vysvetlenie akceptovala, ale v ďalšej poznámke odporučila Parlamentu, aby zabezpečil, že Komisia a Rada v budúcnosti nepodpíšu dohody o dôvernosti, ktoré by mohli oslabiť schopnosť Parlamentu otvorene rokovať o takýchto otázkach.

Parlament vo svojej odpovedi poukázal na následný pozitívny vývoj. Lisabonská zmluva predovšetkým udelila Parlamentu plné spoluzákonodarné právomoci na prijímanie právnych predpisov v oblasti obchodu, Komisia musí Parlament pravidelne informovať o prebiehajúcich rokovaniach a na ratifikáciu všetkých obchodných dohôd je teraz potrebný súhlas Parlamentu. V tejto súvislosti Parlament opakovane požadoval väčšiu transparentnosť, informovanosť a zapojenie príslušných zainteresovaných strán počas obchodných rokovaní. Na základe skúseností s dohodou ACTA a na základe požiadaviek Parlamentu Komisia zaujíma odlišný prístup k príprave budúcich rokovaní, najmä rokovaní o Transatlantickom obchodnom a investičnom partnerstve (TTIP).

V súvislosti s TTIP nebola podpísaná žiadna dohoda o dôvernosti a vo verejnom vyhlásení hlavného vyjednávača EÚ o ochrane rokovacích dokumentov sa v plnej miere zohľadňuje skutočnosť, že inštitúcie EÚ musia pri vybavovaní akýchkoľvek žiadostí o prístup verejnosti dodržiavať nariadenie č. 1049/2001.

Viaceré počiatočné pozičné dokumenty EÚ a informácie o hlavných rokovaniach, ako aj o pokroku dosiahnutom v rokovaniach sú k dispozícii na osobitných webových stránkach Komisie [2]. Okrem toho sa Komisia v záujme transparentnosti zaviazala, že po konzultácii s rokovacími partnermi USA zverejní určité dokumenty, ktoré odrážajú výlučne pozíciu EÚ k rokovaniam o TTIP.

Názory občianskej spoločnosti sa zohľadňujú prostredníctvom verejných konzultácií a dialógu v prípravnej fáze rokovacieho procesu a prostredníctvom stretnutí v záverečnej fáze, keď sa skúma výsledok rokovaní, predtým, ako ich schváli Rada a Parlament.

Parlament prispel k príprave rokovaní a prostredníctvom uznesenia [3] vyslal politický odkaz. Parlament bude naďalej pripomínať Komisii, že je potrebné zaujať proaktívnu pozíciu, pokiaľ ide o osvetu a transparentné zapojenie do medzinárodných obchodných rokovaní.

V tlačovej správe vydanej 28. januára 2014 ombudsmanka uvítala oznámenie, že budúce obchodné rokovania, najmä prebiehajúce rokovania o TTIP, budú transparentnejšie a otvorenejšie pre zapojenie zainteresovaných strán. Po zohľadnení obáv občianskej spoločnosti a bez ohľadu na uvedené zlepšenia ombudsmanka následne začala vyšetrovanie z vlastného podnetu v súvislosti s transparentnosťou a účasťou verejnosti na rokovaniach o TTIP (OI/10/2014/RA). Toto vyšetrovanie prebiehalo v čase, keď sa dokončovala táto správa.

Vec 2407/2011/CK: Údajné nezrovnalosti pri vybavovaní viacerých žiadostí poslanca EP

Prípad sa týkal reakcie Parlamentu na niekoľko žiadostí, ktoré mu sťažovateľ predložil po uverejnení novinového článku s názvom Europoslanci odhalení v škandále „hotovosť za právo“. Sťažnosť adresovaná ombudsmanovi sa týkala i) toho, že Parlament nezabránil vstupu novinárov do svojich priestorov a ich neoprávneným záznamom a nereagoval na ne, ii) toho, že Parlament neposkytol sťažovateľovi pomoc pri jeho obhajobe proti údajným hanlivým obvineniam novinárov, a iii) rozhodnutia Parlamentu zapečatiť kancelárie sťažovateľa v Parlamente krátko po uverejnení článku.

Ombudsmanka po vykonaní vyšetrovania dospela k záveru, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu. Pokiaľ ide o i) nedošlo k porušeniu bezpečnostných pravidiel Parlamentu, za ktoré by mohli byť jeho útvary zodpovedné, ii) Parlament nebol povinný obhajovať poslancov EP pred ohováračskými obvineniami ani v tejto súvislosti zriadiť špecializovaný orgán a iii) rozhodnutie Parlamentu zapečatiť kancelárie sťažovateľa bolo zákonné. Ombudsmanka tiež predniesla dve ďalšie poznámky s cieľom pomôcť Parlamentu vyhnúť sa problémom v budúcnosti. Ombudsmanka predovšetkým vyzvala Parlament, aby prehodnotil svoje pravidlá týkajúce sa skrytých kamier a záznamových zariadení a rozhodol, či by sa ich používanie malo zakázať, pokiaľ ide o všetkých jeho návštevníkov. Ombudsmanka tiež navrhla, aby Parlament zvážil prijatie osobitných pravidiel týkajúcich sa zapečatenia kancelárií vo svojich priestoroch.

Parlament vo svojej odpovedi informoval ombudsmana, že pokiaľ ide o prvú poznámku, Parlament sa rozhodol zakázať používanie skrytých kamier a záznamového zariadenia. Pokiaľ ide o druhú pripomienku, Parlament považoval za najlepšie neprijať pravidlá, ale pokračovať v riešení každého prípadu ad hoc. Podľa Parlamentu žiadosti o zapečatenie úradu pochádzajú od súdnych orgánov alebo úradu OLAF a bolo by ťažké vypracovať všeobecné pravidlo, ktorým by sa riadila odpoveď na takéto žiadosti.

Ombudsmanka víta reakciu Parlamentu na prvú ďalšiu poznámku. Pokiaľ ide o odpoveď na druhú poznámku, ombudsman uznáva, že hoci by bolo v záujme právnej zrozumiteľnosti a dobrej správy vecí verejných prijať všeobecné pravidlo, môžu v tom existovať praktické prekážky.

Vec 1040/2012/VL: Dobrá správa si vyžaduje riadnu dokumentáciu postupov prijímania zamestnancov

Úradník Parlamentu sa sťažoval na postup Parlamentu pri výberovom konaní zameranom na prijatie asistenta do informačnej kancelárie v hlavnom meste členského štátu.  Po vykonaní vyšetrovania ombudsmanka nezistila nesprávny úradný postup, ale odporučila, aby Parlament zlepšil svoje vnútorné postupy prijímania zamestnancov tým, že zabezpečí, aby boli všetky procesné kroky a fázy riadne zdokumentované.

V reakcii na to Parlament vyjadril názor, že nie sú potrebné žiadne opatrenia, keďže jeho interné postupy prijímania zamestnancov sú už riadne zdokumentované. Podľa odpovede vypočúvacie výbory vypracúvajú správy, ktoré tvoria jadro návrhu oznámenia, ktoré má podpísať generálny riaditeľ pre personál a v ktorom sa navrhuje prijatie úspešného uchádzača do zamestnania.

Ombudsman počas vyšetrovania preskúmal spis Parlamentu a zistil, že neobsahuje žiadne dokumenty, na ktorých sa zakladá oznámenie generálneho riaditeľa. To bol dôvod ďalšej poznámky, ako sa vysvetľuje v rozhodnutí o uzavretí prípadu. Je poľutovaniahodné, že Parlament na túto ďalšiu poznámku nereagoval konštruktívnym spôsobom.

Vec 1283/2012/AN: Lepšie riešenie prípadov sexuálneho obťažovania

Sťažnosť sa týkala nečinnosti parlamentného výboru pre obťažovanie v nadväznosti na sťažnosť týkajúcu sa sexuálneho obťažovania predloženú bývalým stážistom. Po tom, ako ombudsman začal vyšetrovanie, Výbor pre obťažovanie obnovil vyšetrovanie. Ombudsmanka sa rozhodla stavať skôr na dôvere než na vine a usúdila, že nie sú potrebné žiadne ďalšie vyšetrovania, a prípad uzavrela. Ombudsmanka pritom zdôraznila, že pre údajné obete sexuálneho obťažovania je mimoriadne dôležité, aby mali spoľahlivú kontaktnú osobu, ktorá bude účinne reagovať na ich sťažnosti. V neprítomnosti takejto osoby sa obete môžu cítiť len bezmocnejšie. Záverečné rozhodnutie obsahovalo aj dve ďalšie poznámky, ktoré nabádali výbor, aby pri rokovaniach so sťažovateľom konal svedomito a citlivo, čo najskôr prijal rozhodnutie a v budúcnosti uplatnil skúsenosti získané z tohto prípadu.

V reakcii na to Parlament informoval ombudsmanku, že vyšetrovanie je už ukončené a že nový predseda Výboru pre obťažovanie sa pevne zaviazal urýchliť postup vyšetrovania v súlade s platnými pravidlami.

Ombudsmanka oceňuje konštruktívne následné opatrenia Parlamentu.

2. Rada EÚ

Vec 1649/2012/RA: Účasť EÚ na partnerstve otvorenej verejnej správy

Táto sťažnosť sa týkala odmietnutia Rady poskytnúť verejnosti prístup k dokumentu obsahujúcemu spoločné kroky smerom k bezvízovému krátkodobému cestovaniu občanov Ruska a EÚ. Po tom, ako ruské orgány súhlasili s návrhom EÚ poskytnúť verejnosti prístup k dokumentu, ho Rada uverejnila vo svojom verejnom registri dokumentov. V ďalšej poznámke ombudsmanka vyzvala Radu, aby zvážila prijatie krokov smerom k účasti EÚ na partnerstve pre otvorenú verejnú správu ^[1], mnohostrannej iniciatíve, ktorej cieľom je zvýšiť transparentnosť, zodpovednosť a schopnosť vlád reagovať na občanov. To by mohlo zvýšiť dôveryhodnosť Únie v tejto oblasti a poskytnúť fórum na podporu väčšej otvorenosti zo strany Ruska, ktoré po tom, ako naznačilo svoj zámer pripojiť sa k OGP, následne stiahlo svoje vyhlásenie o zámere.

V odpovedi Rady sa poukázalo na skutočnosť, že vonkajšia činnosť Únie sa môže dokončiť prostredníctvom iniciatív členských štátov EÚ na medzinárodných fórach, ktorých EÚ nie je členom alebo sa na nich nezúčastňuje. Je to prípad organizácií, ako je OGP, ktorá je medzinárodnou platformou, ku ktorej sa pripojili niektoré členské štáty EÚ a organizácie občianskej spoločnosti. Rada však neodpovedala na otázku možnej účasti EÚ na OGP.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Rada nevyužila túto príležitosť a nezaoberala sa otázkou možnej účasti EÚ na partnerstve otvorenej verejnej správy. V máji 2014 vystúpil ombudsman na európskom zasadnutí OGP. Oznámila svoj zámer urobiť všetko, čo je v jej silách, aby pomohla administratíve EÚ splniť očakávania otvorenosti, zodpovednosti a účasti občanov v súlade s ustanoveniami zmlúv Únie.

3. Európska komisia

Prípad 217/2008/FOR: Prístup verejnosti k politickým poznámkam GR pre obchod

Sťažnosť sa týkala odmietnutia Komisie poskytnúť verejnosti prístup k politickým poznámkam, ktoré používa jej Generálne riaditeľstvo pre obchod na usmerňovanie zamestnancov vykonávajúcich vyšetrovania v oblasti obchodného práva.

Ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup, pokiaľ ide o údajné odmietnutie, ale odporučila, aby Komisia vo verejnom registri identifikovala dokumenty obsahujúce jej interné usmernenia pre zamestnancov o používaní nástrojov na ochranu obchodu. V druhej ďalšej poznámke bola Komisia požiadaná, aby pri prijímaní žiadostí o prístup verejnosti náležite identifikovala požadované dokumenty.

V reakcii na to Komisia ubezpečila ombudsmana, že vždy pomáha osobám identifikovať dokumenty, ku ktorým sa požaduje prístup verejnosti, a že sa snaží identifikovať najdôležitejšie dokumenty vo verejnom registri, ktoré vlastní. Navrhla, že v tejto súvislosti by sa mohli vykonať ďalšie zlepšenia.

Ombudsmanka víta úsilie Komisie pomáhať verejnosti pri identifikácii dokumentov, ktoré má k dispozícii, a nabáda Komisiu, aby v tejto súvislosti obnovila svoje úsilie.

Vec 2335/2008/CK: Prístup k dokumentom týkajúcim sa navrhovaných investícií do jadrovej energie

Sťažovateľ, globálna organizácia, ktorá vedie kampane na ochranu a zachovanie životného prostredia, sa obrátil na ombudsmana s cieľom napadnúť odmietnutie Komisie zverejniť dokumenty týkajúce sa navrhovaného investičného projektu na výstavbu novej jadrovej elektrárne v Bulharsku. Podľa názoru Komisie článok 44 Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu (ďalej len „Zmluva o Euratome“) znamenal, že prístup k dokumentom týkajúcim sa investičného projektu sa musí zamietnuť, pokiaľ investor aj príslušný členský štát neudelili svoj výslovný súhlas so zverejnením. Ombudsmanka dospela k predbežnému zisteniu, že stanovisko Komisie nie je presvedčivé, a vyzvala inštitúciu, aby prehodnotila svoj výklad článku 44 Zmluvy o Euratome a zvážila prijatie proaktívnejšieho prístupu k zverejňovaniu dokumentov uvedených v článkoch 43 a 44 Zmluvy o Euratome. Komisia vo svojej odpovedi zopakovala svoje predtým vyjadrené názory a ombudsmanka prípad uzavrela kritickou a dvoma ďalšími pripomienkami.

V kritickej poznámke ombudsmanka poukázala na to, že Komisia pri výklade a uplatňovaní článku 44 Zmluvy o Euratome a článku 15 ZFEÚ nezohľadnila najnovší vývoj v práve EÚ, pokiaľ ide o zásadu transparentnosti a základné právo na prístup k dokumentom. V ďalších dvoch poznámkach ombudsmanka vyzvala Komisiu, aby i) prijala usmernenia, v ktorých sa stanovia procesné pravidlá, ktoré sa majú uplatňovať pri vybavovaní žiadostí o prístup k dokumentom Euratomu, a ii) vypracovala proaktívny prístup k zverejňovaniu dokumentov Euratomu.

V reakcii na to Komisia trvala na svojom názore, že článok 44 má prednosť pred článkom 15 ZFEÚ a že požiadavka súhlasu uvedená v článku 44 je absolútnou požiadavkou na zverejnenie. Zaviazala sa však vypracovať a prijať súbor procesných pravidiel pre prístup k dokumentom Euratomu vo forme verejne dostupných usmernení. Informovala ombudsmanku aj o svojom proaktívnom prístupe, pokiaľ ide o: i) vypracovanie svojich stanovísk a ii) uverejňovanie informácií o jadrových zariadeniach na svojej internetovej stránke.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia naďalej vykladá článok 44 Zmluvy o Euratome reštriktívne, čo vyvoláva otázky o dodržiavaní povinností Únie podľa Aarhuského dohovoru.

Pozitívne a konštruktívne nadviazanie Komisie na ďalšie poznámky je vítané.

Prípad 2781/2008/FOR: Prístup k odborným správam o žiadostiach o financovanie

Sťažovateľ neúspešne požiadal EÚ o financovanie projektu informačných technológií. Požiadal o prístup k správam jednotlivých odborníkov, ktorí hodnotili jeho návrh. Komisia prístup zamietla s odôvodnením, že zverejnenie by vážne narušilo rozhodovací proces. Obávala sa najmä poškodenia kolektívnej povahy rozhodnutia a toho, že neprimeraný vonkajší tlak môže zabrániť odborníkom vyjadriť svoje úplné a úprimné stanovisko.

Ombudsmanka nebola týmto odôvodnením presvedčená a kritizovala, že Komisia neposkytla platné a primerané odôvodnenie svojho rozhodnutia. Uviedla sa ďalšia poznámka, v ktorej sa Komisia nabáda, aby preskúmala svoj celkový prístup k zverejňovaniu jednotlivých znaleckých posudkov a zvážila poskytnutie prístupu verejnosti k anonymizovaným individuálnym znaleckým posudkom.

V reakcii na to sa Komisia odvolala na svoj kódex správania pre nezávislých expertov, ktorý bol pripojený k pravidlám predkladania návrhov. To výslovne uvádza, že "otázkou e xp ert je p a rti cip ate in a con fid enti al […] ev alution".

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia len odkázala na svoje existujúce postupy namiesto toho, aby využila príležitosť na preskúmanie týchto postupov.

Prípad 563/2009/VL: Nedostatočné vysvetlenie rozhodnutia o uzavretí konania vo veci porušenia právnych predpisov

Člen nemeckej ornitologickej spoločnosti sa sťažoval na rozhodnutie Komisie ´s ukončiť konanie o porušení povinnosti proti Nemecku týkajúce sa jeho povinností zriadiť osobitne chránené územie (OCHÚ) pre určité voľne žijúce vtáctvo uvedené v smernici Rady 79/409/EHS o ochrane voľne žijúceho vtáctva.

Ombudsmanka kritizovala, že Komisia´ neposkytla presvedčivé a primerané vysvetlenie svojho stanoviska, pokiaľ ide o metodiku vymedzenia osobitne chráneného územia.

V odpovedi Komisia iba zopakovala svoj názor, že posúdila všetky argumenty sťažovateľa´s a poskytla úplné vysvetlenie svojho rozhodnutia.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia sa z tohto prípadu nepoučila.

Vec OI/10/2010/JF: Dôkazy o čase odpracovanom na projektoch EÚ

Sťažnosť sa týkala dohody o grante medzi GR pre životné prostredie a univerzitou v Libanone na realizáciu projektu zameraného na posilnenie libanonských právnych predpisov v oblasti životného prostredia. Komisia vyhlásila dokončený projekt za úspešný, ale odmietla zaplatiť za pracovný čas viceprezidenta univerzity, ktorý pôsobil ako koordinátor projektu, pretože neboli predložené primerané dôkazy o odpracovanom čase. Podpredseda potom sprístupnil svoj osobný program v snahe poskytnúť dôkazy o čase, ktorý strávil na projekte.

GR pre životné prostredie odmietlo považovať program za primeraný dôkaz. Sťažovateľ sa potom obrátil na ombudsmana s tvrdením, že Komisia predtým akceptovala rovnaký druh dôkazov od iných príjemcov projektov Komisie v Libanone. Po vyšetrovaní ombudsmanka predložila návrh na priateľské riešenie a keď Komisia tento návrh zamietla, návrh odporúčania, v ktorom navrhla, aby prehodnotila dôkaznú hodnotu programu v porovnaní s výsledkami projektu a aby prehodnotila náklady sťažovateľa. Ombudsmanka vyzvala Komisiu, aby pri rozhodovaní o tejto záležitosti zohľadnila svoj dlhodobý vzťah dôvery so sťažovateľom a riziko, že Únia by mohla byť vnímaná ako konajúca nespravodlivo. Komisia toto odporúčanie zamietla a ombudsmanka prípad uzavrela kritickou poznámkou.

V reakcii na to Komisia informovala ombudsmanku, že s cieľom vyhnúť sa podobným situáciám v budúcnosti prijala niekoľko opatrení na zdôraznenie potreby a zlepšenie využívania časových výkazov na odôvodnenie nákladov na zamestnancov ako oprávnených výdavkov na projekty programu LIFE. Finančným iniciátorom, audítorom ex post a všetkým príjemcom objasnila, čo by sa mohlo akceptovať ako časové výkazy. Uverejnila aj súbor usmernení na webovom sídle LIFE+, ktoré obsahujú pokyny v časových výkazoch. Okrem toho Komisia počas úvodných stretnutí s príjemcami kladie dodatočný dôraz na otázku časových výkazov. Externé monitorovacie tímy vykonávajú osobitné a systematické kontroly časových výkazov počas svojich návštev projektov programu LIFE. Komisia takisto kontroluje vzorky časových výkazov počas svojich návštev projektov programu LIFE.

Ombudsmanka sa domnieva, že opatrenia opísané Komisiou by mali znížiť riziko výskytu podobného nesprávneho úradného postupu v budúcnosti na prijateľnú úroveň.

Prípad 202/2010/VL: Zverejňovanie totožnosti hodnotiteľov projektov financovaných EÚ

Sťažujúca sa spoločnosť požiadala o financovanie výskumu v rámci šiesteho rámcového programu Komisie (ďalej len „6. RP“) a siedmeho rámcového programu (ďalej len „7. RP“). Návrhy sťažovateľa v rámci 7. RP získali nízke hodnotenie, zatiaľ čo ten istý návrh v rámci 6. RP získal veľmi dobré hodnotenie. Pokiaľ ide o ombudsmana, sťažovateľ nastolil aj niekoľko otázok týkajúcich sa hodnotenia návrhov vedeckého výskumu Komisiou, najmä to, že Komisia mu neposkytla mená hodnotiteľov a že títo hodnotitelia mohli mať konflikt záujmov.

Po nahliadnutí do spisu Komisie vrátane životopisov hodnotiteľov ombudsman nezistil žiadny nesprávny úradný postup v súvislosti s hodnotením návrhov sťažovateľa. Rozhodnutie o ukončení obsahovalo návrh, aby Komisia v záujme zlepšenia transparentnosti zvážila zmenu svojich pravidiel s cieľom umožniť zverejnenie totožnosti hodnotiteľov žiadateľom po vykonaní hodnotení a oznámení výsledkov žiadateľom.

V reakcii na to Komisia súhlasila s tým, že návrh ombudsmana by žiadateľovi umožnil posúdiť, či sú odborníci v konflikte záujmov, a že by to mohlo zvýšiť zodpovednosť odborníkov. Domnieval sa však, že takýto návrh by bol v rozpore s úvahami o ochrane osobných údajov a účinnosti postupov. V tejto súvislosti uviedla, že i) osobné údaje by sa mohli preniesť tretej strane len vtedy, ak príjemca preukáže potrebu prenosu údajov a ak neexistuje dôvod predpokladať, že by mohol byť dotknutý oprávnený záujem dotknutej osoby, ii) zverejnenie by mohlo mať potenciálne závažné dôsledky na osobný a pracovný život dotknutých odborníkov z dôvodu veľkosti výskumných/priemyselných komunít, iii) hoci dochádzalo k rotácii odborníkov, zostal určitý podiel odborníkov, ktorí by mohli byť v nasledujúcom roku vystavení tlaku, a iv) mohla by vyzvať stovky žiadateľov, aby predložili všetky druhy subjektívnych a nepodložených tvrdení, ktoré by bolo takmer nemožné posúdiť a vyriešiť v primeranej lehote.

Ombudsmanka nie je presvedčená argumentmi, ktoré predložila Komisia. Právo na ochranu osobných údajov by sa mohlo zabezpečiť tým, že sa odborníkom vopred poskytnú primerané informácie a že sa im poskytne právo namietať proti zverejneniu ich totožnosti zo závažných dôvodov. Pokusy vyvíjať tlak na odborníkov by sa mohli odhaliť a odradiť vhodnými opatreniami. Subjektívne a nepravdivé tvrdenia by sa napokon dali ľahko identifikovať a rýchlo odpovedať.

Prípad 768/2010/VL: Uznávanie kvalifikácií na účely interného výberového konania

Sťažovateľ, ktorý pracoval ako dočasný zamestnanec, bol vylúčený z interného výberového konania z dôvodu, že jeho vzdelanie nespĺňalo požiadavky oznámenia o výberovom konaní. Sťažnosť ombudsmanovi vychádzala zo skutočnosti, že predložil vyhlásenie a osvedčenie Národného informačného centra Spojeného kráľovstva pre uznávanie (NARIC), ktoré potvrdzujú, že jeho kvalifikácia zodpovedá bakalárskemu titulu Spojeného kráľovstva (cti).

Keďže sa ombudsman domnieval, že v procese prijímania zamestnancov sa dostatočne nezohľadnilo osvedčenie vydané príslušným vnútroštátnym orgánom, navrhol priateľské riešenie a vyzval Komisiu, aby prehodnotila svoje stanovisko. Keďže to Komisia odmietla, ombudsmanka prípad uzavrela kritickou poznámkou.

Komisia v odpovedi iba zopakovala svoj názor, že správne uplatnila príslušné pravidlá a ustanovenia.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia nevyvinula žiadne úsilie, aby sa z tohto prípadu poučila, a neurobila nič na zníženie rizika, že v budúcnosti dôjde k podobnému nesprávnemu úradnému postupu. Prístup Komisie je v tomto prípade v nepriaznivom kontraste s hviezdicovým prípadom úradu EPSO 962/2011/AN.

Pozri vec 828/2010/JF v oddiele B.3.

Vec 1533/2010/MMN: Povinnosť bývalých komisárov správať sa čestne a diskrétne

V článku 245 ods. 2 ZFEÚ sa členom Komisie ukladá „povinnosť správať sa čestne a diskrétne, pokiaľ ide o prijímanie určitých funkcií alebo výhod po skončení funkčného obdobia“.

Prejednávaná vec sa týkala povolenia, ktoré Komisia udelila bývalému komisárovi na prijatie konkrétneho pracovného miesta v súkromnom sektore po odchode z Komisie.

Sťažovateľská mimovládna organizácia zastávala názor, že Komisia sa touto záležitosťou riadne nezaoberala a obrátila sa na ombudsmana. Po vyšetrovaní, ktoré zahŕňalo dve inšpekcie spisu Komisie, ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup. Komisia dodržala postup, ktorý stanovila pre takéto prípady, tým, že požiadala svoj etický výbor ad hoc, aby sa touto záležitosťou zaoberal pred tým, ako o nej rozhodne. Tento výbor požiadal o určité objasnenia a získal ich. Komisia okrem toho túto záležitosť prehodnotila po tom, ako sťažovateľ okrem iného vyjadril obavy.

Ombudsman však zaznamenal interný e-mail, v ktorom úradník Komisie požiadal iného úradníka, ktorý bol oboznámený s činnosťami bývalého komisára, aby poskytol ďalšie informácie o údajnej účasti bývalého komisára na konkrétnom projekte, na ktorom sa zúčastnil zamýšľaný zamestnávateľ. Táto žiadosť zostala nezodpovedaná. Ombudsmanka ďalej uviedla túto poznámku:

„Pri vykonávaní potrebného hĺbkového posúdenia možných konfliktov záujmov, ktoré sa týkajú bývalých komisárov, by bolo vhodné, aby Komisia zabezpečila riadne dokončenie všetkých potrebných vyšetrovaní alebo iných vyšetrovacích opatrení prijatých v súvislosti s týmto posúdením a vedenie primeraných záznamov o všetkých týchto krokoch.“

Komisia vo svojej odpovedi uviedla, že predmetný e-mail bol zaslaný koncom februára 2010, zatiaľ čo Komisia prijala svoje rozhodnutie o zlučiteľnosti činností bývalého komisára koncom januára 2010. E-mail bol odoslaný s cieľom poskytnúť informácie hovorcovi Komisie, aby odpovedal na možné otázky novinárov v tlačovej miestnosti.

Ombudsmanka poznamenáva, že odpoveď Komisie sa zdá byť založená na nesprávnom predpoklade, že vzhľadom na to, že Komisia už prijala rozhodnutie, ktoré považuje plánovanú okupáciu za zlučiteľnú so zmluvou, všetko, čo by sa mohlo následne objaviť, by bolo relevantné len pre prezentáciu a nemohlo by spochybniť samotné rozhodnutie. Predmetný e-mail sa týkal údajnej účasti bývalého komisára na konkrétnom projekte, na ktorom sa zúčastnil zamýšľaný zamestnávateľ. Ak by sa to teda potvrdilo, mohlo by to spochybniť rozhodnutie Komisie, že (plánovaná) okupácia je zlučiteľná so zmluvou. Je preto jasné, že Komisia mala nadviazať na tento e-mail, ktorý vyvolal potenciálne veľmi dôležitú otázku.

Ombudsmanka sa naďalej aktívne zaujíma o to, ako Komisia rieši etické otázky, ako sú možné konflikty záujmov.

Prípad 1817/2010/RA: Lehoty na odpovede na žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom

Vyšetrovanie ombudsmana v tejto veci bolo uzavreté po tom, ako Komisia súhlasila s poskytnutím prístupu k príslušnému dokumentu (pozri oddiel B.3). S cieľom zlepšiť postupy Komisie v budúcnosti boli vznesené tri ďalšie pripomienky. Týkali sa konzultácií s autormi, ktorí sú tretími stranami, podľa článku 4 nariadenia 1049/2001, lehôt na odpoveď na prvé a opakované žiadosti a informácií o opravných prostriedkoch.

V reakcii na prvú pripomienku Komisia prisľúbila, že vynaloží maximálne úsilie na čo najrýchlejšie konzultácie s autormi, ktorí sú tretími stranami, ale poukázala na to, že potrebu konzultácií možno preukázať len prostredníctvom predchádzajúcej analýzy dokumentov. Čas, ktorý to trvá, sa líši v závislosti od faktorov špecifických pre požadované dokumenty (ako je ich počet a dĺžka) a všeobecné pracovné zaťaženie.

Pokiaľ ide o druhú pripomienku, Komisia pripomenula, že sa systematicky riadi odporúčaním ombudsmana vydaným v súvislosti s vecou 87/2012/KM tým, že v potvrdení o prijatí uvádza dátum registrácie žiadosti a dátum splatnosti jej odpovede.

V odpovedi na tretiu pripomienku Komisia vysvetlila, že nie je vždy schopná poskytnúť presný odhad dátumu, ku ktorému môže žiadateľ očakávať rozhodnutie, ale prisľúbila, že v súlade s duchom poznámky vyvinie maximálne úsilie na to, aby boli žiadatelia čo najlepšie informovaní o vybavovaní ich žiadostí vrátane akýchkoľvek oneskorení a ich dôvodov. Pokiaľ ide o informácie o nápravných opatreniach, Komisia sa domnieva, že by bolo predčasné poskytovať ich vždy, keď si je vedomá, že nedodrží lehoty, keďže rozhodnutia sa v takýchto prípadoch vo všeobecnosti prijímajú tesne po počiatočnej alebo predĺženej lehote. Takéto informácie by boli zavádzajúce aj v prípadoch, keď sa Komisii nakoniec podarí dospieť k rozhodnutiu v stanovenej lehote. V opakovaných rozhodnutiach sa systematicky uvádzajú dostupné postupy podávania sťažností a nápravy, čo žiadateľom umožňuje získať preskúmanie nielen rozsahu, v akom Komisia dodržala uplatniteľné postupy, ale aj podstaty svojho rozhodnutia. Komisia tiež upozornila na rozsudok vo veci T-494/08, ktorý potvrdzuje, že keď inštitúcia prijme výslovné potvrdzujúce rozhodnutie po predĺženej lehote, stáva sa to napadnuteľným aktom a žalobcovia strácajú záujem na zrušení implicitného zamietnutia.

Ombudsmanka víta prísľuby Komisie vynaložiť maximálne úsilie v súvislosti s plnením cieľov prvej a tretej poznámky. Reakcia Komisie na druhú ďalšiu poznámku je tiež užitočná a rozumná. Pokiaľ ide o poskytovanie informácií o opravných prostriedkoch, ombudsmanka uznáva, že potreba interných a externých konzultácií znamená, že nemusí byť vždy možné, aby útvar zodpovedný za zaslanie rozhodnutia vedel v dostatočnom predstihu na to, aby bol užitočný, či len dodrží lehotu alebo ju len zmešká.

Je dôležité, aby sa judikatúra, na ktorú odkazuje Komisia, nechápala v tom zmysle, že lehoty podľa nariadenia č. 1049/2001 nie sú dôležité, pokiaľ príslušná inštitúcia nakoniec odpovie. Ombudsmanka 11. decembra 2013 adresovala Európskemu parlamentu, Rade a Komisii vyšetrovanie z vlastného podnetu týkajúce sa dodržiavania lehôt na vybavovanie prvých a opakovaných žiadostí o prístup (OI/6/2013/KM).

Prípad 10/2011/AN: Uchádzačom by sa malo oznámiť, ktoré inštitúcie ich môžu prijať do zamestnania.

Sťažovateľ uspel vo výberovom konaní zameranom na vytvorenie databázy uchádzačov oprávnených na prijatie do zamestnania (vtedajšími) delegáciami Komisie v tretích krajinách a medzinárodných organizáciách. V liste informujúcom sťažovateľa o tom, že jeho meno je v databáze, sa uvádza, že bude oprávnený na prijatie do zamestnania vo všetkých inštitúciách, úradoch a agentúrach EÚ. Na základe týchto informácií a s vedomím, že niekoľko uchádzačov z databázy skutočne prijali iné orgány ako delegácie, sa sťažovateľ úspešne zúčastnil na postupoch prijímania zamestnancov organizovaných agentúrami EÚ. Komisia však informovala všetky agentúry EÚ, že nemôžu prijať uchádzačov z predmetnej databázy.

Počas vyšetrovania ombudsmanky Komisia otvorila databázu všetkým inštitúciám, orgánom, úradom a agentúram EÚ, čím túto záležitosť vyriešila. Keďže však Komisia neinformovala ombudsmana o tomto výsledku ani neuverejnila jasné informácie pre uchádzačov, ombudsmanka uviedla ďalšie dve poznámky. Prvá poznámka bola, že Komisia by mala v budúcnosti poskytnúť ombudsmanovi informácie, ktoré sú relevantné pre výsledok prebiehajúceho vyšetrovania. Druhá poznámka bola, že s cieľom zabezpečiť spravodlivé a rovnaké zaobchádzanie by Komisia mala informovať všetkých uchádzačov v databáze, že je otvorená pre všetky inštitúcie, orgány, úrady a agentúry EÚ.

V nadväznosti na to Komisia informovala ombudsmanku, že požadované informácie uverejnila na webovom sídle Európskeho úradu pre výber pracovníkov (EPSO).

Ombudsmanka sa domnieva, že nie sú potrebné žiadne osobitné opatrenia nadväzujúce na prvú ďalšiu poznámku a že opatrenia nadväzujúce na druhú ďalšiu poznámku sú uspokojivé.

Vec 851/2011/KM: Oneskorenie odpovede na sťažnosť na porušenie právnych predpisov v súvislosti s vízami na viac vstupov

Sťažovateľ, nemecký štátny príslušník, sa 9. apríla 2010 sťažoval Komisii na spôsob, akým Nemecko vybavuje žiadosti o víza na viac vstupov. Dňa 25. novembra 2010 pripomenul Komisii svoju sťažnosť. Komisia napokon 4. apríla 2011 odpovedala, že príslušné pravidlá umožňujú členským štátom otestovať, či žiadatelia o víza majú dostatočné prostriedky. Na základe informácií, ktoré sťažovateľ predložil, nemohol zistiť, či došlo k porušeniu pravidiel EÚ. 

Komisia vo svojom stanovisku ombudsmanovi podrobnejšie vysvetlila svoje stanovisko a dodala, že nemecké orgány uznali, že urobili chybu. Ombudsmanka sa domnievala, že vzhľadom na to, že vnútroštátne orgány akceptovali ich chybu, neexistujú dôvody na ďalšie opatrenia. Kritická pripomienka sa však týkala skutočnosti, že Komisia odpovedala až takmer rok po prvom e-maile sťažovateľa a viac ako štyri mesiace po jeho druhom e-maile, pričom toto oneskorenie nevysvetlila.

V reakcii na to Komisia prisľúbila, že zlepší svoje postupy poskytovania odpovedí občanom s cieľom odpovedať čo najskôr.

Ombudsmanka víta záväzok Komisie preskúmať svoje postupy s cieľom zabezpečiť, aby odpovedala na listy občanov v primeranom časovom rámci.

Vec 875/2011/JF: Práca Komisie v oblasti dvojkolesových motorových vozidiel

Sťažovateľ, motocyklista, komunikoval s Komisiou o novej politike v oblasti bezpečnosti cestnej premávky. Zastával názor, že Komisia riadne nevykonala prieskum s cieľom získať názory zainteresovaných strán. Keď Komisia odmietla ďalej komunikovať so sťažovateľom, obrátil sa na ombudsmana. V nadväznosti na vyšetrovanie ombudsman i) vyzval Komisiu, aby zvážila poskytnutie usmernení svojim zamestnancom, pokiaľ ide o okolnosti, za ktorých sa možno oprávnene odvolávať na kódex dobrej správnej praxe s cieľom prerušiť korešpondenciu; ii) vyzval Komisiu, aby v tomto prípade uznala, že by bolo lepšie neobmedzovať prieskum na anglický jazyk a zvážiť, či existujú nejaké ponaučenia do budúcnosti; a iii) vyzvala Komisiu, aby potvrdila, že pripomienky a stanoviská sťažovateľa k jej regulačným návrhom postúpila expertným skupinám, ktoré pracujú na príslušných právnych predpisoch, aby ich posúdili.

V reakcii na to Komisia vysvetlila, že poskytuje usmernenia týkajúce sa uplatňovania kódexu, a to tak v rámci povinných školení pre svojich zamestnancov, ako aj na svojej webovej stránke „MyIntracom“. Jej korešpondenti pre etiku a generálne riaditeľstvo pre ľudské zdroje a bezpečnosť poskytujú v prípade potreby ďalšie usmernenia. Komisia takisto uznala, že by bolo lepšie uskutočniť prieskum aj v iných jazykoch ako v angličtine. Nakoniec uviedla, že pripomienky sťažovateľa, ktoré boli všeobecne známe, predložila svojim odborníkom pracujúcim na príslušných právnych predpisoch.

Ombudsmanka víta užitočné nadviazanie Komisie na ďalšie poznámky.

Vec 940/2011/JF: Oneskorená platba na opatrenia financované EÚ

Sťažovateľ bol koordinátorom konzorcia, ktoré vykonávalo činnosť v oblasti ekologickej výstavby financovanú z prostriedkov EÚ. Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana so sporom týkajúcim sa percentuálneho podielu oprávnených nákladov, ktoré by Komisia mala dočasne uhradiť.

Po vyšetrovaní, ktoré zahŕňalo návrh na priateľské riešenie, ombudsmanka dospela k záveru, že žiadne ďalšie vyšetrovanie nie je opodstatnené. V ďalšej poznámke ombudsmanka vyzvala Komisiu, aby vysvetlila, ako dodržala záruky, ktoré poskytla počas vyšetrovania, že na konci opatrenia vyplatí zostatok konzorciu bez zbytočných prieťahov.

Komisia vo svojej odpovedi vysvetlila, že posledný súbor finančných dôkazov dostala od navrhovateľa 4. júla 2013. Tieto dôkazy sa však ukázali ako neúplné a v niektorých prípadoch nesprávne. Komisia preto požiadala konzorcium, aby poskytlo chýbajúcu finančnú dokumentáciu a objasnilo nesprávne alebo nekonzistentné informácie. Konzorcium predložilo poslednú nedoriešenú dokumentáciu a objasnenia 13. decembra 2013. Následne bola Komisia pripravená okamžite vyplatiť nesplatený zostatok konzorciu. Žiaľ, v tejto fáze neboli k dispozícii dostatočné rozpočtové prostriedky na vykonanie platby do konca roka. Platba sa preto musela odložiť na rok 2014. Komisia ju však uprednostnila a po poslednom menšom objasnení zo strany konzorcia a predložení konečnej žiadosti o konsolidované náklady konzorciom 24. januára 2014 vyplatila konzorciu zostatok vo výške 643 037,11 EUR 3. februára 2014. Okrem toho Komisia 14. februára 2014 zaplatila konzorciu úroky z omeškania vo výške 402,88 eura.

Ombudsmanka berie na vedomie skutočné úsilie Komisie o konštruktívne následné opatrenia v tomto prípade.

Vec 1235/2011/MMN: Súlad s Dohovorom OSN o právach osôb so zdravotným postihnutím

Sťažovateľ uspel vo výberovom konaní EPSO a získal pozíciu zmluvného zamestnanca na Úrade pre publikácie v Luxemburgu.  O niekoľko rokov neskôr sťažovateľ získal dočasnú zmluvu prostredníctvom belgickej spoločnosti na Úrade Komisie pre infraštruktúru v Bruseli. Neskôr v tom istom roku sa sťažovateľ zúčastnil na rozhovoroch, ktoré sa uskutočnili s cieľom obsadiť trvalé pracovné miesto v Komisii. Sťažovateľ však nebol vybraný a bol zaradený do rezervného zoznamu.

Sťažovateľ a jeho advokát zaslali Komisii niekoľko listov. V týchto listoch sťažovateľ tvrdil, že i) Komisia mu mala ponúknuť zmluvu na dobu neurčitú, keď začal pracovať pre Úrad pre infraštruktúru v Bruseli, a že ii) Komisia mu mala ponúknuť trvalé pracovné miesto z dôvodu jeho zdravotného postihnutia. Komisia tieto tvrdenia zamietla, ale ubezpečila sťažovateľa, že ho bude informovať o akýchkoľvek možnostiach prijatia do zamestnania v Komisii, ktoré by mohli vzniknúť. Sťažovateľ sa následne obrátil na ombudsmana, ktorý nezistil nesprávny úradný postup.

V ďalšej poznámke ombudsmanka odporučila, aby Komisia preskúmala, či je jej kódex osvedčených postupov pre zamestnávanie osôb so zdravotným postihnutím plne v súlade s Dohovorom OSN o právach osôb so zdravotným postihnutím (UNCRPD).

Komisia v odpovedi uviedla, že vykonala analýzu, o ktorú požiadal ombudsman, a dospela k záveru, že kódex je plne v súlade s Dohovorom o právach osôb so zdravotným postihnutím.

Odpoveď Komisie je uspokojivá.

Vec 1325/2011/VL: Rozhodnutie použiť rokovacie konanie po zrušení ponuky by malo byť transparentné

Slovinská spoločnosť sa neúspešne zúčastnila na postupe verejného obstarávania, ktorý uskutočnila delegácia EÚ v Čiernej Hore. Delegácia následne zrušila postup verejného obstarávania. Slovinská spoločnosť sa chcela zúčastniť na novom výberovom konaní. Namiesto vyhlásenia novej výzvy na predkladanie ponúk však delegácia zadala zákazku prostredníctvom rokovacieho konania. Slovinská spoločnosť sa obrátila na ombudsmana s tvrdením, že delegácia konala neobjektívne, nespravodlivo a v rozpore s pravidlami verejného obstarávania.

Vyšetrovaním ombudsmanky sa nezistil nesprávny úradný postup. Na záver prípadu ombudsman uviedol ďalšiu poznámku, v ktorej navrhol, že ak delegácia EÚ zruší postup verejného obstarávania a potom začne rokovacie konanie s niektorými pôvodnými uchádzačmi, bolo by vhodné o tomto vývoji otvorene a proaktívne informovať neúspešných uchádzačov. Tým by sa ešte viac posilnilo vnímanie zákonnosti a transparentnosti postupov verejného obstarávania vykonávaných delegáciami EÚ.

V reakcii na to Komisia uznala, že korešpondencia s neúspešnými uchádzačmi by sa mala vybavovať transparentným a budúcim spôsobom. Poukázala však na to, že nie je v záujme dobrej správy vecí verejných, aby sa postupy verejného obstarávania a udeľovania grantov stali nekonečnými a spotrebúvali zdroje. Okrem toho uplatniteľné ustanovenia neukladajú žiadnu povinnosť informovať vylúčených uchádzačov o následnom rokovacom konaní. 

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia sa nezaoberala návrhom v ďalšej poznámke, ktorý by sa dal ľahko vykonať. Hoci sa Komisia odvolala na zásadu riadnej správy vecí verejných, jej odpoveď naznačuje, že urobí len to, čo jej platná právna úprava výslovne ukladá. Podľa názoru ombudsmana to nie je postoj, ktorý by inštitúcia, ktorej záleží na dobrej správe vecí verejných, mala zaujať.

Vec 1640/2011/MMN: Objasnenie významu patronátu Komisie nad podujatiami a činnosťami

Sťažnosť sa týkala fotografickej výstavy pod záštitou podpredsedníčky Komisie Redingovej a bola umiestnená v budove Komisie. Výstava sa týkala párov rovnakého pohlavia. Ombudsmanka nepodporila tvrdenia sťažovateľa, že Komisia prekročila svoje právomoci a že urazila a diskriminovala tých občanov EÚ, ktorí sa nestotožňujú s názormi propagovanými výstavou. Po tom, ako ombudsman dospel k záveru, že neexistujú dôvody na ďalšie vyšetrovanie, uviedol dve ďalšie poznámky.

Prvý z nich odporučil Komisii, aby v prípade, že sa rozhodne usporiadať, financovať alebo umiestniť podujatia alebo činnosti pod svoj patronát, uviedla vhodné vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti, aby sa predišlo riziku, že verejnosť získa zavádzajúci dojem, že schválila konkrétny obsah alebo posolstvo daného podujatia alebo činnosti. Bolo by to obzvlášť vhodné, ak by obsah podujatia alebo výstavy mohol pravdepodobne aspoň čiastočne prekročiť rozsah jeho pôsobnosti alebo ak by obsah alebo posolstvo mohli byť kontroverzné.

Druhá ďalšia poznámka bola v tom zmysle, že vždy, keď Komisia dostane žiadosť o informácie týkajúce sa využívania finančných prostriedkov EÚ, mohla od začiatku zvážiť poskytnutie čo najúplnejších informácií o relevantných skutočnostiach a právnom základe takéhoto financovania.

V reakcii na to sa Komisia zaviazala aktualizovať svoje usmernenia o patronáte tak, aby zahŕňali odporúčanie o používaní vhodných vyhlásení o odmietnutí zodpovednosti. Komisia tiež vyjadrila súhlas s druhou ďalšou poznámkou. Rozhodla sa zverejniť obe poznámky interne, najmä v rámci kabinetov komisárov a iných útvarov, ktoré sa zaoberajú patronátom podujatí alebo činností.

Ombudsmanka víta konštruktívne následné opatrenia Komisie.

Vec 1786/2011/MHZ: Údajné podvody pri čerpaní finančných prostriedkov EÚ

Sťažovateľ podal Komisii sťažnosť na porušenie právnych predpisov proti Poľsku v súvislosti so stavebným projektom spolufinancovaným z fondov EÚ. Tvrdil, že za výberom miesta projektu sú skryté dôvody (podvody a politický tlak). Komisia sťažnosť uzavrela z dôvodu, že nedošlo k porušeniu práva EÚ. Sťažovateľ sa potom obrátil na ombudsmana a spochybnil spôsob, akým Komisia riešila jeho sťažnosť, ako aj jej rozhodnutie spolufinancovať projekt.

Vyšetrovanie ombudsmanky objasnilo dôvody, prečo Komisia nezistila žiadne porušenie. Počas vyšetrovania sa však tiež ukázalo, že Komisia neuzavrela prípad, keď v júli 2011 dospela k tomuto záveru. Namiesto toho pozastavila vyšetrovania porušenia do 20. decembra 2012, keď sťažovateľovi zaslala list o predbežnom uzavretí.

Ombudsmanka kritizovala skutočnosť, že Komisia nebola schopná presvedčivo vysvetliť, prečo neuzavrela konanie o nesplnení povinnosti skôr, keď dospela k zisteniu, že nedošlo k porušeniu.

Pokiaľ ide o schválenie poľskej žiadosti o spolufinancovanie zo strany Komisie, ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup. Ďalšia poznámka bola adresovaná Komisii, aby pri vybavovaní žiadosti o spolufinancovanie preskúmala všetky možné obvinenia z podvodu alebo korupcie ihneď po ich podaní a pred prijatím konečného rozhodnutia o žiadosti o spolufinancovanie.

Komisia vo svojej odpovedi na kritickú poznámku vysvetlila, že pozastavila vyšetrovanie do 20. decembra 2012, pretože na príslušnom vnútroštátnom orgáne prebiehalo konanie o odvolaní proti rozhodnutiu o environmentálnych podmienkach projektu.

V reakcii na ďalšiu pripomienku Komisia v podstate vysvetlila, že v nariadení č. 1083/2006 sa stanovuje, že Komisia prijme rozhodnutie najneskôr tri mesiace po predložení projektu. Samotné podozrenie z podvodu alebo dokonca prebiehajúce vyšetrovanie nestačí na zamietnutie projektu. Ak sa obvinenia z podvodu alebo korupcie následne potvrdia, Komisia môže pozastaviť platby alebo požiadať členský štát, aby vykonal finančné opravy. Ak tak členský štát neurobí, Komisia môže znížiť príspevok EÚ na operačný program. Komisia tiež vysvetlila, že v prejednávanej veci OLAF zamietol obvinenia z podvodu.

Ombudsmanka je spokojná s opatreniami Komisie nadväzujúcimi na obe poznámky.

Vec 2086/2011/ER: Uvedenie možností odvolania proti rozhodnutiu, ktoré má vplyv na náhradu liečebných nákladov.

Úradník EÚ požiadal o uznanie svojho zdravotného stavu za vážnu chorobu.  Takéto uznanie znamená, že príslušné liečebné náklady sa uhrádzajú v plnej výške v rámci systému nemocenského poistenia. Komisia zamietla žiadosť sťažovateľa z dôvodu, že jeho podmienka nespĺňala príslušné kritériá. Po vyčerpaní vnútorných administratívnych opravných prostriedkov sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana, ktorý nezistil nesprávny úradný postup, pokiaľ ide o väčšinu nastolených otázok. Ombudsmanka však kritizovala, že Komisia neposkytla sťažovateľovi informácie o možnostiach odvolania, ktoré sú k dispozícii na napadnutie rozhodnutia.

V reakcii na to sa Komisia zaviazala uviesť možnosti odvolania v takýchto rozhodnutiach v budúcnosti a začala proces vykonávania potrebných úprav IT.

Ombudsmanka víta pozitívnu reakciu Komisie.

Pozri vec 2097/2011/RA v časti „Hviezdne prípady“.

Vec 47/2012/AN: Vyšetrovanie porušenia trvalo príliš dlho

V roku 2006 podal španielsky občan sťažnosť na porušenie právnych predpisov proti španielskym orgánom v súvislosti s údajnými nezrovnalosťami v postupe verejného obstarávania v súvislosti s výstavbou prístavu v La Coruña. Koncom roka 2011 Komisia ešte neprijala rozhodnutie o sťažnosti. Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana, ktorý začal vyšetrovanie.

V priebehu vyšetrovania Komisia prijala rozhodnutie o uzavretí konania vo veci porušenia právnych predpisov. Ombudsmanka sa domnievala, že odôvodnenie rozhodnutia Komisie bolo primerané. Dĺžka vyšetrovania Komisie v trvaní šesť a pol roka však nebola primeraná v zmysle článku 41 Charty základných práv. Okrem toho až do zásahu ombudsmana Komisia včas neinformovala sťažovateľa o krokoch prijatých počas vyšetrovania.

V reakcii na kritickú pripomienku Komisia uznala, že dĺžka jej vyšetrovania bola neprimeraná, a to aj vzhľadom na ťažkosti prípadu a potrebu podrobne preskúmať skutočnosti. Takisto uznala, že mohla byť s navrhovateľom v kontakte pravidelnejšie.

Reakcia Komisie na kritickú poznámku dokazuje ochotu poučiť sa z chýb.

Vec 452/2012/CK: Jasnejšie usmernenia k postupom verejného obstarávania

Sťažujúca sa spoločnosť viedla konzorcium, ktoré sa zúčastnilo na postupe verejného obstarávania. Spochybnila spôsob, akým Komisia vyložila výberové kritériá týkajúce sa technickej spôsobilosti uchádzačov. Ombudsmanka po vyšetrovaní dospela k záveru, že hoci rozhodnutie o nezaradení sťažovateľa medzi uchádzačov zaradených do užšieho výberu bolo správne, Komisia neposkytla sťažovateľovi jasné, koherentné a jednoznačné odôvodnenie rozhodnutia.

V reakcii na to Komisia informovala ombudsmanku, že Praktická príručka pre zmluvné postupy pre vonkajšie opatrenia EÚ (PRAG) bola zmenená v januári 2012 a v januári 2013. Nová verzia príručky PRAG obsahuje jasnejšie usmernenia o užšom výbere a o tom, ako uplatňovať výberové kritériá. Zmenené ustanovenia by mali pomôcť vyhnúť sa podobným situáciám v budúcnosti a pomôcť hodnotiacim výborom pri ich rozhodnutiach a Komisii pri poskytovaní jasných odpovedí uchádzačom.

Ombudsmanka poznamenáva, že oddiel 2.4.11.1.3 PRAG (Kontrola technickej a odbornej spôsobilosti záujemcov alebo uchádzačov) bol zmenený a teraz jasne vysvetľuje, kedy a ako môže žiadateľ použiť dokončené časti neúplných projektov ako platné odkazy.

Vec 277/2012/RA: Prevádzka registra transparentnosti

Sťažovateľ, mimovládna organizácia, tvrdil, že Komisia riadne nevybavila jeho sťažnosti týkajúce sa presnosti vyhlásení dvoch nadnárodných spoločností v registri zástupcov záujmových skupín Komisie. Mimovládna organizácia takisto tvrdila, že Komisia riadne nevybavila jej žiadosť o prístup verejnosti k dokumentom.

Ombudsmanka preskúmala spis a zistila, že Komisia mala dobré dôvody na zamietnutie sťažností. Ombudsmanka však kritizovala Komisiu za to, že sťažovateľovi dostatočne nevysvetlila tieto dôvody. Ombudsmanka tiež kritizovala skutočnosť, že Komisia upravila informácie z požadovaných dokumentov ako „nerelevantné“. Tým nesprávne uplatnila nariadenie č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom.

Keďže Komisia a Parlament boli v procese preskúmania súčasného spoločného registra transparentnosti, ombudsmanka predložila tri návrhy:

i) v preskúmaní by sa mali v plnej miere zohľadniť zásady OECD týkajúce sa transparentnosti a integrity pri lobizme;

ii) mohla by preskúmať, či by sa mohli poskytnúť usmernenia o metodike s cieľom zabezpečiť nielen väčšiu presnosť, ale aj dosiahnuteľný stupeň porovnateľnosti vyhlásení v registri;

iii) sťažnosti hodnotne prispievajú k účinnému vykonávaniu registra a mali by byť vítané ako príležitosť na zvýšenie presnosti informácií, ktoré obsahuje. Takéto sťažnosti by sa mali dôkladne prešetriť a odpovede na ne by sa mali dostatočne podrobne zaoberať argumentmi sťažovateľa.

Ombudsmanka vyzvala Komisiu, aby v nadväznosti na tieto návrhy zohľadnila názory Európskeho parlamentu.

Ombudsmanka napokon navrhla, aby Komisia pred stretnutiami so zamestnancami Komisie systematicky informovala zástupcov záujmových skupín o tom, že Komisia má v úmysle zverejniť mená zástupcov záujmových skupín, ak o to požiada v súvislosti so žiadosťami o prístup k dokumentom podľa nariadenia č. 1049/2001.

Komisia vo svojej odpovedi na prvú kritickú poznámku uviedla, že poskytnutie podrobnejšieho odôvodnenia navrhovateľovi by znamenalo verejné zverejnenie informácií, ktoré dotknuté spoločnosti nemuseli zverejniť v rámci svojich vyhlásení v registri zástupcov záujmových skupín.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia nepochopila túto kritickú poznámku. Ombudsman neočakával, že Komisia prezradí sťažovateľovi informácie, ktoré by príslušné spoločnosti v rámci svojich vyhlásení v registri nemuseli prezradiť. Rozhodnutie ombudsmana v tomto prípade upozornilo na prvky odôvodnenia Komisie, ktoré mohli byť poskytnuté sťažovateľovi. Komisia napríklad vo svojom internom posúdení niekoľkokrát odkazuje na svoje často kladené otázky, verejne dostupný dokument, pričom tieto informácie ponecháva mimo svojej odpovede sťažovateľovi.

Pokiaľ ide o druhú kritickú poznámku, Komisia trvala na tom, aby správne uplatňovala pravidlá prístupu k dokumentom tým, že upraví časti dokumentov a jasne označí upravené časti ako „mimo rozsahu pôsobnosti“.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia premeškala príležitosť dozvedieť sa, ako jej postupy stanovené v nariadení č. 1049/2001 umožňujú dosiahnuť efektívnosť a zároveň rešpektovať práva žiadateľov. Článok 6 ods. 3 nariadenia umožňuje inštitúcii poradiť sa so žiadateľom s cieľom získať jeho súhlas s poskytnutím prístupu len k určitým častiam veľmi dlhého dokumentu. Týmto spôsobom môže inštitúcia upraviť časti dokumentu (dokumentov), ktoré nie sú relevantné pre žiadosť žiadateľa, bez toho, aby musela vykonať hĺbkovú (a prípadne časovo náročnú) analýzu toho, či sa uplatňujú výnimky. Aby sa však tento článok uplatňoval správne, inštitúcia musí dodržiavať niekoľko dôležitých procedurálnych požiadaviek. Predovšetkým by mal jasne vysvetliť žiadateľovi, že podľa jeho názoru časti predmetného dokumentu (dotknutých dokumentov) nie sú pre žiadateľa relevantné. Okrem toho by mal vo všeobecnosti vysvetliť, čoho sa tieto časti dokumentov týkajú, aby sa žiadateľovi umožnilo informovane sa rozhodnúť, či chce alebo nechce požiadať aj o prístup k týmto častiam ^[1].

Pokiaľ ide o návrhy ombudsmana týkajúce sa spoločného registra, Komisia ho informovala, že systém už zlepšila. Konkrétne spoločný sekretariát registra poskytol zaregistrovaným subjektom osobitné usmernenia vrátane jasnej metodiky pre vyhlásenia. V súvislosti so zásadami OECD týkajúcimi sa transparentnosti a integrity v lobizme Komisia informovala ombudsmanku, že jej útvary prispeli k práci vedúcej k týmto zásadám a že sa stotožňuje s myšlienkami vyplývajúcimi z týchto zásad. Komisia však neprijala žiadne konkrétne opatrenia v súvislosti s návrhom na zverejnenie mien lobistov v budúcnosti.

Pozitívna reakcia Komisie na prvé tri návrhy je vítaná. Ombudsman sa bude naďalej intenzívne zaujímať o fungovanie spoločného registra a vybavovanie sťažností a žiadostí o prístup k informáciám a dokumentom, ako aj o návrhy, ktoré môžu vyplynúť z verejnej diskusie o možnom povinnom registri.

Prípad 295/2012/MMN: Komisia by mala vysvetliť prieťahy v konaniach o nesplnení povinnosti

V roku 2002 Komisia začala konanie o porušení povinnosti proti Španielsku z vlastnej iniciatívy. V máji 2008 Komisia zaslala Španielsku odôvodnené stanovisko. V decembri 2010 sa navrhovateľ spýtal Komisie na stav prešetrovania. Komisia odpovedala, že ešte nerozhodla o postúpení veci Súdnemu dvoru.

Ombudsmanka sa zaoberala tvrdením, že Komisia neprijala opatrenia v primeranej lehote, a to buď predložením veci Súdnemu dvoru, alebo uzavretím prípadu, ako aj súvisiacim nárokom. Pokiaľ ide o vec samu, ombudsmanka považovala vysvetlenia Komisie za primerané a prípad uzavrela. Bolo by však lepšie, keby Komisia poskytla tieto vysvetlenia sťažovateľovi skôr, než len v priebehu vyšetrovania ombudsmana. Ombudsmanka preto predniesla ďalšiu pripomienku, v ktorej vyzvala Komisiu, aby v budúcnosti zvážila poskytnutie primeraných informácií občanom o dôvodoch, pre ktoré pozastavuje vyšetrovanie konania vo veci porušenia právnych predpisov.

Hoci Komisia v reakcii na to uznala výhody zvýšenej transparentnosti a lepšej komunikácie, návrh ombudsmanky zamietla.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad nekonštruktívnymi následnými opatreniami Komisie v tomto prípade.

Vec 412/2012/MHZ: Zabránenie oneskoreniam a zabezpečenie transparentnosti v prípadoch nesplnenia povinnosti

Sťažovateľ podal Komisii sťažnosť na porušenie právnych predpisov proti Poľsku. V sťažnosti ombudsmanovi sa tvrdilo, že Komisia nevybavila jej sťažnosť týkajúcu sa porušenia s náležitou starostlivosťou a neposkytla primerané odôvodnenie uzavretia prípadu.

Počas vyšetrovania ombudsmanky, ktoré zahŕňalo nahliadnutie do spisu Komisie v tejto veci, Komisia preukázala, že sťažovateľa riadne informovala. Okrem toho poľský súd medzičasom predložil Súdnemu dvoru návrh na začatie prejudiciálneho konania o predmete sťažnosti pre nesplnenie povinnosti. Z týchto dôvodov ombudsmanka zistila, že žiadne ďalšie vyšetrovanie sťažnosti nebolo odôvodnené. S cieľom pomôcť Komisii zlepšiť riešenie budúcich prípadov nesplnenia povinnosti ombudsmanka uviedla dve ďalšie poznámky založené na skutočnostiach prípadu, ktoré odhalila inšpekcia.

Prvá poznámka sa týkala orientačnej lehoty jedného roka na rozhodnutie o začatí konania o nesplnení povinnosti (uvedenej v bode 8 oznámenia Komisie z roku 2012). Ombudsmanka navrhla, aby Komisia objasnila svojim útvarom, že potreba medziútvarových konzultácií sama osebe neodôvodňuje prekročenie jednoročnej lehoty.

Druhou pripomienkou bolo, že Komisia mohla pri odôvodnení svojich rozhodnutí v konaniach o nesplnení povinnosti zohľadniť, že proaktívne zverejnenie, aspoň v náčrte, rôznych názorov jej útvarov by mohlo pomôcť presvedčiť sťažovateľov a občanov vo všeobecnosti, že uvedené dôvody, ktoré viedli k uzavretiu veci, sú skutočné.

Odpoveď Komisie na prvú poznámku sa týkala najmä skutočností konkrétneho prípadu.

V odpovedi na druhú pripomienku Komisia uviedla, že rozhodnutie o začatí alebo ukončení konania o nesplnení povinnosti prijíma Komisia ako kolektívny orgán. Rozdielne názory zodpovedných útvarov, ktoré sa zúčastňujú na konzultačnom procese pred prijatím rozhodnutí v prípadoch nesplnenia povinnosti, sú výlučne internou otázkou.

Komisia tiež uviedla, že si je vedomá toho, že zvýšená transparentnosť a lepšia komunikácia sú kľúčom k vzťahom medzi európskymi inštitúciami a európskymi občanmi. Platí to aj pre úlohu „strážkyne zmlúv“ zverenú Komisii v článku 17 ods. 1 Zmluvy o Európskej únii. Komisia to verejne uznala vo svojom oznámení „Európa výsledkov – uplatňovanie práva Spoločenstva“. Dôkazom toho sú výročné správy Komisie o ročnom vykonávaní práva EÚ, súhrnné informácie poskytnuté sťažovateľom o všetkých hlavných krokoch prijatých v ich sťažnostiach alebo tlačové správy vydané v súvislosti s odôvodnenými stanoviskami zaslanými členským štátom.

Komisia takisto poznamenala, že cieľom postupu v prípade nesplnenia povinnosti nie je v prvom rade poskytnúť jednotlivcom prostriedky nápravy, ale zabezpečiť, aby členský štát správne uplatňoval právo EÚ. Ako Komisia verejne uznala, niekedy by to mohlo spôsobiť, že sa sťažovatelia budú cítiť frustrovaní. Nič to však nemení na tom, že nie sú účastníkmi konania a že uspokojenie ich individuálnych záujmov nie je sledovaným cieľom.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia sa nezaoberala podstatou prvej ďalšej poznámky.

Pokiaľ ide o druhú ďalšiu poznámku, ombudsmanka poznamenáva, že v konkrétnom prípade boli sťažovatelia najprv informovaní o úmysle zaslať poľským orgánom formálnu výzvu, hoci len predbežnú. Následne boli informovaní, že žiadny takýto list im nebude zaslaný. Za týchto okolností je ombudsman prekvapený, že Komisia by mala reagovať negatívne na návrh, že proaktívne zverejnenie, aspoň v náčrte, rôznych názorov jej útvarov by mohlo pomôcť presvedčiť sťažovateľov a občanov vo všeobecnosti, že uvedené dôvody, ktoré viedli k uzavretiu prípadu, sú skutočné.

Veci 519/2012/AN a 547/2012/AN: Komisia by mala informovať sťažovateľov v prípade nesplnenia povinnosti o odložení uzavretia

Ombudsmanka začala spoločné vyšetrovanie dvoch sťažností týkajúcich sa rozhodnutia Komisie uzavrieť sťažnosť vo veci porušenia právnych predpisov. Komisia vo svojom stanovisku informovala ombudsmana, že po tom, ako sťažovateľom oznámila svoj zámer uzavrieť prípad, v skutočnosti odložila rozhodnutie o uzavretí. V ďalšej poznámke ombudsmanka poukázala na to, že v takýchto prípadoch by bolo užitočné, ústretové voči občanom a v súlade s administratívnou kultúrou poskytovania služieb občanom, aby Komisia i) včas informovala sťažovateľov o odklade a ii) uviedla dôvody odkladu.

V reakcii na to Komisia uviedla dôvernosť rokovaní s členským štátom ako dôvod neinformovania sťažovateľov o tom, že ich prípad stále prebieha.

Odpoveď Komisie nie je presvedčivá. Samotná skutočnosť, že odložila ukončenie, nepredstavuje dôvernú informáciu. Komisia by okrem toho mohla uviesť dôvody odkladu bez zverejnenia dôverných informácií.

Vec 984/2012/EIS: Vymáhanie rodinných prídavkov

Sťažovateľ bol zamestnancom Komisie. Pri žiadosti o prídavok na dieťa stanovený v služobnom poriadku deklarovala rodinnú dávku poberanú od vnútroštátnych orgánov. Útvary Komisie zastávali názor, že prídavok na dieťa by sa nemal znížiť, aby sa zohľadnila táto dávka. O dva roky neskôr uviedli, že toto rozhodnutie bolo chybou a pristúpili k vymáhaniu zodpovedajúcich súm z mesačného platu sťažovateľa. Sťažovateľka sa obrátila na ombudsmanku, aby napadla revidované rozhodnutie týkajúce sa povahy dávky, ako aj harmonogram vymáhania príslušných súm, čo viedlo k mesačnému odpočtu, ktorý ju dostal do ťažkej finančnej situácie.

Pri začatí vyšetrovania ombudsmanka vyzvala Komisiu, aby zvážila pozastavenie alebo zníženie výšky mesačných zrážok. Komisia tak neurobila ani sa touto otázkou nezaoberala vo svojom stanovisku.

V nadväznosti na vyšetrovanie ombudsmanka zastávala názor, že rozhodnutie vymáhať príslušné sumy bolo primerané a v súlade s príslušnou judikatúrou. Ombudsmanka však kritizovala, že Komisia neuvažovala o stanovení mesačnej sumy odpočítanej z platu sťažovateľky na sumu, ktorá bola za jej osobitných okolností spravodlivá a primeraná.

Komisia sa v odpovedi odvolala na svoje vnútorné pravidlá. Zastávala názor, že žiadosti sťažovateľky založené na jej finančnej situácii nie sú prijateľným odôvodnením zníženia mesačnej sumy. Nevysvetlila však, prečo jej vnútorné pravidlá neumožňovali zohľadniť situáciu sťažovateľa.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia nekonala s cieľom znížiť riziko opätovného výskytu podobnej situácie. Naopak, odpoveď Komisie naznačuje, že sa z prípadu nepoučila.

Vec 1108/2012/RT: Vybavovanie žiadostí o prístup verejnosti, keď má žiadateľ právo na prístup aj ako dotknutá osoba

Sťažovateľ požiadal Komisiu o prístup k dokumentu podľa nariadenia č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom. Predmetný dokument sa týkal jej zamestnania v projekte financovanom Komisiou. V priebehu vyšetrovania ombudsmana Komisia poskytla sťažovateľovi dokument. Vysvetlila, že jej právnym základom je nariadenie č. 45/2001 o ochrane osobných údajov. (V článku 13 nariadenia 45/2001 sa stanovuje, že dotknuté osoby majú právo na prístup k údajom o sebe). Komisia vysvetlila, že z dôvodu administratívnej chyby nebol dokument pripojený k jej rozhodnutiu o predchádzajúcej žiadosti podanej sťažovateľom podľa nariadenia č. 45/2001. Ombudsmanka sa domnievala, že nie je potrebné žiadne ďalšie vyšetrovanie prípadu.

V ďalšej poznámke ombudsmanka ponúkla všeobecné usmernenia o tom, ako vybavovať žiadosti, v prípade ktorých by bolo možné požiadať o prístup podľa nariadenia č. 45/2001 alebo nariadenia č. 1049/2001.

Komisia v odpovedi potvrdila, že ak žiadateľ, ktorému už bol umožnený prístup k dokumentu podľa nariadenia č. 45/2001, podá následnú žiadosť podľa nariadenia č. 1049/2001 o prístup k tomu istému dokumentu, Komisia vykoná posúdenie podľa nariadenia č. 45/2001 len vtedy, ak o to žiadateľ výslovne požiada.

Komisia takisto potvrdila, že ak sa žiadosť podá podľa nariadenia č. 1049/2001, ale žiadateľovi by sa mohol poskytnúť širší alebo úplný prístup podľa nariadenia č. 45/2001, ako základ pre svoje rozhodnutie použije nariadenie č. 45/2001.

Napokon v zriedkavých situáciách, keď žiadateľ žiada o prístup ku konkrétnemu dokumentu na základe postupov podľa nariadenia č. 45/2001 a nariadenia č. 1049/2001, by Komisia uplatnila postup, ktorý vedie k čo najširšiemu prístupu pre žiadateľa.

Ombudsmanka víta konštruktívnu reakciu Komisie, ktorá zabezpečuje, aby sa príslušné základné práva mohli účinne a efektívne uplatňovať tak pre žiadateľa, ako aj pre inštitúciu.

Vec 1111/2012/AN: Oneskorenie pri vybavovaní žiadostí o prístup k dokumentom

Ombudsmanka zistila, že Komisia porušila procesné práva sťažovateľa ako žiadateľa o prístup k dokumentom podľa nariadenia č. 1049/2001. Kritická poznámka ombudsmana poukázala na to, že Komisia i) dvakrát predĺžila lehotu na odpoveď na opakovanú žiadosť sťažovateľa a ii) neposkytla odhadovaný dátum rozhodnutia, keď zaslala druhú odpoveď.

Ombudsmanka tiež uviedla dve ďalšie poznámky, ktorých cieľom je pomôcť Komisii pri vybavovaní budúcich žiadostí. Prvá poznámka poukázala na to, že príloha dokumentu, ku ktorému sa požaduje prístup, nie je samostatným dokumentom, ale je neoddeliteľnou súčasťou dokumentu, ku ktorému je pripojená. Posúdenie, či sa má alebo nemá zverejniť, by sa preto malo vykonať súčasne s posúdením týkajúcim sa hlavného dokumentu. Druhá poznámka bola v tom zmysle, že konzultácie týkajúce sa osobných údajov by sa mali uskutočniť čo najskôr, aby sa dodržali lehoty stanovené v nariadení č. 1049/2001.

V reakcii na kritickú pripomienku Komisia uznala, že opakovanú žiadosť sťažovateľa nevybavila v stanovenej lehote. Uviedla, že vo všeobecnosti faktory, ktoré vedú k prekročeniu lehôt (ako je počet, veľkosť, rozsah a zložitosť požadovaných dokumentov a, ako v prejednávanej veci, potreba konzultácie s tretími osobami), tiež bránia tomu, aby mohla presne odhadnúť čas potrebný na zaslanie vecnej odpovede žiadateľovi. Komisia však uviedla, že sa snaží informovať žiadateľov o postupe ich žiadostí čo najúplnejším spôsobom.

V reakcii na prvú ďalšiu pripomienku Komisia uviedla, že daný prípad riešila v súlade s pripomienkou ombudsmana.

V odpovedi na druhú ďalšiu pripomienku Komisia poukázala na to, že potreba konzultácie sa stáva zrejmou až po posúdení požadovaných dokumentov. Komisia sa však v plnej miere stotožnila s názorom ombudsmana, že konzultácie sa musia uskutočniť čo najskôr, a snaží sa tak urobiť čo najskôr.

Ombudsman je spokojný s odpoveďou Komisie v tomto prípade. Všeobecná otázka dodržiavania lehôt na vybavovanie žiadostí o prístup podľa nariadenia 1049/2001 je predmetom vyšetrovania z vlastného podnetu adresovaného Európskemu parlamentu, Rade a Komisii (OI/6/2013/KM). Vyšetrovanie prebiehalo v čase, keď bola táto štúdia dokončená.

Vec 1146/2012/AN: Konanie o nesplnení povinnosti proti Španielsku

V decembri 2009 sťažovateľ podal Komisii sťažnosť na porušenie právnych predpisov proti španielskym orgánom. Komisia začala postup EU Pilot. V júni 2012 sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana so sťažnosťou na omeškanie Komisie pri riešení tejto záležitosti. Počas vyšetrovania Komisia uviedla, že postup EU Pilot ponechala otvorený, pretože chcela vyriešiť problémy nastolené sťažovateľom prostredníctvom spolupráce s členským štátom. Dĺžka konania bola spôsobená oneskorenými odpoveďami španielskych orgánov na ich žiadosti o informácie a neúplnosťou poskytnutých odpovedí.

Ombudsmanka poznamenala, že bežné lehoty v rámci postupu EU Pilot boli výrazne prekročené a že viac ako tri roky po tom, ako sťažovateľ podal sťažnosť vo veci porušenia právnych predpisov, situácia zostala úplne rovnaká. Ombudsmanka kritizovala Komisiu za nedodržanie bežnej lehoty jedného roka na rozhodnutie o začatí alebo nezačatí konania o nesplnení povinnosti a za omeškanie pri informovaní sťažovateľa.

Komisia vo svojej odpovedi informovala ombudsmanku, že začala postup v prípade nesplnenia povinnosti zaslaním formálnej výzvy španielskym orgánom, pretože v rámci projektu EU Pilot sa nedosiahol žiadny hmatateľný pokrok. Okrem toho uznala, že sťažovatelia majú právo na informácie o svojej sťažnosti, aj keď sa nedosiahol žiadny pokrok v dôsledku faktorov, ktoré Komisia nemôže ovplyvniť.

Ombudsmanka víta konštruktívnu reakciu Komisie na kritickú poznámku.

Vec 1832/2012/EIS: Pomoc žiadateľom o grant pochopiť požiadavky Komisie

Komisia zamietla žiadosť sťažovateľa o grant z dôvodu nepredloženia technickej/argumentačnej správy. Ombudsmanka po vyšetrovaní dospela k záveru, že výklad Komisie, pokiaľ ide o to, čo predstavuje technickú/argumentačnú správu, sa javí ako primeraný vzhľadom na uplatniteľné ustanovenia nariadenia o rozpočtových pravidlách a vykonávacích pravidiel. Vzhľadom na to, že tento prípad odhalil, že tento pojem by mohol byť predmetom nesprávneho výkladu, ombudsmanka vyzvala Komisiu, aby zvážila možnosť zahrnúť do svojich budúcich výziev na predkladanie návrhov a/alebo príručiek pre žiadateľov vysvetlenie alebo opis toho, čo sa má rozumieť pod pojmom „technická/analogická správa“.

V reakcii na to Komisia vysvetlila, že príslušné generálne riaditeľstvo (GR pre spravodlivosť) zahrnulo vysvetlenie pojmu „technická/analogická správa“ do svojej príručky pre žiadateľov z roku 2013.

Ombudsmanka poznamenáva, že v texte príslušnej príručky pre žiadateľov sa podrobne opisuje a vysvetľuje chápanie tohto pojmu Komisiou. Táto rýchla reakcia na ďalšiu poznámku je vítaná.

Vec 2347/2012/PMC: Platnosť ponúk, ktorých platnosť už uplynula, nemožno predĺžiť

Sťažovateľská spoločnosť sa neúspešne uchádzala o zákazku týkajúcu sa technickej pomoci na rozvoj kapacít štátnych a neštátnych subjektov vo všetkých krajinách Východného partnerstva.

Sťažovateľ tvrdil, že Komisia požiadala uchádzačov, aby predĺžili platnosť svojich ponúk, ktorých platnosť už uplynula, a že je to v rozpore s Praktickou príručkou k zmluvným postupom pre vonkajšie opatrenia EÚ a pokynmi pre uchádzačov (PRAG). Tvrdila, že Komisia mala zrušiť verejné obstarávanie a vyhlásiť nové.

Ombudsmanka dospela k záveru, že toto tvrdenie je opodstatnené. PRAG jasne uvádza, že takúto žiadosť možno podať len pred uplynutím doby platnosti.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, Komisia zdôraznila, že so všetkými uchádzačmi sa zaobchádzalo rovnako. Ombudsmanka nebola presvedčená, že to bolo dostatočným dôvodom na to, aby Komisia pokračovala vo výberovom konaní. Zrušenie verejnej súťaže by však znamenalo, že 5,5 milióna EUR rozpočtovaných na rok 2012 by zostalo nevyčerpaných, pretože nebol dostatok času na začatie nového postupu verejnej súťaže. Za týchto okolností ombudsmanka zastávala názor, že nebolo neprimerané, aby Komisia zaujala stanovisko, že prijatie tvrdenia sťažovateľa by bolo neprimerané. Prípad bol preto uzavretý kritickou poznámkou, pokiaľ ide o nedodržanie usmernení PRAG.

V reakcii na to Komisia uviedla, že existujúce postupy a procedurálne usmernenia sú jasné, pokiaľ ide o zistenie ombudsmana o nesprávnom úradnom postupe, a vyjadrila poľutovanie nad chybou, ku ktorej došlo. Vzhľadom na zrozumiteľnosť pravidiel Komisia nepovažovala za potrebné ich upraviť. Komisia však uviedla, že jej príslušné útvary budú informovať svojich zamestnancov o tomto prípade a pripomenú im, aby v takýchto situáciách venovali osobitnú pozornosť lehotám.

Ombudsmanka víta, že Komisia uznala svoju chybu a pozitívne a konštruktívne nadviazala na kritickú poznámku.

Prípad 297/2013/FOR: Konflikty záujmov a etický výbor ad hoc Komisie

Sťažovateľ, korporátna lobistická skupina, predložil sťažnosť týkajúcu sa etického výboru ad hoc Komisie. Sťažovateľ konkrétne nastolil otázku členstva bývalého vedúceho právneho servisu Komisie vo výbore.

Sťažovateľ tvrdil, že i) rozhodnutie Komisie opätovne vymenovať jedného z členov jej etického výboru ad hoc bolo v rozpore s článkom 4 rozhodnutia Komisie z roku 2003, ktorým sa zriaďuje výbor; a ii) činnosti etického výboru ad hoc neboli dostatočne transparentné.

Navrhovateľ tvrdil, že: i) Komisia by mala odvolať uvedené opätovné vymenovanie a vymenovať náhradníka, ktorý spĺňa požiadavku nezávislosti; ii) Komisia by mala zaviesť proaktívnu politiku transparentnosti spočívajúcu v a) zverejňovaní životopisov a vyhlásení o záujmoch členov etického výboru ad hoc online; b) zlepšenie transparentnosti na internete, pokiaľ ide o členov etického výboru ad hoc a jeho rozhodnutia; a iii) Komisia by mala z dlhodobého hľadiska zriadiť nezávislý etický výbor so širším a lepšie vymedzeným mandátom ako existujúci výbor, ktorý by mal byť úplne nezávislý a zložený z odborníkov na etiku verejnej správy.

Po vyšetrovaní ombudsmanka zistila, že nahradením dotknutého poslanca Komisia podnikla potrebné kroky na vyriešenie prvého obvinenia. Pokiaľ ide o druhé tvrdenie a druhé a tretie tvrdenie, nepovažovalo sa za potrebné žiadne ďalšie vyšetrovanie.

Pri uzatváraní prípadu ombudsmanka uviedla ďalšiu pripomienku v tom zmysle, že Komisia by mala dodržať svoj záväzok vytvoriť na webovom sídle EUROPA osobitnú stránku týkajúcu sa etického výboru ad hoc a jeho práce.

V reakcii na to Komisia informovala ombudsmana, že má v úmysle vytvoriť takúto webovú stránku, ktorá bude obsahovať príslušné rozhodnutia Komisie o vytvorení výboru a vymenovaní jeho členov, ako aj ich životopisy a „čestné vyhlásenia“ potvrdzujúce neexistenciu konfliktu záujmov medzi ich funkciou členov výboru a ich inými činnosťami alebo záujmami.

Ombudsmanka víta skutočnosť, že príslušná webová stránka je teraz k dispozícii na adrese: https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and-principles/ethics-and-good-administration/commissioners-and-ethics/code-conduct-members-european-commission_en

Prípad 349/2013/EIS: orientácia na služby vo vzťahu k sťažovateľom, ktorí sa dopustili porušenia právnych predpisov

Taliansky občan sa sťažoval Komisii, že Taliansko neprijalo opatrenia na riadne vykonávanie smernice EÚ o hromadnom prepúšťaní (smernica 98/59/ES). Komisia sa 24. októbra 2012 rozhodla postúpiť vec Súdnemu dvoru a v ten istý deň uverejnila tlačovú správu v tomto zmysle.

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdil, že Komisia ho neinformovala o postúpení prípadu porušenia povinnosti Súdnemu dvoru.

Ombudsmanka dospela k záveru, že v priebehu vyšetrovania Komisia podnikla kroky na vyriešenie veci, a preto prípad uzavrela. V ďalšej poznámke však ombudsmanka navrhla, že ak by v budúcnosti nastali podobné situácie, bolo by v súlade s kultúrou služby, aby sa Komisia ospravedlnila za omeškanie odpovede príslušnému občanovi.

Komisia vo svojej odpovedi na ďalšiu pripomienku vysvetlila, že i) informuje sťažovateľov o každom procesnom kroku týkajúcom sa ich prípadu; a ii) je bežnou praxou útvarov Komisie ospravedlniť sa, keď v tejto súvislosti dôjde k oneskoreniam.

Ombudsmanka víta záväzok Komisie k prístupu zameranému na služby, pokiaľ ide o sťažovateľov v prípadoch porušenia právnych predpisov.

Vec 583/2013/MHZ: Úloha národných ombudsmanov pri získavaní nápravy v prípadoch nesplnenia povinnosti

Sťažovateľ, poľský ekologický poľnohospodár, podal Komisii dve sťažnosti na porušenie právnych predpisov proti Poľsku. Poukázal na to, že je potrebné rýchlo konať, pretože chránené druhy sú v nebezpečenstve. Keďže od Komisie nič nepočul, obrátil sa na ombudsmana, ktorý začal vyšetrovanie. Na základe vyšetrovania sa Komisia obrátila na sťažovateľa a začala postup „EU Pilot“. V čase, keď tak urobila, však uplynulo 11 mesiacov bez opatrení. Ombudsmanka kritizovala omeškanie, ktoré Komisia nedokázala odôvodniť. Konečné rozhodnutie obsahovalo aj ďalšiu poznámku zameranú na zlepšenie štandardných listov, ktoré Komisia používala na informovanie sťažovateľa o postupe v rámci projektu EU Pilot:

Ombudsmanka nabáda Komisiu, aby k svojim štandardným listom informujúcim sťažovateľov o pilotnom postupe doplnila, že sa môžu sťažovať národným ombudsmanom alebo podobným orgánom, ktorých postupy vo všeobecnosti nezahŕňajú žiadne náklady, pokiaľ ide o údajné porušenia práva EÚ vnútroštátnymi správnymi orgánmi.

Komisia vo svojej odpovedi na kritickú poznámku potvrdila vo svojom oznámení v tejto veci záväzok dospieť k rozhodnutiu o vydaní formálnej výzvy alebo o uzavretí prípadu do jedného roka od dátumu registrácie sťažnosti vrátane postupu EU Pilot a informovať sťažovateľa v prípade prekročenia tejto lehoty.

Komisia víta potvrdenie svojho záväzku včas vybavovať sťažnosti týkajúce sa porušenia právnych predpisov. Ombudsman sa o túto záležitosť bude naďalej aktívne zaujímať.

Pokiaľ ide o ďalšiu pripomienku, Komisia vysvetlila, že sťažovateľom odporučila, aby sa obrátili na vnútroštátne súdy, „keďže o práve sťažovateľa na náhradu škody môžu rozhodnúť len vnútroštátne súdy. V tejto súvislosti nie sú vnútroštátni ombudsmani správnym adresátom na dosiahnutie nápravy. Okrem toho sa v článku 47 charty členským štátom okrem iného ukladá povinnosť sprístupniť právnu pomoc tým, ktorí nemajú dostatočné zdroje, pokiaľ je takáto pomoc potrebná na zabezpečenie účinného prístupu k spravodlivosti, keďže podľa článku 51 charty sa ustanovenia charty vzťahujú na členské štáty pri vykonávaní práva EÚ.“Komisia dospela k záveru, že berie na vedomie návrh poukázať v prípade potreby aj na možnosť obrátiť sa na vnútroštátnych ombudsmanov.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že sa zdá, že Komisia nechápe, že národní ombudsmani často dosahujú nápravu pre jednotlivcov. Ombudsmanka to považuje za prekvapujúce, keďže samotná Komisia aktívne podporuje mimosúdne metódy riešenia sporov na úrovni členských štátov v rôznych kontextoch vrátane projektu Solvit a samotného projektu EU Pilot. Ombudsman vynaloží ďalšie úsilie, aby pomohol Komisii pochopiť úlohu mimosúdneho riešenia sporov a formulovať v tejto súvislosti konzistentnú politiku.

Prípad 1745/2013/TN: Informácie o náhrade liečebných nákladov

Sťažovateľ, úradník Dvora audítorov na dôchodku, požiadal o náhradu niektorých liečebných nákladov v rámci spoločného systému zdravotného poistenia úradníkov inštitúcií EÚ. Jeho žiadosť bola zamietnutá a podal sťažnosť Komisii podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku. Nedostal žiadnu odpoveď.

Po kontakte medzi útvarmi ombudsmana a útvarmi Komisie bola sťažovateľovi vyplatená náhrada. Komisia teda záležitosť vyriešila a prípad bol uzavretý. Sťažovateľ, ktorý odišiel do dôchodku v roku 1987, sa však obával, že Komisia ho neaktualizovala o platných pravidlách a formulároch náhrady. Ombudsman preto vyjadril ďalšiu pripomienku, v ktorej vyzval Komisiu, aby sťažovateľovi poskytla komplexné informácie vo svojom vlastnom jazyku o platných pravidlách, postupoch a formulároch pre žiadosti o náhradu v rámci spoločného systému zdravotného poistenia.

Komisia zaslala sťažovateľovi príslušné informácie.

Ombudsmanka víta pozitívnu reakciu Komisie.

Oneskorené následné opatrenia v súvislosti s prípadom uzavretým v roku 2012

Vec 914/2009/ER: Povinnosť lojálnej spolupráce pri vyšetrovaniach ombudsmana

Sťažovateľ požiadal Komisiu o prístup ku všetkým dokumentom týkajúcim sa zavedenia a vykonávania režimu prémií za kvalitu, ktorým sa poskytuje peňažná podpora poľnohospodárom produkujúcim určité odrody tvrdej pšenice. Keďže sťažovateľ nedostal žiadnu odpoveď, obrátil sa na ombudsmana. Komisia prijala návrh ombudsmana na priateľské riešenie a informovala ombudsmana, že sťažovateľovi poskytla prístup ku všetkým dostupným dokumentom. Sťažovateľ následne predložil ombudsmanovi novú sťažnosť, v ktorej tvrdil, že Komisia poskytla nepresné informácie v reakcii na návrh ombudsmana na priateľské riešenie a nereagovala primerane na jeho žiadosť o prístup.

Ombudsmanka po vyšetrovaní zdôraznila, že povinnosť lojálnej spolupráce si vyžaduje, aby inštitúcie EÚ poskytovali presné informácie pri reakcii na návrh priateľského riešenia. Komisia tak v prejednávanej veci neurobila, keď uviedla, že sprístupnila všetky dostupné dokumenty, čo sa ukázalo ako nemožné. Neexistencia úplného zverejnenia takisto predstavovala nedodržanie nariadenia č. 1049/2001.

V reakcii na to Komisia vyjadrila poľutovanie nad tým, že ombudsmanka sa domnieva, že jej správanie je v rozpore s povinnosťou lojálnej medziinštitucionálnej spolupráce, a zdôraznila, že je odhodlaná túto povinnosť dodržiavať. Komisia takisto vyjadrila svoj záväzok dosiahnuť v tomto prípade pozitívny výsledok a konkrétnejšie svoju ochotu poskytnúť sťažovateľovi akýkoľvek ďalší dostupný dokument.

Ombudsman považuje odpoveď Komisie za uspokojivú.

4. Európska centrálna banka (ECB)

Pozri vec 1339/2012/FOR v časti „Hviezdne prípady“.

5. Európska služba pre vonkajšiu činnosť (ESVČ)

Prípad 532/2011/CK: Diskriminácia na základe veku zo strany misie EÚ

Sťažnosť sa týkala odmietnutia misie EULEX-Kosovo umožniť sťažovateľovi pokračovať v práci aj po dosiahnutí veku 65 rokov. Po zvážení stanoviska ESVČ ombudsmanka navrhla priateľské riešenie, ktoré ESVČ zamietla. Ombudsmanka prípad uzavrela dvoma kritickými poznámkami.

Prvá kritická poznámka sa týkala toho, že ESVČ dostatočne neodôvodnila svoje rozhodnutie neobnoviť zmluvu sťažovateľa po dosiahnutí veku 65 rokov. V druhej poznámke ombudsmanka kritizovala, že ESVČ i) neuznala chyby, ku ktorým došlo pri riešení prípadu sťažovateľa, a ii) sťažovateľovi sa plne a účinne ospravedlnila.

ESVČ v reakcii na to trvala na tom, že nemôže niesť zodpovednosť za nesprávny úradný postup, ktorý zistil ombudsman. Tvrdila, že vedúci misie je zodpovedný za administratívu a logistiku misie. Poznamenala tiež, že zamestnanci misie nie sú zamestnancami ESVČ.

Ombudsmanka berie na vedomie, že ESVČ odmietla prevziať zodpovednosť za nesprávny úradný postup, ku ktorému došlo. V kontexte OI/12/2010/MMN sa vysoká predstaviteľka a ESVČ dohodli, že prijmú procesnú zodpovednosť za sťažnosti týkajúce sa misií EÚ.

Z tohto prípadu vyplýva, že nikto nie je ochotný prevziať zodpovednosť, keď ombudsman zistí nesprávny úradný postup v súvislosti s misiou EÚ. To poukazuje na systémový problém v oblasti ochrany základných práv vo vzťahu k misiám EÚ. Ombudsman na tento problém upozorní Európsky parlament.

6. Európska investičná banka (EIB)

Prípad 48/2012/MHZ: EIB zlepšuje informovanie sťažovateľov o oneskoreniach

Mechanizmus EIB na vybavovanie sťažností (CM) vyšetroval sťažnosť týkajúcu sa stavebného projektu v Poľsku. Sťažovateľ sa následne obrátil na ombudsmana, pretože nesúhlasil so zisteniami CM. Sťažoval sa tiež, že CM odložil svoje rozhodnutie o jeho sťažnosti.

Po vykonaní vyšetrovania ombudsmanka nenašla žiadny dôvod na spochybnenie zistení KM. Pokiaľ ide o omeškanie, v stanovisku EIB k sťažnosti sa riadne vysvetlili jeho dôvody. Ombudsmanka dospela k záveru, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu. V ďalšej poznámke bola EIB vyzvaná, aby v skoršej fáze vysvetlila dôvody akéhokoľvek takéhoto oneskorenia v budúcnosti; t. j. keď informuje sťažovateľa, že dôjde k oneskoreniu pri vybavovaní sťažnosti.

V reakcii na to EIB aktualizovala svoje operačné postupy mechanizmu na vybavovanie sťažností doplnením tohto textu do odseku 4.11:

„Ak mechanizmus EIB pre riešenie krízových situácií nie je schopný poskytnúť sťažovateľom odpoveď v predpísaných lehotách, mechanizmus EIB pre riešenie krízových situácií o tom informuje sťažovateľa (sťažovateľov) pred uplynutím lehoty a uvedie dôvody omeškania.“

Ombudsmanka víta činnosť EIB. Zmena operačných postupov je plne v súlade so zásadami dobrej správy vecí verejných.

Vec 526/2012/ER: Informácie o príspevkoch na vzdelanie

Sťažovateľom je zamestnanec EIB na dôchodku, ktorý má bydlisko v Luxembursku. Obe jej deti dostávajú príspevky na vzdelanie od EIB. V roku 2012 začala EIB odpočítavať z príspevkov na vzdelanie sumu zodpovedajúcu luxemburskému "príspevku CEDIES".

Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana s tvrdením, že neexistuje dôvod na odpočet, pretože príspevok CEDIES a príspevok EIB na vzdelávanie nemajú podobnú povahu.

Ombudsmanka sa domnievala, že stanovisko EIB, že tieto dva príspevky majú podobnú povahu, bolo primerané. V rozhodnutí o uzavretí prípadu ombudsmanka uviedla ďalšiu poznámku, v ktorej uvítala pripravenosť EIB´ pokračovať vo svojom úsilí o podporu medziinštitucionálnej výmeny informácií s cieľom znížiť administratívne zaťaženie príjemcov finančnej pomoci CEDIES, ktorí majú nárok na príspevky EIB. Ombudsmanka vyzvala EIB, aby sledovala tento cieľ a zodpovedajúcim spôsobom informovala svojich súčasných a bývalých zamestnancov.

V reakcii na to EIB prijala niekoľko opatrení s cieľom informovať svojich súčasných a bývalých zamestnancov o zmenách vykonaných v systéme CEDIES od septembra 2013.

Ombudsmanka víta konštruktívnu reakciu EIB.

7. Európsky úrad pre výber pracovníkov (EPSO)

Pozri vec 962/2011/AN v časti „Hviezdne prípady“.

Vec 1906/2011/TN: Vybavovanie žiadostí o informácie a preskúmanie úradom EPSO

Sťažnosť sa týkala vybavovania žiadostí o informácie a žiadostí o preskúmanie predložených v rámci verejného výberového konania úradom EPSO. Ombudsmanka kritizovala skutočnosť, že úrad EPSO neinformoval sťažovateľku o dátume jej hodnotenia aspoň dva týždne vopred. Ďalej sa poukázalo na to, že by bolo vhodné, aby EPSO vypracoval všeobecné usmernenia, ktoré by poradili výberovým komisiám prijímať rozhodnutia o žiadostiach o preskúmanie tak, aby EPSO mohol informovať uchádzačov o dátume ich hodnotenia aspoň dva týždne vopred.

V reakcii na to sa úrad EPSO sťažovateľovi ospravedlnil za spôsobené nepríjemnosti. Zaviazala sa urobiť všetko, čo je v jej silách, aby zabezpečila, že uchádzači dostanú oznámenie čo najskôr a že sa dodrží minimálna lehota dvoch týždňov.

Ombudsmanka víta konštruktívnu reakciu úradu EPSO na tieto pripomienky.

Prípad 2006/2011/ER: Informácie o označovaní písomných skúšok

Sťažovateľ sa zúčastnil na verejnom výberovom konaní na výber asistentov v sekretárskej oblasti. Sťažoval sa, že EPSO mu neposkytol dostatočné informácie týkajúce sa označenia jeho praktických testov c) a d).

Pri vyšetrovaní ombudsmanky sa zistilo, že úrad EPSO nezaznamenal a neuviedol v príslušných hodnotiacich hárkoch ani v pase schopností a) hodnotiace kritériá/kompetencie posudzované v súvislosti s praktickými testami a b) čiastočné známky za tieto kritériá/kompetencie. Ombudsmanka dospela k záveru, že úrad EPSO nedodržal záväzok, ktorý prijal v rámci predchádzajúceho vyšetrovania z vlastného podnetu, pokiaľ ide o úroveň podrobnosti informácií poskytnutých uchádzačom.

V reakcii na kritickú poznámku úrad EPSO uznal nedostatok a ospravedlnil sa zaň. Úrad EPSO takisto uviedol, že medzičasom prijal opatrenia na zabezpečenie toho, aby pasy kompetencií obsahovali vhodnú opisnú spätnú väzbu o všeobecných kompetenciách, ako aj o kompetenciách špecifických pre jednotlivé pracovné miesta.

Ombudsmanka víta pozitívnu reakciu úradu EPSO.

Veci 2022/2011/RT a 2430/2011/RT: Spätná väzba o výkone v praktických testoch

Sťažovatelia sa zúčastnili na výberovom konaní, ktoré zorganizoval úrad EPSO pre asistentov v sekretárskej oblasti. Sťažovali sa, že úrad EPSO im neposkytol primeranú spätnú väzbu o ich výsledkoch v praktických testoch.

Úrad EPSO vysvetlil, že výberová komisia rozhodla, že z dôvodu „technickej povahy“ testov nebude v pase schopností uvádzať žiadne konkrétne pripomienky, ktoré sa ich týkajú. Ombudsmanka zastávala názor, že záväzok úradu EPSO prijatý v rámci vyšetrovania z vlastného podnetu OI/05/2005/PB znamená, že by mal zaznamenať a uviesť v príslušných hodnotiacich hárkoch alebo v preukaze spôsobilosti a) hodnotiace kritériá/kompetencie posudzované v súvislosti s praktickými testami a b) čiastočné známky za tieto kritériá/kompetencie. Keďže EPSO tak neurobil, ombudsman vzniesol kritickú pripomienku.

Úrad EPSO v reakcii zdôraznil význam, ktorý prikladá transparentnosti svojich procesov, a vysvetlil, že cieľom pasu schopností je poskytnúť uchádzačom zmysluplnú (kvantitatívnu a kvalitatívnu) spätnú väzbu. Predstavuje významný krok vpred v porovnaní s predchádzajúcou praxou, v dôsledku čoho bolo pre uchádzačov veľmi ťažké pochopiť, ako sa im darilo. V prejednávanej veci však výberová komisia nezahrnula pripomienky do preukazu spôsobilosti pre praktické testy c) a d) verejného výberového konania EPSO/AST/111/10. Úrad EPSO sa zaviazal zohľadniť kritickú pripomienku ombudsmana v budúcich postupoch a zdôraznil svoje odhodlanie naďalej zlepšovať kvalitu spätnej väzby poskytovanej uchádzačom.

Ombudsmanka víta uznanie úradu EPSO, že je dobrou správou poskytovať uchádzačom primerané informácie o ich výsledkoch v praktických testoch, a verí, že úrad EPSO bude o tom náležite informovať výberové komisie.

Prípad 2163/2011/ER: Údajná zámena písomnej skúšky uchádzača s písomnou skúškou iného uchádzača

Sťažovateľ, rumunský občan, sa zúčastnil na verejnom výberovom konaní pre právnikov lingvistov, ktoré zorganizoval úrad EPSO. Sťažovala sa ombudsmanovi, že EPSO zmiešal jej písomný test s testom iného uchádzača, a odmietla jej poskytnúť informácie o anonymizácii testov.

Po vyšetrovaní vrátane inšpekcie ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup, pokiaľ ide o údajné miešanie dokumentov. Okrem toho neexistovali dôvody na ďalšie vyšetrovanie, pokiaľ ide o poskytnutie informácií sťažovateľovi, keďže EPSO poskytol takéto informácie počas vyšetrovania. V ďalšej poznámke však ombudsmanka navrhla, aby úrad EPSO v budúcnosti poskytol uchádzačom, ktorí vyjadria názor, že ich testovacie dokumenty mohli byť zmiešané s testovacími dokumentmi iných uchádzačov, náležitý opis opatrení, ktoré prijal na zabránenie takémuto riziku.

Úrad EPSO vo svojej odpovedi vyjadril ochotu poskytnúť uchádzačom na požiadanie informácie o opatreniach, ktoré prijíma na zabezpečenie správneho prepojenia písomných testov a ich výsledkov s uchádzačmi. EPSO tiež spresnil, že vzhľadom na jeho skúsenosti sú uchádzači, ktorí vyjadria pochybnosti o možnom zmiešaní písomných testov, vo všeobecnosti uistení, keď dostanú neoznačenú kópiu svojho testovacieho dokumentu.

Ombudsmanka víta vysvetlenie úradu EPSO ´ týkajúce sa jeho prístupu v takýchto prípadoch.

Prípad 2383/2011/ER: Kontrola sprievodných dokladov

Sťažnosť sa týkala predbežného výberu v rámci verejného výberového konania organizovaného úradom EPSO pre administrátorov v oblasti riadenia štrukturálnych fondov. Ombudsmanka nezistila nesprávny úradný postup, ale predložila ďalšiu pripomienku, v ktorej vyzvala úrad EPSO, aby zvážil možnosť kontroly podporných dokumentov uchádzačov v skoršej fáze výberového konania.

V odpovedi úradu EPSO sa rozlišovalo medzi výberovými konaniami založenými výlučne na testoch a výberovými konaniami založenými tak na kvalifikácii, ako aj na testoch. Pokiaľ ide o prvé uvedené, v príručke pre verejné výberové konania sa predpokladá možnosť vykonať kontrolu priamo na základe podporných dokumentov. Úrad EPSO však pristúpi k včasnej kontrole len vtedy, ak si to želá inštitúcia žiadajúca o organizáciu výberového konania. V takom prípade sa oznámenie o výberovom konaní vypracuje zodpovedajúcim spôsobom. V prípade výberových konaní na základe kvalifikácie aj skúšok sa v príručke a oznámení o výberovom konaní jasne uvádza, že prvá kontrola sa vykonáva výlučne na základe informácií, ktoré uchádzači uviedli v online prihláške. Výberová komisia je však povinná v neskoršej fáze overiť, či sú tieto informácie podložené dokumentmi. Podľa názoru EPSO tento postup potvrdil Súd pre verejnú službu vo svojom rozsudku z 24. apríla 2013 vo veci F-73/11. Úrad EPSO dospel k záveru, že v prípade výberových konaní založených len na testoch sa bude riadiť želaniami žiadajúcej inštitúcie, zatiaľ čo v prípade výberových konaní založených na kvalifikácii aj na testoch zachová súčasný postup.

Ombudsmanka poznamenáva, že príslušné ustanovenie príručky pre verejné výberové konania, článok 5 ods. 1, je formulované všeobecne a nebráni úradu EPSO v tom, aby sa riadil návrhom ombudsmanky.

Podľa bodu 83 uvedeného rozsudku je konanie spočívajúce v tom, že až po predbežných testoch sa overí, či uchádzači spĺňajú osobitné podmienky pripustenia do výberového konania, v súlade po prvé s článkami 4 a 5 prílohy III služobného poriadku, po druhé so záujmom Komisie zabezpečiť, aby sa na testoch zúčastnili len uchádzači, ktorí spĺňajú tieto podmienky, a po tretie so zásadou riadnej správy vecí verejných.  Treba poznamenať, že k tomuto konštatovaniu došlo v rámci návrhov žalobkyne na zrušenie výberového konania z dôvodu, že zvýhodňovalo uchádzačov, ktorí nadhodnotili svoje skúsenosti s online prihláškou.

Ombudsmanka sa domnieva, že EPSO skreslil predmetný rozsudok Súdneho dvora tým, že ho predložil ako odôvodnenie odmietnutia zaviesť postup, ktorý by v čo najväčšej možnej miere znížil riziko vylúčenia uchádzačov v prvej fáze výberového konania, pretože získajú nižší počet bodov ako uchádzači, ktorí sú následne sami vylúčení z výberového konania z dôvodu nedostatku vhodnej dokumentácie.

Vec 2518/2011/MHZ: Postup „žiadosti o preskúmanie“ úradu EPSO

Sťažovateľ uspel v testoch verejného výberového konania organizovaného úradom EPSO. Výberová komisia sa rozhodla nezapísať ju na rezervný zoznam z dôvodu, že nepredložila dokumenty preukazujúce požadovanú odbornú prax. Požiadala o preskúmanie tohto rozhodnutia a nebola spokojná s vysvetlením jeho zachovania. Potom sa obrátila na ombudsmanku s tvrdením, že odôvodnenie rozhodnutia výberovej komisie bolo chybné. Tvrdila, že úrad EPSO by mal zasiahnuť vo výbore. Počas vyšetrovania ombudsmanky úrad EPSO získal dodatočné informácie od výberovej komisie a poskytol podrobné vysvetlenie svojho rozhodnutia. Ombudsmanka dospela k záveru, že nedošlo k žiadnej vecnej chybe a že žiadne ďalšie vyšetrovanie nie je odôvodnené. Pri uzatváraní prípadu ombudsman uviedol dve ďalšie poznámky.

V prvej poznámke sa úrad EPSO nabádal, aby urobil všetko, čo je v jeho silách, na zabezpečenie toho, aby uchádzači, ktorí nie sú spokojní s rozhodnutiami výberových komisií, mali prístup k účinnému postupu vnútorného preskúmania, ktorý poskytuje primerané a jasné dôvody pre jeho závery. V druhej poznámke bol úrad EPSO vyzvaný, aby prijal vhodné opatrenia vo fáze postupu vnútorného preskúmania, ak je rozhodnutie výberovej komisie nesprávne z právneho hľadiska. Ombudsmanka tiež zdôraznila, že účinný mechanizmus vnútorného preskúmania by jej umožnil posúdiť, či existujú dôvody na začatie vyšetrovania, ak je uchádzač stále nespokojný, a pomohol by vyhnúť sa ťažkopádnemu odvolaciemu konaniu podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku.

Úrad EPSO v odpovedi vysvetlil zmeny, ktoré vykonal vo svojom postupe „žiadosti o preskúmanie“, prostredníctvom ktorého môžu uchádzači požiadať výberovú komisiu, aby prehodnotila rozhodnutia a opravila chyby.

Podľa úradu EPSO mal postup pred zmenami dva hlavné nedostatky. Po prvé nedošlo k harmonizácii prístupu k preskúmaniu medzi rôznymi výberovými konaniami. Po druhé, výberové komisie nemali prístup k právnym odborným znalostiam, čo viedlo k lakonickým odpovediam, ktoré často ignorovali právne argumenty uchádzačov a ponechali právne nedostatky v rozhodnutiach neodhalené a neopravené. Z dôvodu týchto nedostatkov boli uchádzači často nespokojní s odpoveďami správnych rád na žiadosti o preskúmanie a postúpili vec Dvoru audítorov alebo ombudsmanovi alebo podali sťažnosť podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku.

V novembri 2012 sa vykonali zmeny s cieľom zabezpečiť, aby i) všetky odchádzajúce odpovede vychádzali z právne podložených rozhodnutí; ii) na žiadosti o preskúmanie sa poskytnú primerané, jasné a presvedčivé odpovede; a iii) pri reagovaní na žiadosti vo všetkých konaniach vo veci hospodárskej súťaže sa uplatňujú jednotné normy.

S cieľom dosiahnuť tieto výsledky sa zaviedol nový proces pracovného postupu, ktorý riadi špecializovaný tím v rámci sektora právnych záležitostí úradu EPSO. Po uplynutí lehoty na predloženie žiadostí týkajúcich sa konkrétneho výberového konania spracovateľ prípadu z tímu identifikuje platné argumenty všetkých uchádzačov a oddelí argumenty, ktoré si vyžadujú konkrétne informácie od výberovej komisie a/alebo právnika úradu EPSO, od argumentov, na ktoré možno odpovedať prostredníctvom katalógu štandardných odpovedí na základe judikatúry. Pracovník zaoberajúci sa prípadom vypracuje odpovede pre výberovú komisiu a predloží ich na zasadnutí výberovej komisie. Výbor zvyčajne prijíma návrhy spracovateľa prípadu, niekedy s dodatočným odôvodnením. Svoje rozhodnutie o každom jednotlivom prípade zaznamená v prehľade, ktorý je súčasťou spisu uchádzača. Pracovník zaoberajúci sa prípadom následne aktualizuje každý návrh odpovede tak, aby odrážal rozhodnutie výboru prijaté počas zasadnutia. Návrh odpovede sa potom predloží právnikovi úradu EPSO na konečnú kontrolu kvality a spolupodpísanie. V tomto štádiu môže advokát ešte posilniť a/alebo upraviť odôvodnenie uvedené v replike, avšak bez toho, aby zmenil podstatu rozhodnutia rady.

Ak sa rozhodnutie rady javí ako nesprávne alebo ak je jeho odôvodnenie neúplné alebo vyvoláva právne obavy, advokát buď vráti vec rade s písomnými pripomienkami, alebo požiada o stretnutie s radou s cieľom vyriešiť problém prostredníctvom diskusie. Výbory sa zvyčajne riadia právnym poradenstvom úradu EPSO. Ak tak komisia neurobí, riaditeľ EPSO (ako menovací orgán pre výberové konanie) môže rozhodnúť o vhodných následných opatreniach vzhľadom na judikatúru, podľa ktorej menovací orgán nemôže byť viazaný nezákonnými rozhodnutiami prijatými výberovou komisiou.

Kľúčovým faktorom, ktorý treba zohľadniť pri posudzovaní toho, čo môže úrad EPSO urobiť na zabezpečenie účinného mechanizmu vnútorného preskúmania pre uchádzačov, je nezávislosť výberových komisií. Menovací orgán (v tomto prípade EPSO) nemôže svojím úsudkom nahradiť úsudok výberovej komisie pri hodnotení spôsobilosti alebo výkonnosti uchádzačov. (Rovnaké obmedzenia platia, keď uchádzači podávajú sťažnosti podľa článku 90 ods. 2 služobného poriadku). Ako však správne uviedol EPSO, judikatúra uznáva právomoc a zodpovednosť menovacieho orgánu prijať vhodné opatrenia v prípade, že výberová komisia prijme nezákonné rozhodnutie.

V tejto súvislosti sa zdá, že nový postup „žiadosti o preskúmanie“ úradu EPSO je dobre navrhnutý tak, aby i) pomáhal výberovým komisiám identifikovať a opraviť možné chyby v ich rozhodnutiach; ii) zabezpečiť, aby uchádzači, ktorí podajú žiadosť o preskúmanie, dostali včasnú a riadne odôvodnenú odpoveď; a iii) umožniť úradu EPSO odhaliť a napraviť všetky prípady, keď výberová komisia koná nezákonne.

Nový postup bol zavedený koncom roka 2012. Výrazným náznakom toho, že sa zdá, že funguje dobre, je 65 % zníženie počtu sťažností adresovaných ombudsmanovi, ktoré bolo dôvodom na predloženie vyšetrovania úradu EPSO v roku 2013.

Ombudsmanka zohľadňuje žiadosť o preskúmanie pri uplatňovaní článku 2 ods. 4 svojho štatútu, v ktorom sa vyžaduje, aby sťažnostiam predchádzali „primerané administratívne prístupy“ k príslušnej inštitúcii. V praxi to znamená, že pred podaním sťažnosti ombudsmanovi proti úradu EPSO v súvislosti s rozhodnutím výberovej komisie sa od sťažovateľa zvyčajne očakáva, že použil postup preskúmania žiadosti. Okrem toho by sa v sťažnosti mali uviesť dôvody, na základe ktorých sa možno domnievať, že žiadosť o preskúmanie nebola riadne vybavená.

Ombudsmanka víta pozitívne a konštruktívne opatrenia úradu EPSO v nadväznosti na ďalšie poznámky.

Prípad 688/2012/MHZ: Hluk v skúšobnom centre

Uchádzača vo výberovom konaní EPSO narušil hluk zo stavebných prác vykonávaných v blízkosti testovacieho centra v Barcelone. Ombudsmanka po vyšetrovaní dospela k záveru, že úrad EPSO neodpovedal sťažovateľovi primerane a včas, v dôsledku čoho sa stratila príležitosť prijať vhodné opatrenia a účinne sa touto záležitosťou zaoberať. V ďalšej poznámke ombudsmanka navrhla, aby úrad EPSO zaujal proaktívny prístup k riešeniu podobných situácií, ktoré by mohli nastať v budúcnosti. Úrad EPSO by konkrétne mohol stanoviť všeobecné pravidlá uplatniteľné v situáciách, keď testy nemožno vykonať optimálnym spôsobom z dôvodu okolností, ktoré úrad EPSO nemôže ovplyvniť. Takéto pravidlá by boli nielen užitočným usmernením pre zmluvného partnera úradu EPSO zodpovedného v testovacích centrách, ale zvýšili by aj transparentnosť výberových konaní tým, že by uchádzačom umožnili vedieť, aké opatrenia možno očakávať v prípade narušenia počas testov.

Úrad EPSO v odpovedi uviedol, že sa sťažovateľovi ospravedlnil a že bude naďalej prijímať všetky opatrenia potrebné na zabezpečenie úplného súladu a spravodlivých testovacích podmienok vo všetkých testovacích centrách, aby sa zabránilo akémukoľvek nepriaznivému vplyvu na výkonnosť uchádzačov. Úrad EPSO súhlasil s tým, že všeobecné pravidlá, ktoré navrhol ombudsman, by boli užitočné, a zaviazal sa dôkladne vyhodnotiť príslušný praktický a operačný rámec.

Ombudsmanka víta pozitívnu a konštruktívnu reakciu úradu EPSO.

Vec 717/2012/CK: Uspokojenie osobitných potrieb

Sťažovateľka bola v ôsmom mesiaci tehotenstva, keď ju EPSO pozval na test v hodnotiacom centre v Bruseli. Sťažovateľka, ktorá nemohla cestovať, požiadala úrad EPSO, aby vyhovel jej osobitným potrebám. Po tom, ako úrad EPSO odmietol zmeniť termín ústnej skúšky alebo jej umožniť zúčastniť sa na nej prostredníctvom videokonferencie, sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana. Po vyšetrovaní ombudsmanka zistila, že hoci úrad EPSO správne zamietol žiadosť o účasť prostredníctvom videokonferencie, presvedčivo nevysvetlil, prečo nemohol vyhovieť žiadosti sťažovateľa o krátke predĺženie lehoty na vykonanie testov.

Úrad EPSO sa v reakcii na to zaviazal, že v budúcnosti zváži uskutočniteľnosť predĺženia testovacieho obdobia o primeraný čas s cieľom uspokojiť potreby tehotných uchádzačov a umožniť väčšiu flexibilitu pri počiatočnom plánovaní.

Ombudsmanka víta pozitívnu a konštruktívnu reakciu úradu EPSO.

Vec 2302/2012/RT: Úrad EPSO koná s cieľom predchádzať sporom

Uchádzač vo výberovom konaní organizovanom EPSO sa sťažoval, že EPSO stratil jednu zo strán svojho praktického testu, ktorý zahŕňal spracovanie dokumentu textom. Ombudsmanka preskúmala spis, zistila, že nič nechýba, a prípad uzavrela.

Ombudsmanka však navrhla, že v budúcich testoch by úrad EPSO mohol požiadať každého uchádzača, aby na každej strane skriptu na skúšku ručne uviedol okrem svojho mena, podpisu a čísla uchádzača aj číslo strany a celkový počet strán (napríklad „1/7“ na prvej strane skriptu pozostávajúceho zo 7 strán).

V reakcii na to úrad EPSO uvítal ďalšiu pripomienku a uviedol, že sa zohľadní pri podobných testoch vo verejných výberových konaniach, ktoré sa budú organizovať v budúcnosti.

Odpoveď úradu EPSO je uspokojivá.

8. Úrad pre publikácie

Vec 2741/2008/CK: Nedostatočné vysvetlenia viedli k vnímaniu nespravodlivého zaobchádzania

Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie uzavrel rámcovú zmluvu, na základe ktorej mu sťažovateľ poskytoval služby súvisiace s aplikáciou IT (ďalej len „aplikácia“). Sťažovateľ predložil Úradu pre publikácie niekoľko sťažností, ktoré sa týkali najmä i) rozhodnutia Úradu pre publikácie nariadiť migráciu aplikácie na novú technológiu od predchádzajúceho dodávateľa pred prevodom aplikácie na sťažovateľa; ii) oneskorenia pri začatí a iii) nedostatok informácií o procese prevzatia. Sťažovateľ nebol spokojný s odpoveďou úradu a obrátil sa na ombudsmana.

Ombudsmanka po vykonaní vyšetrovania zistila, že Úrad pre publikácie neposkytol komplexné a primerané vysvetlenia v reakcii na sťažnosti sťažovateľa a že to viedlo sťažovateľa k presvedčeniu, že úrad konal zneužívajúcim, nespravodlivým alebo čiastočným spôsobom.

V reakcii na kritiku ombudsmana sa Úrad pre publikácie zaviazal venovať väčšiu pozornosť riadnej komunikácii s dodávateľmi s cieľom zabezpečiť, aby boli primerane informovaní a chápali fungovanie úradu a opatrenia, ktoré úrad prijal. Prisľúbila tiež, že bude pokračovať vo svojom úsilí o zabezpečenie spravodlivého zaobchádzania so svojimi dodávateľmi.

Ombudsmanka víta pozitívne a konštruktívne opatrenia Úradu pre publikácie v nadväznosti na kritickú poznámku.

Prípad 1859/2010/ER: Použitie rokovacieho konania

V roku 2009 Úrad pre publikácie zadal zákazku na poskytovanie služieb súvisiacich so softvérom používaným na jeho internetovom portáli EU Bookshop. Namiesto vyhlásenia výzvy na predkladanie ponúk zadala zákazku prostredníctvom rokovacieho konania. Sťažovateľ, grécka spoločnosť pôsobiaca v oblasti informačných technológií a komunikácií, namietal proti použitiu tohto postupu.

Po vyšetrovaní ombudsman zistil, že príslušné pravidlá stanovujú, že inštitúcie môžu použiť rokovacie konanie len vtedy, ak je z technických alebo umeleckých dôvodov alebo z dôvodov súvisiacich s ochranou výlučných práv absolútne nevyhnutné zadať zákazku určitému dodávateľovi. V prejednávanej veci Úrad pre publikácie nepredložil dostatočné dôkazy na preukázanie toho, že bolo absolútne nevyhnutné zveriť zákazku na poskytnutie služieb vývojárovi softvéru, ktorému zákazku zadal.

V odpovedi Úradu pre publikácie na kritickú poznámku sa odkazovalo na udalosti a okolnosti súvisiace s uzavretím inej zmluvy, v súvislosti s ktorou bola koncom roka 2012 vyhlásená prvá výzva na predkladanie ponúk.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Úrad pre publikácie sa vo svojej odpovedi nezaoberal otázkami nastolenými v kritickej poznámke.

Vec 1922/2010/ER: Neobnovenie zmluvy

Sťažovateľská spoločnosť vyhrala výzvu na predkladanie ponúk na vývoj, údržbu a podporu informačných systémov. V zmluve sa stanovilo, že bude trvať dva roky s možnosťou dvoch automatických obnovení, každé na jeden rok, pokiaľ Úrad pre publikácie nerozhodne inak. Zmluva bola raz obnovená. Po stretnutí s úradníkom Úradu pre publikácie zodpovedným za správu zmluvy mu obchodný riaditeľ sťažovateľa poslal následný e-mail. Poďakoval úradníkovi za stretnutie a povedal, že svojim kolegom povedal, že Úrad pre publikácie plánuje zmluvu obnoviť. Nasledujúci mesiac Úrad pre publikácie informoval sťažovateľa, že si neželá obnoviť zmluvu.

Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana, ktorý začal vyšetrovanie. Úrad pre publikácie zaujal stanovisko, že počas zasadnutia neboli poskytnuté žiadne záruky, pokiaľ ide o predĺženie zmluvy. Nahliadnutím do spisu sa odhalili interné poznámky, z ktorých vyplynulo, že interné diskusie v čase stretnutia predpokladali neobnovenie zmluvy. Ombudsman preto považoval za nepravdepodobné, že by dotknutý úradník na stretnutí poskytol údajné uistenia. Okrem toho za okolností prípadu nemožno nereagovanie Úradu pre publikácie na následný e-mail sťažovateľa považovať za tichý súhlas.

Ombudsmanka zároveň poukázala na to, že Úradu pre publikácie nič nebránilo odpovedať na e-mail sťažovateľa. V tejto odpovedi mohla sťažovateľa informovať o lehote na rozhodnutie o obnovení alebo neobnovení zmluvy. To by sa mohlo uskutočniť bez zverejnenia vtedy prebiehajúceho interného rozhodovacieho procesu. Ombudsman v tejto súvislosti uviedol ďalšiu pripomienku s cieľom poskytnúť usmernenie, ak sa v budúcnosti vyskytnú podobné prípady.

V reakcii na to Úrad pre publikácie upriamil pozornosť svojho vedenia na ďalšiu pripomienku ombudsmana a potrebu zabezpečiť primeranú a včasnú komunikáciu s dodávateľmi.

Ombudsmanka víta túto pozitívnu následnú kontrolu.

9. Európska agentúra pre riadenie operačnej spolupráce na vonkajších hraniciach (Frontex)

Vec 2053/2012/AN: Potreba procesnej spravodlivosti pri riešení personálnych otázok

Sťažovateľ pracoval ako tlmočník v spoločných operáciách agentúry Frontex na základe dohody medzi agentúrou Frontex a jeho členským štátom. Agentúra Frontex požiadala členský štát, aby ho znovu nenasadil. Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana s tvrdením, že sa stal obeťou nespravodlivého zaobchádzania. Po vyšetrovaní ombudsmanka zistila, že tvrdenie sťažovateľa o nespravodlivom zaobchádzaní bolo opodstatnené.

V reakcii na kritiku ombudsmanky agentúra Frontex ponúkla ďalšie vysvetlenia svojich opatrení v konkrétnom prípade a naznačila svoju ochotu spolupracovať s ombudsmankou s cieľom nájsť systémové riešenia na spravodlivé a účinné riešenie takýchto prípadov.

Ombudsmanka víta konštruktívnu reakciu agentúry Frontex.

10. Európska agentúra pre bezpečnosť letectva (EASA)

Vec 51/2011/AN: Politiky EASA týkajúce sa oznamovania protispoločenskej činnosti a konfliktov záujmov

Sťažovateľ upozornil agentúru EASA na obavy týkajúce sa bezpečnosti a konfliktu záujmov v súvislosti s konkrétnym typom lietadla. Ombudsmanka kritizovala, že EASA primerane neriešila obavy sťažovateľa týkajúce sa konfliktu záujmov v certifikačnom postupe. Ombudsmanka okrem toho vyzvala agentúru EASA, aby zmenila alebo vyložila svoje vnútorné pravidlá s cieľom zabezpečiť, aby oznamovatelia dostávali zmysluplnú spätnú väzbu, pokiaľ ide o výsledok vyšetrovaní agentúry EASA na základe ich obáv. V druhej ďalšej poznámke bola EASA vyzvaná, aby zaviedla novú politiku riadenia konfliktov záujmov.

Agentúra EASA v reakcii na to vysvetlila, že účelom jej postupu oznamovania protispoločenskej činnosti je získať informácie o bezpečnostných obavách z externých zdrojov. EASA sa domnieva, že sa podstatne líši od postupov založených na článku 22b služobného poriadku. Tento postup sa v súčasnosti preskúmava a premenuje sa aj na „dôverné podávanie správ o bezpečnosti“, aby sa predišlo nedorozumeniam a nejasnostiam. Pokiaľ ide o konflikty záujmov, EASA sa odvolala na vykonávanie politiky, ktorú prijala v auguste 2012 na predchádzanie konfliktom záujmov a ich zmierňovanie. Konkrétne jeho kódex správania pre zamestnancov teraz obsahuje osobitnú časť s názvom Politika nestrannosti a nezávislosti: predchádzanie a zmierňovanie konfliktu záujmov“.

Ombudsman chápe, že postup agentúry EASA pri dôvernom oznamovaní bezpečnostných obáv má osobitný účel. Ombudsmanka však naďalej zastáva názor, že EASA by mala poskytovať primeranú spätnú väzbu osobám, ktoré nahlásia vážne obavy. Takáto spätná väzba poskytuje uistenie, že EASA sa touto záležitosťou riadne zaoberala a dospela k podloženému záveru. Zabezpečuje sa tým zodpovednosť a zároveň sa podporuje podávanie správ, čo je vo verejnom záujme.

Ombudsmanka víta nové ustanovenia o konflikte záujmov obsiahnuté v Kódexe správania zamestnancov EASA.

Pozri vec 434/2012/VL v časti „Hviezdne veci“.

11. Európsky orgán pre bankovníctvo (EBA)

Veci 1321/2011/LP, 1875/2011/LP, 1876/2011/LP a 1966/2011/LP: Zloženie skupiny zainteresovaných strán

Sťažnosti sa týkali rozhodnutia Európskeho orgánu pre bankovníctvo (EBA) z roku 2011 o zložení jeho 30-člennej Skupiny zainteresovaných strán v bankovníctve (BSG). Toto rozhodnutie bolo prijaté v súlade so zakladajúcim nariadením EBA.

Ombudsmanka po preskúmaní sťažností kritizovala EBA za to, že uplatnil požiadavku stanovenú v článku 37 ods. 3 nariadenia, aby sa v čo najväčšej možnej miere zabezpečila „primeraná geografická a rodová rovnováha a zastúpenie zainteresovaných strán v celej Únii“, len pokiaľ ide o zloženie BSG ako celku, a nie aj v rámci každej kategórie členstva. Ombudsmanka takisto zistila, že EBA tým, že do skupiny BSG vymenoval len jedného zástupcu zamestnancov, nedodržal požiadavku článku 37 ods. 2 nariadenia zabezpečiť v čo najväčšej možnej miere vyvážené zastúpenie zainteresovaných strán v celej Únii. Ombudsmanka napokon zistila, že zahrnutím žiadostí zástupcov subjektov, ktoré zjavne nie sú retailovými používateľmi služieb poskytovaných finančným/bankovým sektorom, ale skôr poskytovateľmi platených služieb tomuto sektoru, do kategórie „používatelia“, sa EBA dopustil ďalšieho prípadu nesprávneho úradného postupu.

Ombudsmanka tiež odporučila, aby EBA: i) v budúcnosti zabráni riziku, že jeden alebo viac členských štátov sa môže javiť ako nadmerne zastúpených; ii) uverejňovať budúce výzvy na vyjadrenie záujmu stať sa členom BSG nielen na svojom vlastnom webovom sídle, ale aj v špecializovanej finančnej tlači a vo všeobecnosti využívať akýkoľvek iný komunikačný kanál, ktorý by mohol zvýšiť informovanosť a záujem kandidátok; iii) požadovať od budúcich žiadateľov, aby uviedli len jednu zo šiestich kategórií, v súvislosti s ktorými by chceli byť posúdení; a iv) v budúcnosti po vymenovaní členov BSG uverejňovať zmysluplné informácie, ktoré by mohli ukázať, ako EBA vzhľadom na rôzne prijaté žiadosti splnil požiadavku zabezpečiť vyvážené zastúpenie všetkých rôznych kategórií dotknutých zainteresovaných strán a ako tým zároveň zabezpečil „v čo najväčšej možnej miere (...) primeranú geografickú a rodovú rovnováhu a zastúpenie zainteresovaných strán v celej Únii“.

EBA vo svojej odpovedi uviedol, že je ochotný vykonať všetky návrhy ombudsmana pri vytváraní novej skupiny pre rozpočtovú podporu.

Ombudsmanka víta pozitívnu a konštruktívnu reakciu EBA.

12. Európska chemická agentúra (ECHA)

Prípad 1826/2010/VL: Verejné šírenie informácií podľa nariadenia REACH

V nariadení REACH (nariadenie 1907/2006 o registrácii, hodnotení, autorizácii a obmedzovaní chemikálií) sa od výrobcov a dovozcov chemických látok vyžaduje, aby tieto látky zaregistrovali v Európskej chemickej agentúre (ECHA). Sťažnosť v tejto veci, ktorú predložila spoločnosť konajúca v záujme svojich dcérskych spoločností v chemickom priemysle, sa týkala vybavovania žiadosti o prístup verejnosti k jej registračnej dokumentácii podanej treťou stranou podľa nariadenia č. 1049/2001 zo strany ECHA.

Po vyšetrovaní ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup. Pri uzatváraní prípadu ombudsman uviedol dve ďalšie poznámky. Prvá agentúra vyzvala ECHA, aby v prípade, že tak ešte neurobila, upozornila registrujúcich, aby v poliach, ktoré sa musia uverejniť podľa nariadenia REACH, neuvádzali informácie, ktoré považujú za dôverné. Druhá poznámka sa týkala skutočnosti, že keď ECHA konzultuje s tretími osobami, ktoré sú autormi dokumentov, v súvislosti s ktorými dostala žiadosť o prístup verejnosti, musí týmto tretím osobám poskytnúť minimálne päť pracovných dní na vyjadrenie ich názorov. Táto poznámka mala za následok, že v budúcich prípadoch by ECHA mala zabezpečiť, aby príslušná lehota skutočne zahŕňala päť pracovných dní.

Agentúra ECHA vo svojej odpovedi vysvetlila existujúce opatrenia, ktoré varujú registrujúcich, aby do polí, ktoré sa uverejňujú podľa nariadenia REACH, nevkladali informácie považované za dôverné. Oznámila tiež niekoľko nových opatrení zameraných na zabezpečenie riadneho uplatňovania požiadavky piatich pracovných dní.

Ombudsmanka víta pozitívnu reakciu agentúry ECHA na ďalšie pripomienky.

13. Európsky úrad pre bezpečnosť potravín (EFSA)

Vec 775/2010/ANA: Riešenie potenciálneho konfliktu záujmov vyplývajúceho z presťahovania zamestnanca do súkromného sektora

Bývalý zamestnanec EFSA sa presťahoval do súkromného sektora dva mesiace po uplynutí jeho zmluvy s EFSA. V nadväznosti na vyšetrovanie ombudsman predložil tri návrhy odporúčaní, z ktorých dva úrad EFSA akceptoval (pozri oddiel C.3 vyššie).

V návrhu odporúčania, ktoré nebolo prijaté, bol EFSA vyzvaný, aby uznal, že nedodržiava príslušné procesné pravidlá, a aby vykonal posúdenie konfliktu záujmov. V rozhodnutí ombudsmanky o ukončení vyšetrovania sa kritizovalo, že EFSA neprijal návrh odporúčania. Ombudsmanka okrem toho predniesla ďalšie štyri poznámky. Tieto poznámky poskytli úradu EFSA podrobné usmernenie, pokiaľ ide o vykonávanie prvého návrhu odporúčania prijatého úradom EFSA.

V reakcii na to sa EFSA zaviazal, že prvé tri ďalšie poznámky začlení do prebiehajúceho preskúmania svojich postupov. Pokiaľ ide o štvrtú ďalšiu poznámku, EFSA vysvetlil, prečo považuje platné pravidlá za dostatočné.

Ombudsmanka považuje odpoveď úradu EFSA na ďalšie poznámky za primeranú a konštatuje, že úrad EFSA podstatne zlepšil svoje pravidlá a postupy v otázkach konfliktu záujmov a javu otáčavých dverí. Ombudsmanka však vyjadruje poľutovanie nad tým, že EFSA neodpovedal na kritickú poznámku v tomto prípade.

Vec 1228/2011/MMN: Vymáhanie príspevku na usídlenie

EFSA zamestnal sťažovateľku ako zmluvného zamestnanca a vyplatil jej príspevok na usídlenie. Po uplynutí skúšobnej lehoty sa EFSA rozhodol nepotvrdiť zmluvu sťažovateľa a vymáhať príspevok na usídlenie v plnej výške. Sťažovateľ sa v súvislosti s vymáhaním obrátil na ombudsmana.

Počas vyšetrovania ombudsmanka predložila odôvodnený návrh, aby EFSA zvážil platbu ex gratia zodpovedajúcu primeranému percentuálnemu podielu príspevku na usídlenie. EFSA zamietol návrh priateľského riešenia. Keďže jej vysvetlenie nebolo presvedčivé a nezaoberala sa niektorými úvahami uvedenými v návrhu, ombudsmanka prípad uzavrela kritickou poznámkou.

EFSA vo svojej odpovedi potvrdil, že zmenil svoju prax a teraz vypláca príspevok na usídlenie až na konci skúšobnej doby, pokiaľ dotknutý zamestnanec výslovne nepožiada o poskytnutie preddavku.

Ombudsmanka naďalej ľutuje tvrdohlavosť úradu EFSA v konkrétnom prípade sťažovateľa. Zmenou a doplnením jeho praxe by sa však malo zabezpečiť, aby sa podobné problémy v budúcnosti už neopakovali.

Vec 622/2012/ANA: Riešenie údajného konfliktu záujmov

Sťažnosť sa týkala riešenia údajného konfliktu záujmov zo strany EFSA v súvislosti s predsedom vedeckej pracovnej skupiny EFSA (ďalej len „predseda“). Sťažovateľ, mimovládna organizácia, tvrdil, že predseda má pretrvávajúci záujem o inštitút (ďalej len „inštitút“), ktorým sa EFSA nezaoberal.

Podľa sťažovateľa sa údajný konflikt záujmov vzťahoval na obdobie rokov 2003 až 2012. Pravidlá upravujúce konflikty záujmov v EFSA sa však v roku 2009 zmenili a EFSA bol na túto záležitosť upozornený až v roku 2010. Vzhľadom na tieto skutočnosti sa vyšetrovanie ombudsmana zameralo na roky 2009 – 2012.

Po vyšetrovaní, ktoré zahŕňalo nahliadnutie do spisu EFSA, ombudsman dospel k záveru, že z vecného hľadiska bol EFSA oprávnený domnievať sa, že v období, ktorého sa vyšetrovanie týka, nedochádzalo ku konfliktu záujmov.

Pokiaľ ide o postup, ombudsman dospel k záveru, že hoci sa účasť predsedu v inštitúte podľa všetkého skončila v roku 2005, vo výročných vyhláseniach o záujmoch predsedu sa to zohľadnilo až po aktualizácii vykonanej v novembri 2010. Takisto bolo jasné, že EFSA si túto chybu nevšimol. Ombudsman sa na základe inšpekcie domnieval, že išlo o jednorazovú chybu, ktorú EFSA medzitým napravil.

Pri ukončení vyšetrovania so zistením, že ďalšie vyšetrovanie nie je potrebné, ombudsmanka napriek tomu uviedla ďalšiu poznámku:

V súlade s kultúrou zodpovednosti, ktorú chce ombudsman vštepiť inštitúciám EÚ do ich vzťahov s občanmi a občianskou spoločnosťou, by EFSA mohol zvážiť informovanie svojich útvarov o tom, že v prípade chyby by okrem prijatia nápravných opatrení na jej nápravu bolo vhodné uznať túto chybu a ospravedlniť sa za ňu.

V reakcii na to úrad EFSA zaslal sťažovateľovi list s ospravedlnením. Úrad EFSA sa takisto zaviazal pokračovať vo svojom úsilí o zvýšenie informovanosti zamestnancov o dobrých administratívnych zásadách a etických normách.

Ombudsmanka víta pozitívne následné opatrenia EFSA.

14. Európska agentúra pre lieky (EMA)

Vec 1701/2011/ANA: Prístup verejnosti k dlhodobej epidemiologickej štúdii

Tento prípad sa týka žiadosti o prístup verejnosti k dlhodobej epidemiologickej štúdii (ďalej len „štúdia SAGhE“). Francúzska agentúra pre lieky (ďalej len „AFSSAPS“) postúpila štúdiu agentúre EMA, čím sa začalo konanie o postúpení veci týkajúce sa lieku s názvom Genotropin. Sťažovateľ, farmaceutická spoločnosť, ktorá je držiteľom povolenia EÚ na uvedenie genotropínu na trh, požiadal o prístup verejnosti k štúdii s odvolaním sa na nariadenie č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom. EMA zamietla prístup z dôvodu, že štúdia jej bola zaslaná dôverne a že jej zverejnenie by poškodilo obchodné záujmy vedeckých výskumníkov, ktorí sa na nej podieľali. Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana.

Počas vyšetrovania sa ukázalo, že skutočným cieľom sťažovateľa bolo získať prístup k štúdii SAGhE na inom základe ako na základe nariadenia č. 1049/2001. Ombudsmanka preto prípad uzavrela. Ombudsmanka sa predtým domnievala, že EMA neposkytla dostatočne podrobné vysvetlenia, pokiaľ ide o to, ako by zverejnenie štúdie SAGhE poškodilo obchodné záujmy zúčastnených vedeckých výskumníkov. Ombudsmanka na to poukázala v ďalšej poznámke a vyzvala agentúru EMA, aby sa v budúcnosti náležite poučila.

EMA v odpovedi uviedla, že rozumie, prečo by žiadatelia, ktorých žiadosti o prístup k dokumentom boli zamietnuté, mali dostať podrobné odôvodnenie, a zaviazala sa, že v budúcnosti poskytne lepšie odôvodnenie.

Ombudsmanka víta kladnú odpoveď a záväzok agentúry EMA.

Prípad 1877/2010/FOR: Prístup verejnosti k dokumentom a verejný register

EMA zamietla žiadosti o prístup verejnosti k rôznym dokumentom ,, konkrétne prístup k i) modelovým obalom; ii) periodicky aktualizované správy o bezpečnosti iii) správy o kombinácii dextropropoxyfénu a paracetamolu a o lokálnom ketoproféne a iv) hodnotiaca správa referenčného členského štátu o pláne riadenia rizík pre rimonabant.

Ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup, pokiaľ ide o bod i), a usúdila, že žiadne ďalšie vyšetrovania neboli odôvodnené, pokiaľ ide o bod ii). Vyjadrila kritické pripomienky k bodom iii) a iv). Ďalej poznamenala, že agentúra EMA by mala vytvoriť komplexný verejne prístupný register dokumentov.

Agentúra EMA následne zverejnila dokumenty, ktoré boli predmetom kritických pripomienok.

Pokiaľ ide o ďalšiu pripomienku, agentúra EMA odkázala na rôzne webové služby zamerané na zlepšenie jej transparentnosti. Zamietla však návrh, že by mala mať komplexný register dokumentov.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že EMA neuznala právne a administratívne dôvody na vytvorenie komplexného registra dokumentov.

15. Európsky orgán pre cenné papiere a trhy (ESMA)

Vec 1967/2011/LP: Zloženie skupiny zainteresovaných strán

Sťažnosť sa týkala rozhodnutia Európskeho orgánu pre cenné papiere a trhy (ESMA) z roku 2011 o zložení jeho 30-člennej skupiny zainteresovaných strán v oblasti cenných papierov a trhov (SMSG). Rozhodnutie vychádzalo zo zakladajúceho nariadenia ESMA.

Ombudsmanka po preskúmaní sťažnosti kritizovala orgán ESMA za to, že uplatnil požiadavku stanovenú v článku 37 ods. 3 nariadenia, aby sa v čo najväčšej možnej miere zabezpečila „primeraná geografická a rodová rovnováha a zastúpenie zainteresovaných strán v celej Únii“, len pokiaľ ide o zloženie SMSG ako celku, a nie aj v rámci každej kategórie členstva. Kritizovala tiež orgán ESMA za to, že do skupiny SMSG vymenoval len jedného zástupcu MSP, čím nezohľadnila požiadavku článku 37 ods. 2 nariadenia zabezpečiť v čo najväčšej možnej miere vyvážené zastúpenie zainteresovaných strán v celej Únii. Ombudsmanka napokon zistila, že orgán ESMA tým, že riadne nevysvetlil svoju voľbu, pokiaľ ide o zástupcu zamestnancov, nedodržal článok 37 ods. 2 nariadenia, a dopustil sa tak nesprávneho úradného postupu.

Ombudsmanka tiež odporučila, aby orgán ESMA i) zverejnil budúce výzvy na vyjadrenie záujmu o členstvo v skupine SMSG, a to nielen na svojom webovom sídle, ale aj v špecializovanej finančnej tlači, a aby vo všeobecnosti využíval akýkoľvek iný komunikačný kanál, ktorý by mohol zvýšiť informovanosť a záujem kandidátok; ii) požadovať od budúcich žiadateľov, aby uviedli len jednu zo šiestich kategórií, v súvislosti s ktorými by chceli byť posúdení; iii) pokiaľ je to možné, zabezpečiť, aby kategória "užívatelia" nebola neprimerane numericky uprednostnená na úkor miest, ktoré sa majú prideliť zostávajúcim štyrom kategóriám SMSG; a iv) s cieľom zachovať požadovanú úroveň transparentnosti pri zriaďovaní a fungovaní SMSG sa v budúcnosti vyhne zostavovaniu zoznamu náhradných členov.

V reakcii na to orgán ESMA uviedol, že sa snaží vykonať všetky návrhy ombudsmana pri zriaďovaní novej SMSG.

Ombudsmanka víta pozitívnu a konštruktívnu reakciu orgánu ESMA.

16. Výkonná agentúra pre výskum (REA)

Vec 2111/2011/RA: Transparentnosť hodnotenia výskumných návrhov

Sťažnosť sa týkala preskúmania, ktoré vykonal výbor agentúry pre opravné prostriedky, a odmietnutia agentúry zverejniť určité informácie o procese preskúmania. Ombudsmanka nezistila v súvislosti s preskúmaním žiadny nesprávny úradný postup. Okrem toho v dôsledku sťažnosti sťažovateľ dostal predmetné informácie. Pri uzatváraní prípadu ombudsman uviedol dve ďalšie poznámky.

V prvej poznámke bola agentúra vyzvaná, aby zvýšila informovanosť svojich zamestnancov o informáciách, ktoré možno sprístupniť verejnosti v rámci príslušných postupov.

V druhej poznámke sa navrhlo, aby agentúra v budúcnosti zvážila zverejnenie mien hodnotiteľov. Ombudsmanka poznamenala, že hoci hodnotitelia sú v súčasnosti informovaní, že ich mená nebudú zverejnené, agentúra by to mohla do budúcnosti zmeniť. Ombudsmanka upozornila agentúru na pozičný dokument európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov z 24. marca 2011 o prístupe verejnosti k dokumentom obsahujúcim osobné údaje po rozhodnutí vo veci Bavarian Lager. Časť tohto dokumentu s názvom „Proaktívny prístup“poskytuje usmernenia pre inštitúcie EÚ, ktoré chcú pracovať transparentne, pričom rešpektujú právo na súkromie a ochranu osobných údajov.

V nadväznosti na prvú pripomienku agentúra pripomenula svojim koordinátorom výziev, že môžu na požiadanie poskytnúť informácie o počte bodov potrebných na zaradenie do konečného poradia alebo do rezervného zoznamu.

Pokiaľ ide o druhú poznámku, agentúra vysvetlila, že otázka, či zverejniť mená jednotlivých odborných hodnotiteľov, presahuje jej právomoci. Agentúra naznačila túto poznámku Generálnemu riaditeľstvu Komisie pre výskum a inováciu (GR RTD), ktoré je vedúcim útvarom pre takéto horizontálne otázky. GR RTD prediskutuje túto otázku so všetkými príslušnými generálnymi riaditeľstvami a agentúrami pri príprave nového rámcového programu Horizont 2020.

Ombudsmanka víta pozitívnu reakciu agentúry na pripomienky a informácie, ktoré poskytla v súvislosti s prípravami rámcového programu Horizont 2020.

17. Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF)

Prípad 637/2009/FOR: Rovnaké zaobchádzanie v rámci systému včasného varovania

Sťažnosť sa týkala fungovania systému včasného varovania (EWS), počítačového informačného systému určeného na identifikáciu hrozieb pre finančné záujmy a dobré meno EÚ. Systém včasného varovania obsahuje rôzne úrovne varovania. Sťažovateľ bol predmetom "varovania W3b", ktoré sa vydáva v súvislosti s osobami, voči ktorým prebieha súdne konanie pre závažné administratívne chyby alebo podvod. Sťažoval sa, že žiadosť úradu OLAF o zaregistrovanie varovania proti nemu bola neregulárna, rovnako ako jeho odmietnutie zrušiť toto varovanie, pretože nebol predmetom „súdneho konania“, ako sa vyžaduje v rozhodnutí o zriadení systému včasného varovania.

Ombudsmanka zistila, že výklad podmienok vydávania varovaní úradom OLAF by mohol viesť k tomu, že osoby v porovnateľných situáciách by boli kategorizované odlišne podľa vnútroštátneho právneho systému, ktorý sa na ne vzťahuje. Ombudsmanka navrhla ako priateľské riešenie, aby OLAF zrušil varovanie W3b proti sťažovateľovi a zvážil, či by nebol vhodný iný druh varovania. OLAF sa návrhom neriadil a ombudsmanka vzniesla kritickú pripomienku.

Úrad OLAF vo svojej odpovedi chápal ombudsmana v tom zmysle, že varovanie W3b je odôvodnené len vtedy, ak bola fyzická alebo právnická osoba zapojená do vyšetrovania úradu OLAF obvinená pred príslušným vnútroštátnym súdnym orgánom na základe zistení úradu OLAF. Úrad OLAF zastával názor, že pojem „súdne konanie“, ako sa používa v článku 12 rozhodnutia o systéme EWS, sa vzťahuje aj na súdne vyšetrovania.

Úrad OLAF informoval ombudsmana aj o tom, že sťažovateľ v konkrétnom prípade bol teraz obžalovaný v Belgicku.

Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že úrad OLAF sa nezaoberal otázkou, ako zabezpečiť, aby rozdiely medzi vnútroštátnymi právnymi systémami neviedli k nerovnakému zaobchádzaniu na účely systému včasného varovania.

Vec 1560/2010/FOR: Nové usmernenia k vyšetrovacím postupom pre zamestnancov úradu OLAF

Mimovládna organizácia so sídlom v Spojenom kráľovstve sa sťažovala na vyšetrovanie úradu OLAF. Po vyšetrovaní ombudsmanka zistila, že úrad OLAF i) nedodržal procedurálne usmernenia pre pohovory stanovené v príručke úradu OLAF; ii) nezabezpečil, aby jeho vyšetrovatelia predložili písomné povolenia, a iii) nesprávne postúpil svoje zistenia darcom sťažovateľa.

Úrad OLAF v odpovedi vysvetlil, že po nadobudnutí účinnosti nového nariadenia o vyšetrovaniach úradu OLAF prijal nové usmernenia k vyšetrovacím postupom pre zamestnancov úradu OLAF. Usmernenia majú rovnaké odôvodnenie ako kritické poznámky: t. j. zabezpečiť, aby sa vyšetrovania úradu OLAF viedli pri plnom dodržiavaní ľudských práv a základných slobôd, najmä zásady spravodlivosti, práva zúčastnených osôb vyjadriť svoje názory na skutočnosti, ktoré sa ich týkajú, a zásady, že závery vyšetrovania sa môžu zakladať výlučne na prvkoch, ktoré majú dôkaznú hodnotu.

Ombudsmanka víta prijatie nových usmernení o vyšetrovacích postupoch pre zamestnancov úradu OLAF.

Vec 1697/2010/JN: Oznamovanie protispoločenskej činnosti

Sťažovateľ pri výkone svojich pracovných povinností ako úradník Európskeho dvora audítorov (EDA) zistil informácie týkajúce sa uzavretého vyšetrovania úradu OLAF. Domnieval sa, že na tieto informácie sa vzťahuje oznamovacia povinnosť stanovená v článku 22a služobného poriadku. Informáciu oznámil úradu OLAF, nedostal však žiadnu odpoveď. Sťažovateľ sa vo svojej sťažnosti ombudsmanovi odvolal na článok 22b služobného poriadku. Domnieval sa, že na základe jeho sprístupnenia mohol OLAF pokračovať vo vyšetrovaní. OLAF vo svojom stanovisku tvrdil, že uvedený postup nemusí uplatniť, pretože zverejnenie sťažovateľa súviselo s auditom, na ktorom pracoval. Ombudsmanka zistila, že riešenie tejto záležitosti úradom OLAF predstavovalo nesprávny úradný postup, a uviedla štyri kritické poznámky.

Úrad OLAF vo svojej odpovedi najprv vysvetlil, že okolnosti prípadu sú neobvyklé a je nepravdepodobné, že sa zopakujú: audítor využil ustanovenia služobného poriadku týkajúce sa oznamovania protispoločenskej činnosti, hoci už v rámci auditu diskutoval o rovnakých záležitostiach s úradom OLAF. Úrad OLAF takisto zdôraznil, že oznamovatelia predstavujú pre úrad OLAF cenný zdroj informácií. OLAF sa už niekoľko rokov podieľa na vypracovaní komplexnej politiky v oblasti oznamovania protispoločenskej činnosti. Prispela k vypracovaniu usmernení o oznamovaní protispoločenskej činnosti, ktoré Komisia prijala v roku 2012.

V odpovedi úradu OLAF sa takisto vysvetlili zlepšenia jeho vnútorných postupov. Pravidlá zaobchádzania s informáciami poskytnutými oznamovateľmi boli zahrnuté do pokynov úradu OLAF pre zamestnancov o vyšetrovacích postupoch (ISIP). Generálny riaditeľ vydal internú poznámku zakazujúcu zahrnutie osobných údajov oznamovateľov do záverečných správ postúpených inštitúciám a orgánom EÚ a vnútroštátnym súdnym orgánom. Dôsledkom toho je výrazné obmedzenie rizika zverejnenia totožnosti oznamovateľa. Okrem toho má úrad OLAF v súčasnosti jediné hodnotiace miesto pre prichádzajúce informácie, ktoré poskytuje konzistentný prístup k oznamovateľom. Osobitné ustanovenia týkajúce sa oznamovateľov sú súčasťou dohôd o pracovných podmienkach, ktoré sa uzatvárajú medzi úradom OLAF a inými inštitúciami a orgánmi Únie.

Ombudsmanka súhlasí s úradom OLAF, že okolnosti prípadu boli neobvyklé a je nepravdepodobné, že sa zopakujú. Pokiaľ sa z prípadu možno poučiť, ombudsmanka je presvedčená, že odpoveď úradu OLAF naznačuje všeobecne konštruktívny prístup.

Vec 2515/2011/CK: OLAF by mal poskytovať rýchle informácie o výsledkoch vyšetrovaní

Prípad sa týkal údajných nezrovnalostí a diskriminácie v spôsobe, akým OLAF viedol administratívne vyšetrovania sťažovateľa a troch ďalších poslancov EP, ktorých mená sa objavili v novinovom článku s názvom „Europoslanci odhalení v škandále „hotovosť za právo“.

Po vyšetrovaní spôsobu, akým úrad OLAF viedol svoje vyšetrovania, ombudsmanka usúdila, že hoci štyri vyšetrovania boli založené na podobných tvrdeniach, skutočnosti neboli totožné a úrad OLAF musel posúdiť každý prípad osobitne. Samotná skutočnosť, že dĺžka jednotlivých prešetrovaní bola rôzna, preto nedokazuje existenciu diskriminácie. Nič nenasvedčovalo tomu, že OLAF zaobchádzal so sťažovateľom menej priaznivo ako s ostatnými tromi dotknutými poslancami EP. Ombudsmanka sa tiež domnievala, že celková dĺžka konania zostala v primeraných lehotách. Došlo však k dvojmesačnému oneskoreniu, kým OLAF informoval sťažovateľa o ukončení vyšetrovania. S cieľom pomôcť úradu OLAF zlepšiť jeho administratívu ombudsmanka ďalej poznamenala, že úrad OLAF by mal v budúcnosti informovať dotknutú osobu o výsledku čo najskôr po ukončení vyšetrovania.

V odpovedi OLAF vysvetlil, že nové nariadenie upravujúce jeho činnosti, ktoré nadobudlo účinnosť 1. októbra 2013, stanovuje, že dotknutá osoba musí byť informovaná do 10 pracovných dní od ukončenia vyšetrovania, ak sa nenašli žiadne dôkazy. OLAF dodal, že jeho útvary vo všeobecnosti informujú dotknutú osobu v rovnakej lehote aj v prípadoch, keď vyšetrovanie odhalí existenciu dôkazov proti tejto osobe, pokiaľ neexistuje riziko zasahovania do následných opatrení prijatých príslušným orgánom.

Ombudsmanka víta pozitívnu a konštruktívnu reakciu úradu OLAF.

Vec 598/2013/OV: Prístup verejnosti k vyšetrovacej správe úradu OLAF

Sťažnosť sa týkala odmietnutia OLAF-u poskytnúť MVO prístup k vyšetrovacej správe OLAF-u týkajúcej sa obvinení voči bývalému komisárovi Johnovi Dallimu. Ombudsmanka nezistila nesprávny úradný postup, pokiaľ ide o údajné odmietnutie, ale odporučila, aby OLAF pri odmietnutí prístupu k dokumentom z dôvodu prebiehajúcich vnútroštátnych konaní poskytol odôvodnenie, ktoré žiadateľovi umožní pochopiť, prečo by zverejnenie dokumentov konkrétne a účinne narušilo prebiehajúce vnútroštátne konania. Ombudsmanka takisto odporučila, aby OLAF pred zamietnutím prístupu k dokumentom požiadal vnútroštátne orgány o informácie a stanoviská, pretože ich zverejnenie by narušilo prebiehajúce vnútroštátne konania.

Úrad OLAF v odpovedi uviedol, že pri vybavovaní podobných žiadostí o prístup verejnosti v budúcnosti zohľadní ďalšie pripomienky ombudsmana. Poukázala na to, že od vnútroštátnych orgánov požaduje, aby pravidelne aktualizovali svoje následné opatrenia, a snaží sa byť čo najkonkrétnejšia, keď je tento bod relevantný pri odpovedaní na žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom.

Ombudsmanka víta vyhlásenie úradu OLAF, že pri vybavovaní budúcich žiadostí o prístup verejnosti zohľadní ďalšie pripomienky.