Príručka o etike a dobrom správaní zamestnancov ombudsmana [1]

Cieľom príručky o etike a dobrom správaní je stanoviť a objasniť, čo sa očakáva od profesionálneho správania zamestnancov pracujúcich pre ombudsmana, zvýšiť informovanosť o etických otázkach, s ktorými sa zamestnanci môžu stretnúť, a poskytnúť usmernenia pri identifikácii, prevencii a riešení takýchto otázok.

Táto príručka nahrádza usmernenia o etike a dobrom správaní prijaté 12. decembra 2012. Nová príručka nemá byť vyčerpávajúcim súhrnom všetkých etických otázok, ktoré môžu vzniknúť, a preto by sa mala vykladať v spojení s viacerými ďalšími súvisiacimi politikami, ktoré už ombudsman prijal alebo má prijať [2]. 

1. Všeobecné zásady

1.1 Celkový záväzok

Úrad európskeho ombudsmana sa pri plnení svojho poslania slúžiť demokracii prostredníctvom spolupráce s inštitúciami Európskej únie s cieľom vytvoriť účinnejšiu, zodpovednejšiu, transparentnejšiu a etickejšiu administratívu zaviazal dodržiavať najvyššie etické normy a vždy zostať nezávislý.

Zamestnanci by preto mali dodržiavať tieto normy a podľa toho viesť svoje profesionálne vzťahy s kolegami, hierarchiou a externými zainteresovanými stranami.

Vo všeobecnosti by zamestnanci mali vo všetkých svojich činnostiach presadzovať hodnoty a ciele úradu a zdržať sa akéhokoľvek konania alebo správania, ktoré by mohlo nepriaznivo ovplyvniť ich pozíciu.

To znamená, že správanie zamestnancov v rámci úradu alebo mimo neho musí byť príkladné a nesmie znevažovať úrad európskeho ombudsmana ani európsku verejnú službu.

1.2 Profesionalita

„Profesionalizmus“ je štýl správania vo všetkých činnostiach súvisiacich s prácou, ktorý tým, že je čestný, usilovný, zodpovedný, efektívny, otvorený, kooperatívny, proaktívny a zdvorilý, neustále poskytuje verejnosti vysokokvalitné služby [3].

1.3 Dôvernosť

Ombudsmanka sa zaviazala dodržiavať zásady otvorenosti a transparentnosti. Ombudsman je však vyzvaný, aby spracoval určité informácie, ktoré sa platne považujú za dôverné (napríklad ombudsman môže získať osobné údaje tretích strán). Z tohto dôvodu sa všetci zamestnanci formálne zaväzujú dodržiavať povinnosť zachovávať mlčanlivosť tým, že pri prijímaní do zamestnania a prípadne po návrate z pracovného voľna z osobných dôvodov podpíšu záväzok mlčanlivosti.

Zamestnanci by si po ukončení svojej činnosti mali byť vedomí toho, že sú stále viazaní povinnosťou zachovávať dôvernosť a chrániť všetky dôverné informácie, o ktorých sa dozvedeli počas svojej práce.

2. Integrita a transparentnosť

2.1 Predchádzanie konfliktom záujmov

Hlavnou myšlienkou predchádzania akémukoľvek konfliktu záujmov alebo dokonca vzniku konfliktu záujmov je zabrániť neprimeranému vplyvu na rozhodovanie a vyhnúť sa možným obvineniam zo zaujatosti a zaujatosti v rozhodovacom procese.

2.1.1 Riešenie konfliktu záujmov

V článku 11a ods. 1 služobného poriadku sa stanovuje povinnosť všetkých zamestnancov identifikovať a informovať menovací orgán o každej situácii konfliktu záujmov, ktorá môže vzniknúť pri výkone povinností.

Konflikt záujmov existuje, ak má zamestnanec osobné väzby a záujmy, ako sú rodinné väzby alebo finančné záujmy, ktoré môžu akýmkoľvek spôsobom ovplyvniť alebo ovplyvniť pracovné rozhodnutia zamestnanca.

Okrem rodinných väzieb (vrátane manželov/manželiek, partnerov/partneriek, rodičov, detí, súrodencov a širšej rodiny) a finančných záujmov (vrátane majetkových účastí a vlastníctva majetku) môže konflikt záujmov vzniknúť z dôvodu silných väzieb lojality k určitej osobe alebo skupine, ako je priateľstvo, aktívne členstvo v politických alebo sociálnych skupinách a nedávne zamestnanie alebo obchodné partnerstvo.

Okrem situácií, keď je konflikt záujmov ľahko identifikovateľný, môžu existovať aj situácie, keď existuje aspoň zdanie konfliktu záujmov. Ku konfliktu záujmov môže dôjsť, ak by (prípadne neúplné) verejne dostupné informácie týkajúce sa osobných záujmov úradníka a/alebo povinností úradníka pri práci mohli viesť pozorovateľa k odôvodneným pochybnostiam o nezávislosti zamestnanca. Treba sa vyhnúť aj zdaniu konfliktu záujmov, pretože vyvoláva pochybnosti o nestrannosti a bezúhonnosti úradníka a môže poškodiť dobré meno zamestnanca a úradu európskeho ombudsmana.

Zamestnanci sa spravidla nesmú počas výkonu svojich povinností zaoberať žiadnou záležitosťou, v ktorej majú priamy alebo nepriamy osobný záujem, ktorý by mohol ohroziť ich nezávislosť, a teda aj záujmy ombudsmana.

Okrem toho by zamestnanci mali prevziať iniciatívu a okamžite informovať svoju hierarchiu o akomkoľvek možnom probléme, ktorý by mohol viesť ku konfliktu záujmov. Zamestnanec by preto mal administratíve oznámiť každú situáciu, v ktorej sa domnieva, že vznikol konflikt záujmov alebo sa objavil konflikt záujmov, a prijať opatrenia, aby sa v prvom rade predišlo takejto situácii. Napríklad na vykonávanie tohto proaktívneho prístupu musí zamestnanec pri nástupe do úradu ombudsmana deklarovať všetky záujmy, aby hierarchia mohla zamestnancovi prideliť úlohy, ktoré s týmito záujmami nesúvisia.

V prípade pochybností môžu zamestnanci získať radu od niekoho, kto nie je priamo zapojený, a/alebo sa obrátiť na úradníka(-ov) pre etiku.

Okrem všeobecnej povinnosti vyplývajúcej zo služobného poriadku [5] sa zamestnanci nesmú počas jedného roka po prijatí do zamestnania zaoberať sťažnosťou alebo vyšetrovaním, alebo verejnou súťažou či iným postupom, na ktorých sa zúčastnili alebo mali priamy či nepriamy záujem na svojom predchádzajúcom zamestnaní.

Opäť platí, že okrem všeobecnej povinnosti vyplývajúcej zo služobného poriadku sa žiadni prichádzajúci zamestnanci z iných inštitúcií, orgánov, úradov alebo agentúr EÚ, ktorí vypracúvajú alebo sú súčasťou postupu schvaľovania vyšetrovaní, nesmú počas jedného roka zaoberať prípadmi týkajúcimi sa ich bývalého GR, útvaru, oddelenia alebo rovnocenného subjektu. Táto „lehota na zváženie“ v prípadoch je dva roky pre vedúcich pracovníkov (t. j. riaditeľov, generálneho tajomníka a vedúceho kabinetu).

Uvedené lehoty sa môžu vo výnimočných prípadoch so súhlasom ombudsmana upraviť.

2.1.2 Preukázanie nestrannosti a bezúhonnosti

Zamestnanci európskeho ombudsmana by mali preukázať nestrannosť a bezúhonnosť vo svojom oficiálnom správaní s kolegami, hierarchiou a externými zainteresovanými stranami.

2.2 Dary, priazeň a dary

V súlade s článkom 11 ods. 2 služobného poriadku zamestnanci pri výkone svojich povinností neprijímajú dary, výhody ani dary z akéhokoľvek zdroja bez predchádzajúceho súhlasu generálneho tajomníka a/alebo ombudsmana.

Vo všeobecnosti sa odporúča, aby zamestnanci odmietli všetky dary, ktoré majú viac ako len symbolickú hodnotu (ako sú denníky, kalendáre, drobné stolové predmety), alebo ktoré presahujú bežnú diplomatickú pohostinnosť (ako je kniha, fľaša vína, čokolády).

Zamestnanci, ktorí chcú prijať dar z vonkajšieho zdroja v hodnote vyššej ako 50 EUR, musia získať výslovné povolenie od generálneho tajomníka a/alebo ombudsmana. Platí to aj v prípadoch, keď si zamestnanci želajú darovať alebo sú ponúknutí darovať charite.

Pri rozhodovaní o tom, či povoliť prijatie daru, generálny tajomník a/alebo ombudsman zvážia motív ponuky daru, láskavosti alebo daru a možné dôsledky pre záujmy inštitúcie. Generálny tajomník a/alebo ombudsman môže poveriť zamestnanca, aby prijal dar, láskavosť alebo dar, ak je jeho hodnota nižšia alebo sa rovná 250 EUR. Drahšie dary sa môžu ponechať ako majetok ombudsmana alebo ich ombudsman môže darovať na charitu.

Zamestnanci sa musia v takýchto záležitostiach správať úplne transparentne voči svojej hierarchii a mali by sa vyhýbať akýmkoľvek trápnym situáciám, v ktorých by prijatie pozvania mohla rozumná osoba vnímať ako narušenie ich nezávislosti alebo nestrannosti a v dôsledku toho by mohlo vzniknúť riziko poškodenia dobrej povesti.

2.3 Zvyšovanie obáv

2.3.1 Dôkladná analýza a dialóg

Prvým krokom pri konfrontácii s potenciálnym pochybením kolegu je zabezpečiť, aby došlo k protiprávnemu konaniu. Kultúrne rozdiely a nedorozumenia v medzinárodnom prostredí, akým sú inštitúcie EÚ, by sa nemali podceňovať.

Ak je zamestnanec po tomto posúdení stále presvedčený, že kolega by mohol byť zapojený do nevhodného správania, odporúča sa mu, aby vec predložil dotknutej osobe, pretože môže nastať prípad, že si táto osoba nie je vedomá nevhodnej povahy svojho konania.

Zamestnanec môže zvážiť aj 1) prerokovanie záležitosti so svojím vedúcim oddelenia alebo generálnym tajomníkom, ktorý by mohol mať lepšie predpoklady na vedenie ďalšieho dialógu, alebo 2) upozornenie úradníka (úradníkov) pre etiku.

Ak tento prístup nepomôže, môže byť potrebné, aby administratíva v závažných prípadoch vykonala viac formálnych vyšetrovaní.

2.3.2 Ochrana oznamovateľov

Zamestnanci zohrávajú zásadnú úlohu pri pomoci inštitúcii identifikovať, riešiť a v konečnom dôsledku odrádzať od porušovania zásady integrity. Ombudsman prijal pravidlá, ktoré oznamovateľom umožňujú plniť si povinnosť vyjadriť sa, ak sa dozvedia o závažnom pochybení alebo protiprávnom konaní v rámci úradu. Tieto pravidlá doplnia usmernenia o tom, ako oznamovať nezrovnalosti (tzv. „blow the whistle“).

3. Vykonávanie a preskúmanie

Všetci zamestnanci by mali uplatňovať zásady stanovené v tejto príručke.

Zamestnanci, ktorí zastávajú riadiace pozície, sú zodpovední za zabezpečenie riadneho dodržiavania usmernení vo svojich tímoch a oblastiach zodpovednosti.

Táto príručka a všetky ostatné súvisiace usmernenia, pravidlá, rozhodnutia a formuláre sú k dispozícii v osobitnej sekcii „Etika“ na intranete ombudsmanky.

Pracovníci zodpovední za etiku sú zodpovední za to, aby sa táto príručka pravidelne revidovala a v prípade potreby aktualizovala.

Emily O’Reilly

 05.07.2017

[1] Na účely tejto príručky by sa všetky odkazy na zamestnancov mali chápať tak, že sa vzťahujú na úradníkov, dočasných a zmluvných zamestnancov, vyslaných národných expertov a stážistov.

[2] Politiky týkajúce sa oznamovania protispoločenskej činnosti, predchádzania obťažovaniu, reči, vonkajších činností a výkonu pracovnej činnosti po odchode zo služby Európskej únie.

[3] Článok 55 ods. 1 služobného poriadku.

[4] Článok 17 služobného poriadku.

[5] Článok 11a ods. 1:  Úradník sa pri výkone svojich služobných povinností a pokiaľ nie je ďalej ustanovené inak, nezaoberá záležitosťou, v ktorej má priamy alebo nepriamy osobný záujem, ktorý by mohol ohroziť jeho nezávislosť, a najmä rodinné a finančné záujmy. 2. Každý úradník, ktorému pri výkone jeho povinností prislúcha zaoberať sa vyššie uvedenou záležitosťou, o tom bezodkladne informuje ustanovujúci orgán. Ustanovujúci orgán prijme všetky vhodné opatrenia a môže najmä zbaviť úradníka zodpovednosti v tejto veci.