Vážená pani P.,

Dňa 14. apríla 2002 ste podali sťažnosť Európskemu ombudsmanovi týkajúcu sa Vášho vylúčenia z hodnotenia návrhov v rámci výzvy na predkladanie návrhov 1999/C72/14.

Dňa 16. mája 2002 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Európska komisia zaslala svoje stanovisko 5. júla 2002. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 29. augusta 2002.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Podľa sťažovateľa boli relevantné tieto skutočnosti:

Dňa 12. marca 2002 sťažovateľ predložil Európskej komisii návrh na individuálne štipendium Marie-Curie v rámci výzvy na predkladanie návrhov 1999/C 72/14 (ďalej len „výzva na predkladanie návrhov“) pre nepriame akcie v oblasti výskumu a technického rozvoja. Konečný termín na predloženie návrhov bol 13. marec 2002.

Sťažovateľka využila kuriérsku službu „Chronopost“ na zaslanie svojho návrhu, ktorý jej bol zaslaný z Paríža 12. marca 2002. Táto kuriérska služba zaručila doručenie medzinárodných zásielok do 24 hodín. Návrh sťažovateľa však bol doručený Komisii 14. marca 2002, po konečnom termíne uvedenom vo výzve na predkladanie návrhov.

Dňa 13. marca 2002 si sťažovateľka po pripojení na internet na účely kontroly sledovania jej zásielky uvedomila, že jej návrh sa stále nachádza vo Francúzsku. Okamžite faxom informovala útvary Komisie (oddelenie štipendií Marie Curie), že jej návrh bude doručený kuriérskou službou „Chronopost“ s oneskorením. Na žiadosť sťažovateľky jej kuriérska služba zaslala list, v ktorom uviedla, že je zodpovedná za omeškanie doručenia a vráti jej peniaze. Sťažovateľka zaslala tento list Komisii, v ktorom uviedla, že nie je zodpovedná za oneskorenie doručenia svojho návrhu, a požiadala o jeho posúdenie na účely hodnotenia.

Sťažovateľka vo svojom telefonickom rozhovore s Komisiou navrhla zaslať svoj návrh faxom na oddelenie štipendií Marie Curie. Pripomenulo sa jej, že vo výzve na predkladanie návrhov sa tento spôsob predkladania nepredpokladá a že návrhy zaslané faxom sú preto neprijateľné.

Listom z 15. apríla 2002 informovala generálnu riaditeľku spoločnosti D-G Research o svojich ťažkostiach s vypracovaním návrhu pred konečným termínom uvedeným vo výzve na predkladanie návrhov a o oneskorenom doručení, za ktoré nebola zodpovedná. Dňa 8. mája 2002 útvary Komisie informovali sťažovateľku, že jej návrh sa považuje za neoprávnený, pretože bol doručený po konečnom termíne na predloženie uvedenom vo výzve na predkladanie návrhov („13. marec 2002 o 17.00 hod. bruselského miestneho času“). Generálny riaditeľ 13. mája 2002 vo svojej odpovedi na list sťažovateľa potvrdil neoprávnenosť návrhu sťažovateľa. Uviedol, že nedodržanie záväzkov prijatých kuriérskymi spoločnosťami nemožno z právneho hľadiska akceptovať na to, aby sa návrhy predložené po uplynutí lehoty považovali za oprávnené.

Dňa 14. apríla 2002 sťažovateľ podal sťažnosť Európskemu ombudsmanovi. Tvrdila, že rozhodnutie Európskej komisie vylúčiť ju z hodnotenia návrhov bolo neodôvodnené, pretože nebola zodpovedná za oneskorenie doručenia svojho návrhu. Tvrdila tiež, že skutočnosť, že Komisia stanovila dodatočné 48-hodinové oneskorenie pre elektronické podania v porovnaní s papierovými podaniami poštou, bola nespravodlivá.

Sťažovateľka tvrdí, že jej návrh by sa mal považovať za oprávnený.

Požiadavku

Stanovisko Európskej komisie k sťažnosti bolo zhrnuté takto:

Pokiaľ ide o tvrdenie týkajúce sa jej neodôvodneného rozhodnutia vylúčiť sťažovateľa z hodnotenia návrhov, Komisia tvrdila, že v záujme zabezpečenia transparentnosti a rovnakého zaobchádzania sa so všetkými návrhmi musí zaobchádzať podľa rovnakých pravidiel. Dodala, že v príručke individuálnych štipendií Marie Curie pre navrhovateľov sa jasne uvádza, že „návrhy musia byť doručené Komisii v príslušnom termíne. Preto sa dôrazne odporúča predložiť návrhy v dostatočnom predstihu pred konečným termínom na ich predloženie.“

Ako už bolo sťažovateľovi vysvetlené v dvoch listoch z 8. a 13. mája 2002, nedodržanie záväzkov prijatých dodávateľskými spoločnosťami nemožno z právneho hľadiska akceptovať, ak sa má považovať za oprávnené, predloženie návrhov predložených po konečnom termíne. Právny servis Komisie to potvrdil.

Pokiaľ ide o tvrdenie, že dodatočné 48-hodinové oneskorenie v prípade elektronických podaní bolo nespravodlivé, Komisia tvrdila, že nebolo opodstatnené. V prípade papierových aj elektronických podaní sú základné podmienky rovnaké: návrh sa musí dokončiť a doručiť (papierový návrh alebo validačný súbor) Komisii pred konečným termínom výzvy na predkladanie návrhov. Na to, aby sa elektronické podanie považovalo za platné, musí navrhovateľ získať digitálny certifikát, dokončiť postup zapečatenia a validácie a zaslať validačný súbor Komisii pred uplynutím lehoty na predkladanie návrhov. Nezmenený návrh musí byť doručený elektronicky do 48 hodín od uplynutia lehoty. Cieľom tejto 48-hodinovej lehoty je zabezpečiť, aby doručenie oveľa väčšieho súboru návrhu nebolo blokované preťažením serverov. Ani jedna metóda teda nemá časovú výhodu oproti druhej metóde. Navrhovatelia si môžu slobodne vybrať spôsob, akým predložia svoj návrh.

Komisia napokon uviedla, že z korešpondencie sťažovateľky bolo jasné, že vedela o týchto možnostiach.

Európsky ombudsman postúpil stanovisko Komisie sťažovateľovi s výzvou na vyjadrenie pripomienok. Sťažovateľka vo svojich pripomienkach trvala na svojej sťažnosti. Tvrdila, že navrhovateľ by sa nemal považovať za zodpovedného za nedodržanie záväzkov prijatých dodávateľskými spoločnosťami, pokiaľ ide o oprávnenosť návrhu. Skutočnosť, že Komisia nepovažuje predloženie návrhov predložených po uplynutí lehoty, v ktorej sú dodávateľské spoločnosti zodpovedné za oneskorenie, za oprávnené, môže viesť k diskriminačným situáciám. Miestni navrhovatelia majú viac času na svoj projekt a míňajú menej peňazí v porovnaní s inými navrhovateľmi, ktorí žijú ďalej a musia využívať doručovacie služby. Preto je pravdepodobnejšie, že návrhy predložené miestnymi navrhovateľmi sa posúdia na účely hodnotenia.

Tvrdila tiež, že medzi týmito dvoma metódami podania existuje časový rozdiel. V elektronickom podaní musí byť návrh doručený do 48 hodín po uplynutí lehoty, t. j. do 15. marca do 17.00 hod. Takéto predĺženie lehoty sa nevzťahuje na podania v papierovej forme. Návrhy zaslané poštou môžu byť doručené po uplynutí lehoty z dôvodov, ktoré sú mimo kontroly navrhovateľov.

Nakoniec tvrdila, že sa zdá, že navrhovatelia si môžu vybrať len spôsob, akým predložia svoj návrh. Elektronické predloženie návrhu si v skutočnosti vyžaduje, aby navrhovateľ mal technické zdroje. Je potrebné stiahnuť špeciálny softvér ("ProTool"). Postup zapečatenia a validácie na získanie digitálneho certifikátu si vyžaduje dodržiavanie iných pravidiel. Všetok tento postup musí dodržiavať navrhovateľ aj riaditeľ projektu.

ROZHODNUTIE

1.1 Sťažovateľka tvrdí, že rozhodnutie Komisie vylúčiť ju z hodnotenia návrhov bolo neodôvodnené, pretože nebola zodpovedná za oneskorenie doručenia svojho návrhu.

1.2 Komisia argumentovala, že na zabezpečenie transparentnosti a rovnakého zaobchádzania je potrebné, aby sa ku všetkým návrhom pristupovalo podľa rovnakých pravidiel. Nedodržanie záväzkov prijatých dodávateľskými spoločnosťami nemožno z právneho hľadiska akceptovať na to, aby sa návrhy predložené po uplynutí lehoty považovali za oprávnené.

1.3 Ombudsman poznamenáva, že vo výzve na predkladanie návrhov sa navrhovateľom odporúča predložiť návrhy v dostatočnom predstihu pred konečným termínom na predloženie návrhov. Takisto sa uvádza, že o všetkých návrhoch, ktoré prídu neskoro v príslušnom termíne, sa nebude uvažovať pri hodnotení. V prejednávanej veci má ombudsman k dispozícii dôkazy o tom, že sťažovateľka zaslala svoj návrh Komisii 12. marca 2002. Bola však doručená 14. marca 2002 z dôvodu závažného problému pri doručovaní časti kuriérskej služby.

1.4 Ombudsman sa domnieva, že výzva na predkladanie návrhov riadne informovala navrhovateľov o požiadavkách a podmienkach, ktoré sa majú splniť pri hodnotení ich návrhov. Komisia odporučila navrhovateľom, aby predložili svoje návrhy v dostatočnom predstihu pred konečným termínom. Komisia tým, že odmietla akceptovať nerešpektovanie záväzkov prijatých dodávateľskými spoločnosťami, považovať návrhy predložené po termíne za oprávnené, zabezpečila, aby sa so všetkými návrhmi zaobchádzalo podľa rovnakých pravidiel v súlade s transparentnosťou a rovnosťou zaobchádzania.

1.5 Na základe vyšetrovania ombudsmana sa preto nezdá, že by sa Komisia dopustila nesprávneho úradného postupu.

2.1 Sťažovateľ tvrdí, že skutočnosť, že Komisia stanovila dodatočné 48-hodinové oneskorenie pre elektronické podania v porovnaní s papierovými podaniami poštou, bola nespravodlivá. Sťažovateľ sám nevyužil tento postup.

2.2 Komisia tvrdila, že toto tvrdenie nie je dôvodné. Cieľom tohto 48-hodinového oneskorenia je zabezpečiť, aby doručenie oveľa väčšieho súboru návrhu nebolo blokované na serveroch.

2.3 Ombudsman poznamenáva, že vo výzve na predkladanie návrhov sa uvádza, že pokiaľ ide o lehoty na elektronické predkladanie, "validačný spis musí byť doručený Komisii pred príslušným termínom a elektronický návrh musí byť doručený do 48 hodín po termíne". Komisia vo svojom stanovisku k sťažnosti dodala, že elektronický súbor návrhu nemožno zmeniť a že cieľom 48-hodinového oneskorenia bolo zabezpečiť, aby doručenie oveľa väčšieho súboru návrhu nebolo zablokované na serveroch. Ombudsmanka sa domnieva, že podmienky pre elektronické podania s 48-hodinovým oneskorením sa zdajú byť primerané a v medziach voľnej úvahy inštitúcie.

2.4 Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsman domnieva, že sa nezdá, že by sa Komisia dopustila nesprávneho úradného postupu v tomto aspekte prípadu.

3 Vzhľadom na zistenia, že v oddieloch 1 a 2 tohto rozhodnutia nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu, ombudsman nepovažuje za potrebné ďalej skúmať tvrdenie sťažovateľa.

Na základe vyšetrovaní ombudsmanky týkajúcich sa tejto sťažnosti sa zdá, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu zo strany Európskej komisie.

Ombudsman preto prípad uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Európskej komisie.

Tvoje úprimné,

Jacob SÖDERMAN