Vážená pani L.,

Dňa 15. januára 2001 ste podali sťažnosť Európskemu ombudsmanovi proti Európskemu parlamentu v súvislosti s tým, ako Európsky parlament vybavil Vašu žiadosť o účasť vo výberovom konaní EUR/C/148/98.

Dňa 24. januára 2001 som postúpil sťažnosť Európskemu parlamentu. Európsky parlament zaslal svoje stanovisko 17. apríla 2001 a ja som Vám ho zaslal 19. apríla 2001 s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. Dňa 17. mája 2001 ste mi zaslali svoje pripomienky k stanovisku Európskeho parlamentu.

Teraz vám píšem, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

V januári 1999 sťažovateľ požiadal o účasť vo výberovom konaní EUR/C/148/98 organizovanom Európskym parlamentom (ďalej len „EP“). Dňa 10. mája 1999 bola informovaná, že formulár prihlášky, ktorý vyplnila, jej bol doručený, ale výberová komisia ešte nemohla začať svoju činnosť. Sťažovateľ by však bol informovaný. Bola tiež informovaná, že by sa mala zdržať kontaktu s EP, aby nezdržiavala administratívny proces.

V novembri 2000 začal sťažovateľ pracovať ako pomocný zamestnanec v EP. Potom sa obrátila na útvary EP zodpovedné za výberové konania s cieľom zistiť, čo sa stalo s výberovým konaním, o ktoré sa uchádzala. Sťažovateľka bola následne informovaná, že nebola pripustená na testy, pretože nepredložila potrebné podporné dokumenty. Podľa EP bol sťažovateľ zodpovedajúcim spôsobom informovaný listom zaslaným 26. októbra 1999. Kópia tohto listu jej bola odoslaná.

Sťažovateľka tvrdila, že tento list nikdy nedostala. Keď sa však vrátila k EP, bolo jej povedané, že súťaž už skončila. Dostala prístup k svojmu spisu, ktorý obsahoval prihlášku, ale nie k podporným dokumentom, ktoré svedčili o jej pracovných skúsenostiach.

Sťažovateľka vo svojej sťažnosti ombudsmanovi tvrdila, že príslušné dokumenty zahrnula do svojej žiadosti, ale pripustila, že to nebola schopná preukázať. Sťažovateľka však tvrdila, že svoju odbornú prax podrobne opísala vo formulári žiadosti. Poukázala tiež na to, že pri podaní žiadosti o účasť na inom výberovom konaní (výberové konanie COM/B/1/98 organizované Komisiou) uviedla potrebné dokumenty a že z údajov, ktoré jej poskytli jej predchádzajúci zamestnávatelia, vyplýva, že je osobou svedomitou. Sťažovateľka tiež tvrdila, že vzhľadom na obsah potvrdenia o prijatí, ktoré EP zaslal 10. mája 1999, musela predpokladať, že jej žiadosť je úplná.

Sťažovateľka vo svojej sťažnosti v podstate uviedla tieto tvrdenia:

Požiadavku

Sťažnosť bola zaslaná Európskemu parlamentu na pripomienkovanie.

Európsky parlament vo svojom stanovisku uviedol tieto pripomienky:

Účelom potvrdenia o prijatí zaslaného v máji 1999 nebolo pripomenúť neopatrným žiadateľom ich prípadné nedostatky. V tomto liste sa však zdôraznilo, že žiadatelia by mali informovať útvary EP o každej zmene adresy. Sťažovateľka to nesplnila, pretože neinformovala EP, keď sa jej meno následne zmenilo.

Listom z 26. októbra 1999 výberová komisia informovala sťažovateľku, že jej prihláška bola zamietnutá, pretože nepredložila dokumenty preukazujúce požadovanú odbornú prax. Tento list nebol poštou vrátený príslušnému útvaru EP. Výberová komisia mohla zohľadniť len dokumenty predložené spolu so žiadosťou. Osvedčenia, ktoré sťažovateľka predložila ombudsmanovi vo svojej sťažnosti, preto nebolo možné zohľadniť.

List výberovej komisie bol sťažovateľovi zaslaný pod rovnakým menom a na rovnakú adresu ako predchádzajúci list, ktorý sťažovateľ dostal. Až 16. novembra 2000 sťažovateľka informovala útvary EP, že uzavrela manželstvo v roku 1999 a že jej meno sa v dôsledku toho zmenilo. Táto zmena mena by mohla vysvetliť skutočnosť, že nedostala list z 26. októbra 1999. V oznámení o výberovom konaní sa však uchádzačom nariadilo, aby v prípade takýchto zmien informovali EP. Bolo by na sťažovateľke, aby oznámila svoju zmenu mena a informovala sa o priebehu výberového konania.

Listy týkajúce sa výberových konaní boli v minulosti zasielané doporučene. Táto prax však musela byť prerušená z dôvodu viacerých problémov. V niektorých členských štátoch boli obdobia, počas ktorých adresát čakal na doporučenú zásielku, príliš dlhé na to, aby sa útvary EP mohli pokúsiť kontaktovať uchádzačov inými prostriedkami, ktorým boli listy vrátené. Vyskytli sa aj administratívne (doplnkové práce) a rozpočtové dôvody tohto rozhodnutia vzhľadom na to, že doporučený list stojí o 100 LUF viac ako bežný list.

Podľa oznámenia o výberovom konaní sa žalobcovia nemohli odvolávať na skutočnosť, že boli pripustení do iných výberových konaní.

Sťažovateľka vo svojich pripomienkach trvala na svojej sťažnosti. Tvrdila, že zmena mena, ku ktorej došlo v októbri 1999, nebola dôvodom, prečo jej EP nedoručil list, keďže stále dostávala listy adresované pod jej predchádzajúcim menom. Sťažovateľ uznal záujem EP obmedziť administratívnu a rozpočtovú záťaž, ale trval na tom, aby sa prijali opatrenia s cieľom zabezpečiť, aby sa oznámenia výberovej komisie dostali k uchádzačom.

ROZHODNUTIE

1.1 V januári 1999 sa sťažovateľ prihlásil do výberového konania EUR/C/148/98 organizovaného Európskym parlamentom (ďalej len "EP"). EP žiadosť zamietol s odôvodnením, že sťažovateľka nepredložila dokumenty preukazujúce, že má požadovanú odbornú prax. Sťažovateľka tvrdí, že tieto dokumenty priložila k svojej žiadosti.

1.2 Európsky parlament tvrdí, že žiadosť sťažovateľa neobsahovala príslušné dokumenty.

1.3 Ombudsman sa domnieva, že sťažovateľka nepredložila dostatočné dôkazy na preukázanie svojho tvrdenia, že spolu so svojou žiadosťou predložila príslušné dokumenty. Potvrdenie o prijatí zaslané Európskym parlamentom 10. mája 1999 len potvrdzuje, že Európsky parlament prijal žiadosť predloženú sťažovateľom. Nezaoberá sa otázkou, či bola táto žiadosť úplná.

1.4 Skutočnosť, že sťažovateľka predložila všetky potrebné dokumenty v inom výberovom konaní a že sa javí ako svedomitá osoba, nemá vplyv na záver, že sťažovateľka nebola schopná preukázať, že príslušné dokumenty priložila k svojej prihláške na účasť vo výberovom konaní EUR/C/148/98.

1.5 Na základe uvedeného sa zdá, že pokiaľ ide o prvé tvrdenie sťažovateľa, Európsky parlament sa nedopustil nesprávneho úradného postupu.

2.1 Sťažovateľka tvrdí, že Európsky parlament ju mal pripustiť do výberového konania na základe informácií uvedených v prihláške.

2.2 Európsky parlament odpovedá, že výberová komisia mohla zohľadniť len dokumenty predložené spolu s prihláškou a že k prihláške neboli predložené žiadne dokumenty preukazujúce, že sťažovateľ mal požadovanú odbornú prax.

2.3 Ombudsman sa domnieva, že názor Európskeho parlamentu sa zdá byť rozumný a v súlade s pravidlami upravujúcimi výberové konania.

2.4 Na základe uvedených skutočností sa zdá, že Európsky parlament sa nedopustil nesprávneho úradného postupu, pokiaľ ide o druhé tvrdenie sťažovateľa.

3.1 Sťažovateľka tvrdí, že Európsky parlament mal zaslať list z 26. októbra 1999, v ktorom bola jej žiadosť zamietnutá doporučenou zásielkou.

3.2 Európsky parlament odpovedá, že listy týkajúce sa výberových konaní sa v minulosti zasielali doporučene, ale že táto prax bola prerušená z dôvodu viacerých problémov. V tejto súvislosti Európsky parlament okrem iného poukazuje na to, že doporučený list stojí o 100 LUF viac ako bežný list.

3.3 Ombudsman považuje za veľmi poľutovaniahodné, že sa zdá, že list Európskeho parlamentu z 26. októbra 1999 nebol sťažovateľovi doručený. Argumenty predložené Európskym parlamentom s cieľom odôvodniť, prečo sa takéto listy zasielajú bežnou poštou, a nie doporučenou zásielkou, sú však prijateľné. Zdá sa, že finančné dôsledky použitia doporučenej zásielky sú vo všetkých prípadoch skutočne značné. Ombudsmanka sa ďalej domnieva, že uchádzači si vždy zachovávajú možnosť informovať sa o postupe výberového konania, ak od výberovej komisie určitý čas nepočuli. Je pravda, že v potvrdení o prijatí zo strany Európskeho parlamentu sa uchádzačom odporúčalo, aby tak nerobili. V takomto prípade však nie je zakázané nadväzovať takéto kontakty. Ombudsman by chcel na záver dodať, že by samozrejme bolo vhodné prehodnotiť súčasnú prax EP, ak by dokázal, že viac takýchto listov nedorazí na miesto určenia.

3.4 Na základe uvedených skutočností sa zdá, že Európsky parlament sa nedopustil nesprávneho úradného postupu, pokiaľ ide o tretie tvrdenie sťažovateľa.

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti Európskym ombudsmanom sa zdá, že zo strany Európskeho parlamentu nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu. Ombudsman preto spis uzatvára.

O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Európskeho parlamentu.

Tvoje úprimné,

Jacob SÖDERMAN