Vážený pán K.,
16. februára 1998 ste v mene spoločnosti Eureka GR podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi týkajúcu sa údajnej straty spisu vo výzve na predkladanie ponúk na prekladateľské práce organizovanej Komisiou. V dôsledku toho nebola spoločnosť Eureka zaradená do zoznamu potenciálnych dodávateľov prekladateľských prác.
Dňa 30. marca 1998 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 8. júna 1998 a ja som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. K stanovisku Komisie ste nepredložili žiadne pripomienky.
Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Podľa sťažovateľa boli relevantné tieto skutočnosti:
Eureka GR, spoločnosť pôsobiaca v prekladateľskom sektore, predložila prihlášku v reakcii na výzvu na predkladanie ponúk Útvaru Komisie pre externé preklady na prekladateľské práce z angličtiny a francúzštiny do holandčiny. Lehota na predloženie prihlášok do tejto verejnej súťaže uplynula 6. októbra 1997. V tento deň sťažovateľ, ktorý je zástupcom spoločnosti, spolu s riaditeľom spoločnosti odovzdal sekretariátu prekladateľskej služby obálku obsahujúcu ponuku spoločnosti Eureka a podpísaný návrh zmluvy.
Keďže určitý čas uplynul a spoločnosť nedostala žiadne informácie o tom, či bola zaradená do zoznamu potenciálnych dodávateľov prekladateľských prác, sťažovateľ sa obrátil na Komisiu. Bol informovaný o tom, že jeho spoločnosť nie je na zozname dodávateľov, pretože vo svojej ponuke nezaslala ponuku v stanovenej lehote. Následne sa písomne sťažoval Komisii, ale príslušný úradník odpovedal, že nebol nájdený žiadny spis s názvom Eureka GR.
Sťažovateľ preto podal sťažnosť európskemu ombudsmanovi v súvislosti s tým, že Komisia nezaradila jeho spoločnosť do zoznamu potenciálnych dodávateľov z dôvodu, že Komisia stratila obálku s ponukou spoločnosti Eureka. Sťažovateľ poznamenal, že pri odovzdávaní obálky obsahujúcej ponuku nedostal potvrdenie o prijatí. Uviedol tiež, že mal svedka, a to riaditeľa spoločnosti, ktorý ho sprevádzal pri odovzdávaní obálky. Požiadal preto ombudsmana, aby zasiahol s cieľom nájsť riešenie prijateľné pre obe strany, a najmä zaradenie jeho spoločnosti do zoznamu potenciálnych dodávateľov prekladateľských prác.

Požiadavku

Stanovisko
Komisie
Komisia vo svojom stanovisku odkázala na štandardný list z 15. septembra 1997, ktorý bol zaslaný spoločnostiam vybraným na predloženie ponuky a ktorý obsahoval aj návrh zmluvy, ktorá sa mala podpísať. V tomto liste sa uvádzalo, že uchádzači mali možnosť predložiť svoju ponuku osobne namiesto jej zaslania doporučenou poštou. V takom prípade bolo predloženie ponuky zapísané do osobitného registra a uchádzačovi bolo doručené potvrdenie o prijatí. Ten by potom niesol dôkazné bremeno v súvislosti s predložením návrhu a potvrdenie o prijatí by slúžilo ako relevantný dôkaz. Tento postup skutočne uplatnili viacerí uchádzači a ak by bol sťažovateľ jedným z nich, jeho meno by bolo zapísané do osobitného registra, ktorý bol pripojený k stanovisku Komisie.
Po tom, ako sťažovateľ navštívil príslušný útvar Komisie a potom sa písomne sťažoval, úradníci Komisie dôkladne prehľadali všetkých 96 predložených spisov s cieľom uistiť sa, že ponuka spoločnosti Eureka nebola v jednom z nich nesprávne umiestnená, ale nebola nájdená žiadna obálka s názvom spoločnosti.
Komisia takisto uviedla, že v minulosti sa spoločnosť Eureka GR zúčastnila podobného výberového konania na prekladateľské práce do gréčtiny. Pri tejto príležitosti spoločnosť dostala potvrdenie o prijatí, keď bola predložená ponuka. Zástupcovia spoločnosti boli preto oboznámení s príslušným konaním, ktoré bolo v tomto prípade úplne rovnaké.
Pokiaľ ide o tvrdenie, že sťažovateľ mal svedka na podporu svojich vyhlásení, Komisia uviedla, že svedok nikdy nevypovedal ústne ani písomne. Preto samotný odkaz sťažovateľa na jeho meno nemohol byť zohľadnený.
Komisia dospela k záveru, že nemá záujem neprijať ponuku sťažovateľa, ak bola predložená včas. Komisia preto nemohla prijať žiadne priateľské riešenie a určite ani zaradenie dotknutej spoločnosti do zoznamu potenciálnych dodávateľov prekladateľských prác. To by predstavovalo prípad diskriminácie a nespravodlivosti voči ostatným žiadateľom.

ROZHODNUTIE

1 Údajné nezahrnutie sťažovateľa do zoznamu potenciálnych dodávateľov
zo strany Komisie 1.1 Sťažovateľ tvrdil, že nedostal žiadne potvrdenie o prijatí, keď odovzdal svoju ponuku, a že príslušný útvar Komisie stratil jeho spis. V dôsledku toho nebola jeho ponuka zohľadnená a nebol zaradený do zoznamu potenciálnych dodávateľov. Komisia poznamenala, že sťažovateľ nikdy nepredložil svoju žiadosť, pretože inak by dostal potvrdenie o prijatí a jeho meno by bolo uvedené v registri.
1.2 Po dôkladnom preskúmaní dokumentov pripojených k stanovisku Komisie ombudsman poznamenáva, že list z 15. septembra 1997, ktorým Komisia vyzvala vybraných záujemcov na predloženie ponuky, skutočne naznačil možnosť uchádzačov predložiť svoju ponuku osobne namiesto jej zaslania doporučenou poštou. V takom prípade dostali datované a podpísané potvrdenie o prijatí, ktoré by slúžilo ako relevantný dôkaz o predložení ponuky. Dôkazné bremeno v tomto prípade spočíva na uchádzačovi.
1.3 V tomto prípade sa však zdá, že sťažovateľ nepredložil príslušné potvrdenie o prijatí. Preto sa zdá, že v tomto prípade nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu zo strany Európskej komisie.
2
Záver Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti Európskym ombudsmanom sa zdá, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu zo strany Európskej komisie. Ombudsmanka sa preto rozhodla prípad uzavrieť.
O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Európskej komisie.
Úprimne,
Jacob SÖDERMAN